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Puesto: Puesto: Puesto: Ana Maria de la Fuente Romero Comisión de Revisión Comisión de Expertos del Área
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 10-01-200 Fecha: 21-12-2006 Fecha: 18-12-2006
SALIDA DE DOCUMENTOS
ÍNDICE
1.
OBJETO ... 3
2.
ALCANCE... 3
3.
PROCESO... 3
3.1
Diagrama de Flujo ... 3
3.2
Explicación del proceso ... 3
4. INDICADORES
...
8
5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ... 3
6. RESPONSABILIDADES
...
9
7.
REGISTROS
………..
9
1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto explicar el registro de salida de documentos.
2. ALCANCE
Este procedimiento afecta a todas las Unidades/Órganos de Gobierno del Rectorado y en especial a la Unidad de Información y Registro, que es la encargada de efectuar el control de la documentación procedente de estas Unidades/Órganos y dirigida al exterior.
3. PROCESO
3.2 EXPLICACIÓN DEL PROCESO 1. Entrega de documentos por Unidades.
La Unidades y Órganos de Gobierno del Rectorado remiten a la Unidad de Información y Registro los documentos que tienen que ser registrados de salida y enviados a los diferentes usuarios de la UCLM.
El horario de entrega de documentación por parte de las Unidades/Órganos de Gobierno para dar registro de salida es de 9 a 14:30 h. y de 16:30 a 19:30.
2. La Unidad comprueba que los documentos pueden ser registrados.
No pueden ser registrados:
- Documentos meramente protocolarios, como saludas, invitaciones y otras comunicaciones no oficiales.
- La documentación complementaria que acompañe al documento que es objeto de registro.
- Los escritos o comunicaciones internos de la Universidad de Castilla-La Mancha, generados fuera de todo procedimiento administrativo, con finalidad recordatoria o divulgativa, dirigidos a los miembros de la comunidad universitaria o a un sector de los mismos.
Se comprueba que el documento es correcto.
Si no se puede registrar o hay algún error se devuelve a la Unidad/Órgano de Gobierno emisor para su rectificación. Una vez corregido el documento se remite de nuevo a la Unidad de Información y Registro.
3. Los documentos que se van a registrar de salida pueden ser de dos tipos:
• Únicos: Diferente contenido y destinatario. Si es un documento único se anota en la aplicación informática.
• Grupos iguales: Mismo contenido y diferentes destinatarios. Se genera un lote de envío y se remite a los destinatarios correspondientes (véase procedimiento de Gestión del registro de documentos idénticos con destinatarios múltiples).
4. Anotar en la aplicación informática.
Se anota el documento en la aplicación informática SIGRES (ANX-10-01). Esta anotación incluye los siguientes datos:
- La Unidad/Órgano de Gobierno que remite el documento.
- El destinatario: Individual (nombre, apellido, dirección) o institución (organismo, cargo, dirección).
- El número de salida general de la UCLM y el número de salida correspondiente al Rectorado o a Servicios Generales (ambos conforman los dígitos de control del documento).
- La fecha y la hora del registro.
- El tipo de documento (oficio, instancia, factura, informe, recurso…).
- Breve resumen del contenido. 5. Sellado.
En el documento se plasma un sello donde constan los siguientes datos: los dígitos de control de salida, la fecha y la hora (ANX-10-02). Se sella también la copia del documento.
6. Introducir de originales en sobre y cierre.
Los documentos originales se guardan en sus sobres y se cierran convenientemente.
7. Entregar originales a la Unidad de Servicios
Se remiten a la Unidad de Servicios que es la encargada de hacerlos llegar a sus destinatarios por distintos medios: Correos o Mensajería.
8. Deposito de copias en la Unidad de Registro
La Unidad de información y Registro archiva las copias de los documentos registrados de salida en las carpetas de las diferentes Unidades/Órganos de Gobierno para su posterior entrega a las mismas. 4. INDICADORES Indicador Responsable del Control Frecuencia de Control
Nº documentos entregados Encargado de
Registro Diario Nº documentos que se pueden registrar Encargado de
Registro Diario Nº documentos únicos Encargado de
Registro Diario Nº de documentos grupos Encargado de
5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA −
− Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
−
− Resolución del Secretario General de la Universidad de Castilla-La Mancha de 28 de mayo de 2002, por la que se dan instrucciones provisionales en relación con el funcionamiento de los registros oficiales de la Universidad de Castilla-La Mancha, hasta que se apruebe el reglamento de registro de documentos.
−
− Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado.
6. RESPONSABILIDADES −
− Subdirector de la Unidad de Información y Registro, como responsable de la Unidad encargada de la gestión de la documentación oficial que diariamente sale del Registro General del Rectorado.
−
− El Coordinador de la Unidad de Servicios de la UCLM, como responsable de la gestión diaria de la documentación que se envía a través de la Oficina de Correos y las empresas de Mensajería. Así como del reparto de documentación a los Centros de la UCLM en el Campus de Ciudad Real.
−
− Directores de las Unidades y Órganos de Gobierno del Rectorado como responsables de la documentación de salida.
7. REGISTROS
Registro Responsable Lugar de
Archivo Tiempo Mínimo SIGRES Subdirector Unidad Soporte Informático Permanente
Panel de Actividad Ejecutivo/Aux.
Administrativo Archivo Excel Mensual Archivo Unidad Subdirector
Unidad Soporte Papel 5 años Archivo Unidad Subdirector
Unidad Soporte Digital Permanente
8. ANEXOS
ANX-10-01 Asiento en SIGRES de un registro de salida único.
ANEXO-10-01
ANEXO-10-02 Sello de registro de Salida