SEGUNDA FASE PARAMETROS PARA UN PROYECTO DE AUTOMATIZACION Colaboradores: MYRIAM MEJIA ECHEVERRI LILIA JEANNETTE CAÑON RODRIGUEZ JORGE WILLIAM TRIANA TORRES ALEXANDER MELO CASTRO AMANDA BARRERA PEREZ Autor ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA 2005
OBJETIVO ABORDAR LOS ASPECTOS CONCEPTUALES, METODOLÓGICOS Y NORMATIVOS, QUE COMPRENDEN LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA CONJUGAR LAS POSIBILIDADES QUE BRINDAN LAS TECNOLOGÍAS EN EL DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS
I. DEFINICION Y OBJETIVOS DE UN PGD “2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Un programa de gestión documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.” El Archivo General de la Nación, como rector de la política archivística y con miras a dotar a las entidades de una herramienta metodológica,que les permita hacer mas eficiente la implantación de su Programa de Gestión Documental, emitió el documento “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL“.(Agosto 2005) Se describe en dicho documento el Programa de Gestión Documental como:
Con la implantación de un Programa de Gestión Documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. … Definicion y objetivos de un PGD
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental ‐ AGN … Definicion y objetivos de un PGD
II. ANTECEDENTES En torno al tema de la aplicación de un PGD y de los principios y procesos archivísticos teniendo en cuenta que los documentos están contenidos en diversos soportes, se han generado vacíos e inquietudes planteados por profesionales y estudiosos en la materia, particularmente en lo que corresponde al tratamiento de los documentos electrónicos. La siguiente es una mirada general hacia las diversas inquietudes planteadas durante los últimos años
REVISTA DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS – ALA 22 JULIO DICIEMBRE DE 1999 … Antecedentes Inquietudes encontradas y fuentes de información “POLITICAS NACIONALES DE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS” SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS,, SANTIAGO DE CHILE ‐ ALA ABRIL DE 2002 REVISTA DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS – ALA 25 ENERO DICIEMBRE DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN “GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE NUEVAS TECNOLOGÍAS . BOGOTÁ, D.C. MARZO 2004 SOPORTES DOCUMENTALES ALTERNATIVOS EN ARCHIVOS Y CENTROS DE INFORMACIÓN” Mario Javier Santander Suárez. Químico, Laboratorio de Restauración “PARTICIPACIÓN DEL CRALC (Programa Memoria del Mundo) EN LA REUNION REGIONAL DE CONSULTA SOBRE PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL ” INFOLAC, REVISTA TRIMESTRAL DEL PROGRAMA DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE. . SEPTIEMBRE 2004 “GESTIÓN DOCUMENTAL EN INTRANET” DOCUMENTO INFORÁREA –CONSULTORES EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ESPAÑA
…Inquietudes encontradas y fuentes de información ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN “LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS” MEMORIAS DÉCIMO SEMINARIO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS COLOMBIA ‐ 2001 “EL DESAFÍO DEL MILENIO Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS” Dr. DAN HAZEN. Bibliotecario, Universidad de Harvard, Estados Unidos “PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MARCO DE LAS NUEVAS TECNOLOGIAS” Dr. ALEXANDER MELO. Archivo General de la Nación “EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO” Ing. ADALGISA ABDALA BARCENAS. Subdirectora del Departamento de Documentación Editorial – Banco de la República “DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS TÉCNICAS RELACIONADAS CON EL EMPLEO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS” Dr. JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ. Abogado, Asesor externo del Archivo General de la Nación “IMAGEN INTEGRADA” Ing. LUIS GUILLERMO PEREZ MONTOYA. Ingeniero de Sistemas Eastman Kodak company
III. REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE UN PGD Con miras al proceso de automatización del PGD y con fundamento en la norma, se identifican aspectos que se constituyen en un requisito previo, dado su valor conceptual o metodológico, a saber: La Ley 594 de 2000 ‐ Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información…
3.1 Formulación de lineamientos y normalización de los aspectos involucrados en un PGD, contemplando: Procesos, flujos de información, formatos y normatividad. El AGN elaboró el documento: “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL” ELABORACIÓN , APROBACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CONCEPTUALIZACIÓN DEL PGD ... REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE UN PGD
IV. PGD AUTOMATIZADO Para abordar el proyecto de automatización, vamos a considerar tres puntos principales, a partir de los cuales se efectuará un análisis tendiente a identificar las áreas o aspectos mínimos que deberán estar contemplados en una herramienta de software, desarrollada para automatizar el Programa de Gestión Documental. Adicionalmente, para llegar a la formulación de los aspectos mencionados, se integrará en el proceso del análisis, las conclusiones obtenidas como resultado del estudio de antecedentes (Capítulo II), ya que constituyen una necesidad a resolver con la herramienta de automatización.
… PGD AUTOMATIZADO 4.1 PUNTO DE PARTIDA ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA COMPONENTES DEL SISTEMA 4.2 4.3 Análisis de los aspectos relevantes del panorama inicial de la Entidad y determinantes en el proceso de automatización Se busca plantear la conformación general del sistema automático, teniendo en cuenta un marco conceptual y normativo Corresponde a un análisis particular de los componentes mínimos que integrarán el sistema, al igual que en el punto anterior, partiendo de un marco conceptual específico
4.1 PUNTO DE PARTIDA Generalmente se presenta un panorama inicial de la Gestión Documental en la Entidades, que integra elementos como los siguientes: EXTRANET INTRANET INTERNET AMBIENTE VIRTUAL AMBIENTE REAL Textos Cuadros Imágenes Bases de datos Datos Portales Papel digital Videos Sonido Fotografías FORMATOS SOPORTES
En todo proyecto de automatización, se surte una etapa de análisis en donde se identifican las características iniciales del sistema y de la información involucrada. Se puede considerar que para el caso de un PGD, se cuenta con algunos productos que constituyen ya una parte fundamental en el levantamiento de información inicial o etapa de análisis así: La información se produce con el empleo de variedad de HERRAMIENTAS. Para el caso de información digital: Software de oficina (procesadores de texto, mensajería), software de diseño, soft. de digitalización, Bases de Datos, etc., generándose diversidad de FORMATOS en diversidad de SOPORTES. 4.1.1 CARACTERÍSTICAS
a. Documento “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL” publicado por el AGN aporta los siguientes elementos: Conceptualización general del PGD Procedimientos: Flujos de información y Formatos Normatividad EL DOCUMENTO ES UN INSTRUMENTO DE ANÁLISIS PARA LA ETAPA DE DESARROLLO DEL SOFTWARE
b. LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Este instrumento aporta los siguientes elementos: Organización de los documentos (Series, subseries, etc) Identificación de los tipos documentales Identificación de tiempos de permanencia en cada fase del ciclo vital Disposición final del documento POR LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA , LA TRD CONSTITUYE NO SOLO EL PRIMER ELEMENTO OBJETO DE AUTOMATIZACIÓN, SINO EL PUNTO DE REFERENCIA EN EL SISTEMA
c. Finalmente para la proyección adecuada de la herramienta de software que se ajuste a la gestión documental de la Entidad, es importante complementar la etapa de análisis, con la generación de un tercer producto que denominaremos MAPA DOCUMENTAL. El objetivo de este cuadro es precisar información sobre los tipos documentales como se describe a continuación
MAPA DOCUMENTAL Producción de documentos Por cada tipo documental especificar: Herramienta de producción Formato (si se trata de herramientas para producción digital, el formato se puede especificar con la extensión del archivo) Soporte para producción (Digital,…) Reproducción . Soporte en el cual se reproduce (Papel, Microfilm,...) Motivo (Valor probatorio, Trámite, Conservación, Para el acceso futuro ) Etapa del ciclo en que se debe efectuar la reproducción Aproximación de volumen documental en un periodo
… MAPA DOCUMENTAL Recepción de documentos Identificar los siguientes elementos con respecto a tipos documentales que se reciben y están identificados en la TRD de la Entidad: Vía de recepción Tipo Documental Reproducción . Soporte en el cual se reproduce (Papel, Digital, Microfilm) . Motivo (El tipo documental se encuentra en la TRD y difiere del soporte original, por trámite, por conservación, para el acceso futuro) . Etapa del ciclo en que se efectúa la reproducción Dependencia que recibe Dependencia que efectúa el trámite Aproximación de volumen documental en un periodo
… MAPA DOCUMENTAL Diseño de Tipos Documentales. Un segundo aspecto objeto de automatización, se presentará en el Archivo de Gestión, mas exactamente en el proceso de PRODUCCIÓN. Para este punto, un insumo fundamental lo constituye la definición previa de la forma como se aplicarán en la Entidad los aspectos relativos a la DIPLOMATICA DOCUMENTAL. Básicamente especificaciones en cuanto a formas, impresión y firmas de los documentos. (ver Marco Conceptual 4.1.2)
… MAPA DOCUMENTAL El diseño y estandarización de formas de presentación de tipos documentales. Para el efecto se requiere revisar y/o rediseñar o crear las nuevas formas necesarias para la presentación de los documentos, tomando como fuente las normas existentes para producción documental. Mecanismos de impresión de documentos (Papel, Tinta) Definición del procedimiento a adoptar para firma de los documentos en que esta sea requerida: Tipo de firma: Posibilidad de implementar la firma digital certificada o continuar con firma manuscrita Definición de cargos que están autorizados para firmar la documentación externa e interna Numeración de Actos Administrativos
Sobre los resultados iniciales del análisis, se efectuará una estandarización o normalización para producir el mapa documental definitivo. Esta herramienta constituye un insumo importante para dos fines, de una parte el proyecto de automatización del PGD y de otra, definir las políticas de eliminación, almacenamiento, reproducción y conservación de la documentación en los diferentes soportes, lo cual contribuye a la: Actualización del SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN. Es recomendable diseñar e implementar paralelamente este sistema con el sistema de información automatizado del PGD. … MAPA DOCUMENTAL LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA EL MAPA DOCUMENTAL, PERMITIRÁN IMPLEMENTAR CONTROLES RESPECTO A SOPORTES, FORMATOS Y MECANISMOS DE REPRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS, POR LO CUAL ES OBJETO DE AUTOMATIZACIÓN
4.1.2 MARCO CONCEPTUAL 4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL FIRMA DIGITAL 4.1.2.3 TEMAS RELACIONADOS 4.1.2.2 CONCEPTOS NORMAS ARCHIVÍSTICAS AGN NORMAS TECNICAS NORMAS LEGALES
4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTANDARES Guía para la administración de comunicaciones oficiales. Bogotá : AGN, 2003. Concepto técnico sobre uso de tintas. 2001. Grupo Laboratorio de Restauración AGN Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda . MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Resolución No. 089 de 2003 ‐ Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN. FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, consultados y adaptados según la norma ICONTEC 3393 o la que la modifique o actualice Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”. MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS. AGN, 2004. ORDENACIÓN DOCUMENTAL. AGN, 2003.
Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Código de Procedimiento Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales ‐ medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 123. Soportes contables Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio
NTC 1673 ICONTEC. “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” NTC 2223:1986:, “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir NTC 3369 “Elaboración de sobres” NTC 3393. Elaboración documentos comerciales NTC 2896: “Sistemas de procesamiento de la información. Estructura de archivo y rotulado de cintas magnéticas para intercambio de información”. NTC 2676: “Elementos para informática. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (35 pulgadas) características físicas y dimensionales”, numeral 6.1.4 AL CONCLUIR EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DEL MAPA DOCUMENTAL, SE ENCONTRARÁ LA NECESIDAD DE MODIFICAR NORMAS, DADA LA ACTUALIZACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES, FORMATOS Y SOPORTES
o PROYECTO DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA o INVESTIGACIONES o ESTADÍSTICAS o HISTORIAS CLÍNICAS o DIAGNOSTICO DE LA DOCUMENTACIÓN o MONITOREO DE CONDICIONES AMBIENTALES o OBRAS INTERVENIDAS o EXPOSICIONES o CONTRATOS o REGISTRO DE PROVEEDORES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE PRODUCTOS Y MATERIALES o INVENTARIO DE PRODUCTOS QUIMICOS o REGISTRO DE PROFESIONALES o CENTRO DE DOCUMENTACIÓN ESPECIALIZADO o MATERIAL DIDÁCTICO Grupo de Laboratorio y Restauración AGN 4.1.2.3 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (SIC) El PGD, requiere del funcionamiento en paralelo de un sistema integral para conservación de documentos en los diferentes soportes. Como resultado de la etapa de análisis y conformación de un Mapa Documental, con miras al proyecto de automatización del PGD, se hace necesario la revisión y ajuste del sistema de conservación, acorde a la nueva situación de la Entidad en cuanto a soportes documentales. PRINCIPALES OBJETIVOS DEL
4.2 ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA Para este punto se van a considerar los siguientes elementos: cuales son las características que debe presentar el sistema, se hace un esquema de su conformación general y se incluyen algunos aspectos teóricos relacionados
4.2.1 CARACTERÍSTICAS “La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos.”
4.2.2 ESQUEMA ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL MAPA DOCUMENTAL DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL DOCUMENTOS DOCUMENTOS AREAS QUE INTEGRAN EL SISTEMA AUTOMÁTICO ENTRADA PROCESO SALIDA
El sistema automatizado del PGD integrará como mínimo los siguientes aspectos: a. El principal insumo lo constituyen los documentos. Los documentos se producen y se reciben en la Entidad en diferentes formatos y soportes. El sistema debe admitir vincular todo tipo de documentos en la producción y en la recepción, efectuando la validación de formatos y soportes frente a lo establecido en la TRD y en el MAPA DOCUMENTAL. b. Conformar una central automática de correspondencia recibida y producida c. Requerir un registro de información que identifica el documento producido o recibido d. Involucrar los procedimientos automáticos necesarios para la Distribución, Trámite y Organización electrónica de los documentos e. Involucrar los procedimientos automáticos para consulta de los documentos, en cualquiera de las fases del ciclo vital f. Incluir mecanismos de seguridad de la información
USUARIOS INTERNOS (DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD) AREA DE CORRESPONDENCIA USUARIOS EXTERNOS ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO SISTEMA PGD
4.2.3 MARCO CONCEPTUAL
4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES 4.2.3.2 CONCEPTOS INTEROPERABILIDAD SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS Y PLANES DE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS. BOGOTÁ : AGN, 1998. 53 P. REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. 3ª ED. BOGOTÁ : AGN, 2003 NTC‐BS 7799‐2 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (SGSI) 4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES ESTÁNDARES PARA INTEROPERABILIDAD. (VER 4.2.3.2)
SE EFECTUARÁ UN ANÁLISIS DE CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS DEL PGD, EN CADA UNA DE LAS FASES DEL CICLO VITAL, CON LA FINALIDAD DE IDENTIFICAR ELEMENTOS RELEVANTES PARA EL SISTEMA AUTOMATIZADO. 4.3 COMPONENTES DEL SISTEMA 4.3.1. PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN: PRODUCCION RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN TRÁMITE 4.3.2. PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL
4.3.1 PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN 4.3.1.1. CARACTERÍSTICAS A. PRODUCCIÓN DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (GRGA) CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL 1.Creación y diseño de documentos. a. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). b. Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD‐ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). c. Determinación de tamaños , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. d. Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
… CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL e. Determinación de uso y finalidad de los documentos. f. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. g. Adecuado uso de la reprografía. 2. Normalización de la producción documental a. Identificación de dependencias productoras. b. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. c. Directrices relacionadas con el número de copias. d. Control de la producción de nuevos documentos. e. Determinación de la periodicidad de la producción documental.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA. Para el proceso de producción del documento, el sistema automático del PGD, en adelante SAPGD, debe contar con los siguientes elementos implementados: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CUADRO O MAPA DOCUMENTAL FORMULARIOS O FORMATOS (a manera de plantillas de acuerdo a lo identificado en el mapa) DEFINICIÓN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LA PRODUCCIÓN (Opciones para administración de usuarios con identificación de perfiles y niveles de acceso) MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
ESQUEMA DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO EN EL SISTEMA AUTOMÁTICO DEL PGD SAPGD PRODUCCIÓN EFECTÚA VALIDACIONES PARA DATOS BÁSICOS DEL DOCUMENTO ASIGNA FECHA Y NÚMERO DE RADICACIÓN AL DOCUMENTO HABILITA MENU PARA CARGUE DE INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO SI SE REQUIERE EL SOPORTE FÍSICO (Ej: Impreso y firmado, según lo establecido en el mapa documental), se registra la información sobre reproducción OFRECE PLANTILLAS PARA PRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO
B. RECEPCIÓN DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. (GRGA) CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo
1. Radicación de documentos Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Impresión de rótulo de la radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control. 2. Registro de documentos Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA. El proceso de Recepción de documentos se da en dos vías, los documentos que generan las dependencias para el envío a una Entidad externa y los documentos que llegan de Entidades externas. En este punto el SAPGD, debe contar con los siguientes elementos implementados: CUADRO O MAPA DOCUMENTAL DEFINICIÓN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LA RECEPCIÓN (Opciones para administración de usuarios con identificación de perfiles y niveles de acceso) MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
ESQUEMA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN EN EL SA PGD SAPGD HABILITA MENU PARA CARGUE DE INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO EN CORRESPONDENCIA ÁREA DE CORRESPONDENCIA INGRESO DE DOCUMENTOS ENVÍO DE DOCUMENTOS UBICA EL DOCUMENTO EN UN BUZÓN VIRTUAL PARA LA DEPENDENCIA DESTINATARIA Y LO HABILITA PARA CONSULTARLO EMITIENDO MENSAJE AL DESTINATARIO USUARIO CONSULTA EL BUZÓN, VALIDA TIPO DOCUMENTAL SI EL DOCUMENTO NO ESTÁ IDENTIFICADO COMO UN TIPO DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA, EL SISTEMA DEBE OFRECER LA OPCIÓN DE UBICARLO EN UN BUZÓN TEMPORAL PARA ACTUALIZACIÓN DE TRD ( La Entidad debe efectuar un análisis para determinar si se requiere actualización de la TRD, así como un tiempo de permanencia de los documentos en este buzón )
INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO POR EL DESTINATARIO
C. DISTRIBUCIÓN DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA) CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.
CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA. Como consecuencia del proceso de Recepción, la Distribución se efectúa desde tres puntos: DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS EN LA ENTIDAD REMITIDOS A UNA DEPENDENCIA INTERNA REMITIDOS A UNA ENTIDAD EXTERNA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS DE UNA ENTIDAD EXTERNA
AL CONCLUIR EL REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO EN LA ETAPA DE PRODUCCIÓN EL SAPGD: UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEÑADA CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA Y TRÁMITE, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIÓN Y ENVÍA MENSAJE AL DESTINATARIO SI EL DESTINATARIO ES EXTERNO A LA ENTIDAD, UBICA EL DOCUMENTO Y LO HABILITA PARA CONSULTA, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIÓN. ENVIA MENSAJE AL AREA DE CORRESPONDENCIA, DONDE REGISTRARÁN EL ENVÍO. EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN EN EL SAPGD, QUEDA SURTIDO CON LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES. CUANDO SE RECIBE DOCUMENTACIÓN EXTERNA A LA ENTIDAD, Y EL DESTINATARIO CONCLUYE EL REGISTRO DE INFORMACIÓN, EL SAPGD: UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEÑADA CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA y TRÁMITE, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIÓN
A PARTIR DE LA UBICACIÓN, EL SAPGD, DEBE INICIAR UN REGISTRO DE OPERACIONES (LOG) REALIZADAS CON CADA DOCUMENTO, DONDE LOS PRIMEROS REGISTROS SE PRODUCIRÁN CON EL MENSAJE ENVIADO AL DESTINATARIO INTERNO O EXTERNO •Forma de envío a Entidad externa: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo •Métodos de empaque y embalaje. •Peso y porteo de documentos. •Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. •Fecha de entrega. •Fecha de recepción por el destinatario •Devolución. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN FECHA Y HORA DE LA OPERACIÓN TIPO DE OPERACIÓN REALIZADA No. DE
DEL DOCUMENTO FECHA DE RADICACIÓN DEL DOCUMENTO DISTRIBUCIÓN (documentos internos o documentos externos recibidos) MENSAJE DE AVISO AL DESTINATARIO DISTRIBUCIÓN (envío de documento externo) ACCESO A DOCUMENTO (CONSULTA / ACTUALIZACIÓN PARA EL CASO DE DOCUMENTOS BORRADOR ) •Autor •Versión del documento
D. TRÁMITE DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. (GRGA) CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite •Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. •Identificación del trámite. •Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. •Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. Respuesta •Análisis de antecedentes y compilación de información. •Proyección y preparación de respuesta. •Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO EN EL PROCESO DE TRÁMITE ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA. Los elementos del trámite automático de los documentos, se determinan en el curso de los procesos señalados previamente. El SAPGD, podrá generar reportes o informes con los datos que se requieran respecto a los documentos producidos en el curso de un determinado trámite
4.3.1.2. MARCO CONCEPTUAL 4.3.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES 4.3.1.2.2 CONCEPTOS CONSIDERACIÓN DE LAS NORMAS DESCRITAS EN EL DOCUMENTO PRODUCIDO POR EL AGN : ““GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL“.(Agosto 2005) LA DESCRIPCIÓN DE OTROS SOPORTES
4.3.2 PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ACTIVIDADES Comprende los procesos archivísticos de: 1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico‐funcional de la entidad” (GRGA). Actividades: •Identificación de unidades administrativas y funcionales. •Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. •Conformación de series y subseries documentales. •Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y /o valoración y de los documentos de apoyo. •Control en el tratamiento y organización de los documentos. CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL A. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos (GRGA) 4.3.2.1. CARACTERÍSTICAS
2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades: •Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. •Conformación y apertura de expedientes. •Determinación de los sistemas de ordenación. •Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. •Foliación. 3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación (GRGA). Actividades: •Análisis de información y extracción de contenidos. •Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. •Actualización permanente de instrumentos.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO EN EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA. En el SAPGD, las actividades que comprenden el proceso de organización de documentos se desarrollan así: CLASIFICACIÓN AL “REGISTRAR LOS DATOS BASICOS” EN EL DOCUMENTO PRODUCIDO O RECIBIDO ORDENACIÓN CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES DESCRIPCIÓN SE DAN NIVELES DE DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO DESDE EL MOMENTO MISMO DE SU PRODUCCIÓN O RECEPCIÓN (LO QUE DENOMINAMOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO)
ESQUEMA DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL SAPGD SAPGD SERIE 1 SUBSERIE 1 DOCUMENTO UNO “METADATOS” DOCUMENTO DOS DOCUMENTO UNO DOCUMENTO EN EL SAPGD: Metadatos, Datos, Anexos La ordenación de documentos se puede establecer por cualquier criterio que se desee: Fechas, Tipos Documentales, etc EXPEDIENTE A EXPEDIENTE B
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Previo a la definición del Proceso de Consulta, es importante tratar el tema de las Transferencias
DEFINICIÓN: Con base en la “Guía para la organización y manejo de los archivos de gestión del Archivo General de la Nación”, elaborada po
