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Comprobante de Egreso - Cheque
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentación
2. ¿Qué es un Comprobante de Egreso? 3. ¿Qué es un Cheque?
4. ¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar un Comprobante de Egreso?
5. ¿Cuál es la Ruta para Elaborar un Comprobante de Egreso?
6. ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar un Comprobante de Egreso?
Presentación
Este instructivo es una guía para explicar al usuario el proceso de pagar obligaciones de la compañía mediante la elaboración de comprobante de egreso y su
COMPROBANTE DE EGRESO - CHEQUE
¿Qué es un Comprobante de Egreso?
El Comprobante de Egreso es un documento contable que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos
Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, causar anticipos, etc.
¿Qué es un Cheque?
El cheque es una especie de titulo valor de contenido crediticio, que solo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco; que solo puede ser pagado a la orden o al portador
De acuerdo con lo previsto en el Articulo 621 Requisitos de los Títulos Valores y Articulo 713 Contenido del Cheque del Código de Comercio, el cheque debe contener los siguientes requisitos:
La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero
El nombre del banco
La indicación de ser pagadero a la orden o al portador
¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de
Elaborar un Comprobante de Egreso?
Para elaborar un Comprobante de Egreso se debe conocer en forma clara la siguiente información:
El Tipo de egreso a utilizar de los definidos en el programa (Ej. G – 1 / G – 2).
Conocer la fecha correspondiente en que se causara la salida de dinero.
Saber o conocer el Nit o C.C del tercero
Confirmar el tipo de contabilización a realizar (Pago, Abono o Anticipo).
Importante:
En SIIGO se utiliza el Documento Tipo – E como Comprobante de Egreso, este documento se debe parametrizar por el Modulo de Contabilidad – Parámetros – Parámetros de Documentos.
¿Cuál es la Ruta para Elaborar un Comprobante de Egreso?
Para la elaboración del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la ruta: Documentos – Documentos – Comprobante de Egreso - Cheque.
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Elaborar un Comprobante de Egreso?
Al momento de elaborar un Comprobante de Egreso el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de egreso a elaborar:
Al ingresar a elaborar un egreso el sistema pregunta los siguientes campos:
DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento.
Banco: El sistema trae automáticamente la cuenta contable digitada en la
definición del documento en el campo ,
de igual forma este campo es editable y esta cuenta puede ser cambiada en el momento de elaboración del documento
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o binoculares permite consultarlos.
Cheque: El sistema trae en forma automática el numero de cheque, solo si en la definición de la cuenta contable esta se marco como cuenta de bancos y se asigno el rango inicial y final de los números de cheque para la chequera que se esté utilizando en el momento
Importante:
El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento.
Importante:
Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla.
Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica)
Sucursal: Este campo se habilitara únicamente si el tercero en su apertura se marco que maneja sucursales
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.
Importante:
El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la Nota de Remisión, solamente digitando el número de identificación y asignando alguno datos principales.
Aparece de manera informativa:
Saldo: Corresponde al saldo que se encuentra en el momento en la cuenta de bancos que está moviendo el comprobante de egreso
Saldo Tercero: Corresponde al valor total de la deuda que la empresa tiene con el proveedor o tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso.
1.
Contabilización Tipo P:
Se puede revisar un estado de cuenta para revisar las facturas de compra pendientes por cancelar
Importante:
SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
1. Contabilización Tipo P
2. Contabilización Tipo O
Importante:
La contabilización Tipo P solo aplica cuando se tiene el módulo de Cuentas por Pagar.
Al momento de iniciar la contabilización Tipo P, al digitar enter el sistema trae automáticamente cada una de las facturas de compra que estén pendientes por cancelar por parte de la empresa al proveedor. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automáticamente.
Cada vez que se da enter va mostrando una factura más, hasta mostrar todas las facturas pendientes por cancelar luego. Al terminar el sistema muestra el mensaje: ¨No hay mas facturas Pendientes
AL TERMINAR DE INGRESAR TODAS LAS FACTURAS A CANCELAR, EL COMPROBANTE DE EGRESO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA
Importante:
Con la tecla ESC o F9 el sistema permite pasar de una factura a otra sin contabilizarla, esto en caso que se desee cancelar algunas facturas o una
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto y luego realiza la impresión del documento
2.
Contabilización Tipo O:
Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del comprobante de egreso contabilizaciones como: Pago de intereses de mora, impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a proveedores, cancelación de facturas cuando no se tiene el modulo de Cuentas por Pagar, etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar; con el ícono o con las teclas de función F2 (Búsqueda Alfabética) – F3 (Búsqueda numérica).
Anticipos:
Para realizar la contabilización de un anticipo es necesario manejar la Contabilización Tipo O, y llamar la cuenta contable creada con anterioridad en la formas de pago como Anticipo Proveedores
Importante:
La contabilización Tipo O aplica con o sin el Módulo de Cuentas por Pagar.
AL TERMINAR DE INGRESAR TODAS LAS CUENTAS CONTABLES, EL
COMPROBANTE DE EGRESO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto Importante:
En el detalle del documento NO se debe incluir la cuenta de BANCOS el sistema la toma del encabezado del documento para realizar la
contabilización del documento, en caso de incluir la cuenta de BANCOS con el movimiento CREDITO, el sistema al momento de grabar el documento indicara que se encuentra descuadrado.
El programa traerá automáticamente el número del Comprobante de Egreso si en la
definición del documento se marco la casilla numeración automática ,
en caso contrario solicitara el numero del consecutivo.
COMPROBANTE DEFINIDO A MEDIA PAGINA
Cuando en la definición del documento se parametrizo media página, el sistema habilita la siguiente pantalla:
Para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento.
Importante:
Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos.
Por último el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento.
COMPROBANTE DEFINIDO A PAGINA COMPLETA
El programa traerá automáticamente el número del Comprobante de Egreso si en la
definición del documento se marco la casilla numeración automática ,
en caso contrario solicitara el numero del consecutivo. Importante:
El documento se puede enviar a vista preliminar, impreso o Excel; este último siempre y cuando se haya definido el template para el
Luego presenta la opción para imprimir cheques
Cuando en la pregunta anterior se acepta, el sistema permite elegir el tipo de cheque que se requiere imprimir (Es el tamaño del cheque)
Luego el sistema confirma el formato de la fecha, en caso de no aceptar el programa imprime Año – Mes – Día (Son Datos para el cheque)
Posteriormente el sistema confirma a quien se pagara el cheque
De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento.
Por último el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento.
Importante:
Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos.
Importante:
El comprobante de egreso se puede girar a un tercero y solo para la impresión del cheque se puede cambiar el nombre del tercero
Importante:
El documento se puede enviar a vista preliminar, impreso o Excel; este último siempre y cuando se haya definido el template para el
