Se ahorra espacio y se reduce el coste de producción y distribución.

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tema 1: INtRODUCCIÓN a LaS BaSeS De DatOS

1.1. Conceptos Básicos de Base de Datos

En nuestra vida diaria utilizamos mucha información ("datos") que tenemos almacenada en un soporte o "base". Por ejemplo, si tenemos que llamar a un amigo o cliente buscamos su número de teléfono ("dato") en nuestra agenda, en nuestro móvil o en las páginas amarillas ("base").

En este primer tema fijaremos los conceptos básicos de los que es una Base de datos (definición, usos y aplicaciones) y analizaremos las ventajas que nos proporciona Access 2002 como aplica-ción que nos permite crear bases de datos en soporte electrónico.

Conoceremos en detalle los elementos u "objetos" más importantes que componen una base de datos creada con Access 2002 (tablas, consultas, formularios e informes) y daremos unas pinceladas de lo que es el Sistema relacional de bases de datos en el que se basa Access 2002.

Concepto de base de datos

Definición: Una Base de datos es un soporte que permite organizar, almacenar y manipular un conjunto de datos relacionados con el mismo tema o actividad. Si el soporte de la base de datos es electrónico (sin elementos físicos: hojas de papel, carpetas o archivadores, fichas, etc.):

 Se ahorra espacio y se reduce el coste de producción y distribución.  Se mejora la seguridad de la información y se reducen los tiempos en los

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Tipos de uso

 Uso personal: agenda de teléfonos, colección de CD's musicales o de libros, recetas de cocina, lista de vinos, ...

 Uso profesional: información sobre empleados, clientes o proveedores, gestión de pedidos, almacén y facturación, etc. Mejora la eficiencia y garantiza la actualización de la información.

Aplicaciones

 Almacenar la información: Podemos tener guardada de manera segura información detallada de un tema, de un elemento o de una actividad. Añadir, cambiar, ver y organizar la información se convertirá en una tarea fácil, rápida y segura.

 Buscar y encontrar información: Podemos encontrar rápidamente la información que necesitamos aplicando órdenes de busca sencillas (los clientes de Zamora) o de mayor complejidad (los clientes de Zamora cuya facturación haya superado 500.000 € en los tres últimos meses).

 Analizar y presentar la información: Podemos tratar la información para obtener con rapi-dez datos que nos permitan tomar decisiones avaladas por una información actualizada, segura y presentada de manera atractiva (Gráfica de ventas anuales por áreas, Resumen de ventas por productos, Catálogo de CD's por artista, etc.).

Objetos de una base de datos

Access XP es un Sistema de Gestión de Base de Datos Relaciónales (SGBDR) que nos permite almacenar y recuperar la información. Por medio de Microsoft Access podemos administrar toda la información desde un único archivo de base de datos.

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Dentro del archivo, podemos dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas, podemos ver, agregar y actualizar datos de las tablas por medio de formularios en pantalla, podemos también buscar y recuperar sólo los datos que deseemos por medio de consultas, y podemos analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes. En algunos casos, podremos permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos e la base de datos desde Internet o desde una Intranet por medio de paginas de acceso a datos. Veamos algunos de estos objetos mediante los cuales Access gestiona la información:

 Tablas: Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico (personas, productos, actividades). Son los objetos principales de una base de datos, en los que se almacena la información. Una base de datos suele estar formado por varias tablas (una base de datos de una empresa almacena en tablas diferentes la información de los empelados, de los clientes, de los proveedores, de los productos, etc. La estructura de una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas):

Registros: Conjunto de información que define a un elemento (persona, lugar, cosa o actividad).

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Por ejemplo, el campo Nombre de la tabla Empleados contiene el mismo tipo de información para todos los registros. Cada uno de los registros de esa tabla contiene toda la información acerca de un empleado.

 Consultas: Una consulta se utiliza para seleccionar información que cumpla unas condiciones o criterios. Es una pregunta que hacemos al "consultor", quien busca la respuesta y nos la presenta. Con la información seleccionada podemos hacer agrupamientos, cálculos y operaciones de gestión de registros (eliminarlos, modificarlos, etc.). Por ejemplo, podemos conocer las ventas del último trimestre de cada uno de los productos.

Además de buscar y recuperar datos en una o varias tablas que cumplan unas condiciones específicas, podemos actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos. Podemos utilizar las consultas como origen de registros sobre los que basar la realización de formularios, informes y páginas de acceso a datos.

 Formularios: Un formulario se utiliza fundamentalmente para introducir, mostrar o modificar datos de una o varias tablas de manera sencilla.

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Se debe basar el formulario en un diseño de pantalla de ordenador que ayude al usuario que no conoce el funcionamiento de Access a poder realizar tareas como introducir, recuperar, visualizar e imprimir información:

Se indica fácilmente dónde introducir la información. Se indica con botones las acciones que se pueden realizar. Se presenta un único registro en la pantalla.

Al abrir un formulario Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y se visualizan en pantalla con un diseño elegido mediante el Asistente para formularios, o con un diseño creado por nosotros.

 Informe: Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso y con un diseño personalizado al poder controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que se muestran en él.

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En un informe podemos agrupar registros, realizar cálculos de resumen (totales, subtotales, promedios, etc.) e incluso representar gráficamente la información. La impresión de etiquetas es uno de los tipos de informes más conocidos y utilizados. Los informes pueden tomar la información de una tabla o de una consulta. Podemos diseñar nosotros mismos el informe o em-plear el Asistente para informes.

El informe que aparece abajo está basado en una tabla denominada Productos. En este informe se han agrupado los registros por la categoría de Bebidas y se ha sumando el número de productos pertenecientes a esta categoría.

 Página de acceso a datos: Es un tipo especial de página Web diseñada para ver y trabajar, desde Internet o desde una Intranet, con datos almacenados en una base de datos de Microsoft Access. Los usuarios deben tener Microsoft Internet Explorer 5 o posterior.

 Macros: Son conjuntos de acciones que se crean para ayudar a automatizar tareas comunes (abrir un formulario, imprimir un informe, filtrar unos registros, etc.) Es una manera sencilla de personalizar una base de datos sin conocimientos de programación.

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 Módulos: Es un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos VBA almacenados en una unidad con un nombre. Se construyen con el lenguaje de programación Visual Basic Para aplicaciones (VBA).

Sistema Relacional de Base de datos

Access es un sistema de base de datos relacional. En el Módulo IV: Relaciones veremos en detalle este concepto, pero ahora es importante que conozcas las

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A continuación expondremos algunos conceptos clave sobre los que construye este sistema:

 Tipo de registro único: Todos los registros deben tener los mismos campos (todas las filas deben tener las mismas columnas).

 Registros únicos: No pude haber dos registros iguales (no hay filas duplicadas).

 Identificado de campo: Cada campo o columna debe tener un nombre específico que nos ayude a interpretar los datos: si el valor de un campo es 14 y el título es Edad, no lo confundiremos con el número de empleados.

 Valores homogéneos: Todos los valores en una columna deben ser de la misma categoría (en la columna Apellidos sólo se almacenan los apellidos).  Campo Clave principal: Debe existir un campo que identifique inequívocamente a cada registro, no pudiendo existir dos registros con el mismo valor en éste campo (no podrán existir dos personas con el mismo NIF).

 Campo Clave ajena: Cuando el campo Clave principal de una tabla forma parte de otra ta-bla recibe este nombre (en la tabla de Productos incorporamos el campo clave de la tabla Proveedores).

1.2. Planificar una base de datos

En este tema vamos a explicar los pasos básicos para diseñar correctamente una base de datos. Aunque seguro que nos gustaría empezar directamente con Access, esta fase previa es importante. Vale la pena perder ahora un poco de tiempo con la seguridad que lo recuperarás en breve.

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 Conocer la Finalidad: El primer paso es determinar con claridad la finalidad de la base de datos (¿qué información se quiere tratar con la base de datos y para qué se utilizará?).

Para ello:

1. Determinar qué información queremos almacenar.

2. Definir el uso que daremos a la información, qué deseamos obtener de la base de datos.

3. Hablar con todos los usuarios que utilizarán la base de datos y solicitar funcionalidades que necesitan o esperan de la base de datos con Access.

4. Hacer una lista de las preguntas más habituales que se deben responder sobre la información que va a estar almacenada en la base de datos.

5. Recopilar los informes que hay que presentar periódicamente. 6. Localizar los formularios que se utilizan actualmente para recoger la información.

7. Examinar bases de datos de temas o actividades similares a la que vas a diseñar.

 Dividir en tabla: Ya hemos recopilado toda la información que vamos a almacenar en la base de datos. Es el momento de organizarla y dividirla en categorías o tablas que contengan información sobre un único tema. Es uno de los procesos más complejos ya que los informes y documentos que hemos analizado se basan generalmente en información perteneciente a más de una tabla. Debemos atender a estos principios básicos:

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Los datos de un elemento no debemos almacenarlo en varias tablas (la información de un empleado debe estar contenida en una única tabla, aunque la utilicemos en varios formularios o informes: en el listado de empleados, en un pedido, etc.).

Todo elemento que tenga entidad y propiedades específicas que lo diferencien claramente de otros, debemos almacenarlos en una tabla (por ejemplo, creamos tablas diferentes para autores, editoriales y libros).

 Definir los campos: Es el momento de definir la información detallada y precisa (campos) que definirán a los elementos (registros) de cada una de las tablas que hayamos determinado. Para llevar a cabo esta acción deberemos tener en cuenta las siguientes sugerencias:

Cada campo debe relacionarse directamente con el asunto de la tabla (el campo Matrícula debe pertenecer a la tabla Vehículos, no a la tabla Conductores).

Debemos ser previsores e incluir toda la información que necesitemos ahora y la que podamos necesitar en el futuro, añadir campos a una base de datos ya en funcionamiento nos dará problemas.

Dividir la información en sus partes lógicas más pequeñas para poder tratarla con independencia (por ejemplo, Nombre, Primer Apellido y Segundo Apellido en lugar de un único campo Nombre y Apellidos). No debemos incluir datos que puedan ser calculados o se deriven de información que tenemos en otros campos (por ejemplo, si tenemos un campo que almacena la Fecha de un Pedido y otro la Fecha de Envío, no hemos de crear un campo para almacenar los días transcurridos entre las dos fechas).

 Identificar campos: En la unidad anterior vimos que en todas las tablas debe existir uno o varios campos que identifiquen inequívocamente a cada registro, no pudiendo existir dos registros con el mismo valor en ese campo. Llamábamos a ese campo o conjunto de campos Clave principal. Es el momento de elegir de cada tabla este campo Clave principal.

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El campo Clave principal no puede tener un valor nulo, es decir, su valor debe ser conocido.

El campo Clave principal no puede tener valores duplicados.

El contenido del campo Clave principal no debe ser extenso y sí fácil de recordar ya que se suele utilizar para buscar registros.

Estos campos Clave principal son los que nos permitirán crear conexiones o relaciones entre la información contenida en diferentes tablas (nos facilitará conocer todos los pedidos de un cliente, todos los libros de un autor,...).

 Analizar las relaciones: Ya hemos dividido la información en tablas y hemos identificado su campo Clave principal. Para poder reunir información almacenada en diferentes tablas necesitamos establecer las relaciones que existen entre ellas. Esto nos proporciona múltiples venta-jas:

Facilita la entrada de datos: La información que hemos introducido en una tabla no es necesario introducirla en otras.

Permite relacionar información procedente de diferentes tablas a través de consultas.

Permite crear formularios e informes relacionados: Subformularios y subinformes tal como estudiaremos más adelante.

Garantiza la integridad de la información: Evitará que podamos introducir información errónea o duplicada e impedirá que podamos eliminar información que aún nos sea útil.

Debemos analizar qué Campos clave de las tablas son necesarios incluir en otras tablas (Clave ajena). Por ejemplo, en la tabla

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 Planificar entradas y salidas: A lo largo de todo el proceso de planificación de una base de datos debemos anotar toda la información que puede sernos útil para fijar las normas de entrada de datos y que el usuario pueda cometer el menor número de errores posibles al introducirlos. Igualmente debes recopilar todos los tipos de formatos de salida que se quieren de esa información. Algunos ejemplos de condiciones de entrada: Tamaño de los campos (ej.: que en los teléfonos podamos introducir el prefijo internacional)

Formato en el que deben aparecer los datos (ej.: los importes en € y con 4 decimales).

Condiciones que deben cumplir los datos (ej.: no dar de alta menores de 18 años).

Campos obligatorios de rellenar (ej.: nº de cuenta de cargo de clientes).

Para la planificación de las salidas debemos obtener información sobre: Tipos y modelos de informes: etiquetas, gráficos, estadísticas, catálogo, etc. Periodicidad de los informes (diario, semanal, quincenal,...) y operadores (totales, subtotales, promedios, desviaciones,...) a realizar con los datos de los registros. Preferencias de los modelos de informes, creando bocetos previos y dándolos a revisar para verificar que muestran los datos requeridos.

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