Día 1: Lunes por la mañana en la oficina
Mi nombre es Frank. Soy un administrador de rango medio para un fabricante de artefactos aquí en Greenfields, EEUU. Tengo cuatro superiores, todos con ganas de tener la posición de mi jefe y claro, después de haber digerido y pisoteado mi puesto.
Gracias a la última ronda de despidos, en Artefactos Inc. solo quedamos 300 empleados, por lo que la posibilidad de ascender es escasa. Estoy un poco más viejo de lo que pensé que estaría en esta etapa de mi carrera. Mi jefe es una persona que te reclama bastante. Le gusta llamarme Frankie cuando algo me sale mal.
Mi vida familiar, bueno, en sobresaltos. Las presiones financieras le hacen eso a una familia. Por otro lado, mi jefe, viene de una familia pudiente. Su nombre es Teodoro. Él es más joven que yo, y cuando cometo un error, se asegura de que todo el mundo lo sepa desde el departamento de nómina hasta el conserje. Puede ser porque no le paso franela.
Teodoro pasa la mayoría de su tiempo ideando formas de hacerme meter la pata, y el resto del tiempo ideando el plan B, el cual es cómo hacerme cometer errores más graves.
Tomemos esta mañana como ejemplo.
Me llama a su oficina, para mirarme como si se preguntara que hago en su jardín y qué es lo que estoy planeando hacer allí.
Me dice, Frank “¿Alguna vez oíste hablar de un eerepe?” el quiere hacerme admitir que tengo el vocabulario de un niño de cuatro años.
Le sigo el juego. “Lo siento Teodoro. Me diste en esta. ¿Es uno de tus nuevos suplementos dietéticos?” (Teodoro está un poco del lado de los gordos). Teodoro gruñe y baja sus pies del escritorio, deshaciendo de un desgarbado tirón todos sus esfuerzos de montarlos sobre la mesa.
Debe estar pensando que voy a meter la pata en alguna forma nueva, profunda o costosa. “Frankie, te comento algunas novedades: estamos mirando nuevas formas de integrar nuestros sistemas de información y nuestros procesos empresariales, de principio a fin.”
Cuando Teodoro utiliza palabras como “integrar” y “procesos empresariales,” ya sé que los altos ejecutivos las usaron. Y cuando utiliza “nosotros” y “nuestros”, puedo presentir que me dice que le debo cubrir las espaldas y ayudar a resolver el problema que tiene. Teodoro usa con frecuencia esa táctica y también tiene la costumbre de evitar mirarme de frente.
“Frankie lo que esto significa, para ponerlo de una forma simple, es que vamos a implementar un nuevo sistema de información llamado eerepe, osea, Planeación de los recursos empresariales.
Don Teodoro, para usted “Eso está muy bien; pero y dónde está el eerepe?” “Tenemos que encontrar uno. Aquí es donde entra usted, Frankie.”
“OK. ¿Cuándo lo necesita?”
y un plan de acción. Si puede encontrar un eerepe para entonces, mucho mejor.”
Teodoro lleva hoy su corbata color rojo fuego. Eso significa que es la reunión de gerencia del Lunes. Lo que significa que tengo cinco días para hacer lo que Teodoro me pide.
Ahora, ¿qué hago? ¿eerepe? tendré que empezar con Google.
Dia 4: Jueves en la noche.
Me encuentro en casa. Mañana le estaré dando teóricamente a mi jefe, un cronograma y un plan de acción para la compra de un sistema ERP. Las buenas noticias: creo entender lo que es un sistema ERP, lo cual no sabía hace cuatro días. Las malas noticias: ese es el alcance de mi experiencia en ERP y él lo sabe.
Las otras buenas nuevas es que ahora estoy en mi cocina, donde me sirvo un trago de Jack Daniels en las rocas, en un vaso mellado que he tenido desde los tiempos de la universidad.
De pronto, mi hija está en la cocina también y me está hablando. No lo hacía desde hace algún tiempo. Creo que ambos somos culpables de ello.
“¿Hola papá, tuviste un buen día?”. No esperaba esta pregunta. Es lo suficientemente inesperado como para, por alguna razón, encontrarme peleando contra mis obligaciones laborales y no responderle.
No, no tuve un buen día. Bueno, generalmente no tengo buenos días.
Como explicarle a tu hija de 13 años que tu trabajo tiene mucho en común con estricnina excepto que es más abrupto para las vísceras, que no estás animado con tu último proyecto, que existe algo llamado ERP que tiene gran importancia para quienes pagan tu salario, pero no lo suficiente como para asignar dicha tarea a alguien que sepa más que tú, lo cual no es mucho.
Hago lo que puedo para explicarle.
“Para decirte la verdad papá, creo que te quejas mucho. Lo siento.”
Tiene razón. Se lo digo. Y de pronto me da un abrazo y me emociono de la misma manera que lo hacía cuando ella tenía 8 años. Me retiro de la cocina antes de perder lo poco que me queda de compostura.
Dia 5: Viernes en la oficina.
Por la mañana pasé tres horas en mi escritorio, enfocado en sitios Web que hablan de
plan de acción, pero si las generalidades de algunos puntos sobre los cuales quiero discutir con él cara a cara. En otras palabras, lo quiero hacer enojar lo suficiente para que me dé una orientación clara. Me armo de valor y le respondo...
COMENTARIOS:
Ante todo comentar que el caso aquí expuesto es un tema preparado para el curso.
Primero, Frank es un amargado derrotista que en vez de dar la cara y poner ganas, no hace más que quejarse de su situación. Un directivo medio de una empresa de más de 300 empleados debería saber lo que es un ERP antes de que se lo mencione su jefe y palabras como integrar y procesos empresariales deberían formar parte de su vocabulario habitual. Además debería ver este nuevo reto como un cambio para mejora de su empresa y debería afrontarlo como una perfecta oportunidad para el reconocimiento de su valía. Partiendo de esto, yo le recomendaría que deje su puesto a otro más válido y consuma una variedad de cócteles en la playa que irá más relajado.
Si al final decide quedarse, debería efectivamente empezar por Google. Ahí encontrará varias soluciones, pero debe buscar “ERP”.
A partir de aquí Frank lo tiene fácil, ¿qué opinan Uds?.
No, no le será fácil pero si lograra hacerlos eficientemente si se asesora bien sobre como implantar un ERP.
CUESTIONARIO
● ¿Qué debería hacer Frank para afrontar la tarea asignada?
Frankie debería investigar más que es un sistema ERP, y conocer la metodología para la implantación y realizar un estudio interno de la empresa.
● ¿Qué le recomendaría Ud, algunos consejos, enlaces de ayuda, sugerencias? Frankie debe conocer bien que es un ERP y en que beneficiara a la empresa. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, o Sistema de Información para la gestión integral de una Empresa), diseñados para coordinar recursos, información y las actividades necesarias para completar los procesos de negocios, son sumamente eficientes. Pero como en toda herramienta tecnológica, es fundamental elegir el socio adecuado para la implementación.
organización para abordar el cambio con la actitud de asimilar las prácticas operativas embebidas en el software antes que pretender automatizar las existentes.
Al momento de la selección de una empresa de Consultoría para implementar
soluciones ERP, se debe pensar en un socio estratégico con el que se va a trabajar en forma muy unida durante todo el tiempo que dure el proyecto, y que además podrá asistirlo posteriormente en el mantenimiento evolutivo y los nuevos desafíos que decida enfrentar la empresa.
Por ende, a al hora de la elección se deberá tener en cuenta una cantidad de cuestiones que tienen que ver con la experiencia profesional, pero también con su condición de empresa y hasta con la calidad humana de sus funcionarios.
http://www.gestiopolis.com/erp-planificacion-de-recursos-empresariales/ http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm
http://upcommons.upc.edu/pfc/bitstream/2099.1/18382/1/PFC_Implantaci%C3%B3n %20de%20un%20sistema%20ERP%20SAP%20en%20una%20empresa.pdf
● ¿Qué actividades, recursos y tiempos debería considerar en su cronograma? Las personas y la cultura de la organización.
Las personas son clave en las organizaciones y el impacto de una implantación de un ERP sobre ellas es muy importante. Obviamente, la gestión del cambio es un elemento clave.
Por ello, el correcto análisis de los requerimientos de los usuarios e integrarlos desde el primer momento de la implantación es clave para conseguir buenos resultados con el proyecto. Además, se deben definir exactamente las mejoras que va a obtener cada una de las personas de la organización con la implantación y definir un plan de comunicación para "vender" el proyecto a todas las personas de la organización.
La estrategia
El proceso "ideal" sería que el plan tecnológico - incluyendo el ERP y su hardware asociado- soporte la estrategia corporativa y no al contrario, como algunos fabricantes de ERPs mantienen. Básicamente, la idea es que teniendo perfectamente definida la estrategia de la organización, se asocie a ella los recursos tecnológicos necesarios para que sea posible ejecutarla.
El hardware
necesario. Los procesos
Se ha de considerar que además de las personas, los procesos son los que definen la eficiencia y eficacia de la organización.
Por ello en el proyecto de implantación de ERP se deben redefinir los procesos para mejorar su eficiencia y eficacia. El enfoque correcto es redefinir los procesos con las posibilidades que el ERP ofrece - como un paso previo a la implantación y que los nuevos procesos sean soportados por el ERP.
Sin embargo, lo habitual es encontrar implantaciones de ERPs en los que, tras la implantación, se ejecutan los procesos exactamente igual que antes del ERP.
Este es un problema importante, ya que no se consigue ninguna mejora en los costes o tiempos de los procesos. Aunque tengamos el mejor ERP del mundo, si los procesos no se remodelan, seguirán siendo igual de eficientes o ineficientes como lo eran hasta el momento de la implantación y entonces, la implantación del ERP tendrá bajo o nulo impacto en la eficacia y eficiencia.
● ¿Qué solución ERP debería proponer para su empresa?
Una que pueda administrar sus productos tanto en los procesos como en cantidades, lo cual ayudara a optimizar, mejorar y que su trabajo sea más eficiente. Y lograr los objetivos
● Optimización de los procesos empresariales. ● Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
● La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
● Eliminación de datos y operaciones innecesarias. ● Reducción de tiempos y de los costes de los procesos. ● ¿Cuál es la inversión estimada?
En 2002, un estudio de la consultora Meta Group (absorbida en 2005 por Gartner) analizó el coste de 63 implementaciones de ERP en empresas pequeñas, medianas y grandes. La conclusión fue que, teniendo en cuenta la instalación inicial y el mantenimiento durante un periodo de dos años, el coste global que supone implantar un sistema de planificación de recursos empresariales oscilaba entre 300.000 euros… ¡y 215 millones de euros!
Estas cifras sitúan a los software de planificación empresarial fuera del alcance de las pequeñas y medianas empresas, al igual que cuando surgieron los primeros ERP solo las multinacionales podían pagarlos. Pero en los últimos años han aparecido ERP para pymes que reducen mucho los costes gracias a la estandarización y las nuevas tecnologías.
desagradable “sorpresa”. A continuación puedes ver un desglose de estos aspectos con algunas indicaciones sobre su peso aproximado en una implementación de ERP estándar.
¿Eso es todo? No, aún hay que sumar una partida más que los expertos denominan los "costes ocultos" de un ERP. Se trata de una serie de gastos que no suelen contemplarse en el presupuesto inicial, pero que surgen a medida que se implanta y empieza a usar el sistema de gestión empresarial. Por ejemplo:
Desviaciones en el presupuesto de consultoría previsto inicialmente. Integración con las aplicaciones ya existentes actualmente, a menudo
antiguas.
Migración y conversión de datos heterogéneos no estructurados para usarlos en el ERP.
Rediseño de los procesos internos para adaptarlos al funcionamiento del ERP.
Mantenimiento técnico de todos los aspectos no incluidos en el contrato. Pérdida de productividad de los empleados mientras se adaptan al nuevo
sistema.
Al ver el coste y el esfuerzo que supone, tal vez llegues a la conclusión de que implementar un ERP no sale a cuenta. Sin embargo, los beneficios acaban compensando estos gastos si tu empresa sabe elegir un ERP adecuado a sus necesidades. Por ejemplo, el mismo estudio de Meta Group que citábamos al principio concluyó que la mayoría de las 63 compañías analizadas recuperaron la inversión menos de un año después de la implantación del sistema de planificación de recursos empresariales, gracias al ahorro y el mayor control de costes. ¡Y esas solo son algunas de las ventajas de un ERP!
● ¿Qué requisitos se necesitan?
Tras ver las amplias posibilidades de un ERP, es importante señalar que la correcta implantación de un ERP conlleva incrementos radicales de productividad así como la posibilidad de tener mejor información en la toma de decisiones. La implantación de un ERP, en la mayoría de los casos, no se plantea para conseguir pequeñas mejoras sino mejoras radicales.
Vistas las características y posibilidades del ERP, parece claro que el cambio organizacional necesario para la implantación de un ERP es muy importante ya que se han de remodelar los procesos y han de estar implicadas personas de distintas áreas, creando equipos multidisciplinares.
Para valorar la complejidad de una implantación de ERP, hemos de tener en cuenta que en una implantación interactúan los siguientes seis elementos:
esta fase, se debe realizar un profundo análisis de la estrategia, personas, procesos y tecnología para así plantear la mejor solución tanto desde el punto de vista tecnológico como de gestión del cambio asociado. En esta etapa se crearán equipos de trabajo para hacer este análisis y para el trabajo posterior.
2.- Definición del alcance funcional de la implantación del ERP, es decir qué áreas y funciones comprenderá la implantación así como un primer planteamiento de calendario.
3.- Definición de objetivos de la implantación del ERP. Claramente, habrán objetivos tangibles (reducción de costes, mejora de eficacia y eficiencia de procesos, reducción del plazo de entrega, reducción de los niveles de inventario, etc.) y otros intangibles como por ejemplo disponer de más cantidad de información y conocimiento para la toma de decisiones. Obviamente, todos estos objetivos deben estar integrados dentro de la estrategia de la organización.
4.- Definición de las mejoras en los procesos y organización que aportará la implantación del ERP. Esto no debe ser una declaración de intenciones sino que se deben haber modelado los procesos de la organización y reconocer el impacto sobre ellos de la implantación del ERP. En esta fase se deben definir objetivos cuantificados de mejora para cada uno de los procesos y deben estar integrados en el calendario del proyecto.
5.- Definición del plan de gestión del cambio para conseguir el cambio de manera coherente. Dentro de este plan, el plan de comunicación interna es muy importante para "vender" los beneficios del proyecto a los integrantes de la organización para conseguir que todo el mundo perciba una mejora con el proyecto ERP.
6.- Elección de la solución tecnológica y del implantador más adecuado en función del análisis realizado en la primera fase así como los módulos y parametrizaciones necesarias.
Para la elección del ERP se emplearán al menos los siguientes parámetros:
de base de datos, Usabilidad, Escalabilidad, Flexibilidad para la gestión de nuevas líneas de negocio.
Para la evaluación del implantador, se emplearán al menos los siguientes parámetros:
Experiencia en el sector. Coste.
Conocimientos y experiencia del personal, sobre todo del jefe de proyecto en implantaciones del producto.
Conocimientos y experiencia del personal, sobre todo del jefe de proyecto en implantaciones del producto en el sector.
Metodología de implantación. Metodología de formación.
Experiencia con el producto. Proximidad geográfica. Presencia global.
Compromiso en la implantación.
Conocimientos y experiencia en integración de sistemas. Capacidad de disposición de personal.
Estabilidad financiera del implantador.
Como se observa tanto en la elección del producto como del implantador, el coste es un parámetro importante pero ni mucho menos definitivo.
