RESPUESTA OBSERVACIONES INVITACIÓN ABIERTA No. 423
OBJETO: La Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. FIDUCOLDEX, sociedad de servicios financieros de economía mixta indirecta obrando como vocera del Fideicomiso PROCOLOMBIA, está interesada en recibir propuestas para seleccionar al proponente que preste los servicios de operador logístico regional para todos los eventos que desarrollará PROCOLOMBIA en la ciudad de Medellín, en el marco de la XXI Asamblea General de la Organización Mundial de Turismo.
A. CONTACTOS S.A.S. I. Propuesta técnica:
1. “Los vehículos se deben cotizar por disponibilidad o traslados”.
Respuesta: Los vehículos se deben cotizar en valores unitarios por trayectos, con disponibilidad de 12 horas, 18 horas y 24 horas, como se señala en el Anexo No. VI, por lo tanto se mantiene lo señalado en los Términos de Referencia.
2. “Se deben cotizar las áreas de plaza mayor para la realización del evento, dado que no se mencionan en la parte técnica”.
Respuesta: No se deben cotizar las áreas de Plaza Mayor, esto teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 1.9 Alcance técnico del objeto; los proponentes deberán ofrecer entre otros los siguientes servicios: transporte terrestre; servicios médicos; alimentos y bebidas; suministros de oficina, a nivel regional y eventualmente nacional, y en consecuencia, deberán señalar en su propuesta técnica, su manifestación expresa de ofrecer tales servicios, por lo tanto se mantiene lo señalado en los Términos de Referencia.
3. “Se deberán cotizar los equipos de audiovisuales, dado que no se mencionan en la
parte técnica”.
Respuesta: No se deben cotizar equipos audiovisuales.
4. “Se deberán cotizar traductores, dado que no se mencionan en la parte técnica”.
Respuesta: No se deben cotizar servicio de traductores.
5. “Todos los eventos se llevarían a cabo en las instalaciones de plaza mayor, o se
tienen contempladas actividades fuera de este recinto ferial”.
Respuesta: Sí se tienen contempladas actividades fuera de las instalaciones de Plaza Mayor, pero los servicios de alimentos y bebidas que se solicitan cotizar en el presente proceso, serán atendidos únicamente en Plaza Mayor.
6. “Se espera la asistencia de 1280 personas, sin embargo en el tema de refrigerios solo se solicitan 500, se debe cotizar esa cantidad o para la totalidad de asistentes”.
Respuesta: Se debe cotizar el valor unitario de los refrigerios, como se estipula en el Anexo No. VI Tarifario de Servicios, teniendo en cuenta un mínimo de 500 refrigerios.
7. “En cuanto a la papelería y suministro de oficinas, mencionan el anexo VII sin embargo en los pliegos no aparece ese anexo”.
Respuesta: Dentro de los anexos publicados en la página web, se encuentra el Anexo VII -Tarifario Papelería.
8. “Se requiere alojamiento para conferencistas, en caso de ser así, que cantidad, y
cuantas noches de alojamiento”.
Respuesta: No se requiere alojamiento para conferencistas.
9. “Necesitaran tiquetes aéreos para este evento?”
Respuesta: No se requieren tiquetes aéreos en esta invitación. II. Propuesta financiera:
10. “el literal 3.2.6.2 donde hacen referencia a la capacidad de endeudamiento que
debe ser del 70%, necesitamos Para que exista mas pluralidad de oferentes se nos bajara este índice a un 48%”
Respuesta: El indicador fijado en el literal 3.2.6.2 refleja, en términos porcentuales, la relación entre los pasivos de la compañía y sus activos. Disminuir el indicador significa establecer un requisito más exigente que limitaría la participación de proponentes sin necesidad, pues se considera que un resultado dentro del límite exigido refleja un manejo adecuado de los recursos financieros de la compañía. Por esta razón, el indicador de endeudamiento se debe mantener.
11. “En el numeral 2.3.1 QUIENES PUEDEN PARTICIPAR donde se refieren a que
solo pueden participar las personas jurídicas nacionales, que tengan su domicilio en la ciudad de Medellin y jurisdicción de la cámara de comercio de Medellin para Antioquia y de la cámara de comercio de Aburrá sur. Observación: nos gustaría que se replanteara este numeral para que halla mas pluralidad de oferentes en el proceso, pues esté nos limita para poder participar en esta convocatoria y que la costa atlántica pueda estar presente en este proceso ya que tenemos todo lo que ustedes requieren para sacar adelante tan importante evento”.
Respuesta: No se acoge la observación del proponente y se mantiene lo establecido en los Términos de Referencia.
12. “Queremos saber si una agencia de la ciudad de Cartagena puede irse en unión
temporal con una agencia que tenga sede en Medellin, de ser así estaríamos habilitados para participar de esta convocatoria?”.
Respuesta: Para el presente proceso no se aceptarán Uniones Temporales. B. SIX SIGMA
1. “Criterios Financieros de Habilitación, se solicita un Nivel de Endeudamiento del
setenta por ciento (70%). A la fecha Six Sigma Producciones tiene un nivel de endeudamiento de 79%. Solicitamos sea bajado el índice con el fin de poder aplicar”.
Respuesta: Se considera que un nivel de endeudamiento inferior a 70% refleja una manejo de adecuado de los recursos financieros del proponente y una capacidad suficiente para asumir obligaciones contractuales como la que se plantea en esta invitación, por lo cual no es procedente modificar el requisito en la forma que lo solicita el interesado.
2. “EXPERIENCIA DEL PROPONENTE: El proponente deberá acreditar su
experiencia, así: El proponente deberá presentar mínimo dos (2) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2010 hasta la fecha, con Organismos Multilaterales para realización de eventos de mínimo mil (1000) personas en Medellín y su área metropolitana.
Solicitamos que esta experiencia no se radique únicamente en Medellín sino a nivel nacional incluyendo esta misma ciudad.
Solicitamos que la experiencia se pueda valorar entre eventos con organismos multilaterales Y entidades privadas o públicas”.
Respuesta: Dado que la XXI Asamblea General de la Organización Mundial de Turismo se realizará en la ciudad de Medellín, es necesario que la experiencia que se certifique sea en ésta ciudad.
En cuanto a la experiencia, es pertinente por la naturaleza del evento, que el proponente pueda certificar que participó en la operación de un evento con Organismos Multilaterales, en Medellín y su área metropolitana con más de mil (1000) asistentes, aunque el contrato no se haya celebrado directamente con dicho organismo. Por lo anterior se ajusta lo expuesto en los Términos de Referencia, para lo cual se les requiere consultar la Adenda No.1.
C. COMUNICACIONES EFECTIVAS
1. “En relación con el ítem 3.3 del documento principal; denominado: “TÉRMINOS DE
LA REFERENCIA”; que se refiere a los DOCUMENTOS DE CARÁCTER TÉCNICO, específicamente el ítem …3.3.1. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE: El proponente deberá acreditar su experiencia, así: El proponente deberá
presentar minimo dos (2) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2010 hasta la fecha, con Organismos Multilaterales para realización de eventos de mínimo mil (1000) personas en Medellín y su área metropolitana. Las certificaciones deberán ser expedidas por la persona o entidad o entidad contratante y deberán contener como minimo la siguiente información…
OBSERVACION: El requisito exigido en su expresión literal implica que el proponente deberá acreditar su experiencia en la ejecución de CONTRATOS
SUSCRITOS CON ORGANISMOS MULTILATERALES para la realización de
eventos de mínimo mil (1000) personas;
Si las certificaciones de experiencia cumplen a cabalidad con lo requerido;
tratandose de contratos celebrados con “PLAZA MAYOR MEDELLIN
CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A.”, identificada con NIT.890.909.297-2,
con domicilio principal en la Cuidad de Medelllin; suscritos dentro de las fechas por ustedes estipuladas para prestar los servicios de operación logística de eventos que convocan participación de miembros de varios países y la contratación fue
directamente con “PLAZA MAYOR MEDELLIN CONVENCIONES Y
EXPOSICIONES S.A.”, no con los Organismos Multiraterales, pero si para la
realización de eventos de esta clase de mas de (1000) personas en Medellín y su área metropolitana, los certificados mencionados son válidos para participar en su proceso de selección?.”
Respuesta: Es válido que el proponente certifique que participó en la operación de un evento con Organismos Multilaterales, en Medellín y su área metropolitana con más de mil (1000) asistentes, aunque el contrato no se haya celebrado directamente con dicho organismo. Por lo anterior se ajusta lo expuesto en los Términos de Referencia, para lo cual se les requiere consultar la Adenda No.1.
2. “Con respecto al ítem 4.2.1. EXPERIENCIA ADICIONAL DEL PROPONENTE: (30
puntos)
La experiencia adicional del proponente se calificará así:
El proponente deberá presentar mínimo una(1) certificación adicional a la mínima requerida, de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2010 hasta la fecha, con Organismos Multilaterales para realización de eventos de mínimo mil (1000) personas en Medellín y su área metropolitana. Las certificaciones deberán ser expedidas por la persona o entidad o entidad contratante y deberán contener como minimo la siguiente información.
OBSERVACION: Solicitamos que se pueda tener en cuenta los contratos suscritos
con Asociaciones Latinoamericanas e Iberoamericanas, a través de Asociaciones Regionales, si las certificaciones de experiencia cumplen a cabalidad con lo requerido; tratandose de contratos para realización de eventos de esa categoría.”. Respuesta: Es válido que el proponente certifique que participó en la operación de un evento con Organismos Multilaterales, en Medellín y su área metropolitana con más de mil (1000) asistentes. Por lo anterior se ajusta lo expuesto en los Términos de Referencia, para lo cual se les requiere consultar la Adenda No.1.
3. “En relación con el ítem … 4.2. FACTORES Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y
PONDERACIÓN DE PROPUESTAS.
Las propuestas que hayan sido declaradas hábiles por el cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros y técnicos previstos como habilitadores en estos términos de referencia, serán evaluadas teniendo en cuenta los siguientes factores, para un total de 100 puntos: …
OBSERVACIÓN: notamos dentro del cuadro que estipula los criterios de
evaluación y su respectiva ponderación, específicamente en la PROPUESTA
ECONÓMICA; COMISIÓN POR SERVICIO; equivalente a un 20 puntos en la
calificación; no especifican en que anexo se debe relacionar dicha comisión, tal como lo hicieron con respecto al tarifario de servicios y al servicio de transporte. Debido a lo anterior solicitamos nos aclaren de que manera debemos relacionar la comisión por servicio o nos indiquen el anexo que ustedes determinan para tal efecto”.
Respuesta: Como lo indica el numera 3.4.2., la comisión por servicio debe presentarse claramente dentro de la propuesta como una comunicación suscrita por el representante legal de la sociedad atendiendo los criterios establecidos en dicho numeral.
D. McCANN ERICKSON CORPORATION
1. “NUMERAL 2.3.1 ASPECTOS RELACIONADOS CON LA PARTICIPACIÓN Y EL
CIERRE DEL PROCESO
En los Términos de Referencia FIDUCOLDEX establece que en la Invitación No. 423 “ pueden participar las personas jurídicas nacionales, que cumplan con los requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia y en la ley, que se encuentren debidamente constituidas previamente a la fecha de presentación de la propuesta, con domicilio principal en Medellín o en cualquiera de los municipios que están comprendidos en las jurisdicciones de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia y de la Cámara de Comercio de Aburrá Sur y su objeto social debe guardar relación con la actividad a contratar”.
Solicitamos a la entidad permitir la participación de sociedades extranjeras con sucursal en Colombia a fin de garantizar la mayor concurrencia de ofertas.
Los requisitos exigidos por FIDUCOLDEX en los Términos de Referencia pueden ser cumplidos por personas jurídicas extranjeras legalmente constituidas en Colombia quienes pueden acreditar su capacidad jurídica, técnica y financiera en las condiciones señaladas por la entidad.
Adicionalmente se observa que no sólo se está limitando la participación a personas jurídicas nacionales, sino que además, es requisito de ineludible cumplimiento de conformidad como están redactados los Términos de Referencia que el proponente tenga su domicilio principal en Medellín o en cualquiera de los municipios que están comprendidos en las jurisdicciones de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia y de la Cámara de Comercio de Aburrá Sur; aspecto que resulta claramente restrictivo ya que no existe justificación alguna por parte de FIDUCOLDEX para limitar de esta manera la participación de posibles oferentes interesados en este proceso de selección que pueden en las mismas
condiciones o quizás mejor por contar con una estructura administrativa, financiera y operacional mucho más sólida, prestar el servicio requerido.
En el Manual de Contratación para el Fideicomiso Proexport – Colombia, Capítulo I, Disposiciones Generales Numeral 1.1 que trata sobre los Principios Rectores se establece que “La contratación del Fideicomiso PROEXPORT COLOMBIA estará orientada por los principios de transparencia, responsabilidad, oportunidad y calidad.
Los anteriores principios imponen a los funcionarios de PROEXPORT COLOMBIA y a los funcionarios de la Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. – FIDUCOLDEX -, que participen en el proceso de contratación del Fideicomiso la obligación de actuar con eficacia en el desarrollo del proceso de contratación en virtud de las actividades que ejecuta el Fideicomiso”.
En cumplimiento de estos principios resulta pertinente que la entidad replantee los requisitos habilitantes jurídicos brindando la oportunidad de participación a otras personas jurídicas para en igualdad de condiciones que una persona jurídica con domicilio principal en Medellín o sus áreas metropolitanas pueda presentar su oferta dentro del proceso de selección que nos ocupa”
Respuesta: Por la naturaleza del evento, no se acoge la observación del proponente y se mantiene lo establecido en los Términos de Referencia.
2. “NUMERAL 3.3.1 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
En los Términos de Referencia FIDUCOLDEX establece que “El proponente deberá acreditar su experiencia, así: El proponente deberá presentar mínimo dos (2) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2010 hasta la fecha, con Organismos Multilaterales para realización de eventos de mínimo mil (1000) personas en Medellín y su área metropolitana”.
Solicitamos a la entidad ampliar el requisito de experiencia permitiendo acreditar la experiencia exigida con máximo cinco (5) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2008 hasta la fecha de cierre del proceso de selección, con entidades públicas o privadas para realización de eventos de mínimo quinientas (500) personas en cualquier ciudad del País. La anterior solicitud obedece a que se observa que la experiencia exigida limita la participación de tal manera que máximo dos personas pueden acreditar la realización de eventos con participación mínima de mil (1000) personas en la ejecución de contratos con organismos multilaterales en Medellin o su área metropolitana.
La modificación solicitada resulta favorable, tanto para la Entidad como para los posibles oferentes, ya que amplía el espectro de participación y permite la recepción de un mayor número de ofertas que enriquezcan el proceso de selección, sin que ello implique poner en riesgo el cumplimiento de las obligaciones, una vez adjudicado el contrato.
Adicionalmente, En el Capítulo IV del mencionado Manual de Contratación para el Fideicomiso Proexport – Colombia, que trata sobre las Formas de Selección del Contratista, encontramos dos maneras de realizar la elección del contratista. La primera denominada Comparación de Ofertas que “Consiste en la selección del
contratista a través de la comparación y evaluación de ofertas, cuyo resultado será la selección de aquella que en términos generales sea más favorable para la satisfacción de la necesidad e intereses del fideicomiso. En cualquier caso, la comparación y evaluación deberá efectuarse a por lo menos dos (2) cotizaciones”. La segunda denominada Contratacion Directa que “Consiste en la selección del contratista sin efectuar comparación de ofertas” la cual sólo procede frente a tres circunstancias específicas que no aplican al proceso de selección que se pretende adelantar a través de la Invitación Pública No. 423 de 2015.
Si el procedimiento a realizar mediante la invitación es la comparación de ofertas los Términos de Referencia deben elaborarse de tal manera que permitan la selección objetiva de la oferta que resulte más favorable para la satisfacción de la necesidad que le asiste a la entidad, lo cual sólo puede lograrse permitiendo la participación de pluralidad de oferentes lo que a su vez garantizara a la entidad realizar una verdadera comparación de las ofertas para seleccionar la mejor”. Respuesta: Por la naturaleza del evento, no se acoge la observación del proponente y se mantiene lo establecido en los Términos de Referencia.
E. BEMARKETING S.A.S.
1. “1.9.7. Alimentos y Bebidas: se requiere de los siguientes servicios:
1.9.7.1. Refrigerios Opciones AM – con 2 opciones.
1.9.7.2. Refrigerios Opciones PM – con 2 opciones. 1.9.7.3. Refrigerios para
personal de seguridad.
1.9.7.4. Estación de café y agua sencilla.
1.9.7.5. Estación de café, té con galletas, leche, jugos de frutas naturales y gaseosas.
1.9.7.6. Estación de café, té con galletas, leche, jugos de frutas naturales, gaseosas y diferentes snacks.
1.9.7.7. Servicio de agua en botella con y sin gas para salones de reunión.
1.9.7.8. Lunch Box - Con opción de dulce o fruta y bebida. 1.9.7.9. Desayunos de trabajo.
1.9.7.10. Almuerzo o cena de trabajo.
Cada servicio solicitado deberá integrar el menaje, cristalería, montaje, servicio de meseros, impuesto al consumo y transporte. Los servicios que se contraten para los eventos que se realicen en Plaza Mayor, deberá contratarse con los operadores que prestan sus servicios a esta institución.
Observación: El servicio de alimentación es tipo buffet? Servido a la mesa?” Respuesta: El servicio debe ser servido tipo buffet, pero contar con las disposiciones logísticas y de personal para servirlo a la mesa en el caso que se requiera.
2. “2.3.4. Prórroga: Cuando lo estime conveniente PROCOLOMBIA, el plazo de entrega de las propuestas de la presente Invitación podrá prorrogarse antes de su vencimiento. En este caso dicha prórroga se comunicará a través de la página web de FIDUCOLDEX, informándose la modificación del calendario de la invitación mediante Adenda.
Observación: Le solicitamos a Fiducoldex que de acuerdo a la relevancia del certamen y de la importancia de tener una buena propuesta de operación, con calidad y servicio, hacer una prorroga en la fecha de la entrega de las propuestas, con el fin de articular una propuesta adecuada a las necesidades”.
Respuesta: Se acoge la observación del proponente y por lo anterior se ajusta lo expuesto en los Términos de Referencia, para lo cual se les requiere consultar la Adenda No.1.
F. PUBBLICA S.A.S.
1. “Numeral 2.3 ASPECTOS RELACIONADOS CON LA PARTICIPACIÓN Y EL
CIERRE DEL PROCESO
2.3.1 Quienes pueden participar: En la presente invitación pueden participar las
personas jurídicas nacionales, que cumplan con los requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia y en la ley, que se encuentren debidamente constituidas previamente a la fecha de presentación de la propuesta, con domicilio principal en Medellín o en cualquiera de los municipios que están comprendidos en las jurisdicciones de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia y de la Cámara de Comercio de Aburrá Sur y su objeto social debe guardar relación con la actividad a contratar.
OBSERVACIÓN: Con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes,
respetuosamente solicitamos a la entidad modificar el anterior numeral, de manera que dentro de las empresas que pueden participar se encuentren aquellas que tengan domicilio principal en la ciudad de Medellín ó cuenten con sucursal registrada en la Cámara de Comercio de esta misma ciudad”. Respuesta: Por la naturaleza del evento, no se acoge la observación del proponente y se mantiene lo establecido en los Términos de Referencia.
2. “3.3.1 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
Quisiera saber cuándo piden: “certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2010 hasta la fecha, con Organismos Multilaterales para realización de eventos…” quisiera saber que interpretación darle a “organismos Multilaterales” ¿se refiere a cualquier entidad publica o privada?, o hace referencia a un tipo especial de institución”
Respuesta: Cuando se hace referencia a Organismos Multilaterales, se debe entender que son las Organizaciones Internacionales donde sus miembros son Países o Estados Soberanos representados por Jefes de Estado y/o de Gobierno o por altos funcionarios de gobierno.
G. SANTIAGO PUERTA
1. “En el pliego que aparece en la pag de Fiducoldex, solo solicitan servicios de
menos Logística”.
Respuesta: El alcance técnico del objeto invita a los proponentes a ofrecer, entre otros los siguientes servicios: transporte terrestre; servicios médicos; alimentos y bebidas; suministros de oficina; pero así mismo en el Capítulo V - Condiciones De Celebración Del Contrato, numeral 5.4.7. Se estipula como Obligación general del contratista: “Suscribir como Operador Oficial del Evento los contratos de prestación de servicios que requieran las delegaciones, miembros de la OMT o cualquier otra entidad que lo solicite para operar los diferentes eventos sociales y culturales que se lleguen a presentar en el marco del desarrollo de la Asamblea, a realizar por estas entidades.
Cabe indicar que los valores unitarios especificados por los proponentes junto con la comisión por servicio, se entiende que incluyen todas las actividades para la plena ejecución del contrato indicadas en la Invitación.
H. CYAN EVENTOS Y LOGÍSTICA
1. “Con el fin de obtener una pluralidad de ofertas y teniendo en cuenta la calidad de
oferentes capaces de prestar un excelente servicio en la operación logística requerida para el desarrollo de la XXI Asamblea General de la Organización Mundial de Turismo. Solicitamos de la manera mas respetuosa no limitar la experiencia habilitante a contratos desarrollados con Organismos Multilaterales toda vez que la experiencia de aquellos proponentes que no han desarrollado contratos con estos organismos no se podrá calificar como inferior a la experiencia de los que si lo han hecho. Por el contrario es posible encontrar proponentes con mayor o igual experiencia en el desarrollo del objeto a contratar permitiendo así mayor numero de ofertas y una contratación mas objetiva”.
Respuesta: Por la naturaleza del evento, no se acoge la observación del proponente y se mantiene lo establecido en los Términos de Referencia.
2. “Así mismo en los factores que otorgan puntaje la “experiencia adicional del proponente” pedimos comedidamente revaluar la posición de dicho puntaje ya que son muy pocos los proponentes con cede principal en Medellín que cumplen con estos certificados tan específicos”.
Respuesta: Por la naturaleza del evento, no se acoge la observación del proponente y se mantiene lo establecido en los Términos de Referencia.
La presente se publica el veintitrés (23) de abril de 2015 en la página web de Fiducoldex, en cumplimiento de las condiciones indicadas en los Términos de Referencia.
