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Subsidios para cuidado de niños. Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certificados

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DEL 22-877 Revisado el 6 de enero de 2014

Subsidios

para cuidado

de niños

Guía para proveedores

de cuidado de niños

en hogar familiar con

licencia y certifi cados

(2)

Introducción ... 1

Funciones y responsabilidades ... 2

Determinación de la elegibilidad y pagos ... 4

Tarifas de los subsidios para cuidado de niños del estado ... 6

Otras tarifas ... 8

Facturación del cuidado de niños subsidiado por los días en los que no brinda cuidado ..10

Reglas de facturación de cuidado de niños subsidiado ...11

Registros de asistencia diaria ...11

Pagos insufi cientes ...13

Sobrepagos ...13

Uso de Invoice Express ...13

Opciones de pago ...14

Información impositiva ...14

Recursos ...14

Índice

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certifi cados | 1

Introducción

Esta guía brinda información acerca de la elegibilidad, la facturación y el pago de los subsidios otorgados por el estado de Washington. Consulte esta guía cuando facture servicios de cuidado de niños del estado.

Los programas de subsidios para cuidado de niños del estado de Washington pagan servicios certifi cados y con licencia de cuidado de niños en hogares familiares. Los proveedores de Oregón y Idaho que cumplan con las normas relativas a las licencias del estado pueden ser elegibles para recibir pagos de subsidios para cuidado de niños cuando cuiden de niños elegibles que vivan en Washington.

Programas de Subsidios para Cuidado de Niños (CCSP)

El Departamento de Aprendizaje Temprano (DEL) establece las políticas y las reglas de todos los programas de subsidios para cuidado de niños. El Departamento de Servicios Sociales y de Salud (DSHS) determina la elegibilidad de las familias, autoriza el cuidado de niños y paga a los proveedores por todos los programas de subsidios para cuidado de niños.

Programa de Cuidado de Niños Working Connections (WCCC)

El WCCC ayuda a las familias elegibles a pagar el cuidado de niños mientras participan en actividades aprobadas, por ejemplo, trabajo, capacitación y programas educativos, y actividades aprobadas por TANF. Los proveedores de cuidado de niños con licencia o certifi cados y los Familiares, Amigos y Vecinos (FFN) pueden ser elegibles para brindar cuidado de niños pagado por el WCCC.

Cuidado de Niños Temporal (SCC)

SCC brinda servicios a las familias elegibles que tengan empleo temporal en trabajos agrícolas. Los trabajadores temporales también pueden ser elegibles para el WCCC. Pueden presentar una solicitud para el programa que mejor satisfaga sus necesidades de cuidado de niños. Si un niño es elegible y está autorizado para más de un programa de subsidios para cuidado de niños del estado de Washington, usted puede facturar solo un programa. Únicamente los proveedores con licencia o certifi cados son elegibles para brindar cuidado de niños pagado por el programa SCC.

SCC brinda servicios a las familias elegibles que viven en los siguientes condados: • Adams • Benton • Chelan • Douglas • Franklin • Grant • Kittitas • Okanogan • Skagit • Walla Walla • Whatcom • Yakima

Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certifi cados | 1

Glosario

CA: Administración de Niños (Children’s Administration) CBA: Acuerdo de Negociación Colectiva (Collective Bargaining Agreement)

Cuidado de Niños Certifi cado: Programas de cuidado de niños en establecimientos tribales, escuelas públicas y establecimientos militares certifi cados por DEL (Certifi ed Child Care)

DEL: Departamento de Aprendizaje Temprano (Department of Early Learning)

DSHS: Departamento de Servicios Sociales y de Salud (Department of Social and Health Services)

Cuidado de Niños con Licencia: Centros de cuidado de niños, programas para niños en edad escolar y hogares familiares con licencia otorgada por DEL (Licensed Child Care)

NSHB: Bonifi cación por horas no estándares (Nonstandard Hours Bonus)

SCC: Cuidado de Niños Temporal (Seasonal Child Care) SEIU 925: Sindicato Internacional de Empleados de Servicios Filial 925 (Service Employees International Union Local 925)

SSPS: Sistema de Pago de Servicios Sociales (Social Services Payment System)

WAC: Código Administrativo de Washington (Washington Administrative Code)

WCCC: Programa de Cuidado de Niños Working Connections (Working Connections Child Care)

WCIP: Teléfono de Información de Working Connections (Working Connections Information Phone)

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certifi cados | 2 Programas de cuidado de niños de la Administración de Niños (CA)

Los trabajadores sociales de la CA aprueban los servicios de cuidado de niños para las familias elegibles. Los trabajadores sociales deben verifi car que un proveedor califi cado brinde el cuidado de niños. Los pagos a los proveedores son autorizados por el trabajador social asignado al niño y pagados por DSHS. Los proveedores de cuidado de niños en hogares familiares y los FFN pueden ser elegibles para brindar el cuidado de niños pagado por CA.

Sindicato Internacional de Empleados de Servicios Filial 925 (SEIU 925)

El SEIU 925 representa a los proveedores de cuidado de niños en hogares familiares (FHCC) con licencia y a los proveedores de cuidado de niños que son Familiares, Amigos y Vecinos (FFN). El Acuerdo de Negociación Colectiva (CBA) establece las disposiciones y los benefi cios para los miembros del SEIU 925. Ver el contrato de CBA.

Los miembros del SEIU 925 reciben los benefi cios que se describen en el contrato negociado entre el SEIU y el estado de Washington. Los miembros pagan cuotas del 2% de los servicios de cuidado de niños pagados por el estado. Las cuotas tienen un límite máximo de $50 por mes.

Se recomienda a los miembros del sindicato que realicen los cursos de capacitación sobre facturación de subsidios que se describen en el CBA. Puede obtener más información acerca de esta capacitación y otros benefi cios llamando al SEIU 925 al 1-877-734-8673.

Funciones y responsabilidades

Sus responsabilidades como proveedor de cuidado de niños en hogares familiares

• Cumplir con los requisitos relacionados con las licencias de cuidado de niños en hogares familiares de Washington.

• Cumplir las reglas y los requisitos de los subsidios para cuidado de niños.

• Mantener registros de asistencia completos y precisos durante cinco años, de conformidad con las normas relacionadas con las licencias.

• Cuando el DSHS o el DEL lo soliciten, debe presentar los registros de asistencia dentro de los 14 días posteriores a la solicitud. Si no presenta los registros en el plazo de 14 días, se le podría emitir un sobrepago por todo el monto que facturó al estado ese mes.

Responsabilidades de los padres

Los padres tienen la responsabilidad de completar el proceso de solicitud y los formularios exigidos para determinar la elegibilidad. Las familias pueden solicitar subsidios de diferentes maneras:

• Centro de Contacto del DSHS: 1-877-501-2233 • En línea en Washington Connection

• Envío por fax de la solicitud al Centro de Contacto del DSHS: 1-888-338-7410 Las solicitudes se pueden retirar en la Ofi cina de Servicios Comunitarios (CSO) local, o bien, se puede llamar para que le envíen por correo una solicitud a su hogar. La solicitud impresa completa se debe presentar o enviar por correo a la CSO.

Para obtener más información comuníquese con SEIU 925 o consulte el CBA en línea: www. ofm.wa.gov/ labor/

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certificados | 3 Los padres deben hacer lo siguiente:

• Cumplir con las pautas de ingresos del programa y participar en actividades aprobadas, por ejemplo, trabajo, capacitación y programas educativos, y actividades aprobadas por TANF. • Utilizar las planillas de asistencia del centro para registrar la entrada y la salida del niño del

centro de cuidado. En la planilla, se deben incluir la firma del padre o la madre, los horarios y las fechas.

• Pagar al proveedor directamente el copago mensual y los servicios adicionales que solicite la familia.

• Informar al proveedor sobre todo cambio relacionado con el cuidado de niños en un plazo de 10 días.

• Informar al DSHS sobre todo cambio en los proveedores de cuidado de niños en un plazo de cinco días.

• Informar al DSHS en un plazo de 10 días si se produce alguno de estos cambios: • Cantidad de horas en las que se necesita el cuidado de niños.

• Ingresos familiares si, debido al cambio, la familia superaría el límite máximo de ingresos para ser elegible. Las familias pueden informar una disminución en los ingresos que pudiera disminuir su copago.

• Cantidad de miembros de la familia, por ejemplo, si alguien se muda a la casa o se va de esta.

• Horario de trabajo, capacitación o educación, actividades aprobadas por TANF. • Domicilio o número de teléfono de la familia.

• Obligación legal de la familia de pagar manutención de menores.

• Coordinar con el proveedor los pagos por cuidados utilizados por razones personales que no están autorizados por el DSHS.

• Utilizar el cuidado de niños pagado por el subsidio para cuidado de niños del estado solo para las actividades aprobadas fuera del hogar de la familia.

Responsabilidades del DSHS

• Determinar la elegibilidad de una familia para recibir subsidios para cuidado de niños. • Autorizar el cuidado de niños para actividades aprobadas fuera del hogar del cliente.

• Pagar a los proveedores elegibles por servicios de cuidado de niños autorizados y facturados y que se brinden a una familia elegible.

• Notificar a las familias y los proveedores un aviso con un mínimo de 10 días de antelación cuando los beneficios del subsidio finalicen antes de la fecha original de finalización de la notificación* del SSPS.

• Evaluar los sobrepagos y los pagos insuficientes.

• Responder preguntas relacionadas con la elegibilidad, las autorizaciones y los pagos. *El DSHS no notifica a las familias con 10 días de antelación cuando la familia ya no desea recibir subsidios para el cuidado de niños o no ha informado su nuevo domicilio al DSHS.

Responsabilidades del DEL

• Escribir las políticas y las normas de elegibilidad del WCCC y el SCC. • Administrar el CBA para proveedores de FHCC y FFN.

• Informar al gobierno federal sobre los programas de subsidios para cuidado de niños de Washington.

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certificados | 4

Determinación de la elegibilidad y pagos

Paso 1: La familia solicita el subsidio

La familia solicita los subsidios del WCCC o SCC comunicándose con el DSHS de una de las siguientes tres maneras:

› Por teléfono, al Centro de Contacto al 1-877-501-2233. › En línea en Washington Connection.

› CSO local.

Paso 2: Se determina la elegibilidad de la familia

La familia completa la solicitud y brinda la verificación necesaria. El DSHS reúne información acerca del hogar y las actividades y los ingresos de los padres para determinar la elegibilidad. Si la familia es elegible para el WCCC o SCC, los padres reciben una carta de asignación. En esta carta, se indican las fechas en las que la familia es elegible para el cuidado de niños y el monto del copago mensual. Los programas de subsidios para cuidado de niños no pagarán los servicios de cuidado de niños brindados antes de la fecha de inicio que figura en la carta de asignación. Usted puede coordinar el pago de forma particular con la familia durante el plazo de determinación de la elegibilidad. Si se decide que la familia no es elegible y no se autoriza el subsidio para cuidado de niños, puede brindar el cuidado de niños y coordinar el pago de forma particular.

Paso 3: El DSHS verifica el estado de la licencia

El DSHS verifica el estado de la licencia del proveedor y las tarifas del cuidado de niños mediante la Parte Dos de la solicitud del programa de subsidios para cuidado de niños. La Parte Dos se puede completar por teléfono una vez que la familia ha elegido a un proveedor con licencia.

Paso 4: El cuidado de niños se autoriza en el Sistema de Pago de Servicio Social

(SSPS) del DSHS

Llame a la Línea de Proveedores y proporcione su dirección de correo electrónico para recibir notificaciones por correo electrónico sobre las fechas de inicio, cambio o finalización de las autorizaciones de cuidado de niños del WCCC o SCC.

Paso 5: Notificación del SSPS

Recibirá una notificación del SSPS por correo, en la cual se confirmará la elegibilidad y la autorización de una familia.

Paso 6: Autorización para brindar cuidado de niños

Ahora está autorizado para recibir pagos del DSHS por brindar cuidado de niños subsidiado.

Paso 7: Llega la factura

Recibirá una factura, generalmente antes del último día de cada mes. Es posible que la primera factura por una nueva autorización no llegue hasta mediados del mes siguiente.

Paso 8: Complete la factura de acuerdo con los registros de asistencia

Revise el registro de asistencia diaria para determinar la cantidad de unidades que debe facturar según la asistencia, los días de ausencia y la autorización del niño. Complete la factura, fírmela y coloque la fecha. Para presentar la factura, puede llamar a Invoice Express al 1-888-461-8855 o enviarla por correo al DSHS a la siguiente dirección:

State of Washington

Dept. of Social and Health Services ISSD Data Control

PO BOX 45889

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certifi cados | 5

Paso 9: Se emite el pago

Una vez que el DSHS recibe la factura completa, el SSPS procesa la factura inmediatamente después del fi nal del mes de servicio y le envía el pago. El pago generalmente se envía por correo para distribución tres días laborables después de su procesamiento.

Paso 10: Nueva autorización

Antes de que fi nalice una autorización, el DSHS envía un paquete a las familias para que vuelvan a presentar la solicitud. Durante el proceso de la nueva solicitud, el DSHS determina si la familia sigue siendo elegible para recibir subsidios para el cuidado de niños.

Las familias pueden volver a presentar la solicitud de las siguientes maneras:

› Por teléfono, al Centro de Contacto de DSHS al 1-877-501-2233. › Envío del paquete con la información actualizada.

› En línea en Washington Connection.

Usted y la familia recibirán un recordatorio acerca de la nueva autorización aproximadamente cinco semanas antes del fi nal del período de autorización. Quizás quiera recordarle a las familias cuando se acerca la fecha de fi nalización de su autorización, de modo que puedan volver a presentar la solicitud a tiempo.

Si una familia completa el proceso de la nueva solicitud luego de la fecha de fi nalización de la autorización y no hay una lista de espera para el programa, es posible que el cuidado de niños se autorice cuando la familia complete el proceso de la nueva solicitud.

Si una familia completa el proceso de la nueva solicitud luego de la fecha de fi nalización de la

autorización y hay una lista de espera para el programa, es posible que se incluya a la familia en la lista de espera y que la nueva autorización no se otorgue de inmediato.

Si continúa brindando cuidado de niños después de la fecha de fi nalización de la autorización sin recibir una nueva autorización, el DSHS no pagará el servicio. La familia sería responsable de pagar los servicios de cuidado de niños de forma particular. La fecha de elegibilidad para el cuidado de niños no es retroactiva cuando las familias vuelven a presentar la solicitud después de la fecha de fi nalización de la autorización.

Notifi caciones del SSPS

Una vez que se autoriza el cuidado de niños y se procesa la información, recibirá una notifi cación del SSPS aproximadamente una semana después de autorizado el servicio. Si no recibe una notifi cación en el plazo de dos semanas desde la fecha en que la familia recibió la carta de asignación, llame a la Línea de Proveedores al 1-800-394-4571.

Controle la notifi cación del SSPS para asegurarse de que la siguiente información sea correcta: • Su nombre

• Su número de proveedor • Servicios autorizados • Nombres de los niños

• Cantidad de unidades autorizadas

• Tarifa estatal de cuidado de niños autorizada • Fecha de inicio y fi nalización de la autorización • Copago mensual de la familia

• Cambios o interrupción de los servicios

Si la notifi cación del SSPS no es correcta, llame a la Línea de Proveedores al 1-800-394-4571. Recibirá una notifi cación del SSPS cada vez que haya un cambio en la autorización o cuando fi nalicen los subsidios para cuidado de niños.

Llame a la Línea de Proveedores al 1-800-394-4571 para obtener más información.

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certifi cados | 6 Control del estado de la solicitud

El Teléfono de Información de Working Connections (WCIP) es un sistema telefónico automatizado y está disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, en inglés y español. Debido a la confi dencialidad, es posible que no pueda acceder a cierta información de la familia.

WCIP le permite controlar lo siguiente:

• Si una solicitud está aprobada, denegada, pendiente o cerrada.

• Las fechas de entrada en vigencia del servicio. • Los servicios autorizados de cuidado de niños. • El monto del copago mensual de la familia.

• Mensajes especiales relacionados con los programas de subsidios. Para utilizar WCIP, necesitará los siguientes datos:

• Su número de proveedor de cuidado de niños del SSPS.

• Su número de identifi cación de empleado o los últimos cuatro dígitos de su número de seguro social.

• El número de la solicitud de cuidado de niños de la familia que se encuentra en la notifi cación del SSPS.

Para las familias

Para utilizar el Teléfono de Respuestas, una familia necesitará su número de identifi cación del cliente y el número de seguro social. Mediante el Teléfono de Respuestas, las familias pueden controlar lo siguiente:

• Si su solicitud está aprobada, denegada o pendiente. • Las fechas de entrada en vigencia del servicio. • Los servicios autorizados de cuidado de niños. • El monto del copago mensual de la familia.

Tarifas de los subsidios para cuidado de niños del estado

Como proveedor, usted recibirá el pago autorizado del DSHS y el copago mensual de la familia. Usted tiene la responsabilidad de cobrar el copago a la familia. El DSHS no pagará el copago de la familia. Las tarifas máximas de los subsidios para cuidado de niños del estado se determinan según la región del estado donde se brinda el cuidado, la edad del niño, la cantidad de cuidado necesario y el tipo

de cuidado de niños. El DSHS le pagará la tarifa máxima del estado o la tarifa correspondiente al pago de forma particular, la que sea más baja. No puede cobrar a los padres la diferencia entre la tarifa máxima del subsidio para cuidado de niños del estado y la tarifa correspondiente al pago de forma particular del cuidado de niños.

Ver las tarifas de los subsidios para cuidado de niños.

Teléfono de Respuestas: 1-877-980-9220 Teléfono de Información de Working Connections (WCIP): 1-866-218-3244

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certificados | 7 Early Achievers

Los proveedores de cuidado de niños con licencia que participan en Early Achievers, el sistema de calificación y mejora de la calidad del cuidado de niños de Washington, y tienen una calificación de nivel 2 o más reciben un 2% adicional sobre su monto de subsidio

mensual. Esta bonificación es el 2% del monto de medio día y día completo del cuidado de niños subsidiado que factura el proveedor. No incluye las tarifas de excursiones, las bonificaciones por horas no estándares, las necesidades especiales, la inscripción ni otros aumentos o bonificaciones.

La bonificación aparecerá en la factura del mes siguiente y se indicará en la línea de servicio de la factura que lleva como título el nivel de Early Achievers del establecimiento y la edad del niño. Por ejemplo: “nivel 2 bebé” o “nivel 3 niño pequeño”. Reclame la cantidad de unidades que se indican en la casilla de total de unidades en esa línea de la factura.

Obtenga más información acerca de Early Achievers.

Cuidado de niños adicional autorizado

Algunos niños necesitan recibir cuidados durante más de 10 horas por día. Para solicitar cuidado de niños adicional, los padres se comunican con el DSHS y presentan documentación que acredite que se necesitan horas adicionales. Es posible que se le pague más por este tipo de cuidado si usted tiene una política escrita que establece el cobro de una tarifa más alta a las familias que pagan de forma particular por el cuidado de niños durante más de 10 horas por día. El estado pagará el cuidado adicional según la tarifa que usted cobra o la tarifa máxima del subsidio para el cuidado de niños del estado, la que sea más baja.

El cuidado adicional se puede autorizar en los siguientes casos:

• Se necesita cuidado de niños durante más de 10 horas y menos de 15 horas por día, en cuyo caso, se puede autorizar medio día de horas extras de cuidado.

• Se necesita cuidado de niños durante 15 o más horas por día, en cuyo caso, se pueden autorizar dos días completos.

• No se autoriza el cuidado de niños durante más de 16 horas por día.

Bonificación por horas no estándares (NSHB)

En ocasiones, se necesita el cuidado de niños durante horas no estándares. A los efectos de los programas de subsidios, las horas no estándares son las siguientes:

• Los días de semana antes de las 6:00 a.m. o después de las 6:00 p.m. • Sábados y domingos

• Feriados elegibles

Cuando se dispone de fondos, los programas de subsidios para cuidado de niños pueden autorizar una NSHB de $50 si el niño necesita 30 horas o más de cuidado no estándar por mes.

Facturación de la NSHB

Puede facturar la NSHB para un niño si brinda 30 o más horas no estándares de cuidado de niños ese mes. Ingrese “1” en la casilla “Total de unidades” en la factura. Si brindó menos de 30 horas no estándares de cuidado ese mes, no facture la NSHB. Ingrese “0” en la casilla “Total de unidades” en la factura.

Los fondos disponibles para el pago de la NSHB son limitados. Si no se dispone de fondos, se cancelarán todas las autorizaciones de NSHB. La NSHB se autorizará nuevamente cuando se disponga de fondos.

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certificados | 8 Cuidado de niños con necesidades especiales

Los programas de subsidios para cuidado de niños pueden pagarle una tarifa adicional por el cuidado de niños de hasta 19 años de edad que tienen una afección física, mental, emocional o conductual verificada que requiere un nivel superior de cuidado especializado. La tarifa de necesidades especiales también se puede pagar para niños de 13 a 19 años de edad que están bajo supervisión de un tribunal. El DSHS no paga la capacitación ni los equipos necesarios para el cuidado de niños con necesidades especiales.

En el caso del cuidado de niños con necesidades especiales, se autoriza uno de dos reembolsos: nivel 1 o nivel 2. Cualquiera de estas dos tarifas se suma a la tarifa del subsidio para cuidado de niños estándar del estado. Llame a la CSO local para presentar una solicitud para recibir la tarifa de necesidades especiales.

Tarifa de necesidades especiales nivel 1: Una autorización de nivel 1 significa que usted acepta la tarifa estándar de necesidades especiales del estado.

Tarifa de necesidades especiales nivel 2: El padre trabaja con usted, el DSHS y el DEL para determinar si su hijo califica para la tarifa de necesidades especiales de nivel 2.

Antes de que se pueda autorizar la tarifa de necesidades especiales, el DSHS debe tener lo siguiente: • El formulario de solicitud de tarifa de cuidado de niños con necesidades especiales completado

por separado y firmado por el padre o la madre.

• El formulario de solicitud de tarifa de cuidado de niños con necesidades especiales completado por separado y firmado por el proveedor.

• Verificación escrita emitida por un profesional de las áreas de salud, salud mental, servicios sociales o educación con, al menos, un título de maestría, o por un enfermero registrado. Obtenga más información acerca de necesidades especiales en el CBA, artículo 11.4.

La verificación debe describir el nivel adicional de cuidado especializado que se necesita en el entorno de cuidado de niños que va más allá del que brindaría a niños sin necesidades especiales. La declaración no puede ser emitida por una persona que trabaja en el establecimiento de cuidado de niños.

Para la autorización de necesidades especiales, facture la misma cantidad de unidades que factura por el día completo o por medio día.

Ver la solicitud de tarifa de cuidado de niños con necesidades especiales.

Otras tarifas

Copago mensual

Las familias deben hacer un copago para pagar una parte del costo del cuidado de niños. La notificación del SSPS y la factura incluyen el monto del copago mensual de la familia. El DSHS no pagará el copago de la familia. Es responsabilidad del proveedor cobrar el copago a la familia. Si una familia tiene más de un proveedor de cuidado de niños, es posible que el copago se asigne solamente a uno de los proveedores.

Las familias pueden hacer un acuerdo de pago con usted para que un tercero pague el copago mensual de forma total o parcial. Usted puede cobrar el copago el mismo día del mes en que cobra los pagos de cuidado de niños a los padres que no reciben los subsidios para cuidado de niños.

Si usted tiene una política escrita que establece el cobro de un recargo por pagos atrasados, le puede cobrar a la familia un recargo por pago atrasado si el copago se paga con atraso. Si la familia no paga su copago, comuníquese con la Línea de Proveedores. Las familias pueden perder los beneficios de cuidado de niños si no pagan o si no hacen acuerdos aceptables para pagar su copago. Si decide no cobrar el copago, debe indicarlo en sus registros y proporcionar una copia a los padres.

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certificados | 9 Tarifa de inscripción

Si usted tiene una política escrita que establece el cobro de tarifas de inscripción para las familias que pagan de forma particular, le puede facturar al estado $50 por niño o la tarifa de inscripción establecida por año calendario, la que sea menor. Si cobra una tarifa de inscripción anual, llame a la Línea de Proveedores para solicitar una nueva autorización de la tarifa de inscripción cada año. Usted no puede cobrar una tarifa de inscripción adicional cuando un niño permanece bajo su cuidado, pero cambia de programa de subsidio.

Se puede facturar la tarifa de inscripción en las siguientes situaciones:

• Cuando un niño que recibe subsidios se inscribe por primera vez para recibir su cuidado. • Cuando un niño que recibe subsidios deja de recibir su cuidado y regresa más de 60 días

después, incluso si es en el mismo año calendario.

• Cada año, si tiene una política escrita que establece el cobro de una tarifa de inscripción anual a todas las familias.

Llame a la Línea de Proveedores al 1-800-394-4571 para más información.

Tarifa de excursión o de mejora de calidad

Si tiene una política escrita que establece el cobro de tarifas por excursiones o mejoras de calidad a las familias que pagan el servicio de forma particular, el DSHS puede

reembolsarle su costo real hasta $30 por niño, por mes. Cada año, hay fondos limitados para pagar la tarifa por excursiones o mejoras. Si se agotan los fondos, no se autorizará la tarifa por excursiones o mejoras de calidad.

La tarifa por excursiones o mejoras incluye actividades especiales, por ejemplo:

• Costos de las entradas a lugares como zoológicos, museos, cines o piscinas de natación. • Programas de enriquecimiento y clases continuas, por ejemplo, clases de idiomas, gimnasia o

natación.

• Reembolso por transporte público o millaje, según la tarifa de reembolso de millaje de OFM. • El costo de contratación de una persona que no sea empleado, como payasos, paseos en poni o

músicos.

• La compra de un plan de estudio para la etapa preescolar.

• Un plan de estudios desarrollado por el proveedor y aprobado por el DEL. • La tarifa de excursiones o mejoras no cubre lo siguiente:

• Tarifas o costos de entradas para adultos en la excursión.

• Suministros o equipos necesarios para satisfacer los requisitos de la licencia. • Alimentos comprados en las excursiones.

Si el monto real gastado para una excursión o mejoras es inferior a los $30, facture el monto real. Por ejemplo, si el costo fue de $10, ingrese “10” en la casilla de total de unidades en la factura. Conserve los comprobantes que demuestren el costo de las excursiones o las mejoras y una lista de los niños que participaron. No facture la tarifa de la excursión o la mejora si el niño no participó. Ingrese “0” en la casilla total de unidades en la factura.

Si va a gastar más de $30 por niño en excursiones o mejoras de calidad en un mes, puede solicitar a las familias que reciben subsidios para cuidado de niños que paguen el costo adicional si cobra la misma tarifa a las familias que pagan el servicio de forma particular y no reciben subsidios para cuidado de niños. Si los padres deciden no pagar el costo extra, usted puede decidir no llevar al niño a la excursión. Si el niño no va, usted debe brindarle cuidado apropiado para su desarrollo a ese niño durante el tiempo que dure la excursión.

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certificados | 10 Cargos por servicios adicionales

Usted puede cobrar los siguientes servicios a las familias que reciben subsidios para cuidado de niños únicamente si también tiene una política escrita que establece dicho cobro a las familias que pagan de forma particular y no reciben subsidios:

• Cuidado de niños adicional por razones personales, por ejemplo, citas personales. • Programas opcionales no cubiertos por la tarifa de excursiones o mejoras.

• Una excursión que supere el máximo de $30 reembolsado por los programas de subsidios para cuidado de niños.

• Programas de comidas opcionales que usted ofrece a las familias que no envían almuerzo para su hijo.

• Transporte hacia y desde la escuela o las actividades. • Retiro tardío del niño después del horario de atención. • Recargo por pago atrasado del copago de cuidado de niños.

• Fondos insuficientes (NSF) cobrados por el banco cuando los fondos del banco no están disponibles.

No puede cobrar lo siguiente a las familias que reciben subsidios para cuidado de niños: • Una tarifa de inscripción cuando esta sea superior a la tarifa máxima de inscripción del

programa de subsidios.

• Tarifas por tramitación para procesar los pagos de la familia.

• Tarifas por materiales, suministros o equipamiento necesarios para satisfacer los requisitos de la licencia.

• Costos por disputas de facturación entre usted y el estado. • Días en los que el niño está ausente.

• Días en los que está cerrado.

Facturación del cuidado de niños subsidiado por los días en

los que no brinda cuidado

Días de ausencia

Si un niño que recibe subsidios para cuidado de niños del estado recibe sus servicios de cuidado de niños durante un mínimo de un día en el mes calendario, usted puede ser elegible para reclamar días de ausencia ese mes. Para reclamar un día de ausencia de un niño que recibe subsidios y está bajo su cuidado, el niño debe estar autorizado para el pago y tener programada la asistencia ese día. La cantidad total de días que se factura no puede superar la cantidad de días autorizados. Los días se definen como períodos de 24 horas consecutivas.

Si decide dejar de cuidar de un niño, no puede facturar días de ausencia después de la fecha en que finaliza el cuidado. Algunas autorizaciones comienzan después del primer día del mes. No reclame días de ausencia antes de la fecha de inicio de la autorización.

Feriados

Si hay un feriado elegible durante el período de autorización del niño, cuente el feriado como si el niño hubiera asistido, incluso si usted:

• No abre ese feriado.

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certificados | 11

Los feriados elegibles son los siguientes: • Día de Año Nuevo, 1 de enero

• Día de Martin Luther King Jr., tercer lunes de enero • Día de los Presidentes, tercer lunes de febrero

• Día de Conmemoración de los Caídos en la Guerra, último lunes de mayo • Día de la Independencia, 4 de julio

• Día del Trabajo, primer lunes de septiembre • Día de los Veteranos de Guerra, 11 de noviembre

• Jueves de Acción de Gracias, cuarto jueves de noviembre • Viernes de Acción de Gracias, cuarto viernes de noviembre • Navidad, 25 de diciembre

Si usted abre solo de lunes a viernes y el feriado elegible cae en día: • Sábado: el viernes anterior es el feriado elegible.

• Domingo: el lunes posterior es el feriado elegible.

Si abre los fines de semana, el feriado real es el feriado elegible. Si abre el día del feriado real y cierra debido al feriado en un día alternativo dentro del mismo mes del feriado oficial, puede facturar el día que cierra por el feriado. No puede reclamar dos días por un feriado.

Días de capacitación profesional

Un día de capacitación profesional es un día en el que usted no brinda cuidado de niños para poder asistir a una capacitación. Puede facturar hasta tres días de capacitación profesional por año. Si un niño tiene programado asistir el día en el que usted no brinda cuidado de niños debido a una capacitación profesional, puede facturar al estado como si el niño hubiera asistido. Todo día adicional que usted cierre por capacitación se considera día de cierre y no se puede facturar. La Capacitación sobre Facturación de Subsidios del CBA para proveedores de cuidado de niños en hogares familiares con licencia o certificados no se puede facturar como día de capacitación profesional.

Días de cierre

Usted no recibirá pagos de subsidios por los días en que no brinde cuidado de niños por razones que no sean los días de capacitación profesional o feriados elegibles.

Reglas de facturación de cuidado de niños subsidiado

Registros de asistencia diaria

La presencia de un niño en el hogar familiar donde se brinda cuidado de niños debe ser documentada diariamente por el padre, la madre o el tutor del niño, o por una persona autorizada, al firmar el registro de entrada y salida de cada niño que asiste. El padre, la madre, el tutor o la persona autorizada deben utilizar su firma completa al firmar el registro de entrada y salida del niño. Cuando un niño llega al hogar familiar donde se brinda cuidado de niños o se retira de este debido a actividades escolares o actividades fuera del establecimiento, con autorización de los padres, usted o su personal deben firmar el registro de salida del niño y el registro de entrada del niño cuando este regresa.

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Consulte sus registros de asistencia y las reglas de esta guía para obtener información sobre los requisitos de facturación. Sus registros de asistencia deben coincidir con su facturación. Puede recibir una notificación de sobrepago o pago insuficiente si se revisan sus registros de asistencia y estos no coinciden con su facturación.

Facture únicamente cuando el niño haya asistido al menos un día ese mes. Envíe su factura a la brevedad. Las facturas solo son válidas durante 12 meses después de la fecha real del servicio. La planilla de asistencia de muestra se puede utilizar para niños en edad escolar y otros niños para los que se deba registrar la entrada y la salida del hogar familiar de cuidado de niños más de una vez por día.

Ver un formulario de registro de asistencia de muestra.

Facturación del cuidado que se inicia después del primer día del mes

Cuando una autorización comienza después del primer día del mes, no puede contar los días antes de la autorización como días de ausencia. Para determinar la cantidad máxima de días que puede facturar ese mes, cuente los días en que el niño ha asistido durante el resto del mes más los días de ausencia que el niño fue autorizado para pago y que tenía programado asistir.

Facturación del cuidado que finaliza antes del último día del mes

Algunas autorizaciones finalizan antes del último día del mes. Usted no puede facturar días de ausencia, feriados o días de capacitación profesional que tengan lugar después de la finalización de la autorización.

Los padres que forman parte del programa WCCC y pierden sus empleos o su actividad de WorkFirst pueden ser elegibles para un período de intervalo de 28 días. Infórmeles que deben llamar a la Línea para Padres del DSHS, 1-877-501-2233, a fin de averiguar si reúnen los requisitos correspondientes.

Finalización planificada y no planificada del subsidio para cuidado de niños

En ocasiones, una familia deja de ser elegible para recibir el subsidio para el cuidado de niños antes del final del período de autorización. Cuando esto suceda, el DSHS le notificará a usted acerca de una finalización no planificada del cuidado de niños al mismo tiempo que se notifica a la familia. Si usted proporcionó una dirección de correo electrónico al DSHS, recibirá las notificaciones por correo electrónico, en lugar del correo postal.

El DSHS debe notificar por escrito a los proveedores de cuidado de niños 10 días calendario antes de una finalización no planificada. Si usted no recibe una notificación del DSHS con 10 días de antelación, puede facturar el cuidado por los días que equivaldrían a los 10 días en lugar de la notificación. Si recibe una notificación después de la fecha de finalización, puede facturar al DSHS el cuidado que brindó después de la finalización no planificada y antes de la fecha en que recibió la notificación. Es posible que los padres sean responsables de los sobrepagos que pudieran producirse en este período. Para ver los programas de cuidado de niños de la Administración de Niños (CA), consulte el Artículo 10.4 del CBA o comuníquese con su trabajador social de la CA.

Facture según la asistencia y el cuidado físico de cada niño. Sus registros deben reflejar la asistencia y las ausencias de cada niño y los días de cierre del centro, incluidos feriados y días de capacitación profesional.

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Pagos insuficientes

Los pagos insuficientes pueden producirse debido a que usted:

• Brindó servicios que no estaban autorizados, pero que eran actividades aprobadas para los padres.

• Cometió un error en su factura que provocó que reciba un pago insuficiente. • No recibió pago por todo lo que incluyó en la factura.

Siga estos pasos si cree que recibió un pago insuficiente:

• Controle sus registros para determinar si el nombre del niño apareció en la factura dentro de los 12 meses posteriores a la fecha del servicio.

• Compare sus registros de asistencia con su factura para determinar si recibió un pago insuficiente.

• Llame a la Línea de Proveedores al 1-800-394-4571 para informar un pago insuficiente.

Para corregir un pago insuficiente, los proveedores deben presentar ante el estado la factura para pago por servicios de cuidado de niños antes de pasados los 12 meses después de la fecha del servicio. A los fines de corregir errores en los pagos en los que la factura para el pago se presentó a tiempo, el límite de tiempo de cada parte para corregir un error en el pago y solicitar un reembolso es el siguiente:

• Dos años si el error se encuentra en las tarifas pagadas por edad o región. Este límite de dos años no corresponde a auditorías federales, que pueden remontarse a tres años.

• Hasta tres años si el error está en cualquier otro aspecto.

Sobrepagos

Los sobrepagos pueden producirse debido a que usted:

• Factura más días que los autorizados para uno o varios niños. • No tiene registros de asistencia.

• No tiene registros de asistencia que coincidan con sus registros de facturación.

Llame a la Línea de Proveedores al 1-800-394-4571 para informar un sobrepago si sus registros de asistencia no coinciden con el monto que se le pagó.

Recibirá una “Notificación de sobrepago de proveedor” si recibió un sobrepago. Si tiene preguntas acerca del sobrepago, llame al número de teléfono que figura en la notificación. No se podrá presentar quejas de las disputas concernientes a sobrepagos, pero estarán sujetas al proceso de audiencia administrativa.

En la “Notificación de sobrepago de proveedor”, se indica cómo se debe cuestionar el sobrepago. Si el cuestionamiento acerca del sobrepago no se soluciona al hablar con el personal de la Línea de Proveedores del DSHS o a través de una audiencia administrativa, usted debe devolver el dinero.

Uso de Invoice Express

• Llame a Invoice Express: 1-888-461-8855 • Cómo utilizar Invoice Express

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Opciones de pago

Cheques enviados mediante el Servicio Postal de los Estados Unidos

Debería recibir un cheque por correo aproximadamente 10 días laborables después de que el DSHS reciba su factura. El DSHS no puede garantizar la fecha de entrega de los cheques que se envían mediante el Servicio Postal de los EE. UU.

Depósitos directos

Puede elegir que sus pagos se depositen en una cuenta corriente o de ahorros. Los cheques se depositan en su cuenta el quinto día laborable después de que el DSHS procese la factura.

Obtenga más información acerca de los depósitos directos:

En el sitio web del DSHS.

• Por teléfono, al 360-664-6161.

• Solicite información por escrito a la siguiente dirección: DSHS-SSPS Attn: Direct Deposit Desk

P.O. Box 45812

Olympia, WA 98504-5812

• En su solicitud, debe incluir la siguiente información: • Nombre

• Solicitud escrita de formularios de depósito directo • Número de proveedor del SSPS

• Domicilio postal, incluidos ciudad, estado y código postal • Número de teléfono con código de área

Información impositiva

Se le enviará por correo un registro de los pagos que el DSHS le envió, denominado Notificación de Envío (Remittance Advice). Incluye una lista de las deducciones que se pueden utilizar para fines impositivos, esta incluye las cuotas de sindicatos. Recibirá un formulario de impuestos 1099 del Servicio de Rentas Internas (IRS) cuando los pagos de subsidios para cuidado de niños que el DSHS le realiza asciendan a un total de $600 o más en un año calendario. El formulario 1099 se enviará por correo a más tardar el 31 de enero. El formulario 1099 incluye los pagos por cuidado de niños que usted recibió del DSHS.

Si tiene cobertura de cuidado de salud a través del SEIU 925, las primas pagadas por el estado se incluirán en sus ingresos detallados en su formulario 1099. No incluye ningún otro pago que haya recibido. Conserve el formulario 1099 para la declaración de impuestos. Si tiene alguna pregunta sobre impuestos, comuníquese con el IRS.

Recursos

DSHS: www.dshs.wa.gov

Teléfono de Información de Working Connections (WCIP) para proveedores de cuidado de niños:

1-866-218-3244

Disponible las 24 horas para WCCC y SCC, en inglés y español

La información está disponible una vez que se ha procesado el caso de la familia: • Autorización de la familia

• Copago • Estado del caso

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certificados | 15 Línea de Proveedores del WCCC: 1-800-394-4571

Correo electrónico: providerhelp@dshs.wa.gov

Fax: 1-888-338-7410

• Solicitud de tarifa de necesidades especiales. • Estado de una solicitud o revisión de WCCC o SCC. • Autorización de pago o facturación.

• Brindar información acerca de sus tarifas. • Informar un error en una autorización vigente. • Hacer preguntas acerca de una autorización.

Administración de Niños del DSHS

Para informar casos de abuso y negligencia: 1-866-ENDHARM o 1-866-363-4276.

Para informar en línea presuntos casos de negligencia y abuso de menores Centro de Atención al Cliente del DSHS: 1-877-501-2233

Fax: 1-888-338-7410

Las familias pueden solicitar servicios o informar cambios

Teléfono de Respuestas del WCCC y el SCC para familias: 1-877-980-9220

Las familias autorizadas para formar parte del WCCC o el SCC pueden controlar el estado de su caso

DEL: 1-866-482-4325

www.del.wa.gov

Normas del DEL sobre licencias y subsidios

Información para proveedores de cuidado de niños Oficina del Superintendente de Instrucción Pública

Programa de Alimentos para Cuidado de Niños: 360-725-6206

Brinda fondos federales para servir alimentos y bocadillos nutritivos a través del Programa de Alimentos para Cuidado de Niños

Apoyo para miembros del SEIU 925: 1-877-734-8673

Si tiene preguntas acerca del contrato, las reuniones y los talleres del SEIU, o la representación en su área. • Acuerdo de Negociación Colectiva

• Cuidado de la Salud SEIU 925: 1-866-771-7359

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogar familiar con licencia y certifi cados

DEL 22-877 Revisado el 6 de enero de 2014

En línea: www.del.wa.gov/publications/subsidy/docs/FHCC_subsidy_guide.pdf

www.del.wa.gov

@WA_del DeptOfEarlyLearning

Department of Early Learning P.O. Box 40970

Olympia, WA 98504-0970 Línea gratuita: 1.866.482.4325

Referencias

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