Diseño e implementación de un manual de procesos para el área jurídica de la Regional
Santander del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF
Leidy Karina Ramírez Antolínez
Universidad de Santander UDES
Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Administración de Negocios Internacionales Bucaramanga
Diseño e implementación de un manual de procesos para el área jurídica de la Regional
Santander del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF
Leidy Karina Ramírez Antolínez
Trabajo de grado presentado para optar al título de: Administrador de Negocios Internacionales
Director:
Mg. Carlos Manuel Figueroa Orejarena
Universidad de Santander UDES
Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Administración de Negocios Internacionales Bucaramanga
Contenido
Introducción ... 1
1 Descripción del proyecto ... 2
1.1 Descripción del problema. ... 2
1.2 Objetivo general. ... 3
1.3 Objetivos específicos. ... 3
1.4 Justificación. ... 3
1.5 Diseño Metodológico. ... 5
1.5.1 Investigación no experimental ... 5
1.5.2 Investigación descriptiva ... 5
2 Resultados de la investigación ... 7
2.1 Recopilar la información para determinar las características de los procesos judiciales del ICBF en la Regional Santander ... 7
2.1.1 Planeación del proyecto. ... 8
2.2 Determinación de los requerimientos de la información que debe contener el manual para el cumplimiento de los protocolos pedidos en el área jurídica del ICBF. ... 12
2.2.1 Análisis del sistema. ... 12
2.3 Diseño del sistema ... 13
2.3.1 Paso a paso de los procesos judiciales en el área jurídica de la Regional Santander del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF. ... 13
2.4 Desarrollo del sistema y documentación. ... 19
2.4.1 Ingreso de información en el eKOGUI. ... 27
2.5 Pruebas del sistema. ... 38
2.6 Implantación del sistema. ... 38
2.7 Mantenimiento del sistema. ... 39
3 Conclusiones ... 40
4 Recomendaciones ... 42
Lista de Gráficos
Lista de Tablas
Tabla 1: Diligenciamiento de la información según categorías ... 11
Tabla 2: Menú principal manual de procesos ... 20
Tabla 3: Control procesos I ... 21
Tabla 4: Control de procesos II ... 21
Tabla 5: Ubicación archivo físico ... 23
Tabla 6: Cruce EKOGUI y F9... 24
Lista de Ilustraciones
Ilustración 1: Página principal eKOGUI ... 27
Ilustración 2: Ventana acceso a la plataforma eKOGUI ... 27
Ilustración 3: Ingreso de datos. ... 28
Ilustración 4: Selección eKOGUI ... 28
Ilustración 5: Ventana principal de la plataforma ... 29
Ilustración 6: Selección procesos judiciales ... 30
Ilustración 7: Ventana de búsqueda de procesos ... 30
Ilustración 8: Datos principales del proceso. ... 31
Ilustración 9: Ventana actualización de datos I ... 32
Ilustración 10: Ventana actualización de datos II ... 32
Ilustración 11: Actuaciones del proceso ... 33
Ilustración 12: Agregar una nueva actuación al proceso ... 34
Ilustración 13: Subir archivo digital ... 34
Ilustración 14: Ingreso de la provisión contable y el riesgo del proceso ... 35
Ilustración 15: Datos generales de la provisión contable y el riesgo del proceso ... 36
Ilustración 16: Histórico de la calificación del riesgo y de la provisión contable ... 37
Resumen
Título: Diseño e implementación de un manual de procesos para el área jurídica de la Regional Santander del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Autores: Leidy Karina Ramírez Antolínez
Palabras clave: Manual, procesos judiciales, base de datos, control, gestión de procesos, archivo físico, eKogui.
Descripción:
El presente proyecto tiene como objetivo principal el diseño y la posterior implementación de un manual de procesos, con el fin de informar, controlar, manejar y darle una mejor
administración a todos los procesos judiciales que se encuentran en el grupo jurídico de la
Regional Santander.
Este control realizándose mediante el uso de la herramienta Microsoft Excel y la alimentación
de la plataforma brindada por el estado la cual es el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI., aplicativos en los cuales queden registrados todos los procesos
judiciales de la entidad, clasificados según parámetros que van acorde a los requerimientos
hechos por la institución, utilizando para ello un proceso que permita su adecuado manejo,
control y administración por los responsables del área jurídica del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Para ello, se realizó una investigación sobre los procesos que son responsabilidad de esta área
y las mejoras necesarias para optimizar la eficiencia en todos los procesos y con base en un plan
Abstract.
Title: Design and implementation of a process manual for the legal area of the Santander Regional of the Colombian Family Welfare Institute.
Author: Leidy Karina Ramírez Antolínez.
Keywords: Manual, judicial processes, database, control, process management, physical file, eKogui.
Description:
The main objective of this project is the design and subsequent implementation of a process manual, in order to inform, control, manage and give better management to all judicial
processes that are in the legal group of the Regional Santander.
This control is done through the use of the Microsoft Excel tool and the feeding of the
platform provided by the state which is the State's Unique System of Management and Litigation Information - eKOGUI., applications in which all the judicial processes of the entity are
registered, classified according to parameters which are in accordance with the requirements made by the institution, using a process that allows its proper management, control and
administration by those responsible for the legal area of the Colombian Family Welfare Institute.
To this end, an investigation was carried out on the processes that are the responsibility of this area and the procedures used to carry out these tasks, in the same way, the information
collected was verified with the affiliated professionals, the needs of the users and the necessary improvements to optimize efficiency in all processes and based on a work plan, the manual was
Introducción
El Grupo Jurídico de la Regional Santander, del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –
ICBF, es el encargado de admitir, contestar y reservar los procesos judiciales que recibe el Instituto en el departamento de Santander, atendiendo a la reglamentación jurídica que establece la Ley 594 del 14 de julio del 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.
Actualmente, se están presentando algunos inconvenientes en el manejo de los procesos judiciales, porque no existe un mecanismo que permita dar un orden a la información que se
recibe y priorizar la atención que esta requiere.
Con el propósito de buscar soluciones prácticas y efectivas, se ha realizado una revisión de los programas de gestión documental establecidos por el Instituto, como son el Programa de
Gestión Documental, (P.G.D.), el cual se concibe como un instrumento de planeación, seguimiento y control de las diferentes actividades relacionadas con la producción, gestión,
organización, acceso, conservación y disposición final de la producción documental y la
administración de la información pública en cualquier soporte, al igual que construir, promover y fortalecer la cultura archivística.
A partir de la revisión realizada, se ha considerado proponer un manual para la optimización en el manejo, control y supervisión de los procesos judiciales llevados a cabo en el área jurídica de la Regional Santander del ICBF, cumpliendo con todas las expectativas y requerimientos de
esta dependencia, el cual permita guiar y facilitar la gestión de estos procesos, así como en la gestión de contenidos Web haciendo uso de herramientas TIC, como lo son el aplicativo
1 Descripción del proyecto 1.1 Descripción del problema.
La Regional Santander del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en adelante ICBF,
tiene una sección encargada del seguimiento de todos los procesos judiciales que son asignados al Instituto, así como también de las respuestas requeridas por parte de los abogados adscritos, denominada oficina asesora jurídica.
Actualmente, este despacho tiene un número aproximado de 300 procesos, que demanda alta organización y adecuado manejo para que se dé el debido trámite, evitando así la congestión y el
no cumplimiento de lo señalado por la ley para esta atención. El trámite que hoy se da, no cuenta con el respaldo de una base de datos unificada, que permita la búsqueda de estos de manera eficiente por parte de los abogados; ellos se ven en la tarea de realizar esta búsqueda en el archivo
físico lo cual, se traduce como una congestión documental, al mismo tiempo que obstaculiza el seguimiento constante del proceso jurídico.
De igual manera, al no existir una base de datos que reúna todos los documentos que esta oficina recepta, no es posible conocer la cantidad exacta de folios que cada proceso judicial contiene como tampoco el estado en el que se encuentra dicho litigio.
Todo lo anterior, representa un problema para las partes interesadas, porque al no tener un control total sobre los procesos que se manejan, hace que se afecte la oportunidad, la transparencia y la programación que se debe realizar para atender los requerimientos de las
1.2 Objetivo general.
Diseñar un manual para la optimización de los procesos jurídicos de la Regional Santander del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
1.3 Objetivos específicos.
Recopilar información para determinar las características de los procesos judiciales del ICBF
en la Regional Santander.
Establecer los requerimientos de la información que debe contener el manual para el
cumplimiento de los protocolos pedidos en el área jurídica del ICBF.
Realizar una prueba piloto para determinar los alcances del manual y las acciones de mejora
que requiera.
Presentación y entrega del manual.
1.4 Justificación.
Los aspectos normativos del manejo de la información se han venido consolidando desde el año 2000, como lo señala el Archivo General de la Nación, en la ley 594 de 2000, en su artículo 4°, numeral a)
"Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable
para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la
ley."
De otra parte, el Programa de Gestión Documental – PGD, define claramente el “Conjunto de
actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final”, acciones que definen la necesidad de dar un manejo oportuno, claro a la documentación
que maneja el estado y al interior de la entidad.
El desarrollo de este proyecto de investigación está soportado de una parte en la Ley General
de Archivos, quien define las reglas del manejo documental en el país y por tanto, reglamentar aquellas actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su creación hasta
la disposición final. Con lo anterior mencionado, se pretende señalar que la misma investigación no sólo busca fines académicos sino solucionar una problemática real presente en el ICBF
seccional Santander, en cuanto al manejo de la información relacionada con los procesos
jurídicos que dicha entidad maneja, buscando el mejoramiento permanente del servicio, evitar los reprocesos haciendo uso de las tecnologías de la información y la comunicación.
Por tal motivo, y ante la evidente necesidad de implementar la normatividad archivística presente en Colombia, se ha optado por desarrollar una base de datos digital a la cual todos los abogados que laboran en dicha sección agreguen sus demandas mediante series y subseries
preexistentes como lo son: día de llegada de la demanda, primera instancia con el juez, día de audiencia, demandante, tipo de proceso, despacho judicial y estado actual del proceso.
cual contendrá todos los expedientes electrónicos, tanto los digitales como aquellos que fueron
digitalizados. Esto a su vez, espera contribuir con el flujo documental en la sección de la mencionada entidad con el fin de garantizar la consulta y tramites eficientes por parte de los
abogados y ciudadanos que requieran la consulta de dicha información.
1.5 Diseño Metodológico.
Dadas las características del problema de investigación y el objetivo final del trabajo, el proyecto se desarrollará bajo diferentes tipos de investigación.
1.5.1 Investigación no experimental
“Podría definirse como la investigación que se realiza sin manipular deliberadamente
variables. Es decir, se trata de estudios donde no hacemos variar en forma intencional las
variables independientes para ver su efecto sobre otras variables. Lo que hacemos en la investigación no experimental es observar fenómenos tal como se dan en su contexto natural, para posteriormente analizarlos.” (Fernández, Hernández, Baptista, 2010).
Este tipo de investigación está presente en el proyecto, debido a que, las variables que para el caso del proyecto corresponden a la cantidad de procesos judiciales que llegan a la Regional, sus
tiempos de contestación y medios de control, etc., las cuales no serán modificadas de ninguna forma, sino que serán analizadas en cuanto a la manera en que estas variables pueden afectar
positiva o negativamente el correcto funcionamiento de la Regional.
1.5.2 Investigación descriptiva
“Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las características y los perfiles
independiente o conjunta sobre los conceptos o las variables a las que se refieren, esto es, su objetivo no es indicar cómo se relacionan éstas.” (Fernández, Hernández, Baptista, 2010).
Esta modalidad de investigación hará parte del proyecto, teniendo en cuenta que por medio de
esta se logró recopilar y distinguir las principales características de las variables involucradas en el estudio para poder realizar el manual de procesos que optimizará todos estos procesos dentro del Grupo Jurídico de la Regional Santander del ICBF.
Siguiendo este orden de ideas, la investigación se desarrollará igualmente bajo un enfoque cuantitativo, en el cual en base a los datos recogidos usando mediciones numéricas y análisis
2 Resultados de la investigación
2.1 Recopilar la información para determinar las características de los procesos judiciales del ICBF en la Regional Santander
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar es la entidad del estado colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia, así mismo es un establecimiento público descentralizado,
con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, creado por la Ley 75 de 1968 y reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto Reglamentario
No. 2388 de 1979, que mediante Decreto No. 4156 de 2011 fue adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
Rigiéndose a la Ley 1437 de 18 de enero de 2011, por la cual se expide el Código de
Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo dentro del cual en su artículo 22 se trata sobre la Organización para el trámite interno y decisión de las peticiones estipulando
que Las autoridades deberán reglamentar el trámite al interior de la organización, para atender y resolver las quejas que le corresponden. Así mismo, dentro de la estructura y funciones a cumplir por parte de ICBF, está la Oficina Asesora Jurídica, la cual según el numeral 12 del artículo 6 del decreto 987 de 14 de mayo de 2012 tiene dentro de sus funciones la de “Atender las diligencias
de carácter extrajudicial, judicial y administrativo en las cuales deba ser parte el Instituto, y
mantener actualizada la información sobre el estado de las demandas instauradas contra o por la Entidad” y de la misma manera como lo nombra la resolución 1710 de 29 de septiembre de 2004,
en la cual se delegan las funciones a las cuales se ve encargado el Jefe de la Oficina Jurídica de la
administrativa del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en los procesos judiciales o actuaciones administrativas, en las que intervenga a cualquier título.”
Como parte de los procesos extrajudiciales, judiciales y administrativos que maneja el ICBF,
están las demandas, los derechos de petición y las acciones de tutela, procesos los cuales cada uno maneja sus características, tiempos y formas de contestación diferentes, al igual que el manejo del archivo físico que se le da a cada uno de estos.
2.1.1 Planeación del proyecto. El grupo jurídico de la Regional Santander del Instituto Colombiano del Bienestar Familiar se encarga de hacer toda la representación judicial de esta
regional, recibiendo alrededor de 20 a 30 demandas al mes, y manejando un aproximado de 300 demandas al momento. La falta de información y de un instructivo en el cual se especifique el procesos y procedimientos correspondientes a seguir en la representación judicial al igual que las
obligaciones de quienes están encargados de esta representación, posicionan al nuevo personal que llega al grupo en una situación desconocida, viéndose este en la tarea de investigar por sí
mismo o de ir aprendiendo en el camino, la forma en la cual debe ejercer esta representación judicial. Esta falta de información e instructivos es lo que lleva al Instituto a perdidas en los
juzgados y por ende a sentencias condenatorias.
Uno de los mayores problemas que se presentan en el grupo jurídico es la desorganización de los procesos jurídicos, su control y correcto manejo, el desconocimiento del número exacto de
procesos que maneja la regional y el número de demandas que maneja cada abogado, el Grupo Jurídico cuenta con 3 abogadas, las cuales son las encargadas de ejercer la representación judicial de la regional, la falta de tener un sistema en el cual se lleve el seguimiento de los procesos que
tener en cuenta la carga laboral o la responsabilidad y el riesgo de los procesos que maneja cada
abogada.
Por estos motivos, es pertinente el diseño y la posterior implementación del presente manual, con el fin de informar, controlar, manejar y darle una mejor administración a todos los procesos
jurídicos que se encuentran en la Regional Santander mediante el uso de la herramienta Microsoft Excel en la cual se diseñó una plantilla con ciertas categorías las cuales van acorde a los
requerimientos hechos por los responsables de la representación judicial , al igual que llevar al día la alimentación de la plataforma brindada por el estado la cual es el Sistema Único de Gestión
e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI. La alimentación de esta plataforma eKOGUI, debe hacerse en tiempo real, subiendo todos los documentos requeridos correspondientes a cada proceso, año tras año la Contraloría General de la República realiza auditorías a las entidades
públicas haciendo revisiones en cuanto a la relación en las bases financieras de las entidades y esta plataforma eKOGUI. Desde el año 2016, la Contraloría encontró varios hallazgos en las
cuales se presentaban varias inconsistencias cuando se hizo la comparación de los registros financieros del ICBF y la información que estaba plasmada en el eKOGUI, y en los años
siguientes 2017 y 2018 estas inconsistencias siguieron, por esto y los demás motivos relacionados
anteriormente, es totalmente necesario el diseño e implementación de este manual de procesos. Dentro del hallazgo realizado por la Contraloría se destaca “Se estableció que la Regional
eKOGUI sólo se encontraron registrados 138 procesos judiciales activos, los cuales no se
encuentran con todas las actuaciones al día”1
Esto, originado por las falencias de gestión de la Entidad, relacionadas con el no cumplimiento de sus obligaciones, así como, de los apoderados judiciales, tales como el no registro oportuno y
la falta de veracidad de la información reportada en los sistemas y procesos judiciales, igualmente, la falta de seguimiento y articulación entre los sistemas SIRECI y el eKOGUI,
dificultándose el seguimiento de las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la
actividad judicial, que afectan la gestión jurídica y la veracidad de la información reportada por la
Entidad.
Con base en esto, se realiza la recolección de la información haciendo uso del software Microsoft Excel, donde se clasifica la información de los procesos judiciales en una serie de
categorías las cuales son:
Despacho judicial
Fecha de la admisión de la demanda en el juzgado
Fecha de notificación al Instituto de la demanda
Asunto del proceso
Clase de proceso
Demandante
Documento del demandante
Radicado del proceso
Estado actual del proceso
Documentos correspondientes
Ubicación en archivo físico
Actualización en plataforma eKogui
Tabla 1. Determinación de las categorías para la clasificación de información
De esta forma, organizando a la vez la documentación en físico y digitalizando los documentos necesarios, se va alimentando dicha base de datos, de la siguiente manera.
2.2 Determinación de los requerimientos de la información que debe contener el manual para el cumplimiento de los protocolos pedidos en el área jurídica del ICBF.
2.2.1 Análisis del sistema. Con apoyo del coordinador del Grupo Jurídico, el Dr. Darío Mantilla Sanmiguel, y las abogadas a cargo del manejo de estos procesos, se definen los criterios y los lineamientos que se deben contener en el manual siendo este alimentado de forma
autodirigida y así satisfacer las necesidades y expectativas de, en primer lugar, la Regional Santander del ICBF, la Directora general de este centro y finalmente de los abogados que hacen
parte del área jurídica.
se encuentren vinculadas al proceso y constituyan el manual un elemento de apoyo útil, para el
cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para contribuir conjuntamente con el control interno, en la consecución de las metas propuestas, asegurando el buen uso de la información y
consolidar el cumplimiento normativo.
El presente manual está orientado a:
Conocer y controlar todos los procesos judiciales que maneja la entidad.
Identificar y comprender los pasos a seguir para realizar correctamente el manejo y la
organización de los procesos judiciales.
Hacer uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) que estén a
disposición de la entidad, como por ejemplo Microsoft Excel y el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI, el cual debe estar actualizado
siendo subida la información en tiempo real, para que esta esté acorde a los informes financieros internos del Instituto.
Lograr la eficiencia y la eficacia en la administración de los procesos en todas sus
instancias al igual que el manejo de la información tanto física como digital.
2.3 Diseño del sistema
2.3.1 Paso a paso de los procesos judiciales en el área jurídica de la Regional Santander del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF. De todos los procesos manejados por el Grupo Jurídico, el proyecto en desarrollo se orientó al referido a la representación judicial y en la gestión de los procesos judiciales y extrajudiciales, entendiendo por extrajudiciales las audiencias
Todo proceso inicia con la notificación respectiva de la conciliación extrajudicial o de una
demanda interpuesta en contra de la entidad. La primera etapa del proceso se da, bien sea cuando el abogado inicia la solicitud de conciliación con la procuraduría o este es notificado
de una solicitud de conciliación.
Esta solicitud es recibida por la oficina Asesora Jurídica, ubicada en la ciudad de Bogotá, que
es la de mayor jerarquía dentro de las oficinas de representación judicial del Instituto. Esta oficina es quien se encarga de notificar a los coordinadores de los grupos jurídicos de cada regional, de todos los procesos que le competen. Las notificaciones se hacen, en su mayoría
por medio de correo electrónico oficial, de igual forma las notificaciones pueden llegar en físico al grupo jurídico, llegando en primer lugar a la oficina de radicación de la regional, con
el apoyo de la compañía de correspondencia 4-72, para que esta notificación sea válida, deberá contener la demanda y todos los anexos correspondientes a esta.
La oficina de radicación recibe estas notificaciones y las remite al coordinador del grupo
jurídico quien a su vez delega a una persona dentro de este, quien se encargará de hacer el reparto y asignación de los procesos, que, para el caso del grupo jurídico de la regional Santander, el responsable es el secretario. Este reparto y asignación se hace, de igual forma,
ya sea que la notificación haya llegado por medio de correo electrónico o en físico a la regional.
En estos momentos, el grupo jurídico cuenta con 3 abogados quienes se encargan de la
representación judicial de la regional, una vez se haya hecho el reparto y asignación de los
de conciliación, este comité es quien decide si hay lugar o no para posibles conciliaciones con
la contraparte.
Se realiza la contestación de la demanda dentro de los términos establecidos, cuando se trata
de demandas laborales cuentan con un término de 10 días hábiles, para las demandas
administrativas hay un plazo de 55 días y para los procesos civiles, el termino de contestación varía dependiendo del tipo de proceso. Siendo los procesos administrativos los de mayor plazo, se debe proyectar la contestación al día 40 y esta respuesta siendo revisada, en la
medida de lo posible, por el Coordinador del Grupo Jurídico y presentar finalmente esta contestación a más tardar al día 50, para evitar contratiempos de último momento y
terminación del plazo.
En ese mismo día 40, dependiendo del proceso, se debe analizar si se proponen excepciones, si se hace llamamiento en garantía y durante esos mismos 55 días que hay de plazo de
contestación, se debe hacer todo el recaudo de pruebas. Para garantizar una buena
representación judicial, se debe hacer el correcto recaudo de pruebas, siendo estas analizadas
(acorde a propuestas realizadas por los abogados) por otra persona, la cual se encargue específicamente de este recaudo de pruebas, que llame a los centros zonales, para que haga la respectiva búsqueda en gestión documental de toda la información que sea pertinente para el
caso, que se comunique con los defensores de familia involucrados.
Una vez realizada la contestación se debe realizar la radicación de esta, en el caso de que el
proceso sea administrativo y pertenezca a la ciudad de Bucaramanga, esta se hace en las
procesos pertenecientes a las ciudades de San Gil y Barrancabermeja, su radicación se hace
directamente en el juzgado en el cual se haya admitido la demanda.
Ya radicada la contestación de la demanda, el abogado deberá estar al pendiente del auto que
da traslado de excepciones (siempre proponiéndose el traslado de excepciones), una vez se da
este auto de traslado de excepciones, se dará el auto que fija la audiencia inicial, todos estos autos siendo notificados mediante correo electrónico, para esta audiencia inicial, el abogado debe tener el poder de representación el cual es concedido por el director de la oficina
Asesora Jurídica de Bogotá y el certificado del comité de conciliación.
Durante este tiempo, entre que el abogado radica la contestación de la demanda y se da la fecha de la audiencia inicial, el abogado deberá hacer la respectiva alimentación de información en el aplicativo de Excel, en el Sistema Único de Gestión e Información
Litigiosa del Estado – eKOGUI y organizar el proceso en el archivo físico.
En la realización de esta audiencia inicial, se presentan las dos partes comprometidas en el
proceso y se fija el litigio en el cual se establece los hechos y las pretensiones de la demanda, la contestación dada por la entidad, exponer que las dos partes estén de acuerdo con lo
relatado, ya realizada la fijación del litigio, el juez le da la palabra a la demandada para que presente si tiene parámetros del comité de conciliación para conciliar y allegar el certificado, en caso de no haber animo conciliatorio se sigue con el proceso.
Sí se llega a una conciliación en la audiencia se levanta el acta por la cual se termina el
proceso, en caso de no llegar a conciliación, el juez declara el animo de no conciliatorio y decreta pruebas, en este decreto de pruebas se puede presentar que el juez le haga
este se hace con los centros zonales, con gestión documental, con los defensores de familia,
los operadores, etc.
Se da la audiencia de pruebas, en la cual el abogado ya debió haber entregado previamente las
pruebas solicitadas por el juez en los requerimientos y en esta audiencia, el abogado llevará a todos sus testigos.
Ya cerrada la audiencia de pruebas, se presentan los alegatos.
Se declara el fallo.
De ser necesario, se presentan los recursos, los de orden administrativo la apelación, el
recurso de casación y si se trata de procesos laborales o de primera instancia o única instancia se da la consulta.
Finalmente se provee la ejecutoria de la sentencia, se debe realizar él envió del proceso y de
la sentencia a la oficina Asesora Jurídica para ser guardado en archivo central.
En caso de que la sentencia haya sido condenatoria, se deberá hacer el trámite para el pago y
después de realizado este pago, se hará la acción de repetición, esta acción hace referencia a
los estudios que deben ser adelantados por el abogado con el fin de determinar cuáles fueron las acciones que llevaron a que la entidad fuera condenada. Si se presentó alguna negligencia
por parte de los servidores o contratistas que dieron lugar a que se presentará el daño
antijuridico, si es así, el abogado se encuentra en la obligación de demandar a este servidor y hacer los trámites necesarios para que se inicie un proceso disciplinario.
A la par de todo este proceso, se deberá informar al área financiera de la entidad, del tipo de proceso y riesgo que maneja, para que se haga el respectivo aprovisionamiento de capital en caso de salir condenados. Este informe al área financiera, solo se les hace a aquellos procesos que
Aeste manual tendrán acceso las personas que forman parte del proceso de representación
judicial, que, para el caso del grupo jurídico de la regional Santander, son:
Oficina Asesora Jurídica (Bogotá)
Directora general de la regional Santander
Grupo jurídico
Grupo financiero
Contraloría General de la República
2.4 Desarrollo del sistema y documentación.
Como se mencionó anteriormente, se diseñó una plantilla en Excel, la cual cuenta con distintas categorías, realizadas para darle una mejor organización a los procesos, así como diferentes
ventanas/pestañas de contenido.
Al entrar al documento realizado en Excel, se podrá visualizar el menú principal del manual de procesos, el cual cuenta con distintas pestañas los cuales dirigirán al personal a las diferentes
Tabla 2: Menú principal manual de procesos
Al dar click en cualquiera de las pestañas que se encuentran en el menú principal, por medio de hipervínculos serán desbloqueadas las demás hojas pertenecientes al menú. La primera
Tabla 3: Control procesos I
Tabla 4: Control de procesos II
En esta hoja, se encontrarán todas las categorías referentes al control de los procesos judiciales
que maneja la entidad, entre ellas encontramos:
Despacho judicial: En esta casilla se deberá especificar el despacho en el cual se admitió la
demanda, ya sea administrativo, laboral o si la demanda llego a un tribunal, así mismo se deberá incluir el número del despacho y su ciudad.
Fecha de admisión: Se refiere a la fecha en la que la demanda fue admitida en el despacho.
Fecha de notificación: Fecha en la cual se notificó oficialmente a la entidad del proceso.
Clase de proceso: Especificar qué tipo de proceso es, ya sea administrativo, laboral o civil
y por cual medio de control será manejado.
Demandante: Nombres completos de la/s contrapartes de la demanda.
Documento del demandante: Número de identificación (Cédula, cédula de extranjería, etc)
En caso de tratarse de más de una persona, se colocará el documento de la primera persona mencionada en el proceso.
Radicado: Código único de radicación expedido por el despacho en el cual se admitió la
demanda.
Estado actual del proceso: Mencionar la última actuación que hubo en el proceso con su
respectiva fecha.
Documentos correspondientes: Documentos que se encuentren en el expediente físico
(notificación, poder de representación, demanda, contestación de la demanda, alegatos, recursos, pruebas, sentencia, etc)
Ubicación en archivo físico: Caja en la cual se encuentre el expediente.
Ekogui: Mencionar si el proceso ya ha sido actualizado en la plataforma Ekogui.
Tabla 5: Ubicación archivo físico
En esta hoja se deberá relacionar todos los procesos con su ubicación en físico, esto con el
objetivo de tener un mejor control y reducir los tiempos de búsqueda de los expedientes.
Al igual que la hoja anterior, para regresar al menú anterior solo se debe dar click en el icono
Tabla 6: Cruce EKOGUI y F9
Dentro de esta hoja de cálculo se encontrará el cruce entre la plataforma EKOGUI y el
informe de financiera F9, los procesos siendo organizados por su fecha y usando celdas de
colores para especificar el estado en el cual se encuentra cada uno de ellos.
Las celdas que se encuentran sin color son aquellas que están presentes en las dos
Las celdas que se encuentran con color rosado son aquellas que se encuentran en el reporte
del F9 pero no dentro de la plataforma EKOGUI, y las cuales ya han sido revisada y analizadas, dando una observación sobre el estado del proceso. Con base a esta
observación, se analizará si este proceso debe ser ingresado en la plataforma EKOGUI o debe ser retirado en su totalidad del informe F9.
Las celdas que se encuentran con color verdes son aquellas que se encuentran en el reporte
del F9 pero no dentro de la plataforma EKOGUI y que aún no han sido revisadas ni
analizadas.
Al igual que la hoja anterior, para regresar al menú anterior solo se debe dar click en el icono
de la casa que se encuentra ubicado en la esquina superior izquierda.
En esta hoja de cálculo se deberá mencionar a los abogados que se encuentran encargados de
la representación judicial del Instituto, cuántos procesos tienen activos a la fecha y la fecha en la cual se les fue entregado su último proceso, este cuadro servirá como soporte para realizar un
reparto y asignación de demandas de forma equitativa dentro de los profesionales, teniendo en cuenta su número de procesos activos y la complejidad de estos.
Al igual que la hoja anterior, para regresar al menú anterior solo se debe dar click en el icono
de la casa que se encuentra ubicado en la esquina superior izquierda.
A la par del uso y actualización de la plantilla de Excel, el abogado responsable de la
representación judicial deberá tener al día, el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa
del Estado – eKOGUI. Al momento de que la demanda es notificada por la Oficina Asesora Jurídica de Bogotá, esta también es la encargada de realizar la creación de los procesos dentro de
la plataforma eKOGUI.
Una vez que el abogado es notificado con la demanda, deberá alimentar en la plataforma
eKOGUI, toda la información que tenga en ese momento del proceso y conforme avance el proceso, el abogado deberá ir actualizando esta plataforma, subiendo las actuaciones del proceso
2.4.1 Ingreso de información en el eKOGUI.
Ingresar a la página web www.ekogui.gov.co
Ilustración 1: Página principal eKOGUI
Dirigirse a la ventana que dice eKOGUI – Sistema Único de Gestión e
Información Litigiosa del Estado.
Ilustración 2: Ventana acceso a la plataforma eKOGUI
Una vez se ha ingresado a la ventana de la plataforma, aparecerá una ventana de
Ilustración 3: Ingreso de datos.
Al haber ingresado los datos, se le dirigirá a una pantalla como la siguiente en la
cual se seleccionará de nuevo la ventana eKOGUI.
Ilustración 4: Selección eKOGUI
Ya estando en la página principal de la plataforma, se puede ver el nombre del
Aquí se seleccionara la ventana que dice “Gestión de procesos y casos” y se da en “Entrar”
Ilustración 5: Ventana principal de la plataforma
Aparecerá de nuevo el conteo total de los procesos a cargo del abogado, esta vez
siendo divididos en procesos judiciales y conciliaciones extrajudiciales y apareciendo los respectivos valores de procesos activos al igual que los procesos y casos que ya han sido
terminados.
Se deberá seleccionar el número de los procesos judiciales (en este caso 258) para
Ilustración 6: Selección procesos judiciales
Una vez ingresado a esta nueva ventana se mostrará cuántos formularios de
radicación tiene con información incompleta, cuántos procesos judiciales activos tiene
con información incompleta, el motor de búsqueda de los procesos y el listado de los procesos siendo estos organizados dependiendo de la fecha de su última actuación y
actualización.
Los procesos pueden buscarse ya sea por el nombre de la contraparte o por su número de radicación. Después de haber buscado el proceso, seleccionaremos el circulo verde con
la flecha en forma de curva para poder actualizar el proceso.
A continuación de haber seleccionado el proceso a actualizar, se mostrará esta
ventana en la cual se exponen todos los datos principales del proceso como lo son:
ID del proceso: el cual es el código único del proceso dentro de la plataforma
eKOGUI.
Código único del proceso: Este es el número de radicación del proceso.
Acción o medio de control.
Demandantes.
Demandados.
Causa de la demanda.
Ilustración 8: Datos principales del proceso.
Al deslizarse por la pantalla, se encontrarán otras ventanas para el ingreso y
actualización de la información como lo son: Conciliaciones, fichas y/o procesos
La primera ventana a la cual se deberá ingresar para la alimentación de información es:
Actualización procesal y expediente digital.
Ilustración 9: Ventana actualización de datos I
Ilustración 10: Ventana actualización de datos II
Al ingresar a la ventana de actualización procesal y expediente digital, se
En el proceso que se toma como ejemplo ya tiene ingresado ciertas actuaciones
referidas al proceso, como lo son: auto que admite demanda, auto que ordena correr el traslado de la demanda, la contestacion de la demanda, la audiencia inicial (oralidad) y la
audiencia de pruebas (oralidad)
Como se puede apreciar, en la columna de “Expediente Digital” hay circulos grises y
circulos azules, los circulos grises significan que el expediente digital aun no ha sido
subido a la plataforma y los azules son aquellos que ya cuentan con el expediente digital. Se puede observar que hay actuaciones que aun no tienen su expediente digital, por lo
cual el abogado se encuentra en la obligación de actualizar esta información lo más pronto posible. Se aprecia que dentro de las actuaciones presentes dentro del proceso, hace falta la notificación de la demanda y el documento correspondiente a la demanda.
Ilustración 11: Actuaciones del proceso
Aquí se deberá llenar la información correspondiente a la actuación que se desea agregar,
siendo obligatorio llenar los espacios de Despacho, Fecha de Actuación y Actuación procesal, hay también un espacio para observaciones en caso de ser necesarias.
Ilustración 12: Agregar una nueva actuación al proceso
Una vez ingresada una nueva actuación se deberá subir inmediatamente el
expediente digital correspondiente a dicha actuación, se seleccionará el circulo gris y aparecerá el siguiente recuadro:
En este recuadro, se deberá examinar dentro de las carpetas del computador donde este ubicado el archivo y subirlo a la plataforma. Finalmente, ya buscado el archivo se le dará en el cuadro azul que dice “Guardar”
Ya terminado este proceso, se deberá regresar a la primera pantalla para ahora
seleccionar la ventana que dice “Impactos asociados, provisión contable y calificación del riesgo”, en esta ventana se seleccionará el botón verde que dice actualizar.
Ilustración 14: Ingreso de la provisión contable y el riesgo del proceso
Ya ingresado en la ventana de Impactos asociados, provisión contable y calificación del riesgo, se podrá encontrar toda la información relacionada a la provisión contable y el riesgo que representa el proceso para la entidad. Se hace una descripción cronologica del proceso en la cual
se puede apreciar, la fecha de admisión del proceso, su duración estimada en meses, la instacia en la cual se encuentra el proceso, el tiempo trancurrido del proceso, en caso de ya haberse realizado
Ilustración 15: Datos generales de la provisión contable y el riesgo del proceso
Al deslizar la pantalla hacía abajo, se expondrá la ventana en la cual se hará y se actualizará la calificación del riesgo y su provisión contable, esta actualización se hace a medida en que avance el proceso y según el profesional vaya viendo el riesgo que el proceso que representa para la
entidad.
Para actualizar o ingresar una nueva calificación del riesgo, se deberá seleccionar el circulo
Ilustración 16: Histórico de la calificación del riesgo y de la provisión contable
Al presionar el botón de la esquina inferior derecha, aparecerá la siguiente ventana donde se
observanlos siguientes parametros, con los cuales se medirá el riesgo del proceso, estos
parametros son: riesgo de pérdida del proceso por relevancia jurídica de las razones de hecho y derecho expuestas por el demandante, riesgos de pérdida del proceso asociados a la contundencia,
congruencia y pertinencia de los medios probatorios que soportan la demanda, presencia de riesgos procesales y/o extraprocesales, riesgo de pérdida del proceso asociado al nivel de
jurisprudencia y finalmente en caso de ser necesario la provisión contable en caso de perdida.
Estos criterios son evaluados dentro de cuatro categorias las cuales son: alto, medio alto, medio bajo y bajo. El profesional será el encargado de evaluar el proceso y determinar bajo que
criterio se encuentra, el valor de la provisión contable de pérdida solo se le adicionara al proceso cuando el profesional lo califique con un riesgo alto y esta provisión contable será el valor
máximo exigido en las pretensiones de la demanda. Finalmente después de realizar esta
calificación se dará en el botón verde que dice “Guardar” y la información quedará grabada con
Ilustración 17: Calificación del riesgo
2.5 Pruebas del sistema.
Se sugiereque sean los profesionales encargados de la representación judicial en el grupo
jurídico de la regional Santander, los responsables de alimentar tanto el aplicativo en Excel, como la plataforma eKOGUI. Sin embargo, en atención a la carga laboral que tienen los abogados del
grupo jurídico, el registro de la información a las plataformas debería realizarlo un funcionario que tenga como función principal mantener actualizada la información según corresponda y así poderlas aprovechar al máximo para que de esta forma la representación judicial se haga de una
forma correcta y organizada y reducir el daño antijuridico en la mayor cantidad posible.
2.6 Implantación del sistema.
La plantilla diseñada en el Excel se cargará en los equipos de todas las personas comprometidas en el proceso de representación judicial de la entidad:
Profesionales encargadas de la representación judicial
Coordinador del grupo jurídico
Esta plantilla contará con celdas que podrán ser modificables dependiendo a la información solicitada en cada columna y así mismo contara con celdas y formulas protegidas que no podrán
ser modificados por los responsables. El único funcionario con acceso pleno a la plantilla abierta
y que puede modificarla será elcoordinador de Grupo Jurídico en caso de que encuentre
pertinente hacerle alguna modificación.
Las demás personas del proceso o aquellas que necesiten alguna información derivada de este, deberán solicitar la visualización o en específico que algún profesional de los que maneje esta
información pueda remitírsela. En caso de ser necesario que otra persona o área haga uso de esta plantilla, estará en manos del Coordinador del Grupo Jurídico quien decida el tramite o no de este
aplicativo.
2.7 Mantenimiento del sistema.
Esta fase es la más extensa y la que más trabajo le costará a la entidad, ya pasado un tiempo de
utilización del aplicativo, se realizará un mantenimiento teniendo en cuenta todas las recomendaciones que presenten los involucrados en el proceso con el fin de optimizar este
aplicativo y que este se pueda adecuar a los cambios que se vayan presentando en el manejo de los procesos de la regional.
Estos cambios los realizará el encargado de este mantenimiento, entendiendo que esta deberá
conocer todas las herramientas, funciones y demás elementos que contenga el aplicativo, para que de esta forma pueda realizar todas las modificaciones necesarias sin perjudicar la finalidad que
3 Conclusiones
En primera medida, señalamos durante el desarrollo del proyecto de investigación las graves falencias que se presentan a diario en la gestión, recepción y ordenación de los procesos jurídicos
que llegan al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF. Por tanto, de manera concreta, el presente trabajo consistió en la elaboración e implementación de un manual de procesos con la capacidad para mejorar la eficacia y eficiencia de la oficina jurídica y de este modo garantizar la
correcta representación judicial y reducir el daño antijuridico que se pueda dar debido al mal manejo de su documentación.
Así mismo, en la práctica pudo observarse que la oficina cuenta con solamente tres abogadas quienes se encargan del control de los procesos jurídicos, organización y el debido manejo que debe presentársele a la documentación, por tal motivo, tanto en la Entidad como en el despacho
jurídico, se les asignan a cada una de las funcionarias una cantidad de procesos judiciales sin prestar atención a las cargas laborales o responsabilidades de cada una de ellas lo cual hace que
se sobrecarguen y genere retrasos de todo tipo. Por lo anterior, se optó por desarrollar una plataforma en Microsoft Excel en la cual queda registro del proceso, fecha de admisión en el juzgado, asunto del proceso, demandante y radicado, entre otros más. De este modo, mediante el
seguimiento tanto de las abogadas como del Dr. Darío Mantilla Sanmiguel, pudo establecerse los lineamientos prácticos a incluir dentro de la plataforma Excel para el registro, control y rastreo de
Por otro lado, en cuanto al mecanismo o modelo desarrollado para construir la plataforma en
Excel se asignaron una serie de recuadros superiores en donde estarán ubicadas las categorías pertinentes para organizar cada uno de los procesos recibidos por la oficina. De igual manera, en
la misma plantilla de Excel se agregaron espacios correspondientes al archivo físico de la documentación con el fin de poder ubicarlos en el espacio físico por medio de su ubicación electrónica o viceversa. Es necesario recordar que dicha plataforma deberá ser alimentada de
manera constante con el fin de facilitar el flujo documental tanto físico como en la base de datos, así pues, puede garantizarse que ambos archivos se encuentran cruzados con la información
correcta en cada una de las pautas asignadas para la tarea organizacional.
Finalmente, debe destacarse la importancia y relevancia que adquiere el desarrollo e
implementación del manual de procesos y con apoyo de la plataforma anteriormente mencionada, ya que por medio de estos se puede dar a conocer y controlar los procesos jurídicos por la oficina mencionada, a su vez, se crean pautas para identificar el paso a paso a seguir en el manejo de los
procesos judiciales que son recibidos lo que a mediano y largo plazo significará el mejoramiento del flujo documental y organización del presente despacho así como el control de los procesos
4 Recomendaciones
Sobre las consideraciones o recomendaciones finales es valedero anotar la necesidad de un funcionario especializado que sea el encargado del manejo, control y supervisión de la
información presente en las plataformas digitales con el fin de revisar periódicamente la
funcionalidad del sistema, así como también la correcta asignación de información relacionada en cada categoría. De igual modo, se prevé que sea éste mismo funcionario quien realice las mejoras
o modificaciones necesarias en la plataforma de acuerdo con los requerimientos que presente la oficina jurídica del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en un mediano o largo plazo.
Por último, este proyecto de investigación no pretende solamente ubicarse dentro de la Regional Santander, sino que aspira contribuir siendo una herramienta tanto práctica como metodológica para el desarrollo de nuevos manuales en las diferentes regionales con las que
Referencias
Decreto 987 / 2012, de 14 de mayo, por el cual se modifica la estructura del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras” y se determinan las
funciones de sus dependencias. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Recuperado de: https://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/decreto_0987_2012.htm
Hernández, R., Fernández, C., Baptista, M. (2010), METODOLOGÍA de la investigación.
México D.F. México. McGraw Hill.
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (noviembre 2016) Procedimiento para ejercer
la representación judicial del ICBF. Intranet ICBF.
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (octubre 2015) Programa de Gestión
Documental P.G.D. Recuperado de:
https://www.icbf.gov.co/gestion-y-
transparencia/transparencia-y-acceso-la-informacion-publica/programa-de-gestion-documental
Ley 1437 / 2011, de 18 de enero, por la cual se expide Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Recuperado de:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1437_2011.html
Ley 594 / 2000, de 14 de julio, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y
se dictan otras disposiciones. Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones de Colombia. Recuperado de:
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf
Ley 75 / 1968, de 30 de diciembre, por la cual se dictan normas sobre filiación y se crea el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Resolución 1710 / 2004, de 29 de septiembre,Por medio de la cual se delegan unas
funciones y se dictan otras disposiciones. Recuperado de:
