Sistema de costeo para pymes exportadoras del sector confecciones

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(1)SISTEMA DE COSTEO PARA PYMES EXPORTADORAS DEL SECTOR CONFECCIONES. EDWIN ALFONSO ALBA C.. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES DEPARTAMENTO DE INGENIERIA FACULTAD DE INDUSTRIAL BOGOTA, JULIO DE 2003.

(2) II-03(1)01. SISTEMA DE COSTEO PARA PYMES EXPORTADORAS DEL SECTOR CONFECCIONES. EDWIN ALFONSO ALBA C.. Tesis de Grado. Asesora: LUZ MARINA FERRO Profesora de Administración Co-asesor: ANDRES MORA VALENCIA Profesor Ingeniería Industrial. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES DEPARTAMENTO DE INGENIERIA FACULTAD DE INDUSTRIAL BOGOTA, JULIO DE 2003.

(3) II-03(1)01. AGRADECIMIENTOS. El autor expresa sus agradecimientos a:. Luz Marina Ferro, Profesora de la Universidad de los Andes, facultad de Administración y asesora del trabajo de grado al igual que a Andrés Mora Valencia, Profesor de la Universidad de los Andes, Ingeniería Industrial y co-asesor del trabajo de grado, por colaboración en la realización, seguimiento y orientación del proyecto.. Las empresas Camisarte & Cia, Modama S.A. y Intimujer S.A. localizadas en la ciudad de Bogotá quienes participaron activamente y colaboraron de forma desinteresada con la realización del proyecto y la aplicación del ejercicio de costeo en sus empresas.. A los profesores Antonio Romero, Eric Rodríguez y Luz Helena Orozco de la Universidad de los Andes quienes colaboraron en las entrevistas realizadas para soportar el estudio.. Al profesor Eliecer Gutiérrez de la Universidad de los Andes, quien presto asesoramientos en consultas realizadas para efectuar el ejercicio del proyecto.. Aquellas empresas que contestaron amablemente la encuesta solicitada para sustentar el estudio del presente trabajo.. iii.

(4) II-03(1)01. TABLA DE CONTENIDO. INTRODUCCION. 1. METODOLOGIA DEL ESTUDIO. 4. 1. ANALISIS DEL SECTOR CONFECCIONES. 8. 1.1 LAS PYMES EN EL SECTOR. 14. 1.2 SITUACION ACTUAL DE COSTEO EN PYMES CONFECCIONISTAS. 19. 1.3 PROBLEMAS DE LAS PYMES DEL SECTOR. 24. 2. TEORIA DE COSTOS. 27. 2.1 PRINCIPIOS SOBRE LOS QUE SE FUNDAMENTAN LOS SISTEMAS TRADICIONALES. 28. 2.2 PROBLEMAS QUE PLANTEAN LOS SISTEMAS DE GESTION DE COSTOS TRADICIONALES. 29. 2.3 COSTO BASADO EN ACTIVIDADES. 31. 2.3.1 Desventajas del ABC. 34. 2.3.2 Conceptos Básicos del ABC. 37. 2.3.3 Pasos para Establecer un Sistema de Costos Basado en las Actividades. 39. 3. DESARROLLO DEL EJERCICIO. 41. 3.1 SELECCIÓN DE EMPRESAS. 41. 3.2 EJERCICIO PRACTICO DE COSTEO EN LAS EMPRESAS. 42. 3.2.1 Camisarte & Cia Ltda. 43. 3.2.1.1 Descripción de la Empresa. 43. iv.

(5) II-03(1)01. a. Antecedentes Generales. 43. b. Definición del Negocio. 43. c. Clientes. 44. d. Organización de la Empresa. 44. e. Distribución. 45. 3.2.1.2 Proceso Productivo. 46. a. Producción. 46. b. Realización de Prendas. 47. c. Materia Prima. 48. d. Comercialización Internacional. 49. e. Distribución. 50. 3.2.1.3 Sistema Actual de Costos. 50. 3.2.1.4 Aplicación del Ejercicio. 51. a. Areas de Apoyo a la Producción. 51. b. Flujo de Proceso. 58. c. Asignación de Costos. 60. d. Organización de la Información Contable. 64. e. Indicador para la Asignación de Costos Generales. 65. f. Asignación de Costos a las Areas Administrativas. 66. g. Asignación de Costos a las Areas Principales. 70. h. Indicador para Asignar a los Productos los Costos Acumulados. 73. i. Asignación de Costos a los Productos. 76. j. Asignación de Costos de Exportaciones. 79. k. Comparación de Metodologías. 81. 3.2.1.5 Conclusiones. 82 v.

(6) II-03(1)01. 3.2.2 Modama S.A.. 85. 3.2.2.1 Descripción de la Empresa. 85. a. Línea de Productos. 85. b. Canales de Distribución. 86. c. Contratos Laborales. 86. d. Competencia. 86. e. Aspectos Financieros. 87. f. Experiencia Internacional. 87. 3.2.2.2 Proceso Productivo. 88. a. Control de Calidad. 88. b. Organización de la Planta y Producción. 89. 3.2.2.3 Sistema Actual de Costos. 90. 3.2.2.4 Aplicación del Ejercicio. 91. a. Areas de Apoyo a la Producción en la Empresa. 92. b. Flujo de Proceso. 96. c. Asignación de Costos. 99. d. Organización de la Información Contable. 102. e. Indicador para la Asignación de Costos Generales. 103. f. Asignación de Costos a las Areas Administrativas. 104. g. Asignación de Costos a las Areas Principales. 110. h. Indicador para Asignar a los Productos los Costos Acumulados. 113. i. Asignación de Costos de Exportaciones. 115. j. Comparación de Metodologías. 116. 3.2.2.5 Conclusiones. 118. 3.2.3 Intimujer S.A.. 121 vi.

(7) II-03(1)01. 3.2.3.1 Descripción de la Empresa. 121. 3.2.3.2 Proceso Productivo. 122. 3.2.3.3 Sistema Actual de Costos. 122. 3.2.3.4 Conclusiones. 125. 3.3 CONCLUSIONES GENERALES. 126. 4. METODOLOGIA DE COSTEO. 129. 4.1 PROPOSITO DE LA METODOLOGIA. 129. 4.2 CARACTERISTICAS DE LAS EMPRESAS PARA INCREMENTAR LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS. 130. 4.3 APLICACIÓN DE LA METODOLOGIA. 131. 4.3.1 Reconocimiento del Problema. 131. 4.3.2 Recolección de la Información. 132. 4.3.2.1 Información de las Actividades. 133. 4.3.2.2 Identificación de los Diferentes Generadores de Costos. 136. 4.3.2.3 Información Contable. 137. 4.3.2.4 Obtención de Tiempos de Producción. 138. 4.3.3 Definición de Secciones en la Empresa. 139. 4.3.4 Realización del Flujograma. 140. 4.3.5 Manejo de la Información Contable. 143. 4.3.6 Asignación de Costos a las Areas. 145. 4.3.6.1 Asignación de Costos Directos. 145. 4.3.6.2 Asignación de Costos Generales. 146. 4.3.6.3 Asignación de Costos entre Areas. 148. 4.3.6.4 Orientación de Costos hacia Areas Principales. 150. 4.3.7 Asignación de Costos a los Productos. 151. vii.

(8) II-03(1)01. 4.3.7.1 Asignación de Costos de Exportaciones. 154. 4.3.8 Análisis de la Información. 155. 4.3.9 Aclaraciones y Cuidados. 157. 4.3.10 Usos de los Resultados. 160. BIBLIOGRAFIA. 162. viii.

(9) II-03(1)01. LISTA DE FIGURAS. Figura 1.1 Evolución de la producción real, las ventas, el empleo total – 2002 a 2003. 10. Figura 1.2 Evolución de la producción real, las ventas, el empleo total – 1991-2001. 10. Figura 1.3 Tendencia de las exportaciones. 11. Figura 1.4 Balanza comercial confecciones. 12. Figura 1.5 Indice de costo laboral unitario por periodos 1990-2000. 13. Figura 1.6 Exportaciones sobre producción según tamaño de empresa. 17. Figura 2.1 Distribución de la mano de obra por labores y categoría. 36. ix.

(10) II-03(1)01. LISTA DE TABLAS. Tabla 1.1 Personal ocupado por tamaño de empresa. 15. Tabla 1.2 Tipo de sistema de costos usado por empresas. 23. Tabla 3.1 Empleados por área en Camisarte. 45. Tabla 3.2 Distribución de las ventas en el mercado nacional. 45. Tabla 3.3 Representación cuantitativa de la asignación de costos entre áreas. 64. Tabla 3.4 Costos agrupados por rubros. 65. Tabla 3.5 Ocupación de espacio por áreas de la empresa. 66. Tabla 3.6 Asignación de costos a contabilidad. 67. Tabla 3.7 Asignación de costos a Atención al Cliente. 68. Tabla 3.8 Asignación de costos a recepción. 68. Tabla 3.9 Asignación de costos a mercadeo. 69. Tabla 3.10 Asignación de costos a inventarios. 69. Tabla 3.11 Asignación de costos a gerencia. 70. Tabla 3.12 Asignación de costos a producción. 70. Tabla 3.13 Asignación de costos a Area principal de la empresa. 71. Tabla 3.14 Asignación de costos a planta. 72. Tabla 3.15 Asignación de costos a almacenes. 72. Tabla 3.16 Asignación de costos a comercio exterior. 73. Tabla 3.17 Numero de unidades mensuales por proceso productivo. 74. x.

(11) II-03(1)01. Tabla 3.18 Asignación de costos de salarios a corte. 75. Tabla 3.19 Tiempo por prenda por proceso productivo – Marzo. 75. Tabla 3.20 Tiempo por prenda por proceso productivo – Abril. 76. Tabla 3.21 Porcentajes de tiempo por prenda dedicado a cada actividad productiva. 76. Tabla 3.22 Asignación de costos a productos tallas. 77. Tabla 3.23 Asignación de costos a productos Sobre Medidas. 78. Tabla 3.24 Asignación de costos a Sastrería. 78. Tabla 3.25 Costos por prendas individuales. 80. Tabla 3.26 Costos de productos exportables. 80. Tabla 3.27 Costo de los productos calculados por la empresa. 81. Tabla 3.28 Costo total de los productos calculados en la empresa. 82. Tabla 3.29 Comparación de metodologías. 82. Tabla 3.30 Representación cuantitativa de la asignación de costos entre áreas. 101. Tabla 3.31 Gastos de la empresa por rubros y secciones. 102. Tabla 3.32 Ocupación del espacio por áreas de la empresa. 103. Tabla 3.33 Asignación de costos a Inventarios. 104. Tabla 3.34 Asignación de costos a Inventarios (2). 105. Tabla 3.35 Asignación de costos a Auxiliar de contabilidad. 105. Tabla 3.36 Asignación de costos a contabilidad. 106. Tabla 3.37 Asignación de costos a contabilidad (2). 106. Tabla 3.38 Asignación de costos a auxiliar de revisor fiscal. 107. Tabla 3.39 Asignación de costos a revisor fiscal. 107. Tabla 3.40 Asignación de costos a asistente de comercio exterior. 108. Tabla 3.41 Asignación de costos a comercio exterior. 108. Tabla 3.42 Asignación de costos a apoyo de gerencia. 109. xi.

(12) II-03(1)01. Tabla 3.43 Asignación de costos a gerencia. 109. Tabla 3.44 Asignación de costos a empresa. 110. Tabla 3.45 Asignación de costos a producción. 111. Tabla 3.46 Asignación de costos a planta productiva. 111. Tabla 3.47 Asignación de costos a Exportaciones. 112. Tabla 3.48 Asignación de costos a Bodega. 112. Tabla 3.49 Asignación de costos a Almacenes. 112. Tabla 3.50 Asignación de costos a Concesión. 112. Tabla 3.51 Resumen de acumulación de costos. 113. Tabla 3.52 Asignación de costos por productos. 114. Tabla 3.53 Asignación de costos por productos de exportación. 115. Tabla 3.54 Costo total de los productos calculados en la empresa. 117. Tabla 3.55 Comparación de metodologías. 117. Tabla 4.1 Formato de recolección de información de tiempos de las actividades. 134. Tabla 4.2 Flujo de asignación entre áreas. 141. Tabla 4.3 Asignación de costos a las áreas. 148. Tabla 4.4 Asignación de costos entre áreas. 150. Tabla 4.5 Tabla de tiempos y unidades por referencia. 153. xii.

(13) II-03(1)01. LISTA DE ANEXOS. Anexo A Copia de carta de presentación a las empresas. 164. Anexo B Evolución de la producción real, las ventas y el empleo total 2002 – 2003. 165. Anexo C Composición porcentual de la producción bruta. 166. Anexo D Numero de empresas de confecciones y producción por tamaño. 167. Anexo E Proporción exportada de la producción de confecciones por tamaño de empresa. 168. Anexo F Formato de preguntas encuesta. 169. Anexo G Respuestas de encuesta. 173. Anexo H Organigrama empresa Camisarte. 175. Anexo I Agrupación de gastos por rubros similares. 176. Anexo J Asignación de sueldos por secciones – Camisarte. 177. Anexo K Organigrama empresa Modama. 181. xiii.

(14) II-03(1)01. LISTA DE DIAGRAMAS. Diagrama 1 Proceso de realización de prendas – Camisarte. 48. Diagrama 2 Resumen de asignación de actividades – Camisarte. 62. Diagrama 3 Proceso de realización de prendas – Modama. 90. Diagrama 4 Resumen de asignación de actividades – Modama. xiv. 100.

(15) II-03(1)01. LISTA DE FLUJOGRAMAS. Flujograma 1 Flujograma de costos – Camisarte. 61. Flujograma 2 Flijograma de costos – Modama. 98. xv.

(16) II-03(1)01. ALCANCES Y LIMITACIONES. El planteamiento inicial del proyecto tiene un enfoque principal encaminado a la búsqueda de un sistema de costeo que encaje en las necesidades de las pymes confeccionistas y que permita determinar los costos en los que se incurren por concepto de las exportaciones. Para la generación del sistema, se plantea la aplicación del ejercicio en empresas, de forma que se puedan determinar características clave a tener en cuenta, así, el proyecto esta sujeto al apoyo que deseen brindar cada una de las empresas participantes en el proyecto, de esta manera se trabaja bajo la información permitida la cual es analizada para el desarrollo del modelo, esta información varia dependiendo de las consideraciones que tienen cada una de las empresas.. Se estudia el costeo basado en tres empresas ya que se cuenta con unas restricciones de tiempo para la entrega del proyecto, sin embargo los resultados se analizan buscando la máxima profundidad posible para aprovechar la información de forma que se fortalezca la metodología resultante.. La metodología resultante se diseña con alta flexibilidad para que no solo cumplan los objetivos del proyecto, sino también puedan cubrir mayores necesidades presentes en las empresas pymes.. xvi.

(17) INTRODUCCIÓN. La investigación se basa en el desarrollo de las bases para la formulación de un sistema de costeo para Pymes exportadoras en el sector de confecciones. El estudio busca contribuir a mejorar los sistemas actuales de medición de costos de este tipo de empresas para enfrentar los procesos de exportación y tener mejores parámetros de toma de decisiones al interior de sus empresas.. La metodología escogida es el análisis de casos que permita estudiar la situación de tres Pymes exportadoras del sector de confecciones en la asignación de sus costos tanto para productos nacionales como exportados.. Se espera que el estudio se constituya en una base de referencia para empresas Pymes del sector exportador o interesadas en iniciar el proceso; por medio de este estudio las organizaciones podrán tener parámetros base para cuantificar de forma más precisa los recursos económicos que requieren para llevar a cabo sus actividades obteniendo información mas exacta de los costos de los productos en cada fase de la producción, como resultado, podrán tener un mayor control para presupuestar los procesos en las empresas, medir los recursos totales empleados por parte de las compañías de forma continua y tener la posibilidad de acondicionarse a los cambios generados por variables externas incrementando finalmente el grado de competitividad de cada compañía..

(18) II-03(1)01. El estudio se ha estructurado en los siguientes capítulos: En un primer capítulo se presenta una descripción del sector de confecciones con especial énfasis en las pymes que muestran la importancia del sector comparado con el total de la industria nacional y el impacto que tiene en la economía del país con respecto a producción, empleo, generación de valor agregado, exportaciones, entre otros aspectos relevantes. Adicionalmente se muestra la situación actual de las empresas con respecto a la problemática de costeo general de las empresas y la necesidad de cifras más precisas útiles a la hora de comercializar con otros países.. En un segundo capítulo, se investiga de forma más profunda las diversas herramientas que existen y se implementan en la actualidad para obtener los costos de los productos y de las empresas, se muestran las diversas teorías de costos mas comunes existentes determinando las ventajas y desventajas de cada una, de esta forma se seleccionan las características más importantes de los métodos descritos que origine una metodología acorde que encaje mejor con las necesidades del tipo de empresas del sector confeccionista y que arroje los mejores resultados posibles. Para el método de costeo seleccionado, se describen de forma adecuada los conceptos básicos que permitan entender la terminología de la metodología en el momento de la implantación del costeo en las empresas.. Con base en el método de costeo seleccionado se realiza un ejercicio practico con tres pymes representativas de la problemática de costeo en el sector con las cuales se desarrolla un estudio más profundo que pueda servir como base para la implantación del sistema de costeo propuesto. En las empresas se realiza un reconocimiento de los métodos que actualmente están usando en costeo determinando utilidad para la empresa, los recursos que consume, la eficiencia 2.

(19) II-03(1)01. de los resultados y problemas que pueden ser mejorados con un nuevo sistema de costeo enfocado a pymes confeccionistas, los resultados obtenidos del ejercicio se presentan en el tercer capítulo, el estudio del costeo se desarrolla hasta el punto que lo permitieron cada una de las empresas investigadas, así se muestra la aplicación del ejercicio de costeo con el fin de determinar aspectos importantes a tener en cuenta, restricciones de la estructura organizacional, resultados posibles y otros aspectos adicionales que permitan enriquecer el diseño de una metodología base .. En el cuarto capítulo se realiza la presentación del sistema de costeo acondicionado a las pymes del sector confecciones que brinde mejores beneficios a las empresas, de esta forma se da una descripción de los procesos que se deben seguir para la implantación del sistema de costos, describiendo los beneficios y aclarando los cuidados que se deben tener para reducir estimaciones de costos lejanas a la realidad, todo esto se hace con base a los resultados del ejercicio, así se propone un sistema ajustado más viable acorde a las necesidades y los recursos que disponen los confeccionistas que arroje resultados más óptimos.. 3.

(20) II-03(1)01. METODOLOGIA DEL ESTUDIO. SELECCIÓN EMPRESAS. Se identificaron siete (7) empresas con base en una muestra no probabilística, a juicio del investigador, buscando que tuvieran las condiciones apropiadas para el desarrollo satisfactorio de la investigación, de esta forma se tuvieron en cuenta como parámetros importantes que las empresas pertenecieran al sector confecciones, localizadas en Bogotá, que correspondieran a la categoría de pymes y que fueran exportadoras, a cada una de estas siete empresas se les envió una carta de presentación con el objetivo de invitarlas a participar en el estudio del cual podrían beneficiarse (ver Anexo A); a partir de la aceptación inicial se realizará una visita explicativa del proyecto de forma que se pueda aclarar la disposición por parte de la organización para permitir la realización del ejercicio en la compañía, finalmente se eligen tres empresas con las cuales se realiza el estudio por la escasez de tiempo que impide un estudio con mayor número de compañías, con estas tres empresas se seguirá el plan de trabajo descrito en esta metodología el cual prosigue con una entrevista inicial.. ENTREVISTA INICIAL. Con base en las tres empresas seleccionadas, se realizó una primera visita a la compañía a fin de conocer de forma más profunda la organización, el modo de trabajo, las líneas de. 4.

(21) II-03(1)01. productos que manejan, las instalaciones, los recursos, entre muchos otros aspectos que son indispensables para la recolección de la información, adicionalmente se realizó una revisión del sistema de costeo que se emplea en cada una de las empresas actualmente y se indagó sobre los beneficios, dificultades, resultados obtenidos, entre otros aspectos que sirvieron de base para el mejoramiento del sistema de costos, esta entrevista permitió para realizar una planeación de la forma de trabajo que mas se acople a la organización logrando interferir lo menos posible en las actividades internas de las empresas.. SELECCIÓN SISTEMA RECOLECCIÓN INFORMACIÓN. Con base en las visitas a las tres empresas se compararon los datos obtenidos de forma que se planteó un instrumento de recolección de la información adecuado general que sirviera en las tres empresas para poder generar un estudio estándar que origine datos comparables al finalizar el ejercicio, es probable que cada empresa tenga algunas consideraciones especificas adicionales para recolectar la información, sin embargo el proceso general fue similar para las tres empresas.. Esta información se recolectara inicialmente de tres formas: 1. Entrevistas en cada una de las áreas de la compañía, así se pudo generar datos más precisos a los que se obtuvieron en la primera entrevista, de esta forma se pudieron establecer mejores relaciones entre los consumos de recursos de cada una de las actividades en la empresa y cada uno de los productos finales destinados a la comercialización. 2. Se solicitó la información contable de la compañía para dos periodos seguidos correspondientes a los meses de marzo y abril, con esta información se pudo realizar un. 5.

(22) II-03(1)01. comparativo para determinar el funcionamiento de las empresas en dos periodos distintos y determinar si el sistema de costos es valido. 3. Como no se pudo adquirir cierta información necesaria por medio de las dos propuestas anteriores, se utilizan sistemas de medición que generaron información especifica en determinadas áreas sobre la cual se necesitaron resultados mucho más precisos, especialmente esta necesidad de información se dio al momento de necesitar una medición de las tareas efectuadas en cada puesto de trabajo.. APLICACIÓN DE SISTEMA DE COSTOS INICIAL. Con base en la información recogida se desarrolló conjuntamente el ejercicio de la aplicación de un sistema de costeo basado en características de la metodología ABC simplificándolo para poder enfocarlo a pymes, este método se propone inicialmente como base para determinar los aspectos relevantes que se deben tener en cuenta en empresas confeccionistas pymes que deseen implementar control en sus costos y aumentar su eficiencia.. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN. A la terminación del ejercicio, se realizó un análisis individual para cada una de las empresas buscando aspectos importantes obtenidos del resultado del ejercicio, igualmente se generaron las respectivas sugerencias dirigidas individualmente a cada una de las empresas para que puedan aplicar y mejorar las condiciones de productividad en cada una de las áreas donde se encuentren gastos innecesarios y/o ineficiencias.. 6.

(23) II-03(1)01. Posteriormente, se integraron las conclusiones de los tres análisis individuales obtenidos con la finalidad ultima de presentar un análisis conjunto de la metodología empleada buscando debilidades y fortalezas que se encontraran tras la aplicación del ejercicio en las empresas pyme confeccionistas, este análisis conjunto sirve como apoyo al cuarto capitulo en el que se describe la metodología sugerida y se hacen referencias a los resultados del ejercicio en las empresas.. METODOLOGÍA BASE. Finalmente con base en el análisis conjunto, se buscó realizar una mejora al sistema empleado para el ejercicio, así podría servir como base para la implantación en empresas interesadas del sector confecciones, incluyendo especialmente las empresas colaboradoras en la investigación y buscando como objetivo la obtención de mejores resultados ya que se tendrían en cuenta factores propios de la industria y tendría un enfoque especial a exportaciones; como se puede ver en el cuarto capítulo de descripción de la metodología, se obtuvo un sistema de costos que va más allá de los limites de este proyecto ya que no solo permite costear las exportaciones sino que, dada su flexibilidad, permite costear las demás operaciones de la empresa hasta el punto de costearla totalmente.. 7.

(24) II-03(1)01. 1. ANALISIS DEL SECTOR CONFECCIONES. A lo largo de este capítulo, se presenta una descripción de los aspectos generales más relevantes que detallen el sector económico de las confecciones, así mismo se muestran las condiciones actuales de las pymes del sector comparándolas con la totalidad de la industria, para poder determinar la importancia de este tipo de empresas en la industria, finalmente se destacan las problemáticas de las empresas pyme y se especifica la situación de costeo actual de las confecciones.. “La industria textil colombiana ha sido factor determinante del desarrollo industrial del país. Ella ha construido una muy compleja y diversificada cadena productiva, generando una importante contribución al crecimiento económico, a las exportaciones y al empleo durante más de 80 años”1 , esto es debido en parte a que la industria manufacturera ha tenido a lo largo de la historia Colombiana una sustancial fuerza lo cual convierte a las confecciones en un sector importante de la economía del país e influyente en el bienestar de las personas que tienen un mayor vinculo con la industria, aunque ha disminuido la cifra de población ocupada en el sector manufacturero tomando como base 1991 cuando estaba en 26.4%, aún. alcanza niveles. comparables al de comercio y se aleja un poco al de servicios, actualmente la industria emplea a. 1. Tomado de: textiles y confecciones de Colombia, indicadores generales y oportunidades tecnológicas para la construcción de ventajas competitivas. Recuperado en Febrero de 2003. http://www.textil-confeccion.com.co/economica.htm. 8.

(25) II-03(1)01. un 20.2% 2 de la población total del sector económico.. Entre productores de fibras, hilanderos, tejedores, acabadores y fabricantes de artículos textiles, el país cuenta hoy con más de 533 empresas. 4000 empresas pequeñas y medianas conforman la estructura industrial en el eslabón de confecciones, sin contar con aquellas clasificadas como informales, que pueden representar mas de 10.000 entre pequeña y micros. Mientras que el textil genera 52.000 empleos directos, los confeccionistas (formales) mantienen más de 100.000 puestos de trabajo¹.. Analizando algunas cifras estadísticas, se observa un crecimiento real del sector en el 2000 y 2001 después de haber decrecido un 11% en 1999, este crecimiento estuvo relacionado con el aumento de la producción que genero un paso de 0.9% en 1999 al 1.1% en el 2001 en la participación del PIB, adicionalmente se genero un incremento en el número de empleos del sector pasando de 56800 personas en 1999 a 59576 en el 2000 y aumentando finalmente a 62365 empleados para el 2001 3 .. En el 2002 se observa una comportamiento en donde se mantiene casi constante las cifras de crecimiento de producción y ventas cuyo valor es negativo, este valor mostró un recuperamiento a finales de 2002 y principios de 2003 indicando una posible recuperación de la economía causada por el aumento de confianza de los empresarios, por su parte, el empleo fue la variable que mas se vio afectada con el descenso en las expectativa de los industriales, pero se ajusta al incremento a las buenas expectativas disminuyendo su margen de despidos (ver cifras reales en Anexo B). 2. DANE - Encuesta Nacional de Hogares, etapas 73 a 109, Población ocupada, según rama de actividad económica y sexo 1991 - 2000 (septiembre).. 9.

(26) II-03(1)01. Figura 1.1 Evolución de la producción real, las ventas, el empleo total - Variación año corrido 2002-2003 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00 Ene.. Feb.. Mar.. Abr.. May.. Jun.. Jul.. Ago.. Sep.. Oct.. Nov.. Dic.. Ene.. Feb.. Mar.. -2,00 -4,00 -6,00. Producción. Ventas. Empleo. FUENTE: DANE, Muestra Mensual Manufacturera. Para efectos comparativos, la producción y las ventas se mueven conjuntamente con respecto a las condiciones del mercado, este resultado tiene un efecto casi directo sobre la fuerza laboral que emplea la industria y es posible ver por medio de la gráfica que las plazas laborales se acomodan con respecto a las variaciones de la demanda. Figura 1.2 Evolución de la producción real, las ventas, el empleo total 10,40 7,40 4,40. 2001. 2000. 1999. 1998. 1997. 1996. 1995. 1994. 1993. 1992. -1,60. 1991. 1,40. -4,60 -7,60 -10,60 -13,60 Total Empleo. Produccion. Ventas. Fuente: DANE. Con respecto al campo de las exportaciones, se puede ver que el sector ha mostrado una. 3. Indicadores Sectoriales, Abril de 2002, Bancoldex. 10.

(27) II-03(1)01. tendencia creciente en los últimos periodos (desde el 2000), a pesar de ello se ha mantenido casi constante la relación de la producción que es destinada a mercados internacionales con respecto a la producción bruta total, de forma que el 35% de la producción es exportada a mercados como USA (58%), Venezuela (19%), México (4%), Ecuador (3%) entre otros países; las exportaciones se recuperaron en el 2000 alcanzando la segunda mejor tasa de crecimiento nominal de la década (21%)4 , después de haberse estancado en 1999 (-0.2%) y haber decrecido en 1998 (-3.2%). Figura 1.3 Tendencia de las exportaciones. Enfocándose en la balanza comercial del sector, se ve que ha tenido una tendencia estable en los últimos periodos de forma ocasionada por un nivel de exportaciones e importaciones también estable el cual se mantiene prácticamente en los mismos niveles; aún así se nota una enorme disminución de las exportaciones con base en 1990, esto conllevo a una disminución en la balanza comercial ya que los niveles de importación no fluctuaron tanto durante la década, por otra parte, la cadena productiva en la cual se incluye también el sector textil, presenta una situación distinta ya que sus exportaciones se mantuvieron en general casi en el mismo nivel, mientras que las importaciones si tuvieron una tendencia creciente constante, incluso se afirmaba en un informe de Cidetexco5 que “el país se encuentra a punto de convertirse en importador neto de productos textiles y confecciones... [en los primeros periodos del 90,] Colombia tenía una 4. La mejor tasa de la década fue 22% en 1993. 11.

(28) II-03(1)01. balanza comercial textil altamente positiva. La suma de inconvenientes internos del país y la propia actividad económica, no han permitido responder al ritmo de crecimiento de las importaciones.”, sin embargo viendo de forma más profunda se puede percibir que este factor es ocasionado más por el efecto que tienen los textiles sobre la cadena productiva y no tanto por las confecciones porque estas ultimas mantienen su balanza comercial con superávit.. Figura 1.4 Balanza comercial confecciones 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 1990. 1991. 1992. 1993. 1994. 1995. 1996. 1997. 1998. 1999. Datos en millones de dólares. Fuente: DANE – Observatorio de competitividad. Al analizar la información de toda la industria se puede realizar una comparación de sus diferentes indicadores ubicándolos en tres niveles de importancia, alto, medio y bajo con base al valor de cada indicador y tomando las cifras del año 2000; el sector confecciones ocupo un nivel medio (entre 16% y 7%) en el crecimiento de la producción real; por su parte, tuvo una generación de empleo superior a 25000 nuevas plazas lo cual lo ubica en un nivel alto quedando en tercer lugar después de los sectores Flores y Alimentos que ocuparon el segundo y primer lugar respectivamente; las exportaciones también tuvieron un nivel alto ya que fueron superiores a USD330 millones y alcanzo a clasificar en un nivel alto de apertura exportadora con un 35%. 5. http://www.textil-confeccion.com.co/, Inteligencia económica y prospectiva tecnológica de la cadena fibras-textil-confecciones. CIDETEXCO – Centro de investigación y desarrollo tecnológico fibras-textil-confecciones de Colombia. Versión 2001. 12.

(29) II-03(1)01. de producto que es destinado a mercados extranjeros; mientras tanto las importaciones realizadas por los confeccionistas ubicaron al sector en un nivel bajo ya que fueron inferiores a USD75 millones 6 , de esta manera se visualiza un sector con grandes oportunidades que genera buenos beneficios al país y que tiene la infraestructura para competir con mercados externos.. Sin embargo, si se examina al interior de las empresas del sector, se puede observar con base en el índice de costo laboral unitario (ICLU) que las compañías cuentan en casi todos los periodos un ICLU superior al que se tomo como base comparativa en 1990 el cual se estandariza en 100 lo que indica un encarecimiento de la fuerza laboral promedio acentuado principalmente en los periodos intermedios de la década de los 90 implicando un encarecimiento de los costos totales de las empresas, a pesar de ello, los costos laborales se han estabilizado y han vuelto a sus niveles iniciales obteniendo un aumento en los niveles de competitividad gracias a la reducción en los costos directos de mano de obra que en sectores manufactureros representan un factor de gran importancia. Figura 1.5 Indice de costo laboral unitario por periodos 1990-2000 200. 2000-1. 1999-3. 1999-1. 1998-3. 1998-1. 1997-3. 1997-1. 1996-3. 1996-1. 1995-3. 1995-1. 1994-3. 1994-1. 1993-3. 1993-1. 1992-3. 1992-1. 1991-3. 1991-1. 1990-3. 100. 1990-1. 150. 50. DANE – Observatorio de competitividad 6. Informe comparativo sectorial, Mayo de 2001, BANCOLDEX, Fuente de los datos: DANE.. 13.

(30) II-03(1)01. Del 100% de recursos que es destinado a la producción bruta, el consumo intermedio en 1996 requirió del 49.1%, cifra que se ha disminuido desde 1991 cuando estaba en 58.5%, así que se ha incrementado el valor agregado de 41.5% a 50.9% de 1991 a 1996 respectivamente, este último valor agregado esta compuesto por los costos laborales los cuales aportan casi la mitad de dicho porcentaje y el resto es aportado por los intereses, utilidades e impuestos (ver anexo C7 ).. Adicionalmente el sector confecciones muestra un alto interés por explorar mercados extranjeros para comercializar sus productos, de esta forma, mas de la mitad de las empresas, el 51.7% tienen conocimiento de mercados potenciales que estarían interesados en los productos de confecciones colombianas, entre los principales mercados potenciales se encuentran Centroamérica (17.2%), Venezuela (11.5%), Latinoamérica (10.3%),8 esto demuestra que los confeccionistas tienen preferencias por distribuir sus productos en zonas cercanas al país de origen.. 1.1 LAS PYMES EN EL SECTOR. Según la ANIF, “en la década de los noventa, el crecimiento real anual de la producción PYME fue de 3.4% por encima del total de la industria manufacturera, que sólo alcanzó 2.3%” mostrando una diferencia significativa de flexibilidad con respecto a la gran industria ya que en épocas de crisis como en 1999 mostró mejores resultados cayendo 6.1% en la producción lo cual. 7. Tabla obtenida de: Indicadores de competitividad internacional de la cadena industrial TextilesConfecciones. Ministerio de Desarrollo Económico – Unidad de Monitoría Industrial (UMI). Septiembre de 1998 8 Fuente: Encuesta Anual Manufacturera del DANE, informe del Banco Interamericano de Desarrollo-BID, http://www.iadb.org/sds/doc/COLOMBIA.pdf 14.

(31) II-03(1)01. fue superior al 9% del agregado de la industria 9 .. En el mundo, las pymes 10 tienen una importante participación en el desempeño general de las economías, “en la mayoría de países de la OCDE11 las pymes representan entre el 60 y el 70% del total de los empleos”12 . Por su parte, el posicionamiento de las pymes en la industria nacional se puede observar en la tabla 1.1 donde en total existen un 68.9% de empresas consideradas pymes que poseen entre 10 y 199 empleados, entre el total de estas pymes se emplea a un 51% de los trabajadores en la totalidad del sector industrial13 .. Tabla 1.1 Personal ocupado por tamaño de empresa Número de Porcentaje Total Personal Porcentaje establecimientos sobre total ocupado sobre total TOTAL 7 443 533 414 Menos de 10 1 874 25,2% 29 895 5,6% De 10 a 19 1 796 24,1% 31 250 5,9% De 20 a 49 1 860 25,0% 71 290 13,4% De 50 a 99 930 12,5% 77 471 14,5% De 100 a 149 343 4,6% 50 228 9,4% De 150 a 199 201 2,7% 42 269 7,9% De 200 a 349 242 3,3% 77 716 14,6% De 350 a 499 92 1,2% 49 411 9,3% De 500 a 649 35 0,5% 23 034 4,3% De 650 a 799 25 0,3% 21 659 4,1% Más de 800 45 0,6% 59 191 11,1% Fuentes: Encuesta Anual Manufacturera 2000 – DANE. Con un comportamiento similar, la mayoría de las empresas en el sector confecciones están dentro de la denominación pyme, así el 72.1% de las empresas tienen entre 10 y 199 empleados 9. La pyme en Colombia, informe de la ANIF. Las clasificaciones de acuerdo al tamaño de las empresas para ser catalogadas como "pymes" varía según el país de referencia. En Colombia se utilizan dos criterios: 1) Tamaño de activos (menor a 2.600 millones a diciembre de 1997) y 2) Número de empleados (inferior a 200). 11 Siglas de: Organisation for Economic Cooperation and Development 12 Leon Amaya, Gonzalo, Alternativas de desarrollo empresarial para la pequeña y mediana empresa en Colombia – Un enfoque de desarrollo endógeno de cara a la globalización, Universidad de Medellín, 1999 10. 15.

(32) II-03(1)01. y entre estas empresas pyme se realiza el 41.6% de la producción bruta industrial lo cual indica una enorme importancia de la pyme en el sector confecciones (Anexo D)14 , así mismo la pyme empleo en 1999 al 56.4% del total del sector confecciones perdiendo un 5.3% de fuerza en empleos en comparación con 1992 15 , con el soporte de estas cifras, la Pyme debería tener mayor apoyo de los planes comerciales incluyendo al Atdea en donde no debería excluirse este tipo de empresas pyme, más aún cuando genera la mayor proporción de la producción que serviría para apoyar a la gran empresa.. 10. La demanda de confecciones muestra una elasticidad moderadamente alta frente al. ingreso, esta elasticidad es de 0.85 para el grupo de vestuario y calzado según cálculos de ANIF lo cual podría verse como una amenaza para el sector que podría amortiguarse con mejores sistemas de costos, por su parte un factor benéfico es la baja concentración de las ventas que permite una mayor diversidad de tecnologías y nichos de mercado facilitando la coexistencia de muchas empresas, la devaluación del país genera ventajas enormes para el comercio internacional del sector.. Según la ANIF, “en la pyme de este sector las materias primas son un porcentaje cada vez menor [de los costos] de las ventas totales: mientras en 1992 eran el 50% en 1999 fueron el 39%. Esto se explica por la reducción del precio que en el largo plazo han tenido los textiles, principal materia prima de la confección”, indicando que uno de los puntos importantes a enfocarse para lograr la reducción de costos en las empresas posiblemente no este por el lado de las materias primas sino, de otros consumidores de recursos como mano de obra.. 13. En estas cifras no se esta incluyendo el sector de comercio ni el de servicios. Distribución de las empresas industriales por tamaño y departamentos 1999, ANIF con datos del DANE de 1992-1999. 15 Confecciones, informe de pymes de la ANIF 14. 16.

(33) II-03(1)01. Por su parte, el sector confecciones en promedio exporta el 16.9% 16 de su producción, de este porcentaje exportado, las que más contribuyen son las microempresas y las grandes empresas (Anexo E), el sector se encontraría entonces en el puesto número 8 de 32 después de realizar una organización de los sectores con respecto al porcentaje de exportación promedio, adicionalmente resulta interesante ver que sectores complementarios como cueros, curtiembres, pieles y manufactura de cuero ocupan unas de las posiciones superiores al de confecciones indicando grandes posibilidades para productos de este estilo en mercados extranjeros.. Observando los datos del informe de la ANIF del 2003 sobre los mercados pyme, en el sector confecciones se esta destinando actualmente un 14.1% de la producción total de las pymes a los mercados internacionales que es una cifra muy cercana a la proporción exportada por la gran empresa que sumado al porcentaje que abarca la pyme en el sector confecciones, indica una sustancial importancia de estas clases de empresas para la industria confeccionista.. Figura 1.6 Exportaciones sobre producción según tamaño de empresa 16%. 14,6%. 14,1%. 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0%. Grande. Pyme 17. Fuente: DANE. 16. Valor tomado de Proporción exportada de la producción vista por sector, COLOMBIA Empleo, Encuesta Anual Manufacturera DANE, http://www.iadb.org/sds/doc/COLOMBIA.pdf, recuperado en Febrero de 2003. 17 Cálculos realizados por la ANIF. 17.

(34) II-03(1)01. En Colombia, la apertura económica comenzó en febrero de 1990, sin embargo a partir de su implantación los industriales presentaron diversas reacciones como por ejemplo el decaimiento del optimismo frente a las expectativas iniciales, tras la apertura se incremento el contrabando, se produjo una revaluación inicial, se incrementaron las importaciones en un 40% entre otros efectos, sin embargo el sector confecciones logro aprovechar la liberación comercial con Venezuela al igual que otros sectores que pudieron incrementar las comercializaciones con dicho país, no obstante a nivel local, la apertura genero una disminución en la confianza competitiva del sector textil. A pesar de todos los esfuerzos por la apertura económica, el factor exportador tuvo un revés en la comercialización internacional causado en parte por los descensos en los niveles de la economía mundial.. Según la ANIF, “Estados Unidos, Venezuela y Ecuador redujeron sus compras de productos no tradicionales en -31%, -33% y -6.5%. Entre los sectores intensivos en Pyme más afectados fueron los de confecciones, alimentos, editoriales y productos de cuero”18 , esto se debió básicamente a la fluctuación en la tasa cambiaria cuando en Abril de 2002 “la apreciación del tipo de cambio real ... se redujo en un –8%” según el informe de la ANIF, esta fluctuación estuvo afectada en gran medida por la situación económica de Venezuela.. Para afrontar las amenazas y aprovechar las oportunidades, los sectores están mejorando su tecnología y control de calidad con la finalidad ultima de ser más competitivos, por ultimo se observan en los sectores como principales obstáculos los altos costos de materias primas, elevadas tarifas de servicios públicos y altos costos financieros, de esta forma al realizar el costeo en las empresas se pueden generar factores que permitan a las mismas aumentar el grado. 18.

(35) II-03(1)01. de competitividad y obtener un mayor control de sus organizaciones 19 .. 1.2 SITUACIÓN ACTUAL DE COSTEO EN PYMES CONFECCIONISTAS. Debido a que es difícil la consecución de información sobre costeo en pymes en Colombia y en especial en pymes confeccionistas, se realizaron algunas entrevistas a personas con conocimientos del sector y especializadas en pymes, inicialmente la conclusión general apunta a que muy pocas pequeñas y medianas empresas cuentan con alguna metodología de costeo para obtener información sobre costos de cada uno de sus productos, por el contrario, las grandes empresas tienden a tener mejores sistemas de costos más desarrollados que les generan mayor información sobre los productos y la rentabilidad de los mismos de forma que pueden llegar a ser empresas con mayor nivel de eficiencia.. Según Antonio Romero20 , las pequeñas empresas generalmente asignan directamente los costos de producción y de la empresa a los productos lo que no permite obtener un dato confiable sobre el costo real de estos productos ni tampoco de las fuentes donde se producen dichos gastos para cada producto con la finalidad ultima de mejorar la eficiencia, reducir los costos y aumentar las utilidades. Igualmente Antonio Romero afirma que la ausencia de costeo en empresas pyme genera una debilidad a la hora de exportar ya que las empresas no conocen el aumento de costos que implican otros mercados y por tanto no pueden aumentar sus utilidades y eficiencia; igualmente no pueden aumentar su competitividad en mercados externos, todo esto dado por la baja claridad en la asignación de precios.. 18. Coyuntura de la Pequeña y Mediana Empresa 2002; Informe de la ANIF, Mayo de 2002 Incidencia de la apertura económica en la industria colombiana, http://www.elindustrial.com/produccion/apertura.html, Recuperado el 16 de Febrero de 2003 20 Entrevista Abril de 2003, Profesor Administración - Universidad de los Andes 19. 19.

(36) II-03(1)01. Con el mismo enfoque, Luz Helena Orozco21 explica que las pymes que utilizan sistemas de costeo, generalmente se basan en sistemas tradicionales de forma que asignan directamente materia prima y mano de obra directa para cada producto que requiere estos recursos y los costos indirectos totales los distribuyen con base en indicadores tales como tiempo o tamaño de producción; existen aún empresas que se dedican a la producción de un solo tipo de producto de forma que un sistema tradicional sigue teniendo un buen grado de aceptación, sin embargo, para las demás pymes este sistema de costeo distorsiona los costos finales ya que hace asignaciones bajo supuestos. Adicionalmente, ella comenta que el uso que le dan las empresas a estos sistemas de costeo depende del tipo de compañía ya que si es una empresa con productos de marca que tienen baja sensibilidad de precio en el mercado, generalmente no tiene problema en asignar un precio alto porque los consumidores están dispuestos a pagarlo, pero si se trata de una empresa que compite por precio, el costeo tiene gran influencia no solo para conocer la rentabilidad de los productos y su precio mínimo real, sino también para generar aumentos de eficiencia y convertirse en organizaciones mas competitivas.. Por su parte, Eric Rodríguez22 menciona que uno de los aspectos importantes a la hora de medir costos es definir lo que busca la empresa para determinar que es lo que interesa medir y al tener claridad de los objetivos, se buscarían los gastos mas influyentes en los que se pueden centrar los análisis y la información, ya que es allí donde se pueden aplicar mayores cambios que generen mejores resultados para la empresa.. Las pymes en general tienen sistemas de Contabilidad con fines fiscales más que de costos 21. Entrevista Abril de 2003, Secretaría General departamento Administración y profesora del área de tecnología - Universidad de los Andes. 20.

(37) II-03(1)01. que permitan mayor control, de esta forma resulta difícil determinar las fuentes de costos especialmente los fijos y los indirectos. Adicionalmente, como el sector confecciones generalmente opera con gran número de referencias que dificultan las estimaciones de costos, las empresas tratan de compensar esa ausencia de información con un aumento en los valores de costos hallados al agregarle un margen superior a sus costos individuales que permita tener un mayor rango de flexibilidad disminuyendo la posibilidad de ofrecer prendas con rentabilidad negativa.. Adicionalmente, con base en un estudio realizado por la universidad EAFIT23 , en el que se realizaron 165 entrevistas en pymes de la industria de las cuales 30 fueron en empresas del sector confecciones, se puede afirmar que el sector se interesa en realizar costeo en sus empresas, esto es dado porque el 73.3% de los entrevistados afirmo tener sistemas de costos en sus compañías, aunque inicialmente este valor puede entenderse como una distorsión en la muestra, ya que el sector no cuenta con un nivel alto en sistemas profundos de estudio de costos, y se puede interpretar que las empresas emplean costeo que son superficiales y fáciles de aplicar basados en los estados financieros y el número de prendas producidas, esta afirmación esta dada porque el estudio solamente se enfoco en metodologías de costeo directo/variable y por absorción/total, de esta forma, las empresas generalmente aprovechan los resultados que les aportan los datos financieros y los analizan con estas metodologías para obtener los costos de los productos, de esta forma, se tiene que el 43.3% emplea costeo directo y el 26.7% emplea la otra opción correspondiente a costeo por absorción; el 30% de las empresas respondió que emplea costeo por proceso y el 43.3% emplea costeo por orden de producción.. 22. Entrevista Abril de 2003, Profesor Administración - Universidad de los Andes. 21.

(38) II-03(1)01. Como una forma de corroborar la información obtenida por medio de las entrevistas realizadas y la encuesta que desarrolló la universidad EAFIT, y como necesidad de obtener información cuantificable más reciente y con mayores parámetros de análisis, decidí implementar una encuesta enfocada en empresas confeccionistas (ver Anexo F), cuyo tema principal tenía una orientación hacia el conocimiento del costeo que realizaba cada una de las empresas, esta encuesta se desarrollo como una pagina web para facilitar las respuestas y recolección de la información, basada en un formulario de fácil selección de las opciones, a partir de bases de datos de la ANDI, la Cámara de Comercio de Bogotá y BenchMark se obtuvieron 296 empresas que contenían correo electrónico al cual enviarles la solicitud para que accedieran a responder la encuesta, a pesar de todas las facilidades, solamente 15 empresas respondieron la solicitud y se tomaron otras 4 empresas que se entrevistaron personalmente en el momento de estar seleccionando las empresas base del estudio. A pesar de este bajo número de empresas, se obtuvieron datos que corroboran los resultados obtenidos por los métodos descritos anteriormente de esta forma se muestra a continuación la información obtenida de esta encuesta (ver Anexo G):. Con base en los resultados, 17 de las 19 empresas dijeron que realizaban exportaciones, de estas 17 exportadoras, 12 percibían aumento en sus costos lo cual puede ser un estimulo adicional para la realización de este proyecto; 18 empresas mencionaron que cuentan con sistemas de costos, sin embargo, las respuestas apuntan a sistemas tradicionales de costeo como puede verse a continuación, donde la asignación de los costos indirectos la realizan generalmente con baja discriminación por tipo de prenda:. 23. Universidad EAFIT, encuesta sobre la gestión de la pequeña y mediana industria de los Países Miembros del Grupo Andino 22.

(39) II-03(1)01. Tabla 1.2 Tipo de sistema de costos usado por empresas # respuestas Porcentaje 1 Directo 10 55,6% 2 Por Absorción 2 11,1% 3 Dos fases 0,0% 4 ABC 0,0% 5 Línea de producto 3 16,7% 6 Otro 3 16,7% Fuente: Encuesta realizada por el autor. Entre las explicaciones que dan para asegurar que usan otro sistema de costo se encontró que una empresa hace diferenciación por línea de producto, otra simplifica algunos cálculos y toma solamente la información de materia prima, número de operarios y valor promedio mensual de gastos administrativos, y la ultima empresa se basa en el costeo estándar pero con enfoque hacia eficiencia.. Para asignar costos emplean principalmente como indicador las horas laborales y la cantidad de materia prima empleada, cada uno con un porcentaje de 25.6%, seguido por el tiempo de demora de cada artículo; la información que obtienen por medio de los respectivos sistemas de costos empleados es actualizada en su mayoría en un tiempo inferior a 4 meses, el 42.1% la actualiza mensualmente, el 10.5% de 1 a 2 meses y el 15.8% de 2 a 4 meses, las demás empresas la actualizan semestral y anualmente.. Viendo mas de cerca el campo exportador, el 50% de las empresas afirma percibir un aumento en sus costos por concepto de la nueva actividad; el mayor uso que le dan a los sistemas de costos se encamina en la asignación de precios con un 23.0% seguido por la necesidad de conocer la fuente de los gastos, aumento de poder de negociación y obtención de información de productividad con un 16.4%, 16.4% y 14.8% respectivamente. 23.

(40) II-03(1)01. Las áreas que intervienen en el costeo esta dominado por la producción y contabilidad, los dos en un mismo nivel de preferencia con 22.2%, seguidos del área de gerencia y administrativa con un 19.0% y 17.5% respectivamente. Los problemas que le encuentran a sus sistemas de costos son la mala asignación de costos indirectos, manejo de gran número de referencias y que no muestra donde se están produciendo ineficiencias, finalmente 18 de las 19 empresas mostraron intenciones de aplicar mejores sistemas de costeo en sus empresas.. Aunque no se obtuvo una muestra significativa, la encuesta puede usarse para validar los resultados que se han obtenido de las entrevistas y el estudio mencionado en esta sección el cual era considerado desactualizado por su fecha de realización, de esta manera se puede deducir que realmente se encuentran problemas de información con respecto a las fuentes de costos en las empresas y que estas tienen un alto interés por mejorar los sistemas de información que les permita aumentar los niveles de competitividad.. 1.3 PROBLEMAS DE LAS PYMES DEL SECTOR. A partir de un estudio desarrollado por el Ministerio de Desarrollo Económico sobre el sector confecciones en el cual se incluyeron pymes de Bogotá, Medellín, Bucaramanga y Pereira se pudieron determinar problemas que sufre el sector en general, de esta forma a continuación se presenta una visión de la problemática de la microempresa de la confección colombiana 24 :. • Calidad de producto media-baja –poca rentabilidad–. 24. Departamento Nacional de Planeación DNP, Ministerio de Desarrollo Económico; Estudio de competitividad de la microempresa del sector confecciones en Colombia; 1997. 24.

(41) II-03(1)01. • Gestión gerencial insuficiente –a 50% de lo deseable–, por la disparidad de esfuerzos: comercial, producción y finanzas. • Carencia importante de técnicos de la industria de la confección. • Demasiados esfuerzos aislados en diseño y comercial, dado el pequeño volumen de las microempresas. • Baja productividad –55 a 60% por debajo de Europa–, por bajo aprovechamiento de los recursos y por la falta de técnicos. • Porcentaje de mano de obra indirecta muy alto: 41%. • Instalaciones primarias –máquinas e instalaciones–. • Costeo: casi nadie lo desarrolla de forma correcta. • Problema de crédito: tasas de 42 a 48% son habituales. Los bancos clasifican créditos según monto y no según destino. Los créditos de las microempresas, al ser el monto pequeño, se clasifican como de consumo y no comercial. • Demasiados esfuerzos individuales –85% de las microempresas– de creación y comercialización del producto, para mercado local y producción anual media de 38 mil a 40 mil prendas/año. • Beneficio –utilidad– muy bajo –inferior a 10%–.. Con base en la anterior información, se pueden destacar para el presente estudio que existen varios problemas relacionados con costeo, de esta forma es posible ver que existe una baja productividad que es generada en gran medida por el bajo aprovechamiento de los recursos además esto es alimentado por los débiles sistemas de control en la producción; por su parte se encuentra una rentabilidad baja que es ocasionada por una falta de calidad en los productos terminados obteniendo beneficios y utilidades bajas.. 25.

(42) II-03(1)01. Específicamente al tratar el tema de costeo se puede ver que se realiza en forma aproximada lo cual puede disminuir su eficacia con unos criterios para distribuir los costos pobres, igualmente el juicio de selección de la sistemática en las empresas que aplican algún sistema no es muy fundamentado.. 26.

(43) II-03(1)01. 2. TEORIA DE COSTOS. 25. Desde su origen los sistemas tradicionales de la contabilidad de gestión de costos han. querido abarcar tres objetivos:. 1. Auxiliar a la contabilidad financiera en los cálculos del resultado de los períodos a través de la valoración de las existencias. Si por una parte los principios contables de la contabilidad financiera exigen valorar los productos por el total de los costos “FULL COSTING” que incorporan en los procesos de fabricación, por otra parte se podría estar interesado en valorarlos por otros métodos con el objetivo de obtener otro tipo de información sobre la valoración de los productos. 2. Controlar los procesos productivos para dar información que facilite la toma de decisiones a corto plazo (definición de precios de productos, niveles de rentabilidad por clientes o mercados, definición en la oferta de productos a fabricar, decisión sobre la fabricación o compra de productos, etc.) y a largo plazo (definición de la estrategia de cartera de productos o clientes, procesos productivos a incorporar, etc.) 3. Proporcionar datos relevantes para evaluar la actuación de los agentes integrantes de la organización y para la planificación de actividades futuras.. 25. Rago Consultoria – Consultores en costeo ABC, Antecedentes de los sistemas de gestión de costos. Medellín - Colombia. 27.

(44) II-03(1)01. 2.1 PRINCIPIOS SOBRE LOS QUE SE FUNDAMENTAN LOS SISTEMAS TRADICIONALES Los sistemas tradicionales han sido los que se han usado más en pymes dada la facilidad de aplicación y la baja demanda de recursos que implican, estos se basan principalmente en:. 1. Sustentan que los mecanismos o conocimientos operativos son constantes a través del tiempo, así que si llegara a existir un cambio en las estructuras organizacionales y/o en los procesos productivos, estos cambios no tendrían mayor efecto en los procesos de fabricación, de esta manera, los procesos y sistemas iniciales se mantuvieron sin cambios durante largos periodos de tiempo, similar a las modificaciones en los procesos y productos las cuales eran mínimas. 2. Los sistemas tradicionales se basaban en una alta disponibilidad de información, esto era dado porque los procesos productivos, los mercados y las necesidades creadas a los clientes eran más sencillas, de esta forma la organización disponía de toda la información para tomar decisiones. 3. Un punto importante estaba en que principalmente el enfoque era minimizar los costos de los recursos consumidos los cuales eran principalmente mano de obra directa y materias primas. Los costos indirectos asociados al producto tenían una entidad menor y por lo tanto cualquier acción encaminada a una maximización de los beneficios tenía un impacto directo en los costos directos de los productos consumidos.. De esta forma se deducen unas condiciones simples de trabajo en las compañías y una baja necesidad de obtener información que genere mejores sustentos fuertes para corroborar la toma de decisiones.. 28.

(45) II-03(1)01. 2.2 PROBLEMAS QUE PLANTEAN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE COSTOS TRADICIONALES “Los sistemas de costos tradicionales fueron desarrollados en una era primitiva cuando la fuerza laboral directa y los materiales eran los factores predominantes de la producción, la tecnología era estable, las actividades overhead26 soportaban los procesos productivos y había un limitado rango de productos” James Brimson (1991) 27 , pero en nuestros tiempos y en especial en Colombia, estas condiciones han cambiado y debe pensarse en nuevos sistemas que puedan vincular de forma más precisa los costos a los productos.. Los principales problemas o inconvenientes que plantean sistemas tradicionales de gestión son:. 1. El mayor problema con los sistemas de costos tradicionales consiste en que estos típicamente se apoyan en la fuerza laboral directa como base para asignar los costos overhead28 . 2. Proporcionan una información errónea sobre los márgenes y rentabilidades de los productos ya que la asignación de costos indirectos (overhead) se realiza de forma generalizada sin conocer cual es el consumo que cada producto tiene de estos recursos, de esta manera se genera una distorsión en el costo individual de los productos.. 26. Costos Overhead son los costos de fabricación y costos administrativos que no están asociados directamente al producto. 27 Brimson, James A., Activity accounting, An activity-based costing approach, 1991 28 Jan Emblemsvåg y Bert Bras, Activity-based cost and environmental management, a different approach to ISO 14000 compliance, 2001. 29.

(46) II-03(1)01. 3. No permiten hacer comparaciones de forma coherente y homogénea porque se desconoce la composición de los costos que se incorporan a los procesos y por lo tanto cualquier decisión basada en la comparación de datos puede dar lugar a una toma de decisión errónea. 4. Generalmente no proporcionan datos “clave” de carácter no financiero, tales como niveles de productividad, número de errores, etc. que puedan usarse para detectar fallas e incrementar eficiencia. 5. Generalmente asignan los costos proporcionalmente, utilizando tasas de reparto basadas en volúmenes como el número de unidades producidas y/o vendidas, horas de mano de obra directa, horas máquina etc., para asignar los costos indirectos, lo que provoca distorsión en el costo de los procesos y por lo tanto valoraciones erróneas, esto es causado porque no todos los factores involucrados en el proceso dependen del volumen. 6. No proporcionan información suficiente a los gerentes sobre las causas y comportamiento de los costos indirectos. De esta forma no se tienen criterios para definir las acciones correctas para reducir gastos no necesarios porque desconocen las fuentes precisas que los originan. 7. No permite detectar bajas de eficiencia y productividad mientras estas tengan un gasto dentro de presupuesto o no afecten en forma directa o a corto plazo las ventas.. En general, los sistemas tradicionales son criticados a causa de que no proveen información exacta sobre los costos de cada uno de los productos, esto es causado porque los sistemas tradicionales de costeo, se apoyan básicamente en la fuerza laboral directa como base para asignar los costos overhead, anteriormente se podría decir que esta asignación daba resultados bastante cercanos a la realidad ya que las compañías tenían gran proporción de mano de obra directa para la realización de los productos en las empresas, sin embargo muchas compañías manufactureras han introducido algún grado de automatización de forma que los costos overhead. 30.

(47) II-03(1)01. han crecido y los costos de producción ya no son directamente proporcionales a los costos laborales29 lo cual genera distorsiones al cuantificar los costos, incluso este problema se podría ver reflejado al aplicar un sistema tradicional en pymes del sector confeccionista ya que aunque tienen mayor mano de obra en comparación con la grande empresa, tienen igualmente menores costos laborales de alrededor de un 12% con respecto a la producción bruta total y adicionalmente los costos laborales se han reducido en los últimos años en pymes del sector 30 , dado este inconveniente se han desarrollado métodos más precisos con mayor generación de información útil y con una precisión superior.. 2.3 COSTO BASADO EN ACTIVIDADES ABC. Aunque el propósito de este proyecto es proponer un sistema de costos que pueda acoplarse mejor a las condiciones del sector confeccionista, es necesario apoyarse en alguna metodologías existentes que permitan hacer comparaciones entre las empresas y ver cuales son los aspectos importantes a tener en cuenta de forma que se pueda describir una metodología apropiada a las Pymes y en especial al sector confecciones, de esta forma se tomará como base el sistema de costos basado en las actividades ABC, esto no implica que el ejercicio deba apegarse a todas las indicaciones de la metodología la cual es aplicada especialmente en grandes empresas, sino que se extraerán los aspectos considerados más importantes que permitan obtener la información necesaria y que se puedan aplicar en este tipo de empresas que generalmente tienen restricciones de recursos especialmente financieros, humanos y técnicos.. Algunas empresas con sistemas de costos tradicionales tienen conciencia que sus sistemas 29. Jan Emblemsvåg y Bert Bras, Activity-Based Cost and environmental management, A different aproach to ISO 14000 compliance, 2001.. 31.

(48) II-03(1)01. contables distorsionan los costos de los productos, y hacen ajustes informales para compensarlos como por ejemplo la asignación de un costo adicional al calculado de forma subjetiva, con este costo adicional se esperan cubrir aquellos valores que no se habían incluido al costo del producto por falta de profundidad en la metodología; sin embargo, pocas veces se percibe la magnitud y el impacto de los ajustes que se realizan de forma que se realizan pocos esfuerzos por remediar esta situación.. 31. El sistema de costeo ABC se desarrolló por primera vez como solución a estos problemas. por dos profesores de la Universidad de Harvard, Robin Cooper y Robert Kaplan en 1991. Ellos identificaron tres factores independientes pero que tienen ocurrencia constante en empresas como las razones principales que justifican la necesidad y la practicidad de ABC:. 1. El proceso de estructura de costos en empresas manufactureras ha cambiado notablemente. A principios de siglo, la mano de obra directa representaba aproximadamente el 50% de los costos totales del producto, mientras que los materiales representaban un 35% y los gastos generales 15%. Ahora, los gastos generales normalmente comprenden alrededor del 60% del costo del producto, con los materiales en un 30% la mano de obra directa en menos del 10%. Obviamente, el empleo de las horas de mano de obra directa como base de asignación tenía sentido hace 90 años, pero no tiene la misma validez dentro de la estructura de costos actual. 2. Las empresas afrontan un alto nivel de competencia, especialmente en el sector confeccionista, conocer los costos reales de los productos podrían significar una ventaja competitiva no solo a nivel local, sino a nivel internacional en el que están jugando varias de las empresas nacionales.. 30 31. La pyme en Colombia, informe de la ANIF ABC Technologies de México S.A, Costo Basado en Actividades, 2001 32.

(49) II-03(1)01. 3. El costo de la medición ha bajado a medida que mejora la tecnología de procesamiento de la información lo cual representaba una restricción en tiempos pasados.. Hace algunas décadas, el costo de procesar y analizar la información resultaba en elevados costos por el bajo desarrollo de la tecnología lo cual obligaba a que el sistema se aplicara únicamente a grandes empresas, sin embargo los avances tecnológicos permiten aplicar sistemas de análisis más complejos con menores niveles de inversión.. Los beneficios específicos y los usos estratégicos de la información que se puede obtener de metodologías como ABC son:. 1. Costos de productos más exactos, que permiten tomar mejores decisiones estratégicas relacionadas con: a) Determinación del precio del producto b) Combinación de productos c) Hacer frente a comprar d) Inversiones en investigación y desarrollo e) Permite hacer proyecciones financieras por actividades 2. La mayor visibilidad de las actividades realizadas permite que una empresa se concentre mas en la gestión de las actividades, tal como mejorar la eficiencia de las actividades de alto costo al igual que identifique y reduzca las actividades que no proporcionan valor agregado. 3. Permite tener una visión real de lo que sucede en la empresa. 4. Permite conocer medidas de tipo no financiero que pueden apoyar los procesos de tomas de decisiones.. 33.

(50) II-03(1)01. Por su parte, este sistema de costeo tiene algunas desventajas que deben ser contempladas para obtener los mejores resultados que se necesitan dependiendo de las empresas, estas desventajas se pueden reducir dependiendo del nivel de profundidad que se tome en el análisis.. 2.3.1 Desventajas del ABC. Las siguientes desventajas se basarán en sistemas ABC estructurados con un alto nivel de profundidad que se aplican principalmente en grandes empresas, para el presente estudio se tendrán muy presentes estas desventajas con la finalidad de generar una metodología apropiada para empresas con menores recursos.. 1.. 32. Hay una aceptación clara por parte de todos los expertos de que, el ABC, como modelo. enfocado a grandes empresas, consume una parte importante de recursos en las fases de diseño y aplicación, pero estos gastos son compensados por los ahorros anuales que le pueden representar a las empresas los cuales se estiman entre el 20% - 30% del total de gastos. Esto indica que los recursos invertidos pueden ser recuperados en un plazo de tiempo muy corto. 2. Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden hacer dificultosa la implantación del ABC es la determinación del perímetro de actuación y nivel de detalle en la definición de la actividad. De esta forma, se tendrá presente que la finalidad es determinar los costos que tienen los productos centrándose en los generadores de costos más importantes y más influyentes, de esta forma se evita ir al mínimo de detalles en cada una de las actividades y se podrá tener un balance entre recursos e información útil obtenida. 32. Rago Consultoria – Consultores en costeo ABC, Antecedentes de los sistemas de gestión de costos. Medellín - Colombia 34.

(51) II-03(1)01. 3. Un tercer aspecto es que se puede hacer dificultosa la definición de las actividades relevantes para la obtención de la información así como sus causantes de costos, de esta forma se debe tener en cuenta las relaciones causa-efecto que hay entre costos y actividades. 4. Por último es cierto que cualquier cambio en un sistema siempre va acompañado en las primeras fases de un proceso de adaptación y para evitar que el nuevo sistema implantado se haga complejo en el uso y no suponga un proceso traumático, se debe educar a los usuarios que mantienen la información y a las personas que usan la misma para la toma de decisiones.. A pesar de las desventajas que se deben tener en cuenta, estos nuevos sistemas de gestión proporcionan un mayor poder de análisis ya que pueden incorporar otra serie de medidas de gran valor cualitativo en la toma de decisiones. Con el nuevo enfoque por actividades se puede llegar a controlar de mejor forma los aspectos organizacionales, llegando a valorar cualquier acción antes de que una decisión sobre la estructura de costos pudiera adoptarse.. El ABC es un sistema que pone un énfasis especial en administrar el valor de los procesos y no los costos. Esto es fácil de entender ya que el ABC es una herramienta de gestión que permite conocer el flujo de las actividades (y por lo tanto de su costo) a lo largo de la organización. Es decir, el ABC controla todos los costos que se incorporan al producto pero no todos ellos le proporcionan un valor que el cliente pueda percibir.. Por su parte, al ver mas a fondo la situación de las pymes del sector confecciones en Colombia, se puede observar un aspecto interesante que soportaría el uso de una metodología próxima al ABC en esta industria, esto es que la mano de obra directa (MOD) alcanzaba un 58.5% con respecto a la mano de obra indirecta (MOI), de forma que si se quisieran emplear metodologías de costeo tradicionales, posiblemente se estaba generando un nivel alto de error 35.

(52) II-03(1)01. para cada uno de los productos ya que las empresas cuentan con diversidad de líneas de productos a las cuales se les podría asignar de forma directa un 58.5% de los costos sin mayores complicaciones y los demás costos, se asignarían proporcionalmente con respecto al empleo de dicha mano de obra directa, en este caso se estaría hablando de asignar unos costos que en promedio corresponden al 41.2% implicando un error en la medición de costos para las empresas ya que no se tendría diferenciación con respecto al uso de estos recursos de mano de obra indirecta por cada producto confeccionado.. Figura 2.1 Distribución de la mano de obra por labores y categoría33. Adicionalmente los demás costos, que no son referentes a mano de obra en general y tampoco tienen relación directa con el producto, pero que son necesarios para el sostenimiento. 33. Departamento Nacional de Planeación DNP, Ministerio de Desarrollo Económico; Estudio de competitividad de la microempresa del sector confecciones en Colombia; 1997. 36.