Apoyo integral en la división de atención y servicio al cliente

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(1)UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES CONTADURIA PÚBLICA. APOYO INTEGRAL EN LA DIVISIÓN DE ATENCIÓN Y SERVICIO AL CLIENTE INFORME DE FIN DE ESTUDIOS PARA OPTAR AL GRADO DE CONTADORA PÚBLICA DERLY MARCELA NIETO CARRERA TUTOR: KARELLY OLIVIA CADAVID MARIN UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES.

(2) CONTADURIA PÚBLICA. APOYO INTEGRAL EN LA DIVISIÓN DE ATENCIÓN Y SERVICIO AL CLIENTE. INFORME DE FIN DE ESTUDIOS PARA OPTAR AL GRADO DE CONTADORA PÚBLICA. DERLY MARCELA NIETO CARRERA. TUTOR: KARELLY OLIVIA CADAVID MARIN 2018 Dedicatoria. 2.

(3) Primeramente, a Dios por permitirme concluir una más de mis metas, por guiarme, por darme fuerzas en los momentos más complicados y por ponerme cada ángel en mi camino. A la universidad cooperativa de Colombia por haberme aceptado ser parte de ella y abierto sus puertas para poder estudiar mi carrera, así como también a los diferentes docentes que brindaron sus conocimientos y su apoyo para seguir adelante día a día. A la DIAN, por haber aceptado que se llevara a cabo mis pasantías en una entidad que es tan importante para Colombia, Agradezco también a mi tutor la profesora karelly Olivia Cadavid Marín por haberme brindado la oportunidad de recurrir a su capacidad y conocimiento, así como también haberme tenido toda la paciencia del mundo por guiarme durante todo el desarrollo de la práctica. Agradezco a la persona más importante en mi vida, mi abuela, pues ella fue el principal motivo para la construcción de mi vida profesional, sentó en mi la base de responsabilidad y deseos de superación, y en ella tengo el espejo en el cual me quiero reflejar, pues sus virtudes infinitas y su gran corazón me llevan a admirarla cada día más Y para finalizar, agradezco a mis padres por los ejemplos de perseverancia y responsabilidad que me ha infundado siempre, por el valor mostrado para salir adelante.. Tabla de Contenido. 3.

(4) Resumen………………………………………………………………………………….……..13 Abstract…………………………………………………………………….…………………...13. Introducción................................................................................................................15 Capítulo 1. Dian…………………………………………………………..…………..16 1.1“¿Cómo nació la DIAN? .......................................................................................................... 17 . 1.2¿Cuál es su naturaleza jurídica? ................................................................................... 17. . 1.3¿Dónde tiene su jurisdicción? ...................................................................................... 17. . 1.4¿Cuál es el Objeto de la Entidad? ................................................................................ 18. . 1.5¿Cómo está constituido su patrimonio? ........................................................................ 18. . 1.6¿Para qué existe la DIAN?........................................................................................... 19. . 1.7¿Quién es el representante legal de la DIAN? .............................................................. 19. . 1.8¿Qué funciones le competen a la DIAN? ..................................................................... 19. . 1.9¿Qué procesos se desarrollan en la DIAN? .................................................................. 21 Visión.................................................................................................................................. 23 Misión ................................................................................................................................. 23 Organigramas ...................................................................................................................... 24 División de Gestión de Asistencias al cliente ....................................................................... 26 Descripción del entorno laboral............................................................................................ 27. Capítulo 2. El Problema Y Su Importancia .............................................................. 28 2.1. Problema ...................................................................................................................... 28 2.2. Justificación .................................................................................................................. 29 4.

(5) 2.3. Objetivos ...................................................................................................................... 29 2.3.1. Objetivo General ........................................................................................................ 29 2.3.2. Objetivos Específicos ................................................................................................. 29. Capítulo 3. Marco Teórico ........................................................................................ 30 Capítulo 4.Metodologia…………………………………………………………..……………29 4.1 Tipo de Investigación…………….………………………………….………………..…….29 4.2 Método de Investigación………………………………………………………………..…...29 4.3 Enfoque de la Investigación………………………………………………………………....30 4.4 Técnicas Utilizadas para la Recolección de Información……………………………………30 Capítulo 5. Desarrollo de la Práctica………………………………………………………….30 Apoyar a la división de gestión con los servicios informáticos requeridos por los contribuyentes. 40 . Solicitud de actualización del Rut por cese de actividades sujetas al impuesto sobre las ventas ........................................................................................................................................ 40. . Solicitud de actualización de la Rut por cambio de régimen común del impuesto a las ventas a régimen simplificado ....................................................................................................... 42. . Solicitud de actualización de cancelación de la inscripción en el registro – Rut- unión temporal o consorcio ......................................................................................................................... 43. . Solicitud de actualización de cancelación de la inscripción en el registro - Rut persona fallecida (sucesión) ........................................................................................................................ 44.  . Procedimiento entidades sin ánimo de lucro (ESAL)………………………..44 Calificación………………………………………………………………………...51 Readmisión…………………………………………………………………………54 5.

(6) Anexos……………………………..……………………..………………………..…..56 Conclusiones………………………………………………………………………..…57 Recomendaciones…………………….…………………………………………………….....58 Bibliografía………………………………………………………………………….....….59. 6.

(7) Índice de Gráficos. Grafico 1 Estructura Orgánica Nivel Central…………………………………………........24 Grafico 2 Estructura Orgánica- Dirección seccional de impuestos y aduanas de Barrancabermeja……………………………………………………………………….......25 Grafico 3 Estructura organizacional – División de gestión de asistencia al cliente………………………………………………………………………………………26. 7.

(8) Glosario. . Cancelación de la inscripción RUT: permite a personas naturales cancelar el RUT por sucesión liquidada o a personas jurídicas y asimiladas cuando se presente liquidación, fusión, o escisión; en ninguno de los casos se debe tener obligaciones pendientes con la entidad. Procede a solicitud del interesado en los eventos señalados en la normatividad vigente.. . Cambio de régimen común a simplificado del impuesto sobre las ventas -IVA: Es la actualización del RUT que procede cuando un responsable del impuesto sobre las ventas inscrito como responsable en el régimen común demuestre que durante los tres años fiscales anteriores a la solicitud ha cumplido con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado.. . Cese de actividades como responsable del impuesto sobre las ventas-iva: Procede cuando un responsable del régimen común del impuesto sobre las ventas informa a la DIAN que ha cesado definitivamente en el desarrollo de actividades sujetas a dicho impuesto.. . Cruce de información: Es una solicitud que se realiza a las divisiones seccionales donde estuvo inscrito el usuario durante los últimos cinco años anteriores a la solicitud, con el fin de determinar si existen procesos sancionatorios en curso..  Cancelación de oficio: permite realizar la cancelación del RUT de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. 8.

(9) . Formalización: consiste en el proceso de autenticación, validación e incorporación de información, suministrada virtual o físicamente por el obligado ante la UAE DIAN o demás entidades autorizadas, y la expedición del respectivo certificado.. . Desistimiento por parte de la entidad (tácito): se entenderá cuando el peticionario no satisfaga el requerimiento, salvo antes de vencer el placo concedido solicite prorroga hasta por un término igual.. . Desistimiento expreso de la petición: los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, pero las autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; en tal caso expedirán resolución motivada.. . Mecanismo digital: Es el mecanismo electrónico dispuesto por la dirección de impuestos y aduanas nacionales que facilita la presentación electrónica, con firma digital respaldada e un certificado digital, que sustituye para todos los efectos la firma autógrafa, en los documentos inherentes a los trámites realizados a través de tales mecanismos personas naturales que actúen a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jurídica o actúen para la misma, quienes para este efecto se denominaran suscriptores del mecanismo, ofreciendo seguridad para las partes que intervienen.. . Recurso de Reposición: recurso presentado ante el mismo funcionario que tomo la decisión, para que la aclare, modifique o revoque el acto administrativo.. . Recurso de reconsideración: Recurso presentado para que se aclare, modifique o revoque el acto administrativo, ante el área jurídica o quien haga sus veces, de la dirección seccional que hubiere practicado el acto respectivo. Cuando el acto haya sido. 9.

(10) proferido por el director seccional de impuestos o de impuesto y aduanas o sus delegados, el recurso de reconsideración deberá interponerse ante el mismo funcionario que lo profirió. . Solicitudes especiales: se entiende por solicitud especial, aquellas actualizaciones del Registro únicos tributario que por disposición legal se encuentren sujetas a verificación por parte de la UAE DIAN, en consecuencia, solo se registra la actualización en el RUT una vez se demuestre por el solicitante el cumplimiento de los presupuestos legales y procedimentales para su procedencia y se expida el Acto administrativo correspondiente.. . RUT: Registro único tributario constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clarificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; os importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la dirección de impuestos y aduanas nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.. . Firma a Ruego: se utiliza cuando se celebre cualquier clase de negocio con otra persona y esta manifiesta no saber firmar, de todos modos, debe dejar una constancia para evitarse problemas legales futuros.. . Inscripción asistida: es el trámite que permite al interesado directamente, o por un medio de apoderado, realizar el proceso de inscripción y formalización, a través de un servidor de la contribución, se realiza solo ante las direcciones seccionales de impuestos o de impuestos y aduanas y puntos habilitados para el efecto. 10.

(11)  NIT: es el código de identificación que para efectos fiscales asigna la dirección de impuestos y aduanas nacionales a todas las personas inscritas en el registro único tributario, conforme con el artículo 19 de la ley 863 de 2003 y el articulo 555-1 del estatuto tributario. . Régimen común: pertenecen las personas naturales o personas jurídicas que vendan productos o servicios gravados con el impuesto a las ventas.. . Inscripción domiciliaria: cosiste realizar la inscripción y formalización de personas discapacitadas en su domicilio o casa de habitación, a través de la comisión de un funcionario facultado quien realiza las verificaciones correspondientes.  Registro mercantil: tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. . UAE DIAN: unidad administrativa especial dirección de impuestos y aduanas nacionales..  Esal: Entidades sin ánimo de Lucro  Rte: Régimen Tributario Especial  Rut: Registro Único Tributario  Sie: Servicio Informático Electrónico  Calificación: Corresponde al proceso que deben adelantar las Entidades Sin Ánimo de lucro de que trata el inciso 1 del artículo 19 del Estatuto Tributario, que aspiran a ser entidades contribuyentes del Régimen Tributario Especial del Impuesto sobre la renta y complementario, y las entidades que fueron excluidas o renunciaron al régimen tributario. 11.

(12) especial del impuesto sobre la renta y complementario, y quieren optar nuevamente para pertenecer a este régimen.  Permanencia: Corresponde al proceso que deben adelantar, por una única vez, las entidades a las que se refieren los parágrafos transitorios 1 y 2 del artículo 19 del estatuto tributario.  Actualización: Corresponde al proceso obligatorio posterior a la calificación o permanencia que deben adelantar de forma anual aquellos contribuyentes de que trata esta sección, que deciden mantener dentro del régimen tributario especial del impuesto sobre la renta y complementario.  Readmisión: Corresponde al proceso que deben adelantar las entidades sin ánimo de lucro de que trata el artículo 19-4 del estatuto tributario al régimen tributario especial del impuesto sobre la Renta y Complementario, que hayan sido excluidas del régimen tributario especial del impuesto sobre la renta y complementario, y quieren optar nuevamente para pertenecer a este régimen.. 12.

(13) Resumen En el siguiente informe se podrán evidenciar las distintas actividades ejecutadas en la realización de la práctica profesional para optar por el título de contadora pública, que fue realizada en la División de gestión de servicios al cliente en la DIAN seccional Barrancabermeja también se podrá conocer acerca de los diferentes servicios electrónicos informáticos que realiza en la entidad, así como algunos de los distintos trámites que se realizan como solicitudes especiales y las ESAL. En la División de Gestión de servicios al cliente se Ejecutan los programas encaminados a promover la cultura del servicio interno y externo que defina el Nivel Central; Coordinando y controlando los procesos de atención y asistencia al cliente en los puntos establecidos en cada Dirección Seccional para facilitar y promover el cumplimiento voluntario de sus obligaciones; la División de gestión y Asistencia al Cliente Recepciona, controla y tramita los procedimientos de inscripción, actualización, cancelación y demás solicitudes especiales del Registro Único Tributario, a través de los canales de atención que se establezcan.. Abstract The following report will be able to demonstrate the various activities carried out in the realization of my professional practice to opt for the title of public accountant, which was carried out in the Division of Management of customer services in the DIAN sectional Barrancabermeja will also be able to know about the different electronic computer services that it carries out in the entity, as well as some of the different procedures that are made as special requests and the ESAL. The Customer Service Management Division implements programs aimed at promoting the culture of internal and external service that defines the Central Level; Coordinating and 13.

(14) controlling customer service and assistance processes at the points established in each Sectional Directorate to facilitate and promote voluntary compliance with their obligations; the Customer Management and Assistance Division receives, controls and processes the procedures for registration, updating, cancellation and other special requests from the Single Tax Registry, through the service channels established. 14.

(15) Introducción. La dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN es la entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias en Colombia, por ello es de gran importancia haber realizado las prácticas profesionales para obtener el título de Contadora pública. Por ello en este informe pretendo mostrar y dar a conocer lo aprendido en la Dian, demostrar que en aquel lugar se aprendieron valiosas lecciones no solo para mi futuro profesional, sino que abarcan mi vida personal también. Para ello se detallan los procedimientos que pude poner en práctica cada día que pude compartir con mis compañeros de trabajo y con cada cliente que se acercaba a solicitar una asesoría en sus trámites. Finalmente se darán las conclusiones de todo lo aprendido en el transcurso de la realización de la práctica profesional.. 15.

(16) Capítulo 1. Dian. 16.

(17) 1.1 “¿Cómo nació la DIAN? La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se constituyó como Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992, cuando el 1º de junio del año 1993 se fusionó la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la Dirección de Aduanas Nacionales (DAN). Mediante el Decreto 1071 de 1999 se da una nueva reestructuración y se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). De igual manera, el 22 de octubre de 2008, por medio del Decreto 4048 se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El 26 de abril de 2011 mediante el Decreto 1321 se modificó y adicionó el Decreto 4048 de 2008, relacionado con la estructura de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 1.2 ¿Cuál es su naturaleza jurídica? La DIAN está organizada como una Unidad Administrativa Especial del orden nacional de carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 1.3 ¿Dónde tiene su jurisdicción? La jurisdicción de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales comprende el territorio nacional, y su domicilio principal es la ciudad de Bogotá, D.C. 17.

(18) La DIAN hace presencia en 49 ciudades de Colombia: Arauca, Armenia, Barrancabermeja, Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Buenaventura, Cali, Cartagena, Cartago, Cúcuta, Florencia, Girardot, Ibagué, Inírida, Ipiales, Leticia, Maicao, Manizales, Medellín, Mitú, Montería, Neiva, Palmira, Pamplona, Pasto, Pereira, Popayán, Puerto Asís, Puerto Carreño, Riohacha, Santa Marta, San Andrés, San José del Guaviare, Sincelejo, Sogamoso, Tumaco, Tunja, Tuluá, Urabá, Quibdó, Valledupar, Villavicencio, Yopal. Mediante puntos de contacto en Pitalito, Ocaña, Magangué, la Dorada y Buga. 1.4 ¿Cuál es el Objeto de la Entidad? La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIANtiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. 1.5 ¿Cómo está constituido su patrimonio?. Está constituido por los bienes que posee y por los que adquiera a cualquier título o le sean asignados con posterioridad.. 18.

(19) 1.6 ¿Para qué existe la DIAN? Para coadyuvar a garantizar las seguridad fiscal del estado colombiano y la protección del orden público, económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduanera y cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. 1.7 ¿Quién es el representante legal de la DIAN? La representación legal de la DIAN está a cargo del Director General, quien puede delegarla de conformidad con las normas legales vigentes. El cargo de Director General es de libre nombramiento y remoción; en consecuencia se provee mediante nombramiento ordinario por el Presidente de la República. 1.8 ¿Qué funciones le competen a la DIAN? La administración de los impuestos de renta y complementarios, de timbre nacional y sobre las ventas; los derechos de aduana; y los demás impuestos internos del orden nacional cuya competencia no esté asignada a otras entidades del Estado, bien se trate de impuestos internos o al comercio exterior; así como la dirección y administración de la gestión aduanera, incluyendo la aprehensión, decomiso o declaración en abandono a favor de la Nación de mercancías y su administración y disposición.. 19.

(20) El control y vigilancia sobre el cumplimiento del régimen cambiario en materia de importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados a las mismas, financiación en moneda extranjera de importaciones y exportaciones, y subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones. La administración de los impuestos comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro, devolución, sanción y todos los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones tributarias. La administración de los derechos de aduana y demás impuestos al comercio exterior, comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro, sanción y todos los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones aduaneras. La dirección y administración de la gestión aduanera comprende el servicio y apoyo a las operaciones de comercio exterior, la aprehensión, decomiso o declaración en abandono de mercancías a favor de la Nación, su administración, control y disposición, así como la administración y control de los Sistemas Especiales de Importación-Exportación, Zonas Francas, Zonas Económicas Especiales de Exportación y las Sociedades de Comercialización Internacional, de conformidad con la política que formule el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en la materia, para estos últimos, con excepción de los contratos relacionados con las Zonas Francas. La administración de los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro, sanción y todos los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de estas obligaciones. 20.

(21) Le compete actuar como autoridad doctrinaria y estadística en materia tributaria, aduanera, de control de cambios en relación con los asuntos de su competencia, así como los atinentes a los Sistemas Especiales de Importación-Exportación, Zonas Francas, Zonas Económicas Especiales de Exportación y las Sociedades de Comercialización Internacional. 1.9 ¿Qué procesos se desarrollan en la DIAN? En la DIAN existen procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Los procesos estratégicos tienen como finalidad orientar a la entidad para que cumpla con su misión, visión, política y objetivos y satisfacer las necesidades de las partes interesadas (organización, persona o grupo) que tengan un interés de la entidad. Los procesos misionales tienen que ver con la razón de ser y las responsabilidades de la DIAN como institución del Estado que se refleja en su misión, que comprende coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, y cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional, y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. Los procesos de apoyo proporcionan el soporte a los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.. 21.

(22) Los procesos de evaluación permiten garantizar un ejercicio de medición, retroalimentación y ajuste, de tal forma que la entidad alcance los resultados propuestos. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.. ¿Cuáles son los procesos? . Procesos estratégicos Inteligencia corporativa. . Procesos misionales Asistencia al cliente Recaudación Comercialización Fiscalización y Liquidación Gestión Jurídica Operación Aduanera Administración de Cartera Gestión Masiva. . Procesos de apoyo Gestión Humana Recursos Físicos Recursos Financieros Servicios Informáticos. 22.

(23) . Procesos de evaluación Investigación disciplinaria Control interno”1. Visión. En el 2020, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia genera un alto nivel de cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, apoya la sostenibilidad financiera del país y fomenta la competitividad de la economía nacional, gestionando la calidad y aplicando las mejores prácticas internacionales en su accionar institucional.. Misión. En la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales somos responsables de administrar con calidad el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, mediante el servicio, la fiscalización y el control; facilitar las operaciones de comercio exterior y proveer información confiable y oportuna, con el fin de garantizar la sostenibilidad fiscal del Estado colombiano.. 23.

(24) Organigramas A continuación, se puede observar la estructura orgánica de la DIAN a nivel central y local. Grafico 1 Estructura Orgánica Nivel central. Fuente: Dirección seccional de impuestos y aduanas de Barrancabermeja (DIAN). 24.

(25) Grafico 2. Estructura Orgánica – Dirección seccional de impuestos y aduanas de Barrancabermeja. Fuente: Dirección seccional de impuestos y aduanas de Barrancabermeja (DIAN). 25.

(26) División de Gestión de Asistencias al cliente. La práctica profesional se realiza en la División de Gestión de Asistencias al cliente, que actualmente cuenta con 6 empleados y 1 practicante organizados de la siguiente manera:. Grafico 3. Estructura organizacional - División de gestión de asistencias al cliente. Jefe de División secretaria Gestor 1. Gestor 2. Gestor 3. Gestor 3. Practicante Profesional (DERLY MARCELA NIETO CARRERA). Fuente: Dirección seccional de impuestos y aduanas de Barrancabermeja (DIAN). 26.

(27) Según Resolución número 0009 del 04 de noviembre de 2008 en el artículo 3, son funciones de la división de Gestión de Asistencias al cliente las siguientes: “Son funciones de la División de Gestión y Asistencia al Cliente además de las dispuestas en el artículo 15 de la presente Resolución, las siguientes: 1. Atender la emisión del mecanismo digital y la presentación de información por envío de archivos a la DIAN; 2. Gestionar los servicios de competencia del área, que la Entidad ponga a disposición de los clientes, garantizando la asistencia integral. 3. Ejecutar las acciones y procedimientos establecidos para gestionar el Sistema de quejas, reclamos, sugerencias y peticiones; 4. Prestar el servicio de orientación y atención al contribuyente y usuario aduanero en materia tributaria, aduanera y cambiaria; Descripción del entorno laboral El jefe de la división es el Señor Reinel Quintero Serrano, quien a su vez es el asesor y responsable de la práctica. He trabajado durante seis meses y me han apoyado para salir adelante tanto a nivel laboral como personal. La división de gestión de asistencias al cliente se caracteriza por su excelente trabajo en equipo, iniciando desde el jefe de división quien organiza y explica detalladamente las funciones y actividades a realizar, de la misma manera se observa el apoyo y ayuda entre los diferentes. 27.

(28) gestores al momento de dar cumplimiento de sus funciones. Se destaca el esmero con el que brindan una excelente atención a los clientes de la institución.. Capítulo 2. El Problema Y Su Importancia 2.1. Problema Prestar los servicios de atención y asistencia a los contribuyentes en todos los trámites de los servicios informáticos electrónicos que ofrece la DIAN.. 28.

(29) 2.2. Justificación Realizar la práctica Profesional con la Dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN como organismo encargado y responsable de la administración y cumplimiento de la obligaciones tributarias, aduaneras y cambiaria, han permitido fortalecer los conocimientos adquiridos durante el proceso de la formación académica teniendo la oportunidad de conocer todos los procedimientos de la división de gestión de asistencia al cliente como lo son los servicios en línea que presta la entidad, el objetivo de este informe es demostrar en que consiste los diferentes servicios electrónicos como la inscripción al registro único tributario de personas jurídicas y naturales, firma electrónica, facturación electrónica, solicitudes especiales y las ESAL (Entidades Sin Ánimo De Lucro) que será mi sustentación principal de este proyecto. 2.3. Objetivos 2.3.1. Objetivo General Apoyar en las tareas de división y gestión de servicio al cliente, tramitar las inquietudes relacionadas en los servicios en línea que presta la entidad y las ESAL 2.3.2. Objetivos Específicos 1. Dar a conocer y orientar a los clientes internos los servicios informáticos electrónicos, con el fin de dar cumplimiento en el desarrollo del proceso de mis obligaciones con la DIAN. 2. Orientar a los contribuyentes en cómo llevar el procedimiento de permanencia en las entidades sin ánimo de lucro. 3. Capacitar a los contribuyentes personas naturales y jurídicas sobre los servicios informáticos y las solicitudes especiales.. 29.

(30) Capítulo 3. Marco Teórico. La dirección de impuestos y aduanas nacionales seccional de Barrancabermeja (Dian) recibe diariamente en el área de división y gestión de asistencia al cliente grupo de solicitudes especiales, actualización de RUT, inscripción RUT y los diferentes servicios informáticos que presta la entidad.. Este procedimiento ha generado que los contribuyentes personas naturales o jurídicas tengan derecho a solicitar ante la división y gestión de asistencia al cliente la solicitud respectiva (Cancelación RUT, Cese de actividades, Cambio de Régimen Simplificado a Común), el contribuyente debe informarse del respectivo procedimiento, antes de iniciar los trámites, a lo anterior teniendo en cuenta que el hecho de presentar la solicitud ante la Dian, no es garantía de que al contribuyente se le ACEPTE la solicitud, hasta que no se realice el respectivo estudio.. Existen la ley 43 de 1990 que establecen el procedimiento para las personas naturales y jurídicas en donde pueden solicitar una solicitud especial, en donde garantizara mejores resultados para los contribuyentes y eficiente estudio por parte del ente encargado.. De acuerdo al artículo 19-4 del estatuto tributario establece que las cooperativas, sus asociaciones, uniones, ligas centrales, organismos de grado superior de carácter financiero, las asociaciones mutualistas, instituciones auxiliares del cooperativismo, confederaciones cooperativas, previstas en la legislación cooperativa, vigilados por alguna superintendencia u organismo de control pertenecen al Régimen Tributario Especial.. 30.

(31) Con el contenido del marco teórico se evidencian los diferentes conceptos basados en el desarrollo de las actividades durante la práctica profesional Capítulo 4.Metodologia 4.1 Tipo de Investigación El tipo de investigación será descriptiva que consiste estudiar el entorno de la entidad, detallando las debilidades y fortalezas de la entidad, identificando y describiéndolo tal como se desarrolla en la realidad. Involucrando a los diferentes procesos y procedimientos en donde se pondrá en práctica todos los conocimientos obtenidos para poder solucionar cada situación que se presente en la entidad. 4.2 Método de Investigación El método que se utilizó en el informe fue cualitativo, ya que estudia la realidad en un contexto natural en los casos de los expediente de las solicitudes especiales del área de asistencia al cliente que se presentan en la entidad, en donde se orienta de manera exacta todos los casos que se presentan diariamente, se resuelven eficaz y oportunamente al contribuyente. 4.3 Enfoque de la Investigación El método de investigación que se va a aplicar a este informe es el método deductivo que inicia desde lo general en cuanto a las funciones de la entidad, objetivó, estructura y características principales que se manejan en cada función. 4.4 Técnicas Utilizadas para la Recolección de Información. 31.

(32) En el informe de investigación las técnicas de recolección se basaron en las prácticas profesionales, con la participación del área de asistencia al cliente y además se utilizaron las siguientes técnicas.  Observación  Recopilación documental  Inspección. Capítulo 5. Desarrollo de la Práctica Como está estipulado en el plan de trabajo propuesto a la Universidad cooperativa de Colombia, se describirá el desarrollo de cada actividad realizada en la práctica profesional. Actividades Asignación de citas Procedimiento para asignar citas 1. Ingresar www.dian.gov.co, botón asignación de citas 2. Dar clic en OK 3. Click en solicitar cita 4. Diligenciar todos los campos y dar click en solicitar 5. Tener en cuenta la información en la ventana emergente y dar click en la X 6. Seleccionar: Ciudad Punto de contacto 32.

(33) Tramite Seguidamente seleccionar la hora 7. Dar click en el botón aceptar 8. El sistema arroja automáticamente el código de la cita, y dar click en finalizar. 2 Crear cuenta y recuperar contraseña 1. Ingresar en la página web de la Dian www.dian.gov.co 2. En la parte izquierda de la pantalla se debe ubicar y dar clic sobre la opción “Nuevos Usuarios”. 3. El sistema presenta una pantalla con los siguientes campos Tipo de documento, Número de documento y Fecha de expedición del documento de identificación, los tres campos de información son obligatorios para su diligenciamiento, adicionalmente el campo Fecha de expedición debe ser digitado en el siguiente orden Año Mes Día (AAAAMMdd). Diligenciada la información solicitada el usuario debe dar clic sobre el botón “Habilitar mi Cuenta” para iniciar el proceso. 4. El sistema verifica la información diligenciada, de acuerdo con lo informado en el Registro Único Tributario y si es correcta se procede a activar el usuario solicitando establecer la contraseña de inicio de sesión, la cual debe cumplir con los requisitos establecidos para la contraseña que informa el sistema 5. Si la contraseña diligenciada cumple con las políticas establecidas y la activación se completa sin inconvenientes, se presenta un mensaje de confirmación al usuario y se redirige a la página de inicio de sesión de la DIAN.. 33.

(34) Autorización de la numeración de facturación 1. Ingrese a www.dian.gov.co por los exploradores Mozilla, versión 9 2. Para hacer uso de los Servicios en Línea, es necesario realizar el proceso de verificación del sistema, dé clic en otros servicios y en la opción “Verificar su sistema para firma” 3. El sistema verifica que se cumpla con las versiones y requisitos mínimos para la realización del procedimiento de firma. 4. Se debe autenticar ingresando la cuenta de usuario registrada, el proceso de autenticación implica que la DIAN tiene conocimiento previo sobre la persona que ingresa al portal y del tipo de servicios disponibles para ella. Para ingresar a los servicios se debe tener una cuenta de usuario creada y habilitada. Para consultar la información relacionada con la creación y habilitación de la cuenta de usuario, examinar la cartilla de “Habilitación de cuenta para acceso a los Servicios en línea de la DIAN” 5. Dé clic en USUARIOS REGISTRADOS, ingrese los datos de su cuenta de usuario registrado en los servicios en línea de la entidad, seleccione a nombre propio si es persona natural o NIT si es persona jurídica, según el caso 6. Una vez registrada su información, se visualiza la pantalla del menú inicial, seleccione la opción Numeración de facturación 7. Dé clic en la opción de Numeración de facturación 8. Dé clic en la opción numeración de facturación y despliegue el menú seleccione Solicitar numeración de facturación 9. El sistema generará un aviso, información del contribuyente y recordatorio de vencimiento, siga las instrucciones. 34.

(35) 10. . Al ingresar por esta opción le aparece el siguiente pantallazo, dependiendo si tiene autorizaciones próximas a vencer o en su defecto uno con las autorizaciones próximas a vencer 11. Seleccione la solicitud de numeración de facturación. Autorizar Rangos. 12. Para realizar el trámite de autorización, el sistema le avisa que debe registrar los datos de una cuenta bancaria del obligado a facturar para continuar con la solicitud. 13. Digite la entidad financiera, de clic en consultar, elija el Tipo de Cuenta (AHORROS O CORRIENTE) y registre el número de cuenta. Para finalizar exitosamente, dé clic en Autorizar Cuenta. 14. AUTORIZAR, es la solicitud de un nuevo rango o ampliación de un rango consecutivo existente de numeración de facturación. 15. 5. Se debe elegir la modalidad para emitir las facturas FACTURA POR TALONARIO O DE PAPEL: Pre impreso por medios litográficos o tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar conforme los requisitos legales de la factura. (Art 617 E.T) FACTURA POR COMPUTADOR: Emitida por medio de un software, donde interactúa la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta o servicio, entre otras la emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, etc. (Art. 13 del Decreto 1165/96.) 16. Para este ítem, el nombre establecimiento carga de manera automática, conforme los que tenga inscritos en la hoja 6 Registro Único Tributario. 17. Una vez registrada la información de Prefijo, Rango Desde, Rango Hasta, Tipo de Facturación y Establecimiento (s), se surtirán 3 opciones. 35.

(36) o Agregar: Cuando la información fue plasmada correctamente o Limpiar: Si debe realizar cambios a la información o corregirla o Salir: Si se desiste del trámite 18. En el siguiente recuadro, registrada la información dé clic en agregar. Aparece un resumen de dicha información. *Como quiera que la información es correcta, daremos clic en Borrador, lo cual genera el formato 1302 en borrador. 19. Si desde este escenario, verifica que la información posee errores o se debe editar, también podrá devolverse. 20. Aparece una pantalla que le permite Ver el Documento y posteriormente aceptarlo 21. Verifique que los rangos registrados sean correctos conforme a la solicitud 22. Al dar clic en Aceptar, nos habilita el botón definitivo 23. Una vez se da clic en la opción Definitivo, aparece el recuadro para firmar el formato 1302. Se adjunta el mecanismo digital y contraseña. 24. Seguidamente muestra una pantalla, si el cliente es nuevo para seleccionar el tamaño económico, elegir la opción, de acuerdo al tamaño de la sociedad y luego aceptar. 25. . Luego, aparece la siguiente pantalla para visualizar el documento 1302 en definitivo, si da clic en Aceptar lo remite a la pantalla inicial para firmar el formato 1876. Recuerde que el trámite no finaliza hasta que firme el formato 1876 “Autorización de Numeración de Facturación” 26. Se visualiza el formato 1302 en definitivo 27. 7. Una vez se da clic en Aceptar, remite a la pantalla inicial para firmar el formato 1876. De clic en Firmar en el ícono señalado.. 36.

(37) 28. Una vez se da clic en la opción firmar, aparece el recuadro para firmar el formato 1876. Se adjunta el mecanismo digital y contraseña 29. Finalmente, firmado el documento, se genera el formato 1876 “autorización numeración de facturación”. Decisión de la entidad que contiene la vigencia y los rangos en la hoja 2 y subsiguientes.3. Asignación citas para solicitudes especiales 1. Ingresar www.dian.gov.co, botón asignación de citas 2. Completar los requisitos, todos los campos son obligatorios 3. Seleccionamos la opción Solicitudes Especiales, seguido escogemos el día y la hora de la cita 4. Dar aceptar 5. Cuando el sistema arroje el código de la cita dar click en finalizar.. Mecanismo Digital 1. Verificar el sistema para firma: Ingrese a la página web de la DIAN: www.dian.gov.co/ Servicios Informáticos Electrónicos/Verificar su Sistema para Firma. Si el sistema no cumple con todos los requerimientos instale los programas requeridos Al finalizar cierre el navegador e ingrese nuevamente. 37.

(38) 2. Habilitar cuenta: En caso de no tener habilitada la cuenta deberá realizar los siguientes pasos para definir su contraseña, la cual será la clave de acceso a los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN: 2.1. Ingrese a www.dian.gov.co/ Servicios Informáticos Electrónicos/ habilitar cuenta 2.2 Seleccione el tipo de documento de identidad y número del mismo y pulse el botón “siguiente” 2.3. Digite el NIT y el dígito de verificación y pulse el botón “siguiente. 2.4. Diligencie el número de formulario 10036 “Mecanismo Digital para Servicios Electrónicos DIAN”, la fecha, hora, minutos y segundos. Pulse el botón “siguiente”, para definir la contraseña de su cuenta de usuario. 2.5. En las casillas “Nueva Contraseña” y “Confirmación” ingrese la contraseña personal teniendo en cuenta las recomendaciones mencionadas por el sistema. 2.6. Pulse el botón “Siguiente” para continuar su configuración de preguntas secretas que le permitirán Definir una nueva contraseña si ha olvidado la inicial. Pulse el botón “guardar”. 3. Descargue Mecanismo Digital: Éste procedimiento le permitirá firmar digitalmente, para lo cual se requiere definir una clave y generar un archivo que contiene el mecanismo. 3.1. Ingrese a www.dian.gov.co/Servicios Informáticos Electrónicos. 3.2. En “Organización” ingrese “A nombre propio”, en “Identificación” ingrese su tipo y número de documento. En “contraseña” ingrese la contraseña en el teclado virtual que aparece en la pantalla del computador, la cual definió cuando “habilitó cuenta”. 3.3. Pulse el botón “ingresar”. 38.

(39) 3.4. Pulse el botón “Tareas” ubicado en la parte inferior de la página y seleccione la tarea relacionada con la activación del mecanismo digital. 3.5. Pulse el link “Se ha formalizado el documento No. 10036XX, Mecanismo Digital para servicios electrónicos DIAN. Ahora puede activar su mecanismo” 3.6. Digite el Número del Formulario 10036 y los Códigos de Autorización que fueron suministrados con esta comunicación y pulse el botón “Consultar” y automáticamente aparecerá el número de referencia. 3.7. Finalmente, pulse el botón “Generar Certificado” y de inmediato se despliega un mensaje preguntando si está seguro de generar el archivo del mecanismo digital. 3.8. Para confirmar, pulse el botón “SI” y se desplegará la ventana “Descarga certificado” que le permitirá guardar el certificado en el computador. 3.9. Pulse el botón que se encuentra a la derecha de la casilla Ubicación, lo cual le permite: • Escoger la carpeta donde quiere guardar su archivo con el certificado digital. • Ponerle un nombre al archivo y a continuación diligencie los datos restantes: “Contraseña” y “Confirmación contraseña”. Finalmente, pulse el botón “Guardar Certificado” con lo cual se desplegará un mensaje que le indica que el certificado ha sido guardado. Asignación de citas personas jurídicas 1. Utilizar el navegador Mozilla Firefox 2. Ingrese a www.dian.gov.co 3. Dar click en asignación de citas 4. Leer la información para recordar y dar ok 5. Pulsa la opción solicitar citas disponibles 39.

(40) 6. Diligenciar los datos personales 7. Diligenciar los datos de la cita 8. Seleccionar la opción inscripción o actualización de RUT PERSONA JURIDICA 9. Seleccionar punto de contacto 10. Dar click en buscar fecha 11. Seleccionar la fecha que figura activa 12. Pulsar el botón azul 13. Leer requisitos y cerrar 14. Seleccionar la hora de la cita 15. Dar click en aceptar 16. finalizar . Apoyar a la división de gestión con los servicios informáticos requeridos por los contribuyentes. La realización de esta actividad desde el día 09 de mayo de 2018 hasta el día 25 de. octubre de 2018 brindé apoyo a la división en los distintos trámites requeridos por los contribuyentes o empresas, para lo cual anexo una planilla como evidencia. Procedimiento solicitudes especiales Procedimiento de los distintos trámites de solicitudes especiales Solicitud de actualización del Rut por cese de actividades sujetas al impuesto sobre las ventas . Agendar cita mediante la página de la DIAN www.dian.gov.co, seleccionando el link “ASIGNACIÓN DE CITAS” indicando como trámite “SOLICITUDES ESPECIALES” 40.

(41) . Exhibición en el momento de la realización del trámite del original de la cédula de ciudadanía. En caso de extravío de la cédula se debe presentar el documento que expide la Registraduría Nacional del Estado Civil para el efecto.. . Presentar un escrito solicitando la actualización del RUT por cese de actividades gravadas.. . Certificación de no realizar actividades sometidas al IVA (original). Expedida por contador público o revisor fiscal para los obligados a tenerlo, en la que se especifique que no realiza actividades sometidas al impuesto sobre las ventas y la no existencia de inventario final pendiente de ventas de conformidad con lo establecido en la ley 43 de 1990. NOTA: Adjuntar a la certificación, fotocopia de la tarjeta profesional y original de los antecedentes disciplinarios del contador público con una vigencia no mayor a tres (3) meses.. . Haber realizado la actualización del Registro de Cámara de Comercio por cambio de actividad económica.. . Informe de la nueva actividad económica (original). Suscrita por el contribuyente, el representante legal o apoderado (para los clientes no obligados a tener revisor fiscal o contador público) en donde se informe:. . Su nueva actividad económica (asalariado o pensionado, rentista de capital, arrendador de inmuebles para vivienda, subsidiado por terceros, prestador de servicios excluidos de impuestos sobre las ventas a la luz del artículo 476 y siguientes del Estatuto Tributario). . La inexistencia de inventario final pendiente de venta.. 41.

(42) . Que al momento de la solicitud no vende productos o presta servicios gravados con el impuesto sobre las ventas NOTA: De ser posible acompañar soportes de la nueva actividad. Ej.: certificación laboral. Solicitud de actualización de la Rut por cambio de régimen común del impuesto a las ventas a régimen simplificado 4 . Agendar cita mediante la página de la DIAN www.dian.gov.co, seleccionando el link “ASIGNACIÓN DE CITAS” indicando como trámite “SOLICITUDES ESPECIALES”. . Presentar un escrito solicitando la actualización del RUT por cambio de régimen común ha simplificado.. . Exhibición en el momento de la realización del trámite del original de la cédula de ciudadanía. En caso de extravío de la cédula se debe presentar el documento que expide la Registradora Nacional del Estado Civil para el efecto.. . Constancia escrita del cumplimiento de los requisitos del artículo 499 del Estatuto Tributario. Suscrita por el contribuyente o contador o revisor fiscal para los obligados a tenerlo, en la que se acredite que en los tres (3) últimos años fiscales anteriores a la solicitud se cumplieron por cada año las condiciones establecidas en dicho artículo (original) NOTA: Adjuntar a la certificación, fotocopia de la tarjeta profesional y original de los antecedentes disciplinarios del contador público con una vigencia no mayor a tres (3) meses.. 42.

(43) Solicitud de actualización de cancelación de la inscripción en el registro – Rut- unión temporal o consorcio. Condiciones a cumplir y que serán verificadas por la DIAN . Estar inscrito en el Registro Único Tributario - RUT. . No tener obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias formales pendientes de cumplimiento.. . Adicionalmente debe:. . Agendar cita mediante la página de la DIAN www.dian.gov.co, seleccionando el link “ASIGNACIÓN DE CITAS” indicando como trámite “SOLICITUDES ESPECIALES”. . Presentar un escrito solicitando la cancelación del RUT, indicado el motivo de dicha solicitud.. . Exhibición en el momento de la realización del trámite del original de la cédula de ciudadanía. Cuando el trámite de solicitud de cancelación lo adelante directamente el interesado, el representante legal o el apoderado que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del formulario del obligado, no será necesario adjuntar fotocopia de su documento de identidad, bastará con la exhibición del documento original.. . NOTA: En caso de extravío de la cédula se debe presentar el documento que expide la Registraduría Nacional del Estado Civil para el efecto.. . Fotocopia del acta de constitución y de liquidación de la Unión Temporal o del Consorcio. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y. 43.

(44) representación legal. Aplica para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes. . Inhabilitación de la facturación, la cual es realizada a través de la página de la DIAN www.dian.gov.co (Resolución 000055 de 2016). Solicitud de actualización de cancelación de la inscripción en el registro - Rut persona fallecida (sucesión). Condiciones a cumplir y que serán verificadas por LA DIAN . Estar inscrito en el Registro Único Tributario - RUT. . No tener obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias formales pendientes de cumplimiento.. . Adicionalmente debe: o Agendar cita mediante la página de la DIAN www.dian.gov.co, seleccionando el link “ASIGNACIÓN DE CITAS” indicando como trámite “SOLICITUDES ESPECIALES” o Presentar un escrito solicitando la cancelación del RUT. o Exhibición en el momento de la realización del trámite del original de la cédula de ciudadanía. Cuando el trámite de solicitud de cancelación lo adelante directamente el interesado, el representante legal o el apoderado que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del formulario del obligado, no será necesario adjuntar fotocopia de su documento de identidad, bastará con la exhibición del documento original. 44.

(45) o NOTA: En caso de extravío de la cédula se debe presentar el documento que expide la Registraduría Nacional del Estado Civil para el efecto. Fotocopia del certificado de defunción Fotocopia de la liquidación de la sucesión. Expedido por el Juzgado o la Notaría donde conste la finalización del proceso de sucesión. Fotocopia del documento de la acreditación del representante de la sucesión.. Procedimiento entidades sin ánimo de lucro (ESAL) Calificación . Grupo 1 Entidades Sin Ánimo de Lucro creadas en el año 2018 y que quieren pertenecer al Régimen Tributario Especial Mediante este trámite, las ESAL creadas en el año 2018 podrán solicitar su calificación al. Régimen Tributario Especial y de esta forma acceder a los beneficios tributarios para el año gravable 2018. Este trámite se debe hacer solamente una vez y durante el año 2018, en cualquier momento. Paso 1. Verificar en el Registro Único Tributario RUT Los datos de ubicación de la entidad están completos y correctos En la casilla 53 - “Responsabilidades" registra el código “05 – Impuesto Sobre la Renta y Complementarios Régimen Ordinario". En la casilla 70 – “Beneficio" registre el código “2 - Sin ánimo de lucro".. 45.

(46) Los datos de la identificación, nombre del representante legal autorizado para presentar la solicitud son correctos y están ubicados en el primer ítem de la hoja 3 del RUT. En la casilla 76 – “Fecha de Registro" se encuentre diligenciada la fecha de registro ante el ente de vigilancia y control. En la casilla 88 “Entidad de vigilancia y control", se encuentre diligenciada. Que por lo menos una de las actividades económicas registradas en el RUT corresponda a una actividad meritoria definida en el artículo 359 E.T. Contar con el mecanismo de firma electrónica. Paso 2. Documentación requerida para solicitar la calificación al Régimen Tributario Especial Los estados financieros de la entidad. Copia de la escritura pública, documento privado o acta de constitución en donde conste que está legalmente constituida. Certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente, en el cual figuren sus administradores, representantes y miembros del consejo u órgano directivo, cuando hubiere lugar a ello. Copia del acta de la Asamblea General o máximo órgano de dirección, en la que se autorice al Representante Legal para que solicite que la entidad sea calificada, como entidad del Régimen Tributario Especial del Impuesto sobre la Renta. 46.

(47) Copia de los estatutos de la entidad o acta del máximo órgano directivo donde se indique que el objeto social principal corresponde a una actividad meritoria, que los aportes no son reembolsados, que sus excedentes no son distribuidos y que se identifique los cargos directivos de la entidad. (Numeral 4 del Art. 1.2.1.5.1.8 del Decreto 1625 del 2016). Certificación del Representante Legal de los antecedentes judiciales y declaración de caducidad de contratos estatales de los miembros de la junta directiva, fundadores, representantes legales o miembros de los órganos de dirección de conformidad con el numeral 3 artículo 364-3 E.T.. Paso 3. Envío de Información Prevalidador por SIE Carga Masiva Descargar el prevalidador que contiene los Formatos 2530 Información Fundadores, 2531 Información de Personas que Ejercen Cargos Gerenciales, Directivos o de Control, 2532 Información Donaciones y 2533 Información Asignaciones Permanentes. Diligenciar la información de los formatos a través del prevalidador, los Formatos 2530 y 2531 son obligatorios; los Formatos 2532 y 2533, cuando haya lugar a ello y generar los archivos XML. Enviar la información del numeral anterior, a través del Servicio Informático Electrónico de “Presentación de Información por Envío de Archivos". Paso 4. Radicar a través del SIE-RTE la solicitud de permanencia. 47.

(48) Diligenciar el formato 5245 a través del SIE Régimen Tributario Especial. Adjuntar los documentos soportes requeridos. Firmar y presentar la solicitud de calificación.. Paso 5. Dar respuesta a los comentarios recibidos de la sociedad civil, cuando hay lugar a ello. Si la entidad recibió comentarios por parte de la sociedad civil, esta recibirá dentro de los 3 días hábiles siguientes al vencimiento de recepción de los comentarios, un correo informándole que debe dar respuestas a los comentarios recibidos, para ello debe: Ingresar a los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN con cuenta habilitada y contraseña. Seleccionar el módulo de respuestas a comentarios, dar respuesta en su totalidad a los que se presentan y, o adjuntar soportes, si hay lugar a ello. Guardar y enviar respuesta a los comentarios. Paso 6. Recibir Resolución de Calificación o Negación de la Calificación, según sea el caso Dentro de los 4 meses calendario siguientes al vencimiento de los plazos que tiene el contribuyente para dar respuesta a los comentarios de la sociedad civil o vencimiento del termino para la recepción de comentarios de la sociedad civil, cuando no existen ningún comentario, mediante acto administrativo proferido por la Administración Tributaria, la entidad recibirá la autorización de Calificación o Negación de la Calificación, según sea el caso.. 48.

(49) Es necesario precisar que para el acto administrativo que niega la calificación procede el Recurso de Reposición, en los términos señalados en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contenciosos Administrativo. Grupo 2 Entidades Sin Ánimo de Lucro creadas en el año 2017, y que quieren calificarse en el Régimen Tributario Especial para 2018 Mediante este trámite las ESAL creadas en 2017, podrán solicitar su calificación al Régimen Tributario Especial y de esta forma acceder a los beneficios tributarios para el año gravable 2018. Teniendo en cuenta que para este grupo de entidades el Decreto Reglamentario 2150 de 2017 les permitió actualizar el RUT a 31 de enero de 2018, entonces deberán presentar el proceso de calificación, el cual está determinado en el Parágrafo transitorio 1 del artículo 1.2.1.5.1.7. Del Decreto 1625 de 2016. Las entidades que fueron creadas en el año 2017 y quieren calificarse en el Régimen Tributario Especial para el año gravable 2017 y 2018, debieron haber actualizado el RUT con la responsabilidad “04 – Régimen Tributario Especial del impuesto Sobre la Renta y Complementario", antes del 31 de enero de 2018. Para este trámite debe hacerse lo que a continuación se relaciona, solamente una vez, y antes del 30 de abril de 2018 Paso 1. Verificar en el Registro Único Tributario RUT Los datos de ubicación de la entidad están completos y correctos.. 49.

(50) En la casilla 53 - “Responsabilidades" registra el código “04 – Régimen Tributario Especial del impuesto sobre la renta y complementario". En la casilla 70 – “Beneficio" registre el código “2 - Sin ánimo de lucro". Los datos de la identificación, nombre del representante legal autorizado para presentar la solicitud son correctos y están ubicados en el primer ítem de la hoja 3 del RUT. En la casilla 76 – “Fecha de Registro” se encuentre diligenciada la fecha de registro ante el ente de vigilancia y control. En la casilla 88 “Entidad de vigilancia y control", se encuentre diligenciada. Que por lo menos una de las actividades económicas registradas en el RUT corresponda a una actividad meritoria definida en el artículo 359 E.T. Contar con el mecanismo de firma electrónica Paso 2. Documentación requerida para solicitar la calificación al Régimen Tributario Especial Informe Anual de Resultados que prevea datos sobre sus proyectos en curso y los finalizados, los ingresos, los contratos realizados, subsidios y aportes recibidos, así como las metas logradas en beneficio de la comunidad. Los estados financieros de la entidad. Certificación de Requisitos del representante legal o revisor fiscal en el que evidencia que han cumplido con toso los requisitos durante el respectivo año del respectivo año. (Numeral 13 del parágrafo 2 del artículo 364-5 E.T.) 50.

(51) Copia de la escritura pública, documento privado o acta de constitución en donde conste que está legalmente constituida. Certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente, en el cual figuren sus administradores, representantes y miembros del consejo u órgano directivo cuando hubiere lugar a ello. Copia del acta de la Asamblea General o máximo órgano de dirección, en la que se autorice al representante legal para que solicite que la entidad permanezca y/o sea calificada, según sea el caso, como entidad del Régimen Tributario Especial del Impuesto sobre la Renta. Copia de los estatutos de la entidad o acta del máximo órgano directivo donde se indique que el objeto social principal corresponde a una actividad meritoria, que los aportes no son reembolsados, que sus excedentes no son distribuidos y que se identifique los cargos directivos de la entidad. (Numeral 4 del Art. 1.2.1.5.1.8 del Decreto 1625 del 2016). Certificación del Representante Legal de los antecedentes judiciales y declaración de caducidad de contratos estatales de los miembros de la junta directiva, fundadores, representantes legales o miembros de los órganos de dirección de conformidad con el numeral 3 artículo 364-3 E.T. Acta de Asamblea General o máximo órgano de dirección que indica el estado de las asignaciones permanentes de los años gravables anteriores de conformidad con el artículo 1.2.1.5.1.27 del Decreto 1625 del 2016, si hay lugar a ello. Acta de Asamblea General o máximo órgano de dirección en el que se aprobó la reinversión del beneficio neto o excedente del respectivo año gravable, si hay lugar a ello.. 51.

(52) Paso 3. Envío de Información Prevalidador por SIE Carga Masiva Descargar el prevalidador que contiene los Formatos 2530 Información Fundadores, 2531 Información de Personas que Ejercen Cargos Gerenciales, Directivos o de Control, 2532 Información Donaciones y 2533 Información Asignaciones Permanentes. Diligenciar la información de los formatos a través del prevalidador, los Formatos 2530 y 2531 son obligatorios; los Formatos 2532 y 2533, cuando haya lugar a ello y generar los archivos XML. Enviar la información del numeral anterior, a través del Servicio Informático Electrónico de “Presentación de Información por Envío de Archivos". Paso 4. Radicar a través del SIE-RTE la solicitud de permanencia Diligenciar el formato 5245 a través del SIE Régimen Tributario Especial. Adjuntar los documentos soportes requeridos. Firmar y presentar la solicitud de calificación. Paso 5. Dar respuesta a los comentarios recibidos de la sociedad civil, cuando hay lugar a ello. Si la entidad recibió comentarios por parte de la sociedad civil, esta recibirá dentro de los 3 días hábiles siguientes al vencimiento de recepción de los comentarios, un correo informándole que debe dar respuestas a los comentarios recibidos, para ello debe: Ingresar a los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN con cuenta habilitada y contraseña.. 52.

(53) Seleccionar el módulo respuestas a comentarios, dar respuesta a todos los que se presentan, y, o adjuntar soportes, si hay lugar a ello. Guardar y enviar respuesta a los comentarios. Paso 6. Recibir Resolución de Calificación o Negación de la Calificación, según sea el caso Dentro de los 4 meses calendario siguientes al vencimiento de los plazos que tiene el contribuyente para dar respuesta a los comentarios de la sociedad civil o vencimiento del termino para la recepción de comentarios de la sociedad civil, cuando no existen ningún comentario, mediante acto administrativo proferido por la Administración Tributaria, la entidad recibirá la autorización de Calificación o Negación de la Calificación, según sea el caso. Es necesario precisar que para el acto administrativo que Niega la Calificación procede el Recurso de Reposición, en los términos señalados en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Si se niega la solicitud de calificación, se ordena la actualización del RUT de oficio con la responsabilidad 05 a partir del año 2018, y quedara excluido del régimen tributario especial. Readmisión Cooperativas De acuerdo con el artículo 19-4 del Estatuto Tributario, las cooperativas pertenecen al Régimen Tributario Especial. Y, por tanto, no requieren calificarse ni solicitar su permanencia en el mencionado régimen, salvo en los casos que sean excluidas del régimen y para ello deberán presentar una solicitud de readmisión.. 53.