UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR,
AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
TEMA:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN FINANCIERA DE
LA COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO “3 DE JULIO”
UBICADA EN SANTO DOMINGO
AUTORA: TOAPANTA ZAMBRANO JOSSELIN ALEJANDRA
ASESOR: ING. CABEZAS ARELLANO MARIO JAVIER, Mg.
SANTO DOMINGO – ECUADOR
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente trabajó de titulación realizado por la señorita Josselin Alejandra Toapanta Zambrano, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría, CPA, Facultad de Sistemas
Mercantiles, con el tema “SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTION FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO “3 DE JULIO” UBICADA EN SANTO DOMINGO, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la
Universidad Regional Autónoma de los Andes -UNIANDES- , por lo que
apruebe su presentación.
Santo Domingo, julio de 2016
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Josselin Alejandra Toapanta Zambrano, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría, CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles,
declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de
investigación, previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoria y Finanzas, CPA, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de la citas, por lo que son de mi exclusiva
responsabilidad.
Santo Domingo, julio de 2016
---
Srta. Josselin Alejandra Toapanta Zambrano. C.I. 230013182-4
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Angélica Dora Rodríguez Lara en calidad de lector del Proyecto de Titulación.
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Josselin
Alejandra Toapanta Zambrano sobre el tema: “SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTION FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO “3 DE JULIO” UBICADA EN SANTO DOMINGO”,
ha sido cuidadosamente revisado por la suscrita, por lo que he podido
constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos
por la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, para esta clase de
trabajos, por lo que autorizo su presentación.
Santo Domingo, septiembre de 2016
---
Dra. Angélica Dora Rodríguez Lara
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Josselin Alejandra Toapanta Zambrano, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad
Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente
dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad
intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos
profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta de
ella;
Santo Domingo, julio de 2016
--- Srta. Josselin Alejandra Toapanta Zambrano. C.I. 230013182-4
DEDICATORIA
A mis padres y mis familiares, que me han comprendido cada etapa de mi vida.
A todas aquellas personas que me supieron dar la mano en el momento que
AGRADECIMIENTO
A Dios, fuente de Sabiduría, Ciencia y creador del universo.
A mis padres, a mi esposo que con sabiduría me han enseñado el verdadero valor
del sacrificio.
A mis compañeros(as) y conocidos(as) que han permitido descubrir en ellos(as)
cualidades diversas, a compartir ilusiones y a entender el valor de una amistad
ÍNDICE GENERAL
PORTADA
CERTIFICACION
DECLARACION DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DEL AUTOR
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN EJECUTIVO
INTRODUCCION ... 1
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ... 1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 2
FORMULACION DEL PROBLEMA ... 3
DELIMITACION DEL PROBLEMA ... 3
Objeto de estudio y campo de acción ... 3
Identificación de la Línea de investigación ... 3
Objetivo general ... 4
Objetivos Específicos ... 4
Idea a defender ... 4
Variables de investigación: ... 4
Justificación del tema ... 5
Metodología de investigación ... 5
Resumen de tesis ... 6
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica ... 6
CAPÍTULO I ... 8
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN ... 8
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETIVO DE INVESTIGACION ... 8
1.2.1 Contabilidad ... 8
1.2.2 Auditoria ... 9
1.2.2.1 Objetivo ... 10
1.2.2.2 Normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS) ... 10
1.2.2.3 Fases de auditoria ... 11
1.2.2.4 Tipos de auditoria ... 21
1.2.3 Control interno ... 26
1.2.3.1 Importancia ... 26
1.2.3.2 Sistemas de Control Interno ... 27
1.2.3.3 COSO I... 29
1.2.3.4 Componentes del control interno ... 29
1.2.3.4.1 Ambiente de control ... 29
1.2.3.4.2 Evaluación de riesgos ... 30
1.2.3.4.3 Actividades de control ... 31
1.2.3.4.4 Informe y comunicación ... 32
1.2.3.4.5 Supervisión o monitoreo ... 32
1.2.3.5 Método de evaluación ... 33
1.2.4 Gestión financiera ... 33
1.2.4.1 Importancia de la gestión financiera ... 34
1.2.4.2 Objetivo de la gestión financiera ... 35
1.2.4.3 Funciones de la gestión financiera ... 35
1.2.4.4 Organización de la Gestión Financiera ... 37
1.2.4.5 Modelo de gestión financiera ... 37
2 MARCO METODOLÓGIA Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 39
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL. ... 39
2.2 PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO. ... 39
2.2.1 Tipos de Investigación. ... 40
2.2.1.1 Investigación Explicativa. ... 40
2.2.1.2 Investigación Bibliográfica. ... 40
2.2.1.3 Investigación Descriptiva. ... 40
2.2.1.4 Investigación Aplicada. ... 40
2.2.2 Población y muestra. ... 41
2.2.2.1 Población. ... 41
2.2.2.2 Muestra. ... 41
2.2.3 Métodos y técnicas de investigación ... 41
2.2.3.1 Métodos ... 41
2.2.3.1.1 Método inductivo deductivo ... 41
2.2.3.1.2 Método analítico sintético ... 42
2.2.3.2 Técnicas. ... 42
2.2.3.2.1 Entrevista. ... 42
2.2.3.2.2 Encuesta. ... 42
2.2.3.3 Instrumentos. ... 42
2.2.3.3.1 Guía de entrevista. ... 42
2.2.3.3.2 Cuestionario ... 43
2.3 INTERPRETACIÓN DE RESULTADO ... 43
2.3.1 Entrevista aplicada al Gerente de la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio” ... 43
2.3.2 Encuesta aplicada a los colaboradores de la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio” ... 45
2.5 PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA ... 51
2.6 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO... 52
CAPÍTULO III ... 54
3. VALIDACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN ... 54
3.1 PROPUESTA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO “3 DE JULIO” ... 54
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 54
3.2.1 Justificación ... 54
3.2.2 objetivos de la propuesta ... 55
3.2.2.1 Objetivo general ... 55
3.2.2.2 Objetivos específicos. ... 55
3.2.3 Propuesta del Sistema de Control Interno ... 55
3.2.3.1 Evaluación del Control Interno ... 55
3.2.3.1.1 Planificación ... 56
3.2.4 Ejecución ... 63
3.2.5 Comunicación de resultados ... 71
3.2.6 Modelo de Sistema de Control Interno ... 76
3.2.6.1 Ambiente de control ... 76
3.2.6.1.1 Valores éticos ... 76
3.2.6.1.2 Estructura organizacional ... 79
3.2.6.1.3 Manual de funciones Propuesta ... 79
3.2.3.1.5 Políticas de la Gestión Financiera Propuesta ... 89
3.2.6.2 Evaluación de riesgo ... 93
3.2.6.2.1 Matriz de riesgo ... 93
3.2.6.3 Actividades de control... 95
3.2.6.3.1 Manual de procedimientos ... 95
3.2.6.3.3 Flujogramas de procedimientos ... 109
3.2.6.3.4 Indicadores financieros ... 120
3.2.6.4 Información y comunicación ... 128
3.2.6.5 Supervisión y monitoreo ... 129
3.3 VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ... 136
3.4 CONCLUSIONES ... 136
3.5 RECOMENDACIONES ... 137
BIBLIOGRAFÍA ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1: Fases de Auditoria ... 11
Cuadro 2: Tipos de Auditoria ... 22
Cuadro 3: Sistemas de control interno ... 27
Cuadro 4:Encuesta Aplicada al Gerente ... 45
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1: Sistema Control Interno ... 52
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1. Aprobación del perfil
ANEXO 2. Oficio Unidades
ANEXO 3. Aceptación de la Cooperativa
ANEXO 4. Formato de entrevista
ANEXO 5. Encuesta
RESUMEN EJECUTIVO
Esta investigación se enfoca en la elaboración de un sistema de control interno para la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio”.
El objetivo central es el mejoramiento de la gestión financiera de la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio”, a través de un estudio profundo, basado en
un análisis real, el mismo que permitirá tomar las decisiones más acertadas a
favor de la cooperativa.
Para lograr lo anteriormente descrito, se recopilo información necesaria de la
Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio”. La tesis consta de tres
capítulos en los que se estudiaron distintos temas según la importancia que
reportaran al estudio, la presente investigación para la propuesta de un sistema
de control interno está distribuida de la siguiente manera:
Capítulo I, se da a conocer cuál es la situación actual de la cooperativa se
sustenta en el marco teórico la variable independiente que es el sistema de
control interno, la variable dependiente que es la gestión financiera además de
los temas y subtemas de bibliografía actualizada de diversos autores.
Capítulo II, está sustentado en la determinación técnica de la problemática que tiene la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio” por medio de la
tabulación de una encuesta realizada al gerente y colaboradores de la misma.
Capítulo III, se encuentra el desarrollo de la propuesta en función de las
condiciones que se evidencian en el capítulo dos que será revisado por la
ABSTRACT
This research focusses in the development of an internal control system to “3 de Julio” heavy transport cooperative.
The main aim is to improve the financial management of the “3 de Julio” heavy
transport cooperative, based on a real analysis, it will allow to take better
decisions in favor of the cooperative.
To achieve the described above the necessary information was collected. The
theses comprise three chapters which were studied different topics as the
importance of reporting to the study. The current research for the proposed
internal control system is distributed as follows:
Chapter I, In this chapter it is made known the cooperative’s current situation
The independent variable is done in to theoretical framework which is the
internal control system, The financial management which is the dependent
variable , in addition to the topics and subtopics of current literature by various
authors.
Chapter II, in this chapter it is sustained the technical determination that “3 de Julio” heavy transport cooperative has through survey tabulation conducted to
the manager and employees from the same.
Chapter III, It is the development of the proposal depending on the conditions
that are evident in chapter two which will be reviewed by management research
1
INTRODUCCION
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
El control interno es la acción básica para evaluar la efectividad, con el
propósito de brindar protección a los activos contra pérdidas que procedan de
los controles erróneos, en el procesamiento de las transacciones y manejo de
los activos correspondientes.
La estructura financiera de una empresa esta designada por la adición de sus
componentes de financiamiento, determinando los medios específicos que
utilizan los administradores para la obtención de beneficios futuros. La gestión
financiera se encarga de la adquisición, financiamiento y administración de los
activos en la toma de decisiones, en las cuales las decisiones de inversión
indican qué cantidad de activos son necesarios para la empresa mantenerse
funcionando; así como, para qué sean correctamente destinados cada una de
estas inversiones en dichos activos.
Luego de una importante investigación en el CDIC (CENTRO DE
DOCUMENTACIÓN E INVESTIGACIÓN CIENTIFICA) de la Universidad
UNIANDES sede Santo Domingo, se identificó que existen temas similares al
proyecto detallados a continuación:
Sistema de control interno y gerencia financiera de la empresa “KMS Presentaciones S.A” de Santo Domingo. Lic. Gladys Constante Silva. Año
2006.
Diseño de un sistema de control interno para mejorar la eficiencia de los
procesos financieros y administrativos de la empresa comercializadora de pinturas “Pintucolor” en la ciudad de Santo Domingo. Tlga. Carolina Cevallos
2
Diseño de manual para el control interno de inventarios de repuestos para
maquinaria pesada TRAC MOTOR CIA. LTDA. Jadira Romero Ramos. Año
2010.
Esto indica que el tema SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTION
FINANCIERA en la COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO “3 DE
JULIO” es inédito y original de la autora.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Cooperativa de Transporte Pesado “3 de julio” se encuentra ubicado en la
av. De los colonos tras la salida de la Cooperativa de vivienda Ciudad Nueva
la cual se dedica a brindar servicios en transporte de carga pesada, trabaja
para satisfacer las necesidades de sus clientes ofreciendo el mejor servicio de
transporte de carga.
Luego de una visita previa se detectó las siguientes falencias que a
continuación se detallan:
No existe una estructura financiera que solvente sus necesidades, por lo
cual esto trae consigo los retrasos de los reportes semestrales y anuales
que se realizan en la cooperativa.
El personal de la cooperativa no posee conocimientos básicos de control
interno, por lo tanto no analizan los riesgos que pueden afectar la
ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.
No existe un manual de políticas y procedimientos financieros que
permita llevar organizadamente los procesos económicos de la
cooperativa en el área financiera.
La falta de información oportuna, ocasiona incumplimiento de las
funciones encomendadas, lo que no permite controlar las actividades de
3
Inexistencia de evaluaciones periódicas al desempeño del personal, en
el cumplimiento de las funciones encomendadas.
De continuar con estos problemas la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio” puede acarrear con pérdidas al negocio entre otros factores que afectan
a la gestión financiera que llevarían al cierre del mismo.
FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Cómo mejorar la Gestión Financiera de la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio” ubicado en Santo Domingo?
DELIMITACION DEL PROBLEMA
El presente trabajo investigativo se realiza una evaluación al control interno de la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de julio”, que se encuentra ubicada en
la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, Avenida los Colonos, cuenta con 7 colaboradores, en el periodo comprendido de abril – octubre 2014.
Objeto de estudio y campo de acción
Objeto de estudio
Auditoria de Control Interno
Campo de Acción
Gestión Financiera
Identificación de la Línea de investigación
4
Objetivo general
Diseñar un sistema de control interno, para mejorar la Gestión Financiera de la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de julio” ubicada en Santo Domingo.
Objetivos Específicos
Fundamentar científica y teóricamente los temas de estudio sobre la auditoria, el sistema de control interno, gestión financiera entre otros
temas relacionados.
Diagnosticar sobre la situación de la gestión financiera en la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio”, mediante la aplicación de métodos,
técnicas e instrumentos de la investigación.
Realizar la evaluación de control interno en la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio” de la ciudad de Santo Domingo.
Idea a defender
Con el diseño del sistema de control interno caracterizado por un adecuado
ambiente de control que permita un correcto funcionamiento de la cooperativa,
la evaluación de los riesgos para mitigarlos con actividades de control que
permitan cumplir con los objetivos planteados, una oportuna comunicación e
información que mantenga informado al personal y el seguimiento o monitoreo
de las actividades, mejorara los procesos financieros que se realizan
diariamente en la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de julio” ubicada en
Santo Domingo.
5
Variable independiente
Sistema Control interno
Variable dependiente
Gestión Financiera
Justificación del tema
La investigación propone dar solución a la problemática existente en la
Cooperativa ya que es necesario aplicar un Sistema de Control Interno que
permita lograr mejores procesos administrativos, contables y financieros,
utilizando como herramienta el sistema COSO I.
Además este estudio permitirá alcanzar nuestra meta mayor de Ingeniería en
Contabilidad Superior, Auditoria y Finanzas CPA, que nos servirá como
herramienta fundamental para cumplir con nuestro desarrollo profesional.
Metodología de investigación
La modalidad de la presente tesis es cuali-cuantitativa con tendencia cualitativa
porque el objeto de estudio tiene características y componentes los cuales
serán examinados y evaluados para la propuesta de solución.
Los tipos de investigación a desarrollar en la presente tesis son: bibliográfica,
de campo y descriptiva, explicativa, utilizando los métodos:
Inductivo-Deductivo, Analitico-Sintetico, análisis documental las técnicas a emplearse
6
Resumen de tesis
El contenido del presente trabajo está distribuido en la introducción y tres
capítulos, cada uno de los cuales contienen los siguientes puntos:
Introducción, donde se plantea, se formula y se delimita el problema a ser
investigado, así como también se establecen objetivos y de la idea a defender para dar solución a la problemática de la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio”.
Capítulo I, está sustentado en el marco teórico en la variable independiente que
es el sistema de control interno, la variable dependiente que es la gestión
financiera además de los temas y subtemas de bibliografía actualizada de
diversos autores.
Capítulo II, está sustentado en la determinación técnica de la problemática que
tiene la Cooperativa de Transporte Pesado “3 de Julio” por medio de la
tabulación de una encuesta.
Capítulo III, se encuentra el desarrollo de la propuesta en función de las
condiciones que se evidencian en el capítulo dos, que será revisado por
catedráticos de investigación de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica
La presente investigación será un aporte teórico para la ciencia, porque se
convertirá en fuente científica para futuras investigaciones.
La significación práctica de esta investigación se refiere al mejoramiento de la
gestión financiera a través de un sistema de control interno que busca
progresos de los recursos económicos de la cooperativa, logrando mejoras en
7
La novedad científica de la investigación está basada en un sistema de control
interno y gestión financiera, totalmente innovador y diferente a los sistemas
anteriores, este tipo de sistemas se base totalmente en los procesos
financieros brindando así soluciones en el manejo eficiente y oportuno de sus
8
CAPÍTULO I
1 MARCO TEÓRICO
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN
La Cooperativa de Transporte Pesado “3 de julio” se formó para dar servicio a
la ciudadanía y sus alrededores el 4 de agosto de 1976, esta Cooperativa se
encuentra funcionando hace 39 años en la ciudad de Santo Domingo.
Se dedica a brindar servicios en transporte de carga pesada, trabaja para
satisfacer las necesidades de sus clientes ofreciendo el mejor servicio de
transporte de carga con vehículos que brindan seguridad, puntualidad y
honradez en el transporte de sus productos, y además atreves del tiempo han
venido evolucionando sus servicios y modernizando sus vehículos. El personal
responsable de la conducción de los camiones tienen título de Conductor Profesional con licencia clase “E”.
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETIVO DE INVESTIGACION
1.2.1 Contabilidad
La contabilidad es una ciencia y una técnica que aporta información de utilidad
para el proceso de toma de decisiones económicas. Esta disciplina estudia el
patrimonio y presenta los resultados a través de estados contables o
financieros, e implica el análisis desde distintos sectores de todas las variables
que inciden en este campo. Para esto es necesidad llevar a cabo un registro
sistemático y cronológico de las operaciones financieras.(PONBO REY, 2009)
La contabilidad es la ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar
9
informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad.
(AYAVIRI GARCIA, 2010)
La contabilidad, pues puede ser considerada como una ciencia o una técnica
que tiene el objetivo de brindar información de utilidad para la toma de
decisiones vinculadas a la economía. Se dedica a analizar el patrimonio y
traduce sus resultados en los llamados estados contables o financieros, que
resumen situaciones económicas.
1.2.2 Auditoria
Auditoría es un término que puede hacer referencia a tres cosas diferentes
pero conectadas entre sí: puede referirse al trabajo que realiza un auditor, a
la tarea de estudiar la economía de una empresa, o a la oficina donde se
realizan estas tareas (donde trabaja el auditor). La actividad de auditar consiste
en realizar un examen de los procesos y de la actividad económica de una
organización para confirmar si se ajustan a lo fijado por las leyes o los buenos
criterios.(PEÑA, 2009)
Inspección o verificación de la contabilidad de una empresa o una entidad,
realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el
patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa
o entidad en un determinado ejercicio.(GARCIA, 2010)
La auditoría puede definirse como un proceso sistemático para obtener y
evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre
actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste
en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las
evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han
10
1.2.2.1 Objetivo
El objeto de la auditoria es dictaminar sobre la razonabilidad de las actividades
de los estados financieros, de manera obligatoria, y Examinar el manejo de
los recursos financieros de un ente, de una unidad y/o de un programa para
establecer el grado en que sus servidores administran y utilizan los recursos y
si la información financiera es oportuna, útil, adecuada y confiable, además
evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la
prestación de servicios o la producción de bienes, también la regulación del
sistema de control y de los mecanismos de cooperación internacional en
relación a dicha actividad. (Sarmiento R., 2009)
1.2.2.2 Normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS)
NORMAS GENERALES
1. La auditoría la realizará una persona o personas que tengan una
formación técnica adecuada y competencia como auditores.
2. En todos los asuntos concernientes a ella, el auditor o auditores
mantendrán su independencia de actitud mental.
3. Debe ejercerse el debido cuidado profesional al planear y efectuar la
auditoria y al preparar el informe.
NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO
1. El trabajo se planeará adecuadamente y los asistentes –si los hay-
deben ser supervisados rigurosamente.
2. Se obtendrá un conocimiento suficiente del control interno, a fin de
planear la auditoria y determinar la naturaleza, el alcance y la extensión
de otros procedimientos de auditoría.
3. Se obtendrá evidencia suficiente y competente mediante la inspección,
la observación y la confirmación, con el fin de tener una base razonable
11
NORMAS DE INFORMACIÓN
1. El informe indica si los estados financieros están presentados conforme
a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
2. El informe especificará las circunstancias en que los principios no se
observaron consistentemente en el periodo actual respecto al periodo
anterior.
3. Las revelaciones de los estados financieros se considerarán
razonablemente adecuadas salvo que se especifique lo contrario en el
informe.
4. El informe contendrá una expresión de opinión referente a los estados
financieros tomados en su conjunto o una aclaración de que no puede
expresarse una opinión. En este último caso, se indicaran los motivos.
En los casos en que el nombre del auditor se relacione con los estados
financieros el informe incluirá una indicación clara del tipo de su trabajo y
del grado de responsabilidad que va a asumir.
Fuente: (DEL BOSQUE, 2008)
Elaborado por: Josselin Toapanta
1.2.2.3 Fases de auditoria
Según (PEÑA, 2009)la práctica de la auditoria se divide en tres fases:
Planeación y programación
Ejecución de la Auditoría
Informe y Plan de Acción
12
Fuente:(PEÑA, 2009)
Elaborado por: Josselin Toapanta
Planeación y programación
En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, es el
conocimiento global de la empresa por parte del auditor en donde se
determina el alcance y objetivos.(PEÑA, 2009)
Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización,
sistema contable, controles internos, estrategias, metodologías y demás
elementos que le permitan al auditor elaborar el programa de auditoría que se
llevará a efecto.
Elementos de la planeación
a) Conocimiento y comprensión de la entidad
Previo a la elaboración del plan se debe investigar todo lo relacionado con la
entidad a auditar y mejorar el plan en forma objetiva.
Para el logro del conocimiento y comprensión de la entidad se deben
establecer diferentes mecanismos o técnicas que el auditor deberá dominar y
estas son entre otras:
FASES DE AUDITORIA
1. Planeación y
programación
2. Ejecución de
la auditoria
13 Visitas al lugar
Entrevistas y encuestas
Análisis comparativos de estados financieros Análisis FODA
Análisis causa-efecto o espina de pescado Árbol de objetivos
Árbol de problemas
b) Objetivos y alcance
Los objetivos indican el propósito por lo que es contratada la firma de auditoría,
qué se persigue con el examen, para qué y por qué. Si es con el objetivo de informar a la gerencia sobre el estado real de la empresa, o si es por
cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditorias anualmente, en
todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la
gerencia y resto de interesados sobre la situación encontrada para que sirvan
de base para la toma de decisiones.
El alcance tiene que ver por un lado, con la extensión del examen, es decir, si
se van a examinar todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o más específicamente solo un grupo de
cuentas (Activos Fijos, por ejemplo) o solo una cuenta (cuentas x cobrar, o el
efectivo, etc.)
Por otro lado el alcance también puede estar referido al período a examinar:
puede ser de un año, de un mes, de una semana, y podría ser hasta de varios
años.
c) Análisis preliminar del control interno
Este análisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su resultado
se comprenderá la naturaleza y extensión del plan de auditoría y la valoración y
14
d) Análisis de los riesgos y materialidad
El riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una
opinión errada en su informe debido a que los estados financieros o la
información suministrada a él estén afectados por una distorsión material o
normativa.
En auditoria se conocen tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de
Detección.
El riesgo inherente es la posibilidad de que existan errores significativos en la información auditada, al margen de la efectividad del control
interno relacionado; son errores que no se pueden prever.
El riesgo de control está relacionado con la posibilidad de que los controles internos imperantes no prevén o detecten fallas que se están
dando en sus sistemas y que se pueden remediar con controles internos
más efectivos.
El riesgo de detección está relacionado con el trabajo del auditor, y es que éste en la utilización de los procedimientos de auditoría, no detecte
errores en la información que le suministran.
La materialidad es el error monetario máximo que puede existir en el saldo de
una cuenta sin dar lugar a que los estados financieros estén sustancialmente
deformados. A la materialidad también se le conoce como Importancia Relativa.
e) Planeación especifica
Cada auditoria debe tener un plan Debe ser técnico y administrativo
El administrativo contemplara los cálculos monetarios a cobrar, personal del
15
f) Elaboración del programa
Los miembros del equipo de auditoría debe tener en sus manos el programa,
debe contener dos aspectos: objetivos de la auditoria y procedimientos a
aplicar durante el examen.
Ejecución de la Auditoría
El objetivo de esta etapa es obtener y analizar toda la información del proceso que se audita, con la finalidad de obtener evidencia suficiente, competente y relevante, es decir, contar con todos los elementos que le aseguren al auditor el establecimiento de conclusiones fundadas en el informe acerca de las situaciones analizadas en terreno, que entre otras incluyan: el nivel efectivo de exposición al riesgo; las causas que lo originan; los efectos o impactos que se podrían ocasionar al materializarse un riesgo y, en base a estos análisis, generar y fundamentar las recomendaciones que debería acoger la Administración. (PEÑA, 2009)
En esta fase, el equipo auditor ajusta y desarrolla los programas de auditoría
para los componentes y factores, aplicando pruebas mediante las diferentes
técnicas de auditoría que conduzcan a determinar las observaciones y/o
hallazgos, detectar errores y fallas si es que los hay, elaborar conclusiones y
recomendaciones para comunicarlas a la unidad auditada.
Para la ejecución se utilizan elementos como pruebas de auditoría, técnicas de
muestreo, evidencias de auditoría, papeles de trabajo, hallazgos de auditoría.
a) Pruebas de auditoría
Son técnicas o procedimientos para obtener evidencia comprobatoria, pueden
ser pruebas de control, pruebas analíticas o pruebas sustantivas.
Las pruebas de control están relacionadas con el grado de efectividad del control interno imperante.
Las pruebas analíticas se utilizan haciendo comparaciones entre dos o más estados financieros o haciendo un análisis de las razones
financieras de la entidad para observar su comportamiento.
16
b) Técnicas de muestreo
Consiste en la utilización de una parte de los datos (muestra) o de una cantidad
de datos mayor (población o universo).
El muestreo que se utiliza puede ser estadístico o no estadístico.
Es estadístico cuando se utilizan los métodos ya conocidos en estadística para
la selección de muestras:
Aleatoria: cuando todos los datos tienen la misma oportunidad de ser escogidos o seleccionados.
Sistemática: se escoge al azar un número y luego se designa un intervalo para los siguientes números.
Selección por Celdas: se elabora una tabla de distribución estadística y luego se selecciona una de las celdas. Al azar: es el muestreo basado en el juicio o la apreciación. Viene a ser un poco subjetivo, sin embargo es utilizado por algunos auditores. El
auditor puede pensar que los errores podrían estar en las partidas
grandes, y de estas revisar las que resulten seleccionadas al azar.
Selección por bloques: se seleccionan las transacciones similares que ocurren dentro de un período dado.
c) Evidencias de auditoría
Se llama evidencia de auditoría a cualquier información que utiliza el auditor
para determinar si la información cuantitativa o cualitativa que se está
auditando, se presenta de acuerdo al criterio establecido.
La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser suficiente, competente
y pertinente.
También se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoría. La
evidencia adecuada es la información que cuantitativamente es suficiente y
apropiada para lograr los resultados de la auditoria y que cualitativamente,
17
La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podría ser no suficiente para demostrar
un hecho.
La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoria.
La evidencia es competente, si guarda relación con el alcance de la auditoria y además es creíble y confiable.
Tipos de Evidencias:
Evidencia Física: muestra de materiales, mapas, fotos. Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc.
Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relación con el mismo.
Evidencia Analítica: datos comparativos, cálculos, etc.
Técnicas para la Recopilación de Evidencias
Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador
público utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que
le permita emitir su opinión profesional.
Estudio General: Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados financieros de los rubros y
partidas importantes, significativas o extraordinaria.
Análisis: Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal
manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y
significativas.
Inspección: Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o
18
Confirmación: Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en
posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por
lo tanto, confirmar de una manera válida.
Investigación: Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.
Declaración: Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y
empleados de la empresa.
Certificación: Obtención de un documento en el que se asegure la
verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una
autoridad.
Observación: Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos.
Calculo: Verificación matemática de alguna partida.
d) Papeles de trabajo
Son los archivos que maneja el auditor y que contienen todos los documentos
que sustentan su trabajo efectuado durante la auditoria.
Estos archivos se dividen en Permanentes y Corrientes; el archivo permanente
está conformado por todos los documentos que tienen el carácter de
permanencia en la empresa, es decir, que no cambian y que por lo tanto se
pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los Estatutos de
Constitución, contratos de arriendo, informe de auditorías anteriores, etc.
El archivo corriente está formado por todos los documentos que el auditor va
utilizando durante el desarrollo de su trabajo y que le permitirán emitir su
informe previo y final.
Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de
auditoría realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el
19
Los papeles de trabajo son utilizados para:
Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno. Documentar la estrategia de auditoría.
Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento.
Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentación aplicadas a las operaciones de la entidad.
Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y revisado
Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el trabajo.
El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al
juicio profesional del auditor, no hay sentencias disponibles que indiquen lo que
se debe incluir en ellos, sin embargo, es esencial que contengan suficiente
evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas. La
efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la cantidad.
En las cédulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se debe
considerar la referenciación de los papeles de trabajo y las marcas.
e) Hallazgos
Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas
encontradas en el trabajo de auditoría con relación a lo normado o a lo
presentado por la gerencia.
Atributos del hallazgo:
Condición: la realidad encontrada
Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser) Causa: qué originó la diferencia encontrada.
20
Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicará el título del hallazgo,
luego los atributos, a continuación indicarán la opinión de las personas
auditadas sobre el hallazgo encontrado, posteriormente indicarán su conclusión
sobre el hallazgo y finalmente hará las recomendaciones pertinentes. Es
conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales.
Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar
como hallazgos (generalmente determinadas por la Materialidad), aunque en el
sector público se deben dar a conocer todas las diferencias, aun no siendo
significativas.
Una vez concluida la fase de Ejecución, se debe solicitar la carta de
salvaguarda o carta de gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da
a conocer que se han entregado todos los documentos que oportunamente
fueron solicitados por los auditores.
Informe y Plan de Acción
Es el resultado de la información, estudios, investigación y análisis efectuados
por los auditores durante la realización de una auditoría, que de forma
normalizada expresa por escrito su opinión sobre el área o actividad auditada
en relación con los objetivos fijados, señalan las debilidades de control interno,
si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las
causas de tales deficiencias y establecer las medidas correctoras
adecuadas.(PEÑA, 2009)
En esta tercera fase se realiza el dictamen sobre los estados financieros o área
administrativa, el informe sobre la estructura de control internó de la entidad,
las conclusiones y recomendaciones resultantes de la auditoria, y se debe
detallar en forma clara y sencilla los hallazgos encontrados.
En esta fase se analizan las comunicaciones que se dan entre la entidad
auditada y los auditores, es decir:
21 Carta de representación
Reporte a partes externas
Comunicaciones del auditor
Memorando de los requerimientos Comunicación de hallazgos
Informe de control interno
Y siendo las principales comunicaciones del auditor:
Informe Especial Dictamen
Informe Largo
Si en el transcurso del trabajo de auditoría surgen hechos o se encuentran
algunos o algún hallazgo que a juicio del auditor es grave, se deberá hacer un informe especial, dando a conocer el hecho en forma inmediata, con el
propósito de que sea corregido o enmendado a la mayor brevedad.
Así mismo, si al analizar el sistema de control interno se encuentran serias debilidades en su organización y contenido, se debe elaborar por separado un
informe sobre la evaluación del control interno.
El informe final del auditor, debe estar elaborado de forma sencilla y clara, ser
constructivo y oportuno.
Las personas auditadas deben estar siendo informadas de todo lo que acontezca alrededor de la auditoria, por tanto, podrán tener acceso a cualquier
documentación relativa a algún hecho encontrado.
1.2.2.4 Tipos de auditoria
22
Cuadro 2: Tipos de Auditoria
Fuente:(PEÑA, 2009)
Elaborado por: Josselin Toapanta
Auditoría Financiera
La auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos las
operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de
emitir una opinión técnica y profesional.(PEÑA, 2009)
Las disposiciones legales vigentes que regulan las actividades de la Contraloría
General del Estado, definen a la Auditoría Financiera así:
Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras
evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo,
efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad
con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera,
los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el
cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios,
conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos
relativos a la gestión financiera y al control interno.
Tipos de auditoria
Financiera
Gestion
Cumplimiento
23
Es aquella que emite un dictamen u opinión profesional en relación con los
estados financieros de una unidad económica en una fecha determinada y
sobre el resultado de las operaciones y los cambios en la posición financiera
cubiertos por el examen la condición indispensable que esta opinión sea
expresada por un Contador Público debidamente autorizado para tal fin.
La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los estados
financieros por parte de un contador público distinto del que preparó la
información contable y del usuario, con la finalidad de establecer su
razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar
la utilidad que la información posee. El informe o dictamen que presenta el
contador público independiente otorga fe pública a la confiabilidad de los
estados financieros y por consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los
preparó.
Auditoría de Gestión
Su propósito es de evaluar la eficiencia, efectividad, economía con la que se
manejan los recursos de una entidad, un programa o actividad; el cumplimiento
de las normas éticas por el personal y la protección del medio ambiente.(PEÑA,
2009)
La auditoría de gestión es el examen que se realiza a una entidad con el
propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los
recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el Ente.
El objetivo primordial de la auditoría de gestión consiste en descubrir
deficiencias o irregularidades en algunas de las partes de la empresa y apuntar
sus probables remedios. La finalidad es ayudar a la dirección a lograr la
administración más eficaz. Su intención es examinar y valorar los métodos y
desempeño en todas las áreas. Los factores de la evaluación abarcan el
panorama económico, la adecuada utilización de personal y equipo y los
24
La auditoría de gestión puede ser de una función específica, un departamento
o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o de la empresa
en su totalidad. Algunas auditorías abarcan una combinación de dos o más
áreas.
Auditoria de Cumplimiento
Tiene por objeto determinar si se ha mantenido ciertos acuerdos contractuales.
Por ejemplo, muchos contratos autorizados por el gobierno federal contienen
ciertas cláusulas que condicionan la cantidad a pagar bajo contrato por el
rendimiento específico del contratado. La calidad del producto y el costo de
producirlos son tan solo dos ejemplos de los muchos determinantes que
regulan las cantidades a pagar en tales contratos. La auditoría de cumplimiento
pretende determinar si se han respetado los términos del contrato.(PEÑA,
2009)
La Auditoría de Cumplimiento es la comprobación o examen de las
operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una
entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales,
reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables.
Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos que soportan
legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si
los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo
con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están
operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de
la entidad.
El auditor debe diseñar la auditoría de cumplimiento para proporcionar una
seguridad razonable de que la entidad cumple con las leyes, regulaciones y
otros requerimientos importantes para el logro de los objetivos.
Auditoría del Control Interno
La auditoría del control interno es la evaluación del control interno integrado,
con el propósito de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza
25
sus objetivos. Esta evaluación tendrá el alcance necesario para dictaminar
sobre el control interno y por lo tanto, no se limita a determinar el grado de
confianza que pueda conferírsele para otros propósitos.
En una auditoría de control interno practicada con el objeto de emitir una
opinión sobre el mismo, se debe utilizar una metodología que cubra lo
siguiente:
Planeación
Pruebas de los controles
Comunicación de los resultados
La etapa de planeación de la Auditoría del Control Interno es la comprensión
del negocio de la entidad, su entorno y los componentes del control interno.
El auditor debe obtener un entendimiento de la entidad, su entorno y los
componentes del control interno, que sea suficiente para valorar los riesgos de
declaración equivocada importante en los estados financieros, incumplimiento
de leyes y otras fallas debido a fraude o error; y suficiente para diseñar y
desarrollar procedimientos de auditoría adicionales para reducir a niveles bajos
los riesgos de control.
A los procedimientos de auditoría dirigidos a obtener tal entendimiento se les
conoce como procedimientos de valoración de riesgos dado que alguna de la
información obtenida mediante el desarrollo de tales procedimientos puede ser
usada por el auditor como evidencia de auditoría para soportar las valoraciones
de los riesgos de declaraciones equivocadas importantes de los estados
financieros y de los otros asuntos cubiertos por la auditoría integral.
Para obtener un entendimiento de la entidad, su entorno y los componentes de
control interno, el auditor debe desarrollar los siguientes procedimientos de
valoración de riesgos:
Indagaciones a la administración y a otros al interior de la entidad; Procedimientos analíticos;
Observación e inspección; y
26
1.2.3 Control interno
El control interno es un método de organización en el que una empresa se
protege y garantiza que tiene el control de sus contables, procedimientos
diarios y negocios, y que se están siguiendo estas políticas. Se compone de
diferentes controles, procedimientos, investigaciones y sistemas para
garantizar que la empresa está funcionando bien y con apego a la ley. (MAYO,
2009)
El control interno esencialmente protege a la compañía de sí misma,
salvaguardándola contra peligros tales como el fraude y la corrupción. Las
empresas generalmente adaptan su propia definición de control interno y
estructuran un programa que se adapte a sus necesidades e intereses
individuales.(MONTESINOS, 2010)
Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros,
procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan
autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos
que afectan a una entidad.
1.2.3.1 Importancia
Es la base donde descansan las actividades y operaciones de una entidad; es
decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento,
administración, entre otras, son regidas por el control interno; además, es un
instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo
27
Se dice que el control interno es una herramienta surgida de la imperiosa
necesidad de accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir
significativamente la multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los
distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos, con o sin
fines de lucro. Partiendo de esto mencionamos la siguiente interpretación del
control interno.
1.2.3.2 Sistemas de Control Interno
Cuadro 3: Sistemas de control interno
CORRE
Especifica muy bien que es
fundamental la conducta ética
permanente en el trabajo de todo el
personal de una institución,
especialmente aplicado en la alta
dirección. así mismo se refiere a la
filosofía y estilo de la alta gerencia,
componente muy importante, para
cumplir con responsabilidad social y
que refleja e n la imagen institucional.
COCO
El informe Coco es producto de una
profunda revisión del Comité de
Criterios de Control de Canadá sobre
el reporte Coso y cuyo propósito fue
hacer el planteamiento de un modelo
más sencillo y comprensible, ante las
dificultades que en la aplicación del
Coso enfrentaron inicialmente algunas
28
COSO I
Es el plan organizativo, conjunto de
métodos y procedimientos que
aseguren y garanticen la custodia de
los activos, la prevención y la
detección de fraudes y errores, ayuda
al funcionamiento de la entidad en
forma eficiente y confiable.
COSO II
Pone especial énfasis en el
establecimiento de estrategias y en la
administración de los riesgos con la
participación permanente de todos los
miembros de la organización,
mediante el uso de herramientas que
permitan evitarlos, disminuirlos
compartirlos o aceptarlos. en todo
caso, la gestión de los riesgos debe
permitir al menos: alinear el riego
aceptado y las estrategias; mejorar las
decisiones en respuesta a los riegos;
aprovechar las oportunidades:
disminuir sorpresas y pérdidas
operativas; facilitar la adopción de
respuestas integrales a múltiples
riegos cuyos impactos se
interrelacionan.
Fuente: (PEÑA GUITIERREZ, 2011)
29
1.2.3.3 COSO I
COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS)
Organización voluntaria del sector privado, establecida en los EEUU, dedicada
a proporcionar orientación a la gestión ejecutiva y las entidades de gobierno
sobre los aspectos fundamentales de organización de este, la ética
empresarial, control interno, gestión del riesgo empresarial, el fraude, y la
presentación de informes financieros. COSO ha establecido un modelo común
de control interno contra el cual las empresas y organizaciones pueden evaluar
sus sistemas de control.
Informe COSO
Hace más de una década el Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission, conocido como COSO, publicó el Internal Control -
Integrated Framework (COSO I) para facilitar a las empresas a evaluar y
mejorar sus sistemas de control interno. Desde entonces ésta metodología se
incorporó en las políticas, reglas y regulaciones y ha sido utilizada por muchas
compañías para mejorar sus actividades de control hacia el logro de sus
objetivos.
Objetivos
Establecer una definición común de control interno que responda a las necesidades de las distintas partes.
Facilitar un modelo en base al cual las empresas y otras entidades, cualquiera sea su tamaño y naturaleza, puedan evaluar sus sistemas de
control interno
1.2.3.4 Componentes del control interno
30
El ambiente de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e
influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base
de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y
estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los
valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de
dirección y el estilo de gestión.(MANTILLA, 2009)
El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional
favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para
sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control
interno.
Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del
personal con respecto al control de sus actividades. El personal es la esencia
de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y
valores éticos y el ambiente donde operan, constituye el motor que la conducen
y la base que soporta el sistema.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan
las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la
probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Igualmente tienen relación con el
comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de
monitoreo.
1.2.3.4.2 Evaluación de riesgos
La evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos
niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los
riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para
la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de
ser gestionados los riesgos.(MANTILLA, 2009)
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría
perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La máxima
31
de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la
metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las
unidades administrativas identificaran, analizaran y trataran los potenciales
eventos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus
objetivos.
Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e
interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una
entidad impidiendo el logro de los objetivos.
1.2.3.4.3 Actividades de control
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa.
Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los
riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la
empresa.(MANTILLA, 2009)
Las actividades de una organización se manifiestan en las políticas, sistemas y
procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la
entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificación y
análisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misión y los
objetivos y en beneficio de la protección de los recursos propios o de los
terceros en poder de la organización, son actividades de control. Estas pueden
ser aprobación, autorización, verificación, inspección, revisión de indicadores
de gestión, salvaguarda de recursos, segregación de funciones, supervisión y
entrenamiento adecuado.
Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar
consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un periodo y estar
32 1.2.3.4.4 Informe y comunicación
Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y
plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los
sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa,
financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y
controlar el negocio de forma adecuada.(MANTILLA, 2009)
El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos
establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones
técnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la
información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad adoptar
decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y
preparar información confiable.
Son métodos, procesos, medios y acciones que con enfoque sistémico y
regular aseguran el flujo de información con calidad en todas las direcciones.
Debe ser confiable, oportuna y útil a información debe permitir a los
funcionarios y servidores públicos cumplir con sus obligaciones y
responsabilidades.
El sistema de información permite evaluar los resultados de su nivel de
desempeño.
La comunicación es la transmisión de información facilitando que los servidores
puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y
de cumplimiento.
1.2.3.4.5 Supervisión o monitoreo
Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que
comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo
del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada,
33
continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las
actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades
llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones.(MANTILLA,
2009)
El sistema de control interno debe ser sujeto de supervisión para valorar la
eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su
retroalimentación. La supervisión, identificada también como seguimiento,
comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los
procesos y operaciones de la entidad, confines de mejora y evaluación.
1.2.3.5 Método de evaluación
El método de evaluación de un control interno define las fortalezas y debilidades de la organización empresarial mediante una cuantificación de todos sus recursos, mediante el examen y objetivos dl control interno, registro y evaluación de los estados financieros se crea la confianza que la empresa o entidad debe presentar frente a la sociedad, la evaluación basado en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico con el fundamento de la realización de buena auditoría financiera, el auditor debe asegurarse que se cumplas todas medidas adecuadas y necesarias en la implementación del sistema de evaluación de control interno. (FONSECA, 2011)
Para la evaluación del Sistema de Control Interno, de cualquier empresa o
entidad, tanto del sector público como privado, a fin de evaluar su situación
actual y de acuerdo con sus resultados proceder a tomar los reconocimientos,
alternativas y producir las recomendaciones que lleven al mejoramiento
continuo del sistema, que se está aplicando en la fecha de la evaluación en la
empresa, utilizando herramientas como la teoría de la calidad total.
1.2.4 Gestión financiera
La gestión financiera consiste en administrar los recursos que se tienen en una
34
esta pueda funcionar. En una empresa esta responsabilidad la tiene una sola
persona: el gestor financiero. De esta manera podrá llevar un control adecuado
y ordenado de los ingresos y gastos de la empresa.(OSORIO, 2009)
La gestión financiera tiene por objeto la ejecución propiamente dicha del
presupuesto de gastos aprobado. Esta ejecución se realiza a través de distintas
fases, iniciándose con la autorización del gasto y terminando con su pago
material.
Los procedimientos de gestión para llevarlo a cabo, son los pagos por “caja fija”, los pagos “a justificar”, la “contratación administrativa” y excepcionalmente
la contratación privada, Convenios de Colaboración cuando tienen contenido
económico pueden dar lugar a gastos de diferentes tipos. A la contratación
administrativa, por su importancia se le dedica un apartado propio.(LORING,
2010)
Se designa gestión financiera a todos los procesos que consisten en conseguir,
mantener y utilizar dinero, sea físico o a través de otros instrumentos, como
cheques y tarjetas de crédito, la gestión financiera es la que convierte a la
visión y misión en operaciones monetarias.
1.2.4.1 Importancia de la gestión financiera
Su importancia radica en el sentido del control de todas las operaciones, en
la toma de decisiones, en la consecución de nuevas fuentes de financiación,
en mantener la efectividad y eficiencia operacional, en la confiabilidad de la
información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.(OSORIO, 2009)
La situación real en cuanto a la complejidad e importancia de las actividades
financieras, dependen en gran medida del tamaño, tipo de propiedad, actividad
económica de la empresa; además se debe tener en cuenta la etapa por la cual
