1 SEMINARIO:
“LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ÁREA COMERCIAL EN LAS EMPRESAS GRANDES Y MEDIANAS“
TEMA:
“EMPRESAS PROVEEDORAS DE INSUMOS PARA PRODUCTOS TERMINADOS”
INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN RELACIONES COMERCIALES PRESENTAN:
YULIANA CASTILLO RODEA OSCAR GRANADOS MANCERA FRANCISCO JAVIER GUZMÁN SÁNCHEZ DOLORES ZAAC NITHÉ ROBLES PAULINO
ROSA MARÍA RUÍZ VÁSQUEZ
CONDUCTORES DEL SEMINARIO:
L.R.C GABRIEL MARTÍNEZ MEDEL L.R.C. LYDIA AMPARO VILLASEÑOR CADENA
MÉXICO, D.F. JULIO DE 2009 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD TEPEPAN
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AGRADECIMIENTOS.
AL IPN
Por ser la Institución que nos permitió formar parte de su estructura educativa, porque en ella es donde cursamos nuestra carrera y nos permitió desarrollarnos a tal punto de ahora ser dignos profesionistas.
A LA ESCA
Por ser el plantel donde terminamos nuestros estudios, y que es parte fundamental de los vínculos formados, porque en sus aulas vivimos muchas experiencias, algunas de ellas gratas, otras no tanto, pero todas ellas nos hicieron aprender y ser cada día una mejor persona, darnos cuenta de que somos capases de lograr todo lo que cada día nos propongamos y mucho más, porque en ella logre mi sueño de cursar una Licenciatura
A LOS MAESTROS.
Por haber sido quienes nos guiaron a lo largo de nuestra educación, compartiendo con nosotros sus conocimientos, su disposición y ayuda bridada, experiencias y consejos, que han sido fundamentales para poder concluir nuestra carrera; porque sin ellos no hubiéramos encontrado el camino.
3 ÍNDICE
AGRADECIMIENTOS...
ABREVIATURAS……….
INTRODUCCIÓN………..………..
CAPÍTULO 1. LA EMPRESA Y LA ADMINISTRACIÓN………..
1.1. LA EMPRESA……….….
1.1.1. DEFINICIÓN……….……..
1.1.2. OBJETIVO……….….
1.1.3. IMPORTANCIA………..…….
1.1.4. CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA………..……..
1.1.5. LA ADMINISTRACIÓN DE LAS EMPRESAS………..…………..
1.1.6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO………..………….
CAPÍTULO 2. LA ORGANIZACIÓN DE LAS EMPRESAS………..
2.1 LA ORGANIZACIÓN DE LAS EMPRESAS……….…….
2.1.1. CONCEPTOS………
2.1.2. OBJETIVOS……….…….
2.1.3. IMPORTANCIA………
2.1.4. PRINCIPIOS……….…….
2.1.5. LAS ÁREAS PRINCIPALES………
2.1.6. LOS NIVELES………..
CAPÍTULO 3. LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ÁREA COMERCIAL (VENTAS Y MERCADOTECNIA)………...
3.1. LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ÁREA COMERCIAL………
3.1.1. DEFINICIÓN……….…………
3.1.2. OBJETIVOS………..
3.1.3. IMPORTANCIA………
3.1.4. CLASIFICACIÓN……….……
3.1.5. ESTRUCTURA……….
3.1.6. FUNCIONES……….
3.1.7. NIVELES………...
CAPÍTULO 4. LA INVESTIGACIÓN DE MERCADOS CUANTITATIVA………...…..
4.1. INVESTIGACIÓN DE MERCADOS CUANTITATIVA………
4.1.1. DEFINICIÓN……….
4.1.2. INVESTIGACIÓN EXPLORATORIA……….
4.1.3. INVESTIGACIÓN CONCLUYENTE……….……….
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………
OBJETO DE ESTUDIO………..
JUSTIFICACIÓN………
OBJETIVOS……….
HIPÓTESIS……….……….
4.1.3.1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA………
4.1.3.2. PÚBLICO OBJETIVO (TAMAÑO Y GIRO)………..……….
4.1.3.3. FUENTES DE INFORMACIÓN………
2 5 6 7 7 7 7 7 8 11 14 19 19 19 19 20 21 24 32 34 34 34 34 35 36 37 43 47 49 49 49 58 60 69 69 69 70 70 70 72 75
4
4.1.3.4. RECOPILACIÓN DE DATOS………...…………
4.1.3.5. DISEÑO DEL CUESTIONARIO………...………
4.1.3.6. DISEÑO DE LA MUESTRA……….
MUESTRA………..……
PROCEDIMIENTO………..
4.1.3.7. TRABAJO DE CAMPO………..
4.1.3.8. TABLAS DE RESULTADOS………...……….
4.1.3.9. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN………...…….
4.1.3.10. INFORME FINAL………
4.1.3.11. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES………...………
CONCLUSIONES………...………
ANEXOS GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA
78 83 102 104 117 117 135 151 193 196 197
5 ABREVIATURAS.
ADMON.
ANIQ CAINTRA CAN.
CANACEM CANACINTRA CANIFARMA CANIRAC CMIC CNICP Cód.
CONCAMIN DEPTO.
D.F.
Ed.
EE.UU ENAP INEGI MEX.
NSE PIB PYMES R.H.
SIM.
TV
Administración.
Asociación Nacional de la Industria Química.
Cámara de la Industria de Transformación.
Canadá.
Cámara Nacional del Cemento
Cámara Nacional de la Industria de Transformación.
Cámara Nacional de la Industria Farmacéutica.
Cámara Nacional de la Industria de Restaurantes y Alimentos Condimentados.
Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción
Cámara Nacional de las Industria de la Celulosa y del Papel.
Código.
Confederación de Cámaras Industriales de los Estados Unidos Mexicanos.
Departamento.
Editorial.
Distrito Federal.
Estados Unidos de América.
Escuela Nacional de Artes Plásticas.
Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática.
México.
Nivel Socioeconómico Producto Interno Bruto.
Pequeñas y Medianas Empresas.
Recursos Humanos.
Sistema de Información de Mercadotecnia.
Televisión.
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INTRODUCCIÓN.
El presente proyecto de titulación comprende el desarrollo teórico que será el fundamento para reforzar o adquirir el conocimiento necesario de la información que posteriormente utilizaremos para facilitarnos el trabajo práctico, que para este caso será una investigación de mercados en empresas grandes y medianas de la Ciudad de México del sector industrial, para conocer si tienen o no dentro de su organización una área comercial y como esta estructurada la misma.
El desarrollo de este proyecto contiene cuatro capítulos, las cuales se mencionan a continuación:
En el Capítulo Uno se incluye desde una definición de lo que es la empresa, su objetivo e importancia, así como la clasificación de las empresas en los aspectos de tamaño y sector, esto último basado en los criterios que utiliza tanto la Secretaría de Economía (SE) como el INEGI respectivamente; además de como se lleva a cabo la Administración de la misma, también se incluyen las etapas que comprende el Proceso Administrativo para llevar a cabo esta tarea de la manera más eficaz posible, las cuales no deben llevar un orden riguroso, pero que sin embargo deben ser llevadas a cabo para cumplir con los objetivos previstos por la empresa.
El Capítulo Dos comprende el desarrollo de lo que es la Organización de una Empresa, en esta se incluye una definición de organización, así como el objetivo y la importancia de la misma dentro de la empresa, ya que si esta no existe, la empresa carece en cierto sentido de existencia, además se incluye cuales son las áreas principales con que debe contar una empresa, así como las funciones que cada una debe llevar a cabo; por último contiene los niveles de organización básicos que existen en la empresa.
El Capítulo Tres tiene cierta similitud con el Dos, ya que este último es tomado como base para el desarrollo del mismo, solo que en este caso se enfoca propiamente a lo que es la Organización de un Área Comercial; aquí se define lo que es el área, su objetivo e importancia, su clasificación y la evolución de su estructura con el paso del tiempo, además al igual que en el capítulo anterior contiene las funciones y niveles de las áreas que integran la parte comercial de la empresa.
Por último tenemos el Capítulo Cuatro, el cual se divide en dos partes teórico-práctica; en la primera tenemos una introducción de lo que es la investigación de mercados, la importancia de la misma, así como los tipos de investigación que se pueden llevar a cabo; en la segunda parte se lleva a cabo lo que sería propiamente el trabajo de campo, en la cual definimos cual es el problema a resolver, nuestro público objetivo, las fuentes de donde podemos obtener información, los métodos para recopilar los datos, diseñamos el cuestionario que aplicaríamos, la muestra que ocuparíamos, delimitamos los sectores que estudiaría cada equipo y por último una vez realizado todo el trabajo de campo en la práctica, se presentan los resultados a los que se llegaron.
Cabe destacar que la investigación en nuestro caso particular la realizamos en varios subsectores del sector industrial, estos son: Industria de las bebidas y del tabaco, Fabricación de insumos textiles, Confección de productos textiles, excepto prendas de vestir, Fabricación de prendas de vestir, Fabricación de productos de cuero, piel y materiales sucedáneos, excepto prendas de vestir, Industria de la madera, Industria del papel, Fabricación de productos derivados del petróleo y del carbón, Industria química, Fabricación de maquinaria y equipo y Fabricación de equipo de generación eléctrica y aparatos y accesorios eléctricos.
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CAPITULO 1. LA EMPRESA Y LA ADMINISTRACIÓN.
1.1. EMPRESA.
1.1.1. DEFINICIÓN.
“Es una unidad social que mediante la administración de sus recursos, para producir y/o comercializar bienes o servicios de manera lucrativa o no lucrativa con el fin común de satisfacer necesidades de una sociedad”.1
Conjunto de actividades humanas organizadas con el fin de producir bienes o servicios (Agustín Reyes Ponce).
1.1.2. OBJETIVO.
“Es satisfacer necesidades o deseos del mercado al que sirve, pudiendo ser que esta se incline más hacia cualquiera de los siguientes objetivos económicos, sociales y/o tecnológicos ò la combinación de los anteriores”.2
La empresa tiene una responsabilidad social implícita en sus actividades, aunque no sea su propósito fundamental. Así, crea los empleos que requiere la comunidad, compra servicios y materia prima, paga impuestos y produce mercancías (bienes y/o servicios) para la sociedad.
1.1.3. IMPORTANCIA.
La importancia para un país se sitúa en el contexto de productividad de bienes y/o servicios, considerando como aspectos fundamentales el económico y social.3
ECONOMICO:
¾ Empleo.
¾ PIB.
¾ Exportaciones.
¾ Importaciones.
.
SOCIAL:
¾ Cultural influencia.
¾ Progreso humano.
¾ Satisfacción de necesidad.
1 Apuntes de clase.
2 Apuntes de clase.
3 Apuntes de clase.
8
No se concibe el estado sin la existencia de la empresa pública y/o privada porque de hecho el estado también es una empresa por que emprende la acción del aparato productivo de una nación, y por lo tanto se produce por medio de la actividad empresaria por los sectores de la economía.
1.1.4. CLASIFICACION DE LA EMPRESA.
Fuente: INEGI Por sector:
1. Comercio:
En el sector comercio se encuentran todos aquellos contribuyentes que realizan actos de comercio.
Esto se encuentra establecido en el Art. 3° del Código de Comercio. Dentro de los principales podemos señalar:
¾ La compra y permuta de cosas, muebles, hechas con ánimo de venderlas, permutarlas o arrendarlas en la misma forma o en otra distinta.
¾ La compra de un establecimiento de comercio.
¾ El arrendamiento de cosas muebles hecho con ánimo de subarrendarlas.
¾ Las empresas de fábricas, manufacturas, almacenes, tiendas, bazares, fondas, cafés y otros establecimientos semejantes.
¾ Las empresas de transporte por tierra, ríos o canales navegables.
¾ Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, las agencias de negocios.
¾ Las empresas de espectáculos públicos
¾ Las empresas de construcción, compra y venta de naves, sus aparejos y suministros.
¾ Las empresas de construcción de bienes inmuebles por adherencia, como edificios, caminos, puentes, canales, desagües, instalaciones industriales y de otros similares de la misma naturaleza.
¾ Y demás actos que establece el Código de Comercio 2. Comunicaciones y transporte:
El sector Transporte involucra a todos los agentes del mercado relacionados con el traslado de pasajeros y de carga, ya sea por la vía marítima, aérea o terrestre.
Por su parte, el sector Comunicaciones provee de servicios de telecomunicaciones al país, tanto en telefonía básica, inalámbrica, larga distancia, TV por cable e internet.
3. Construcción:
El sector de la Construcción, corresponde a una actividad comercial productiva, constituida tanto por personas naturales como jurídicas, incluyendo las comunidades y las sociedades de hecho, orientadas a la elaboración bienes inmuebles, estando presentes la prestación de servicios de construcción y concesiones viales
9 4. Electricidad, gas y agua:
El sector Eléctrico, Gas y Agua, corresponde a una actividad comercial, productiva y prestadora de servicios, orientada a la elaboración y/o distribución de los respectivos productos.
5. Minería:
El sector minería se define como una actividad eminentemente ligada a la extracción, producción y comercialización de los recursos minerales no renovables, exceptuando a los hidrocarburos, con el objeto de obtener un beneficio económico. Las ventas de este sector se orientan mayoritariamente al extranjero, siendo Chile el mayor productor y exportador de Cobre, Nitrato Natural y Litio. Cabe destacar además que Chile es el principal productor mundial de Yodo y ocupa importantes sitiales en la producción de Renio, Molibdeno, Boro, Plata y Oro.
Entre los Códigos de actividad que definen a este tipo de contribuyente están:
¾ Extracción de Minerales de Hierro (Cód. 131000)
¾ Extracción de Cobre (Cód. 133000)
¾ Extracción Oro y Plata (Cód. 132010)
¾ Extracción de Zinc y Plomo (Cód. 132020)
¾ Extracción Manganeso (Cód. 132030)
¾ Extracción del Otros Minerales Metalíferos N.C.P. (Cód. 132090)
¾ Extracción de Uranio y Torio (Cód. 120000)
¾ Extracción de Piedra, Arena y Arcilla (Cód. 141000)
¾ Extracción de Nitratos y Yodo (Cód. 142100)
¾ Explotación de Otras Minas y Canteras N.C.P. (Cód. 142900)
¾ Extracción de Sal (Cód. 142200)
¾ Extracción de Litio y Cloruros, excepto Sal (Cód. 142300)
¾ Ventas al por Mayor de Metales y Minerales Metalíferos (Cód. 514200)
¾ Extracción, Aglomeración de Carbón de Piedra, Lignito y Turba (Cód. 100000)
¾ Extracción de Petróleo crudo y Gas Natural (Cód. 111000)
¾ Actividades de Servicios Relacionadas con la Extracción de Petróleo y Gas (Cód. 112000) 6. Manufacturas y de servicios:
Los contribuyentes asociados a la industria manufacturera se dedican a la elaboración de materias primas, productos semi-elaborados y productos terminados, los cuales se transan en el mercado nacional o internacional. Por su parte, los contribuyentes pertenecientes al rubro servicios se dedican a la prestación de los mismos, lo cual en algunos casos permite que ciertas actividades de la empresa sean externas.
7. Energía:
La industria de Energía se define como una actividad de explotación y/o aprovechamiento de distintas fuentes con potencial energético, como el petróleo y la hidroelectricidad, con el fin de producir energía, constituyendo lo anterior un factor vital en el desarrollo económico y social del país.
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Para la industria eléctrica, se observan actividades de generación, transmisión, distribución y/o comercialización de electricidad, las que son desarrolladas en Chile por el sector privado, cumpliendo el Estado una función reguladora, fiscalizadora y subsidiaria.
En el caso de la industria relacionada con Hidrocarburos, se observan 3 sectores: hidrocarburos líquidos, gaseosos y sólidos. En éstos se presentan actividades de exploración, explotación, refinación, servicios de almacenamiento, transporte de productos y su comercialización, las que son realizadas por ENAP y/o empresas privadas a las cuales se les ha otorgado concesión.
Según la naturaleza de los contribuyentes, el sector energético se segmenta en los siguientes códigos de actividad:
¾ Generación Hidroeléctrica (Cód. 401011),
¾ Generación en Centrales Termoeléctrica de Ciclos Combinados (Cód. 401012),
¾ Generación en Otras Centrales Termoeléctricas (Cód. 401013),
¾ Generación en Otras Centrales N.C.P. (Cód. 401019),
¾ Transmisión de Energía Eléctrica (Cód. 401020),
¾ Fabricación de Productos de Refinación de Petróleo (Cód. 232000),
¾ Fabricación de Gas; Distribución de Combustibles Gaseosos por Tuberías (Cód. 402000).
8. Pesca:
La industria pesquera se define como una actividad extractiva y de explotación de las riquezas del mar.
La Pesca comprende todas las actividades destinadas a capturar, cazar, segar, poseer, recolectar, conservar y utilizar las especies hidrobiológicas que tienen en el agua su medio normal o más frecuente de vida.
Es conveniente tener presente que la Acuicultura no está considerada como actividad extractiva, ya que está organizada por el hombre y los recursos acuáticos pertenecen a quien los cultiva y mantiene.
9. Agropecuario-silvícola:
La actividad agropecuaria, engloba a la actividad agrícola y la actividad ganadera o pecuaria.
Ambos sectores constituidos por una actividad productora o primaria, que se lleva a cabo en tierra o sin ella y una actividad elaboradora o transformadora que puede llevarse a cabo en cualquier otro lugar.
Dentro del sector agropecuario se incluye la producción de cereales, hortalizas, fruticultura, cultivos industriales, viñas y ganadería, entre otras.
10. Servicios financieros:
El sector Servicios Financieros, corresponde a una actividad comercial, prestadora de servicios de intermediación relacionados al ámbito de generación de valor a través del dinero.
Desde el punto tributario, son actividades que están clasificadas en el comercio. Tributan en la 1°
Categoría, sobre la base de rentas efectivas. Las actividades que incluye este sector son principalmente:
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1. Bancos e Instituciones Financieras: Bancos Nacionales, Extranjeros, Representaciones.
2. Oferta y Contratación de seguros: Compañías de Seguros generales, de Vida, de crédito, Corredores.
3. Administradoras de Fondos: Generales, de Pensiones, Mutuos, para la Vivienda, de Inversión.
4. Mercado de valores: Bolsas de Comercio y de Valores, Corredores.
5. Otros Servicios Financieros: Factoring, Leasing, Casas de Cambio
6. Servicios de Apoyo: Administradoras de Tarjetas de Crédito, Clasificadoras de Riesgo, Sociedades de Cobranza, Asesoría y Consultoría Financiera.
11. Sector turístico:
El turismo es uno de los sectores económicos más importantes y dinámicos en el mundo actual, tanto por su nivel de inversión, participación en el empleo, aportación de divisas, como por la contribución al desarrollo regional. Aporta alrededor del 11% de la producción mundial y genera uno de cada once empleos. Se estima que en los próximos 20 años viajarán por el mundo 1.6 millones de turistas que dejarán una derrama económica de dos millones de millones de dólares.
Por Tamaño de la empresa:
Número de empleados Micro Pequeña Mediana Grande
Manufactura 1-10 10-100 100-250 Más de 250
Servicios 1-10 10-50 50-100 Más de 100
Fuente: Secretaría de Economía.
1.1.5. LA ADMINISTRACION DE EMPRESAS.
Proceso por el cual se planean acciones de un individuo o grupo social coordinando los recursos, dirigiendo y controlando la productividad de los mismos para el logro eficaz y eficiente de los objetivos.”4
Elementos del concepto:
¾ Objetivos: Enfocado a lograr fines o resultados.
¾ Eficacia: Lograr los objetivos / calidad y tiempo.
¾ Eficiencia: Hacer las cosas bien/ -costo + calidad.
¾ Grupo social: Estar conformado dentro del mismo.
¾ Coordinación: Combinar, sistematizar y analizar los recursos.
¾ Productividad: Relación entre calidad de insumos para producir más recursos en menos tiempo.
4 Apuntes en clase.
12 Objetivo de la administración.
Alcanzar eficazmente y eficientemente los objetivos.
OBJETIVOSÆ ADMON.ÆÉXITO Características:
¾ Valor instrumental: Es el medio para obtener determinados resultados.
¾ Unidad temporal: Es un proceso dinámico en el que todos sus partes existen simultáneamente.
¾ Amplitud del ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal
¾ Especificidad: Que tiene características propias que le proporciona su carácter específico.
¾ Universalidad: Existe en cualquier individuo o grupo social y puede aplicarse en cualquier tipo de empresa.
¾ Interdisciplinario: Es a fin a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo
¾ Flexibilidad: Sus principios se adaptan a las necesidades propias en donde se aplican
En base a nuestra investigación podemos concluir que la administración “es un proceso para lograr eficientemente los objetivos de una organización, a través de coordinar todos los recursos y la colaboración del factor humano”
De acuerdo a los autores:
¾ Reyes Ponce
¾ Fernández Arenas
¾ Weihrich y Koontz
¾ R. Terry
La administración no solo se define como una ciencia sino, también como técnica y arte; el cuadro siguiente lo describe:
ELEMENTOS CIENCIA TÉCNICA ARTE
Definición
Objeto
Método
Fundamento
Conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados, de validez universal, fundamentados en una teoría referente a verdades generales.
Conocimiento del mundo:
búsqueda de la verdad.
Investigación.
Observación.
Experimentación.
Encuestas.
Leyes generales.
Principios.
Conjunto de
instrumentos, reglas, procedimientos y conocimientos cuyo objeto es la
aplicación utilitaria.
Aplicación o utilidad práctica.
Instrumentos.
Procedimientos.
Conocimientos científicos.
Principios y reglas de aplicación práctica.
Conjunto de técnicas y teorías, cuyo objeto es causar un placer estético a través de los sentidos.
También se dice de la virtud, habilidad o disposición para hacer bien una cosa.
Belleza, habilidad, expresión, técnicas, teorías, emotividad, creatividad, etc.
Reglas
Fuente: George R. Terry
13 Principios de la administración.
1) División del trabajo.
Este principio se refiere a la manera de especializar las funciones de los miembros de la organización.
2) Autoridad y responsabilidad.
Fayol considera relacionadas la autoridad y la responsabilidad, señalando que no se puede dar una sin la otra y viceversa.
3) Disciplina.
Los miembros de la organización se deben apegar a las reglas establecidas.
4) Unidad de mando.
Significa que cada empleado debe recibir órdenes solo de un jefe.
5) Unidad de dirección.
Los objetivos y los planes de la organización deben de ser guiados y coordinados por un solo jefe.
6) Subordinación del interés individual al interés general.
Este punto nos dice que los intereses de la organización deben de ser cumplidos satisfactoriamente antes de los intereses personales.
7) Remuneración del personal.
Los miembros de la organización deben de recibir un pago justo de acuerdo a las labores que realicen dentro de ésta.
8) Centralización.
La autoridad debe estar concentrada o dispersa en la organización, de acuerdo a las circunstancias propias que determinen los mejores resultados finales a la misma.
9) Línea de autoridad.
Los miembros de cada organización están regidos por una cadena que empieza por el escalón más alto hasta el más bajo.
10) Orden
Este punto para la organización, se puede definir como "cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa“
11) Equidad.
Las personas que ejerzan la administración deben tener la lealtad y devoción del personal que labora dentro de la organización, por medio de justicia y cortesía en el trato.
12) Estabilidad en el trabajo.
Este principio nos muestra que la constante rotación de personal es un signo de una mala administración, por consiguiente, hay que evitarlo.
13) Iniciativa.
Este punto nos invita a crear y ejecutar un plan y a su vez, nos dice que debemos fomentar y promover la creatividad dentro de los trabajadores de la organización.
14) Espíritu de equipo.
Este principio nos muestra la importancia de crear grupos de trabajo para mejorar el ambiente de trabajo que nos ayude a aumentar la productividad y haya una mayor participación de los empleados.
14 Importancia de la administración.
Simplificar el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos; así como el aprovechamiento de los recursos (recursos materiales, humanos, técnicos, financieros), para lograr con mayor rapidez y efectividad los objetivos y favorecer la toma de decisiones para su competitividad y/o productividad de cualquier grupo social.5
De acuerdo con Agustín Reyes Ponce y Joaquín Rodríguez Valencia, la importancia de la administración se basa en los siguientes puntos:
9 La administración se da donde quiera que exista una organización.
9 El éxito de una empresa u organismo social, se debe a la buena administración que posea.
9 Para las grandes empresas, la administración científica es esencial.
9 Para las empresas pequeñas y medianas, la manera más indicada de competir con otras es el mejoramiento de su administración, dicho en otras palabras, tener una mejor coordinación de sus recursos incluyendo al humano.
9 Para lograr un incremento en la productividad, dependerá de una adecuada administración.
9 Para las organizaciones que están en vías de desarrollo, el principal elemento para desarrollar su productividad y su competitividad con otras es mejorar la calidad en su administración.
1.1.6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
Es un conjunto de fases y etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, misma que se interrelaciona y forman un proceso integral.
Este proceso administrativo formado por 4 etapas fundamentales; planeación, organización, ejecución y control; que a su vez se agrupan en dos fases.
5 Apuntes en clase.
15
9 Fase mecánica: Es la parte teórica de la administración, es decir, es la parte estructural de la misma y tiene una proyección hacia el futuro.
9 Fase dinámica: se refiere a la parte operacional, se encarga de ver que se hagan las actividades y revisar como se han realizado dentro de la administración.
MECÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN
DINÁMICA DE LA ADMINISTRACIÓN Previsión:
Objetivos, Investigaciones y Cursos Alternativos.
Planeación:
Políticas, Procedimientos, Programas, Pronósticos y Presupuestos.
Organización:
Funciones, Jerarquías y Obligaciones.
Integración:
Selección, Desarrollo, Introducción e Integración de los Recursos.
Dirección:
Autoridad, Supervisión y Comunicación.
Control:
Su Establecimiento, Su Operación y Su Interpretación.
Fuente: Salvador Mercado, Investigación de Mercados De acuerdo a otros autores el proceso administrativo tiene los siguientes elementos Proceso administrativo
¾ Previsión: responde a la pregunta ¿Qué puede hacerse?
¾ Planeación: responde a la pregunta ¿Qué se va hacer?
¾ Organización: responde a la pregunta ¿Cómo se va a hacer?
¾ Integración: responde a la pregunta ¿Con qué se va a hacer?
¾ Dirección: responde al problema ver que se haga correctamente.
¾ Control: responde a la pregunta ¿Cómo se ha realizado?
Planeación.
“Establecer que se puede hacer, qué se va a hacer, cómo, cuándo y quién ha de hacerlo teniendo como base dónde estamos y hasta dónde queremos ir, mediante los siguientes elementos”.6
¾ Propósitos: Son el cimiento de la planeación, definen su razón de existencia y determinan el éxito o fracaso de una empresa. Ejemplo. Misión y Visión de la Empresa.
¾ Objetivos: Representa lo que la empresa desea obtener en un determinado tiempo. Ejemplo.
Crecimiento de la utilidad, Ventas, Producción. Etc.
¾ Estrategias: Cursos de acción para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Ejemplos. Estrategias de promoción, publicidad, etc.
6 Apuntes de clase.
16
¾ Políticas: Guías para orientar la acción, deben estar acorde con los objetivos de la empresa. Ejemplo. Política de ventas, crédito, descuentos, etc.
¾ Programas: Esquema donde se establece la secuencia de las actividades. Ejemplo. Manual de ventas, Plan de mercadotecnia.
¾ Presupuestos: Plan de las actividades de la empresa expresada en términos económicos.
Ejemplo. Presupuesto del Plan de mercadotecnia.
¾ Procedimientos: Establece el orden cronológico de la secuencia de las actividades.
Ejemplo. Manuales de Procedimientos, Calendario de Actividades
Actividades importantes de la planeación.
a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
b) Pronosticar.
c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
f) Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
g) Anticipar los posibles problemas futuros.
h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
Organización.
“Es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de todos los recursos (materiales, financieros y humanos, etc.) de un organismo social, con el fin de lograr la máxima eficacia de los objetivos señalados”.7
Tipo de organización.
¾ Formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente.
¾ Informal: Cualquier actividad personal conjunta si un propósito consiente aun cuando contribuya a los resultados conjuntos.
Pasos de la organización:
1. División del trabajoÆ definición de tareas/actividades.
2. DepartamentalizaciónÆSelección, desarrollo, introducción e integración de todos los recursos.
3. JerarquizaciónÆ Definición de la autoridad y responsabilidades.
CoordinaciónÆ Determinar relaciones de autoridad-responsabilidad.
Actividades importantes de la organización.
a) Subdividir el trabajo en unidades operativas (Depto.)
b) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.) c) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
d) Aclarar los requisitos del puesto.
7 Apuntes de clase.
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e) Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
f) Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.
g) Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
h) Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
Ejecución.
“Proceso para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de la planeación y organización”.8
Proceso de la ejecución:
1. Toma de decisiones.- Elección de un curso de acción entre varias alternativas.
2. Integración.- Elección de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas.
3. Motivación: Influir sobre otros para el logro de los objetivos.
4. Comunicación.- Transmisión y recepción de información.
Actividades importantes de la ejecución.
a) Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
b) Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
c) Motivar a los miembros.
d) Comunicar con efectividad.
e) Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
f) Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
g) Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
h) Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
Control.
“Mide y compara resultados de la organización con estándares preestablecidos para decidir qué acciones preventivas o correctivas implementar”.9
Objetivo.
Garantizar el éxito de los planes al detectar errores al tiempo e implementar medidas correctivas.
Proceso de control.
1. Establecimiento de estándaresÆVerificar el logro de los objetivos.
2. Medir desempeñoÆMedir y cuantificar resultados.
3. Detectar desviacionesÆDescubrir diferencias entre ejecución y planeación.
4. Medidas correctivasÆIdentificar errores y corregirlos
8 Apuntes de clase.
9 Apuntes de clase.
18 Actividades importantes del control.
a) Comparar los resultados con los planes generales.
b) Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
c) Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
d) Comunicar cuales son los medios de medición.
e) Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h) Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
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CAPITULO 2. LA ORGANIZACIÓN EN LAS EMPRESAS.
2.1. LA ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS.
2.1.1. CONCEPTOS.
“Organizar es ordenar, agrupar y coordinar las actividades y recursos de la empresa, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de los objetivos de la propia empresa”.10
Otras definiciones:
¾ Litterer señala: “es una unidad social dentro de la cual existe una relación estable (no necesariamente personal) entre sus integrantes, con el fin de facilitar la obtención de una serie de objetivos o metas”.
¾ Koontz y O´Donnell mencionan “organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos… y coordinar, tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa”.
¾ Sheldon la considera como “el proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deban efectuar con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se ejecuten sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles”.
¾ Nosotros la definimos así: “Organización es la estructura técnica de la relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”.
2.1.2. OBJETIVOS.
“Coordinar al máximo los recursos y las actividades de la empresa con el propósito de que el de desarrollo de la misma se dirija hacia sus objetivos”.11
Los objetivos de la organización técnica pueden clasificarse en dos grupos: los básicos y los secundarios.
10 Apuntes de clase.
11 Apuntes de clase.
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Los objetivos básicos de la organización son los siguientes:
1. Suplir las Limitaciones. Es evidente que ningún hombre puede bastarse por sí mismo, sino que para satisfacer todas sus necesidades requiere coordinarse con otros, lo que hace necesariamente dentro de varias organizaciones.
2. Permitir la comunicación de los valores. No solo nos asociamos con los demás en razón de nuestras debilidades y limitaciones, sino que también lo hacemos para comunicar a los demás nuestros pensamientos, nuestros afectos, nuestra amistad, etc.
Es evidente que muchas de las organizaciones a las que pertenecemos responden a estos fines.
3. Lograr la eficacia de la acción con la mayor eficiencia posible. Como se sabe, la eficacia consiste en lograr las metas u objetivos que nos hemos propuesto, pero es evidente que mientras mejor nos organicemos lograremos esas metas en mejores niveles y condiciones y con menor esfuerzo.
Como objetivos derivados pueden mencionarse los siguientes:
1. Aumentar nuestras capacidades. Las que cada uno posee rendirán más cuando las combine de manera eficiente con las de los demás.
2. Aprovechar los conocimientos acumulados en el pasado. Esto es claramente evidente, por ejemplo, en las universidades, talleres de trabajo, etc.; en todos estos sitios se transmiten a los demás lo que otros lograron descubrir en el pasado.
3. Ahorrar tiempo. Es evidente que se harán las cosas mucho más rápidamente cuando haya coordinación con otras personas dentro de una organización.
4. Favorecer la especialización. La organización no solo permite, sino que exige en gran parte, que cada quien se especialice mejor en cada tarea, lo que conlleva un beneficio de mayor eficiencia y perfección.
2.1.3. IMPORTANCIA.
Contribuye a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional, ya que es el enlace de los teóricos y prácticas manteniendo la relación entre todos los recursos de la empresa, debido a que indica todo.
1. La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa.
2. Tan grande es la importancia de la organización que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a esta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es inadecuado por lo ya visto.
3. Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos que Urwick llama de mecánica administrativa, y los aspectos prácticos que el mismo autor conoce bajo denominación de dinámica: entre “lo que debe ser” y “lo que es”. De ahí que muchos, al hacer el estudio de la organización, prolonguen su campo hasta los aspectos que corresponden a la integración: reclutamiento, selección, introducción y aun desarrollo de los trabajadores y jefes.
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A nuestro juicio, confundir la organización con la integración reviste el peligro de mezclar la teoría con la práctica, lo ideal con lo real, con la consecuencia muy frecuente de que se pierdan de vista las metas, haciendo bajar el nivel técnico de la administración en vez de presionar para que la realidad se acomode a lo que ”debería ser”.
Lo anterior no significa que se niegue en forma alguna que la organización requiere tomar en cuenta constantemente los elementos humanos y materiales de que se pueda disponer para adaptarse a ellos, pero creemos que debe precisarse primero como debería ser la organización, y después integrar esta, como resulte más conveniente de acuerdo con los elementos de que se dispone, pero sin perder de vista aquellos que debe tenderse.
De hecho, así como los elementos de previsión y planeación tienen mayor relación, la organización y la integración guardan la máxima conexión, pero parece más conveniente estudiarlas y realizarlas bajo sus propios principios y de manera separada.
2.1.4. PRINCIPIOS.
Apuntes de clase12
12 Apuntes de clase Estructura:
-Adaptación -Difusión
División del trabajo:
-Especialización -Coordinación
Relaciones jerárquicas:
-Unidad de mando -Autoridad (se delega)
-Responsabilidad (se comparte)
“Líneas de mando y comunicación”
Cobertura comercial amplitud de control:
-Similitudes de funciones -Contigüidad de funciones -Coordinación y planeación
Principios
22 Se determina los siguientes Principios:
1) Principio de la especialización.
“Cuando más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza”.
Este principio es, junto con el siguiente, quizás el fundamental en la organización.
Debe advertirse que la división de trabajo no es sino el medio para obtener una, mayor especialización y con ella mayor precisión, profundidad de conocimientos, destreza y perfección en cada una de las personas dedicadas a cada función.
Lo anterior es resultado natural de la limitación humana; es imposible, aun para mentes y capacidades privilegiadas, abarcarlo todo; por ello, cuanto menor sea el campo al que se dediquen obtienen más eficiencia de su trabajo.
No obstante, deben hacerse algunas observaciones:
1. La especialización solo es útil cuando se tiene un conocimiento general del campo del que dicha especialización es parte; de lo contrario, se desconocen las relaciones de la actividad propia con las demás, con mengua de la eficiencia. Así, una persona especializada en selección de personal pero que ignora los principios generales de las relaciones industriales, fácilmente cometerá serios errores.
2. La especialización tiene como limites los que impone la naturaleza humana del trabajo;
cuando no se reconocen, fácilmente se llega a una súper-especialización, que produce monotonía o lesiona la dignidad humana del trabajador, reduciéndolo a una mera maquina o parte mecánica de un sistema. Además, a base de ir haciendo que el especialista sepa cada vez más de un campo menor, llega a hacérsele especialista en actividades que prácticamente carecen de importancia.
2) Principio de la unidad de mando.
“Para cada función debe existir un solo mando”
Este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la eficacia que exige la organización: “nadie puede servir a dos señores”.
Un cuerpo con dos cabezas afirma Urwick, es tan monstruoso en lo administrativo, como un cuerpo humano con dos cabezas en lo biológico”.
Lo anterior no se opone a que el mando pueda ser ejercido simultáneamente por varias personas, como ocurre, por ejemplo, con las órdenes de un comité decisorio.
Para obtener mayor eficiencia la especialización estableció la división por funciones; la unidad de mando, para lograr también esa mayor eficiencia, establece su coordinación a través de un solo mando, que fije el objetivo común y dirija a todos a lograrlo.
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No va contra este principio el sistema de organización que recibe el nombre de “funcional o de Taylor”, porque este sistema supone que varios jefes mandan ciertamente sobre el mismo grupo, pero, al menos teóricamente, lo hacen sobre materias o funciones distintas.
3) Principio del equilibrio de autoridad – responsabilidad.
“Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella”.
La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo; la responsabilidad va en la misma línea, pero de abajo hacia arriba.
Como elemento esencial en la jerarquía de una empresa (y consiguientemente en su organización), cada nivel jerárquico debe tener señalado de manera perfecta el grado de responsabilidad que en la función de la línea respectiva corresponde a cada jefe. Esa responsabilidad constituye, a su vez, el fundamento de la autoridad que debe concedérsele.
La autoridad sin responsabilidad es no solo odiosa, sino que trastorna gravemente la organización.
Pero es quizás peor la responsabilidad conferida sin dar la autoridad respectiva a los jefes de ese nivel; un jefe que recibe la responsabilidad de realizar ciertas funciones debe estar dotado de la autoridad para poder decidir en aquello que le ha sido encomendado como responsabilidad suya.
4) Principio del equilibrio de dirección – control.
“A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando”.
La administración no puede existir “sin alguna delegación”, ya que aquella consiste en “hacer a través de otros”. Se delega la autoridad correlativamente a la responsabilidad comunicada, según el principio anterior.
Se ha dicho que “la autoridad delega, mientras que la responsabilidad se comparte”; esto es cierto en el sentido de que la autoridad delega no debe seguirse ejerciendo más que en casos extraordinarios, en tanto que la responsabilidad señalada se sigue teniendo, porque el delegante debe conocer, a través de los nuevos controles fijados, la forma en que está actuando el delegado para corregir sus errores, orientar su acción y, en ultimo termino, limitar la responsabilidad comunicada, o remover a dicho jefe anterior.
Aun cuando el grado de delegación depende de una serie de consideraciones concretas, tales como capacidad de la persona en quien re-delega, naturaleza de la función delegada, etc., puede decirse, como principio básico, que los planes generales y el control final y concentrado de los resultados deben reservarse siempre al delegante, en tanto que al delegado corresponde formular, dentro de esos planes básicos, los secundarios y operar los controles hasta su concentración. Las funciones de los elementos de organización, integración y dirección, se delegan según las circunstancias.
5) Principio de la definición de puestos.
“Deben definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por este la unidad de trabajo impersonal especifico”.
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Mientras no se establezca en forma precisa y clara lo que cada quien debe hacer, no existirá una estructura adecuada.
2.1.5. LAS ÁREAS PRINCIPALES.
1. Recursos Humanos 2. Producción
3. Mercadotecnia (Comercialización) 4. Finanzas
1.- RECURSOS HUMANOS.
Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que integran o forman parte de una organización.
Objetivo.
Conseguir, conservar un grupo de trabajo con características de acuerdo a los objetivos de la empresa.
Funciones.
Contratación y empleo, capacitación y desarrollo, sueldos y salarios, relaciones laborales, servicios y prestaciones, Higiene y seguridad industrial, planeación de recursos humanos.
¾ Contratación y empleo: Esta es una de las funciones que requieren de mayor importancia debido a lo difícil que resulta encontrar a las personas ideales para los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un procesamiento eficaz de Reclutamiento y Selección de Personal, una vez que se tienen a las personas deseadas se procede a la contratación de las mismas, dándoles una inducción acerca de la empresa. Si el puesto vacante se puede cubrir con personal propio de la empresa, entonces se realiza una evaluación de méritos y se le otorga al más capaz.
¾ Capacitación y desarrollo: Acción que consiste en entrenar y capacitar a todo el personal, ya sea de nuevo ingreso, o no, con el objeto de incrementar el desarrollo personal. La capacitación no se le otorga exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto que nuestros actuales empleados pueden aspirar a un puesto mejor, el cual requiere de una mayor preparación.
¾ Sueldos y Salarios: Para poder realizar una justa asignación de sueldos, es necesario elaborar un análisis y evaluación de puestos (procedimientos sistemáticos para determinar el valor de cada trabajo), sólo así, podremos saber que tanto debemos pagar por cada uno de nuestros empleados. Además, hay que considerar que el sueldo está formado por otros elementos tales como: las vacaciones y la calificación de méritos.
¾ Relaciones laborales: Toda relación de trabajo debe estar regulada por un contrato ya sea colectivo o individual, en el que se estipularán los derechos y obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es mantener una buena relación de trabajo y disciplina. Por otra parte, la comunicación es de vital importancia para toda organización, ya que por medio de esta se puede mantener una adecuada relación de trabajo.
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¾ Servicios y Prestaciones: Comúnmente las organizaciones hoy en día ofrecen a sus trabajadores con el fin de hacer más atractivo su empleo, una serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del trabajo, tales como: actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones en especie, reconocimientos, etc.
¾ Higiene y Seguridad Industrial: Consiste en llevar un registro de las causas que originan principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo, así como de proporcionar a sus empleados los servicios médicos necesarios, y las medidas de higiene y seguridad requeridas para el buen desempeño de sus labores.
¾ Planeación de Recursos Humanos: La planeación de los recursos humanos consiste en realizar periódicamente una auditoria de los mismos para ver si están desempeñando satisfactoriamente sus labores, pudiendo rotar a los que considere inapropiados para dicho puesto.
PROCESO DE RECLUTAMIENTO.
26 PROCESO DE SELECCIÓN.
2.- PRODUCCIÓN.
Objetivo.
Formular y desarrollar los métodos más adecuados para elaborar productos al suministrar mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridas.
Funciones.
Ingeniería del producto, ingeniería del producto, ingeniería industrial, plan y continua producción.
¾ Ingeniería del Producto: Esta función comprende el diseño del producto que se desea comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniería, consistentes en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado; y por último brindar la asistencia requerida al departamento de mercadotecnia para que esté pueda realizar un adecuado plan (de mercadotecnia) tomando en cuenta las características del producto.
¾ Ingeniería de la planta: Es responsabilidad del departamento de producción realizar el diseño pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del equipo.
¾ Ingeniería Industrial: Comprende la realización del estudio de mercado concerniente a métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de punta; investigación de las medidas de trabajo necesarias, así como la distribución física de la planta.
¾ Planeación y Control de la Producción: Es responsabilidad básica de este departamento establecer los estándares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de producción, stocks (mínimos y máximos de materiales en almacén), mermas, etc. Además deberá realizar los informes referentes a los avances de la producción como una medida necesaria para garantizar que se está cumpliendo con la programación fijada.
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¾ Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado tráfico de mercancías, embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y verificar que las compras locales e internacionales que se realicen sean las más apropiadas.
¾ Control de Calidad: Es la resultante total de las características del producto y/o servicio en cuanto a mercadotecnia, ingeniería, fabricación y mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado
¾ Fabricación: Es el proceso de transformación necesario para la obtención de un bien o servicio.
PROCESO DE PRODUCCIÓN PARA EL DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS.
3.- MERCADOTECNIA.
Es el proceso de planeación, ejecución y conceptualización de precio, promoción y distribución de ideas, mercancías y términos para crear intercambios que satisfagan objetivos individuales y organizacionales.
Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la empresa.
28 Objetivo.
Reunir los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal que esté a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado.
Funciones.
Investigación de mercados, producto / precio, distribución, promoción /publicidad, ventas, servicio post-venta.
¾ Investigación de mercados: Implica conocer quiénes son o pueden ser los consumidores o clientes potenciales; e identificar sus características. Cuanto más se conozca del mercado mayor serán las posibilidades de éxito.
¾ Decisiones sobre el producto y precio: Este aspecto se refiere al diseño del producto que satisfará las necesidades del grupo para el que fue creado. Es muy importante darle al producto un nombre adecuado y un envase que, además de protegerlo, lo diferencie de los demás. Es necesario asignarle un precio que sea justo para las necesidades tanto de la empresa como del mercado.
¾ Distribución: Es necesario establecer las bases para que el producto pueda llegar del fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea a través de mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al detalle.
¾ Promoción: Es dar a conocer el producto al consumidor. Se debe persuadir a los clientes a que adquieran productos que satisfagan sus necesidades. No sólo se promocionan los productos a través de los medios masivos de comunicación, también por medio de folletos, regalos, muestras, etc. Es necesario combinar estrategias de promoción para lograr los objetivos.
¾ Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el intercambio.
En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores.
¾ Postventa: Es la actividad que asegura la satisfacción de necesidades a través del producto. Lo importante no es vender una vez, sino permanecer en el mercado, en este punto se analiza nuevamente el mercado con fines de retroalimentación.
Ninguna de estas funciones es, por sí sola la mercadotecnia. Solo cuando todas se interrelacionan se llega a lo que realmente es la mercadotecnia. Estas funciones proporcionan en conjunto el método necesario para realizar una adecuada mezcla de mercadotecnia, proporcionándonos los pasos a seguir para su buen desarrollo.
29 PROCESO DE MERCADOTECNIA.
4.- FINANZAS.
De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.
Objetivo.
Maximizar el aprovechamiento y la administración de los recursos financieros.
Funciones.
Tesorería (Controlar el efectivo), Contraloría (Realización).
¾ Tesorería: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo, tomar decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital, obtención de recursos, dirección de actividades de créditos y cobranza, manejo de la cartera de inversiones.
¾ Contraloría: El contralor es el que realiza por lo común las actividades contables relativas a impuestos, presupuestos, auditoría interna, procesamiento de datos y estadísticas, contabilidad financiera y de costos, etc.
Nota: Este departamento no posee un diagrama que muestre los pasos a seguir para la realización de dichas funciones, debido a que son muchas las variables que hacen única la forma de registrar sus movimientos financieros y contables.
30 VENTAS.
Es una orientación administrativa que supone que los consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas.
Objetivo.
Es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.
Funciones:
¾ Desarrollo y manipulación del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicación, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminación de los productos pasados de moda, observación del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus características distintivas y su nombre.
¾ Distribución física: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina estas con el tráfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fábrica hasta el consumidor, que comprende los costos y métodos de transporte, la localización de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reducción de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas.
¾ Estrategias de ventas: Son algunas prácticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos.
¾ Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crédito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribución de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crédito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duración del período de crédito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la práctica crediticia.
¾ Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el año.
¾ Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hábitos de compra y su aceptación del producto o servicio es fundamental para una buena administración de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carácter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el análisis y la investigación de ventas, estudios estadísticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operación.
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¾ Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fábrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promoción y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboración con los comerciantes.
¾ Planeación de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física; el personal de ventas, las fechas de los planes de producción, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas.
¾ Servicios técnicos o mecánicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecánicos requieren de servicios de instalación y técnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio.
¾ Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas de la compañía y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas.
¾ El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera más eficiente el proceso de integración el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; así como de su compensación económica, supervisión, motivación y control.
¾ Administración del departamento de ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organización, determinar los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento.
PROCESO DE LAS VENTAS.
32 COMPRAS.
Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.
Objetivo.
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.
Funciones:
¾ Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.
¾ Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).
¾ Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase, cantidad y dimensiones de las mismas.
2.1.6. LOS NIVELES.
Dado que hay intereses, especialidades y niveles diferentes en una organización, existen diferentes tipos de sistemas. Un sistema no solamente proporciona toda la información que una empresa necesita.
Sistemas a nivel operativo:
Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de actividades y transacciones elementales de la organización como ventas, ingresos, depósito en efectivo, nómina, decisiones de crédito y flujo de materiales en una fábrica.
Sistemas a nivel del conocimiento:
Apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización. El propósito de estos sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organización a controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de sistemas están entre las aplicaciones de crecimiento más rápidas en los negocios actuales.
33 Sistemas a nivel administrativo:
Sirven a las actividades de supervisión, control, toma de decisiones, y administrativas de los gerentes de nivel medio. La pregunta principal que plantean estos sistemas es: ¿Van bien las cosas? Por lo general, este tipo de sistemas proporcionan informes periódicos más que información instantánea de operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requisitos de información no siempre son claros.
Sistemas a nivel estratégico:
Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su función principal es compaginar los cambios del entorno externo con la capacidad organizacional existente
Fuente: Laudon, K & Laudon, J., (2004).