Sistema de Información para la Gestión de Ventas de la Empresa DUE DUE E.I.R.L.

(1)

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

TESIS

“SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE VENTAS DE LA EMPRESA DUE DUE E.I.R.L.”

Tesis presentada por el bachiller: Ysmael RAMOS VARGAS

Para optar el título profesional de: INGENIERO DE SISTEMAS

JULIACA – PERÚ

(2)

(3)

(4)

DEDICATORIA

Con reconocimiento y cariño a mis padres, a mi esposa e hijos; por su constante apoyo y estímulo para mi superación personal y profesional.

(5)

ÍNDICE Dedicatoria

Resumen vii

Introducción ix

CAPÍTULO I

I. EL PROBLEMA, OBJETIVOS E HIPÓTESIS

1. Problema de la investigación ... 1

1.1 Análisis de la situación problemática ... 1

1.2 Definición del problema ... 3

1.3 Planteamiento del problema ... 3

1.4 Justificación del trabajo de investigación... 4

2. Objetivos ... 5

2.1 Objetivo general ... 5

2.2 Objetivos específicos ... 5

3. Sistema de hipótesis y variables... . 5

3.1 Hipótesis general ... 5

3.2 Hipótesis específicas ... 6

3.3 Variables ... 6

3.4 Operacionalización de variables ... 6

(6)

1. Marco teórico ... 8

1.1. Antecedentes ... 8

1.2. Marco teórico ... 12

1.2.1. Sistema de información ... 12

1.2.2. Sistema de gestión de ventas ... 14

1.2.3. Característica del sistema de gestión de ventas .... 16

1.2.4. ¿Qué es una empresa? ... 18

2. Marco conceptual... 20

2.1 Gestión ... 20

2.2 Gestión de ventas ... 21

2.3 Eficiencia ... 22

2.4 Eficacia ... 23

2.5 Efectividad ... 25

2.6 Sistema de información ... 25

2.7 Software ... 26

2.8 Aplicación informática ... 26

CAPÍTULO III III. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 1. Método de investigación ... 28

2. Diseño de la investigación ... 29

2.1 Tipo de investigación ... 29

2.2 Nivel de investigación ... 30

(7)

4. Técnicas e instrumentos ... 30

5. Tratamiento para el análisis de datos... 30

CAPÍTULO IV IV. RESULTADOS Y DISCUSIÓN 1. Resultados del cuestionario ... 31

2. Análisis del sistema ... 39

3. Diseño del prototipo ... 45

Conclusiones ... 53

Recomendaciones ... 54

Referencias bibliográficas ... 55

Anexos ... 58

Anexo N° 01: Cuestionario ... 58

(8)

RESUMEN

El presente trabajo de investigación titulado “Sistema de información para la gestión de ventas de la empresa “DUE DUE E.I.R.L.”, se tendrá un acceso rápido y eficiente a la información. El objetivo del trabajo fue desarrollar un sistema de información que permita gestionar las ventas y el almacén de ventas de manera que ayude a organizar, controlar y administrar los productos con los que cuenta la empresa DUE DUE E.I.R.L., para mejorar la interacción con los clientes y tomar la mejor decisión en el momento oportuno.

La hipótesis fue: El desarrollo de un sistema de información mejora eficientemente la gestión de ventas, ayudando a organizar, controlar y administrar los productos de la empresa DUE DUE E.I.R.L.

El método que se aplicó en la presente investigación fue el método inductivo-deductivo y se adecuó al diseño No Experimental de tipo longitudinal. El tipo de investigación estuvo enmarcado dentro del tipo de investigación aplicada.

Las conclusiones a las que se arribó fueron:

(9)

SEGUNDO: Se realizó el análisis y diseño del sistema de información, la que permitió examinar la situación de la empresa DUE DUE E.I.R.L. en forma más eficaz y eficiente.

TERCERO: Se diseñó los reportes de ventas para que muestren los cuadros estadísticos finales, para la mejor toma de decisiones de parte de la gerencia.

CUARTO: Se desarrolló un prototipo de sistema de información para ser validado por el cliente.

(10)

INTRODUCCIÓN

En este trabajo de investigación se presenta el desarrollo de un sistema de información que permita gestionar las ventas, y de esta manera ayude a organizar, controlar y administrar los productos con los que cuenta la empresa DUE DUE E.I.R.L. que fue tomada como modelo, automatizando sus actividades primarias y mejorando la interacción con sus clientes. Además el sistema de información implementado ofrece una notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la empresa.

Por ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.

Para lograr los objetivos del presente proyecto, se propuso formalizar las reglas del negocio, la elaboración de un prototipo de la posible solución, la definición de la arquitectura y la validación del sistema.

(11)

(12)

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA, OBJETIVOS E HIPÓTESIS

1. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN 1.1 Análisis de la situación problemática

La empresa DUE DUE E.I.R.L. se encuentra ubicado en la ciudad de Puno y en el área de ventas de la empresa las actividades referentes a los servicios y venta de productos se realiza de forma manual, trayendo como consecuencia la pérdida de tiempo y falta de organización al momento de buscar información, ya que al finalizar el día todo lo que se registró en las boletas de venta deben de ser transcritas a un cuaderno anual; esta labor se vuelve engorrosa cuando se desea saber cuáles son los productos que ya no se encuentran en las tiendas o qué productos son los más y menos vendidos, entre otros reportes necesarios de ventas.

(13)

promociones y campañas publicitarias para lograr una mayor fidelidad y crecimiento en número.

En la movilización de productos entre locales se carece de control sobre cuál es el producto que ha sido ingresado o cuáles son los que se han trasladado a otro local; existe mucho desorden en dicha gestión. Muchos de los productos son trasladados al almacén central, en el cual no se tiene control de cuáles son los productos que se encuentran, debido a una falta de categorización o ubicación, lo que provoca que estén mucho tiempo en el almacén y no se vendan.

El almacén en distintas oportunidades ha sufrido de un sobreabastecimiento por los proveedores por no tener claro las necesidades del nivel de stock de los productos que ellos tienen que abastecer. Al finalizar el día las vendedoras antes de retirarse de las tiendas deben de realizar una llamada telefónica informando la cantidad total que fue vendida, en oportunidades no se realiza lo mencionado, por olvido o por estar ocupadas y de esta manera no se puede llevar un cálculo de cuanto se va vendiendo hasta ese momento en el día y la semana.

Para realizar el pago a los proveedores se debe de buscar de forma manual en el cuaderno que se registran las ventas, cuales son los productos relacionados al proveedor por semana; de esta manera se totalizan y se procede con el pago respectivo.

(14)

y que están registradas en su cuaderno. En muchas oportunidades los clientes hacen saber sus preferencias a las vendedoras de las tiendas y como no se cuenta con un registro de estas sugerencias no son canalizadas a los proveedores. De esta manera algunos clientes piensan que no los toman en cuenta y se pierde la fidelización de los mismos, más aún no se cuenta con un registro de clientes para que se les pueda hacer llegar la información de los productos nuevos y variedades con los que actualmente cuentan las tiendas.

1.2 Definición del problema

Se plantea el diseño y desarrollo de un sistema de información que permita obtener resultados favorables facilitando la ejecución de las actividades cotidianas de dicha área de ventas. Y como fruto final de la elaboración de este proyecto se tendrá un sistema de información automatizado que ayude a aligerar las labores en el área de ventas y reducir el tiempo de atención hacia sus clientes, mejorando la gestión de la información, reduciendo la inconsistencia en la búsqueda y acrecentando la productividad de la empresa.

1.3 Planteamiento del problema 1.3.1 Problema General

(15)

1.3.2 Problemas Específicos

1.3.2.1 ¿Cómo el análisis y diseño del sistema de información favorece en la gestión de ventas e inventario de ventas de la empresa DUE DUE?

1.3.2.2 ¿Cómo influyen los reportes de ventas en la toma de decisiones de la alta gerencia?

1.3.2.3 ¿Cómo influye el prototipo de sistema de información para mejorar la interacción con los clientes?

1.4 Justificación del trabajo de investigación

Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas que facilitan la administración de los datos y con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas requieren de la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales en forma eficiente.

(16)

decisiones oportunas e importantes para la empresa y de esta manera estar con un pie delante de la competencia.

2. OBJETIVOS

2.1. Objetivo General

Desarrollar un sistema de información que permita gestionar las ventas y el almacén de ventas de manera que ayude a organizar, controlar y administrar los productos con los que cuenta la empresa DUE DUE E.I.R.L., para mejorar la interacción con los clientes y tomar la mejor decisión en el momento oportuno. 2.2. Objetivos Específicos

2.2.1. Realizar el análisis y diseño de un sistema de información que permita la gestión de ventas e inventario de ventas para la empresa DUE DUE E.I.R.L..

2.2.2. Mostrar los reportes de ventas en cuadros estadísticos, para la mejor toma de decisiones de parte de la gerencia.

2.2.3. Elaborar un prototipo del sistema de información para ser validado por el cliente.

3. SISTEMA DE HIPÓTESIS Y VARIABLES 3.1. Hipótesis general

(17)

3.2. Hipótesis específicas

3.2.1. El análisis y diseño del sistema de información favorece en el registro de las operaciones de ventas, reportes de operación y gerencia.

3.2.2. Los reportes de los cuadros estadísticos en ventas en forma mensual y anual ayudarán a la alta gerencia a tomar la mejor decisión en el momento oportuno.

3.2.3. El prototipo de sistema de información ayudará en la atención rápida y oportuna de los clientes, así como facilitar el envío de publicidad de forma periódica a los clientes para que se enteren de las novedades y promociones.

3.3. Variables

3.3.1. Variable independiente: Sistema de información.

3.3.2. Variable dependiente: Gestión de ventas de la empresa DUE DUE E.I.R.L.

(18)

Fuente: Elaboración propia.

Variable Independiente Indicador Índice

Sistema de información

 Análisis, diseño e

implementación del sistema de

información

 Excelente

 Muy bueno

 Bueno.

 Regular

 Malo

Variable Dependiente Indicador Índice

Gestión de ventas de la empresa DUE DUE

E.I.R.L.

 Gestión de ventas

eficiente

 Muy eficiente.

 Eficiente

 Poco eficiente

(19)

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

1. MARCO TEÓRICO 1.1 Antecedentes

1.1.1 Sistema de gestión de ventas para el centro de servicios informáticos “la biblioteca”

Según Calo y Ortiz1, en su trabajo de tesis Sistema de gestión de ventas para el centro de servicios informáticos “la Biblioteca” llegaron a las siguientes

conclusiones:

 La utilización de herramientas informáticas en la solución de problemas

(20)

 Caracterizar la situación existente en el Centro de Servicios Informáticos “La

Biblioteca”, demostrándose así la necesidad de desarrollar un sistema que

fuese capaz de gestionar las ventas.

 Implementar un sistema informático de gestión de ventas para el Centro de

Servicios Informáticos “La Biblioteca”, herramienta que permite el control de la

compra-venta de productos, existencia de los mismos y atención al cliente, así como otros servicios con fines comerciales.

De esta forma se ha cumplido con los objetivos planteados en la presentación de esta investigación, pues se ha logrado de forma eficiente la implementación del sistema propuesto.

1.1.2 Análisis, diseño e implementación de un sistema de información para una tienda de ropa con enfoque al segmento juvenil

Según Rodriguez2, en su trabajo de tesis Análisis, diseño e implementación de un sistema de información para una tienda de ropa con enfoque al segmento juvenil llegó a las siguientes conclusiones:

 Se logró desarrollar el sistema de ventas para una tienda de ropa del sector

(21)

universidad y en el ámbito laboral. De esta manera se puso en práctica todos los conocimientos informáticos en cada uno de los entregables, así como el cumplimiento de los objetivos específicos del proyecto.

 Se completó la formulación de las reglas de negocio a través de los

diagramas de procesos y el catálogo de requisitos.

 Se desarrolló el Prototipo validado siguiendo las especificaciones del

documento de análisis y diseño logrando el objetivo de análisis del sistema de información.

 Se logró que la arquitectura utilizada sirva para el proyecto debida a que se

dividió la aplicación en componentes funcionales posicionados en capas para un mejor desarrollo del sistema.

 Se completó la realización de pruebas unitarias y de integración antes de la

codificación lo que representó una verdadera reducción de costos y errores en el sistema.

1.1.3 Prototipo de sistema de planillas de entorno web para la Dirección Regional de la Producción-Puno 2015

Según Mamani3, en su trabajo de tesis Prototipo de sistema de planillas de entorno web para la Dirección Regional de la Producción- Puno 2015 llegó a las siguientes conclusiones:

 Se logró desarrollar el Prototipo de sistema de planillas de entorno web para

(22)

de planilla, boleta de pago y relación del personal y consulta; con sus respectivos privilegios el administrador y/o usuario que mejorará la gestión administrativa.

 Se logró identificar los procesos en el desarrollo del prototipo de sistema de

planillas que mejorará la gestión administrativa. Donde el tiempo promedio en generar la planilla era de tres horas, en ingresar las remuneraciones era de cinco horas, en generar las boletas de pago mensual era de cuatro horas y en generar la relación del personal era de dos horas.

 Se logró realizar el análisis y diseño en la elaboración del prototipo de sistema

de planillas propuesto, que mejorará la gestión administrativa de la Dirección Regional de la Producción - Puno.

 Se logró implementar el prototipo de sistema de planillas en la obtención de

(23)

1.2 Marco Teórico

1.2.1 Sistema de información

Como dice Laudon “un sistema de información se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización”.4

Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información, también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear productos nuevos.

Los sistemas de información contienen información acerca de la gente, lugares y cosas importantes dentro de la organización o en el entorno en que se desenvuelve. Por información se entienden los datos que se han moldeado en una forma significativa y útil para los seres humanos, algunos consideran de que la información son el conjunto de datos más un determinado proceso de esos mismos datos y que al final tengan significado. En contraste, los datos son secuencias de hechos en bruto y representan eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno físico antes de ser organizados y ordenados en una forma que las personas puedan entender y utilizar.

(24)

proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización. Un sistema de información debe brindar la totalidad de los elementos que conforman los datos, en una estructura robusta, flexible ante los futuros cambios y homogénea.

(25)

Hay tres actividades en un sistema de información que producen la información que esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son:

 Entrada: Captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la

organización como de su entorno externo.

 Procesamiento: Convierte esa entrada de datos en una forma más

significativa.

 Salida: Es el resultado del procesamiento de datos.

Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada.

1.2.2 Sistema de gestión de ventas

(26)

negocio, es la actividad fundamental de cualquier evento comercial. Se trata de reunir a compradores y vendedores, y el trabajo de toda la organización es hacer lo necesario para que esta reunión sea exitosa.

En el mundo cada día más competitivo, son las ideas las que marcarán la diferencia. Ideas que abrirán las puertas empresariales, con una mirada basada en un constante mejoramiento y equilibrio entre los objetivos de la empresa y los del cliente. Es en éste sentido que la incorporación de nuevas estrategias, requerirán nuevas responsabilidades, que serán basadas en brindar soluciones con resultados positivos y significativos6.

Las decisiones comerciales, orientadas al mercadeo de productos y/o servicios, son un elemento indispensable para satisfacer las necesidades de los clientes y alcanzar así, el éxito en las empresas. El gestor comercial, con el propósito de planear las actividades comerciales, debe ejecutar los planes, controlarlos y proponer el mejoramiento continuo de los resultados materializados a través de las ventas, buscar constantemente nuevas oportunidades y mercados, desde una perspectiva que considere el dinamismo que les concierne, y que incluya las necesidades de los clientes, los competidores y el medio ambiente, reconociendo la variabilidad de los mismos.

(27)

producto o servicio que se le ofrece le llevará a lograr sus objetivos en una forma económica.

La empresa está orientada al cliente si tiene un sólido sistema de gestión de ventas, donde intervenga no sólo el estudio de las ventas, sino también, el estudio de otros elementos que también intervienen en dicho sistema, como son: El estudio del mercado, los productos y/o servicios, la mercadotecnia, las compras y los clientes.

Ha sido objetivo de este trabajo sistematizar en los fundamentos teórico-metodológicos relacionados con el sistema de gestión de ventas, el cual constituye una herramienta imprescindible para todo gestor que se proponga satisfacer a los clientes, cada vez más exigentes en calidad, precios y plazos, como vía para lograr el crecimiento y desarrollo de su organización.

1.2.3 Características del sistema de gestión de ventas en la gestión empresarial

De acuerdo con el criterio de Olazábal, “la gestión de ventas es una relación que se establece entre dos o más personas, en la que el vendedor debe lograr que el cliente se sienta complacido del producto adquirido y del trato recibido. Todo vendedor debe realizar una gestión de venta que engrandezca el arte del buen vendedor" 3 y unir a esto la palabra AIDCA, que significa: A(Atención), I(Interés), D(Deseo), C(Convicción), A(Acción).

Por tanto, el vendedor debe:

(28)

 Despertar el interés del cliente por conocer el producto.

 Alimentar el deseo del cliente por comprar el producto.

 Fomentar la convicción del cliente de que sus necesidades serán cubiertas

al adquirir el producto.

 Incitar la acción del cliente, es decir, llevar al cliente a realizar la acción de

comprar el producto.

El éxito en la gestión de venta se logra si se cuenta con productos o servicios con calidad y son competitivos para el segmento del mercado deseado a satisfacer.

Por tanto, coincidiendo con lo planteado por Heller (2006): El primer paso para alcanzar el éxito, consiste en aceptar que se debe tener el conocimiento y la claridad suficiente acerca de lo que es y lo que se requiere para generar ventas de calidad y con productividad diaria por quienes tendrán que generar los ingresos que se necesitan para subsistir y desarrollar plenamente el negocio. El siguiente paso esencial consiste en diseñar la estrategia de acción, o también llamado método efectivo de gestión, que permitirá establecer todos los pasos que los actuales y nuevos integrantes del equipo deberán realizar para llegar con eficiencia y productividad a generar diariamente los resultados máximos de ventas posibles8.

(29)

constituye en función del número de clientes, la importancia de estos y según el número de visitas previstas para cada categoría de clientes), un sistema de remuneración (el sistema de remuneración del equipo debe ser concebido de forma tal que motive e incentive al vendedor o representante, a trabajar según los objetivos de la empresa), la formación (un representante debe conocer bien la empresa, sus productos y los de la competencia, para que realice una presentación de venta eficaz), la animación (es necesaria para hacer más eficaz la actividad cotidiana de la fuerza de venta)y el control (ha de hacerse de forma indirecta, analizar las ventas realizadas y los informes de las visitas que cada representante debe presentar directamente)”.9

Los vendedores juegan un papel determinante en la venta, pues de su habilidad para vender, depende que el cliente compre o no determinado producto.

1.2.4 ¿Qué es una empresa?

La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado. La actividad productiva consiste en la transformación de bienes intermedios (materias primas y productos semielaborados) en bienes finales, mediante el empleo de factores productivos (básicamente trabajo y capital).

(30)

se combinan. Asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos, captar recursos financieros, si no dispone de ellos, y ejerce sus derechos sobre los bienes que produce.

La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y poner en manos del público la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la economía. Para tratar de alcanzar sus objetivos, la empresa obtiene del entono los factores que emplea en la producción, tales como materias primas, maquinaria y equipo, mano de obra, capital, etc… Dado un objetivo u objetivos prioritarios hay que definir la forma de alcanzarlos y adecuar los medios disponibles al resultado deseado. Toda empresa engloba una amplia gama de personas e intereses ligados entre sí mediante relaciones contractuales que reflejan una promesa de colaboración. Desde esta perspectiva, la figura del empresario aparece como una pieza básica, pues es el elemento conciliador de los distintos intereses.

(31)

Por otra parte, y a medida que surgen empresas de gran tamaño, se produce una separación, entre las funciones clásicas del empresario. Por un lado, está la figura del inversionista, que asume los riesgos ligados a la promoción y la innovación mediante la aportación de capital. Por otro lado, se consolida el papel del directivo profesional, especializado en la gestión y administración de empresas. De esta forma, se produce una clara separación entre la propiedad y la gestión efectiva de la empresa.

El empresario actual es un órgano individual o colegiado que toma las decisiones oportunas para la consecución de ciertos objetivos presentes en las empresas y de las circunstancias del entorno. El empresario, individual o colegiado, es el que coordina el entramado interno de la empresa con su entorno económico y social. 10

2. MARCO CONCEPTUAL 2.1. Gestión

(32)

gestión del personal. Asimismo en la gestión es muy importante la acción, porque es la expresión de interés capaz de influir en una situación dada. 11

Se denomina gestión al correcto manejo de los recursos de los que dispone una determinada organización, como por ejemplo, empresas, organismos públicos, organismos no gubernamentales, etc. El término gestión puede abarcar una larga lista de actividades, pero siempre se enfoca en la utilización eficiente de estos recursos, en la medida en que debe maximizarse sus rendimientos. El primer punto a considerar es la gestión dentro de un agente económico de primera relevancia, como es la empresa. En esta existe personal especializado para la toma de decisiones que conlleve comprometer recursos que suelen ser escasos. Así, el rol de la gerencia suele ser tomar decisiones en función de una planificación acertada para responder a las necesidades de la organización, decisiones que deben consumir el mínimo de recursos económicos y deben maximizar los beneficios obtenidos. 12

2.2. Gestión de ventas

(33)

Como sucede con todo plan o esquema, la gestión de ventas, deberá indicar a priori las cifras o las metas de ventas que se quieren lograr para que todo el personal implicado lo tenga claro y actúe en consecuencia a ese plan. Para una empresa que se sustenta de las ventas de sus productos es imprescindible que las mismas estén activas e incrementándose para poder subsistir. 13

La gestión de ventas también es un proceso dinámico donde interactúan diferentes elementos que contribuyen a que la venta se realice, teniendo como premisa la satisfacción de las necesidades del cliente. Los elementos fundamentales de la gestión de ventas son:

 El Enfoque hacia el cliente.

 El Equipo de Ventas.

 El Proceso de Venta.

 La Supervisión y Motivación del Equipo de ventas.

 La Comunicación en las Ventas.

 El Merchandising.

2.3. Eficiencia

La eficiencia es la virtud o facultad para lograr un efecto. También, es la acción con que se logra ese efecto. La palabra eficiencia es de origen latín efficientĭa. La palabra eficiencia se puede utilizar en varios contextos. La

(34)

cantidad de recursos para conseguir un objetivo o cuando se alcanza más objetivos con los mismos o menos recursos. 14

2.4. Eficacia

Eficacia es hacer las cosas correctas, es decir, hacer lo que se debe hacer para lograr los objetivos buscados. Se trata de determinar, entre todos los rumbos posibles, cuál se va a buscar, y de orientar los medios para alcanzar resultados. Ser eficaz en la pyme implica direccionar los esfuerzos hacia metas que tengan sentido y que ayuden a la supervivencia y crecimiento de la empresa. Por ejemplo, las cocinas de dos restaurantes son eficaces porque logran responder a todos los pedidos con comidas apropiadas. Sin embargo, en uno de ellos se desperdician ingredientes, se producen demoras y los clientes se van insatisfechos. La ineficiencia de este restaurant atenta contra la rentabilidad del negocio.15

Deben conocer bien su oferta de producto o servicio. Parece sencillo, ¿no? lo es, pero existen vendedores que, por una razón u otra, tratan de vender sin conocer bien lo que están vendiendo. Estos vendedores pueden tener un cierto grado de éxito en una buena economía, pero son los primeros que muestran sus debilidades cuando las cosas se ponen difíciles. Deben debe tener todas las características y beneficios del producto en la punta de la lengua. Si no es así, tendrán que hacer de esto una prioridad.

(35)

con ella cuando no abundan los clientes. Tiene que enseñar a sus vendedores a mostrar eficazmente las características diferentes de sus productos, a saber explicar las ventajas.

Deben saber trabajar de forma “proactiva”. Ahora no es el tiempo de

esperar a que el teléfono suene. No deben subestimar el valor de los clientes existentes. Deben aprovechar la oportunidad para llamar a sus “habituales”

para informarles de nuevas ofertas u ofertas especiales y descuentos. No deben dejar de ofrecer a sus clientes otros productos o servicios que estén relacionados con lo que normalmente compran.

Para muchos, los clientes actuales son de vital importancia por tres razones:

Ya han comprado y pueden comprar de nuevo. Conseguir un nuevo cliente es normalmente más costoso que vender a un cliente existente.

Pueden ayudar en el logro de nuevos clientes si valoran bien lo que hicimos y, especialmente, si nuestros productos y nuestra atención dejaron a los actuales satisfechos.

Deben ser persistentes. La persistencia es uno de los rasgos más comunes entre los vendedores de éxito. Un “no te rindas” puede serles de

gran ayuda.

(36)

2.5. Efectividad

La Efectividad es la unión de Eficiencia y Eficacia, es decir busca lograr un efecto deseado, en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de recursos. 16

La efectividad es aquella aptitud de los animales, en especial del ser humano que le permite llegar a sus objetivos. Cuando hablamos de efectividad, nos referimos a la ejecución completa del proceso que nos da el resultado, la eficiencia es cuando los recursos son aprovechados al máximo, reduciendo su coste o su uso y generando los mismos efectos. Un ejemplo clásico es en una oficina, en la que un empleado realiza un trabajo cumple con la meta establecida por sus superiores, está siendo efectivo en la tarea que está haciendo, si este trabajador se esmera y realiza una porción extra de trabajo, o el que hace lo hace sobresaliente, está siendo eficaz. Recibirá alguna bonificación por esto, pero si solamente es efectivo con su responsabilidad no generara ningún tipo de estímulo que lo recompense en la organización para la que labora. 17

2.6. Sistema de información

(37)

de elementos (no necesariamente computacionales) que permiten manipular toda aquella información necesaria para implementar aspectos específicos de la toma de decisiones. 18

2.7. Software

Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware.

Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones informáticas; tales como el procesador de texto, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el llamado software de sistema, tal como el sistema operativo, que básicamente permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz con el usuario.

2.8. Aplicación informática

(38)

Las aplicaciones pueden haber sido desarrolladas a medida (para satisfacer las necesidades específicas de un usuario) o formar parte de un paquete integrado (como el caso de Microsoft Office).

Dentro del campo de informática, el término aplicación se le atribuye a aquellos programas únicamente diseñados como herramientas que permiten al usuario realizar un trabajo o más. Su funcionalidad reside en automatizar problemas complejos en cuestiones de segundos, permitiendo de esta manera un trabajo completamente más rápido y eficiente (hojas de texto, excel, calculadora, base de datos).

(39)

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

1. Método de investigación

(40)

2. Diseño de la investigación

El presente trabajo de investigación se adecuó al diseño No Experimental de tipo longitudinal. Según Sampieri(20) indica que el diseño es el plan o estrategia que se desarrolla para obtener la información que se requiere en una investigación, y el diseño No Experimental cuantitativa lo define como la investigación que se realiza sin manipular deliberadamente variables. Es decir, se trata de estudios donde no hacemos en forma intencional las variables independientes para ver su efecto sobre otras variables. Lo que hacemos en la investigación no experimental es observar fenómenos tal como se dan en su contexto natural, para posteriormente analizarlos. En una investigación longitudinal o evolutiva son estudios que recaban datos en diferentes puntos del tiempo, para realizar inferencias acerca de la evolución, sus causas y sus efectos.

a. Tipo de investigación

(41)

b. Nivel de investigación

El presente trabajo se delimitó dentro del nivel explicativo.

3. Población y muestra

La población considerada para el trabajo de investigación fue 15 trabajadores del área de ventas de la Empresa Due Due.

4. Técnicas e instrumentos

 Para facilitar la recopilación de la información en el trabajo de investigación

se aplicó la técnica de la encuesta con aplicación del cuestionario como instrumento para establecer el nivel de aceptación y servicio de parte de los clientes de la empresa DUE DUE.

5. Tratamiento para el análisis de datos

(42)

CAPÍTULO IV

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

1. Resultados del cuestionario

Tabla N° 1: Pregunta del cuestionario N° 01 ¿La empresa realiza actualmente

sus actividades cotidianas en forma manual?

Detalle Frecuencia %

SI 14 93

NO 1 7

Total 15 100

Fuente: Elaborado por el investigador.

Figura N° 1: ¿La empresa realiza actualmente sus actividades cotidianas en forma manual?

93% 7%

SI

(43)

Interpretación: El 93% de los encuestados indican de que si la empresa realiza actualmente sus actividades cotidianas en forma manual y el 29% de los encuestados indican que la empresa no realiza actualmente sus actividades cotidianas en forma manual.

Tabla N° 2: Pregunta del cuestionario N° 02 ¿El reporte de ventas se realiza

en cuadros estadísticos para la mejor toma de decisiones? Detalle Frecuencia %

SI 11 73

NO 4 27

Total 15 100

Figura N° 2: ¿El reporte de ventas se realiza en cuadros estadísticos para la mejor toma de decisiones?

73% 27%

SI

(44)

Interpretación: El 73% de los encuestados indican que si realizan en cuadros estadísticos los reportes y el 27% de los encuestados indican que no realizan en cuadros estadísticos los reportes.

Tabla N° 3: Pregunta del cuestionario N° 03

¿La empresa cuenta con computadores personales y/o

laptops en todas sus filiales? Detalle Frecuencia %

SI 13 87

NO 2 13

Total 15 100

Figura N° 3: ¿La empresa cuenta con computadores personales y/o laptops en todas sus filiales?

87% 13%

SI

(45)

Interpretación: El 87% de los encuestados indican que si cuenta con computadoras personales sus filiales de la empresa y el 13% de los encuestados indican que no cuentan con computadoras personales sus filiales de la empresa o en todo caso desconocen.

¿Le gustaría automatizar mediante un sistema de información los procesos diarios

en la empresa? Detalle Frecuencia %

SI 12 80

NO 3 20

Total 15 100

Figura N° 4: ¿Le gustaría automatizar mediante un sistema de información los procesos diarios en la empresa?

80% 20%

SI

(46)

Interpretación: El 80% de los encuestados indican que si le gustaría automatizar sus procesos de gestión y el 20% de los encuestados indican que no les gustaría automatizar sus procesos de gestión de ventas probablemente por la falta de capacitación en el manejo del sistema o dominio del manejo de un computador.

Tabla N° 5: Pregunta del cuestionario N° 05 ¿Le gustaría a usted solicitar vía

internet sus consultas de gestión de ventas a las otras filiales? Detalle Frecuencia %

SI 13 87

NO 2 13

Total 15 100

Figura N° 5: ¿Le gustaría a usted solicitar vía internet sus consultas de gestión de ventas a las otras filiales?

87% 13%

SI

(47)

Interpretación: El 87% de los encuestados indican que si les gustaría solicitar sus consultas de gestión de ventas vía internet de las otras filiales y el 13% de los encuestados indican que no les gustaría solicitar sus consultas de gestión vía internet.

Tabla N° 6: Pregunta del cuestionario N° 06 ¿Le gustaría a usted ver su

reporte detallado de los diferentes procesos de gestión

de ventas en tiempo real? Detalle Frecuencia %

SI 14 93

NO 1 7

Total 15 100

Figura N° 6: ¿Le gustaría a usted ver su reporte detallado de los diferentes procesos de gestión de ventas en tiempo real?

93% 7%

SI

(48)

Interpretación: El 93% de los encuestados indican que si le gustaría ver su reporte de los procesos de gestión de ventas en tiempo real y el 07% de los encuestados indican que no le gustaría ver su reporte de los procesos de gestión de ventas en tiempo real.

Tabla N° 7: Pregunta del cuestionario N° 07 ¿Le gustaría a usted que la

pantalla de usuario del sistema de información sea amigable e

interactiva?

Detalle Frecuencia %

SI 13 87

NO 2 13

Total 15 100

Figura N° 7: ¿Le gustaría a usted que la pantalla de usuario del sistema de información sea amigable e interactiva?

87% 13%

SI

(49)

Interpretación: El 87% de los encuestados indican que si le gustaría que la pantalla de usuario del sistema de información sea amigable y el 13% de los encuestados indican que no le gustaría que la pantalla de usuario del sistema de información sea amigable.

¿Le gustaría a usted que la respuesta del sistema de información frente a una solicitud

sea la más rápida posible? Detalle Frecuencia %

SI 14 93

NO 1 7

Total 15 100

Figura N° 8: ¿Le gustaría a usted que la respuesta del sistema de información frente a una solicitud sea la más rápida posible?

93% 7%

SI

(50)

Interpretación: El 93% de los encuestados indican de que si le gustaría que la respuesta del sistema de información frente a una solicitud sea la más rápida posible y el 07% de los encuestados indican que no le gustaría que la respuesta del sistema de información frente a una solicitud sea la más rápida posible.

2. Análisis de casos de uso

Figura Nº 09. Modelo de caso de uso.

(51)

Figura Nº 10. Modelo de objetos GESTIONAR SISTEMA

Fuente: Elaborado por el autor.

Figura Nº 11. Modelo de objetos CONTROLAR VENTAS

(52)

Figura Nº 12. Modelo de objetos CONTROL DE ALMACEN

Figura Nº 13. Modelo de casos de uso de requerimiento GESTIONAR SISTEMA

(53)

Figura Nº 14. Modelo de casos de uso de requerimientos CONTROLAR VENTAS

Figura Nº 15. Modelo de casos de uso de requerimiento CONTROLAR ALMACÉN

(54)

Figura Nº 16. Modelo de colaboración GENERAR REPORTES DE VENTAS

Figura Nº 17. Modelo de colaboración MOSTRAR PRODUCTO

(55)

Figura Nº 18. Modelo de colaboración GENERAR REPORTE DE ALMACÉN.

Figura Nº 19. Modelo de secuencia GENERAR REPORTE DE ALMACEN

(56)

3. Diseño del prototipo

Figura Nº 20. Ventana contraseña

Figura Nº 21. Ventana agregar nuevo local.

(57)

Figura Nº 22. Ventana agregar inventario.

Figura Nº 23. Ventana agregar nuevo producto.

(58)

Figura Nº 24. Ventana calcular insumos actual.

Figura Nº 25. Ventana calcular mantenimiento actual.

(59)

Figura Nº 26. Ventana generar reportes de los insumos.

Figura Nº 27. Ventana agregar nuevo servicio.

(60)

Figura Nº 28. Ventana calcular servicios actuales.

Figura Nº 29. Ventana calcular transporte.

(61)

Figura Nº 30. Ventana agregar nuevo personal.

Figura Nº 31. Ventana generar reportes de personal.

(62)

Figura Nº 32. Ventana agregar personal a las planillas.

Figura Nº 33. Ventana agregar nueva venta.

(63)

Figura Nº 34. Ventana calcular venta actual.

Figura Nº 35. Ventana generar reportes de ventas.

(64)

CONCLUSIONES

PRIMERO: Se logró desarrollar un sistema de información para la gestión de ventas, para que ayude a organizar, controlar y administrar los productos con los que cuenta la empresa DUE DUE E.I.R.L, y además mejore la interacción con los clientes y tomar la mejor decisión en el momento oportuno.

SEGUNDO: Se realizó el análisis y diseño del sistema de información, la que permitió examinar la situación de la empresa DUE DUE E.I.R.L. en forma más eficaz y eficiente.

TERCERO: Se diseñó los reportes de ventas para que muestren los cuadros estadísticos finales, para la mejor toma de decisiones de parte de la gerencia.

(65)

RECOMENDACIONES

PRIMERO: Se recomienda que éste trabajo de investigación se implemente vía web y bajo el enfoque de las aplicaciones móviles, para que los usuarios interactúen en tiempo real y tomen sus decisiones en forma oportuna.

SEGUNDO: Se recomienda realizar el análisis tomando en consideración la descripción más exhaustiva de los diferentes casos de uso, para así tener una respuesta eficiente y eficaz del sistema de información.

(66)

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Calo W.P. y Ortiz C.O. Sistema de gestión de ventas para el centro de servicios informáticos “La Biblioteca” [Tesis]. República de Cuba: Universidad Técnica de

Cotopaxi. Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas; 2012, 71p.

2. Rodriguez J.E. Análisis, diseño e implementación de un sistema de información para una tienda de ropa con enfoque al segmento juvenil [Tesis]. Perú: Pontificia Universidad Católica del Perú. Facultad de Ciencias e Ingeniería; 2013, 92p. 3. Mamani, A. Prototipo de sistema de planillas de entorno web para la Dirección

Regional de la Producción- Puno 2015 [Tesis]. Perú: Universidad Andina Néstor Cáceres Velásquez. Facultad de Ingeniería de sistemas, Carrera Académico Profesional de Ingeniería de Sistemas; 2015,122p.

4. Laudon, K. y Laudon, J. Sistemas de información gerencial. Administración de la empresa digital. 8va ed. México: Pearson; 2004.

5. Rubio Domínguez, P. Gestión empresarial. [en línea] enero, 2008. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos53/libro-gestion-empresarial/libro-gestion-empresarial.shtml?monosearch. [Consultado: 27 de octubre de 2015.]

6. Zapata Alarcón, Yoana. Un nuevo enfoque de la fidelización del cliente. [en

línea] febrero, 2006. Disponible en:

(67)

7. Olazábal Padilla, Dayana. Gestión de venta. Material de apoyo para dependientes comerciales. [en línea] 2007. Disponible en:

http://www.monografias.com/trabajos46/gestion-de-venta/gestion-de-venta3.shtml [Consultado: 10 de noviembre de 2015.]

8. Heller, M. E. Gestión profesional de ventas. [en línea] 2006. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos28/gestion-profesional-ventas/gestion-profesional-ventas.shtm. [Consultado: 13 de noviembre de 2015.]

9. Cortés, R. La venta. [en línea] [s.a.] Disponible en: http://www.galeon.com/cortes/enlaces18790.html. [Consultado: 13 de noviembre de 2015.]

10. Bustamante, E. La empresa. [en línea] 2013. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml. [Consultado: 26 de mayo de 2016]

11. Vilcarromero, R. La gestión en la producción. [en línea] 2013. Disponible en: http://www.eumed.net/libros-gratis/2013a/1321/gestion.html. [Consultado: 26 de mayo de 2016]

12. Definición de gestión [en línea]. Disponible en: http://definicion.mx/gestion/. [Consultado: 26 de mayo de 2016]

13. Definición de gestión de ventas [en línea]. Disponible en: http://www.definicionabc.com/negocios/gestion-de-ventas.php

(68)

15. Significado de eficacia [en línea]. Disponible en: http://www.buenosnegocios.com/notas/321-eficacia-y-eficiencia-las-aplicas-tu-negocio.

16. Significado de efectividad [en línea]. Disponible en: https://es.wikipedia.org/wiki/Efectividad.

17. Significado de efectividad [en línea]. Disponible en: http://conceptodefinicion.de/efectividad/

18. Significado de sistema de información [en línea]. Disponible en: http://jms.caos.cl/si/si01.html

19. Dávila, G. El razonamiento inductivo y deductivo dentro del proceso investigativo en ciencias experimentales y sociales. Venezuela: Laurus; 2006.

20. Hernández, R. Metodología de la investigación. 5ª ed. México: Mc Graw hill; 2010.

(69)

ANEXO 01

CUESTIONARIO

Estimado trabajador, tu opinión acerca de contar con un sistema de información para la gestión de ventas vía internet será para evaluar la posibilidad de su implementación en la empresa DUE DUE E.I.R.L. para lo cual se pide la mayor objetividad posible y marcar con una equis (X) frente a cada pregunta que mejor represente tu opinión.

1. ¿La empresa realiza actualmente sus actividades cotidianas en forma manual? a. Si.

b. No.

2. ¿El reporte de ventas se realiza en cuadros estadísticos para la mejor toma de decisiones?

a. Si. b. No.

3. ¿La empresa cuenta con computadores personales y/o laptops en todas sus filiales?

a. Si. b. No.

4. ¿Le gustaría automatizar mediante un sistema de información los procesos diarios en la empresa?

(70)

5. ¿Le gustaría a usted solicitar vía internet sus consultas de gestión de ventas a las otras filiales?

a. Si. b. No.

6. ¿Le gustaría a usted ver su reporte detallado de los diferentes procesos de gestión de ventas en tiempo real?

a. Si. b. No.

7. ¿Le gustaría a usted que la pantalla de usuario del sistema de información sea amigable e interactiva?

a. Si. b. No.

8. ¿Le gustaría a usted que la respuesta del sistema de información frente a una solicitud sea la más rápida posible?

(71)

ANEXO N° 02

MANUAL DE INSTALACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE

VENTAS

1. INSTALACIÓN DEL SERVIDOR XAMPP:

1.1. La instalación del Servidor Xampp es a partir de Windows 7 a versiones siguiente.

1.2. Abrir la carpeta Sistema de Ventas con Doble Click.

1.3. Hacer Doble Click en el archivo xampp-win32-5.5.24.exe.

1.4. Hacer Click en el Botón Si de la ventana control de cuenta de usuario.

(72)

1.6. Hacer Click en el Botón OK de la ventana Warning (si está activado el Control de Cuentas de Usuario y recuerda que algunos directorios tienen permisos restringidos).

(73)

1.8. Hacer Click en el Botón Next > de la Ventana Setup (Los componentes mínimos que instala XAMPP son el servidor Apache y el lenguaje PHP).

(74)

1.10. Desactivar checkbox y Hacer Click en el Botón Next > de la Ventana Setup (información sobre los instaladores de aplicaciones para XAMPP creados por Bitnami).

(75)

1.12. Esperar hasta que la instalación se complete.

(76)

1.14. No abrirá la pantalla XAMPP Control Panel (desde ahí se podrá activar y desactivar el servidor)

1.15. Para activar hacer Click en los Botones Start (de preferencia Apache y MySQL).

1.16. Para desactivar hacer Click en los Botones Stop (de preferencia Apache y MySQL).

(77)

1.18. En la barra de navegación escribimos localhost o 127.0.0.7 y Hacemos Enter.

1.19. Seleccionamos el idioma Español.

(78)

(79)

2. CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE VENTAS AL SERVIDOR:

2.1. De la carpeta Sistema de Ventas; se encuentra la carpeta ventas lo copiamos al servidor Xampp.

(80)

2.3. Y Hacemos Doble Click en la Carpeta htdocs. Y lo pegamos el archivo ventas.

(81)

2.5. En el Menú hacemos Clic en Importa y Hacemos Click en el Botón Seleccionar archivo.

(82)

2.7. Luego hacemos Click en el Botón Continuar.

(83)

3. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE VENTAS:

3.1. Para Ingresar al Sistema de Ventas, abrimos un navegador y en la barra de navegación ponemos: http://localhost/ventas, y hacemos Enter.