Diseño del manual de procesos contables y administrativos para mejorar el control interno de la Empresa Textiles El Rayo S.A.

(1)

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

CONTABILIDAD Y AUDITORÍA.

TÍTULO

“DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS PARA MEJORAR EL CONTROL INTERNO DE LA

EMPRESA TEXTILES EL RAYO S.A.”

AUTOR: SHYRLEY ROCIO ALVARADO ZAMORA

DIRECTOR: EC. BARAHONA MENESES CARLOS ALBERTO

QUITO – ECUADOR

2015

(2)

II

AUTORÍA

Declaro que el presente trabajo de investigación en su totalidad, incluyendo ideas, opiniones y conceptos es de mi completa autoría.

(3)

III

CERTIFICACIÓN

En calidad de Director de Tesis previo al título de Lcda. En Contabilidad y Auditoría

con el tema “DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS CONTABLES Y

ADMI-NISTRATIVOS PARA MEJORAR EL CONTROL INTERNO DE LA EMPRE-SA TEXTILES EL RAYO S.A. ”

Trabajo elaborado por la señorita Shyrley Rocío Alvarado Zamora ha sido revisado capitulo a capitulo y se trata de una investigación inédita.

(4)

IV

DEDICATORIA

El presente trabajo dedico a Dios que incondicionalmente me ha bendecido hasta poder lograr todos mis proyectos.

A mi familia quien con su sacrificio y apoyo supo brindarme toda su confianza cada momento de mi vida y todo el transcurso de mi carrera para poder así lograr mi meta.

A mí querido hijo Danielito que me apoyo para lograr mi objetivo.

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V

AGRADECIMIENTO

(6)

VI

ÍNDICE DE CONTENIDO

AUTORÍA ... II CERTIFICACIÓN ... III DEDICATORIA ... IV AGRADECIMIENTO ... V ÍNDICE DE CONTENIDO ... VI ÍNDICE DE TABLAS ... IX ÍNDICE DE FIGURAS ... X RESUMEN EJECUTIVO ... XII

INTRODUCCIÓN ... 1

CAPÍTULO I ... 2

1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ... 2

1.1PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 2

1.2FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 3

1.3SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ... 3

1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ... 3

1.4.1 Objetivo General ... 3

1.4.2 Objetivos Específicos ... 3

1.5 JUSTIFICACIÓN ... 4

1.6 LIMITACIÓN ... 4

CAPITULO II ... 5

2. MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL ... 5

2.1ANTECEDENTES ... 5

2.2FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 5

2.2.1 Empresa ... 5

2.2.1.1 Concepto ... 5

2.2.1.2 Objetivos ... 6

2.2.1.3 Características ... 6

2.2.1.4 Importancia ... 6

2.2.1.5 Clasificación ... 6

2.2.1.6 Recursos ... 7

2.2.1.7 Funciones ... 8

2.2.2 Contabilidad ... 8

2.2.2.1 Concepto ... 8

2.2.2.2 Objetivos ... 9

2.2.3 Manuales ... 10

2.2.3.1 Concepto ... 10

2.2.3.2 Objetivos ... 11

2.2.3.5 Contenido de los manuales... 12

2.2.3.7 Razón para elaborar un manual ... 14

2.2.3.8 Pasos para elaborar un manual ... 14

2.2.3.9 Diseño del proyecto ... 15

2.2.3.10 Responsables ... 15

2.2.3.11 Estudio preliminar ... 15

2.2.3.12 Preparación del manual ... 16

(7)

VII

2.3.1 Principales disposiciones legales ... 16

2.4 MARCO CONCEPTUAL ... 17

2.4.1 Hipótesis ... 19

2.4.2 Variables ... 19

2.4.2.1 Variable independiente ... 19

2.4.2.2 Variables dependientes ... 19

2.4.3 Operacionalización de las variables ... 19

CAPITULO III ... 20

3. MARCO METODOLÓGICO ... 20

3.1 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN... 20

3.1.1 Tipos de investigación ... 20

3.1.2 Métodos de investigación ... 20

3.2POBLACIÓN Y MUESTRA ... 20

3.3TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS... 21

3.4INSTRUMENTO DE LA INVESTIGACIÓN ... 21

3.5FUENTE ... 21

3.5.1 Población ... 21

3.5.2 Tabulación de la información ... 21

3.5.3 Análisis e interpretación de resultados. ... 22

CAPITULO IV ... 30

4. SITUACIÓN DIAGNÓSTICA ... 30

4.1ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL ... 30

4.2POLÍTICAS EMPRESARIALES ... 30

4.3VALORES INSTITUCIONALES ... 30

4.4ANÁLISIS FODA ... 30

4.4.1 Fortalezas ... 31

4.4.2 Debilidades ... 31

4.4.3 Amenazas ... 31

4.4.4 Oportunidades ... 31

4.5ENTREVISTA AL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA “TEXTILES EL RAYO S.A.”. ... 31

4.6ESTRATEGIA FO.DO.FA.DA. ... 32

CAPITULO V ... 34

5. MARCO PROPOSITIVO ... 34

5.1PROPUESTA DEL MANUAL DE PROCESOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS ... 34

5.2ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL ... 34

5.3ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL ... 36

5.4POLÍTICAS PARA LAS OPERACIONES FINANCIERAS Y MANUAL DE PROCESOS. ... 37

5.4.1 Tesorería ... 37

5.4.1.1 Pago a proveedores ... 37

5.4.2 Conciliaciones Bancarias ... 39

5. 4.3 Efectivo y Caja Chica ... 42

5.4.3.1 Efectivo ... 42

5.4.3.2 Caja Chica ... 45

5.4.4 Operaciones de Ventas ... 48

5.4.5 Clientes ... 50

5.4.6 Facturación ... 58

5.4.7 Cobranza ... 60

5.5 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS ... 62

5.5.1 Procesos de Talento Humanos. ... 62

5.5.1.1 Reclutamiento, Selección y Contratación de personal ... 62

5.5.1.2 Selección de Personal... 64

5.5.1.3 Contratación de Personal ... 73

(8)

VIII

5.6REGISTROSTIPOENDIARIOSCONTABLES ... 83

5.6.1 Registro de una Venta ... 83

5.6.2 Registro del Pago de Impuestos ... 84

5.6.3 Registro de Nómina ... 84

5.6.4 Registro de varios servicios que mensualmente paga la empresa ... 86

5.6.5 Registro de la factura de compra de una Importación ... 90

5.6.6 Estado de Situación Financiera ... 92

5.6.7 Estado de Resultados ... 93

5.6.8 Estado de Flujo del Efectivo ... 94

CAPÍTULO VI ... 95

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 95

6.1CONCLUSIONES ... 95

6.2RECOMENDACIONES ... 96

BIBLIOGRAFÍA ... 97

ANEXOS ... 98

(9)

IX

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla N° 1 Operacionalización de las variables ... 19

Tabla N° 2 ¿Creé que existe buena organización en el departamento administrativo? 22 Tabla N° 3¿La empresa se rige por reglamentos y políticas de control interno? ... 23

Tabla N° 4¿Considera necesario que se elabore un manual de políticas y procesos por escrito para que la empresa funciones mejor?... 24

Tabla N° 5 Considera usted que la empresa debe trazarse objetivos para el año y hacer todo lo posible por cumplirlos? ... 25

Tabla N° 6¿Dentro de su departamento existe el trabajo en equipo? ... 26

Tabla N° 7¿Existe soluciones inmediatas hacia los clientes problemas planteados por los clientes dentro de los diferentes departamentos? ... 27

Tabla N° 8¿La creación de un Manual de Procesos Contable y Administrativos ayudaría en la economía de la empresa y el control interno? ... 28

Tabla N° 9¿Cree que se debe capacitar al personal de todos los departamentos para lograr mejores resultados?... 29

Tabla N° 10 Estrategia FO ... 32

Tabla N° 11 Estrategia FA ... 33

Tabla N° 12 Estrategia DO ... 33

Tabla N° 13 Estrategia DA ... 33

Tabla N° 14 Funciones de cada uno de los administrativos…………...………..34

Tabla N° 15 Políticas para el pago de proveedores ... 36

Tabla N° 16 Políticas para conciliación bancaria ... 38

Tabla N° 17 Políticas para manejo del efectivo ... 41

Tabla N° 18 Políticas para el manejo de caja chica ... 44

Tabla N° 19 Políticas para las operaciones de venta ... 48

Tabla N° 20 Políticas para las operaciones del cliente nuevo ... 50

Tabla N° 21 Políticas para las operaciones de facturación ... 58

Tabla N° 22 Políticas para las operaciones de cobranzas ... 60

Tabla N° 23 Políticas para el proceso de reclutamiento del personal ... 62

Tabla N° 24 Políticas para el proceso de selección del personal ... 64

Tabla N° 25 Políticas para el proceso de contratación ... 73

(10)

X

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 ¿Creé que existe buena organización en el departamento administrativo?...22

Figura 2 ¿La empresa se rige por reglamentos y políticas de control interno? ... 23

Figura 3 ¿Considera necesario que se elabore un manual de políticas y procesos por escrito para que la empresa funciones mejor?... 24

Figura 4 ¿Considera usted que la empresa debe trazarse objetivos para el año y hacer todo lo posible por cumplirlos? ... 25

Figura 5 ¿Dentro de su departamento existe el trabajo en equipo? ... 26

Figura 6 ¿Existe soluciones inmediatas hacia los clientes problemas planteados por los clientes dentro de los diferentes departamentos? ... 27

Figura 7 ¿La creación de un Manual de Procesos Contable y Administrativos ayudaría en la economía de la empresa y el control interno? ... 28

Figura 8 ¿Cree que se debe capacitar al personal de todos los departamentos para lograr mejores resultados? ... 29

Figura 9 Organización estructural ... 35

Figura 10 Flujogramada de políticas para el pago de proveedores ... 37

Figura 11 Flujograma de políticas para conciliación bancaria ... 39

Figura 12 Formato de conciliación bancaria ... 40

Figura 13 Flujograma de políticas para manejo de efectivo ... 42

Figura 14 Formato de recibo de cobro ... 43

Figura 15 Formato de comprobante de ingreso ... 43

Figura 16 Flujograma de políticas para el manejo de caja chica ... 46

Figura 17 Formato de reposición de caja chica... 47

Figura 18 Flujograma de políticas para las operaciones de venta ... 49

Figura 19 Flujograma de políticas para las operaciones de cliente nuevo ... 51

Figura 20 Formato de solicitud de crédito ... 52

Figura 21 Formato de formulario de clientes nuevo de contado... 55

Figura 22 Formato de requisitos para solicitar crédito ... 57

Figura 23 Flujograma de políticas para operaciones de facturación ... 59

Figura 24 Flujograma de políticas para las operaciones de cobranzas ... 61

Figura 25 Flujograma de políticas para el proceso de reclutamiento de personal ... 63

(11)

XI

Figura 27 Formato de solicitud de personal ... 66

Figura 28 Formato de solicitud de trabajo ... 67

Figura 29 Formato de prueba de conocimientos (según cargo a seleccionar) ... 70

Figura 30 Flujograma de políticas para el proceso de contratación ... 74

Figura 31 Formato de selección de candidatos finalistas ... 75

Figura 32 Formato de documentos para el ingreso de nuevo personal ... 76

Figura 33 Formato de contrato de trabajo ... 77

Figura 34 Formato de ficha de empleados ... 79

Figura 35 Flujograma de políticas para la inducción del personal ... 81

(12)

XII

RESUMEN EJECUTIVO

El presente proyecto es desarrollado sobre el tema “Diseño del Manual de Procesos Contables y Administrativos para mejorar el control interno de la empresa Textiles El Rayo S.A.”

El enfoque de este proyecto responde a las exigencias y las necesidades que se han presentado en el manejo contable y administrativo establecidos según la situación o el momento.

(13)

1

INTRODUCCIÓN

El presente proyecto es desarrollado sobre el tema “Diseño del Manual de Procesos Contables y Administrativos para mejorar el control interno de la empresa Textiles El Rayo S.A.”

El primer capítulo tiene como introducción existente en la empresa Textiles El Rayo S.A. debido a la falta de un Manual de Procesos Contables y Administrativos se in-dican los objetivos que tiene el mismo y su correspondiente justificación y limitacio-nes existentes.

El segundo capítulo explica los antecedentes de la investigación, la fundamentación teórica en la que se basará el presente trabajo, consecutivamente de las hipótesis, variables y operacionalización de las mismas que se van aplicar para realizar éste trabajo.

En el tercer capítulo se procede a la recopilación y tabulación de información por medio de las encuestas dirigidas al Gerente General y a una muestra de colaborado-res que conforman la empcolaborado-resa Textiles El Rayo S.A., comprobamos la hipótesis exis-tente, se constituye una matriz foda para determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas existentes en la empresa.

En el cuarto capítulo tenemos la situación diagnóstica y también la identificación del problema, políticas establecidas en la empresa valores institucionales y objetivos.

En el quinto capítulo se observa la propuesta del manual de procesos contables y administrativos de la Empresa Textiles El Rayo S.A., éste manual se compone de capítulos que se estructuraron por áreas según paso a citar: Estructura orgánica actual de la empresa organización estructural, políticas para las operaciones financiera y manual de procesos administrativos.

(14)

2

CAPÍTULO I

1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN

La empresa Textiles El Rayo S.A. presenta falencias en el departamento contable y administrativo por mala administración.

El departamento administrativo no cuenta con un orden jerárquico especifico y por esta razón hay fallas administrativas, pérdida de tiempo para realizar el trabajo en todas las áreas de la empresa.

El objetivo de este manual es tratar de optimizar tiempo y actuar de forma más eficiente en la empresa.

1.1 Planteamiento del Problema

La empresa Textiles El Rayo S.A., fue constituida en la ciudad de Quito en el año 1978, para la fabricación y venta de medias, inicialmente producía medias de un solo tipo, en la actualidad se produce medias para caballero, damas y niños en dife-rentes diseños y marcas, se ha ampliado el mercado en todo el país y también a los países de Colombia y Perú. La finalidad es crear un manual de procesos contables y administrativos que ayude a un mejor desempeño laboral y contable.

Las medias que se fabrican en la empresa cuentan un una marca reconocida en el país “Medias Roland” y también se fabrican otras marcas internacionales que se

respaldan con sus licencias.

En el país existen pocas empresas textiles que cuentan con la maquinaria de primera tecnología y materia prima para elaboración de medias, es por eso que esta posesio-nada como una de las empresas más grande del mercado textil ecuatoriano.

(15)

3 De no elaborar este manual de procesos contables y administrativos la empresa no seguirá creciendo como se espera, esta situación frenará su desarrollo y progreso.

Con la elaboración del manual de procesos contables y administrativos se pretende ayudar a corregir los problemas contable y permitir optimizar los recursos humanos, así como, también analizar e informar sobre los resultados obtenidos, para poder to-mar decisiones adecuadas para la empresa.

1.2 Formulación del problema

¿Cuenta la empresa Textiles El Rayo S.A. con un instructivo técnico que le permita desarrollar de manera adecuada sus actividades?

1.3 Sistematización del problema

 ¿Se cuenta con un diagnóstico de la situación financiera actual de la Empresa

Textiles El Rayo S.A.?

 ¿Qué procesos contables debidamente autorizados se realizan en la Textiles El Rayo

S.A?

 ¿La empresa cuenta con una estructura organizacional adecuada?

 ¿El personal que labora en el área financiera y contable conoce sus tareas y éstas,

están delimitadas por escrito?

 ¿Cómo controlar los procesos de gestión, para hacerlo en forma más efectiva y

adaptarlo a las necesidades de la empresa Textiles El Rayo S.A.?

1.4 Objetivos de la investigación 1.4.1 Objetivo General

Diseñar un Manual de Procesos Contables y Administrativos para la empresa Texti-les El Rayo S.A., con la finalidad de potenciar resultados.

1.4.2 Objetivos Específicos

 Preparar un diagnóstico de la situación financiera de la empresa Textiles El

Rayo S.A.

 Identificar los procesos contables y financieros que se realizan en la empresa

(16)

4

 Diseñar una estructura organizacional adecuada capaz de coordinar las

activi-dades de la empresa.

 Determinar si las tareas del personal que colabora en el área contable

finan-ciera están debidamente delimitadas.

 Proponer un sistema de procedimientos contables para el área contable

finan-ciera.

1.5 Justificación

En la empresa Textiles El Rayo S.A., es necesario elaborar un Manual de Procesos Contables y Administrativos que les permita optimizar los resultados y el desempeño laboral aplicando nuevas técnicas, la gestión administrativa y contable que reúna los requisitos legales y profesionales para una buena administración de la empresa, ya que toda empresa debe tener los procesos muy claros para que funcione bien.

Con la puesta en marcha de la propuesta del Manual de Procesos Contables y Admi-nistrativos se va a beneficiar toda la empresa, ya que se contará con una herramienta eficiente que le permitirá mejorar su funcionamiento individual y colectivo con lo que aumentaría su confianza va, a mejorar la atención a los clientes, por ende se van a incrementar las ventas.

1.6 Limitación

(17)

5

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL

2.1 Antecedentes

En el mes de diciembre de 1978 la Empresa Textiles El Rayo S.A. inicia sus activi-dades textiles con la fabricación y venta de medias, con el pasar del tiempo siguió creciendo hasta llegar a la situación en la que cuenta con más de tres mil clientes en todas las provincias del país.

Se inició con 4 empleados, al momento tiene 290 trabajadores ecuatorianos y extran-jeros, todos trabajan como creen conveniente y los resultados pudieran ser mejores aún.

Por tal motivo se ha visto la necesidad de crear un Manual de Procesos Contable y Administrativos. Para esto, se deberá realizar estudios que permitan conocer la ver-dadera necesidad en el Departamento Contable y Administrativo.

Muchas son las causas que originan el problema anteriormente mencionado, entre las principales las siguientes:

La falta de programación para entregar los trabajos en el Departamento Contable y Administrativo.

La empresa pagó en horas extras gran cantidad de dinero, desde el año 2008 hasta el mes de diciembre 2013.

2.2 Fundamentación teórica 2.2.1 Empresa

2.2.1.1 Concepto

Según Zapata Sánchez, Pedro. (2009). manifiesta que la Empresa es: “Todo ente

(18)

6

ser vendidos, producirá una renta que beneficia al empresario, al Estado y a la sociedad en general”. (Pág. 5)

Según Porret Gelabert, Miquel. (2012). dice que es: “Un conjunto de componentes

debidamente establecidos para conseguir unos objetivos de acuerdo a un plan previsto”. (Pág. 23)

Considero que una empresa es unidad organizada con un fin a cumplir en donde el trabajo en equipo, dirección y capital van en armonía para obtener resultados óptimos cumpliendo con las exigencias de la entidad teniendo como objetivo obtener una utilidad.

2.2.1.2 Objetivos

 Económicos: Tienden a lograr beneficios monetarios.  Sociales: Contribuyen al bienestar de la comunidad.  Técnicos: Dirigidos a la optimización de la tecnología.

2.2.1.3 Características

La empresa está formada por diversos elementos ya sean personales o materiales. Todas las empresas necesitan de personas que aporten con trabajo personal, ideas y diversos materiales para que la misma funcione. La empresa se caracteriza por su organización debido a la coordinación de todos los recursos que posee para alcanzar los objetivos planeados.

2.2.1.4 Importancia

Las empresas son importantes ya que han tomado un lugar sustancial e indispensable en el diario vivir de cada persona dentro de la sociedad ya que ha aportado significa-tivamente en la economía del país esto se ve reflejado en el aumento de número de hogares y fuerte demanda en el consumo los cuales son a gran escala.

2.2.1.5 Clasificación

Según su naturaleza

(19)

7 - Extractivas. Se basan en la explotación tanto de recursos renovables

como no renovables como las empresas petroleras.

- Manufactureras. Se basan en la transformación de la materia prima en productos terminados.

 Comerciales: Se basan en la compra y venta de productos terminados. Pueden clasificarse en:

- Mayoristas. Venden a gran escala. - Minoristas. Venden al por menor.

 Servicios: Se basa en la venta de productos intangibles como: - Turismo

- Servicios públicos (agua, luz, telefonía) - Transporte

- Educación - Salud

 Agropecuarias: Se basa en explotar productos agrícolas y pecuarios.  Mineras: Se basa en explotar los recursos del subsuelo.

Según procedencia del capital

 Públicas. El dinero pertenece al sector público.  Privadas. El dinero pertenece al sector privado.

 Mixtas. El dinero puede ser tanto público como privado.

Según el número de socios

 Unipersonales. El aporte de capital es de una sola persona.

 Sociedades. El aporte de capital puede ser formado tanto por personas jurídi-cas o naturales.

2.2.1.6 Recursos

La empresa es necesario que cuente con una serie de elementos e insumos los cuales contribuyen a su funcionamiento adecuado, entre el tipo de recursos tenemos los si-guientes:

 Recursos Materiales: Son bienes tangibles con que cuenta la empresa para ofrecer sus servicios como:

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8 - Materia Prima: materiales que forman parte del producto en proceso y

producto terminado.

 Recursos Humanos: Son indispensables en la organización, porque de éste depende el buen funcionamiento de los demás recursos. Se considera que los mismos deben poseer tanto experiencia como conocimientos.

 Recursos Técnicos: Son aquellos que sirven como instrumentos auxiliares para ofrecer un servicio los que pueden ser sistemas de producción, ventas, finanzas y administrativas.

 Recursos Financieros: Pueden ser recursos materiales tanto propios como ajenos para que haya un buen funcionamiento de la organización.

- Propios: Es el dinero en efectivo, aportaciones de socios, etc. - Ajenos: Son préstamos, créditos bancarios y emisiones de valores.

2.2.1.7 Funciones

La empresa debe cumplir con las siguientes funciones que se detallan a continuación:

- Dirección: Es la cabeza de la empresa basada en la organización, planifi-cación del personal y ejecución de los procesos.

- Económica: Se lo vé desde el punto de la sociedad ya que la empresa es el instrumento económico que permite obtener ganancias, consiguiendo productividad empresarial.

- Social: El talento humano debe tener una clara visión de su propio trabajo y el de la organización donde deben conseguir óptimos resultados econó-micos y además debe existir un trato equitativo para todo el personal tanto en derechos como en obligaciones.

2.2.2 Contabilidad 2.2.2.1 Concepto

Según Zapata Sánchez, Pedro. (2009). dice que la Contabilidad es: “Un sistema de

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9

en estados financieros y comunica los resultados a los tomadores de decisiones”.

(Pág. 7)

Según Bravo, Mercedes. (2009). manifiesta que Contabilidad es: “La ciencia, el arte

y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objetivo de conocer la situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o período contable”. (Pág. 13)

Considero que contabilidad es una ciencia la cual analiza, ordena e interpreta todas las transacciones comerciales que realiza una empresa la cual está dentro de un pe-riodo contable para que al final del mismo puedan saber la situación real por la que atraviesa la organización y esto lo podrán revisar a través de los resultados de los estados financieros para poder tomar las mejores decisiones para la empresa.

Tiene como objetivo ser un instrumento de información en el aspecto económico financiero de la empresa, informar los resultados obtenido durante el ejercicio eco-nómico, informar razones por las que hay pérdidas o ganancias dentro de la empresa.

La información que genera la contabilidad debe ser oportuna y adecuada, estar a dis-posición en el momento que se necesite, debe tener un lenguaje de fácil comprensión para todos así estos no sean conocedores de contabilidad.

(22)

10

A continuación se presenta la siguiente clasificación de la contabilidad la cual es la siguiente:

 Administrativa. Se utiliza en la empresa y es de uso estrictamente interno por los administradores para evaluar el desarrollo que ha tenido la organiza-ción donde se compara la situaorganiza-ción actual con la pasada para tomar medidas correctivas de ser necesarias.

 Bancaria. Se utiliza en entidades financieras al momento de registrar depósi-tos en cuenta corriente o de ahorro, liquidación de interés, giros y demás ser-vicios bancarios.

 Costos. Se utiliza en empresas manufactureras, agrícolas o mineras.

 Fiscal. Se basa en el registro de informes sobre declaraciones y pago de im-puestos.

 General. Se utiliza en negocios de compra y venta ya sea de servicios o mer-caderías.

 Gubernamental. Se utiliza en empresas del Estado.

2.2.3 Manuales

2.2.3.1 Concepto

Según Álvarez, Martín. (2009). dice que un manual es: “un libro que contiene lo

más sustancial de un tema, los manuales son vitales para incrementar y aprove-char el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones”. (Pág. 23)

Según Gómez. (2001). dice que es: “Un componente del sistema de control in-terno, se crea para obtener información detallada, ordenada el mismo contiene todas las instrucciones responsabilidades y funciones que se realizan en la em-presa”. (Pág. 19)

Según Duque, Edison. (2014). argumenta que un manual es: “Un manual es una

(23)

11

las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores”. (Pág. 1)

Considero que un manual de procesos es muy importante dentro de una organización porque no solo es una recopilación de procesos sino que a la vez establece una serie de políticas o condiciones las cuales permiten el buen funcionamiento y desarrollo de una empresa, al ser aplicado de una forma correcta se podrán alcanzar todas las me-tas y objetivos establecidos con anterioridad.

Los manuales son documentos básicos de referencia y auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por medio de estos manua-les puede proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamen-tos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada.

1. Presentar una visión.

2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

3. Coadyuvar a la correcta realización de las labores.

4. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

5. Agilizar el estudio de la organización.

6. Facilitar el reclutamiento, selección e integración del personal.

7. Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de la organi-zación.

(24)

12  Deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico lo que permitirá

ga-rantizar su aplicabilidad en las funciones del trabajador.

 Deben estar elaborados mediante métodos conocidos lo que permitan

flexibi-lidad para su modificación de así requerirlas.  Se debe elaborar un registro de modificaciones.

 Se debe dar a conocer a todo el personal sobre el manual para que no haya

problemas con los mismos.

 Deben cumplir con la función para la cual fueron creados.

Un manual es importante en la vida empresarial ya que mediante la utilización de éste; se considera la suma de experiencias y técnicas utilizadas y sirven de base para que siga creciendo y se desarrolle el personal.

Además éste manual de procesos será un documento el cual permitirá facilitar la adaptación de cada factor de la empresa los intereses primarios de la organización; algunas de las funciones básicas del manual de procesos son:

 El establecimiento de objetivos

 La definición y establecimiento de guías, procedimientos y normas.  La evaluación del sistema de organización.

 Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.  Las normas de protección y utilización de recursos.  La generación de recomendaciones.

 La creación de sistemas de información eficaces.

 La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.

 El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.

2.2.3.5 Contenido de los manuales

Debe contener algunos aspectos importantes: 1. Título y código del procedimiento.

(25)

13 4. Descripción del procedimiento.

5. Objetivos del procedimiento.

6. Normas aplicables al procedimiento. 7. Requisitos, documentos y archivo.

8. Descripción de la operación y sus participantes. 9. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento.

10.Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso. 11.Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

12.Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

13.Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocon-trol.

Habla sobre los diferentes tipos de manuales:

Los diferentes organismos públicos o privados tienen necesidad de manuales diferen-tes, el tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se ha de lograr con su uso.

Por su contenido

1. Organización.- descripción de objetivos, funciones y responsabilidad. 2. Procedimientos.- procesos administrativos

3. Historia de la organización.- información histórica 4. Políticas o normas.- detalla los lineamientos a seguir

5. Contenido múltiple.- combinar dos o más categorías “ Políticas y Procedi-mientos”

Por su contenido: 1. De Producción 2. Compras 3. Ventas 4. Finanzas

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14

Por su Ámbito

1. Generales: de organización, de procedimientos, de políticas.

2. Específicos: de reclutamiento y selección, de auditoria interna, de política de personal, de procedimientos de tesorería.

2.2.3.7 Razón para elaborar un Manual

La aplicación de procedimientos diferentes para un mismo asunto, permiten elaborar manuales que normen el desarrollo de sus funciones y responsabilidades.

El manual enfocará con claridad la función, la forma de llevarla a cabo, los límites a los que llegue la autoridad y responsabilidad y la clase de relación que haya entre los diferentes niveles de la organización.

En la elaboración de un manual administrativo, se debe considerar los aspectos:  A quien va dirigido

 Políticas de la empresa en cuanto tramites  Historia y antecedentes de la empresa  Estructura de la organización

 Normas del personal vigente  Procedimientos utilizados.

2.2.3.8 Pasos para elaborar un manual

Una vez que el especialista administrativo ha logrado determinar su propósito a quien va dirigido cual es el alcance, su contenido, se requiere de aspectos fundamen-tales fundamen-tales como:

1.-Recopilación de información de la empresa. Constitución, actividades de cada puesto de trabajo, procedimiento, formularios, organigramas.

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15 a. Manual general de procedimientos. Este es también resultado de la

planea-ción, contiene procedimientos de todas las unidades orgánicas que confor-man un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

b. Manual General de Políticas. Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior.

c. Específicos

Manual específico de reclutamiento y selección. Manual específico de auditoría interna.

Manual específico de políticas de personal.

Una vez que el especialista administrativo ha logrado determinar su propósito a quien va dirigido, cuál es el alcance, su contenido, se requiere de aspectos funda-mentales tales como:

Recopilación de información de la empresa. Constitución, actividades de cada puesto de trabajo, procedimientos, formularios, organigrama.

2.2.3.9 Diseño del proyecto

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, ya que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud y objetividad posible para no confundir a quien los consulta.

2.2.3.10 Responsables

Para iniciar los trabajos que conducen a la preparación de un manual es indispensable que no se diluya en diversas personas la responsabilidad de conducir las acciones, por lo que debe asignarse a un coordinador general.

2.2.3.11 Estudio preliminar

(28)

16

2.2.3.12 Preparación del manual

Una vez recabados los elementos preliminares para la elaboración del manual debe prepararse el documento de partida que quedará integrado de la siguiente manera:

Propuesta técnica, que debe incluir:

 Naturaleza

 Alcance

 Justificación

 Antecedentes

 Objetivos

 Estrategia

 Acciones

 Recursos

 Costo

 Resultado

2.3 Marco Legal

Según la Constitución de 1978 de la empresa, Registró Oficial numero 735 Textiles El Rayo S.A., tendrá por objeto principal la fabricación, distribución y venta de texti-les, cierres, medias y plásticos, así como las exportaciones de los mismos artículos elaborados y la importación de la materia prima, la maquinaria y artículos afines para la fabricación de textiles. Para cuyo cumplimiento la compañía podrá realizar toda clase de actos tanto industriales como comerciales que estén permitidos por las leyes ecuatorianas.

2.3.1 Principales Disposiciones Legales

Las actividades y operaciones de la empresa, están normadas en las siguientes dispo-siciones legales:

(29)

17

Código de Trabajo. Mediante este código se conoce que toda persona que labora posee derechos y deberes, por tanto el patrono debe regirse bajo este marco legal.

Superintendencia de Compañía. Organismo que tiene el control de las compañías para que puedan ejercer sus actividades económicas.

Reglamento Interno. La empresa Textiles El Rayo S.A. cuenta con un Reglamento Interno debidamente probado por el Ministerio de Relaciones Laborales, el mismo que ha sido elaborado por la organización, para normar y regular las relaciones inter-nas de la empresa con el trabajador.

2.4 Marco Conceptual

Los términos más relevantes de esta investigación son:

Control. Es la acción de vigilar que se cumplan todas las actividades de una organi-zación para que ésta cumpla con su objetivo. Franklin manifiesta; “Control es la medición de resultados que permite evaluar la ejecución de planes, programas y pro-yectos. Su acción puede ser permanente, periódica o eventual” (Franklin, Manuales

Administrativos, 2000 a, p.547).

Control interno contable. Son las medidas que se relacionan directamente protec-ción de recursos, tanto materiales como financieros (Paredes Chacón, p.4).

Control interno administrativo. Son las medidas diseñadas para mejorar la eficien-cia operacional y que no tiene relación directa con la contabilidad de los riesgos con-table (Gómez, 2001, p.50).

Indicadores. Son los parámetros utilizados para medir los resultados de un proceso. Franklin lo determina así: “Dimensión utilizada para medir los resultados efectiva-mente obtenidos en la ejecución de un programa, proyecto o actividad. Unidad de medida que se establece para precisar el avance en el desarrollo de una función” (Franklin, Manuales Administrativos, 2000 b, p.551).

(30)

18 define así: “Preestablece un orden a través de la descripción de funciones, normas,

políticas, criterios, procedimientos e instructivos, entre otros, para que el desarrollo de las actividades de una institución se realice con apego y fundamento en métodos racionales de trabajo” (Franklin, Manuales Administrativos, 2000 c, p.556).

Metodología. Conjunto de pasos que nos ayudan a resolver problemas en una inves-tigación. Franklin dice que es la: “Disposición lógica de los pasos tendientes a cono-cer y resolver problemas o realizar estudios por medio de un análisis fundamentado en un método” (Franklin, Manuales Administrativos, 2000 d, p.552).

Proceso. Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Franklin dice que es el “Conjunto de actividades interrelacionadas con insumos y rendimien-tos prescrirendimien-tos, que atraviesan los límites funcionales de una organización” (Franklin, Manuales Administrativos, 2000 e, p.554).

Procedimiento. Es la gestión del proceso, es el conjunto de pasos y principios para realizar una actividad. Franklin manifiesta que es la: “Sucesión cronológica de ope-raciones concatenadas entre sí, que constituyen una unidad dentro de un ámbito pre-determinado de aplicación” (Franklin, Manuales Administrativos, 2000 f, p.554).

Eficacia. Competencias para desempeñar funciones. Franklin dice que es la “Capa-cidad de una organización para cumplir los objetivos propuestos” (Franklin, Manuales Administrativos, 2000 g, p.548).

Eficiencia. Utilización ecuánime de los recursos productivos. Franklin dice que el “Uso adecuado de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeter-minado” (Franklin, Manuales Administrativos, 2000 h, p.549).

Óptimo. Los mejores resultados obtenidos.

Productividad. Mide la combinación y utilización de los recursos para cumplir los resultados logrados. El autor Franklin manifiesta que es la relación entre los factores que intervienen en la producción (trabajadores, maquinaria, equipo, tecnología e in-sumos) y los productos o servicios obtenidos (p. 554).

(31)

19

2.4.1 Hipótesis

Con la elaboración y aplicación del Manual de Procesos Contables y Administrati-vos se mejorarán los resultados empresariales las actividades y se cumplirían con las políticas y los procedimientos ya que es un documento formal y también servirá para orientar al personal nuevo de la empresa.

2.4.2 Variables

2.4.2.1 Variable independiente

El Manual de Procesos Contable y Administrativos.

2.4.2.2 Variables dependientes

Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de las aéreas contables administrativas de la empresa Textiles El Rayo S.A.

Claridad en los pasos a seguir en cada activad del departamento Contable y Admi-nistrativo de la empresa Textiles El Rayo S.A.

2.4.3 Operacionalización de las variables

Tabla Nº 1 Operacionalización de las variables

VARIABLE INDICADORES TÉCNICAS FUENTE DE INFORMACIÓN

El manual de

proce-sos contables y ad-ministrativo

*Estructura orgánica

*Políticas

*Manual de funciones

Entrevista directa

Empleados administrativos

Incrementar la

cali-dad , eficacia y efi-ciencia de las aéreas

contables y adminis-trativas

*Estudio de mercado.

*Análisis de cuentas contables

*Revisión de los pre-cios

Observación directa

Contador general Jefes de departamentos

(32)

20

CAPÍTULO III

3. MARCO METODOLÓGICO

3.1 Metodología de la investigación

Se realizará la aplicación de un modelo de investigación de campo, la cual se utiliza-ría en el presente proyecto, ya que permitirá extraer toda la información necesaria y se obtendrá nuevos conocimientos acerca de la realidad social, conocida también como “investigación in situ”, otorgando al investigador la seguridad del resultado de

la recolección de datos (Bernal Torres, 2006, p. 115). 3.1.1 Tipos de investigación

Se utilizarán diversos tipos de investigación, puesto que cada uno tiene su aplicación:

Explicativo: Describe el problema. Los entrevistados explicarán cómo desarrollan sus actividades y a qué le atribuyen su situación.

Analítico: Se basa en dar un análisis a los problemas existentes en la entidad, priori-zando lo más relevante y de esa manera se efectuará una planeación normativa, es-tratégica y operativa. Principal problema principal encontrado es el manejo de fon-dos.

Bibliográfica: Debido a que parte de la información será recabada en libros, folletos relacionados con procesos financieros y contables, con la finalidad de obtener la in-formación de acuerdo a los objetivos propuestos.

3.1.2 Métodos de investigación

El método escogido para aplicar en el presente estudio, es el método estadístico, ya que facilitará la revisión de resultados de manera resumida y objetiva.

3.2 Población y muestra

(33)

21 consiguiente, al recurso humano inmerso en toda la cadena de procesos que se reali-zarán (Fracica Naranjo, 1998).

3.3 Técnicas de recolección de datos

Atendiendo a los objetivos investigativos, la técnica que se va aplicar es la entrevista y la encuesta con preguntas planificadas y un formulario.

3.4 Instrumento de la investigación

Como se manifestó en el párrafo anterior, se utilizará formularios y entrevistas, faci-litando conocer al investigador la situación, actitud del entrevistado. Las bases de esta investigación, serán sometidas a un proceso de aplicación estadística/descriptiva, con la ayuda de gráficos estadísticos. Se realizará análisis interpretación de cada instrumento de investigación, efectuando la tabulación y representación de los datos que se ejecuta en los gráficos; con el fin de que el mensaje y resultados sean entendi-dos.

3.5 Fuente

Información primaria: Esta información se obtendrá de las encuestas realizadas al gerente, contador y asistente contable de la Empresa Textiles El Rayo S.A.

Información secundaria: Esta información se la obtendrá de las fuentes de informa-ción bibliográficas, libros, internet, entre otros.

3.5.1 Población

Empleados administrativos 30 Jefes de departamentos 4 Total 34

3.5.2 Tabulación de la información

(34)

22

3.5.3 Análisis e interpretación de resultados.

Tabla Nº 2 ¿Creé que existe buena organización en el departamento administrativo?

No. PREGUNTA OPCIÓN SI NO

1 ¿Creé que existe buena organización en el departamento administrativo?

47% 53%

TOTALES 47% 53%

Fuente: Datos de la encuesta

Elaborado por: Shyrley Alvarado

Figura N° 1 ¿Creé que existe buena organización en el departamento administrati-vo?

47%

53% _SI

NO

18

16

Interpretación.- De un total de 34 personas, 47% consideran que si existe una buena organización en el departamento administrativo, 53% consideran que no.

(35)

23

Tabla Nº 3 ¿La empresa se rige por reglamentos y políticas de control interno?

2 ¿La empresa se rige por reglamentos y políticas de control interno?

29% 71%

TOTALES 29% 17%

Figura N° 2 ¿La empresa se rige por reglamentos y políticas de control interno?

29%

71%

SI

NO

24

10

Interpretación.- De un total de 34 personas entrevistadas, 29% consideran que si se rigen por reglamentos y políticas de control interno en el Departamento Adminis-trativo, el 71% restante consideran que no.

(36)

24

Tabla Nº 4 ¿Considera necesario que se elabore un manual de políticas y procesos por escrito para que la empresa funciones mejor?

3 ¿Considera necesario que se elabore un manual de políticas y proceso por escri-to para que la empresa funciones mejor?

74% 26%

TOTALES 74% 26%

Figura Nº 3 ¿Considera necesario que se elabore un manual de políticas y procesos por escrito para que la empresa funciones mejor?

Interpretación.- De un total de 34 personas que se entrevistaron, 74% consideran que si es necesario elaborar un manual de procesos y 26% personas dicen que no es necesario.

(37)

25

Tabla Nº 5 ¿Considera usted que la empresa debe trazarse objetivos para el año y hacer todo lo posible por cumplirlos?

4 ¿Considera usted que la empresa debe

trazarse objetivos para el año y hacer todo lo posible por cumplirlos?

18% 82%

TOTALES 18% 82%

Figura Nº 4 ¿Considera usted que la empresa debe trazarse objetivos para el año y hacer todo lo posible por cumplirlos?

Interpretación.- De una muestra total de 34 colaboradores entrevistados, el 82% de consideran que si es importante y necesario trazarse metas de manera anual y eva-luarlas una vez culminado el año, el 18% de colaboradores mencionan que ya han dado esa idea y hasta la fecha de hoy no se ha cumplido.

(38)

26

Tabla Nº 6 ¿Dentro de su departamento existe el trabajo en equipo?

5 ¿Dentro de su departamento existe el trabajo en equipo?

21% 79%

TOTALES 21% 79%

Figura Nº 5 ¿Dentro de su departamento existe el trabajo en equipo?

21% 79%

SI

NO

27

7

Interpretación.- De un total de 34 personas que se entrevistaron, 21% indican que si se trabaja en equipo y 79% manifiestan que no existe esta forma de trabajo.

(39)

27

Tabla Nº 7 ¿Existe soluciones inmediatas hacia los clientes problemas planteados por los clientes dentro de los diferentes departamentos?

6 ¿Existe soluciones inmediatas hacia los clientes problemas planteados por los clientes dentro de los diferentes

depar-tamentos?

44% 56%

TOTALES 44% 56%

Figura Nº 6 ¿Existe soluciones inmediatas hacia los clientes problemas planteados por los clientes dentro de los diferentes departamentos?

Interpretación.- De un total de 34 personas que se entrevistaron, 44% dicen que la empresa si trata de dar soluciones inmediata y 56% dicen que no.

(40)

28

Tabla Nº 8 ¿La creación de un Manual de Procesos Contable y Administrativos ayu-daría en la economía de la empresa y el control interno?

7 ¿La creación de un Manual de

Pro-cesos Contable y Administrativos ayudaría en la economía de la

em-presa y el control interno?

88% 12%

TOTALES 88% 12%

Figura Nº 7 ¿La creación de un Manual de Procesos Contable y Administrativos ayudaría en la economía de la empresa y el control interno?

Interpretación.- De un total de 34 personas que se entrevistaron, 88% dijeron que si ayudaría y 12% personas dijeron que no.

(41)

29

Tabla Nº 9 ¿Cree que se debe capacitar al personal de todos los departamentos para lograr mejores resultados?

8 ¿Cree que se debe capacitar al personal de todos los departamentos para lograr mejores resulta-dos?

91% 9%

TOTALES 91% 9%

Figura Nº 8 ¿Cree que se debe capacitar al personal de todos los departamentos para lograr mejores resultados?

Interpretación.- De un total de 34 personas que se entrevistaron, 91% dijeron que si es importante capacitarse.

(42)

30

CAPÍTULO IV

4. SITUACIÓN DIAGNÓSTICA

4.1 Estructura orgánica actual

La empresa Textiles El Rayo S.A., tiene una organización genérica, está al mando del propietario y todos los departamentos tales como contabilidad, ventas, compra, bodega no realizan sus actividades si no tiene la aprobación directa de él, por lo tanto se pierde tiempo en la ejecución del trabajo, por no contar con una estructura grafi-ca o físigrafi-camente determinada.

4.2 Políticas Empresariales

Las políticas administrativas vigentes son:

 Los trabajadores laboran 8 horas diarias con 30 minutos de almuerzo

 Se trabaja 5 días a la semana

 En caso de enfermedad se justifica con un certificado médico de profesional

competente.

 Las vacaciones se toman al final del año cuando se cierra la planta

Las políticas Contables son:

 Los pagos a proveedores se los realizan los días jueves

 La caja chica se hace la reposición al fin de mes

 Los estados financieros se presentan al final del año

4.3 Valores Institucionales

La empresa Textiles El Rayo S.A. no cuenta con valores institucionales por escrito, pero el personal actúa con respeto y honradez.

4.4 Análisis FODA

(43)

31

4.4.1 Fortalezas

-Las medias que se fabrican pasan por un proceso de control de calidad. -Las maquinas son actuales en tecnología.

-Precios competitivos.

4.4.2 Debilidades

-No contar con un Manual de Procesos Contables y Administrativos. -No se trabaja en equipo.

-Demoran la entrega de pedidos. -Cartera vencida alta.

4.4.3 Amenazas

-Desconocimientos del cliente de la calidad del producto. -Incremento de los costos de la materia prima.

-Aumento de aranceles o costos de importación.

4.4.4 Oportunidades

-Incrementar las exportaciones.

-Competir de manera más sólida a nivel internacional.

-Con el incremento de las exportaciones habrá oportunidad para abrir más sucursales en el país y en el mundo.

4.5 Entrevista al Gerente General de la Empresa “Textiles El Rayo S.A.”.

4.5.1 ¿Cuenta la empresa con un registro de ventas y ganancias desde la fecha de inicio del negocio?

(44)

32

4.5.2 ¿Cuenta la empresa con algún sistema de control de bienes y de personal?

La empresa no cuenta con un control riguroso de bienes y de personal pero se hace un control manual.

4.5.3 ¿Cómo se planifica el trabajo diario, mensual o anual?

El trabajo diario es planificado por medio de los jefes de cada departamento, se da pautas de trabajo semanal, mensual y anual, pero no se lleva un control de labores y su cumplimiento de metas, habría que trabajar por objetivos.

4.5.4 ¿Cuenta la empresa con un plan anual, presupuesto anual y cómo se lo administra?

No la empresa no cuenta con un plan anual, ni un presupuesto acorde a los gastos y egresos a los que debe incurrir la empresa ni planifica sus ingresos, pero se debería hacer para mejorar la rentabilidad.

4.5.5 ¿Qué riesgo corre la empresa al no contar con un control específico en los diversos departamentos?

Bueno el riesgo es inminente ya que al contar con controles departamentales se po-dría ahorrar tiempo y dinero.

4.5.6 ¿Creé que es importante incorporar un sistema de control y administrati-vo y contable dentro de la empresa?

Es necesario y muy importante, desde hace algunos meses se ha estado pensando en realizar un estudio que guie en la admiración, control internos y financiero del producto que se fabrica y vende.

4.6 Estrategia FO. DO. FA. DA.

Tabla N° 10 Estrategia FO.

F1 Podemos atraer nuevos clientes en todo el país, ya que somos una mar-ca reconocida a nivel nacional.

F2 Ofrecer a los nuevos clientes diversos productos

F3 Se puede captar nuevos clientes con promociones y descuentos.

(45)

33

Tabla N° 11 Estrategia FA.

F1 Minimizar las amenazas de la competencia con productos de calidad y

buenos precios.

F2 Se debe fortalecer la cartera de cliente para que no exista crisis econó-mica en la empresa.

Tabla N° 12 Estrategia DO.

F1 Para captar nuevos clientes se debe contar con un buen sistema de in-ventario que permita controlar la entrada y salida de mercadería F2 Con la existencia de nuevos mercado de clientes exigirá que se mejore

la entrega en forma ágil y oportuna.

Tabla N° 13 Estrategia DA.

F1 La entrega oportuna de mercadería nos permitirá ser más compe-titivo en el medio.

F2 Al no contar con un presupuesto al alza de los aranceles afectaría a la empresa.

(46)

34

CAPÍTULO V

5. MARCO PROPOSITIVO

5.1 Propuesta del Manual de Procesos Contables y Administrativos

La propuesta administrativa en sí, contiene todos los procedimientos necesarios que la empresa Textiles El Rayo S.A. ha de seguir para implementar el Manual de Proce-sos Contables y Administrativos y lograr los objetivos planteados.

5.2 Estructura Orgánica Funcional

(47)

35

Tabla N° 14 Funciones de cada uno de los administrativos

Funciones a cumplir por el personal de la Empresa Textiles EL RAYO S. A.

Presidente

-Toma decisiones estratégicas que involucren a toda la empresa. -Fomentar y mantener una cultura de mejora continua en la organi-zación.

-Revisar y aprobar informes de todas las unidades administrativas y de producción de la empresa.

Gerente General

-Dirigir la empresa, supervisar y ser un líder.

-Analizar problemas de la empresa en los aspectos administrativos y financieros.

-Examinar información recibida y tomar decisiones. -Desarrollar estrategias para alcanzar objetivos propuestos.

Área de Operaciones

Recepcionista

-Encargada de contestar teléfonos de la empresa.

-Atenderá de forma cortés a los clientes que lleguen a la empresa. -Colaborará con procesos de cobro en efectivo dentro de la empre-sa de así requerirlos.

Transportista

-Entregarán la mercadería en un buen estado sin tener fallas. -Rendirá cuentas sobre tiempos de entrega de la mercadería, ade-más llevará un registro de entrega de los mismos.

Bodeguero

-Controlar entradas y salidas de mercadería.

-Verificar cantidad de materiales existentes en bodega. -Tener un sistema de inventarios físicos al día.

Área de Ventas

Jefe de Ventas

-Encargado de atender de forma eficiente quejas y solicitudes de los clientes mediante la realización de una investigación. -Conocer todos los productos que posee la empresa para poder promocionarlos de una forma eficiente.

-Crear estrategias de venta y análisis de mercado.

Jefe de Producción

-Llevar un control de los procesos de producción desde el momen-to de llegada la materia prima hasta obtener el producmomen-to final. -Revisa que haya productos en stock para no tener problemas o retrasos en la entrega de los mismos.

Diseñadores

-Elaborarán el diseño de etiquetas que llevarán los productos fina-les.

-Revisarán que las etiquetas realizadas estén acorde al producto a sacar a la venta.

Área

Administrativa y Financiera

Finanzas

-Llevar un archivo ordenado de los documentos contables. -Pago oportuno de planillas del IESS.

-Tener un control sobre pagos a proveedores.

-Tener un control cuidadoso de deudas que tiene la empresa.

Contabilidad

-Preparar estados financieros dentro de fechas previstas. -Llevar al día los libros contables y auxiliares.

-Realizar pagos de impuestos.

Talento Humano

-Se encarga de velar por el bienestar de los empleados dentro de la empresa.

-Contestará inquietudes del personal si estos lo requieren. -Controlará la asistencia del personal a la empresa. -Realizará pagos de sueldos al personal.

-Se asegurará de que todos cumplan con el reglamento interno de la empresa.

(48)

36

5.3 Organización Estructural

Para que funcione mejor el departamento Administrativo de la empresa Textiles El Rayo S.A. en consideración de sus objetivos se ha tomado en cuenta en el presente trabajo de estudio los niveles de autoridad, control, apoyo y operativo, con sus res-pectivas áreas, para lo cual se propone el siguiente organigrama estructural

Figura N° 9 Organización Estructural

PRESIDENTE

ÁREA DE OPERACIONES ÁREA DE VENTAS ÁREA ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA GERENTE GENERAL

RECEPCIONISTA

TRANSPORTISTA

FINANZAS

CONTABILIDAD

BODEGUERO TALENTO HUMANO

JEFE DE VENTAS

DISEÑADOR

(49)

37

5.4 Políticas para las Operaciones Financieras y Manual de Procesos. 5.4.1 Tesorería

5.4.1.1 Pago a proveedores

Tabla N° 15 Políticas para el pago a proveedores.

TEXTILES EL RAYO S.A.

POLÍTICA PARA EL PAGO A PROVEEDORES

Los pagos se procesaran únicamente con facturas originales.

 La elaboración de los cheques la realizara el departamento contable revisando las fechas de vencimiento de cada factura y tendrán que generar su respectiva retención y egreso para respaldo.

 Los pagos se realizaran todos los días lunes en el horario de 15:00 a 17:00 los mismos que serán entregados por el departamento contable a la recepcionista para pagar a los proveedores.

PROVEEDORES DEPARTAMENTO CONTABLE GERENTE GENERAL

1) Se elabora la retención

para que se encuentre

disponible para el

provee-dor y se ingresa la factura

contablemente.

2) Se procede a entregar

los cheques a los

proveedo-res, los cuales tienen que

poner el sello, firma y

nú-mero de cédula en el

egre-so.

1) El departamento contable recibe las

facturas originales con su respectiva

firma de aprobación.

2) Semanalmente se revisa el

vencimien-to de las facturas y se procede a

elabo-rar el cheque con su respectivo egreso

de aquellas que se encuentran vencidas.

3) Una vez firmados regresan al

depar-tamento contable para ser cancelado a

los proveedores.

4) Finalmente se procede a archivar los

Egresos en sus respectiva carpeta

1) Se pasa los cheques

elabora-dos al Gerente General para su

respectiva firma, conjuntamente

con un cuadro de resumen de

(50)

38

Figura N° 10 Flujograma de políticas para el pago a proveedores.

PROVEEDORES DEPARTAMENTO CONTABLE

(51)

39

5.4.2 Conciliaciones Bancarias

Tabla N° 16 Políticas para Conciliaciones Bancarias.

TEXTILES EL RAYO S.A.

POLÍTICA PARA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS

Las conciliaciones bancarias las realiza el departamento contable dentro de los siguientes diez días del siguiente mes, las mismas tienen que ser pasadas al Gerente General para su conoci-miento y firma de aprobación.

DEPARTAMENTO CONTABLE GERENTE GENERAL

1) Una vez que llegan los estados bancarios a la empresa se procede a realizar la conciliación bancaria de los bancos, de no llegar los mismos se bajara un archivo en Excel mediante la pági-na web.

2) Contabilidad baja el auxiliar de las respecti-vas cuentas de Bancos del sistema contable MYOB que posee la empresa.

3) Contabilidad cruza los movimientos del auxi-liar con el estado de cuenta bancario.

4) Se contabilizan las notas de débito y depósi-tos no tomados en cuenta.

5) Se verifican los cheques girados y no cobra-dos si en realidad se encuentran físicamente.

6) Se emite la respectiva conciliación bancaria.

7) Se archiva el estado de cuenta con el respe-tivo resumen de la conciliación bancaria.

(52)

40

Figura N° 11 Flujograma de políticas para conciliaciones bancarias.

(53)

41

Figura Nº 12 Formato de conciliación bancaria

TEXTILES EL RAYO S.A. CONCILIACION BANCARIA

BANCO:_____________________ MES:________________________________

N° DE CUENTA:______________

SALDO BANCOS: __________________ DEPOSITOS EN TRANSITO: __________________ ______________

______________ ______________ ______________ ______________ ______________

CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS: _____________________ __________ ___________________

__________ ___________________ __________ ___________________ __________ ___________________ __________ ___________________

SALDO CONCILIADO ________________________

(54)

42

5. 4.3 Efectivo y Caja Chica 5.4.3.1 Efectivo

Tabla N° 17 Políticas para el manejo del Efectivo.

TEXTILES EL RAYO S.A. POLÍTICA PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO

El efectivo que ingrese a la empresa por el pago de los clientes no podrá ser utilizado por ningún motivo tendrá que ser depositado al siguiente día en su totalidad por el Coordinador de cartera, y la papeleta de depósito tendrá que ser entregada al departamento contable para que se registre el movimiento contable.

DEPARTAMENTO CONTABLE MENSAJERO COORDINADOR DE CARTERA

1) Mensajero entrega pa-peletas de depósito reali-zadas en el banco a conta-bilidad para su respectivo registro en el sistema con-table.

2) Contabilidad imprime un comprobante de ingre-so adjuntado la respectiva papelera de depósito y se procede al archivo del mismo.

1) La cartera deja hecho el depósito del efectivo para que sea depositado al si-guiente día a primera hora.

2) El mensajero se lleva los depósitos al banco.

1) Cartera cobra al cliente en efecti-vo las facturas de compra.

2) Cartera entrega un recibo de co-bro al cliente en constancia del pago de sus facturas al cliente.

(55)

43

Figura N° 13 Flujograma de políticas para el manejo del efectivo

DEPARTAMENTO CONTABLE

(56)

44

Figura Nº 14 Formato de recibo de cobro

TEXTILES EL RAYO S.A. RECIBO DE COBRO Fecha: ________________________________

Cliente:_______________________________ Valor en Letras:________________________

N° de Factura

Valor de Factura

Banco N° de Cheque

Fecha del Cheque

Valor del

Che-que

Efec-tivo

Observa-ciones

________________ _______________ _____________ Cliente Vendedor Cajero Fuente: Shyrley Alvarado

Figura Nº 15 Formato de comprobante de ingreso

TEXTILES EL RAYO S.A. COMPROBANTE DE INGRESO

N° de Comprobante:________________ Banco:____________________________

Fecha Cliente N° deposito Valor deposito Observación