FICHA TÉCNICA
RESTITUCIÓN DEL DINERO AL FONDO QEE
MacroprocesoGestión de Estudiantes
Nivel 1
Financiamiento
Nivel 2
Beca con compromiso QEE Código PRO-21-6-01-11 Versión 0 Fecha publicación 12/12/2014 Tipo Documento Ficha técnica
1
Tabla de contenido
1. OBJETIVO ... 2
2. ALCANCE ... 2
3. NORMATIVIDAD ... 2
3.1
Directrices ... 2
3.2
Lineamientos ... 2
4. RESPONSABILIDADES ... 2
4.1.
Responsable del proceso: ... 2
4.2.
Responsabilidades: ... 2
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ... 4
5.1
Diagrama de flujo - Restitución del dinero al fondo QEE ... 4
5.2
Descripción de actividades - Restitución del dinero al Fondo QEE ... 4
6. DEFINICIONES ... 9
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ... 10
8. INDICADORES ... 11
9. RIESGOS ... 12
10. CONTROL DE CAMBIOS ... 12
11. APROBACIÓN ... 12
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1. OBJETIVO
Explicar el proceso de Restitución del dinero al fondo QEE. Sucede cuando el estudiante pierde
definitivamente o renuncia totalmente al beneficio. El Estudiante Vinculado será responsable de
restituirle al Fondo Quiero Estudiar Escala la totalidad del monto causado hasta la fecha, durante
el doble del tiempo cubierto por la Beca con Compromiso bajo las condiciones de la tabla de
equivalencias (Anexo 1- Tabla de Equivalencias). El estudiante se compromete a restituir al Fondo
el 100% de los dineros que éste hubiere desembolsado efectivamente en Derechos Pecuniarios,
traído a valor presente con el IPC del año anterior.
2. ALCANCE
Desde que se generan y envían los planes de pago a Apoyo Financiero hasta que el estudiante
restituye en su totalidad los derechos pecuniarios por los cuales fue beneficiario.
3. NORMATIVIDAD
3.1 Directrices
Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala
3.2 Lineamientos
Protocolo de Recaudo
Acuerdo de Reciprocidad
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso:
Jefe de Apoyo Financiero
4.2. Responsabilidades:
El Entidad Financiera:
Realizar un proceso de custodia, recaudo y seguimiento de acuerdo a las condiciones
estipuladas con la Universidad.
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El Comité de Apoyo Financiero y Cartera:
Asegurar que las decisiones tomadas en el análisis de casos de estudiantes sean
adecuadas e integras teniendo en consideración los casos de los estudiantes que
apelen las decisiones de dicho Comité.
El Grupo ANDAR y el Comité Asesor:
Brindar una asesoría eficiente que permita que el estudiante reconozca las
implicaciones con terceros de su incumplimiento, con el fin de posibilitar un proceso
exitoso de restitución del dinero al Fondo QEE.
El Jefe de Apoyo Financiero:
Supervisar que el proceso de restitución se efectué correctamente y cada una de las
partes cumpla con sus responsabilidades.
El Coordinador de Apoyo Financiero:
Gestionar y supervisar el cumplimiento de los procesos de recaudo para garantizar el
ingreso de los aportes a los que se comprometió el estudiante según el plan de pagos
acordado.
Entregar el Acuerdo de Reciprocidad al estudiante, para protocolizar la terminación de
la restitución de los derechos pecuniarios por los cuales el estudiante se benefició y
dar por terminado el compromiso adquirido.
El Coordinador de Cartera:
Velar por que el proceso de recaudo se realice de manera correcta y no se comentan
irregularidades por parte de la Entidad Financiera.
Gestionar la comunicación de información entre la Universidad y la Entidad Financiera
asegurando la efectividad del proceso.
Elaborar el plan de pagos siguiendo los lineamientos establecidos en el Protocolo de
Recaudo del Programa QEE y siendo acorde con la información conciliada con la
Entidad Financiera.
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El Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero:
Realizar seguimiento continuo a los estudiantes para evitar incumplimientos en el
pago de los aportes.
Garantizar que el estudiante cuente con la información y documentos adecuados que
permitan a la Universidad disminuir la probabilidad de fallas en el proceso de
restitución.
El Estudiante:
Cumplir con el reglamento del Programa y garantizar que la información brindada a la
Universidad sea verídica y se proporcione oportunamente.
Realizar el pago de las cuotas de restitución en los términos y tiempos definidos.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1 Diagrama de flujo - Restitución del dinero al fondo QEE
5.2 Descripción de actividades - Restitución del dinero al Fondo QEE
Entrada
Decisión de no renovación de la Beca con compromiso o declinación del estudiante a
la misma.
Proveedor
CADE, Estudiante.
Salida
Plan de pagos. Reporte de pagos. Pago efectuado o el registro de seguimiento de los
estudiantes que no realizan el aporte, cargado en la Plataforma de
Acompañamiento. Acuerdo de Reciprocidad devuelto. Carta de agradecimiento.
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No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos
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Generar y enviar planes de pago y último Estado de Acuerdo
Teniendo en cuenta la respuesta de no renovación de la Beca con compromiso por parte del CADE o el correo electrónico del estudiante declinando de la misma, se revisa y concilia la información de la Entidad Financiera respecto al Estado de Compromiso, se elabora el Plan de pagos (Anexo 2-Plan de pagos) y el ultimo Estado de Acuerdo, y se envía a Apoyo Financiero.
Coordinador de Cartera Sistema Entidad Financiera Plan de pagos/ Estado de Acuerdo 2 Entregar documentación
Se envía al estudiante, a través de correo electrónico el “Estado de Acuerdo” y el Plan de Pagos con previa comunicación telefónica y se cita al estudiante para explicar el contenido de los documentos y resolver las dudas que él y su familia puedan tener.
Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero 3 Revisar documentación, aprobar y radicar
Se aprueba el plan de pagos y el Estado de Acuerdo
establecidos, se firman y radican en Cartera. Estudiante
4 Solicitar revisión y enviar propuesta (Si aplica)
En caso que el estudiante no esté de acuerdo con el Plan de Pagos o con el Estado de Acuerdo debe solicitar a través de correo electrónico al Secretario del Comité de Apoyo Financiero y Cartera, el estudio de su caso y enviar adjunta una propuesta de pago y las observaciones sobre la información consignada en el Estado de Acuerdo.
Estudiante
Propuesta de plan de pagos/ Observaciones de Estado de Acuerdo
5 Reliquidación del Plan de Pagos
Revisa la propuesta del estudiante, realiza la reliquidación de la cuota de restitución y la presenta al Comité de Apoyo Financiero y Cartera Coordinador de Cartera Reliquidación del plan de pagos 6 Analizar caso de
propuesta del estudiante
Se revisa el caso, se analiza la propuesta del estudiante y se notifica acerca de la decisión adoptada a través de correo electrónico.
Comité de Apoyo Financiero y
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De ser necesario se hacen las correcciones en el Estado deAcuerdo.
Cartera
7 Enviar novedad a la Entidad Financiera
A través de un correo electrónico se envía la novedad a la Entidad Financiera informando la suspensión de la cuota FOPRE para el siguiente periodo académico, y se le indica el monto y el tiempo de la restitución al Fondo QEE
Coordinador de Cartera 8 Suspender cobro de Cuota Reciprocidad FOPRE y cambio de estado
Se suspende la cuota FOPRE para el siguiente período académico y se cambia el estado del estudiante de “Activo” a “Retiro Total”. Entidad Financiera 9 Generar recibo de código de barras y extracto de restitución
Se emite el recibo de pago con base en el listado (Anexo 3- Reporte de novedades de recaudo regulares) de los Estudiantes Vinculados de cada periodo y las novedades (Anexo 4- Reporte de novedades de recaudo no regulares) suministradas por la Oficina de Cartera. Se generan los recibos con código de barras para el recaudo de la cuota mensual antes del décimo (10) día hábil de cada mes y el extracto de la restitución. Entidad Financiera Recibo de pago/Extracto de restitución
10 Enviar recibo y extracto por correo electrónico
Se envía el recibo de pago y el extracto de la restitución a las cuentas de correo de Uniandes, a la cuenta de correo electrónico personal y físicamente a la dirección de correspondencia de cada estudiante.
Entidad Financiera 11 Imprimir recibo de pago
de cuota
Se imprime el recibo de aporte de la Cuota de restitución.
Estudiante 12 Realizar pago de cuota
mensual
Mensualmente se realiza el aporte entre el décimo y el último día hábil de cada mes en la Entidad Financiera correspondiente.
Estudiante
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realizados por el estudianteactualizan los reportes. Financiera Financiera
14 Realizar seguimiento al estudiante
Se realiza el seguimiento a los estudiantes que no efectúan el aporte de la cuota. Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero 15 Avisar al estudiante el incumplimiento de 1 cuota
Si el estudiante no cumplió con el pago de una cuota se contacta vía telefónica y se indaga por las razones del incumplimiento. Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero 16 Avisar y citar al estudiante por incumplimiento de 2 cuotas
Si el estudiante no cumplió con el pago de dos cuotas se contacta vía telefónica y se cita a una reunión personal para conversar sobre su situación. A esta reunión asiste un estudiante delegado por el Grupo ANDAR.
Estudiante/ Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero/ Grupo ANDAR 17 Contactar y citar al estudiante por incumplimiento de 3 o más cuotas
Si el estudiante no cumplió con el pago de 3 o más cuotas, el Grupo ANDAR asume el caso acompañado de un Comité Asesor. Se envía a través de correo electrónico la información obtenida al Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero. Estudiante/ Grupo ANDAR/ Comité asesor Notificación de estado 18 Registrar en Plataforma de Acompañamiento
Se registran las novedades de las comunicaciones realizadas con los estudiantes en la Plataforma de Acompañamiento.
Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero Plataforma de Acompañamiento 19 Solicitar Acuerdo de Reciprocidad
Cuando el estudiante vinculado alcanza el pago total de la restitución se solicita el Acuerdo de Reciprocidad a la Entidad Financiera.
Coordinador de Cartera
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20 Enviar Acuerdo de ReciprocidadLa Entidad Financiera envía físicamente el Acuerdo de Reciprocidad al Coordinador de Cartera quien lo entrega al Gestor Estudiantil de Apoyo Financiero.
Entidad Financiera/ Coordinador de Cartera Acuerdo de Reciprocidad 21
Entregar acuerdo, enviar carta de agradecimiento y registrar información
Se entrega el Acuerdo de Reciprocidad al estudiante, se le envía una carta (Anexo 5- Formato Carta de agradecimiento) a través de correo electrónico para felicitarlo por haber logrado el cumplimiento de los compromisos QEE y se registra la información en la Plataforma de Acompañamiento. Coordinador de Apoyo financiero Plataforma de Acompañamiento Carta de agradecimiento
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6. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones fueron tomadas del documento Fondo Escala Uniandes: Protocolo
de Recaudo.
Acuerdo de reciprocidad: Es el documento por el cual se establecen las condiciones del
Programa Quiero Estudiar Escala (QEE), el cual deben firmar y aceptar todos los
estudiantes que sean beneficiarios de la Beca con Compromiso y sobre los cuales se debe
ejercer control en cuanto a su recepción, custodia y cumplimiento. Con la firma del
Acuerdo el estudiante se considera como un Estudiante Vinculado y permite dar inicio a la
ejecución de los diferentes procesos de recaudo.
Beca con Compromiso: apoyo económico que otorgará el Programa Quiero Estudiar
Escala a cada estudiante vinculado, en el marco de un acuerdo de reciprocidad para que
curse un programa de pregrado en la Universidad de los Andes. El apoyo tendrá una
duración igual a la del programa al que fue admitido el estudiante y podrá extenderse
hasta cuatro semestres adicionales. El apoyo estará destinado a cubrir el 95% de la
matrícula del estudiante.
CADE: Centro de Atención de la Decanatura de Estudiantes de la Universidad de los Andes,
encargado de atender a los estudiantes que reciben algún tipo de ayuda financiera que
ofrece la Universidad. El CADE cumple funciones de orientación, acompañamiento y
seguimiento a esos estudiantes, procurando su adecuado desempeño académico y
facilitando su adaptación a la vida universitaria.
Derechos pecuniarios: Valores correspondientes al pago de matrícula en la Universidad de
los Andes.
Estudiante(s) vinculado(s): Jóvenes colombianos talentosos, con dificultades económicas,
que deseen estudiar en la Universidad de los Andes, que haya(n) sido seleccionado(s) para
el Programa Quiero Estudiar Escala y que haya(n) suscrito el Acuerdo de Reciprocidad. Se
considerará Estudiante Vinculado hasta tanto no haya concluido con sus compromisos de
compensación por la ayuda económica recibida por el Fondo del programa.
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Fondo Quiero Estudiar Escala: fondo de apoyo financiero conformado por recursos de la
Universidad, por donaciones de terceros, y por el recaudo de los pagos que efectúen los
estudiantes vinculados una vez se gradúan, según lo dispuesto en el Acuerdo de
Reciprocidad. Los recursos del Fondo Quiero Estudiar Escala se destinarán a cubrir los
apoyos económicos de los estudiantes vinculados.
Período académico: tiempo en que el estudiante está matriculado como alumno en la
Universidad de los Andes (semestres regulares, semestre intersemestral y práctica
académica).
Renovación: proceso de evaluación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el
Reglamento del Programa para mantener una Beca con Compromiso a un estudiante
vinculado.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Internos
(Cadena de
Valor)
Externos
(Unidades académicas / administrativas/entidades externas )
Protocolo de Recaudo
Reglamento del Programa
Acuerdo de Reciprocidad
ANEXO 1: Tabla de equivalencias
ANEXO 2: Plan de pagos
ANEXO 3: Plantilla de reporte de novedades de recaudos regulares
ANEXO 4: Plantilla de reporte de novedades de recaudos no regulares
ANEXO 5: Formato Carta de Agradecimiento
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8. INDICADORES
FICHA DE INDICADOR
Nombre del
Indicador
Incumplimiento mensual promedio en Cuota de RestituciónCódigo del
indicador
IND-21-6-1-111Responsable del
indicador
Jefe de Apoyo FinancieroObjetivo
Medir el porcentaje de incumplimiento del pago de la cuota de restituciónMétodo de
medición
Numerador: Se ingresa al sistema de la Entidad Financiera y se descarga un reporte de los pagos de cuota de restitución y se cuenta el número de estudiantes que perdieron la beca con compromiso y luego se calcula el promedio de los últimos seis meses.
Denominador: Se ingresa al sistema de la Entidad Financiera y se descarga un reporte de estudiantes que se encuentran restituyendo dinero al Fondo QEE y se suma el número total de estudiantes bajo esta condición.
Unidad de
medida
PorcentajeFórmula:
𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑠𝑡𝑢𝑑𝑖𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑛𝑜 𝑝𝑎𝑔𝑎𝑛 𝑐𝑢𝑜𝑡𝑎 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑠𝑡𝑖𝑡𝑢𝑐𝑖ó𝑛𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑒𝑠𝑡𝑢𝑑𝑖𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑛 𝑟𝑒𝑠𝑡𝑖𝑡𝑢𝑦𝑒𝑛𝑑𝑜 𝑑𝑖𝑛𝑒𝑟𝑜 𝑎𝑙 𝐹𝑜𝑛𝑑𝑜 𝑄𝐸𝐸 ∗ 100
Variables
Promedio mensual de estudiantes que no pagan cuota de restitución: Sumatoria de los promedios mensuales de estudiantes que no pagan cuota de restitución.
Total estudiantes que están restituyendo dinero al fondo QEE: Sumatoria de los estudiantes que perdieron la beca o renunciaron a ella y se encuentran restituyendo dinero al Fondo QEE.
Limitaciones
No aplicaFuente de los
datos
Promedio mensual de estudiantes que no pagan cuota de restitución: Información obtenida del sistema de la Entidad Financiera.
Total estudiantes que están restituyendo dinero al fondo QEE: Información obtenida del sistema de la Entidad Financiera.
Granularidad
Por estudiante que se encuentre restituyendo dinero al Fondo QEE.Periodicidad
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Observaciones
No aplica9. RIESGOS
No aplica.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
0
Elaboración
26/09/2014
Publicación
12/12/2014
11. APROBACIÓN
Nombre
Cargo
Fecha
Elaboró
Karen Plazas
Ingeniero de procesos
26/09/2014
Revisó
Tatiana Robayo
Coordinador de Apoyo
financiero
30/09/2014
Aprobó
Ana Maria Neiza
Jefe de Apoyo Financiero
23/10/2014
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ANEXO 1
TABLA DE EQUIVALENCIAS
Periodo académico cubierto por la Beca
con compromiso
Equivalencia de aporte al
fondo
1 semestre
2 semestres
1 curso vacacional o de verano o práctica
académica intersemestral
2 meses
1 práctica académica de tiempo completo
2 meses
Media matrícula
1 semestre
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ANEXO 2
PLAN DE PAGOS
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ANEXO 3
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ANEXO 4
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