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RESTITUCIÓN DEL DINERO AL FONDO QEE

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Academic year: 2021

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FICHA TÉCNICA

RESTITUCIÓN DEL DINERO AL FONDO QEE

Macroproceso

Gestión de Estudiantes

Nivel 1

Financiamiento

Nivel 2

Beca con compromiso QEE Código PRO-21-6-01-11 Versión 0 Fecha publicación 12/12/2014 Tipo Documento Ficha técnica

1

Tabla de contenido

1. OBJETIVO ... 2

2. ALCANCE ... 2

3. NORMATIVIDAD ... 2

3.1

Directrices ... 2

3.2

Lineamientos ... 2

4. RESPONSABILIDADES ... 2

4.1.

Responsable del proceso: ... 2

4.2.

Responsabilidades: ... 2

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ... 4

5.1

Diagrama de flujo - Restitución del dinero al fondo QEE ... 4

5.2

Descripción de actividades - Restitución del dinero al Fondo QEE ... 4

6. DEFINICIONES ... 9

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ... 10

8. INDICADORES ... 11

9. RIESGOS ... 12

10. CONTROL DE CAMBIOS ... 12

11. APROBACIÓN ... 12

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FICHA TÉCNICA

RESTITUCIÓN DEL DINERO AL FONDO QEE

Macroproceso

Gestión de Estudiantes

Nivel 1

Financiamiento

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Beca con compromiso QEE Código PRO-21-6-01-11 Versión 0 Fecha publicación 12/12/2014 Tipo Documento Ficha técnica

2

1. OBJETIVO

Explicar el proceso de Restitución del dinero al fondo QEE. Sucede cuando el estudiante pierde

definitivamente o renuncia totalmente al beneficio. El Estudiante Vinculado será responsable de

restituirle al Fondo Quiero Estudiar Escala la totalidad del monto causado hasta la fecha, durante

el doble del tiempo cubierto por la Beca con Compromiso bajo las condiciones de la tabla de

equivalencias (Anexo 1- Tabla de Equivalencias). El estudiante se compromete a restituir al Fondo

el 100% de los dineros que éste hubiere desembolsado efectivamente en Derechos Pecuniarios,

traído a valor presente con el IPC del año anterior.

2. ALCANCE

Desde que se generan y envían los planes de pago a Apoyo Financiero hasta que el estudiante

restituye en su totalidad los derechos pecuniarios por los cuales fue beneficiario.

3. NORMATIVIDAD

3.1 Directrices

Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala

3.2 Lineamientos

Protocolo de Recaudo

Acuerdo de Reciprocidad

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del proceso:

Jefe de Apoyo Financiero

4.2. Responsabilidades:

El Entidad Financiera:

Realizar un proceso de custodia, recaudo y seguimiento de acuerdo a las condiciones

estipuladas con la Universidad.

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El Comité de Apoyo Financiero y Cartera:

Asegurar que las decisiones tomadas en el análisis de casos de estudiantes sean

adecuadas e integras teniendo en consideración los casos de los estudiantes que

apelen las decisiones de dicho Comité.

El Grupo ANDAR y el Comité Asesor:

Brindar una asesoría eficiente que permita que el estudiante reconozca las

implicaciones con terceros de su incumplimiento, con el fin de posibilitar un proceso

exitoso de restitución del dinero al Fondo QEE.

El Jefe de Apoyo Financiero:

Supervisar que el proceso de restitución se efectué correctamente y cada una de las

partes cumpla con sus responsabilidades.

El Coordinador de Apoyo Financiero:

Gestionar y supervisar el cumplimiento de los procesos de recaudo para garantizar el

ingreso de los aportes a los que se comprometió el estudiante según el plan de pagos

acordado.

Entregar el Acuerdo de Reciprocidad al estudiante, para protocolizar la terminación de

la restitución de los derechos pecuniarios por los cuales el estudiante se benefició y

dar por terminado el compromiso adquirido.

El Coordinador de Cartera:

Velar por que el proceso de recaudo se realice de manera correcta y no se comentan

irregularidades por parte de la Entidad Financiera.

Gestionar la comunicación de información entre la Universidad y la Entidad Financiera

asegurando la efectividad del proceso.

Elaborar el plan de pagos siguiendo los lineamientos establecidos en el Protocolo de

Recaudo del Programa QEE y siendo acorde con la información conciliada con la

Entidad Financiera.

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El Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero:

Realizar seguimiento continuo a los estudiantes para evitar incumplimientos en el

pago de los aportes.

Garantizar que el estudiante cuente con la información y documentos adecuados que

permitan a la Universidad disminuir la probabilidad de fallas en el proceso de

restitución.

El Estudiante:

Cumplir con el reglamento del Programa y garantizar que la información brindada a la

Universidad sea verídica y se proporcione oportunamente.

Realizar el pago de las cuotas de restitución en los términos y tiempos definidos.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1 Diagrama de flujo - Restitución del dinero al fondo QEE

5.2 Descripción de actividades - Restitución del dinero al Fondo QEE

Entrada

Decisión de no renovación de la Beca con compromiso o declinación del estudiante a

la misma.

Proveedor

CADE, Estudiante.

Salida

Plan de pagos. Reporte de pagos. Pago efectuado o el registro de seguimiento de los

estudiantes que no realizan el aporte, cargado en la Plataforma de

Acompañamiento. Acuerdo de Reciprocidad devuelto. Carta de agradecimiento.

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No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos

1

Generar y enviar planes de pago y último Estado de Acuerdo

Teniendo en cuenta la respuesta de no renovación de la Beca con compromiso por parte del CADE o el correo electrónico del estudiante declinando de la misma, se revisa y concilia la información de la Entidad Financiera respecto al Estado de Compromiso, se elabora el Plan de pagos (Anexo 2-Plan de pagos) y el ultimo Estado de Acuerdo, y se envía a Apoyo Financiero.

Coordinador de Cartera Sistema Entidad Financiera Plan de pagos/ Estado de Acuerdo 2 Entregar documentación

Se envía al estudiante, a través de correo electrónico el “Estado de Acuerdo” y el Plan de Pagos con previa comunicación telefónica y se cita al estudiante para explicar el contenido de los documentos y resolver las dudas que él y su familia puedan tener.

Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero 3 Revisar documentación, aprobar y radicar

Se aprueba el plan de pagos y el Estado de Acuerdo

establecidos, se firman y radican en Cartera. Estudiante

4 Solicitar revisión y enviar propuesta (Si aplica)

En caso que el estudiante no esté de acuerdo con el Plan de Pagos o con el Estado de Acuerdo debe solicitar a través de correo electrónico al Secretario del Comité de Apoyo Financiero y Cartera, el estudio de su caso y enviar adjunta una propuesta de pago y las observaciones sobre la información consignada en el Estado de Acuerdo.

Estudiante

Propuesta de plan de pagos/ Observaciones de Estado de Acuerdo

5 Reliquidación del Plan de Pagos

Revisa la propuesta del estudiante, realiza la reliquidación de la cuota de restitución y la presenta al Comité de Apoyo Financiero y Cartera Coordinador de Cartera Reliquidación del plan de pagos 6 Analizar caso de

propuesta del estudiante

Se revisa el caso, se analiza la propuesta del estudiante y se notifica acerca de la decisión adoptada a través de correo electrónico.

Comité de Apoyo Financiero y

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De ser necesario se hacen las correcciones en el Estado de

Acuerdo.

Cartera

7 Enviar novedad a la Entidad Financiera

A través de un correo electrónico se envía la novedad a la Entidad Financiera informando la suspensión de la cuota FOPRE para el siguiente periodo académico, y se le indica el monto y el tiempo de la restitución al Fondo QEE

Coordinador de Cartera 8 Suspender cobro de Cuota Reciprocidad FOPRE y cambio de estado

Se suspende la cuota FOPRE para el siguiente período académico y se cambia el estado del estudiante de “Activo” a “Retiro Total”. Entidad Financiera 9 Generar recibo de código de barras y extracto de restitución

Se emite el recibo de pago con base en el listado (Anexo 3- Reporte de novedades de recaudo regulares) de los Estudiantes Vinculados de cada periodo y las novedades (Anexo 4- Reporte de novedades de recaudo no regulares) suministradas por la Oficina de Cartera. Se generan los recibos con código de barras para el recaudo de la cuota mensual antes del décimo (10) día hábil de cada mes y el extracto de la restitución. Entidad Financiera Recibo de pago/Extracto de restitución

10 Enviar recibo y extracto por correo electrónico

Se envía el recibo de pago y el extracto de la restitución a las cuentas de correo de Uniandes, a la cuenta de correo electrónico personal y físicamente a la dirección de correspondencia de cada estudiante.

Entidad Financiera 11 Imprimir recibo de pago

de cuota

Se imprime el recibo de aporte de la Cuota de restitución.

Estudiante 12 Realizar pago de cuota

mensual

Mensualmente se realiza el aporte entre el décimo y el último día hábil de cada mes en la Entidad Financiera correspondiente.

Estudiante

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realizados por el estudiante

actualizan los reportes. Financiera Financiera

14 Realizar seguimiento al estudiante

Se realiza el seguimiento a los estudiantes que no efectúan el aporte de la cuota. Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero 15 Avisar al estudiante el incumplimiento de 1 cuota

Si el estudiante no cumplió con el pago de una cuota se contacta vía telefónica y se indaga por las razones del incumplimiento. Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero 16 Avisar y citar al estudiante por incumplimiento de 2 cuotas

Si el estudiante no cumplió con el pago de dos cuotas se contacta vía telefónica y se cita a una reunión personal para conversar sobre su situación. A esta reunión asiste un estudiante delegado por el Grupo ANDAR.

Estudiante/ Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero/ Grupo ANDAR 17 Contactar y citar al estudiante por incumplimiento de 3 o más cuotas

Si el estudiante no cumplió con el pago de 3 o más cuotas, el Grupo ANDAR asume el caso acompañado de un Comité Asesor. Se envía a través de correo electrónico la información obtenida al Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero. Estudiante/ Grupo ANDAR/ Comité asesor Notificación de estado 18 Registrar en Plataforma de Acompañamiento

Se registran las novedades de las comunicaciones realizadas con los estudiantes en la Plataforma de Acompañamiento.

Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero Plataforma de Acompañamiento 19 Solicitar Acuerdo de Reciprocidad

Cuando el estudiante vinculado alcanza el pago total de la restitución se solicita el Acuerdo de Reciprocidad a la Entidad Financiera.

Coordinador de Cartera

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20 Enviar Acuerdo de Reciprocidad

La Entidad Financiera envía físicamente el Acuerdo de Reciprocidad al Coordinador de Cartera quien lo entrega al Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero.

Entidad Financiera/ Coordinador de Cartera Acuerdo de Reciprocidad 21

Entregar acuerdo, enviar carta de agradecimiento y registrar información

Se entrega el Acuerdo de Reciprocidad al estudiante, se le envía una carta (Anexo 5- Formato Carta de agradecimiento) a través de correo electrónico para felicitarlo por haber logrado el cumplimiento de los compromisos QEE y se registra la información en la Plataforma de Acompañamiento. Coordinador de Apoyo financiero Plataforma de Acompañamiento Carta de agradecimiento

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6. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones fueron tomadas del documento Fondo Escala Uniandes: Protocolo

de Recaudo.

Acuerdo de reciprocidad: Es el documento por el cual se establecen las condiciones del

Programa Quiero Estudiar Escala (QEE), el cual deben firmar y aceptar todos los

estudiantes que sean beneficiarios de la Beca con Compromiso y sobre los cuales se debe

ejercer control en cuanto a su recepción, custodia y cumplimiento. Con la firma del

Acuerdo el estudiante se considera como un Estudiante Vinculado y permite dar inicio a la

ejecución de los diferentes procesos de recaudo.

Beca con Compromiso: apoyo económico que otorgará el Programa Quiero Estudiar

Escala a cada estudiante vinculado, en el marco de un acuerdo de reciprocidad para que

curse un programa de pregrado en la Universidad de los Andes. El apoyo tendrá una

duración igual a la del programa al que fue admitido el estudiante y podrá extenderse

hasta cuatro semestres adicionales. El apoyo estará destinado a cubrir el 95% de la

matrícula del estudiante.

CADE: Centro de Atención de la Decanatura de Estudiantes de la Universidad de los Andes,

encargado de atender a los estudiantes que reciben algún tipo de ayuda financiera que

ofrece la Universidad. El CADE cumple funciones de orientación, acompañamiento y

seguimiento a esos estudiantes, procurando su adecuado desempeño académico y

facilitando su adaptación a la vida universitaria.

Derechos pecuniarios: Valores correspondientes al pago de matrícula en la Universidad de

los Andes.

Estudiante(s) vinculado(s): Jóvenes colombianos talentosos, con dificultades económicas,

que deseen estudiar en la Universidad de los Andes, que haya(n) sido seleccionado(s) para

el Programa Quiero Estudiar Escala y que haya(n) suscrito el Acuerdo de Reciprocidad. Se

considerará Estudiante Vinculado hasta tanto no haya concluido con sus compromisos de

compensación por la ayuda económica recibida por el Fondo del programa.

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Fondo Quiero Estudiar Escala: fondo de apoyo financiero conformado por recursos de la

Universidad, por donaciones de terceros, y por el recaudo de los pagos que efectúen los

estudiantes vinculados una vez se gradúan, según lo dispuesto en el Acuerdo de

Reciprocidad. Los recursos del Fondo Quiero Estudiar Escala se destinarán a cubrir los

apoyos económicos de los estudiantes vinculados.

Período académico: tiempo en que el estudiante está matriculado como alumno en la

Universidad de los Andes (semestres regulares, semestre intersemestral y práctica

académica).

Renovación: proceso de evaluación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el

Reglamento del Programa para mantener una Beca con Compromiso a un estudiante

vinculado.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Internos

(Cadena de

Valor)

Externos

(Unidades académicas / administrativas/entidades externas )

Protocolo de Recaudo

Reglamento del Programa

Acuerdo de Reciprocidad

ANEXO 1: Tabla de equivalencias

ANEXO 2: Plan de pagos

ANEXO 3: Plantilla de reporte de novedades de recaudos regulares

ANEXO 4: Plantilla de reporte de novedades de recaudos no regulares

ANEXO 5: Formato Carta de Agradecimiento

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8. INDICADORES

FICHA DE INDICADOR

Nombre del

Indicador

Incumplimiento mensual promedio en Cuota de Restitución

Código del

indicador

IND-21-6-1-111

Responsable del

indicador

Jefe de Apoyo Financiero

Objetivo

Medir el porcentaje de incumplimiento del pago de la cuota de restitución

Método de

medición

Numerador: Se ingresa al sistema de la Entidad Financiera y se descarga un reporte de los pagos de cuota de restitución y se cuenta el número de estudiantes que perdieron la beca con compromiso y luego se calcula el promedio de los últimos seis meses.

Denominador: Se ingresa al sistema de la Entidad Financiera y se descarga un reporte de estudiantes que se encuentran restituyendo dinero al Fondo QEE y se suma el número total de estudiantes bajo esta condición.

Unidad de

medida

Porcentaje

Fórmula:

𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑠𝑡𝑢𝑑𝑖𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑛𝑜 𝑝𝑎𝑔𝑎𝑛 𝑐𝑢𝑜𝑡𝑎 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑠𝑡𝑖𝑡𝑢𝑐𝑖ó𝑛

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑒𝑠𝑡𝑢𝑑𝑖𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑛 𝑟𝑒𝑠𝑡𝑖𝑡𝑢𝑦𝑒𝑛𝑑𝑜 𝑑𝑖𝑛𝑒𝑟𝑜 𝑎𝑙 𝐹𝑜𝑛𝑑𝑜 𝑄𝐸𝐸 ∗ 100

Variables

Promedio mensual de estudiantes que no pagan cuota de restitución: Sumatoria de los promedios mensuales de estudiantes que no pagan cuota de restitución.

Total estudiantes que están restituyendo dinero al fondo QEE: Sumatoria de los estudiantes que perdieron la beca o renunciaron a ella y se encuentran restituyendo dinero al Fondo QEE.

Limitaciones

No aplica

Fuente de los

datos

Promedio mensual de estudiantes que no pagan cuota de restitución: Información obtenida del sistema de la Entidad Financiera.

Total estudiantes que están restituyendo dinero al fondo QEE: Información obtenida del sistema de la Entidad Financiera.

Granularidad

Por estudiante que se encuentre restituyendo dinero al Fondo QEE.

Periodicidad

Mensual

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Observaciones

No aplica

9. RIESGOS

No aplica.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

ACTUALIZACIÓN

FECHA

0

Elaboración

26/09/2014

Publicación

12/12/2014

11. APROBACIÓN

Nombre

Cargo

Fecha

Elaboró

Karen Plazas

Ingeniero de procesos

26/09/2014

Revisó

Tatiana Robayo

Coordinador de Apoyo

financiero

30/09/2014

Aprobó

Ana Maria Neiza

Jefe de Apoyo Financiero

23/10/2014

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ANEXO 1

TABLA DE EQUIVALENCIAS

Periodo académico cubierto por la Beca

con compromiso

Equivalencia de aporte al

fondo

1 semestre

2 semestres

1 curso vacacional o de verano o práctica

académica intersemestral

2 meses

1 práctica académica de tiempo completo

2 meses

Media matrícula

1 semestre

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ANEXO 2

PLAN DE PAGOS

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ANEXO 3

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ANEXO 4

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ANEXO 5

FORMATO CARTA DE AGRADECIMIENTO

Bogotá, D.C., Julio 1 de 2019.

Señor (a)

Nombre del estudiante

Código Estudiante

Dirección Estudiante

Ciudad

Apreciado (a) “Nombre del (a) Estudiante”:

Para la Universidad de los Andes y la Comunidad Uniandina es un gran orgullo

comunicarle, que ha terminado su fase de compensación al Fondo Quiero Estudiar Escala,

y gracias a su solidaridad y reciprocidad, la Universidad ha podido apoyar a más

estudiantes colombianos con excelentes calidades académicas y personales que como

usted, no cuentan con los recursos económicos para acceder a un programa profesional

de alta calidad.

Le agradecemos, ya que su ejemplo inspira a los demás Estudiantes Vinculados a la Beca

Quiero Estudiar Escala, a exaltar los valores de solidaridad, reciprocidad y apoyo

colaborativo.

Fue un honor contar con su vinculación al programa Quiero Estudiar Escala.

Cordial saludo,

ANA MARÍA NEIZA ROMERO

Jefe de Apoyo Financiero.

Universidad de los Andes.

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