REGLAMENTO
ESPECIFICO DEL
SISTEMA DE
ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
(RE-SOA)
Estado Plurinacional de Bolivia 2012
CONTENIDO
TITULO I
GENERALIDADES ... 6
CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES ... 6
Artículo 1. Definición del Reglamento Específico ... 6
Artículo 2. Objetivo del RE-SOA ... 6
Artículo 3. Alcance RE-SOA ... 6
Artículo 4. Base Legal del RE-SOA ... 6
Artículo 5. Aprobación y Vigencia del RE-SOA ... 7
Artículo 6. Revisión y Actualización del RE-SOA ... 7
Artículo 7. Responsable de la Elaboración e implementación del RE-SOA ... 7
Artículo 8. Previsión ... 8
Artículo 9. Sanciones por Incumplimiento ... 8
Artículo 10. Salvaguarda de Documentación ... 8
Artículo 11. Herramientas y Formatos ... 8
TITULO II COMPONENTES DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA ... 9
CAPÍTULO I ANÁLISIS ORGANIZACIONAL ... 9
Artículo 12. Objetivo del Proceso de Análisis Organizacional ... 9
Artículo 13. Marco de Referencia para el Análisis Organizacional ... 9
Artículo 14. Proceso de Análisis Organizacional ... 10
a) Análisis Retrospectivo ... 10
b) Análisis Prospectivo ... 11
c) Resultado y formalización del analisis organizacional ... 13
Artículo 15. Unidad Responsable del Proceso de Análisis Organizacional ... 13
Artículo 16. Periodo de Ejecución del Proceso de Análisis Organizacional ... 13
Artículo 17. Análisis Coyuntural ... 13
Artículo 18. Procedimiento para modificación de estructura por medio de un análisis organizacional coyuntural... 14
a) Elaborar un Informe de Análisis Organizacional Coyuntural y Propuesta de Rediseño Organizacional ... 14
b) Revisión del Informe de Análisis Coyuntural y Propuesta por Parte de la DCGP ... 14
c) Realizar las Gestiones Correspondientes para su Aprobación ... 15
d) Aprobación o Rechazo de la Propuesta de Modificación Organizacional Coyuntural por Parte del Directorio ... 15
CAPITULO II DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL ... 15
Artículo 19. Objetivo del Proceso de Diseño o Rediseño Organizacional. ... 15
Artículo 20. Proceso de Diseño o Rediseño Organizacional ... 15
a) Identificación de Usuarios y Necesidades del Servicio ... 16
b) Identificación de los servicios y/o bienes que satisfacen necesidades... 16
c) Diseño y/o Rediseño de los Procesos, Resultados e Indicadores... 16
d) Identificación de unidades y conformación de áreas y unidades organizacionales .. 17
e) Establecimiento de niveles jerárquicos de la Entidad ... 18
f) Clasificación de las Unidades o Áreas Organizacionales ... 18
g) Unidades Organizacionales para Programas y Proyectos ... 19
h) Alcance de Control ... 19
i) Unidades Desconcentradas ... 19
a) Definición de Canales y Medios de Comunicación ... 20
b) Determinación de Instancias de Coordinación Interna ... 21
Artículo 22. Servicio al Usuario ... 21
a) Interno ... 22
b) Externos ... 22
Artículo 23. Formalización y Aprobación del Diseño Organizaciònal ... 22
Artículo 24. Unidad Responsable del Proceso de Diseño Organizacional ... 22
Artículo 25. Periodo de Tiempo para la Ejecución del Proceso de Diseño Organizacional. ... 22
Artículo 26. Formalización y Aprobación de los Manuales ... 22
CAPITULO III IMPLANTACION DEL DISENO ORGANIZACIONAL ... 25
Artículo 27. Objetivo del Proceso de Implantación del Diseño o Rediseño Organizacional ... 25
Artículo 28. Definición ... 25
Artículo 29. Plan de Implantación ... 25
a) Objetivos y Estrategias de Implantación ... 25
b) Cronograma de Actividades ... 26
c) Recursos Humanos, Materiales y Financieros Necesarios ... 26
d) Responsables de la Implantación ... 26
e) Programa de Difusión ... 26
f) Seguimiento... 27
Artículo 30. Requisitos para la Implantación ... 27
Artículo 31. Unidad Organizacional Responsable de la Ejecución del Proceso de Implantación del Diseño o Rediseño Organizacional ... 27
Artículo 32. Periodo de Tiempo para la Ejecución del Proceso de Implantación del Diseño o Rediseño Organizacional ... 27
TITULO I
GENERALIDADES
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Definición del Reglamento Específico
El Sistema de Organización Administrativa (SOA), es un conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional (PEI) y del Programa de Operaciones Anual (POA), regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.
El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa (RE-SOA), es un instrumento normativo oficial al que deben sujetarse las servidoras y servidores públicos que intervienen en la ejecución operativa del Sistema de Organización Administrativa (SOA), en la ASP-B.
Este sistema esta conformado por los siguientes componentes: a) Análisis Organizacional
b) Diseño o Rediseño Organizacional c) Implantación del Diseño Organizacional Artículo 2. Objetivo del RE-SOA
El RE-SOA, tiene por objeto establecer la normativa específica para la implementación del Sistema en la Administración de Servicios Portuarios- Bolivia (ASP-B), disponiendo la realización de los procesos para el análisis, diseño e implementación de la estructura organizacional, los encargados de estos procesos y los periodos de su realización. Artículo 3. Alcance RE-SOA
EI presente Reglamento Específico es de cumplimiento y aplicación obligatoria para todas las Direcciones, Jefaturas, Regionales y Puertos, así como de todos y cada uno de los servidores públicos sin distinción de jerarquía de la ASP-B.
Artículo 4. Base Legal del RE-SOA
a) Ley Nº 1178, de Administración y Control Gubernamentales, en los Artículos 3º, 7º y 27º establece los Sistemas de Administración y Control de las Entidades Públicas.
b) Decreto Supremo Nº 24434, de 12 de diciembre de 1996 de creación y Decreto Supremo Nº 25136, de 24 de agosto de 1998 de reorganización.
c) Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa (NB-SOA), aprobadas mediante Resolución Suprema Nº 217055, del 20 de mayo de 1997. d) Decreto Supremo Nº 23318-A de 3 de noviembre de 1992, Reglamento de la
Responsabilidad por la Función Pública.
e) Decreto Supremo Nº 26237, del 29 de junio del 2001, que modifica los artículos 12º, 14º al 16º, 18º, 21º al 31º y 67º del Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública.
f ) Decreto Supremo Nº 29894, del 7 de febrero de 2009, que establece la Estructura Organiztiva del Órgano Ejecutivo del Estado Plurinacional.
Artículo 5. Aprobación y Vigencia del RE-SOA
El RE-SOA deberá ser aprobado de acuerdo a las disposiciones internas, previa compatibilización por el Órgano Rector.
Mientras no exista una disposición contraria o modificación a las Normas Básicas, el presente Reglamento Específico tiene vigencia y su difusión se encuentra bajo responsabilidad de la Dirección de Control, Gestión y Planificación (DCGP) en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera (DAF).
Artículo 6. Revisión y Actualización del RE-SOA
El presente Reglamento esta sujeto a revisión anual por la DCGP en coordinación con la DAF, cuyos resultados deben ser presentados mediante informe a la Dirección General Ejecutiva (DGE).
En caso de que se considere necesario, dependiendo de la experiencia de su aplicación, de la dinámica administrativa, de las modificaciones de la Estructura Organizacional de la ASP-B y de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa (NB-SOA), podrá ser ajustado.
La DCGP en coordinación con la DAF, presentarán dichas modificaciones a la DGE de la entidad, para su consideración previo procedimiento de compatibilización.
Artículo 7. Responsable de la Elaboración e implementación del RE-SOA
En el marco de lo dispuesto por el Artículo 27º de la Ley 1178, es responsabilidad de la Máxima Autoridad Ejecutiva de la ASP-B, la implantación de este sistema.
La DCGP, es la responsable de su ejecución y del seguimiento de la implantación. El análisis, diseño e implementación de la estructura organizacional de la ASP-B es también responsabilidad de las diferentes direcciones, jefaturas, regionales y puertos, así como de todos los servidores públicos de la entidad en su ámbito de competencia. Las funciones de emisión de instructivos, coordinación, evaluación, seguimiento y consolidación de la ejecución de los procesos de análisis, diseño e implantación del diseño organizacional serán realizadas por la DCGP.
Artículo 8. Previsión
En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente Reglamento Específico en la ASP-B, serán solucionadas dentro de los alcances y previsiones de las NB- SOA aprobadas mediante Resolución Suprema Nº 217055 de fecha 20 de mayo de 1997.
Artículo 9. Sanciones por Incumplimiento
El incumplimiento a lo establecido en el presente Reglamento Específico, generará responsabilidades y sanciones, en el marco de lo establecido en el Capítulo V de la Ley Nº 1178, del Decreto Supremo Reglamentario 23318-A y Resolución Suprema No 217055 del 20 de mayo de 1997.
Artículo 10. Salvaguarda de Documentación
La DCGP, será la responsable de archivar custodiar la información correspondiente a la implementación del SOA y las resoluciones de aprobación de las mismas.
Artículo 11. Herramientas y Formatos
Para la implementación del SOA en la ASP-B, todas las servidoras y servidores públicos de esta entidad, que participan en el Análisis, Diseño o Rediseño Organizacional e Implantación del SOA, deberán utilizar las herramientas y formatos anexados al presente Reglamento Específico u otros aprobados por la Máxima Autoridad Ejecutiva. Adicionalmente se pueden utilizar otras fuentes de investigación de campo descritas en el artículo 12 del presente Reglamento.
TITULO II
COMPONENTES DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
CAPÍTULO I
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Artículo 12. Objetivo del Proceso de Análisis Organizacional
EI objetivo del análisis organizacional es evaluar la estructura organizacional de la ASP-B, respecto al desarrollo de sus competencias y al logro de los objetivos institucionales, establecidos en el PEI y el POA.
Artículo 13. Marco de Referencia para el Análisis Organizacional
Las fuentes de investigación para realizar el Análisis Organizacional, constituirán la investigación documental e investigación de campo:
Las fuentes de investigación documental serán las siguientes:
Los documentos legales de creación de las áreas y/o unidades organizacionales y los que regulan la materia de su competencia.
a) Decreto Supremo Nº 24434, de 12 de diciembre de 1996 de creación y Decreto Supremo Nº 25136, de 24 de agosto de 1998 de reorganización.
b) Resolución Suprema Nº 217055 Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa.
c) Plan Nacional de Desarrollo
d) El Plan Estratégico Institucional, de la ASP-B.
e) La ejecución del POA de la gestión pasada y lo programado para la siguiente gestión.
f) El Manual de Organización y Funciones. g) El Manual de Procesos y Procedimientos. h) Los informes de auditoría.
i) Disposiciones legales vigentes en materia de organización, aplicables a la ASP-B.
Las fuentes de investigación de campo serán:
a) Entrevistas directas a las servidoras y servidores públicos de la ASP-B, y a los usuarios de los servicios.
b) Entrevistas indirectas a las servidoras y servidores públicos de la ASP-B, y a usuarios, a través de cuestionarios.
c) Observación directa. d) Talleres participativos.
Artículo 14. Proceso de Análisis Organizacional
El Análisis Organizaciona deberá incluir el análisis retrospectivo, el análisis prospectivo y la formalización del análisis organizacional.
a) Análisis Retrospectivo
Determinará mediante la evaluación cuantitativa y cualitativa en qué medida la Estructura Organizacional de la ASP-B, contribuyó al logro de los Objetivos plasmados en el POA de la gestión que concluye o períodos de tiempo que se consideren necesarios, anteriores a la realización del análisis.
El análisis retrospectivo deberá realizarse con base a los siguientes criterios: a.1. Servicios proporcionados por la ASP-B a los Usuarios
Calidad, cantidad y cobertura.
Oportunidad y frecuencia.
Si las necesidades de los usuarios, tanto internas como externas, fueron debidamente satisfechas.
a.2. Procesos
Si permitió proporcionar los servicios de manera efectiva y eficiente en relación con el grado de satisfacción alcanzado de los usuarios y su orientación a los objetivos institucionales.
Si existe consistencia de las operaciones desarrolladas por las direcciones, unidades, regionales y puertos, con los procesos y procedimientos determinados en el ámbito de sus competencias y nivel jerárquico.
Si los resultados obtenidos de cada proceso están de acuerdo con los objetivos de Gestión señalados en el POA de la ASP-B.
Si los procesos están formalizados en el Manual de Procesos y Procedimientos.
Si la información generada es oportuna, clara y confiable a.3. Unidades y Áreas Organizacionales
Se determinará si la conformación de las unidades y áreas organizacionales de la ASP-B, han constituido un medio eficiente y eficaz para el logro de los objetivos propuestos, evaluando:
a.3.1. En las Áreas Organizacionales
Si están conformadas por unidades cuyas funciones se encuentran relacionadas entre sí en base a su similitud y responden a los procesos establecidos.
Si el ámbito de competencia esta claramente delimitado. a.3.2. En las Unidades Organizacionales
Si las funciones asignadas responden a los procesos y operaciones determinados.
Si no existe duplicidad o dispersión de funciones.
Si tienen claramente delimitado el ámbito de competencia.
Si están ubicadas en el nivel jerárquico que les corresponde, definido por él o los procesos.
Si el grado y tipo de autoridad está claramente establecido.
a.3.3. En los Canales de Comunicación e Instancias de Coordinación
Si los canales y medios de comunicación:
Están formalmente establecidos.
Son utilizados en forma eficaz y eficiente facilitando el flujo de información.
Se acomodan a las características de la información: oportuna, clara, pertinente, verificable y consistente.
Si las instancias de coordinación se conforman respetando el conducto regular. a.3.4. Flexibilidad de la Estructura Organizacional
Analizará el grado de flexibilidad de la estructura organizacional frente a los cambios internos, cambios del entorno y ante las contingencias que ocasionaron desvíos de la programación en relación a las estrategias definidas para el alcance de los objetivos propuestos.
EI Análisis Retrospectivo deberá realizarse en forma conjunta al Análisis de Situación regulado en las Normas Básicas y el Reglamento Especifico del Sistema de Programación de Operaciones (RE-SPO) y cuando las circunstancias así lo justifiquen.
b) Análisis Prospectivo
Este análisis se realizará inmediatamente después de haber concluido el Análisis Organizacional Retrospectivo, basado en las observaciones y recomendaciones de los resultados emergentes de dicho Análisis. Se realizará un Análisis Prospectivo consistente en una evaluación futura que deberá afrontar la ASP-B, para lograr los
objetivos planteados en el POA de la próxima gestión. Esto con el fin de detectar, si existe la necesidad de realizar ajustes a la estructura organizacional de la entidad, evaluando lo siguiente:
El análisis prospectivo se realizará una vez que se tengan definidos y aprobados los objetivos del POA para la siguiente gestión.
El análisis prospectivo deberá realizarse con base a los siguientes criterios:
Ser estratégico, en la medida que refleje los alcances del Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Estratégico Institucional.
Estar enmarcado en el Presupuesto de Recursos y Gastos programados.
Multidimensional, en cuanto considera y analiza tendencias globales, regionales y locales.
Multisectorial, en cuanto analiza los impactos del desarrollo social, económico, cultural y tecnológico del país en la entidad.
La naturaleza y volumen de las operaciones a realizarse, el presupuesto de recursos y gastos programados y la modalidad definida para la ejecución de las operaciones.
Los objetivos de gestión establecidos por cada área organizacional, sobre los cuales se determina la relación con los procedimientos de cada uno de los procesos existentes en las diferentes áreas organizacionales.
b.1) Elementos a considerar para el Análisis Organizacional Prospectivo
Los principales elementos organizacionales que deben ser considerados a momento de realizar el Análisis Organizacional Prospectivo son los siguientes:
POA de la siguiente gestión
Se debe analizar detenidamente los nuevos objetivos y/o resultados planteados en el POA de la siguiente gestión, determinando qué unidades serán las encargadas de cumplirlos y cuál su contribución al PEI de la entidad y al Plan Nacional de Desarrollo (PND).
Conclusiones del Análisis Organizacional Retrospectivo
Se deben considerar los diferentes elementos organizacionales del Análisis Retrospectivo, que influyeron de una u otra forma en la estructuctura organizacional y las conclusiones del mismo, al momento de definir la necesidad o no de ajustar la estructura organizacional de la ASP-B, para la siguiente gestión.
c) Resultado y formalización del analisis organizacional
EI resultado de los análisis retrospectivo y prospectivo será formalizado en un informe de diagnóstico organizacional, que deberá contener los resultados y recomendaciones del proceso de análisis organizacional realizado.
En base a los resultados del Análisis Organizacional, se podrá tomar la decisión de realizar o no un Rediseño Organizacional, en el cual se podrá plantear los siguientes aspectos:
Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas y unidades organizacionales en función de lograr los objetivos propuestos.
Reubicar las diferentes unidades organizacionales en la estructura.
Redefinir canales y medios de comunicación interna.
Redefinir instancias de coordinación interna y de relación interinstitucional.
Rediseñar procesos.
Otros específicos de organización que considere necesarios.
Artículo 15. Unidad Responsable del Proceso de Análisis Organizacional
La DCGP, es responsable de monitorear el desarrollo y la realización del Análisis Organizacional de la ASP-B en coordinación con las diferentes áreas y unidades.
El documento final del Análisis Organizacional deberá ser consolidado por la DCGP y presentado a la Máxima Autoridad Ejecutiva, para su aprobación.
Artículo 16. Periodo de Ejecución del Proceso de Análisis Organizacional
EI proceso de Análisis Organizacional, será realizado durante los meses de Junio, Julio y Agosto de cada gestión, periodo que podrá ser modificado de acuerdo a los plazos establecidos para la elaboración del POA o de acuerdo a requerimiento.
Artículo 17. Análisis Coyuntural
La ASP-B, podrá realizar adicionalmente, un análisis de la organización administrativa en el momento que considere oportuno, a fin de solucionar problemas de carácter coyuntural que se presenten en el ejercicio de la gestión. Este análisis podrá ser de carácter parcial, tomando solo aquellos elementos organizacionales que requieren ajuste.
La DCGP es la responsable de realizar el análisis coyuntural en coordinación con los responsables de áreas y/o unidades organizacionales sujetos de este análisis. La DGE
deberá aprobar tanto el informe de análisis como la propuesta de ajuste en el menor tiempo posible.
Artículo 18. Procedimiento para modificación de estructura por medio de un análisis organizacional coyuntural
El procedimiento para modificar al estructura organizacinal a través de un Análisis Organizacional Coyuntural será el siguiente:
a) Elaborar un Informe de Análisis Organizacional Coyuntural y Propuesta de Rediseño Organizacional
Las diferentes áreas organizacionales de la ASP-B, que consideren necesario realizar una modificación a su estructura organizacional fuera de los plazos establecidos para el Análisis Organizacional Anual, deberán elaborar un informe de Análisis Conyuntural y plantear una propuesta de diseño organizacional que básicamente contemple los siguientes puntos:
Justificación técnica sobre los motivos que originan la necesidad de realizar la reestructuración y análisis de los diferentes elementos organizacionales, en los cuales se detecten problemas.
Propuesta de un diseño organizacional considerando parte o todos los elementos establecidos en el Artículo Nº 19 en función a la magnitud de las modificaciones que se pretenden realizar en la estructura organizacional.
En el caso de creación, fusión, supresión o eliminación de unidades organizacionales, se deberá elaborar un cuadro comparativo de los objetivos y resultados antes y después de la reestructuración y considerar también de que forma se contribuye a los objetivos institucionales de la entidad y de estos a las políticas nacionales.
Propuesta de nuevos Manuales de Organización y Funciones; y Procesos y Procedimientos, productos de la modificación organizacional planteada.
Todo lo descrito anteriormente, debe ser enviado por la autoridad del área organizacional correspondiente, a la DCGP.
b) Revisión del Informe de Análisis Coyuntural y Propuesta por Parte de la DCGP
La DCGP una vez recibido el Informe de Análisis Coyuntural y propuesta de modificación correspondiente a cualquiera de las áreas organizacionales de la ASP-B, procederá a revisar este documento y elevará según corresponda, un informe de aprobación, sugerencia de modificación o rechazo a la solicitud planteada.
Cuando el informe emitido, por la DCGP, sugiera modificaciones, las mismas deberán ser realizadas por el área organizacional correspondiente.
c) Realizar las Gestiones Correspondientes para su Aprobación
Si la DCGP y la DAF emiten un informe técnico favorable sobre el Análisis Organizacional Coyuntural, la propuesta presentada deberá ser remitida a la Dirección de Asuntos Jurídicos para que continúe con el proceso de aprobación.
d) Aprobación o Rechazo de la Propuesta de Modificación Organizacional Coyuntural por Parte del Directorio
El (la) Director(a) General Ejecutivo(a) de la ASP-B solicitará a través del (la) Presidente(a) de oficio del Directorio de la ASP-B, se convoque a Sesión Extraordinaria, para el tratamiento de la Propuesta de Modificación Organizacional Coyuntural para considerarlo y aprobarlo a través de la Resolución de Directorio, caso contrario rechazar la misma sentando esta decisión en Actas.
CAPITULO II
DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
Artículo 19. Objetivo del Proceso de Diseño o Rediseño Organizacional.
EI Diseño o Rediseño Organizacional, es el proceso que define y/o ajusta la estructura organizacional de la ASP-B, basado en las recomendaciones y resultados del proceso de análisis organizacional y/o a los objetivos y atribuciones planteados en los Decretos Supremos N°24424 y 25136, el Plan Nacional de Desarrollo y en el Plan Estratégico Institucional.
Los resultados que se obtengan del proceso de diseño o rediseño organizacional, deberán permitir a la ASP-B, adoptar una estructura organizacional apropiada y bien dimensionada para alcanzar los objetivos de gestión y satisfacer las necesidades de sus usuarios.
Artículo 20. Proceso de Diseño o Rediseño Organizacional
Tomando como base las observaciones y recomendaciones resultantes del proceso de Análisis de la estructura organizacional de ASP-B, se considerarán los ajustes y/o
a) Identificación de Usuarios y Necesidades del Servicio
Se considera como usuario a toda persona, unidad, sistema y entidad que utiliza los productos o servicios de los procesos que se desarrollan en la ASP-B, de acuerdo al ámbito de competencia establecido en los Decretos Supremos N° 24434 y 25136, como también las disposiciones legales relacionadas y los objetivos de gestión establecidos en el POA.
En este sentido, todas las dependencias de la ASP-B deberán identificar el segmento de los usuarios internos y externos de los productos y servicios emergentes de las competencias establecidas para la ASP-B, identificando sus requerimientos a fin de crear nuevos servicios o rediseñar los existentes, todo en función al marco legal que establece las competencias y alcance de los mismos.
Existen dos clases de usuarios:
Usuarios internos, constituidos por las áreas y unidades orgánicas de ASP-B.
Usuarios externos, corresponden a los usuarios que utilizan los servicios de la ASP-B.
b) Identificación de los servicios y/o bienes que satisfacen necesidades
Se debe elaborar un detalle de los productos y servicios ofertado por la ASP-B y efectivamente prestados a usuarios externos y/o internos, priorizándolos según criterios institucionales de acuerdo al PEI y POA, deberán ser catalogados y evaluados en función de la demanda de los usuarios y de su contribución a los objetivos estratégicos y de gestión de la ASP-B.
c) Diseño y/o Rediseño de los Procesos, Resultados e Indicadores
Se identificarán los procesos de la entidad, por los cuales se generan los servicios para los usuarios, según las actividades inherentes a estos procesos, su carácter secuencial, las unidades encargadas de su realización y los requerimientos de recursos, de manera que cumplan con las características de calidad, cantidad, oportunidad y frecuencia. Se procederá al diseño de los procesos a nivel de operaciones y procedimientos, de acuerdo con los requerimientos de la DGE.
Los procesos descritos a nivel de procedimientos, seguirán las etapas determinadas en el RE-SPO en el capitulo Determinación de Operaciones.
Los procesos seleccionados para ser descritos a nivel de procedimientos, seguirán el siguiente contexto:
EI contenido de los procesos debe describir la secuencia lógica de las distintas operaciones de que la componen, señalando:
“¿Quién lo hace?”. Unidad responsable de efectuar el proceso
“¿Qué se hace?”. Detallar cada una de las operaciones efectuadas.
“¿Cómo se hace?”. Especificar la forma en que se efectúa cada operación, o sea el método que debe seguirse.
"¿Cuándo se hace?”. Detallar el momento de realización de acuerdo al método señalado.
“¿Cuánto tiempo tarda en realizarse la operación?”. Especificar el tiempo total desde su inicio hasta su finalización.
Los Procesos descritos a nivel de procedimiento deben contemplar las siguientes etapas:
Ordenamiento lógico y secuencial de las tareas necesarias, para llevar a cabo las operaciones.
Identificación de los insumos requeridos para la ejecución de procedimientos y descripción de sus especificaciones.
Identificación de la unidad o unidades responsables de la ejecución de cada una de las tareas que comprenden las operaciones.
Descripción de los registros, formularios y otro material impreso utilizado (todos los documentos que se vayan a utilizar en la operación, incluyendo aquellos automatizados).
Identificación de los resultados (las metas que se pretende alcanzar a través de la ejecución de cada una de las operaciones que se vaya a desarrollar). d) Identificación de unidades y conformación de áreas y unidades
organizacionales
Una vez definidas las operaciones que componen los diferentes procesos para el logro de los productos y servicios que ofrece la ASP-B y a la identificación de los usuarios y de sus necesidades, se debera establecer y/o ajustar las áreas y unidades organizacionales de la ASP-B. Para este efecto las mismas podrán ser agregadas, desagregadas, de acuerdo a su especialidad, con ámbitos de competencia claramente definidos.
Se deberá limitar la creación de las áreas organizacionales, velando que no exista duplicidad de funciones y atribuciones, tanto horizontal como verticalmente, y en sujeción a lo establecido en el Decreto Supremo N° 24434 y 25136. La agrupación de unidades que guarden relación entre sí dará lugar a la conformación de un área organizacional, cuyo ámbito de competencia deberá estar claramente delimitado.
e) Establecimiento de niveles jerárquicos de la Entidad
En el marco de lo establecido en el Decreto Supremo Nº 25136, la estructura organizacional de la ASP-B reconoce los siguientes niveles jerárquicos:
Nivel Jerárquico Área y/o Unidad Organizacional
DIRECTIVO Directorio de la ASP-B EJECUTIVO Direccion General Ejecutiva OPERATIVO Dirección Administrativa Financiera
Dirección de Operaciones
Dirección de Comercialización
Dirección de Control, Gestión y Planificación
Dirección de Asuntos Jurídicos(de asesoramiento).
Unidad de Auditoria Interna (de asesoramiento).
Unidad de Transparencia (de asesoramiento).
f) Clasificación de las Unidades o Áreas Organizacionales
Las Unidades Organizacionales en la ASP-B por su contribución al logro de los objetivos estratégicos y de gestión, se clasificarán de acuerdo a los siguientes criterios:
Áreas Sustantivas, son aquellas que contribuyen directamente al logro de la misión y objetivos de la ASP-B.
Áreas Administrativas, son aquellas que contribuyen indirectamente al logro de la misión y los objetivos de la ASP-B, y prestan servicios a las unidades sustantivas para su funcionamiento.
Áreas de Asesoramiento, son las que cumplen funciones de carácter consultivo y no ejercen autoridad lineal sobre las demás unidades.
La creación de nuevas unidades organizacionales, se sujetará a las recomendaciones del análisis organizacinal en el marco del POA; se clasificarán en sustantivas y administrativas y de asesoramiento, según las funciones que realizan y serán incorporadas en los niveles jerárquicos correspondientes.
f.1. Asignación de Autoridad
Cada área y/o unidad contará con la autoridad lineal y/o funcional necesaria para la ejecución de las operaciones asignadas en relación a su jerarquía.
Se asignará autoridad a cada unidad organizacional de la ASP-B, con la finalidad de desarrollar las funciones para las que fueron creadas. Esta autoridad puede ser de dos tipos:
Autoridad Lineal: Facultad delegada a una unidad organizacional para normar, dirigir o controlar los procesos y operaciones que se llevan a cabo en las unidades de dependencia directa.
Autoridad Funcional, Facultad delegada a una unidad organizacional para normar, dirigir y realizar el seguimiento de las operaciones, dentro de su ámbito de competencia (Función), sobre otras unidades que no están bajo su dependencia directa.
g) Unidades Organizacionales para Programas y Proyectos
Para la ejecución de programas y/o proyectos, la ASP-B podrá crear Unidades Organizacionales, siempre que las funciones de estos programas y proyectos no puedan ser ejecutadas por otras Direcciones de la ASP-B y serán dependientes de la DCGP. La vigencia de dichas unidades estará limitada al cumplimiento de sus objetivos. La creación de programas y proyectos especiales será factible en la medida en que garanticen una mejor prestación de servicios en términos de oportunidad, costo, calidad y sobre todo contribución al logro de objetivos de gestión y estratégicos definidos en la ASP-B. Asimismo, será procedente cuando respondan a iniciativas de orden coyuntural, con resultados concretos y presupuestos definidos o condicionados por la disponibilidad de recursos.
La creación de estos programas y proyectos deberán ser autorizados con Resolución expresa del Directorio de la ASP-B, en base a un informe técnico que establezca los objetivos, ámbito de competencia, organización interna, funciones específicas y los niveles de coordinación y financiamiento de estos programas y proyectos.
h) Alcance de Control
El nivel que corresponde a las Direcciones de la ASP-B, podrá contar con un máximo de cuatro jefaturas de unidad, cuya creación deberá ser debidamente justificada y por debajo de las jefaturas de unidad no podrá crearse ningún otro nivel jerárquico inferior.
i) Unidades Desconcentradas
La creación y funcionamiento de unidades desconcentradas serán factibles en la medida que conlleve la mejor prestación de servicios, en términos de costo, oportunidad y calidad.
Corresponde al Directorio de la ASP-B la aprobación, mediante Resolución de Directorio, de las unidades organizacionales creadas, en base a una justificación técnica y económica; objetivos definidos; ámbito de competencia; funciones específicas; y grado de autoridad.
Artículo 21. Comunicación y Coordinación Organizacional a) Definición de Canales y Medios de Comunicación
Los canales de comunicación formales se establecen a través de las relaciones de autoridad lineal o funcional, son de carácter recíproco y deben ser utilizados permanentemente.
a.1. Comunicación Descendente
Cuando la comunicación fluye desde los niveles superiores de la estructura organizacional hacia los niveles inferiores, siguiendo el orden de jerarquía y conducto regular. En este tipo de comunicación se tiene fundamentalmente los siguientes medios:
Instrucción verbal, escrita ó transmitida por medios electrónicos.
Reuniones de trabajo que necesariamente incluirán registros escritos de las conclusiones y acciones a seguir y sus respectivos responsables.
a.2. Comunicación Ascendente
Cuando la comunicación fluye de los niveles inferiores de la estructura organizacional hacia los niveles superiores, respetando el orden jerárquico y conducto regular. En este tipo de comunicación se tiene los siguientes medios:
Informe Verbal o escrito
Notas Internas
Correo electrónico
a.3. Comunicación Cruzada
Se da entre una unidad organizacional y otra de nivel jerárquico menor, igual o superior, es decir, el mensaje no sigue el conducto regular, sino que emplea una comunicación directa a fin de lograr rapidez y compresión en la información que se desea transmitir. EI tipo de información que se transmite se clasificará considerando su importancia, destino y tipo. La periodicidad, alcance y cobertura de la información dependerá de las necesidades de cada caso específico en:
a.4. Información confidencial
Cuando se establezca que todo documento o asunto es confidencial y que será supervisado directamente por la autoridad ejecutiva de mayor jerarquía, manteniendo un control directo del mismo.
a.5. Información rutinaria
Es la información que fluye por toda la institución y se refiere a la generada por procedimientos que se desarrollan en el cumplimiento de tareas inherentes a cada área o unidad organizacional.
b) Determinación de Instancias de Coordinación Interna
Las instancias de coordinación serán creadas para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre unidades y/o áreas, que no puedan ser resueltas a través de gestiones directas. Pueden clasificarse en:
Consejo: Equipo de trabajo multidisciplinario conformado por el nivel ejecutivo y operativo, cuyas funciones son: analizar resultados, solucionar problemas y tomar decisiones en el ámbito operativo de la ASP-B. Será creado mediante Resolución Administrativa que establecerá sus objetivos, funciones, tiempo de funcionamiento y periodicidad de las sesiones.
Comités: Equipo de trabajo multidisciplinario con la potestad de recomendar soluciones. Será creado mediante Resolución Administrativa, que establecerá sus objetivos, funciones, tiempo de funcionamiento y periodicidad de las sesiones.
Comisión: Tendrá el objeto de cumplir una misión especifica, cuya disolución será efectuada inmediatamente después del cumplimiento de la misión. Será creada mediante Memorándum y/o Nota Interna. Una o más áreas organizacionales pueden proponer la creación de un medio de coordinación interna a través de la preparación de una propuesta escrita elevada al superior jerárquico del área, la cual una vez aprobada la creación, informará a la Unidad de Recursos Humanos y Administrativos.
La creación de una instancia de coordinación interna en la ASP-B, cualquiera fuera ésta, deberá contar con un instrumento que establezca:
Las funciones específicas que debe desempeñar.
La unidad organizacional encargada de la instancia.
El carácter temporal o permanente.
La periodicidad de las sesiones.
Documentación de la evidencia de sus decisiones. Artículo 22. Servicio al Usuario
Es un servicio destinado a proporcionar información necesaria, oportuna y confiable, tanto a los usuarios internos como externos. Estos pueden utilizar los siguientes medios:
a) Interno
Circulares, Notas Internas
Correo electrónico, puede ser utilizado para comunicaciones oficiales de interés general o parcial dentro de la ASP-B.
b) Externos
Página WEB, sitio oficial y portal informativo abierto al público en general, con información oficial de la ASP-B.
Boletines, Notas de Prensa, Comunicados (comunicaciones oficiales de la ASPB.
Para efectos de retroalimentación con los usuarios, se establecerán los siguientes canales:
Correo electrónico de la ASP-B, donde se puede presentar solicitudes de información, reclamos, sugerencias y otros.
Buzón de reclamos y sugerencias
Artículo 23. Formalización y Aprobación del Diseño Organizaciònal
EI Diseño Organizacional será formalizado y aprobado mediante Resolución de Directorio.
Artículo 24. Unidad Responsable del Proceso de Diseño Organizacional
La DCGP, es responsable de establecer la modalidad de trabajo de acuerdo al alcance organizacional. Además debe presentar los resultados, en coordinación con las diferentes áreas y/o unidades de la ASP-B, para su aprobación y ejecución.
Artículo 25. Periodo de Tiempo para la Ejecución del Proceso de Diseño Organizacional.
EI proceso de diseño y/o rediseño Organizacional, se efectuará en los meses de Septiembre, Octubre y Noviembre.
Artículo 26. Formalización y Aprobación de los Manuales
El Manual de Organización y Funciones (MOF), es la presentación formal de la estructura organizacional y funcional de la ASP-B, en todos los niveles jerárquicos y de acuerdo a lo establecido en el artículo 8 del Decreto Supremmo Nº 25136, debe ser aprobado mediante Resolución de Directorio y puesto en vigencia a partir de la emisión de la Resolución Ministerial emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
(entidad que tiene tuición de la ASP-B de acuerdo al Decreto Supremo Nº 29894 del 7 de febrero de 2009).
El documento deberá tener el siguiente contenido mínimo:
Carátula. Una general y las necesarias por área organizacional con el logotipo de la ASP-B, el título del Manual, y la fecha de presentación.
Índice o Contenido. Consiste en una relación de partes que conforma el Manual de Organización y Funciones y su ubicación.
Introducción. Se debe realizar una breve descripción de lo que es el manual, que se espera lograr por medio del mismo y la obligatoriedad de su aplicación por todos los servidores públicos de la ASP-B.
Objetivo. En este punto se debe señalar que es lo que se quiere lograr con la aplicación del presente manual.
Marco Legal. Se debe realizar una relación de la base legal en la que se enmarca el presente manual, considerando las diferentes leyes, decretos resoluciones de creación de las diferentes áreas organizacionales y todas aquellas disposiciones relacionadas a la ASP-B. Para este efecto se debe respetar la prelación de leyes y la secuencia cronológica de su expedición.
Misión y Visión de la Administración de Servicios Portuarios – Bolivia (ASP-B). En este punto se debe describir la Misión y la Visión que persigue la ASP-B.
Objetivos Institucionales. Se deberá describir los objetivos institucionales definidos por la entidad.
Organigramas de la Administración de Servicios Portuarios-Bolivia (ASP-B). El Manual deberá contar con un Organigrama General de la ASP-B, que muestre todas las áreas y unidades organizacionales que componen los diferentes niveles, así como también los que correspondan a cada área organizacional.
Otros aspectos. Que sean considerados importantes y/o complementarios. El Manual de Procesos y Procedimientos (MPP), es el documento formal de presentación de los procesos y procedimientos que comprende la organización de la Entidad y será aprobado de acuerdo a las disposiciones internas de la ASP-B.
El MPP debe tener el siguiente contenido mínimo:
Denominación y objetivo del proceso.
Número asignado al proceso.
Objetivo del proceso y la meta que se pretende alcanzar a través del mismo.
Normas de Operación o disposiciones legales que deben ser consideradas en la ejecución de determinados procesos.
Descripción del proceso y procedimientos, indicando la relación de las operaciones y de las tareas especificadas que comprende un proceso.
Diagramas de flujo.
Formularios y otros instrumentos utilizados durante el proceso. Este Manual deberá tener el siguiente contenido mínimo:
Carátula: Debe contener el nombre de la ASP-B, logotipo, título del manual, nombre del área organizacional, fecha de elaboración del manual.
Índice: En esta parte se presentará de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del documento o los temas principales que comprende el manual.
Prólogo y/o Introducción: Se hará una exposición sobre el documento, su objetivo su contenido, a quien va dirigido, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actuación.
Mapeo de Procesos: Todos los procesos, operaciones y procedimientos del área o unidad que fueron establecidos durante el diseño o ajustados durante el rediseño organizacional deben ser descritos en el Mapeo de Procesos acompañados de sus respectivos códigos.
Descripción de los Procesos y Operaciones: Se debe realizar la integración de los procesos y operaciones determinadas.
Descripción de los Procedimientos: Se debe realizar la descripción de cada una de las tareas que corresponden a los procedimientos establecidos.
Diagrama de Flujo: De acuerdo a formato y simbología establecida internamente en la entidad.
Glosario de Términos: En esta sección se ubicará una lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración del manual de procesos, que servirá de apoyo para su uso o consulta.
Cada área y/o unidad organizacional en coordinación con la DCGP, debe realizar la revisión periódica de sus procesos, operaciones y procedimientos con el objetivo de lograr una mejora continua en los mismos y sentar las bases para una gestión de calidad en la ASP-B.
Los manuales descritos, también deberán ser actualizados en función a los resultados del Ánálisis y/o Diseño o Rediseño Organizacional, de cada gestión o como consecuencia de un Análisis Coyuntural.
La DCGP, es la encargada de realizar el proceso de difusión de los Manuales aprobados en la ASP-B, cuando corresponda.
Por resolución expresa de Directorio se aprobará los Reglamento Internos de organización de la entidad cuando estos tengan necesidad de cambios y ajustes por medio de Resolución Administrativa.
CAPITULO III
IMPLANTACION DEL DISENO ORGANIZACIONAL
Artículo 27. Objetivo del Proceso de Implantación del Diseño o Rediseño Organizacional
El objetivo de la implantación del diseño o rediseño organizacional es la aplicación de la nueva estructura organizacional en la ASP-B, con la finalidad de cumplir con los objetivos definidos en el POA aprobado.
Artículo 28. Definición
La implantación, consiste en poner en ejecución la nueva estructura organizacional en la ASP-B, en base a los resultados del diseño o rediseño organizacional, con la finalidad de alcanzar los objetivos institucionales, establecidos en el POA.
Artículo 29. Plan de Implantación
El Plan de Implantación, proporciona la metodología para la implementación de la nueva estructura organizacional en la ASP-B, en base a los resultados del Diseño Organizacional y la aplicación de las NB- SOA.
a) Objetivos y Estrategias de Implantación
Los objetivos deberán detallar “qué y para qué” se realiza el cambio de estructura organizacional y la necesidad de su implantación en la ASP-B.
Las Estrategias de Implantación estarán en función a la magnitud del cambio en la estructura organizacional, pudiendo utilizar entre los siguientes métodos:
Método Instantáneo. Cuando se considere que los cambios pueden ser Implantados sin causar problemas mayores en la estructura y funcionamiento de la ASP-B.
Implantación Piloto. Cuando el diseño implique unidades organizacionales con el objetivo de realizar pruebas necesarias para averiguar la validez y efectividad del modelo propuesto, antes de operarlo de manera global.
Implantación en Paralelo. Cuando los cambios propuestos sean introducidos y operados simultáneamente, sin modificar la estructura vigente. Esto permite introducir los ajustes sin crear o causar problemas, dando lugar a que el nuevo sistema funcione normalmente, antes de que la operación previa sea suspendida.
Implantación por Aproximación Sucesiva. Selecciona parte del diseño propuesto e implanta los cambios sin ocasionar grandes alteraciones. Avanza al siguiente paso sólo cuando el anterior ha sido consolidado. Es aplicable a los cambios de gran magnitud.
b) Cronograma de Actividades
Para la implantación del diseño organizacional se elaborará un cronograma de actividades, que muestre en forma lógica y ordenada el proceso de implantación de la estructura organizacional, estableciendo los tiempos de inicio y finalización de cada actividad, los responsables y la interrelación con otras actividades, además de los tiempos de espera.
c) Recursos Humanos, Materiales y Financieros Necesarios
La DAF, en coordinación con el Encargado Financiero, definirá los recursos humanos, materiales y financieros que se estimen necesarios para la implantación del desafío organizacional.
Los recursos humanos necesarios para el proceso de implantación, serán designados por el responsable del área o unidad organizacional en la que se aplicarán los diseños o rediseños correspondientes y se constituirán en agentes de capacitación para el resto de los servidores públicos de su área o unidad.
Los materiales (equipos) y recursos financieros para la implantación, también deberán estar considerados en las áreas o unidades organizacionales en las que se aplicarán, que permitirá continuar con normalidad todas las actividades
d) Responsables de la Implantación
Las Direcciones responsables de la implantación de la nueva estructura organizacional en la entidad son la DAF en coordinación con la DCGP, y las áreas involucradas.
e) Programa de Difusión
La DCGP, diseñará las actividades de difusión y orientación consistente en seminarios, talleres, manuales, guías o instructivos, a fin de internalizar y socializar en los servidores públicos de las áreas y unidades organizacionales los cambios que se hayan de introducir.
Cuando los cambios planteados en el diseño o rediseño organizacional no involucran un gran número de unidades organizacionales o que por su sencillez y condiciones favorables para su implantación no se precisa de un gran esfuerzo de capacitación, no se elaborará este plan de implantación.
f) Seguimiento
EI Seguimiento para realizar los ajustes necesarios a la ejecución del Plan de Implantación será coordinado por la DCGP, y la DAF, conjuntamente con las Direcciones y Unidades involucradas en el proceso.
Artículo 30. Requisitos para la Implantación
De acuerdo a las NB-SOA, la puesta en marcha del PEI y el POA, están en función de la disponibilidad de recursos humanos y recursos físicos, mismos son requisitos indispensables para la implantación.
La implantación del desafío organizacional debe ser aprobada por la DGE.
Artículo 31. Unidad Organizacional Responsable de la Ejecución del Proceso de Implantación del Diseño o Rediseño Organizacional
La DAF dependiente de la Dirección General Ejecutiva, es responsable de la ejecución del proceso de implantación, en coordinación con la DCGP y las áreas involucradas. Artículo 32. Periodo de Tiempo para la Ejecución del Proceso de Implantación
del Diseño o Rediseño Organizacional
En caso de que la implantación sea efectuada en forma paralela al POA, esta debe ser concluida hasta el mes de marzo.
En caso de que la implantación sea efectuada durante la elaboración del PEI, o sea, de acuerdo a los resultados emanados de un análisis coyuntural, el periodo de implantación no debe ser mayor a noventa (90) días calendario a partir de la aprobación del plan de implantación.
ANEXO Nº 1
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Ambito de competencia
Es la determinación formal de atribuciones y funciones, dentro de cuyos límites se ejerce autoridad.
Área Organizacional
Es parte de la estructura orgánica de una entidad, conformada por una o varias unidades organizacionales con base a su similitud y con un fin especifico. Autoridad funcional
Es la facultad que tiene una Unidad para normar y realizar el seguimiento de las actividades, dentro su ámbito de competencia, sobre otras áreas o unidades organizacionales que no están bajo su dependencia directa.
Autoridad lineal
Es la facultad de una unidad organizacional para normar, dirigir y controlar los procesos y actividades que se llevan a cabo en las unidades organizacionales de dependencia directa.
Ciudadano que utiliza los servicios y/o bienes que produce la entidad.Institución Pública Descentralizada
Es la entidad, establecida mediante Decreto Supremo, son personas jurídicas de
derecho público con patrimonio propio, tienen autonomía de gestión administrativa, legal y técnica, están sujetas a la tuición del Ministro del área y cuentan con un Directorio y un presidente de Directorio.
Es producto de un proceso participativo, que permite planificar, organizar y dirigir las actividades de corto plazo y establecer el presupuesto para su ejecución.
Estructura organizacional
Es el conjunto de áreas y unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos. La estructura organizacional se refleja en el Manual de Organización y Funciones, Organigrama y el Manual de Procesos. Función
Son los deberes o potestades concedidos a las entidades para desarrollar su finalidad o alcanzar su objetivo.
Los objetivos, son resultados o compromisos de acción, que la entidad pretende lograr en una gestión anual, a mediano, o largo plazo, sirven de fundamento, dirección y medida para las operaciones a ejecutarse en las entidades, los objetivos de gestión consideran indicadores de resultado que se esperan con la producción de bienes, servicios o normas.
Operación o Actividad
Es un conjunto de tareas establecidas de manera sistemática, para el logro de los objetivos de un área o unidad.
Plan Estratégico Institucional (PEI)
Es un instrumento de planificación, de mediano y largo plazo, en el que se establecen, los objetivos estratégicos, políticas, estrategias, en base al Plan Nacional de Desarrollo (PND), misión y visión de la entidad.
Procedimiento
Es la secuencia de tareas específicas, para realizar una operación o parte de ella. El seguimiento y evaluación, de la ejecución del Programa de Operaciones, requiere la definición de los términos más usuales que se describen a continuación:
Proceso
Es un conjunto de operaciones secuenciales que deben ejecutarse para el logro de los objetivos de la entidad.
Programación de Operaciones Anual (POA)
Es un plan de corto plazo, en el que se traducen los objetivos estratégicos, productos y operaciones del Plan Estratégico Institucional en objetivos, productos y operaciones a ejecutarse en la gestión.
Relación de Tuición
Es cuando la entidad tiene autoridad para ejercer el control externo posterior, la promoción y vigilancia del funcionamiento de los sistemas de administración y control interno, de otra entidad.
Tarea
Es cada una de las acciones físicas o mentales, o etapas para llevar a cabo una operación determinada.
Tipos de relación interinstitucional De relación funcional
De complementación. Cuando una entidad requiera interactuar con otra en asuntos de interés compartido
Unidad Organizacional Es una dependencia de la estructura orgánica a la que se le asigna uno o más objetivos, desagregados de los objetivos de gestión, y funciones homogéneas y especializadas.
Unidad organizacional Una dependencia de la estructura organizacional a la que se le asigna uno o varios objetivos, desagregados de los objetivos de gestión, y funciones homogéneas y especializadas.
ANEXO Nº 2
FORMULARIOS
ADMINISTRACION DE SERVICIOS PORTUARIOS
FORMULARIO 01
BOLIVIA ANALISIS ORGANIZACIONAL
NOMBRE DEL AREA O UNIDAD RETROSPECTIVO Y
ORGANIZACIONAL PROSPECTIVO
IV. NIVELES JERARQUICOS
4. Determine el nivel jerarquico correspondiente a las unidades organizacionales modificadas dependientes de sua area
organizacional considerando que en la ASP-B existen los siguientes niveles:
a. Nivel Directivo Conformado por el Directorio
b. Nivel Ejecutivo Conformado por la Dirección General Ejecutiva
c. Nivel Operativo Conformado por las Direcciones y Jefaturas de Unidad
V. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES
5. Realice la descripcion de las funciones que seran realizadas en las uniades organizaciones modificadas, las mismas que
posteriormente seran formalizadas en el manual de Organización y Funciones
Nombre del Unidad
Funciones:
a.
b.
c.
d.
Nombre del Unidad
Funciones:
a.
b.
c.
d.
VI. CANALES Y MEDIO DE COMUNICACIÓN
6. De acuerdo al analisis realizado,plantee losmedios de comunicación deberian ser ajustados al interior de su area
organizaciónal. Pudiendo ser los mismos ascendentes, descendentes, o cruzados
VII. INSTANCIAS DE COORDINACION INTERNA
7. Si considera que se requiere de instancias de coordinacion interna, defina si requiere consejos, comites o comisiones
Representa una tarea que genera un documento.
Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos opiciones o alternativas. Preferentemente se indicará la procedencia (SI) hacia la parte de abajo del simbolo y la procedencia (NO) hacia un lado. No contarán con número consecutivo de las etapas.
No
Si
Indican la dirección del flujo de tareas y sirven para unir los simbolos de descripción. Decisión,
documentos, etc. Se utilizarán solo líneas horizontales y verticales. En los casos que no sea posible
conectar con líneas rectas, se utilizarán ángulos rectos. las líneas no deberán cruzarse, si esto no es posible, se debe utilizar un pequeño "puente": Representa la conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otro parte del mismo, en la misma hoja. Se utiliza para unir actividades cuando el espacio en el diagrama es limitado y sirve para evitar cruzar las líneas de dirección de flujo.
Representa el archivo de algún tipo de documentación en un punto de flujo.
Representa la conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otro parte del mismo, en otra hoja.
SIMBOLOGIA PARA ELABROAR UN DIAGRAMA DE FLUJO:
Describe de manera telegráfica, las tareas que desempeña el personal involucradas en el
procedimiento, en flujos de procesos representa la ejecución de operaciones.
Representa cualquier documento que entre, se genere o utilice en el proceso o procedimiento. Dentro del simbolo se deberá anotar "INICIO" o "FIN", de acuerdo al principio o conclusión del procedimiento, según corresponda.
Simbolo Descripción Inicio o Fin Tarea Documento Decisición Archivo 1 Va página o Viene de página
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO Nº 3 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
El Formulario Nº 3 correspondiente al cuerpo del documento del Manual de Organización y Funciones, debe ser llenado considerando los siguientes aspectos:
1. IDENTIFICACIÓN
1.1 Nombre de la Unidad: Se debe colocar el nombre de la unidad organizacional correspondiente. Asimismo se debe insertar el organigrama correspondiente al área o unidad organizacional que se describe, considerando las unidades sobre las que ejerce supervisión y la unidad de la cual depende.
1.2 Dependencia: Se debe indicar de que área o unidad organizacional depende jerárquicamente la unidad que se describe, estableciendo si la dependencia es lineal o funcional.
1.3 Supervisión: Se debe especificar sobre que unidades organizacionales ejerce supervisión directa la unidad que se describe.
1.4 Tipo de Unidad: Se debe señalar si la unidad descrita, es Sustantiva (unidades cuyas funciones contribuyen de manera directa al logro de los objetivos de la entidad), Administrativa (unidades cuyas funciones contribuyen de manera indirecta al cumplimiento de los objetivos de la entidad y prestan servicios a las unidades sustantivas, o de Asesoramiento (unidades que cumplen funciones de carácter consultivo y no ejercen lineal sobre las demás unidades).
1.5 Nivel Jerárquico: Especificar a que nivel jerárquico pertenece el área o unidad organizacional.
Dirección General Ejecutiva
Direcciones de Área
Jefaturas de Unidad
1.6 Número de Unidades del Mismo Nivel: Especificar cual es el número de unidades que se encuentran en el mismo nivel jerárquico.
1.7 Instancias de Coordinación del Área o Unidad Organizacional: Señalar las instancias de coordinación interna en las que la unidad organizacional participa con otras áreas o unidades, conformando consejos, comisiones o comités. 1.8 Determinación de las Instancias de Reracionamiento Intra e
Interinstitucional: En el primer caso, definir las relaciones que mantiene la unidad descrita con otras áreas o unidades organizacionales.
2. Objetivos del Área o Unidad Organizacional: Se debe especificar claramente el objetivo de cada área o unidad organizacional. Este objetivo debe guardar estrecha relación con el objetivo del proceso en los que interviene, información que debe estar establecida en el Manual de Procesos.
3. Descripción de las Funciones o Atribuciones: En este punto se debe describir todas las funciones generales y especializadas que se realizan en el área o unidad organizacional, evitando describir funciones individuales
referidas a un puesto, ya que las mismas deberán plasmarse en el Manual de Descripción de Cargos y Funciones.
La redacción que se emplee en las funciones correspondientes, debe ser simple y de fácil comprensión, además de presentarse en verbo infinitivopresente que indica acción (Verbos que terminen en ar er ir).
Se debe redactar las funciones en orden de importancia, primero las sustantivas, luego las de apoyo, así como redactar las funciones siguiendo el proceso administrativo, es decir, primero las funciones que comprenden la planeación la organización y sucesivamente las de ejecución y control.
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO Nº 4 MAPEO DE PROCESOS, OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS
El Formulario Nº 04 correspondiente al Mapeo de Procesos, Operaciones y Procedimientos, sirve para definir de manera clara y concreta cuales serán los procesos, operaciones y procedimientos que deberán llevarse adelante para la obtención de diferentes productos.
1. Nombre del área o unidad organizacional: En este punto se debe colocar el nombre del área o unidad organizacional responsable del (los) proceso (s) a describir.
2. Procesos: Colocar el nombre de cada uno de los procesos correspondientes. Para definir los procesos se debe realizar unos análisis de las competencias, objetivos y productos que se pretenden lograr.
3. Operaciones: Colocar el nombre de cada uno de las operaciones (subprocesos) necesarias para lograr el proceso correspondiente.
4. Procedimientos: Colocar el nombre de cada uno de los procedimientos correspondientes a las operaciones o procesos.
5. Pie de datos de elaboración: En cada una de las casillas correspondientes se debe colocar los nombres y firmas de los responsables de su elaboración, aprobación y el número y fecha de actualización.
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO Nº 5 INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y OPERACIONES
El Formulario Nº 5 correspondiente a la integración de procesos y operaciones, debe ser llenado una vez que se cuente con el Mapeo de Procesos.
1. Nombre del área o unidad organizacional: En este punto se debe colocar el nombre del área o unidad organizacional responsable del proceso de describir. 2. Nombre del Proceso: En este apartado se registrará el nombre del Proceso, de
acuerdo con el Mapeo de Procesos previamente realizado.
3. Código del Proceso: Colocar el código asignado al proceso en el Mapeo de Procesos.
4. Objetivo del Proceso: Se debe indicar que se persigue con el proceso a fin de que el personal de la entidad sepa para que se desarrolla y pueda involucrarse y contribuir a la mejora continua del mismo.
El objetivo definido debe ser alcanzable, es decir realista, redactarse en forma breve y concisa e iniciar con un verbo en infinitivo (terminaciones ar, er, ir) y en lo posible, evitar utilizar gerundios, adjetivos calificativos. Asimismo, especificar los resultados o condiciones que se desean lograr.
5. Unidad Responsable del Proceso: Se debe mencionar el área o unidad organizacional responsable de la ejecución, control, evaluación y mejoramiento del proceso.
6. Productos que genera el Proceso: Se debe incluir todos los bienes o servicios que genera el proceso como consecuencia del valor agregado a los insumos. 7. Código y Nombre de las operaciones que componen el proceso: Se deben
registrar los códigos y nombres de todas las operaciones que componen el proceso, de acuerdo al mapeo realizado.
8. Unidades Responsables de las operaciones: Se debe mencionar el área o unidad organizacional responsable de la ejecución de las operaciones.
9. Productos que genera la Operación: Se debe incluir todos los bienes o servicios intermedios que genera la Operación.
10. Tiempo: Mencionar el tiempo aproximado requerido para cumplir las operaciones en días, cuya sumatoria brindará el tiempo total del proceso.
11. Pie de datos de elaboración: En cada una de las casillas correspondientes se deben colocar los nombres y firmas de los responsables de su elaboración, aprobación y el número y fecha de actualización.
