UNIVERSIDAD PERUANA DE LAS AMÉRICAS
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS TESIS
CONTROL INTERNO Y MANEJO DEL EFECTIVO EN EL ÁREA DE CAJA DE LA EMPRESA
COMERCIO DIVERSOS ELECTRONIC S.A.C, LIMA–
2021
PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO
AUTOR:
LOVERA MAYTA, LILIBETH VANESSA CÓDIGO ORCID: 0000-0001-8515-5922
ASESOR:
DR. ANGULO POMIANO, WILLIAM PETER CÓDIGO ORCID: 0000-0003-2493-8549
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: TRIBUTACIÓN Y AUDITORÍA
LIMA, PERÚ
ABRIL, 2022
Dedicatoria
El presente trabajo está dedicado a mi familia por haber sido mi apoyo durante el transcurso de toda mi carrera universitaria. A todas las personas que me acompañaron en esta fase, aportando a mi instrucción tanto profesional y como ser humano.
Agradecimientos
Agradezco a Dios por la fuerza y voluntad. Asimismo, a mi madre, hermana, tías por incentivarme de continuar con mis estudios universitarios, y de forma especial a la Universidad Peruana de las Américas por brindarme la oportunidad de desarrollar mis conocimientos profesionales, profesores que formaron parte muy importante para el desarrollo de mis estudios, a mi asesor de tesis, quien formo parte del proceso para el logro de la investigación de la tesis, finalmente a la empresa de estudio por el apoyo de facilitar información necesaria
CONTROL INTERNO Y MANEJO DEL EFECTIVO EN EL AREA DE CAJA DE LA EMPRESA COMERCIO DIVERSOS ELECTRONIC S.A.C, LIMA–
2021
Resumen
El presente estudio de investigación, titulado “Control interno y manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic S.A.C, Lima – 2021. Tiene como objetivo general, determinar la relación que existe entre el control interno y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021. El tipo de investigación aplicada es descriptivo con nivel correlacional, con un enfoque cuantitativo, de diseño no experimental de tipo transversal debido a que no se manipularon las variables en el estudio. La técnica utilizada para las variables de control interno y manejo del efectivo es la encuesta y como instrumento se utilizó el cuestionario que se procesa en el SPSS y programa de Excel. La población se constituye de 16 trabajadores, y el tamaño de la muestra censal es de 16 trabajadores.
En conclusión, se determinó que existe relación entre el control interno y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic S.A.C, Lima – 2021, debiendo implementar un sistema de control interno dentro de la empresa, con el propósito de cumplir con los objetivos del control interno, siendo una herramienta de gestión, que permitirá mejorar el manejo del efectivo en el área de caja.
Palabras clave: control interno, manejo de efectivo.
INTERNAL CONTROL AND CASH MANAGEMENT IN THE CASH AREA OF THE COMPANY COMERCIO DIVERSOS ELECTRONIC S.A.C, LIMA –
2021
Abstracts
The present research study, entitled "Internal control and cash management in the cash area of the company Comercio Diversos Electronic S.A.C, Lima - 2021. Its general objective is to determine the relationship between internal control and cash management in the cash area of the company Comercio Diversos Electronic, Lima -2021. The type of applied research is descriptive with a correlational level, with a quantitative approach, with a non-experimental cross-sectional design because the variables in the study were not manipulated. The technique used for the variables of internal control and cash management is the survey and as an instrument the questionnaire that is processed in SPSS and Excel program was used. The population is made up of 16 workers, and the size of the census sample is 16 workers.
In conclusion, it was determined that there is a relationship between internal control and cash management in the cash area of the company Comercio Diversos Electronic S.A.C, Lima - 2021, having to implement an internal control system within the company, with the purpose of meet the objectives of internal control, being a management tool that will improve cash management in the cashier area.
Keywords: internal control, cash management
ÍNDICE
Dedicatoria ... ii
Agradecimientos ... iii
Resumen ... iv
Abstracts ... v
Introducción ... 1
Capítulo I: Problema de la Investigación... 3
1.1 Descripción de la Realidad Problemática ... 3
1.2 Planteamiento del Problema ... 6
1.2.1 Problema general. ... 6
1.2.2 Problemas específicos ... 6
1.3 Objetivos de la Investigación ... 6
1.3.1 Objetivo general. ... 6
1.3.2 Objetivos específicos. ... 6
1.4 Justificación e Importancia ... 7
1.4.1 Justificación teórica ... 7
1.4.2 Justificación práctica ... 8
1.4.3 Justificación metodológica ... 8
1.5 Limitaciones ... 9
Capítulo II: Marco Teórico ... 9
2.1 Antecedentes ... 9
2.1.1 Internacionales. ... 9
2.1.2 Nacionales. ... 14
2.2 Bases Teóricas ... 19
2.2.1 Control Interno ... 19
2.2.2 Manejo del efectivo ... 26
2.3 Definición de Términos Básicos... 33
Capítulo III: Metodología de la Investigación ... 35
3.1 Enfoque de la investigación ... 35
3.2 Variables de la investigación ... 36
3.2.1 Operacionalización de las Variables. ... 36
3.3 Hipótesis ... 38
3.3.1 Hipótesis general. ... 38
3.3.2 Hipótesis específicas. ... 38
3.4 Tipo de Investigación ... 38
3.6 Población y Muestra ... 39
3.6.1 Población ... 39
3.6.2 Muestra. ... 39
3.7 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos ... 41
3.7.1 Técnicas ... 41
3.7.2 Instrumento ... 41
3.7.3 Confiabilidad de los instrumentos... 43
Capítulo IV: Resultados ... 46
4.1 Análisis de los Resultados ... 46
4.1.1 Resultados descriptivos de los ítems de la variable Control Interno:.46 4.1.2 Resultados descriptivos de los ítems de la variable manejo del efectivo: ...58
4.1.3 Estadística Inferencial ... 67
4.1.4 Prueba de hipótesis ... 68
4.2 Discusión ... 75
Conclusiones ... 78
Recomendaciones ... 80
Aporte académico ... 82
Referencias Bibliográficas ... 83
Apéndices ... 88
Lista de Tablas
Tabla 1. .Cuadro de Operacionalización de la variable control interno ... 36
Tabla 2. Cuadro de Operacionalización de la variable Manejo del efectivo ... 37
Tabla 3. Opinión de expertos. ... 43
Tabla 4. Criterios para evaluar el nivel de confiabilidad de los instrumentos ... 44
Tabla 5. Análisis de fiabilidad de la variable control interno ... 45
Tabla 6. Análisis de fiabilidad de la variable manejo del efectivo ... 45
Tabla 7. Integridad y valores éticos, ambiente de control ... 46
Tabla 8. Competencia del personal, ambiente de control ... 47
Tabla 9. Estructura organizativa, ambiente de control ... 48
Tabla 10. Evaluación del desempeño, actividad de control ... 49
Tabla 11. Procesamiento de información, actividad de control ... 50
Tabla 12. Segregación de tareas, actividad de control ... 51
Tabla 13. Información, información y comunicación. ... 52
Tabla 14. Comunicación, información y comunicación ... 53
Tabla 15. Canales de comunicación, información y comunicación ... 54
Tabla 16. Verificación de las actividades, supervisión y seguimiento ... 55
Tabla 17. Mejora continua, supervisión y seguimiento ... 56
Tabla 18. Seguimiento de resultados, supervisión y seguimiento ... 57
Tabla 19. Normas del área de finanza, normas del manejo del efectivo ... 58
Tabla 20. Normas de arqueo de caja, normas del manejo del efectivo ... 59
Tabla 21. Obligaciones del responsable de caja, obligaciones y prohibiciones del responsable ... 60
Tabla 22. Prohibiciones del responsable de caja, obligaciones y prohibiciones del responsable ... 61
Tabla 23. Reporte diario, arqueo de caja ... 62
Tabla 24. Sobrante y faltante de caja, arqueo de caja ... 63
Tabla 25. Registro del efectivo, control del efectivo ... 64
Tabla 26. Registro del efectivo, control del efectivo ... 65
Tabla 27. Asignación del responsable, control del efectivo ... 65
Tabla 28. Arqueos sorpresivos, control del efectivo. ... 66
Tabla 29. Prueba de normalidad ... 68
Tabla 30. Criterios para evaluar la magnitud de la correlación entre las variables 69 Tabla 31. Resultados de correlación entre el control interno y el manejo del efectivo ... 70
Tabla 32. Resultados de correlación entre ambiente de control y el manejo del efectivo ... 71 Tabla 33. Resultados de correlación entre actividad de control y el manejo del efectivo ... 72 Tabla 34. Resultados de correlación entre información y comunicación y el manejo del efectivo ... 73 Tabla 35. Resultados de correlación entre supervisión y seguimiento y el manejo del efectivo ... 74
Lista de Figuras
Figura1. Integridad y valores éticos, ambiente de control ... 46
Figura2. Competencia del personal, ambiente de control ... 47
Figura3. Estructura organizativa, ambiente de control ... 48
Figura4. Evaluación del desempeño, actividad de control ... 49
Figura5. Procesamiento de información, actividad de control ... 50
Figura6. Segregación de tareas, actividad de control ... 51
Figura7. Información, información y comunicación. ... 52
Figura8. Comunicación, información y comunicación ... 53
Figura9. Canales de comunicación, información y comunicación ... 54
Figura10. Verificación de las actividades, supervisión y seguimiento ... 55
Figura11. Mejora continua, supervisión y seguimiento ... 56
Figura12. Seguimiento de resultados, supervisión y seguimiento ... 57
Figura13. Normas del área de finanza, normas del manejo del efectivo ... 58
Figura14. Normas de arqueo de caja, normas del manejo del efectivo ... 59
Figura15. Obligaciones del responsable de caja, obligaciones y prohibiciones del responsable ... 60
Figura16. Prohibiciones del responsable de caja, obligaciones y prohibiciones del responsable ... 61
Figura17. Reporte diario, arqueo de caja ... 62
Figura18. Sobrante y faltante de caja, arqueo de caja ... 63
Figura19. Registro del efectivo, control del efectivo ... 64
Figura20. Registro del efectivo, control del efectivo ... 65
Figura21. Asignación del responsable, control del efectivo. ... 66
Figura22. Arqueos sorpresivos, control del efectivo. ... 67
Introducción
La presente investigación titulada “control interno y manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic S.A.C, Lima– 2021”.
Tiene como propósito resaltar la deficiencia que presenta en el área de caja, ya que no se considera importante el control y supervisión constante de manejo del efectivo, además no existe políticas y procedimientos, asimismo no tienen un personal encargado de la administración del efectivo y finalmente se observó que los recursos de la empresa no son utilizados eficientemente para el desarrollo de las actividades. El control interno es una herramienta que nos proporcionará la seguridad del logro de los objetivos, metas, el cual nos ayudará a seguir en el mercado de electrodomésticos.
Por consiguiente, se formuló el objetivo general que es: Determinar la relación que existe entre el control interno y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021, los objetivos específicos: Determinar la relación que existe entre ambiente de control y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021, Determinar la relación que existe entre actividad de control y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021, Determinar la relación que existe entre información y comunicación y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021, Determinar la relación que existe entre supervisión y seguimiento y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021.
Asimismo, la hipótesis general muestra si existe relación significativa entre el control interno y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021.
Por ello la investigación se estructuró en función de cinco capítulos que se desarrolla de manera ordenada a la investigación que se presenta en los siguientes párrafos:
Capítulo I: Se describe el problema de investigación, que explica la realidad problemática de la empresa por lo cual se logra identificar el punto de problema en el desarrollo de la investigación por los que se plantea los objetivos generales y específicos, la justificación e importancia con sus respectivos niveles, teórico, practico y metodológico y las limitaciones de la investigación.
Capítulo II: Se desarrolló el marco teórico, En donde se puede analizar los antecedentes de la investigación tanto nacional como internacional, seguidamente se realizó las bases teóricas de ambas variables.
Capítulo III: Se realizó la metodología de la investigación, que consiste en el enfoque de la investigación, también donde se muestra las variables y dimensiones, seguidamente la hipótesis general y específicas, de igual forma se designa el tipo y diseño de la investigación, para continuar con la muestra y población y finalmente con la técnica e instrumento de recolección de datos.
Capítulo IV: Se desarrolla la parte de resultados, que consta de análisis estadístico descriptivo de la información que se recolectó, de igual forma en este capítulo se desarrolla la contrastación de hipótesis, asimismo la discusión y análisis de hallazgos en intercambio de ideas con otras teorías y finalmente se desarrolló las conclusiones y recomendaciones de la investigación realizada, generando un conocimiento para mejores soluciones ante el problema encontrado del estudio.
Capítulo I: Problema de la Investigación 1.1 Descripción de la Realidad Problemática
Actualmente un sistema de control interno adaptado por la administración de las empresas es un factor muy importante porque fortalece los mecanismos de control que permiten precisar el grado de eficacia en el conjunto de procesos que se realizan al aplicar un sistema de control interno. Asimismo, el control interno es diseñado para enfrentar a los riesgos que pueden existir, al mismo tiempo dar seguridad del cumplimiento de los objetivos que tiene la empresa.
Tal como (Tovar, 2005) da a conocer que, a nivel global, las empresas deben poseer un sofisticado sistema de control interno, ya que se han desarrollado muchas tendencias en la economía global en un entorno más complicado y competitivo. El auge de los avances tecnológicos, la rápida globalización de los mercados nos ha convertido en un mundo comercial competitivo, multifacético, por eso las personas tiene la obligación de verificar sus productos y el grupo del que forman parte, porque ahora es necesario para todas las empresas establecer mejores controles internos acordes con los requerimientos del mundo globalizado.
Significa entonces que el mundo empresarial se actualiza constantemente respecto al control interno puesto que es una herramienta que evalúa y examina las funciones de las áreas, para un mejor desempeño productivo.
(Díaz y Ramón, 2021) menciona que el manejo del efectivo es muy fundamental en las entidades, por eso señaló que el sector financiero debe funcionar de manera efectiva para conservar un equilibrio persistente entre los activos y pasivos circulantes, ya que estos reflejan la liquidez de la empresa manteniendo una gestión y un equilibrio constantes, en el manejo de las políticas aplicadas, en cuanto a cuentas por cobrar, inventario y cuentas por pagar.
Cabe agregar que el desarrollo y propagación del Covid-19 ha provocado problemas en la economía de las sociedades y empresas. Teniendo que interrumpir la producción, disminuyendo la demanda de bienes y servicios. Lo cual fueron obligados a suspender sus actividades.
En América Latina, Dakay & Castrellon (2020) menciona que, para conseguir un control interno efectivo, las micros y pequeñas empresas deben considerar estándares, políticas y procedimientos mínimos para lograr los resultados esperados, para lo cual cada negocio debe integrar la innovación y apegarse a las normas establecidas.
Lo que quiere decir es que las empresas deben implementar y cumplir con las políticas establecidas para tener como resultado un control eficiente y eficaz, logrando el cumplimiento de los objetivos que tienen los directivos de las empresas.
Ceballos (2015) menciona en su artículo “La importancia de las estrategias para la administración eficiente del efectivo” donde explica que el gerente financiero debe ser consciente de lo fundamental que es una eficiente gestión del efectivo mediante el uso de procedimientos, principios, estrategias y métodos, sin embargo, también debe utilizar técnicas apropiadas para la gestión efectiva del efectivo en el entorno.
Asimismo, el ámbito en el que opera, debe emplear las estrategias y principios más adecuados para una buena gestión del manejo del efectivo.
En efecto tener una eficiente administración del efectivo a través de normas y políticas establecidas por la directiva de las empresas deben ser debidamente cumplidas para poder tener un buen control del manejo del efectivo al fin de evitar pérdidas por fraude y exceso en los gastos.
En el Perú muchas empresas no dan importancia adecuada al control interno del fondo fijo de caja, por lo que carecen de políticas claras para ejecutar estos gastos
menores. El fondo fijo de caja es parte muy importante porque forma parte del activo circulante de la empresa. El activo circulante es todo el efectivo que recibe la empresa por concepto de bienes y servicios. Sabemos que toda empresa tiene necesidades inmediatas de cubrir ciertos gastos los cuales no pueden ser emitidos a través de cheques, porque emitir un cheque sale más caro que lo que necesita la empresa en ese momento. Para estas empresas, se hace urgente un buen manejo del fondo fijo que sirve de mecanismo para el control del efectivo para poder hacer un buen uso para cumplir con las obligaciones que tiene como empresa.
Según Luna (2018) menciona que en la empresa existen procesos indefinidos que ocasionan problemas de gasto, ausencia de encargados para el manejo del efectivo y ausencia de capacitación en estas personas, por lo que es primordial tener controles internos en una empresa más pequeña que esta y deben ser utilizados en todas en la parte interna y externa del negocio ya que esto ayudará a lograr las metas y objetivos trazados por la entidad.
En la empresa de electrodomésticos, Comercio Diversos Electronic, Lima en el área administrativa, enfrenta diversas dificultades en el manejo del efectivo en el área de caja. Debido a esto no existe control, supervisión constante de este recurso en las cajas de las 10 tiendas que tiene la empresa seguidamente carece de políticas y procedimientos claros para el uso del dinero, posteriormente no cuentan con una personal responsable para que administre las cajas chicas. Finalmente se observa una mala gestión de sus recursos. En consecuencia, se encontró gastos en exceso, comprobantes duplicados por el gasto de combustible atendiendo a registrar doble gasto. Por otra parte, los trabajadores disponen del dinero de caja chica como préstamo sin que la gerencia lo haya autorizado. Finalmente se observa claramente que la empresa
con estos tipos de problemas está incumpliendo con sus obligaciones de pago, puesto que no cuentan con el efectivo suficiente en el momento que se requiere.
1.2 Planteamiento del Problema 1.2.1 Problema general.
¿Cuál es la relación entre el control interno y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021?
1.2.2 Problemas específicos.
¿Cuál es la relación que existe entre ambiente de control y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021?
¿Cuál es la relación que existe entre actividad de control y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021?
¿Cuál es la relación que existe entre información y comunicación y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021?
¿Cuál es la relación que existe entre supervisión y seguimiento y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021?
1.3 Objetivos de la Investigación 1.3.1 Objetivo general.
Determinar la relación que existe entre el control interno y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021.
1.3.2 Objetivos específicos.
Determinar la relación que existe entre ambiente de control y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021.
Determinar la relación que existe entre actividad de control y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima -2021.
Determinar la relación que existe entre información y comunicación y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima - 2021.
Determinar la relación que existe entre supervisión y seguimiento y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic, Lima - 2021.
1.4 Justificación e Importancia
Este proyecto de investigación se realiza, porque se observa que en el área caja de la empresa Comercio Diversos Electronic S.A.C, no existe un control sobre el manejo del efectivo en caja en las sedes de la empresa, se busca poner en práctica las soluciones y facultar que las actividades en el área de caja sean más eficientes. La investigación es necesaria para contribuir, corregir los problemas actuales y prevenir pérdidas económicas y fraudes para la empresa.
1.4.1 Justificación teórica
Con la investigación se busca estudiar si existe relación entre control interno y el manejo del efectivo en área de caja de la empresa Comercio Diversos Electronic S.A.C de modo que este estudio si tiene justificación teórica como autores que afirman para la variable independiente de la teoría principal es Estupiñán (2016) quien, refiere que la junta directiva o consejo de administración, gerencia y el personal ejecutan el control interno, mediante procesos que son implementados para dar una confianza razonable y cumplir con la finalidad del control interno.
Así mismo existe conceptos teóricos respecto la variable dependiente manejo del efectivo donde Vite (2017) señala que el efectivo incluye activos representados por moneda de curso legal o activos equivalentes, que pueden ser entregados en cualquier momento, ya sea efectivo, billetes, monedas, depósito bancario, giros postales, telegramas, etc.
Como se puede observar el control es un proceso realizado por la directiva de una organización, donde se establece normas, políticas y procedimientos que tienen aplicar en todas las áreas. En efecto la investigación va contribuir en, corregir los problemas actuales y prevenir las consecuencias futuras que puedan afectar en el desarrollo empresarial y económico.
1.4.2 Justificación práctica
Mediante de recursos que se ha obtenido ante bases de contenido de investigaciones, se busca determinar la relación que existe entre el control interno y manejo del efecto en el área de caja de la empresa comercial de electrodomésticos donde se dio a conocer problemas de cumplimiento de normas, políticas asimismo procedimientos para el manejo del efectivo en caja. El control interno podrá identificar los problemas actuales y futuros. Esto será importante para poder prevenir las consecuencias del mal manejo del efectivo en caja.
1.4.3 Justificación metodológica
En esta investigación se ha utilizado la técnica (encuesta) así mismo se ha creado el instrumento (cuestionario), a fin de recolectar información y datos para ingresarlos en el programa estadístico informático SPSS. Por consiguiente, se realizará un análisis de los datos y se obtendrá resultados para realizar el presente trabajo.
1.5 Limitaciones
En el transcurso de la investigación se presentaron limitaciones en búsqueda de teorías actuales sobre la problemática del estudio. Y la privacidad de las fuentes de búsqueda de información. Así como también la escasa disposición del encuestado al acto de la aplicación del cuestionario.
Capítulo II: Marco Teórico
2.1 Antecedentes
2.1.1 Internacionales.
Serrano (2017) realizó un estudio titulado: El control interno como herramienta indispensable para una gestión financiera y contable eficiente en las empresas del cantón en la ciudad Machala del país Ecuador. El objetivo general del estudio fue determinar de qué manera el control sirve como herramienta indispensable para una gestión financiera y contable eficiente en las empresas bananeras del cantón Machala. El estudio tuvo un enfoque cualitativo, los diseños que se utilizaron fueron bibliográfico, documental y descriptivo, la muestra estuvo constituida por las principales empresas bananeras de la ciudad de Machala. El instrumento que usaron para la recolección de la información fue el cuestionario mediante una encuesta.
Los resultados que obtuvo con la investigación demostraron que las acciones de la administración de las organizaciones, y de manera particular en las empresas bananeras tienen que brindar la información financiera confiable para que sea de utilidad para los gerentes de las empresas. Esto quiere decir que sea entendible para los usuarios que toman las decisiones para cumplir con los objetivos de la empresa. Como recomendación, el investigador sugiere ejecutar de manera correcta los componentes del control, para poder obtener la información financiera correctamente.
Por consiguiente, se puede afirmar que el estudio realizado es un aporte de mejora para el proyecto a realizar, teniendo fines comunes de mejora al ejecutar de manera correcta los componentes de control que permite obtener información financiera fidedigna.
Mora (2017) realizó un estudio titulado: El control interno y su incidencia en la gestión administrativa en la empresa COMPULASER en la ciudad Jipijapa del país Ecuador. El objetivo general del estudio fue determinar la importancia del control interno y su incidencia en la gestión administrativa en la empresa COMPULASER. El estudio tuvo en enfoque cualitativo, los diseños que se utilizaron fueron no experimental, descriptiva, bibliográfica y de campo, la muestra estuvo constituida por ocho personas que conforman la empresa COMPULASER. Los instrumentos que utilizaron fueron la entrevista para la recolección de datos y la observación que permitió definir criterios a los que deberá sujetarse en todo momento el auditor.
Finalmente, los resultados obtenidos indican que el sistema de control interno tiene un alto grado de confiabilidad, por lo tanto, debe estar en constante vigilancia.
Ante cambios que se tienen que hacer permanentemente. De este modo la alta gerencia sea hace responsable frente a la auditoría. Además, el auditor evaluará y formulará sus sugerencias a la administración. Como recomendación, el investigador sugiere que las autoridades de la entidad implementen el control interno y elaboren estrategias.
Asimismo, ejecutar estos controles en las distintas áreas que permitan tener una eficiente y fuerte control de las operaciones.
En conclusión, el trabajo mencionado guarda relación con el objetivo del proyecto que es ejecutar el control interno en las diferentes áreas de la empresa
permitiendo tener una eficiente y eficaz control de las operaciones realizadas por la empresa.
Muñiz & Mora (2017) realizaron un estudio titulado: propuesta de control interno para cuentas por cobrar en la empresa Promocharters en la cuidad Guayaquil del país Ecuador. El objetivo general del estudio fue diseñar un sistema de control interno en las cuentas por cobrar designando funciones a las personas que integran el área, con políticas de créditos que al aplicarla permita el disminuir la cartera vencida, además de los procedimientos de cobros. El estudio tuvo un enfoque cualitativo, el diseño que se utilizó es descriptivo, la muestra estuvo constituida por trabajadores de la empresa Promocharters S.A. los cuales totalizan 30 personas. Los instrumentos que se usaron fueron de observación y entrevista en la misma organización.
En fin, el resultado obtenido de tener que crear un manual de crédito y cobranza va permitir desarrollar confianza y rentabilidad, de modo que el área de ventas tiene que planificar estrategias que ayuden a minimizar los riesgos de crédito, agregando que la buena gestión de datos va permitir tener mayor captación de clientes. Como recomendación, el investigador sugiere expandir estrategias de crédito en redes sociales, igualmente aplicar estrategias para disminuir las cuentas incobrables, además que la inspección debería estar evidenciado mediante un sistema de CRM y finalmente sugiere que se aplique un sistema de control con la base de datos con el fin de compartir la información oportuna.
En conclusión, el estudio mencionado guarda relación con nuestro estudio, en lo que se refiere a la aplicación de un manual con normas, políticas y procedimientos en las distintas áreas de la empresa, para disminuir y prevenir los riesgos.
Salazar (2017) realizó un estudio titulado: Actividades de control interno en el manejo del efectivo y sus equivalentes en la cobranza de la empresa Megaprofer s.a en la ciudad de Ambato del país Ecuador. El objetivo es diseñar un modelo de gestión basado en actividades de control interno con políticas, procesos y procedimientos de crédito y cobranzas, con el fin de tener mayor control y custodia en el manejo del efectivo y sus equivalentes en la empresa Megaprofer s.a. El estudio tuvo un enfoque mixto, el diseño que se utilizó fue modalidad básica de campo y bibliográfica y la muestra estuvo constituida por 30 agentes vendedores y oficiales. Los instrumentos utilizados fueron la observación, encuesta y cuestionario para la recolección de información.
En último lugar los resultados obtenidos de su investigación, permitió entender que en las cuentas por pagar y efectivo existía la falta de control obstruyendo que la entidad cuente con una recuperación de fondos oportuno. Como recomendación, el investigador sugiere reorganizar las políticas y procedimientos de cobranza, para controlar mejor la autenticidad de las cuentas disponibles de la empresa y las cuentas por pagar. También será de gran importancia realizar visitas, monitorios de cobro y confirmar datos de los clientes. Y finalmente sugiere que tiene que existir un sistema de contabilidad moderno.
Está claro que el estudio mencionado guarda relación respecto a los objetivos que se busca enfatizar en las políticas y métodos que tiene que existir en una organización, para que pueda operar sus actividades eficazmente para tener un mayor control de que se estas cumpliendo con los objetivos establecidos del control interno.
Sellán (2021) realizó un estudio titulado: Propuesta de mejora al control del efectivo para la empresa Diseños y estampados Víctor en la ciudad de Guayaquil del
país de Ecuador. El objetivo general del estudio es contribuir con un plan de mejoras para el control del flujo de efectivo para mantener las cuentas reales. El estudio tuvo un enfoque cualitativo, los diseños que se utilizaron fueron descriptivo, explicativo y correlacional explicando la relación entre sus variables causas o efectos del problema y la muestra estuvo conformada por 4 trabajadores de la empresa. Los instrumentos que se utilizaron fueron la guía de observación y el cuestionario, empleando la técnica de la observación y la entrevista.
Para concluir los resultados de este trabajo concluye que sus registros se deben llevar de forma organizada de la misma manera su control de flujo de efectivo no ha mejorado, asimismo se descubrieron deficiencias al realizar las técnicas para los empleados designados, finalmente los indicadores mostraron que la empresa cuenta con liquidez suficiente para cancelar sus obligaciones. Como recomendación, el investigador sugiere registrar todo los ingresos y salidas del negocio para una mejor organización y visibilidad, realizar auditorías para verificar si se contribuyeron con los controles de caja, la gerencia debe preparar el presupuesto con anticipación para no incurrir en costos y gastos innecesarios.
Tal como se ha visto la investigación guarda relación en cuanto al problema encontrado en esta investigación, de que los registros de las operaciones no se llevan adecuadamente, y que las deficiencias serán encontradas cuando se llegue a encuestar a los trabajadores del área que vamos encuestar. Para poder encontrar las falencias y sugerir recomendaciones que mejoren y se evite problemas futuros que pueden existir por no tener un apropiado control en toda la empresa.
2.1.2 Nacionales.
Del Castillo (2018) realizó un estudio titulado control interno en el área de caja y su incidencia en la liquidez de la empresa ASEFE S.R.L en la ciudad de Trujillo, país de Perú. El objetivo de la investigación fue determinar la incidencia del Control Interno al área de caja en la liquidez. El estudio tuvo un enfoque cualitativo, el diseño que se utilizó fue descriptivo no experimental, de corte transversal y la muestra estuvo constituida por los trabajadores. El instrumento fue una entrevista al gerente de la empresa.
De este modo los resultados obtenidos resultaron que el área de caja no dispone con un adecuado control, personales no capacitados, asimismo la liquidez corriente disminuyó un 2.56 de modo que cuenta con poco efectivo de la misma manera su prueba ácida sufrió en leve decrecimiento de 1.60, sin embargo, la entidad tiene la capacidad para hacer frente a sus obligaciones. Como recomendación, el investigador sugiere capacitar al personal, establecer políticas en el área de caja, en igual forma generar reportes diarios a contabilidad y realizar arqueos sorpresivos. No obstante, también sugiere elaborar un documento que acredite los ingresos y gastos de caja, se recomienda analizar los estados financieros constantemente y finalmente llevar a cabo la ejecución de un sistema de control interno.
En lo que se refiere esta investigación los resultados obtenidos, de lo importante que es tener claro la normativa y los procedimientos de cómo ejecutar la caja menor, asimismo la falta de conocimiento de los empleados. Enriquecerán la discusión académica con la información hallada al finalizar esta investigación.
Sotero (2018) realizó un estudio titulado: control interno y gestión de efectivo de la empresa pollos y parrillas gourmet-caravana en la ciudad Lima del país Perú. El
objetivo principal de la investigación fue determinar, cuál es la relación del control interno con gestión de efectivo de la empresa, que es pieza clave y contribuye a obtener resultados favorables en cuanto el área de efectivo, dando alternativas de solución para mejorar la gestión en la empresa. El estudio tuvo un enfoque cuantitativo, con alcance correlacional, El diseño que se utilizó fue no experimental y la muestra estuvo constituida por 30 empleados del área de contabilidad, tesorería, control interno, almacén, Kardista, administrativas y gerencia de la empresa pollos y parrillas gourmet caravana. El instrumento que se usó fue encuesta, que fue dirigida a las áreas de contabilidad, tesorería, control interno, almacén, kardista, administrativas y gerencia.
En fin, los resultados de la variable control interno se relaciona significativamente con la gestión de efectivo, asimismo la evaluación del control interno preciso obtener un análisis de la proyección del flujo de caja mensual de modo que obtuvo una mejor optimización en los sistemas de registro como ingreso y egreso.
Como recomendación, el investigador sugiere seguir ejecutando el control interno, además contar un profesional con experiencia en finanzas asimismo se recomienda cumplir con los objetivos estratégicos para una eficiente gestión, finalmente realizar una revisión y evaluación a los riesgos con lo que cuenta la empresa.
La investigación de Sotero, expresó la relación que existe entre el control interno y la gestión de efectivo mediante encuestas a las áreas implicadas. Por consiguiente, guarda relación con la investigación realizada porque también se busca la relación del control interno y manejo del efectivo, y de igual manera utilizare como instrumento la encuesta en las áreas implicadas.
Barbieri (2021) realizó un estudio titulado: Control interno del efectivo y su incidencia en la gestión financiera de la empresa inversiones recreativas guerrero S.AC
en la ciudad de Chiclayo del país Perú. El objetivo general del estudio fue determinar la incidencia del control Interno del Efectivo en la gestión Financiera de la empresa inversiones recreativas. El estudio tuvo el enfoque cuantitativo, con alcance correlacional, el diseño no experimental y la muestra estuvo constituida por 10 colaboradores que ocupan cargos sobre la materia de estudio dentro de la empresa, a los cuales se les tomó una encuesta cerrada de 20 preguntas. El instrumento utilizado fue la encuesta con la finalidad de obtener datos de análisis sobre hechos objetivos.
Finalmente los resultados obtenidos indican que se tiene que implementar y restablecer las políticas del control interno, para una competente gestión, la evaluación de la gestión financiera se puede perfeccionar aplicando el sistema de control interno de efectivo, asimismo el análisis a los estados financieros del 2017 y 2018 determinó que existe reducción en las obligaciones por pagar a proveedores y cuentas por pagar diversas de manera que originó mayor inversión en maquinaria a consecuencia del mejoramiento de las políticas del control interno , finalmente la ejecución del sistema del control interno del efectivo proporciona información real por consiguiente se obtendrá resultados favorables para la empresa . Como recomendación, el investigador sugiere constante monitoreo en los procesos de cada área, recomienda a la gerencia y al área contable verificar y analizar los estados financieros en forma periódicamente para analizar los resultados, realizar sorpresiva y constantemente arqueos de caja con el fin de detectar malos manejos. Y finalmente mantener al personal capacitado y comprometidos con el cumplimiento de las políticas en general.
En este antecedente la información obtenida nos brinda resultados favorables con respecto a implementar y mejorar políticas de control y finalmente la ejecución del
sistema de control interno del efectivo tiene resultados fiables, para posteriormente tomar buenas decisiones.
Archenti (2017) realizó un estudio titulado: El control interno y el manejo del efectivo en el área de caja de la empresa Hermes transportes blindados S.A. En la ciudad de Huánuco del país Perú. El objetivo del estudio fue determinar de qué manera influye el control interno en el manejo de efectivo del área de caja de la Empresa Hermes Transportes Blindados S.A sucursal Huánuco. El estudio tuvo un enfoque cuantitativo, con alcance descriptivo correlacional, diseño no experimental de tipo transversal o transeccional y la muestra estuvo constituida por los trabajadores del departamento de caja de la empresa. El instrumento utilizado fue la encuesta que ha sido dirigida a los trabajadores del área de caja.
Para concluir los resultados determinaron que el control interno influye en el manejo del efectivo, que el control interno administrativo influye en el manejo del efectivo del área de caja, el adecuado cumplimiento de las normas de ambiente hace que los trabajadores tengan conocimiento de las políticas , por medio de los fundamentos de control interno se obtiene un trabajo eficiente de los trabajadores y finalmente los trabajadores no están capacitados por lo que limita al cumplimiento de los objetivos de la empresa. Como recomendación, el investigador sugiere mejorar el sistema de control para tener mejor manejo de efectivo en el área de caja, que la empresa brinde información necesaria sobre el control interno para que los trabajadores tengan conocimiento de ello adicionalmente recomienda dar a conocer a los trabajadores acerca de las normas del ambiente de control, además mejorar los procesos y fundamentos del sistema del control interno y finalmente se sugiere contratar personal con capacidades y
conocimientos para que puedan contribuir con el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Este antecedente se relaciona a la investigación, por lo que es determinante que el control interno predomina en el manejo del efectivo de caja, adicionalmente el investigador sugiere mejorar el sistema de control para un adecuado manejo del efectivo.
Este es un aporte de mejora para este proyecto
Calderón (2021) realizó un estudio titulado: Control interno y Manejo del efectivo en la empresa de Transportes Chiclayo en la ciudad de Lambayeque del país Perú. El objetivo principal de esta investigación es determinar relación entre control interno y manejo del efectivo en la empresa de transporte Chiclayo. El estudio tuvo enfoque cuantitativo, con alcance correlacional, diseño no experimental y la muestra estuvo conformada por 31 colaboradores de la empresa. El instrumento aplicado ha sido el cuestionario.
En fin, los resultados obtenidos han sido procesados, de modo que resultó que cuanto más eficaz sea el control interno, mejorará el manejo de dinero de manera que se podrá cumplir con las obligaciones de pago. En ese mismo contexto se llegó a la conclusión que el nivel de control es constante en la empresa, en tal sentido no se realizan constantemente los arqueos de caja. Como recomendación, el investigador sugiere al gerente restablecer el sistema de control interno para administrar mejor el efectivo, se debe proporcionar la información necesaria sobre el control interno que tiene la empresa hacia los trabajadores, asimismo se sugiere contratar personal con experiencia y conocimientos respecto a la administración correcta del efectivo en el área de caja, también se sugiere realizar arqueos sorpresivos de caja.
Por consiguiente, el estudio realizado tiene relación con la investigación respecto al objetivo general que se busca determinar la relación entre las variables que se investigan. En efecto, los resultados obtenidos aportarán a nuestra discusión académica al finalizar la investigación.
2.2 Bases Teóricas
2.2.1 Control Interno 2.2.1.1 Definición Saucedo (2019) define que:
El control interno es el proceso diseñado, implementado y mantenido por los responsables del gobierno de la entidad, dirección y otro personal, con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución de los objetivos de la entidad relativos a la finalidad de la información financiera, eficiencia y eficacia de las operaciones, así como sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables (…) (pág.9)
De acuerdo con Luna et al. (2019) el control interno son políticas establecidas que ayudan a que la información financiera sea auténtica asimismo confiable de modo que la información sea exacta y obtener resultados para un determinado periodo fiscal.
Isaza (2012) manifiesta que, las políticas interpuestas por la dirección y administración a los distintos niveles que tengan las entidades es parte del objetivo del control interno, mediante los procesos de elaboración, ejecución de técnicas, verificación y evaluación se efectuará en las distintas áreas el control, cabe agregar que los manuales de funciones y procedimientos, asimismo de sistema de información y programas de selección y finalmente capacitación de personal. Es compromiso de la dirección general.
Mantilla (2013) dice: “El control interno como un proceso, ejecutado por la junta de directores, la administración principal y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización” (pág.17)
Estupiñán (2016) refiere que, la junta directiva o consejo de administración, gerencia y el personal ejecutan el control interno, mediante procesos que son implementados con el fin de brindar seguridad razonable y el cumplimiento de los objetivos del control interno.
2.2.1.2 Objetivos del control interno
Mantilla (2013) considera que los objetivos son: “La Eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de normas y obligaciones, salvaguarda de activos”. (p.17).
Estupiñán (2016) quien afirma que, la efectividad y eficiencia de las operaciones es parte de los objetivos que tiene el control interno, de la misma forma esta la suficiencia y confiabilidad de la elaboración de la información contable y financiera, del mismo modo forma parte del objetivo el cumplimiento de las leyes que son empleadas por la administración de la entidad.
2.2.1.3 Clasificación del control interno Estupiñán (2016) quien afirma que:
El control interno administrativo, en efecto es el único sistema de control interno que existe teniendo un plan de organización que son implementadas en cada empresa, conteniendo apropiados procedimientos, métodos operacionales y contables que son parte del objetivo administrativo como: dar conocimiento de la situación en la que se
encuentra la empresa, organizar sus funciones, garantizar que se contribuye con el cumplimiento de los objetivos, preservar una ejecutoria eficiente y finalmente determinar que este conforme las políticas establecidas de la entidad.
Para verificar estos objetivos creados por la administración tenemos, el control del medio ambiente, evaluación de riesgo, de sus actividades, de sistema de información y comunicación y finalmente control de supervisión o monitoreo. Por todo lo dicho en lo anterior, aparece como un instrumento.
El control interno contable, con los siguientes objetivos: que todas las operaciones de las actividades se registren correctamente, todo lo que exista esté contabilizado, las operaciones realizadas tienen que contar con la autorización de la gerencia administrativa y en último lugar el acceso a los bienes y recursos tiene que tener autorización de la administración.
2.2.1.4 Componentes del control interno – COSO
Mantilla (2013) afirma que, los componentes constan de cinco, de manera que pueden ser aplicados en entidades grandes como pequeñas, pudiendo implementarse en cualquier tipo de entidad los siguientes componentes, primero está el ambiente control, segundo la valoración de riesgo por otra parte la actividad de control, seguidamente información y comunicación, finalmente monitoreo Estos controles hacen del control interno más efectivo.
Montaño (2013) quien afirma:
Brevemente el resultado del informe COSO, señala que los componentes deben ser evaluados y comprendidos por la persona que va auditar, con el fin de determinar la confiabilidad del sistema de control interno que se implementó. Evaluando la ejecución
de los procedimientos que se deben emplear. En otras palabras, estos son los componentes:
Ambiente de control
Evaluación del riesgo
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión
Según Contraloría General de la República (2014) define:
El ambiente de control se refiere al conjunto de reglas, procesos y estructuras Constituyen la base para implementar un adecuado Control Interno dentro de la entidad.
(…) Los Gerentes, comenzando desde el nivel superior de la entidad, deben enfatizar la importancia del Control interno, incluidas las normas de conducta esperadas. El ambiente de control incluye los principios de integridad y valores éticos que deben regir dentro de la entidad, supervisión, la estructura organizacional en línea con los objetivos, procesos para atraer, desarrollar competencia del personal en torno a medidas de desempeño, incentivos y recompensas.
Gonzáles (2018) argumenta:
Que la evaluación de riesgo, es un componente que identifica los riesgos potenciales asociados con el logro de los objetivos de la organización. Toda organización se enfrenta a una serie de riesgos, tanto internos como externos, que deben evaluarse. Estos riesgos afectan a las entidades de diferentes maneras, como la competitividad, el mantenimiento de una posición financiera sólida y el mantenimiento de una imagen pública positiva. (…). De esta forma, la organización debe anticipar,
conocer y responder a los riesgos a los que se enfrenta, con el fin de establecer mecanismos para identificarlos, analizarlos y mitigarlos.
Montaño (2013) sostiene:
Actividades de control, son actividades asignadas diariamente, que son ejecutadas por el personal y la gerencia de la organización. Puesto que la forma de control interno contable empleado por la administración, es evaluar teniendo como ejemplo el siguiente procedimiento como:
La revisión de desempeño, que consta analizar las recomendaciones que brinda el profesional y el cruce de información y datos.
El procesamiento de información, tiene que ver con la ejecución correcta de las
transacciones. Cabe agregar que todas las transacciones tienen que ser registradas en los periodos que corresponde, por consiguiente, tiene que ser registrados en las cuentas adecuadas, en tal sentido los estados financieros tienen que tener criterio en la elaboración de la información para tomar decisiones correctas.
(…).
La segregación de funciones, consiste en que el personal realice diversas
funciones es evidente entonces que va a cometer y ocultar errores en su jornada laboral. En efecto los procedimientos de control serán de importancia para eliminar estos posibles problemas.
Quina et al. (2018) argumentan que:
Información y comunicación, son elementos esenciales de la estructura de control interno. La información sobre el ambiente de control, la evaluación de riesgos y los procedimientos de control y supervisión son esenciales para que los gerentes
dirijan las operaciones y aseguren el uso de estándares legales, regulatorios e informativos. Por lo tanto, este componente se ocupa de los métodos utilizados para identificar, recopilar, clasificar, registrar, informar y mantener la contabilidad de los activos relacionados. Asimismo, Silva et al. (2017) afirman que, la información relevante se identifica, captura y comunica de manera oportuna para permitir que los empleados cumplan con sus responsabilidades. La comunicación debe tener lugar en todas las direcciones dentro de la entidad. Controlar los sistemas de información para ayudar a lograr los objetivos de cumplimiento y presentación de informes. En las actividades de control, existen dos tipos de controles sobre los sistemas de información, los cuales se combinan con controles manuales si es necesario, para asegurar la integridad, exactitud y corrección de la información.
Dayla (2015) define que la Supervisión y seguimiento, es el proceso de evaluar la calidad de la operación en tiempo real, a través de actividades de monitoreo continuo, evaluaciones independientes o una combinación de ambos. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones independientes dependen en gran medida de la evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procedimientos de control continuos. Las debilidades en la gestión de riesgos empresariales se informan de forma ascendente, trayendo los temas más importantes a la alta dirección y al consejo de administración.
Estupiñán (2016) afirma que:
Supervisión y seguimiento, En general, los sistemas de control están diseñados para funcionar bajo ciertas circunstancias. Por supuesto, para ello se han considerado los objetivos, riesgos y limitaciones inherentes a los controles; sin embargo, las condiciones cambian debido a factores externos e internos, lo que hace que los controles sean ineficaces.
Como consecuencia de todo ello, se requiere que la dirección lleve a cabo una revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte del sistema de control. Lo anterior no significa que todos los componentes y elementos deban ser probados, ni deben hacerse al mismo tiempo. Esto dependerá de las condiciones específicas de cada organización, demostrándose diversos grados de efectividad a través de diferentes componentes y factores de control.
La evaluación debe conducir a la identificación de controles débiles, inexistentes o innecesarios para promover, con un fuerte apoyo de la gerencia, el fortalecimiento e implementación de dichos controles. Esta evaluación se puede realizar de tres formas:
durante el desempeño de las operaciones del día a día en los diferentes niveles de la organización; separadamente por personal no directamente responsable de la realización de las actividades (incluidas las de control) y combinando las dos formas anteriores.
Seguimiento y evaluación sistemáticos de los componentes
La realización de las actividades diarias permite conocer con certeza si se han alcanzado los objetivos de control y se tienen adecuadamente en cuenta los riesgos. Los supervisores y gerentes juegan un papel importante en este sentido, ya que son quienes deben concluir si el sistema de control es efectivo o ha dejado de funcionar, e implementar las medidas correctivas o de mejora que el problema ha ocasionado solicitando.
Evaluaciones independientes
Son fundamentales para proporcionar información valiosa sobre la eficacia de los sistemas de control. La ventaja de este enfoque es que dichas evaluaciones son de naturaleza independiente, se traducen en objetividad y apuntan, respectivamente, a la
eficacia de las medidas de control, así como a la evaluación de la eficacia del sistema de prueba, seguimiento y vigilancia.
Los objetivos, el enfoque y la frecuencia de las revisiones de monitoreo independientes varían entre las organizaciones, dependiendo de las circunstancias específicas.
También se pueden combinar actividades independientes de monitoreo y evaluación, buscando así maximizar las ventajas de ambas alternativas y minimizar sus debilidades.
2.2.2 Manejo del efectivo
2.2.2.1 Definición de efectivo
Madroño (2016) define que, el efectivo es la moneda de curso legal y la moneda extranjera, en caja y en depósitos bancarios disponibles para que la entidad pueda operar, como lo que se tiene en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales y remesas en tránsito.
Vite (2017) afirma que:
El renglón de efectivo incluye los activos representados por moneda de curso legal o sus equivalentes, de los que se puede disponer en cualquier momento, sean estos en caja, billetes, monedas, depósitos bancarios, giros postales, telegráficos, etc.
Según Díaz (2016), efectivo es todo dinero que poseemos disponible para dilapidar en un tiempo determinado, tales como monedas, billetes, cheques, depósitos a la vista y otros.
2.2.2.2 Normas de la dirección de finanzas:
Hartley (2006) menciona las siguientes normas:
Asegurar el correcto registro y control de los ingresos del efectivo en la caja.
Garantizar la formación de los nuevos empleados responsables del manejo del
efectivo o en los casos que existan nuevas directivas sobre aspectos de Control Interno en Caja.
Capacitar al personal asignado a Caja para el reconocimiento de billetes y monedas falsas; tanto en moneda nacional como extranjera.
Coordinar con la gerencia sobre la contratación oportuna de las Pólizas de Seguro contra pérdidas del efectivo.
organizar que los depósitos sean efectuados en diferentes horas y en diferentes Agencias para reducir los riesgos de posibles robos.
Asegurar que todo lo recaudado del efectivo sea depositado a diario en la
cuenta bancaria de la empresa. Cualquier excepción a esta norma, debe ser autorizada por la administración.
Normas sobre el cuadre de caja
Hartley (2006) menciona que las normas sobre el cuadre de caja incluye el manual de políticas, normas y procedimientos de manejo de efectivo que es elaborado por la junta directiva de la compañía en conjunto con el encargado de los sistemas que cuenta la empresa.
El cajero debe cerrar su cuadre de caja al término de su jornada de trabajo. En caso de error en una transacción deberá cerrar su cuadre de caja y posteriormente ajustar las diferencias. Cualquier discrepancia en el cuadre de caja deberá ser informado el mismo día al jefe de la dirección así mismo al área de contabilidad, finanzas (…) por el responsable del supervisor de caja; así mismo deberá de solucionarse el mismo día (sobrante, faltante, fallas en el sistema etc.)
Las cajas de seguridad o cajas fuertes deben tener un código de seguridad para la protección del efectivo.
2.2.2.3 Obligaciones y Prohibiciones de los responsables del Manejo de la Caja Chica
(Ministerio de economía y finanzas, (Mef) ,2021) menciona las obligaciones y prohibiciones de las personas responsables de caja
Obligaciones:
o Garantizar que los fondos de caja chica asignados estén rodeados de condiciones de seguridad para evitar el robo o daño del efectivo y de los documentos que son sustentatorios.
o Consultar el marco presupuestario disponible, previo al pago, para el respectivo clasificador de gasto objetivo presupuestario.
o (…)
o Verificar que los gastos incurridos se efectúen de conformidad con la normativa aplicable y en los términos establecidos en esta directiva.
o Verificar que los comprobantes de gastos cumplan con los requisitos del Reglamento de Documentos de Pago y reformas que establezca la SUNAT;(…).
o No se aceptan comprobantes de pago con el concepto de consumo, se debe registrar el detalle exacto de costo, cantidad, unidad de medida, valor unitario y valor total.
o (…)
o El responsable del Fondo deberá mantener los efectivos suficientes para poder atender oportunamente las necesidades.
Prohibiciones:
En la resolución directoral y/o reformada no se permite la delegación de la operación y manejo de caja chica a los servidores.
Expedición de recibos provisionales sin la aprobación del director financiero y la autorización del director general o de un funcionario expresamente autorizado por él.
Asignar el fondo de caja chica al trabajador que conserve el recibo temporalmente pendiente de la contabilización, (…).
2.2.2.4 Arqueo de caja
Arena (2019) argumenta que: es el importe de todas las transacciones en dinero en un período determinado (tanto pagos/cobros en efectivo como transacciones realizadas con tarjeta). El objetivo principal de este cómputo es comprobar si todo el dinero recibido ha sido contabilizado y su saldo coincide con el importe existente en el saldo de caja.
Debes hacer esto una vez al día. Esta cantidad está constantemente expuesta al público y, por lo tanto, es susceptible de robo, pérdida o simple negligencia cuando se
contabiliza.
Sánchez (2013) define que los controles generalmente se realizan al final del día, lo que implica comparar si el inventario disponible (billetes, moneda y cheques de cumplimiento) coincide con el saldo del libro de caja. Si las cuentas están actualizadas, el saldo en el libro debe coincidir con el arqueo de caja. Sin embargo, a veces los datos no coinciden por varios motivos: errores de suma, monedas caídas anotaciones omitidas, etc. Si los asientos y los documentos de respaldo se han verificado minuciosamente, pero no hay acuerdo entre los dos saldos, se debe realizar un asiento de ajuste entre el saldo contable y el monto real. El arqueo de caja sirve también para
saber si los controles internos se están llevando correctamente. Esta operación es realizada diariamente por el supervisor de la caja.
Procedimientos para los arqueos
Sánchez (2013) indica que los procedimientos para los arqueos de caja son los siguientes:
Recibir la autorización por la autoridad competente (gerente o supervisor) para realizar el respectivo arqueo de caja.
Se requiere la presencia del encargado de caja y contador.
Clasificar dinero en billetes, monedas y cheques.
Documentos separados de pago, si los hubiere, incluyendo fecha de pago, concepto, autorización y valor correspondiente.
Calcular el valor total de efectivo y los comprobantes.
Comparación de saldos confirmados con los registrados por contabilidad;
Establecer diferencias en más (sobrante) o en menos (faltantes), si hubiese.
Preparar un informe de arqueo donde se registran los cambios presentados. Esto
será del conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes ordenarán tomar medidas para atender el caso en caso de que no hayan administrado y utilizado adecuadamente los recursos monetarios.
Sobrante de caja
(Vargas 2016) afirma que en lo posible no deben presentarse, pues es obligatorio manejar controles estrictos, mediante la realización de arqueos de caja periódicamente y sin previo aviso, para evitar el mal manejo del efectivo; pero cuando surgen estos sobrantes, no siempre es por dinero que realmente sobra, puede darse el caso de un cobro que se
hizo de más, por equivocación del cajero, un pago que no se canceló en su totalidad, entonces es como así surge sobrantes de caja.
Faltante de caja
(Vargas 2016) En caso de hallarse un faltante, buscaremos una razón para (un gasto, una consignación sin registrar) de no haber una justificación se registra este valor en una cuenta contable como responsabilidades o cuenta por cobrar al empleado encargado de manejo de caja.
2.2.2.5 Procedimientos del control de efectivo
Según Archenti (2017) cita a Silva (2012), las políticas y procedimientos establecidos por la alta gerencia y que brindan seguridad prudencial de que los objetivos específicos de la entidad serán logrados de manera eficaz y eficiente, constituyen los procedimientos de control. El hecho de que existan políticas o procedimientos formales de control no significa que estén funcionando de manera efectiva. También pueden incluir componentes específicos del ambiente de control, la evaluación de riesgos y los sistemas de información y comunicación. Dependiendo de su naturaleza, estos procedimientos pueden ser preventivos o demostrativos. Se establecen procedimientos preventivos para evitar errores en el desarrollo de las transacciones.
Los controles demostrativos están destinados a detectar errores o desviaciones que, durante el desarrollo operativo, no podrían haber sido identificados por los procedimientos de control preventivo. Los procedimientos de control están destinados a cumplir los siguientes objetivos:
Registro de efectivo
La característica de fácil apropiación y manipulación que tiene el efectivo hace indispensable que la separación de funciones sea fundamental lo que permite un
seguimiento continuo y automatizado referente a los aspectos de, custodia y registro de las operaciones. De esta manera no estará a cargo de una sola persona y permitirá que las operaciones se realicen rápidamente, evitando entorpecer su propio desarrollo.
Asignación de responsabilidad
Es importante que en las distintas etapas del manejo del efectivo se establezcan inmediatamente las responsabilidades de los empleados y se genere evidencia documentada de las acciones de cada uno de ellos.
Arqueos sorpresivos.
Este es un chequeo de todos los valores en poder de custodios seleccionados en una fecha determinada. Esta es una de las formas de verificar los fondos periódicamente y, sorprendentemente, esto nos brinda una calidad de control y brinda una seguridad más razonable sobre el manejo adecuado del efectivo.
Fierro (2016) Señala que, para la correcta gestión del efectivo y sus equivalentes, se tienen en cuenta las siguientes reglas de control interno:
Todos los fondos recibidos se ingresan en la caja general mediante recibo de caja
oficial y se depositan en la cuenta bancaria al siguiente día hábil mediante ingreso en cuenta corriente.
La función de gestión de caja debe estar separada de otras funciones como ventas, contabilidad y archivo.
El funcionario no debe estar involucrado en la incompatibilidad de la ley y su incapacidad para ejercer el cargo de tesorero.
Se requiere un manual de procedimientos y otras funciones para realizar estas funciones.
Se debe regular el efectivo regular y la caja chica caja general.
Los recibos y comprobantes de gastos deben estar numerados con anticipación.
No se recomiendan hacer pagos por caja general porque todos los pagos se
realizan a través de cheques de cuentas bancarias (muchas empresas no siguen esta regulación y aumenta el fraude).
Para gastos menores se establece un fondo de caja menor diversificado y se fija un tope para la elaboración y pago de las facturas de gastos.
El responsable de caja menor debe aplicar el concepto de retención en la fuente cuando el monto del pago cumpla con los requisitos de la base imponible.
Siempre que sea posible, se debe considerar el envío el mismo día de llegada
cuando se trata de cifras consideradas para evitar la tentación durante los días no hábiles.
Los responsables de la gestión del efectivo deben establecer políticas de gestión con las compañías de seguros que beneficien a la empresa.
Los títulos valores están protegidos en una caja fuerte.
Los arqueos de caja deben establecerse de manera simultánea e impredecible.
Deben introducirse formas alternativas de pago de facturas a través de sucursales bancarias virtuales.
A través de sucursales bancarias virtuales.
2.3 Definición de Términos Básicos Arqueo de caja
Lezanski et al. (2016) argumenta que es un procedimiento técnico contable que evalúa la eficacia del control interno sobre la operación de fondos. Se utiliza para determinar si los responsables de administrar el fondo están actuando con honestidad y eficiencia.