12 de junio de 2018 DCA-2131

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Texto completo

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Al contestar refiérase al oficio Nº

08159

12 de junio de 2018 DCA-2131

Señor

Erick Leitón Mora

Jefe Compras de Productos y Servicios Proveeduría General Banco Nacional de Costa Rica

Correo: atrejos@bncr.fi.cr

Asunto: Se autoriza prórroga para el uso del “Reglamento para la Acreditación de Litografías en la Personalización de Cheques de serie especial Banco Nacional de Costa Rica”, y modificaciones al articulado del Reglamento vigente en los artículos 3, 4, 7, 8, 9, 11, 13, 23, y 24.

Se atiende su oficio L-001038-2018 sin fecha, recibido en este órgano contralor el día 12 de abril de 2018, por medio del cual se solicita la renovación del Reglamento para la Acreditación de Litografías en la Personalización de Cheques de serie especial Banco Nacional de Costa Rica”, y modificaciones al articulado del Reglamento vigente.

Esta División requirió información adicional por medio de los oficios 5619(DCA-1480) del 24 de abril de 2018 y 6265(DCA-1621) del 7 de mayo de 2018 y 6950(DCA-1796) del 21 de mayo de 2018, lo cual fue atendido por medio de oficios L-01152-2018 del 27 de abril de 2018, 1258-2018 del 11 de mayo de 2018, 01332-2018 del 22 de mayo de 20918 y el L-1390-2018 del 29 de mayo de 2018, recibido este último en esa misma fecha, conteniendo todos los documentos información anexa para la atención del trámite.

I.-Justificación de la solicitud

El señor Erick Leitón Mora, en su condición de Jefe de Compras de Productos y Servicios del Banco Nacional de Costa Rica, solicita la renovación del reglamento referido, a partir del 20 de mayo 2018. De la solicitud inicial así como de la documentación e información anexa y complementaria adicionada, se tienen como justificantes del trámite las siguientes:

1. Que de conformidad con la autorización emitida por esta División de Contratación Administrativa mediante oficio No. DCA-0964 del 15 de abril del 2016, se prorroga por el plazo de dos años a partir de su vencimiento 20 de mayo de 2016, la utilización del Reglamento, según se publicó en el Diario Oficial La Gaceta.

2. Que esa aprobación fue condicionada por parte de esta Contraloría General en los siguientes términos: 1) La prórroga que se autoriza debe ser publicada en el Diario

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Oficial La Gaceta. De previo al vencimiento del plazo de dos años de prórroga que aquí se otorga y con la debida antelación en caso de que se requiera una nueva autorización, se debe remitir la documentación por medio de la cual se enuncien y acrediten las ventajas del uso del sistema, si se han presentado o no incumplimientos, y de haberse producido, la forma en que fueron solventados, lo anterior con la finalidad de determinar que no se han visto perjudicados ni lesionados los intereses del Banco. 2) Para los efectos de cualquier prórroga del sistema alternativo autorizado, es necesario que se cuente con el criterio de la Auditoría Interna de esa entidad, con relación a lo siguiente: a) La correcta aplicación del procedimiento en relación con el objeto contractual autorizado así como la verificación de que no se ha empleado para otros supuestos. b) Que la ejecución del sistema se haya realizado con base en los parámetros definidos en la autorización de la Contraloría General. c) Valoración de la eficacia y los beneficios económicos del sistema alternativo de contratación frente al régimen ordinario, que corrobore las circunstancias que originaron su elaboración y que la necesidad de su operación persista. 3) La autorización se otorga sin perjuicio de la posterior fiscalización que pueda ejercer este órgano contralor en uso de las facultades que por competencia le corresponden.

3. Que según el período de vigencia (2 años una vez publicado) es imperativo gestionar la renovación del Reglamento para que mantenga su vigencia a partir del 20 de mayo de 2018.

4. Que se ha requerido al Banco para el trámite, contar con el criterio de la auditoría interna con respecto a los aspectos detallados, por lo que dicha dependencia emitió informe con fecha 22 de diciembre del 2017, No.AG-F-095-2017 denominado “Cheques de Serie Especial”, donde se consigna lo siguiente: “La Unidad de Emisión de Valores cumple con lo dispuesto en el Reglamento, asegurando el cumplimiento de sus artículos a través de sus procesos de fiscalización”. Asimismo, se

evidenciaron por la Auditoría Interna algunas oportunidades de mejora relacionadas con los mecanismos de control implementados para fiscalizar todas las condiciones reguladas por el Reglamento, las cuales a la fecha según lo indicó el Banco, están en proceso de atención, lo cual está dentro del plazo definido por la auditoria de 3 meses para su atención.

5. Que en cuanto a los puntos Objetivo de Auditoría 1, numerales 3.3, 3.1.1, 3.2, 3.2.1 y Objetivo de Auditoria 2, numerales 3.1 y 3.1.2, del citado oficio No.AG-F-095-2017, refiere el Banco en términos generales, las debidas implementaciones que ha realizado, lo cual se detalla en lo manifestado en el oficio EV-108-2018, en el cual se exponen tanto la forma de implementación como la fecha, agregando además el Banco en oficio EV-132-2018: “... Sobre las recomendaciones implementadas,

efectivamente son aprobadas por la Auditoría, la misma brinda el seguimiento periódico de la información incluida en el Audinet (Sistema de Auditoría), por la Unidad Emisión de Valores, la respuesta al informe de auditoría ha sido aprobado por la auditoria...”.

6. Que en cuanto al tema de costo beneficio del uso del Reglamento, la Administración menciona que el Banco brinda a sus clientes el servicio para la impresión y

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personalización de fórmulas de cheques, bajo dos modalidades: cheques normales y cheques de serie especial. En cuanto al primer tipo los cheques son solicitados por el cliente, en los diferentes canales. En cuanto a la emisión de cheques serie especial, es un servicio personalizado que tiene como ventaja satisfacer la necesidad operativa de algunos clientes del Banco orientado a las necesidades específicas de aquellos, ya sean por facilidades para impresión, mejora de los costos a mayor volumen de pedidos, copias en papel químico desprendibles para control contable, así como la incorporación de logotipos empresariales, por lo que este tipo de fórmulas resulta un proceso más elaborado en su producción, secado e impresión, razón por la cual no es factible brindarlo como el de emisión normal, ya que se elevan los costos operativos y el precio asociado a este servicio así como la afectación de los tiempos de entrega respecto a los de emisión normal.

7. Que esos cheques son costeados en su totalidad por el cliente y son cancelados de forma directa a la litografía, sin que el Banco medie en esta transacción, igualmente los precios son negociados entre el cliente y la casa litográfica, interviniendo el Banco únicamente a través de la Unidad Emisión de Valores en la revisión de los formularios, autorizando o no su producción una vez comprobado que todas las seguridades que se solicitan se encuentran en la muestra que se debe de presentar a esta oficina.

8. Que en cuanto a las empresas, están acreditadas dos litografías, a saber Formularios Standard de Costa Rica SA y RR Donelley de Costa Rica SA, cuya elección es decisión del cliente, y son las empresas que han mostrado interés, y cumplen con lo requerido por el mismo reglamento.

9. Que en cuanto al costo económico que genera la emisión de los cheques para el Banco Nacional, cabe destacar que para la emisión de cheques serie especial no genera ningún costo, dado que como se ha indicado el pago de este servicio a la litografía lo realiza el cliente solicitante. No obstante se hace la comparación del costo que generarían estas solicitudes bajo el modelo de los talonarios de cheques normales.

Para esta comparación se considera el precio vigente de acuerdo al proceso licitatorio. Para el 2016 y 2017 el precio es de ₡994.40 ii y para el 2018 se da un reajuste de precios que lleva este valor a ₡1.015,82 ii.

Al considerar las solicitudes de chequeras serie especial anuales por los precios indicados, se estima que no se erogaron las sumas que se muestran en el siguiente cuadro:

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En cuanto al posicionamiento a nivel de Litografías, las solicitudes de talonarios de cheques de Serie Especial, se representa en el gráfico de folio 3 del oficio EV-108-2018 y que según el estudio AG-F-095-2017 realizado por la auditoría Interna, se determina que el 58.1% de los clientes que utilizan el servicio de cheques de serie especial presentan utilidades positivas para el Banco Nacional. Además según las conclusiones y recomendaciones expuestas por la auditoría a partir del 12 de Febrero del presente año, el Banco Nacional percibe $2, de comisión por cada talonario de cheques de serie especial solicitado por el cliente. Añaden que a partir del 12 de febrero del presente año, la comisión se está aplicando a cada cuentacorrentista, según manifestación en oficio EV-132-2018.

10. Que conforme lo expuesto, solicitan la renovación del Reglamento, y además las modificaciones del Reglamento para la Acreditación de Litografías en la Personalización de Cheques de Serie Especial Banco Nacional de Costa Rica, previa autorización del Comité de Licitaciones, para los artículos, 3, 4, 7, 8, 9, 11, 13, 23, y 24. Que las justificantes de esas modificaciones, y propuestas de redacción para el artículo por modificar, son detalladas en los oficios EV-44-2018, EV-108-2018,EV-132-2018, indicando entre otras justificaciones, que los cambios se realizan para que ciertos términos tengan coherencia con el nombre del reglamento, para cambiar nombres de dependencias que ya no existen, para hacer cambios de nombre de libros, porque fueron actualizados por el Banco Central de Costa Rica, por estar en procesos de certificación la norma PCI que solicita ajustarse a la política, profundizar detalles en la norma, entre otras condiciones.

II.-Criterio de la División.

De conformidad con la información brindada por el Banco Nacional, se puede indicar que la utilización del Reglamento referido en términos generales ha sido satisfactorio para la institución, destacándose en conclusiones de la misma auditoria del Banco por medio del oficio AG-F-95-2017, lo que de seguido se indicará.

Sobre el objetivo de Auditoría 1. Verificar si la Administración cumple con lo dispuesto en el Reglamento de Acreditación de Litografías en la Personalización de Cheques de Serie Especial, en cuanto a la aplicación del objeto contractual y los parámetros definidos por el Ente Contralor, se indica como conclusión que la Unidad de Emisión de Valores cumple con lo dispuesto en el Reglamento, asegurando el cumplimiento de sus artículos a través de sus procesos de fiscalización, los cuales presentan oportunidades de mejora en temas de control interno, que pueden fortalecer su gestión en la oportunidad del servicio brindado al cliente y la mitigación de los riesgos inherentes del proceso.

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Sobre el Objetivo de Auditoria 2: Verificar si el Banco desarrolla la modalidad de contratación del servicio de cheques serie especial, sustentado en un análisis de costo beneficio, de manera que considere tanto el negocio, como los costos que conlleva para la Entidad, se indica como conclusión que el Banco define una comisión para este servicio con el fin de recuperar los costos de operación y obtener un margen de utilidad, disponiéndose que a la fecha de evaluación no están realizando el cobro a los clientes debido a limitaciones tecnológicas, favoreciendo el acceso gratuito a este servicio, incluso a clientes que muestran un nivel de rentabilidad bajo hacia la institución.

En este orden, se plantean una serie de recomendaciones a implementar señaladas por la misma Auditoría en ese oficio, informando el Banco que “...sobre las recomendaciones implementadas, efectivamente son aprobadas por la Auditoría, la misma brinda el seguimiento periódico de la información incluida en el Audinet (Sistema de Auditoría), por la Unidad Emisión de Valores, la respuesta al informe de auditoría ha sido aprobado por la auditoria...”., aportando junto con esa manifestación oficio AG-060-2018 del 28 de mayo del año en curso que en lo que interesa indica “... En el seguimiento realizado por esta Auditoría, el 10 de mayo del 2018, se determina que la Unidad de Emisión de Valores implementa las acciones para atender lo recomendado, desde el 30 de abril de 2018.”

De lo que viene dicho, entiende este órgano contralor que las recomendaciones hechas por la Auditoría se han implementado a cabalidad, siendo un tema de importancia que lo recomendado se haya ejecutado a efectos de solicitar la prórroga del uso del reglamento que se está gestionando.

En otro orden de ideas, sobre el costo beneficio del Reglamento cuya renovación se ha solicitado, informa el Banco que en cuanto a la emisión de cheques serie especial, es un servicio personalizado cuya ventaja es satisfacer la necesidad operativa de algunos clientes del Banco, según necesidades específicas, tales como facilidades para impresión, mejora de los costos a mayor volumen de pedidos, copias en papel químico desprendibles para control contable, incorporación de logotipos empresariales, entre otros.

Se trata de cheques costeados en su totalidad por el cliente y son cancelados de forma directa a la litografía sin que el Banco medie en esta transacción, los precios son negociados entre el cliente y la casa litográfica, interviniendo el Banco únicamente a través de la Unidad Emisión de Valores en la revisión de los formularios, autorizando o no su producción una vez comprobado que todas las seguridades que se solicitan, se encuentran en la muestra que se debe de presentar a esa oficina.

Señala además la Administración que: “... Según el estudio AG-F-095-2017 realizado por la auditoría Interna se determina que el 58.1% de los clientes que utilizan el servicio de cheques de serie especial presentan utilidades positivas para el Banco Nacional. Además según las conclusiones y recomendaciones expuestas por la auditoría a partir del 12 de Febrero del presente año, el Banco Nacional percibe $2, de comisión por cada talonario de cheques de serie especial solicitado por el cliente...”.

Se puede entender entonces que de las manifestaciones y documentación enviada por el gestionante, las valoraciones de la aplicación del Reglamento han sido positivas, y por haberse implementado las recomendaciones de mejora dadas por la Auditoría Interna de la

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entidad financiera, estima este órgano contralor que no hay obstáculo para conceder la prórroga solicitada por el Banco, para que esta pueda seguir utilizando el reglamento de cita, y contratar con las litografías, en los términos que dicho reglamento lo permite.

Adicionalmente a la prórroga concedida, se aprueban además las modificaciones al articulado del reglamento en los artículos 3, 4, 7, 8, 9, 11, 13, 23, y 24, considerando que se trata de modificaciones formales que busca entre otros, generar ajustes para que ciertos términos tengan coherencia con el nombre mismo del reglamento, además se hacen modificaciones para cambiar nombres de dependencias que ya no existen a lo interno de la entidad financiera por estar en proceso de certificación de la norma PCI. Todo lo anterior, sin perjuicio de lo que se dirá respecto de la modificación al artículo 13, en cuanto al cobro de la comisión a los cuentacorrentistas en el apartado siguiente.

Por lo expuesto, se autoriza la prórroga para la utilización del reglamento de referencia, por un plazo de dos dos años, y las modificaciones a los artículos de cita, sujeto a las condiciones que serán expuestas en el apartado siguiente.

III. Condiciones bajo las que se autoriza la prórroga. La autorización concedida se encuentra sujeta a lo siguiente:

1. La prórroga que se autoriza, debe ser publicada en el Diario Oficial La Gaceta, así como las modificaciones al articulado del Reglamento, según lo que se expone en el punto 3 de este mismo oficio. De previo al vencimiento del plazo de dos años de prórroga que aquí se otorga, y con la debida antelación, en caso de que se requiera una nueva autorización, se debe remitir la documentación por medio de la cual se enuncien y acrediten las ventajas del uso del Sistema, si se han presentado o no incumplimientos, y de haberse producido, la forma en que fueron solventados, lo anterior con la finalidad de determinar que no se han visto perjudicados ni lesionados los intereses del Banco.

2. Para los efectos de cualquier prórroga del sistema alternativo autorizado, es necesario que se cuente con el criterio de la Auditoría Interna de esa entidad, respecto de: a) La correcta aplicación del procedimiento en relación con el objeto contractual autorizado, así como la verificación de que no se ha empleado para otros supuestos, b) Que la ejecución del sistema se haya realizado con base en los parámetros definidos en la autorización de la Contraloría General, c) Valoración de la eficacia y los beneficios económicos del sistema alternativo de contratación frente al régimen ordinario, que corrobore las circunstancias que originaron su elaboración y que la necesidad de su operación persista. Aportar el documento que acredite que cualquier recomendación o implementación girada, fue realizada por la Administración y aprobada por esa auditoría.

3. Se autoriza modificar los artículos 3, 4, 7, 8, 9, 11, 13, 23, y 24, de conformidad con las razones de justificación dadas por el Banco. La redacción que se aprueba es la que en definitiva desarrolló el Banco en el oficio EV-132-2018, en el cual manifestó las razones de cita, y expuso la propuesta de redacción del texto final de los artículos. Todo esto además en el entendido de que consideró para esa redacción final, las aclaraciones de errores materiales o de imprecisiones que previo a esa redacción,

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manifestó en oficio EV-108-2018 de 26 de abril de 2018. Para esta finalidad, las modificaciones respectivas deberán ser igualmente publicadas.

4. En cuanto a la modificación del artículo 13, y el establecimiento del cobro de comisión a los cuentacorrentistas, queda bajo exclusiva responsabilidad del Banco el cobro de cualquier comisión efectuado antes de la emisión de esta autorización y de la debida publicidad de la modificación del artículo en el Diario Oficial La Gaceta. La aprobación de la modificación del artículo 13 en cuanto al tema de la Comisión, queda condicionada al hecho de que el Banco, de previo a debitar cualquier comisión, informe al cliente el cobro de la misma, y el porcentaje de esta.

5. Siendo que la Administración en el oficio EV-132-2018 del 9 de mayo de 2018 ha explicado para el artículo 3 que: “...R/ En relación a este artículo el cambio obedece, ya que sustituyó la palabra Autorizada por Acreditada con el fin de que tuviera

coherencia con el nombre del reglamento “REGLAMENTO PARA LA

ACREDITACION DE LITOGRAFIAS EN LA PERSONALIZACION DE CHEQUES DE

SERIE ESPECIAL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA”...”, deberá revisar todo

el texto reglamentario a efecto de que todos los cambios se hagan según el espíritu expresado, esto por cuanto, por ejemplo en la redacción correcta del artículo 13 del reglamento según mismo oficio de cita, se redacta por un lado “litografía acreditada”, pero en otro renglón refiere a “litografías que se encuentren autorizadas”, debiendo hacer la revisión dicha, a efectos de que todo el texto sea consistente con las justificaciones de cambio dadas en el oficio EV-132-2018 citado.

6. La autorización se otorga sin perjuicio de la posterior fiscalización que pueda ejercer este órgano contralor, en uso de las facultades que por competencia le corresponden. Se advierte que la verificación del cumplimiento de los condicionamientos que aquí se indican, corresponderá al señor Erick Leitón Mora en su condición de Jefe Compras de Productos y Servicios Proveeduría General del Banco Nacional de Costa Rica o en su defecto de la persona que ejerza ese cargo. En caso que no resulte competente para tal verificación, deberán instruir o comunicar a las dependencias competentes, para verificar el cumplimiento de los condicionamientos antes establecidos.

Atentamente,

Edgar Herrera Loaiza Kathia G. Volio Cordero Gerente Asociado Fiscalizadora KGVC/svc

Ni 9492, 11194, 11218, 12261, 13101,13705. Ci: Archivo central

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