Análisis de gestión de inventarios de la empresa comercial Cell House ubicada en la ciudad de Ibarra

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES-IBARRA

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA

INFORME FINAL DE ESTUDIO DE CASO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y

FINANZAS CPA.

TEMA:

ANÁLISIS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA COMERCIAL CELL HOUSE UBICADA EN LA CIUDAD DE IBARRA.

AUTORA: ATIS ATIS YANIRA MARGOTH

TUTORA: DRA. ARCINIEGAS PASPUEL OLGA GERMANIA, MSC. Ibarra-Ecuador

APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

CERTIFICACIÓN:

Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por la señorita Yanira Margoth Atis Atis, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría, CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema: “ANÁLISIS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA COMERCIAL CELL HOUSE UBICADA EN LA CIUDAD DE IBARRA”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes-UNIANDES, por lo que apruebo su presentación.

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD

Yo, Yanira Margoth Atis Atis, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría, CPA Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título en INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.

CERTIFICACIÓN DEL LECTOR TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo, Ing. Carrera Cuesta Paola Yesenia MSG. En calidad de lector del proyecto de Titulación.

CERTIFICO:

Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Yanira Margoth Atis Atis,sobre el tema: ANÁLISIS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA COMERCIAL CELL HOUSE UBICADA EN LA CIUDAD DE IBARRA, ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por que he podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Regional Autónoma de los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.

DERECHOS DE AUTOR

Yo, Yanira Margoth Atis Atis, declaro que conozco y acepto la disposición contante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultorías que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella;

DEDICATORIA

Dedico esta tesis a mis padres, quienes me apoyaron, me motivaron para alcanzar esta meta.

A mi familia por sus palabras, su impulso, sus consejos de aliento en tener fe y creer en mí

A mis profesores por haber aportado con sus conocimientos en la formación de mi carrera profesional.

A mis amigos y compañeros que han formado parte de mi vida y de esta etapa de formación profesional.

AGRADECIMIENTO

A Dios por haber sido mi guía, fuerza y fortaleza.

A mis padres por haberme dado la vida, educación y consejos por motivarme siempre a cumplir mis sueños.

A mi tutora de tesis por su apoyo total y constante en este largo proceso

Al propietario de la empresa Cell House por brindarme la información pertinente y oportuna para realizar el trabajo de titulación.

Gracias a todas las personas que estuvieron presente en este largo proceso.

RESUMEN

ABSTRACT

The purpose of the case study is to analyze the management of inventories and the

impact on financial results. The research focused on examining the main aspects such

as: storage, merchandise dispatch, stock inventory control, analysis of operation

indicators and financial indicators which are important aspects for efficient performance

and the decision making process. It has been applied the descriptive methodology that

allowed to analyze the processes of inventory control and bibliographic research. The

technique for collecting information was the interview. The results show that the

company did not have an adequate control of inventories with a low level of confidence

of 37.5% and a high level of risk, and there are other weaknesses that should be

considered by management. The study determines that there are elements of importance

within the process of reception, storage and dispatch that are not being carried out under

technical parameters and it directly affect the inventory management. The company

does not maintain adequate levels of inventory to meet the needs of customers, in time

and in the right amounts. It maintains a high stock of merchandise, with a low rotation

and excessive investment equivalent to 64% on working capital. In conclusion it is

determined that the company has some weaknesses, both in administrative and financial

aspects, increasing the level of control risk that may affect the economic development of

ÍNDICE GENERAL

INTRODUCCIÓN ... 1

Situación problémica……….1

Objetivo General .………..1

Objetivos Específicos...……….2

1.DESARROLLO ... 3

Fundamentación teórica conceptual. ... 3

Contabilidad ... 3

Fines de la contabilidad ... 3

Importancias de la contabilidad ... 3

Inventarios ... 4

Concepto de los inventarios físicos ... 4

Fases de inventarizacion ... 4

Control de inventarios ... 4

Objetivos del control de inventario ... 5

Función del control de inventarios ... 5

Costos en los Inventarios ... 6

Métodos de valoración de inventarios. ... 6

Sistema de control de inventarios ... 6

Sistema de inventario periódico ... 7

Sistema de inventario perpetuo. ... 8

Kardex………. ... 8

Gestión de inventarios. ... 9

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 13

Modalidad de investigación ... 13

Tipos de investigación ... 13

Métodos de investigación ... 14

Método analítico – sintético. ... 14

Método deductivo – inductivo. ... 14

3. RESULTADOS. ... 17

Evaluación de inventarios ... 17

Almacenaje de mercadería ... 19

Despacho de mercadería ... 21

Relación del riesgo en manejo de inventarios empresa Cell House ... 22

Control de existencias de inventarios. ... 25

Toma física de inventarios ... 31

Cálculo de indicadores de operación. ... 32

Análisis del impacto financiero manejo de inventarios. ... 34

CONCLUSIONES. ... 36

RECOMENDACIONES ... 37

BIBLIOGRAFÍA ... 39

LINKOGRAFIA………...………...…40

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Población……….. 14

Tabla 2 Evaluación de control interno……….. 17

Tabla 3 Ventas Mensuales………. 25

Tabla 4 Existencias de Artículos………... 29

Tabla 5 Clasificación ABC……… 30

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 TarjetKárdex………..……….………9

Figura 2 Almacenaje de mercadería…...……….………...……….19

Figura 3 Despacho de mercadería………....21

Figura 4 Riesgos de manejo de inventario………...……..22

Figura 5 Método ABC………..………..30

Figura 6 Indicadores de operación……...………...……..32

INTRODUCCIÓN

El análisis de gestión de inventarios es la base fundamental de toda organización, resulta importante y vital ya que permite conocer las falencias en el manejo y con este análisis se confronta los datos anotados en el sistema de inventarios con las existencias reales disponibles en el almacén. La constatación se debe efectuar en condiciones técnicamente aceptables que proporcionen una serie de factores de valoración pormenorizada y detallada de las mercancías que se dispone al día, utilizando métodos de valoración, la existencia máxima y mínima, control de espacios físicos de almacenaje de mercadería. El control de inventarios es un elemento muy importante para el desarrollo tanto en grandes, medianas y pequeñas empresas ya que una mala administración puede ser culpable de generar clientes descontentos por el incumplimiento de la demanda.

Para Gómez (2014), la gestión es un proceso a través del cual se coordinan y optimizan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficacia, calidad, productividad en la consecución de sus objetivos. Una buena gestión de inventarios permite guiar a la empresa a obtener resultados positivos al finalizar un período. Una gestión de inventarios es el punto determinante en el manejo estratégico de toda organización, ya que permite tener un control de los ingresos y salidas.

En la empresa Cell House se determina deficiencias en el control de existencias, no establece niveles máximos, mínimos y críticos de mercadería que permitan conocer la cantidad de inventario que dispone la empresa, es importante realizar este análisis en función a las ventas con el fin de cumplir con la demanda de clientes. Otro factor importante que la empresa no considera es la cantidad de artículos que tienen mayor rotación de inventarios y aquellos que se mantienen en stock por largos periodos de tiempo determinado exceso de stock.

(2014), el control de inventarios requiere de un constante y sistemático trabajo de inspección, comprobación, evaluación y verificación de mercaderías disponibles en la empresa, permitiendo encontrar deficiencias de control de los encargados de bodega o de la administración en general.

Cell House no se aplica indicadores financieros que determine rotación de inventarios, número de días que se mantiene los artículos en bodega antes de salir a la venta y porcentaje de capital de trabajo que se encuentra comprometido en mercadería. Es importante que la empresa conozca que un exceso de inventarios trae repercusiones en cuanto a costos de almacenaje, obsolescencia de artículos con relación al precio de mercado, capital de trabajo paralizado, falta de liquidez.

Para Díaz (2014), la administración de inventarios es una actividad importante que permite mantener un control sobre el registro, control de existencia máxima, mínima y crítica, rotación, tarjetas kardex, las empresas independiente de la actividad comercial, industrial o prestación de servicios necesita contar con un sistema para un control eficiente de las operaciones, el crecimiento de una empresa exige el control exhaustivo de la mercadería que ingresa al almacén.

1. DESARROLLO

1.1.FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA CONCEPTUAL.

1.1.1. Contabilidad

La contabilidad permite conocer la situación actual de cada empresa, por ende, su importancia radica en la toma de decisiones.

Según Mendoza (2016), la contabilidad es un proceso que consiste en recopilar, registrar, analizar toda la información de la empresa con la finalidad de obtener valores porcentuales y tomar decisiones económicas o financieras. Es un lenguaje de negocios porque su objetivo es identificar, analizar e informar los resultados obtenidos al final de un periodo contable. También es una historia de negocios porque sigue un proceso cronológico y secuencial.

1.1.2. Fines de la contabilidad

La contabilidad cumple diferentes funciones que permiten alcanzar los objetivos planificados de cada una de las empresas.

De acuerdo a Pombo (2014), la finalidad de la contabilidad es determinar la situación económica y financiera de la empresa, identificar y controlar las variaciones que se han producido durante el periodo contable, permitiendo de esta manera conocer la situación real. Para la obtención de los estados financieros se debe seguir un proceso adecuado y sustentado de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados. En toda empresa se debe establecer un control riguroso de las actividades, es decir controlar y manejar adecuadamente los recursos económicos y financieros mediante el proceso contable.

1.1.3. Importancias de la contabilidad

ejecuta en la empresa y obtener información veraz y así tomar decisiones acertadas mediante el análisis de los estados financieros.

1.1.4. Inventarios

En opinión a Zapata (2014), el inventario consiste en tener una lista ordenada de todo lo que dispone la empresa con la finalidad de asegurar la cantidad de productos adecuados. La necesidad de gestionar los inventarios se genera desde el hecho de entregar la mercadería con alta calidad que satisfaga las necesidades y requerimientos de nuestros clientes. El inventario se considera como un activo que dispone la empresa y hace uso en el momento que considere adecuado.

De acuerdo Cruz (2017), el inventario es la lista de artículos que cuenta una empresa. Ayuda a determinar el aprovisionamiento de mercadería necesaria para la comercialización.

1.1.5. Concepto de los inventarios físicos

Según Salas (2015), el inventario físico consiste en contar las unidades de existencias que, en un momento, la empresa tiene su almacén con el fin de que se ajuste a la realidad en almacén, a su vez este inventario físico se compara con los registros contables para determinar faltas o sobrantes de mercadería.

1.1.6. Fases de inventarizacion

El autor Meana (2017), en el proceso de inventarios primero se inspecciona en los almacenes, bodegas los artículos físicos con los que cuenta la empresa, se agrupan los productos homogéneos, se asignan un código y se registran y actualiza el sistema contable.

1.1.7. Control de inventarios

Toda empresa debe llevar un control de inventarios que les permita identificar la mercadería en stock y en mal estado.

requiere mantener un control y asegurar el funcionamiento de la empresa, por lo tanto, es imperante determinar cada uno de estos elementos.

Por su parte Guerrero (2016), establece que todos los sistemas de control de inventarios se incorporan para hacer frente a dos problemas importantes como mantener un control adecuado sobre el elemento del inventario, asegurar que se mantengan unos registros adecuados de los tipos de materiales existentes y de sus cantidades.

1.1.8. Objetivos del control de inventario

El propósito del control de inventarios es asegurar el funcionamiento de las actividades de la empresa mediante la optimización conjunta de los siguientes tres objetivos.

 Servicio al cliente

 Costos de inventario

 Costos operativos

Según Zapata (2014), la finalidad de control de inventarios es determinar el movimiento o stock de cada mercadería que se encuentre en la empresa y así establecer estrategias de venta. Los inventarios se gestionan para mantenerse en la empresa, sin embargo, estos pueden encontrarse por fuera o en condiciones de cuidado especial, por lo cual su manejo es diferente.

1.1.9. Función del control de inventarios

Según Salas (2015), el control de inventarios cumple algunas funciones:

 Las funciones de un control de inventarios es mantener un registro de existencias.

 Determinar los niveles de existencias máximas, mínimas y críticas para satisfacer a los clientes.

 Llevar un control de faltas, novedades de recepción y entrega a clientes de mercaderías.

1.1.10.Costos en los Inventarios

De acuerdo a Saravia (2016), el inventario siempre conlleva un costo. Entre los costos asociados al inventario se menciona los costos de producción, costos por deterioros, costos por faltantes, costos por almacenaje.

Estos costos repercuten en el precio final de producción o comercialización de los artículos, las empresas deben establecer controles que permitan minimizar ciertos costos o gastos que generen impactó en el precio de venta o utilidades.

1.1.11.Métodos de valoración de inventarios.

Para Bravo (2015), infiere que el costo de las existencias o valoración de inventarios, se asigna utilizando los métodos UEPS, PEPS y promedio ponderado.

El autor define lo siguiente:

UEPS: Ultimas en entrar, primeras en salir. Determina las mercaderías que ingresaron al último son las primeras que tiene en salir a la venta.

PEPS: Primeros en entrar y primeros en salir, establece que las mercaderías que ingresan primero, son aquellas que salen a la venta primero.

Promedio ponderado: En este método se determina el valor promedio de las mercaderías que ingresaron a la empresa, es decir se obtiene el valor o precio de venta, su aplicación es muy fácil y permite mantener un control adecuado.

Los métodos antes mencionados se aplican de acuerdo a la actividad de la empresa, siendo una herramienta indispensable porque se visualiza valores reales de las fluctuaciones de cada insumo o mercadería. Las empresas comerciales e industriales requieren que se utilice un método de control de inventario en donde se conoce los materiales que se está despachando, además permite conocer el valor del precio de venta.

1.1.12.Sistema de control de inventarios

Por su parte, Tapia (2014), el sistema de control de inventaros es una herramienta que permite registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de una empresa, con el objetivo de interpretar los resultados, además ayuda a identificar el estado de la mercadería permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia y la capacidad financiera de la empresa. Entonces se puede decir que el sistema de control de inventarios es un proceso que sigue un orden el cual consiste en registrar, clasificar y resumir todas y cada una de las actividades de la empresa con el fin de interpretar sus resultados y así conocer la situación económica y financiera de la empresa, lo cual permite tomar decisiones de inversión o diversificación.

El sistema de control es la recopilación de toda la información que se realiza a diario con la finalidad de registrarla en libros contables.

Básicamente existen sistemas que proporcionan toda la estructura necesaria para la contabilidad de los inventarios.

Los sistemas de control de inventarios:

 Sistema de cuenta múltiple o del inventario periódico.

 Sistema de inventario permanente o inventario perpetuo.

1.1.13. Sistema de inventario periódico

1.1.14 Sistema de inventario perpetuo.

En cuanto a Bravo (2015), el sistema de cuenta permanente o sistema de inventario perpetuo es una herramienta que proporciona información oportuna y confiable, el control de la mercancía la realiza mediante la utilización de Kardex. Sus características principales es que la empresa tiene un registro continúo del inventario que permite contrastar el valor en las tarjetas de control con la existencia física que consta en el almacén, otro aspecto fundamental se registra el costo de las mercancías vendidas cuando se realiza la respectiva venta, utiliza tres cuentas: Inventario de mercadería, ventas, y costo de venta, además se aplican tarjetas Kardex, por tanto, el inventario se puede determinar en cualquier momento.

1.1.15 Kardex

Las Kardex son muy importantes porque permite se lleve un adecuado control de la mercadería.

Por su parte Cuevas (2014), establece que la Kardex es un sistema de registro y control de almacén que utilizan generalmente las empresas sea estas comercial o industrial, mediante esta tarjeta permite conocer las entradas, salidas y existencias de mercadería. Se puede decir que es documento que permite control y clasificación las mercaderías que constan en el almacén.

Las tarjetas de control Kardex llevan la siguiente información.

 Razón social de la empresa.

 Nombre del artículo

 Existencias máximas

 Existencias mínimas

 Método de valoración

 Unidad de mediada

 Fecha

 Entradas

 Salidas

A continuación se presenta un modelo de tarjeta kardex. EMPRESA……….

TARJETA KÁRDEX

DEL……….AL……….2018 ARTÍCULO……….. MÉTODO………..

FECHA DETALLE ENTRADA SALIDA EXISTENCIA

CAN

T

V.

U

TOTA

L

CA

NT

V.

U

TOTAL CA

NT

V.U TOT

AL

Figura 1: Tarjeta Kárdex Fuente: Cuevas (2014)

1.1.16 Gestión de inventarios.

Para Coalla (2017), la gestión de inventarios, es la administración adecuada, observando premisas básicas referentes al registro, compra, salida de inventarios, así como también confirmar o verificar el tipo de existencias de la empresa, mediante un recuento físico de los materiales existentes.

Es necesario realizar un análisis de los inventarios para confrontar los datos anotados en las base de datos con las existencias reales disponibles en el almacén, la constatación se debe efectuar en condiciones técnicamente aceptables que proporcione una serie de factores de valoración pormenorizada de las mercancías que se dispone al día, utilizando métodos de valoración, las existencias máximas y mínimas, control de espacios físicos de almacenaje de mercadería.

1.1.15.Control de existencias de inventarios.

un procedimiento que inicia desde la planificación, compra, recepción, almacenaje, producción, empaques y contabilidad, hasta la entrega al cliente.

Sin embargo Bravo (2015), determina que el control de los inventarios se establece de acuerdo a la actividad de la empresa, su principal objetivo es mantener controlado las existencias y salidas de la mercadería, de manera que permita satisfacer las necesidades de los clientes.

Existencias máximas. Establece el contar con un stock que permita determinar la cantidad suficiente para cubrir la demanda de clientes, para esto se consideran algunos parámetros fundamentales como ventas máximas y el tiempo de reposición o remplazo, para lo cual es necesario utilizar la siguiente formula en la que se detalla ventas máximas mensuales sobre los días establecido en meses por el tiempo máximo de remplazo, a continuación se detalla la formula respectiva para el cálculo.

EMx= Venta máxima mensual X tiempo mínimo de remplazo 30 días

Existencia Mínima: El stock mínimo en bodega con el fin de satisfacer la demanda de los clientes, es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en existencia para satisfacer a los clientes en empresas industriales o comerciales. Se determina considerando la venta mínima mensual y el tiempo mínimo de reposición o reemplazo, a continuación se detalla la formula correspondiente que permite determinar los niveles mínimos de existencias

EMn = Venta mínima mensual / 30 días x tiempo mínimo de reemplazo.

Existencias críticas: Se considera como el stock mínimo que debe tener una empresa considerando que los proveedores fallen en entrega de mercadería, aquí se debe considerar estrategias que permitan a la empresa atender a sus clientes, para calcular los niveles críticos se debe considerar la venta mínima mensual y el tiempo critico de remplazo, a continuación se detalla la siguiente formula.

1.1.17.Método de control de inventarios ABC.

Según Picnolini (2014), el método de control de inventarios ABC (por sus siglas en inglés Activity Based Costing es decir, costeo basado en actividades), es una herramienta que permite determinar la relación entre los productos o insumos, su precio unitario; con el fin de determinar el valor de los artículos para priorizarlos de forma descendente, optimizando así la administración de los recursos de inventario y logrando mejorar la toma de decisiones. La aplicación del inventario ABC en una empresa se empieza por la clasificación en grupos de artículos así:

Los artículos "A" que son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversión. Estos son los más costosos. Es importante evitar mantener inventarios altos de estos artículos. Los artículos "B" son aquellos que les corresponde la inversión siguiente en términos de costo. Consisten en el 30% de los artículos que requieren. Es necesario aplicar un nivel de control administrativo medio.

Los artículos "C" son aquellos que normalmente en un gran número de artículos correspondientes a la inversión más pequeña. Consiste aproximadamente el 50% de todos los artículos del inventario pero solo el 2% de la inversión de la empresa en inventario. Es importante asignar menos recursos para el manejo de estos artículos. 1.1.18.Indicadores financieros de actividad

Análisis Financiero Su finalidad es conocer los rubros y porcentajes de la actividad de la empresa. De acuerdo a Ortiz (2017), el análisis financiero surge la necesidad del conocimiento de los principales indicadores económicos y financieros, así como su interpretación, son imprescindibles para introducirnos en un mercado competitivo, el propósito es conocer la situación actual de la empresa en sus niveles de inversión, financiación y de operación, lo que ayuda de manera decisiva a los administradores, inversionistas y acreedores a tomar sus respectivas decisiones.

Por otra parte Ortiz (2017), los indicadores de actividadad son los que establecen el grado de eficiencia con el cual la administración de la empresa, maneja los recursos y la recuperación de los mismos.

Los indicadores de liquidez a corto plazo

 Indicadores de solvencia

Con esta razón financiera se determina si la empresa puede responder con las obligaciones a corto plazo.

 Indicadores de liquidez

Determina si la empresa cuenta con disponibilidad de efectivo para responder a sus deudas a corto plazo una vez descontado inventarios

 Indicador de inventario a activo corriente

Mide el porcentaje que representan los inventarios frente al activo corriente.

 Índice de rotación de inventarios

 Permanencia de inventarios

Es el número de días que inventarios permanece en bodega, antes de logra vender.

 Inventario a Capital de trabajo

Determina la inversión en inventario en relación al capital de trabajo, un porcentaje elevado representa una cantidad excesiva de inversión en inventarios.

2 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

2.1. Modalidad de investigación

La modalidad que se empleó es de enfoque cuali - cuantitativo, en virtud de que se parte de las realidades ya existentes, mediante el análisis de la información proporcionada por la empresa y la determinación del stock idóneo de mercaderías en la empresa.

2.2. Tipos de investigación 2.2.1. Investigación descriptiva

Se aplicó la investigación descriptiva durante el análisis de los procesos de control de inventarios que actualmente maneja la empresa y en determinar el impacto en los estados financieros.

2.2.2. Investigación documental – bibliográfica

2.2.3. Investigación de campo

Este tipo de investigación se aplicó en la empresa Cell House, quienes son los involucrados en el problema de estudio, para ello fue necesario aplicar entrevista obteniendo información veraz de la fuente de origen y determinar los mecanismos para la solución del problema.

2.3.Métodos de investigación

2.3.1. Método analítico – sintético.

La aplicación de este método se efectúa en el desarrollo de las bases teóricas conceptuales como es la gestión de inventario mediante el análisis crítico sobre la información recopilada por los diferentes autores para llegar a una síntesis de cada tema que consta en las bases teóricas, permitiendo contar con bases sólidas para el desarrollo de la propuesta.

2.3.2. Método deductivo – inductivo.

Este método se aplicó al profundiza en la realidad de la empresa Cell House, permitiendo recabar información sobre la situación actual y determinando el impacto en los informes financieros.

2.4.Población.

Para el desarrollo de la investigación no se determina necesario aplicar fórmula de cálculo ya que se aplicó entrevista a tres empleados de la empresa.

Tabla 1: Población

Personal Número

Gerente General 1

Contador 1

Responsable de bodega 1

Total 3

Fuente: Empresa Cell House 2018

2.5.Técnicas de investigación.

Entrevista: Se aplicó a los responsables del manejo de inventarios y permitió al investigador conocer que en la empresa no se establecen niveles de existencias en base a stock máximo, mínimo y crítico, no calculan indicadores financieros que permitan conocer rotación de mercadería y no se realizan un análisis de los riesgos que pueden afectar al manejo de inventarios.

2.6.Instrumentos de investigación

Guía de entrevista: Este instrumento permitió al investigador plantear preguntas a los responsables de bodega y conocer los procedimientos de control de inventarios que se llevan en la empresa

2.7. Interpretación de entrevista.

Se plantea entrevista al gerente general, contador y responsable de bodega en el cual se determinó que existen deficiencias en el manejo de inventarios.

En la entrevista realizada al Gerente General de la empresa Cell House de la ciudad de Ibarra, se establece que la actividad principal es la venta de accesorios y celulares, los artículos que se venden con mayor frecuencia son las micas y estuches, no cuenta con normas, procedimientos y políticas internas sobre el manejo de inventarios. El procedimiento que aplica para el ingreso de mercadería es el siguiente: primero se revisa si la empresa cuenta con un stock de artículos, el administrador hace el pedido a los proveedores, realiza la compra, ingresa a bodega, revisa si la mercadería se encuentra en condiciones adecuadas o puede presentar fallas o faltantes, se procede a inventariar, se ingresar las facturas al sistema.

Por su parte, el Jefe de Bodega de la empresa Cell House de la ciudad de Ibarra, establece que los artículos que se venden con mayor frecuencia son micas, estuches, agendas y audífonos. Por otro lado agrega que el procedimiento que se sigue cuando adquieren mercadería es el siguiente: primero se revisa el inventario, el administrador de la empresa hace el pedido de la mercadería faltante, realizar el pedido a las diferentes distribuidoras, compra la mercadería, ingresa a bodega, revisa que se encuentre en perfectas condiciones, los artículos son inventariados, ingresa la mercadería al sistema. Además el jefe de bodega establece que se lleve un control mensual de la existencia, no se establece un control de máximo, mínimo y crítico es un tema desconocido para esta empresa, se realiza un registro manual de ingreso y salida de mercadería diario, mensualmente se revisan las existencias físicas con el inventario en sistema para verificar el ingreso y salida de mercadería, la empresa si cuenta con registros de entrada y salida de mercadería mediante actas. El procedimiento que se sigue cuando egresa mercadería de bodega es registrar los productos que salen de bodega, revisa los productos que estén en buen estado, se procede a empacar y sellar, una vez que se realiza el proceso anterior sale la mercadería. La empresa Cell House si cuenta con un sistema donde se lleva el inventario SIACI, antes de que la mercadería salga de bodega es registrada manualmente en los registros que maneja la empresa.

3. RESULTADOS.

Tema: Análisis de gestión de inventarios de la empresa comercial Cell House ubicada en la ciudad de Ibarra.

A continuación se procede a realizar una evaluación preliminar sobre la gestión de inventario

3.1. Evaluación de inventarios

Empresa Cell House Inventarios

Objetivo: Evaluar las actividades de control para conocer la eficiencia en el manejo de inventarios.

Tabla 2: Evaluación de control interno

N° PREGUNTAS SI NO Califi.

1 ¿La entidad cuenta con un responsable del manejo de inventarios?

X 1

2

¿Existen manuales, políticas, procedimientos o normativa que permitan el control de inventarios?

X 0

3 ¿Las operaciones o transacciones son registradas oportunamente en los sistemas automatizados?

x 0

4 ¿Se establece niveles mínimos y máximos de existencias, de manera que las compras se realicen únicamente cuando sea necesario y en cantidades apropiadas?

X 0

5 ¿Se ha delegado la custodia de bodega mediante un acta de entrega-recepción?

X 0

6 ¿Se controla periódicamente la existencia física de los artículos que constan en bodega?

X 1

7 ¿Las diferencias entre los inventarios físicos y los registros, son informados a Gerencia?

X 1

8 ¿Cuenta la entidad con espacios físicos suficientes, instalaciones seguras y condiciones de almacenamiento adecuados para el funcionamiento de los almacenes y bodegas?

x 0

9 ¿El bodeguero sustenta con documentos suficientes (actas de recepción / ingreso / registro), de la mercadería que ingresa?

x 0

10 ¿Se estableció un sistema de registro permanente para el control de inventarios, incluyendo registros auxiliares individualizados?

x 0

11 ¿El guardalmacén o bodeguero o responsable acredita con documentación los productos que egresan?

X 0

almacén o bodega tienen acceso a las instalaciones?

13 ¿Los movimientos de entradas, salidas o bajas de los artículos son registrados oportunamente?

X 1

14 ¿Los resultados de las verificaciones físicas son conciliados con los registros contables?

X 1

15 ¿Los resultados de las verificaciones físicas se elaboran las correspondientes actas y las novedades establecidas son comunicadas a la máxima autoridad para la toma de decisiones correctivas?

x 0

16 ¿Se mantienen una codificación de los inventarios que permitan el fácil acceso, identificación, organización y protección de los artículos?

x 0

Fuente: Empresa Cell House 2018. Nivel de confianza.

6

6

Nivel de riesgo

NR= 100 -37,5 = 62,5%

Análisis: En el sistema de control interno se obtuvo una calificación ponderada de 37,5% que equivale a un nivel de confianza bajo y de un riesgo alto, por lo se puede evidenciar que existen algunas debilidades que debe considerar la administración a fin de mejorar la gestión de inventarios. Entre las debilidades encontradas se puede mencionar que no se han establecido niveles mínimos y máximos de existencias, de manera que las compras se realicen únicamente cuando sea necesario y en cantidades apropiadas. Los ingresos y salidas de mercadería no son registrados oportunamente en los sistemas automatizados. No se elaboran actas de las novedades encontradas y a su vez no son comunicadas a la máxima autoridad para la toma de decisiones correctivas. El espacio físico no cumple con condiciones adecuadas para el almacenamiento de los artículos. La mercadería no se encuentra codificación de manera que permitan el fácil acceso, identificación, organización y protección.

evidencia en la falta de control sobre varios elementos puntuales pero absolutamente importantes para CellHouse. La falta de un manual de procedimientos general y/o concreto para el control y gestión de inventarios hace que ciertas tareas se desarrollen de manera empírica y basadas más en la intuición de los propietarios y responsables que en un esquema predefinido, planificado o sistematizado.

Con los aspectos mencionados se determina que la empresa no posee un sistema de control adecuado en el manejo de inventarios, existiendo debilidades que la administración para lo cual se debe considerar y tomar acciones correctivas para el mejor desempeño de Cell House.

A continuación, se desarrolla un análisis pormenorizado de elementos clave en la gestión de inventarios como los siguientes:

3.2. Almacenaje de mercadería

Almacenaje

Proceso Factores de riesgo encontrados. Revisión de documentación

(facturas, guía de remisión, listado de compras)

Documentos e información incompleta Verificación de la cantidad, clase

de artículos que ingresa a la empresa

No concuerda la mercadería solicitada con los artículos físicos recibidos Determinar la ubicación y

espacio requerido de la mercadería dentro de la bodega de acuerdo a tipo de bienes, fragilidad, rotación.

Falta de espacio físico suficiente para descargue, espacios no se encuentran rotulados de acuerdo a los artículos. No existe una distribución y organización de eficiente de espacio físico de la bodega de acuerdo a criterios de almacenaje.

Reportar novedades, cuando éstas se presenten, a las siguientes dependencias: Administrador, contabilidad y transportista

Faltantes de mercadería no son comunicados a tiempo y se pierde oportunidad de reclamo y reposición de bienes dañados en proceso de transporte o cuando son enviados en mal estado desde proveedores

De no existir novedades, se legaliza y entrega la documentación de recibí conforme respectivo.

No se reportan novedades y se legaliza la documentación sin que se registren novedades que si existen.

Ingreso de mercadería al sistema SIACI

No se ingresa la mercadería al sistema de manera inmediata a la recepción. Figura 2: Almacenaje de mercadería

Análisis. Existen elementos de gran importancia dentro del proceso de almacenaje como la recepción y el registro de mercadería y el registro posterior que no se están realizando bajo parámetros técnicos y que afectan directamente la gestión del inventario.

Entre los problemas analizados se establece: que no se realiza una revisión de documentación: como lista de empaque, facturas, guías de remisión, por lo que la información de ingresos de mercadería es incompleta. Al verificar los artículos según nota de pedido, no concuerda con los artículos recibidos, afectando al registro contable y de existencias.

El espacio físico no es el adecuado y suficiente para el almacenaje de mercadería, los espacios no se encuentran rotulados de acuerdo al tipo de artículos y no existe ningún documento tipo manual de procedimientos o guía que haga que quien está encargado de ejecutar esta tarea sepa con claridad cuál es el paso a paso que debe seguir bajo las necesidades de la empresa.

Los faltantes de mercadería no son comunicados a tiempo a las instancias pertinentes y se pierde oportunidad de reclamo y reposición de bienes dañados en proceso de transporte o cuando son enviados en mal estado desde proveedores. Los resultados de la falta de control derivan en pérdidas por artículos dañados en el trayecto de su transporte o por artículos con defectos de fábrica de los proveedores y que se aceptan e ingresan sin que se registre esa novedad en el tiempo y forma adecuados para facilitar y posibilitar reclamos, devolución o reposición. No se reportan novedades y se legaliza la documentación a proveedores y transportista impidiendo realizar reclamos. La mercadería no se registra en el sistema contable de forma inmediata a la recepción con el fin de actualizar el inventario y evitar pérdidas.

3.3. DESPACHO DE MERCADERÍA

Despacho

Proceso Factores de riesgo analizados Elabora órdenes de salida de

mercadería de acuerdo a la solicitud de cliente.

Órdenes de despacho de mercadería no solicitada por el cliente, se saca mercadería para mostrar a clientes y no regresa a bodega.

Remite orden de salida para cumplir con lo solicitado.

Solicitud de mercadería sin orden de despacho, no se entregan documentos de pedido a bodega o responsable de bodega.

Bodeguero revisa la orden y aprueba la salida de los artículos

Revisión inadecuada de documentos, órdenes de despacho sin firmas y sin autorización

Se entrega los artículos a cliente Novedades no registradas.

Se registra la salida de mercadería en el sistema

Registro de inventario en sistema de erróneo, se registran artículos que no fueron despachados.

Figura 3: Análisis de despachos de mercadería Fuente: Empresa Cell House (2018).

Análisis. Al tratarse de despacho de mercadería, se evidencian errores en registros o entregas de artículos al cliente y salidas que no se contabilizan y afectan directamente al stock de inventario y consecuentemente a los estados financieros. Este error principalmente se evidencia cuando se registra la salida o venta de un bien con otras características, condiciones y precios a los que se entregan en la transacción, se determinó el registro de artículos de precios y características totalmente diferentes. La salida de mercadería de bodega se realiza sin orden de despacho únicamente se procede en forma verbal y eso conlleva a encontrar diferencias al conciliar inventario.

registro de salida de mercadería es erróneo ya que en el sistema se registra como mercadería despachada pero al realizar la infección física consta en bodega.

Existen diferencias entre los registros de sistemas de inventarios y otros documentos que se utilizan en Cell House y las constataciones físicas de bienes que, como se señalaba en líneas anteriores, terminan afectando directamente a la información financiera de la empresa y evitando que la administración o sus propietarios no tomen las medidas necesarias para revertir el escenario actual.

Estos problemas se deben a que Cell House no cuenta con procedimientos o normativa interna que permita un control eficiente de inventarios y una gestión lo suficientemente técnica y no empírica en áreas críticas. La máxima autoridad no analiza la importancia que conlleva el contar con un manual de procedimientos que permitan un control de mercadería.

3.4. Relación del riesgo en manejo de inventarios empresa Cell House

Proceso de manejo de inventarios

Riesgo potencial Acciones que debe considerar la

empresa

Inspección, recepción, inspección,

almacenamiento y,

distribución de

inventarios

Discrecionalidad en el

cumplimiento de

funciones.

La máxima autoridad y jefes

departamentales emitan informes de cumplimientos de procesos

Ausencia de elementos de responsabilidad

Un delegado del departamento

contable esté presente en la recepción de la mercadería

Verificación del proceso de control de inventarios y recepción de mercadería

Constatación física y verificación de cantidades, contenidas en el informe de bodega por parte de un delegado del departamento contable.

Independencia del

departamento de

recepción, de los

departamentos de

compras,

almacenamiento y

despacho.

Compras no autorizadas

Procedimiento de pagos de compras se debe terminar solamente con el recibí conforme

Las compras se deben efectuar con la

autorizaciones de la máxima

Demora en la trasferencia de bienes

Establecer fechas o tiempos límites entre la recepción de la orden de requisición y la fecha de entrega de bienes para evitar desabastecimiento.

Inspección de bienes recibidos y detección de mercancía dañada

Almacenamiento de bienes dañados u obsoletos

Establecimiento de informe de

novedades en la recepción de

mercadería

Reembarque de mercadería por

incumplimiento en cantidades y

condiciones de entrega

Cantidades recibidas

diferentes de las

compradas

Verificación de cantidades físicas según lista de empaques y firmas de responsabilidad del encargado de la recepción

Solicitudes pre

numeradas y constancia

de despachos y

recepción de

inventarios.

Despachos duplicados

Ordenes de despacho prenumeradas o codificadas, con especificaciones de cantidad de mercadería a despachar, firmas de responsabilidad de quien solicita y quien entrega.

Problemas de archivo de soportes.

Control de documentación

numerados, archivado por número y por meses que y que contengan todos los documentos habilitantes para la recepción y despacho de los artículos

Falta de responsabilidad en la recepción

Actas de recepción firmadas por los bodegueros y documentación de respaldo en caso de novedades.

Pronósticos de demanda de productos y

disponibilidad de materiales.

Demanda insatisfecha

Los directivos o la máxima autoridad debe revisen los criterios que se utilizaron en los pronósticos de ventas y determinar si son moderados, optimistas o pesimistas

Pronósticos de ventas mediante

técnicas de mínimos cuadrados o

incremento absoluto para

proyecciones de ventas y en

consecuencia adquisición de

mercadería.

Exceso de inventarios

Falta de oportunidad en la provisión de mercaderías

Establecer niveles mínimos de stock de materiales, ante lo cual se debe notificar una nueva provisión

La notificación de provisión debe realizar con tiempo suficiente para evitar quedarse sin productos

Notificación a contabilidad sobre las exigencias, para control de valuación y costos

Desconocimiento de

exigencias reales

Conformar una comisión técnica, para la realización de constataciones físicas de inventarios

Reportes semanales de existencia del encargado de bodega

Distorsión en la aplicación de métodos de valuación y costeo

Determinar de acuerdo a la normativa vigente el método de costeo promedio ponderado

Autorización apropiada de despachos para producción, ventas o devoluciones.

Despacho a clientes

ficticios

Verificación y actualización de base de datos de clientes por parte del departamento comercial cuando se trata de ventas en volumen.

Ordenes de despacho sin sustento

verificar que la orden de despacho este acompañada de la solicitud o pedido del cliente con cantidades exactas

Devoluciones ficticias

Establecer certificaciones con actas de entrega- recepción y conteo físico

Figura 4: Riesgos en manejo de inventarios

Fuente: Empresa Cell House (2018) Análisis. Se analizan los procesos de control de inventarios y se encontró deficiencias

en la recepción de mercadería, órdenes de despacho prenumeradas o codificadas con especificaciones de cantidad de mercadería a despachar, firmas de responsabilidad de quien solicita y quien entrega, pronósticos de ventas mediante técnicas de proyección, establecer niveles mínimos de stock, reportes semanales de existencia del encargado de bodega

3.5. Control de existencias de inventarios.

Para el cálculo de existencias de inventarios se determinan ventas mensuales del año 2017. Se considera el valor de ventas de los meses de enero a diciembre.

Este control de existencias permite conocer el valor de mercadería que debe tener la empresa en bodega para cumplir con los requerimientos de los clientes y además se debe considerar algunas variables fundamentes como es el ingreso mensual (ventas). Ésta información se obtiene de la base de datos que guarda la empresa (estadísticas) y que vienen registradas mes a mes. Es importante considerar el tiempo de reposición de la mercadería que de acuerdo a la información proporcionada varía entre 60 días, 21 días y 7 días. Éste es el tiempo que se demoran o tardan los proveedores para abastecer el almacén y dentro de ello también es importante establecer un stock de seguridad que permite cubrir eventualidades de variables no controladas provenientes de factores internos o externos que pueden ocasionar un desabastecimiento a la empresa.

A continuación se detallan las ventas mensuales de los meses de enero a diciembre del 2017

Tabla 3: Ventas Mensuales

Mes Ventas al costo Utilidad mensual Ventas

PVP

% de Ventas

Enero 5.000,00 3.000,00 8.000,00 10

Febrero 3.125,00 1.875,00 5.000,00 6

Marzo 2.500,00 1.500,00 4.000,00 5

Abril 2.500,00 1.500,00 4.000,00 5

Mayo 2.187,50 1.312,50 3.500,00 4

Junio 1.875,00 1.125,00 3.000,00 4

Julio 2.500,00 1.500,00 4.000,00 5

Agosto 3.125,00 1.875,00 5.000,00 6

Octubre 2.500,00 1.500,00 4.000,00 5

Noviembre 5.000,00 3.000,00 8.000,00 10

Diciembre 17.187,50 10.312,50 27.500,00 34

Total Ventas 2017 50.000,00 30.000,00 80.000,00 100

Fuente: Empresa Cell House 2018

Máximo Mínimo Critico

Ventas mensuales al costo 17187,50 1875,00

Tiempo de remplazo 60 días 21 días 7 día

 Existencias máximas de mercadería.

La cantidad máxima que la empresa debe mantener en stock con el fin de cubrir eventualidades es de 34.375,00 dólares en mercadería. Estos niveles de inventarios permiten satisfacer las necesidades de los clientes, en tiempos y cantidades esperadas, considerando que el mes con mayor afluencia de ventas es diciembre y noviembre. Es importante destacar que un inventario excesivo repercute en costos financieros si la empresa mantiene un nivel elevado de stock ya que se deja de obtener rendimientos por no tener el capital invertido en otras actividades productivas opcionales sin considerar además que un exceso de inventarios repercute en costos de mantenimiento de infraestructura y otros costos relacionados a mercadería que está sin rotación por largos períodos de tiempo innecesariamente.

Los excesos de stock de mercadería también pueden darse por causas como la falta de planificación de ventas o errores en los planes de ventas, sobre los cuales debe trabajar la empresa para el abastecimiento de mercadería, es decir, el plan de ventas y sus pronósticos son las base del aprovisionamiento de bodega y consecuentemente, si los expertos o responsables de ventas cometen errores, derivarán en grandes compras que

EMx= 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑎𝑠 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠

3 días x tiempo máximo de reemplazo

EMx= 7. 87 5 _{3 días}x 60 días

pueden llegar a ser innecesarias. Cell House debe delimitar las funciones de uno de los responsables de ventas (o los mismos propietarios) para que se encarguen de realizar sondeos permanentes sobre gustos y preferencias de los consumidores, aportando de manera directa a la compra y gestión de inventarios de la organización.

Por último y como dato no menos importante, el exceso de stock de mercaderías puede traer consigo el riesgo de absolencia de los equipos y accesorios que estén almacenados por ciertos período de tiempo y dado que la empresa se encuentra en una industria en la que el desarrollo tecnológico es vertiginoso, ese riesgo se multiplica con cada día que el inventario no rote o se mantenga elevado.

 Existencias mínimas de mercadería

El nivel de inventario mínimo de mercadería que debe mantenerse en la empresa para satisfacer las necesidades de clientes es de $1,312.50. Este valor permite que en el almacén no se produzcan roturas de stock y proveer de productos a los clientes sin que existan retrasos de entregas. Uno de los aspectos que se debe considerar es tiempos de entregas de los proveedores de manera que el inventario se mantenga siempre en los límites. Los propietarios y encargados de bodega deben hacer pedidos de mercaderías antes de alcanzar el stock mínimo y cumplir con el cliente.

Tanto como en los niveles máximos y mínimos, éstos indicadores se convierten en verdaderas alertas para los propietarios de CellHouse y que no están siendo tomados en cuenta en los dos sentidos, es decir ni para proveerse con mesura o para no quedarse sin mercadería y están sujetos a un flujo de compras que no es constante o que no obedece a una planificación adecuada.

EMn= 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑎𝑠 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠 _{3 días} x tiempo mínimo de reemplazo

EMn= _{3 días} .875 x 21 dias

 Existencias criticas de mercaderías.

El nivel más bajo que puede llegar el stock es de $375,00 de mercadería en inventario almacenada en bodega y esto puede producir o generar problemas a la empresa por cuestiones de abastecimiento precario.

En la empresa comercial Cell House, se debe mantener: un control de existencias mínimas, las fluctuaciones de ventas varias y no se debe permitir que existencias se reduzcan a stock críticos antes de realizar un nuevo pedido. En éste punto se debe analizar que la empresa utilice un nivel óptimo (existencia mínima) como margen o alerta de reposición, el cual ayudará a evitar problemas de desabastecimiento crítico. La empresa debe mantener un margen o inventario de seguridad (existencias mínimas), de manera que puede satisfacer la demanda de los artículos y no correr riesgo de atención inadecuada a clientes. Si los niveles de inventarios no se mantienen en niveles óptimos puede ocasionar disminución de utilidades y problemas para la empresa.

Los inventarios mínimos se deben establecer como una reserva o protección considerando la posibilidad de que ocurran agotamientos de mercaderías en el mercado y entre los proveedores. Éste nivel de inventarios permite equilibrar costos y no mantener existencias excesivas ya que significa mayores costos.

La inobservancia de los niveles críticos de inventarios y la consecuente rotura de stock repercuten más allá del evidente perjuicio económico del momento en que el cliente no puede comprar (y la empresa vender) lo que necesitaba, sino que desde el punto de vista del servicio y la oferta comercial derivan en un punto negativo en la percepción de satisfacción de nuestros clientes, una fundamentada disminución de la fidelidad o lealtad hacia la empresa. La rotura de stock también altera las misma previsiones de ventas y esta demanda distorsionada causará que ciertos ítems estén sobrecargados y otros con deficiencias en cantidades.

ECr= 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑎𝑠 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠 _{3 días} x tiempo critico de reemplazo

ECr= .875

3 díasx 6 días

Uno de los enfoques que se ha planteado para solucionar los problemas es el empleo de técnicas como mínimos cuadrados y la técnica de incremento absoluto, con eso se puede determinar las demandas futuras. Otra de las técnicas para el control de inventarios es el método ABC, que se desarrolla a continuación.

3.6. Control de inventario método ABC (Wilfredo Pareto).

En la empresa Cell House, se establece la necesidad de llevar un control riguroso de sus inventarios, para lo cual es necesario determinar los artículos que representan un valor mayor y rotan con mayor frecuencia.

Para realizar un control adecuado, la empresa debe aplicar el método ABC de la ley de Pareto, según el cual, el 80% de las ventas corresponden al 20% de los productos que se comercializa y con ésta técnica se puede determinar el grado de atención que se debe dar a los artículos. Consiste en dividir las existencias en tres grupos (A-B-C): se categoriza con (A) los artículos con alto valor monetario, (B) volumen monetario medio, (C) volumen monetario bajo. A continuación se detallan existencia de acuerdo a tipo de artículos.

Tabla 4: Existencias de Artículos

Artículos Unidades Precio

costo

Total inventario

Micas 3000 0,5 1500

Estuches 5000 3 15000

Cargadores 1000 1 1000

Cables USB 1000 0,5 500

Parlantes 500 8 4000

Diademas 1000 10 10000

Baterías 500 4 2000

Celulares 200 100 20000

Cargadores portátiles 400 0,5 200

Agendas 800 1 800

Total 13400 55000

Fuente: Empresa Cell House 2018

Tabla 5: Clasificación ABC

Artículos Unidad Precio

costo

Total inventario

% Individual

%

Acumulado

Clasificaci ón ABC

Celulares 200 100 20000 36,4 36,4 A

Estuches 5000 3 15000 27,3 63,6 A

Diademas 1000 10 10000 18,2 81,8 A

Parlantes 500 8 4000 7,3 89,1 B

Baterías 500 4 2000 3,6 92,7 B

Micas 3000 0,5 1500 2,7 95,5 B

Cargadores 1000 1 1000 1,8 97,3 B

Agendas 800 1 800 1,5 98,7 C

Cables USB 1000 00,5 500 0,9 99,6 C

Cargadores 400 0,5 200 0,4 100,0 C

Total 13400 55000 100

Fuente: Empresa Cell House 2018

Clasificación ABC inventario

Figura 5: Método ABC

Fuente: Empresa Cell House (2018)

Anaaalisis:Los artículos con clasificación A son aquellos que tienen un valor economico representativo dentro de inventarios y necesitan un mayor control por parte de administracion y del personal de bodega. Es necesario realizar constataciones periódicas y llevar un control en base a kardex. El 82% de los articulos que constan en inventarios (celulares, estuches, diademas) necesitan un mayor control, seguido del 15% (parlante, baterías, micas, cargadores) y el 3% (agendas, cables USB, cargadores portátiles ). Este tipo de control es necesario pero no es el único para los artículos con

A 82% B

15%

C 3%

clasificación A Es importante analizar que de acuerdo a las existencias máximas, mínimas y críticas que debe manejar la empresa tenemos que, como existencia máxima, el valor debe ser de $34,375.00, y como podemos verificar, la empresa al finalizar el mes de junio, mantuvo en existencias $55,000.00, lo cual es un valor muy alto y por consiguiente podemos argumentar que existe artículos que no rotan con la frecuencia necesaria, impidiendo utilizar el capital de trabajo para inversiones que generen rentabilidad, inventario improductivo como estuches, micas, cargadores, cables que se cuenta con existencias elevadas pero improductivas. No se puede olvidar que el exceso de inventario termina en la obsolescencia de ciertos productos en relación al valor de mercado o a su vez puede provocar desabastecimientos ya que artículos que necesiten ser adquiridos (stock), no puedan obtenerse al no contar con capital de trabajo suficiente. Ésto ocurre cuando tenemos inventario mal segmentado el cual se acumulado y tiene baja rotación.

Una vez determinado los artículos que representan un valor económico dentro de inventarios es necesario analizar indicadores financieros.

3.7. Toma física de inventarios

Se realiza una toma física de inventarios encontrando diferencias entre el registro contable y existencia física de mercadería.

Tabla 6: Constatación Inventarios

Artículos Tipo de articulo

Reporte contable

Precio unitario

Constatación física

Diferencias

Glass En 3D 200 3 250 + 50

Estuches Tipo F 600 8 500 -100

Cargadores V8 300 5 280 -20

Cables USB V8 200 5 230 -30

Agendas Universales 100 6 150 +50

Baterías Samsung 150 15 150 0

Baterías Nokia 90 10 90 0

Audífonos Samsung 100 12 140 +40

Cables Auxiliar 120 8 100 -20

Parlantes Y- 4 100 20 100 0

Análisis: En la constatación de inventarios se encontró algunas diferencias que deben ser señaladas: diferencias entre el reporte contable y existencias físicas, en las cuales se determina algunas compras efectuadas y no registradas en el sistema SIACI; el bodeguero no contabilizó el ingreso de mercadería; la constatación se efectúa al siguiente día de adquisición; no se verificó factura, lista de artículos entregados por el proveedor.

En cuanto al registro de ventas y sus diferencias con inventario, se determinó que la responsable no contabilizó la salida de artículos; las ventas se registran en forma manual y es contabilizado en el sistema dos o tres días posteriores a la venta; no se encontró orden de despacho y requerimiento de cliente. Las causas pueden llegar a ser aún más diversas y sus consecuencias las mismas: pérdida económica en la inmediatez y generar conflicto entre empleados y empresa.

Otra de las diferencias encontradas se debe a los artículos que no se encontraban en condiciones óptimas y fueron devueltas al proveedor, y en éste caso tanto el bodeguero como contador no registraron en el sistema.

3.8. Cálculo de indicadores de operación. Nombre del

indicador Formula

Resultad

o Interpretación

Índice de rotación de inventario

El inventario se ha renovado 2.23 veces como productos de las ventas efectuadas en un periodo, como se puede verificar la rotación de inventarios es cada 5 meses promedios en el año, el cual de acuerdo a la actividad de la empresa es baja.

Permanencia de inventarios.

161 días

El número de días que

la mercadería

permanece en bodega en 161 antes de ser vendida, se puede establecer que la

IRI= 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠

Promedio de inventarios

PI= _{Rotación de Inventarios}36 𝑑í𝑎𝑠 IRI= 5 .

22.35 .

IRI= 2,23 veces

2,23 veces

PI= 36 𝑑í𝑎𝑠

2 23 veces

empresa tiene una baja rotación

Inventario a Capital de trabajo

64%

Determina la inversión en inventario en relación al capital de trabajo es elevada, demuestra una excesiva inversión 64%

Figura 6: Indicadores de operación Fuente: Empresa Cell House (2018) Análisis de indicadores de operación

El inventario en la empresa Cell House se ha renovado 2.23 veces en el año como producto de las ventas efectuadas. El número de días que permanece la mercadería en bodega es 161 días; la inversión en inventarios equivale al 64% sobre el capital de trabajo; se mantiene un stock elevado de mercadería, con una rotación baja y excesiva inversión.

La administración debe analizar los productos que permanece largos periodos de tiempo en bodega y aquellos se rotan con mayor frecuencia, la permanencia promedio de mercadería en inventarios es representativa, existen artículos que de acuerdo a las condiciones de almacenaje se deterioran rápidamente. El capital de trabajo se encuentra estancando por largos periodos de tiempo, evitando que este sea invertido de manera eficiente y generando mayor rentabilidad.

Conforme pasen los días y el stock no tenga la rotación necesaria, se comenzará con analizar con ciertas estrategias de venta que permitan deshacerse de ese inventario que no rota a través de ferias o mediante liquidación de productos por cambio de temporada o renovación de tecnología.

PI= _{Capital de Trabajo}Inventario

PI= 27.25 _42.45

PI= 0.64

3.9. Análisis del impacto financiero manejo de inventarios. Nombre del

indicador Formula

Result

ado Interpretación

Indicador de solvencias

1,64

Con esta razón financiera se puede determinar que la empresa para responder con las obligaciones a corto plazo, cuenta con $ 1,64, es decir que por cada $1,00 a corto plazo, tiene 1,64 disponible para enfrentar la deuda.

Índice de

liquidez

Mide la disponibilidad de la empresa a corto plazo para cubrir sus deudas, para enfrentar sus deudas cuenta con 0,50 por cada 1,00 de deuda.

Índice de

inventario a activo corriente

69%

Determina la

proporción que existe entre los rubros menos líquidos (inventarios) y el activo corriente. Los inventarios representan el 69% del activo corriente, considerando el estándar para este indicador de 50%, por lo cual la empresa mantiene elevados niveles de stock.

Figura 7: Indicadores financieros Fuente: Empresa Cell House (2018)

PI= _{Activo corriente}𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠

PI= 27.25 _{39. 84}

PI= 69

IRI= 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒−𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 _{Pasivo corriente} IRI= 39. 84

23.842

IRI= 0,50

0,50

IRI= 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒

Pasivo corriente

CONCLUSIONES.

 Mediante la evaluación se determina que la empresa tiene algunas debilidades, en el manejo de inventarios tanto en aspectos administrativos y financieros, incrementando el nivel de riesgo de control que pueden afectar el desarrollo económico de la empresa.

 La empresa debe mantener un control de existencias máxima, mínima y crítica, en el análisis se determina que las existencias máxima debe ser de 34.375,00, pero al finalizar junio se mantuvo en existencias 55.000,00 existe artículos que no rotan con frecuencia, impidiendo utilizar el capital de trabajo para adquirir nuevos productos que tienen mayor rotación o para inversiones que generen rentabilidad suficiente.

 Se debe elaborar un manual de procedimientos global para la empresa y que necesariamente cubra el tema de gestión de inventarios, permitiendo ayudar en los controles y ejecución de tareas y actividades comerciales para que tengan una base documental sólida. Se incluirá necesariamente capacitación a todo el personal a fin de que se vayan alineando conforme las políticas escritas de la empresa.

 Al aplicar los indicadores financieros se determina que la rotación de inventarios es de 2,23 veces al año, en cual no es beneficioso para la empresa, los artículos permanecen en bodega 161 días antes de ser vendidos, se establecer que existe mercadería excesiva que ha permanecido en bodega por largos periodos impidiendo contar con capital de trabajo, aumentando los costos por almacenajes y deterioro de los artículos de acuerdo a precios de mercado.