Conceptos básicos de una base de datos

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En este capítulo nos adentraremos al maravilloso mundo de la información. Decimos maravilloso porque toda persona que sea capaz de comprender el manejo de los datos de un negocio o una organización, adquiere un gran poder en la toma de decisiones correctas dentro de la misma. Para lograr este objetivo es importante conocer los conceptos básicos sobre el manejo de la información; conceptos que describiremos a lo largo de este capítulo.

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Alguna vez te has preguntado ¿como funciona un supermercado?, cuando comenzaron los supermercados a funcionar los registros de las mercancías eran bastante laboriosos ya que requería de muchas personas para tratar de controlar la información. Por ejemplo al llegar a la caja con los artículos el cajero marcaba el precio y la clave del Articulo manualmente lo cual hacia que el cajero se tardara, tuviera un margen de error bastante alto, propiciando incomodidad en el cliente ya que algunas mercancías no tenían precios y no era cobrada adecuadamente. Esta situación provocaba que la empresa y el cliente perdieran dinero y tiempo; provocando un servicio deficiente.

Con la evolución de la tecnología se dieron avances en la informática. Estos avances se ven reflejados en la versatilidad con que se maneja la infor-mación en una computadora. Dando lugar a la reducción de los problemas en el manejo de información de un negocio o una organización. Tal como lo es en el supermercado que adoptaron el manejo de base de datos para controlar el registro de ventas colocando códigos de barras en todos los artículos, para identificarlos y obtener la información necesaria solamente con ser leído el código a través de una lectora de código de barras. Este proceso le permitiría al cajero obtener la información necesaria (descripción del artículo, precio del artículo) de una base de datos, para hacer el cálculo de las compras realizadas por el cliente de una manera automática, observándose una reducción en el tiempo necesario para hacer el registro de las ventas y en el margen de error al culminar el registro de las ventas.

En la descripción del proceso que realiza un cajero de un supermercado mencionamos el término base de datos. Una base de datos es un conjunto de datos relacionados con una entidad. Por ejemplo los datos manejados en el supermercado están relacionados con la entidad denominada supermercado.

característIcasdeunabasededatos

Las bases de datos juegan un papel importante en nuestra vida cotidiana ya que esta información está organizada en forma alfabética y enumerada de menor a mayor para tener un acceso rápido a la información requerida por el usuario. A parte de esta característica peculiar de una base de datos podemos citar más características que conforman a una base de datos.

Las características que podemos mencionar de una base de datos son:

 Procesa información con rápidez.

 Evita errores en el proceso de la información.

 Ordena los datos alfabéticamente.

 Facilita la consulta de la información de una base de datos por parte del usuario.

 Evita la repetición de datos, conocida también como redundancia de datos.

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En la actualidad las bases de datos son de gran utilidad ya que en diferentes actividades se utilizan como medio de almacenamiento por su fácil manejo de datos y rápido acceso a ellos, existen muchos lugares donde se utilizan las bases de datos como:

 _{Despachos contables:} La Bases de datos ayudan a los contadores ha administrar los recursos de una empresa para llevar un control más estricto y ordenado.

 _{Bufetes jurídicos:} Permite llevar un control de todos sus clientes y casos que llevan los abogados para localizar información y nombres de personas en forma eficiente.

 _Farmacias: Llevar un control de toda la mercancía que entra y sale de la farmacia y controlar la medi-cina que esta caducada o a punto de caducar.

 Centros comerciales: Los centros comerciales ne-cesitan controlar las ventas, clientes y proveedores para administrar el dinero de la empresa.

 _{Cajas de ahorro:} Controlan a los ahorradores desde los datos personales hasta conocer los movimientos de dinero que tienen sus socios.

 Bancos: Llevar el control de todos sus servicios como pueden ser los ahorros de sus clientes, tarjetas de crédito, tarjetas de débito, chequeras e inversiones.

 _Almacenes: El Control de un almacén es básico para una empresa donde se decidirá que mercancía es la más vendida, la menos vendida, planear ofertas y evitar compras de artículos que no se venden.

 Escuelas: Llevar un control de los datos personales del Alumno como pueden ser cali-ficaciones, constancias, pagos y asistencias.

Al mencionar algunos casos donde se puede utilizar una base de datos debemos tener como conclusión que las bases de datos están en proceso dinámico de cambio continuo. Este proceso involucra el movimiento acelerado de la información y el crecimiento de la misma en un negocio u organización.

Manejadordebasesdedatos

Las bases de datos son necesarias en nuestros días ya que se almacena información funda-mental para los negocios u organizaciones. El proceso y la administración de una base de datos se llevan a cabo a través de un programa de cómputo denominado Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD), este sistema se compone de una serie de herramientas que permiten el manejo de la información almacenada en una base de datos.

Un sistema gestor de bases de datos puede ser utilizado por cualquier tipo de negocio u or-ganización, sin importar lo grande o pequeño que sea. Por ejemplo este tipo de sistema se utiliza en las grandes cadenas de supermercados o en una pequeña farmacia para llevar el control de sus artículos con eficiencia.

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En la actualidad existe una gran variedad de programas que permiten manipular grandes cantidades de datos. Estos programas son conocidos como manejadores de base de datos que se encargan de ordenar, clasificar y filtrar datos que el usuario necesite, algunos manejadores de bases de datos que podemos citar son:

 Microsoft Access.

 Visual Fox Pro.

 SQL Server.

 Paradox.

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El manejo de la información en un negocio nos ofrece tener un mejor control sobre el mismo, en este capítulo, se mostraron los conceptos básicos sobre el manejo de la información. Estos conceptos son:

 Base de datos.

 Características de una base de datos.

 Utilidad de una base de datos en nuestra vida diaria.

 Manejadores de bases de datos.

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1. Al conjunto de datos relacionados con una entidad se le conoce como: a) Tabla b) Archivo c) Base de datos

2. Las siglas que identifican a un sistema manejador de base de datos son:

a) DBF b) SGBD c) XLM

3. Programa de Microsoft que es identificado como Manejador de base de datos: a) Access b) Excel c) Word