GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES
Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2008
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES
1. METODOLOGÍA DE MARCO LÓGICO (MML) ADAPTADA AL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES
2. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE FORMULAR UN DOCUMENTO CONPES 3. PROCESO
ACTIVIDAD 1: Emitir concepto técnico
ACTIVIDAD 2: Definir el grupo de trabajo que desarrollará el Documento ACTIVIDAD 3: Elaborar diagnóstico de involucrados
ACTIVIDAD 4: Definir el cronograma y solicitar autorización para iniciar la elaboración del Documento
ACTIVIDAD 5: Viabilizar solicitud de Inicio para la elaboración del Documento Conpes ACTIVIDAD 6: Incluir la iniciativa en el listado de Documentos Conpes programados ACTIVIDAD 7: Analizar la Problemática
ACTIVIDAD 8: Establecer los Objetivos
ACTIVIDAD 9: Identificar las Alternativas Posibles de Solución ACTIVIDAD 10: Definir las alternativas optimas de solución
ACTIVIDAD 11: Diligenciar las matrices de Productos y Actividades:
ACTIVIDAD 12: Diligenciar las matrices de Recomendaciones y Tareas ACTIVIDAD 13: Validar la Versión Final de las Matrices
ACTIVIDAD 14: Validar la Versión Final de las Matrices
ACTIVIDAD 15: Redactar la totalidad del borrador del Documento Conpes
ACTIVIDAD 16: Revisar el contenido técnico, presupuestal y jurídico del Documento ACTIVIDAD 17: Concertar el Documento con los titulares de los ministerios y entidades involucradas
ACTIVIDAD 18: Presentar el Documento al Pre-CONPES ACTIVIDAD 19: Presentar el Documento al CONPES
ACTIVIDAD 20: Incluir en el Documento los comentarios y recomendaciones del CONPES ACTIVIDAD 21: Asignar el número al Documento
ACTIVIDAD 22: Diligenciar la Hoja Introductoria
ACTIVIDAD 23: Publicar el Documento en la pagina Web del DNP
BIBLIOGRAFÍA
INTRODUCCIÓN
Esta guía describe la manera de desarrollar el proceso de elaboración de Documentos Conpes al interior del Departamento Nacional de Planeación (DNP). En su contenido se contemplan una serie de ACTIVIDADES que van desde la identificación de la necesidad de elaborar el Documento, hasta la publicación del texto aprobado, pasando por el proceso en el que se determina la problemática a la que se quiere dar solución, los objetivos que se persiguen y la definición de un plan de acción para el logro de lo propuesto.
El objetivo que persigue esta guía es proveer a quienes comparten la responsabilidad de elaborar los Documentos Conpes, de herramientas claras que permitan el desarrollo de textos con un alto estándar técnico y una estructura definida, cuyo contenido tenga la suficiente información para que las políticas formuladas sean susceptibles de ser medidas y evaluadas. De esta manera, se espera que mediante la ejecución consecutiva de las ACTIVIDADES descritas en este Documento se logre definir un conjunto de acciones concretas, concertadas entre los distintos estamentos gubernamentales, orientadas hacia el logro de objetivos de política completamente delimitados.
Esta guía se divide en tres partes. La primera, presenta las ACTIVIDADES preliminares que se requieren para la elaboración del Documento. La segunda, muestra la metodología a aplicar durante el proceso, mientras que la tercera presenta los procedimientos a seguir una vez se ha logrado consolidar un borrador final del Documento de política. Al interior de la distribución anotada, el tema es desarrollado de manera explicativa por actividades consecutivas, ordenadas de manera tal que su desarrollo garantiza la obtención del texto el cual contiene la política propuesta.
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES
Actividad 3 Elaborar diagnóstico de Involucrados
Actividad 4 Definir el cronograma y solicitar
autorización para iniciar la elaboración del documento
Surge la necesidad de formular un documento Conpes Inicio del proceso
Actividad 2 Definir el grupo de trabajo que desarrollará el documento Actividad 1 Emitir concepto técnico
Actividad 5 Viabilizar solicitud de Inicio para la elaboración del documento Conpes
¿Se elaborará el documento
Conpes? Fin del proceso
¿Se le hará seguimiento al
documento?
Informar a las partes interesadas No
SI
No
SI
Actividad 6 IIncluir la iniciativa en el listado de documentos Conpes programados
Informar a las partes interesadas
Actividad 9 Identificar las Alternativas Posibles de Solución Actividad 8 Establecer los Objetivos Actividad 7 Analizar la Problemática
Borrador de Diagnóstico
Borrador de Objetivos
Actividad 11 Diligenciar las matrices de Productos y Actividades
Actividad 12 Diligenciar las matrices de Recomendaciones y Tareas
Actividad 14 Validar la Versión Final de las Matrices Actividad 13 Definir el Plan de Inversiones del Documento Actividad 10 Definir las alternativas optimas de solución
¿Visto bueno a
las matrices? Corrección de matrices
Actividad 15 Redactar la totalidad del borrador del documento Conpes
Actividad 16 Revisar el contenido técnico, presupuestal y jurídico del documento
No
SI
Borrador del documento
Actividad 18 Presentar el documento al Pre- CONPES
¿El documento es apto para ser llevado al Pre-
Conpes?
Actividad 17 Concertar el documento con los titulares de los ministerios y entidades involucradas
No
SI
¿Visto bueno al documento?
No
SI
Corrección del documento
Corrección del documernto
Actividad 19 Presentar el Documento al CONPES
¿El documento es aprobado?
Actividad 20 Incluir en el documento los comentarios y recomendaciones del CONPES
Documento Final
No
SI
Corrección del documernto
Fin del proceso Actividad 23 Publicar el documento en la pagina Web del DNP
Actividad 21 Asignar el número al documento
Actvidad 22 Diligenciar la Hoja Introductoria
1. METODOLOGÍA DE MARCO LÓGICO (MML) ADAPTADA AL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES
La MML se define como una “herramienta para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación”. (Ortegón, 2005: p.13). Se decidió usar esta metodología básicamente porque ofrece ventajas sobre otras herramientas con similares propósitos y por la posibilidad de ser aplicada en las distintas etapas que surte el desarrollo de una Política, un Programa o un Proyecto.
Para efectos de su aplicación pertinente dentro del proceso de formulación y seguimiento de los Documentos Conpes, fue necesario operar sobre la metodología una serie de cambios de cierta trascendencia consignados en las ACTIVIDADES cuya descripción usted se dispone a abordar en breve.
El proceso interno para la formulación de un Documento Conpes inicia cuando cualquier Director Técnico del DNP, por solicitud externa o interna, por iniciativa propia o por disposición normativa, solicita Subdirector General la autorización para elaborar un Documento Conpes.
El DNP es la única instancia competente para presentar Documentos Conpes al Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES), por lo que solamente esta entidad tiene potestad para elaborar los Documentos en cuestión. Toda iniciativa de formulación de política proveniente de las entidades públicas del orden central y descentralizado que se pretenda poner a consideración del CONPES debe ser presentada con la justificación debida a la Dirección Técnica del DNP competente, para efectos de que pueda darse inicio al proceso técnico de formulación del Documento de política.
3. PROCESO
Con el fin de justificar el inicio formal al interior del DNP del proceso de elaboración del Documento Conpes, es responsabilidad del Director Técnico elaborar un concepto técnico preeliminar, el cual servirá como soporte principal del formato1 que se presentará a la Subdirección General con el fin de solicitar formalmente el aval para dar inicio al proceso. Para estos efectos deben considerarse aspectos inherentes a la política en cuestión relacionados con:
1 Formato de Solicitud para Iniciar la Elaboración del Documento Conpes F-SDG-02
2. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE FORMULAR UN DOCUMENTO CONPES
ACTIVIDAD 1: Emitir el concepto técnico
• Pertinencia política.
• Viabilidad técnica
• Coherencia con el Plan Nacional de Desarrollo.
• Pertinencia para ser llevado a la instancia del Consejo Nacional de Política Económica y Social.
Debe tenerse presente que este concepto será usado por la Dirección y la Subdirección General como referencia principal al momento de decidir si el DNP se comprometerá en el desarrollo del un Documento Conpes particular. Razón por la cual su contenido debe justificar de manera breve y concreta la iniciativa presentada.
Una vez surtidas las ACTIVIDADES anteriores, es responsabilidad del Director Técnico conformar el equipo que trabajará en el desarrollo del Documento Conpes. Dentro de dicho grupo nombrará formalmente un Coordinador del Documento Conpes quien tendrá bajo su responsabilidad la organización y coordinación de las mesas de trabajo conformadas al interior del DNP y con las entidades externas. También será el responsable de la redacción del borrador del Documento de política en cuestión.
El Coordinador del Documento Conpes debe liderar de manera activa la totalidad de las acciones necesarias para el desarrollo de las ACTIVIDADES de este proceso dentro de los tiempos establecidos. Para ello jugará un rol proactivo dirigido a articular las diferentes instancias involucradas.
Es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes elaborar el diagnóstico de involucrados.
Antes de dar inicio al proceso de formulación de la política, es imperativo definir las instancias que tomarán parte en su desarrollo. Debe recordarse que en general los Documentos Conpes enfrentan problemáticas transversales en cuya solución pueden participar varios sectores; en este sentido, resulta fundamental identificar de manera cuidadosa a todos aquellos entes que tomarán partido en la identificación de los problemas, la definición de los objetivos y la ejecución de las estrategias contempladas en el plan de acción acordado.
ACTIVIDAD 2: Definir el equipo de trabajo que desarrollará el Documento
ACTIVIDAD 3: Elaborar diagnóstico de involucrados
Figura 1 - Identificación de involucrados
Documento Conpes Ministerios
Departamentos Administrativo s
Entidades del orden descentralizado
Presidencia de la República
Fuerza Pública
Direcciones Técnicas Gremios DNP
Fuente: Elaboración propia - Subdirección General
Al finalizar esta ACTIVIDAD el Coordinador del Conpes deberá tener un perfil claro de cada una de las instancias involucradas en el desarrollo del Documento y un plan de negociación a seguir. Estos aspectos le servirán de referencia para definir:
El espacio de tiempo necesario para surtir los diferentes procesos de negociación
Las estrategias que se afrontarán dentro de los procesos de concertación necesarios para el desarrollo de la política
La información del análisis de involucrados debe consignarse el Formato Matriz de Análisis de Involucrados F-SDG-01, descrito a continuación:
Figura 2 - Formato Matriz de Análisis de Involucrados F-SDG-01
No. DEPENDENCIAS-DNP INVOLUCRADAS
NATURALEZA DE LA PARTICIPACIÓN
IMPORTANCIA DE LA PARTICIPACIÓN
CARACTERÍSTICAS DE LA
NEGOCIACIÓN OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
No. ENTIDADES EXTERNAS INVOLUCRADAS
NATURALEZA DE LA PARTICIPACIÓN
IMPORTANCIA DE LA PARTICIPACIÓN
CARACTERÍSTICAS DE LA
NEGOCIACIÓN OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
TÍTULO O TEMA DEL DOCUMENTO:
MATRIZ DE ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS
Fuente: Elaboración propia - Subdirección General
• Dependencias – DNP involucradas: esta columna deberá llenarse con una lista detallada de las dependencias que forman parte del DNP, las cuales tendrán participación en la identificación de los problemas, la definición de los objetivos y la ejecución de las estrategias contempladas en el plan de acción acordado.
• Entidades externas involucradas: en esta columna se consignará la lista de todas aquellas entidades diferentes al DNP que tendrán un papel en el proceso de identificación de los problemas, la definición de los objetivos y la ejecución de las estrategias contempladas en el plan de acción acordado.
• Naturaleza de la participación: Descripción del rol que jugará la instancia durante el proceso de elaboración del Documento.
Este aparte debe servir como diagnóstico para establecer la etapa específica del proceso de elaboración en la cual la entidad debe participar. Algunas entidades por ejemplo juegan un papel fundamental en la definición problemática, mientras que pueden no tener participación activa en la definición de alternativas de solución. La información consignada en esta columna es importante en la medida en que ayuda a identificar la ruta de negociación2 que vamos va a seguir el DNP en el proceso de lograr articular todas las instancias involucradas.
• Importancia de la participación
- Alta: la participación de la entidad es crucial en el desarrollo de la formulación de la política o la implementación del plan de acción considerado. En general se trata de entidades que deben ser tenidas en cuenta a todo lo largo del proceso, para las cuales debe formularse una estrategia de negociación activa que permita llegar a acuerdos bilaterales antes de someter cualquier resultado del proceso a una negociación colectiva.
- Media: la entidad aporta elementos importantes que definen la formulación de la política o la implementación del plan de acción considerado, sin embargo su papel no es preponderante. La negociación está dirigida a lograr aportes concretos de dichas entidades en el marco de una negociación colectiva. En general su participación es necesaria a todo lo largo del proceso.
- Baja: La participación de la entidad es restringida en el sentido que aporta unos pocos elementos que ayudan al desarrollo de la formulación de la política o a la implementación del plan de acción acordado. La participación no es necesaria a todo lo largo del proceso. La negociación debe dirigirse a lograr los aportes de dicha instancia para aspectos particulares.
• Características de la negociación: diagnóstico del escenario más probable dentro del cual se surtirá la negociación con cada una de las instancias consideradas. Este análisis debe considerar:
2 “ruta de negociación” hace referencia a la secuencia de estrategias y acciones que afrontará el DNP en el proceso de elaboración del Documento Conpes, en aras de lograr acuerdos entre los involucrados que permitan la elaboración de una política articulada, integral, legítima, visible y ejecutable.
- Horizontes temporales - Riesgos de negociación - Cuellos de botella - Imprevistos
- Estrategias a afrontar
Este aparte debe servir para establecer claramente una ruta de negociación definida de antemano en la que se establezcan la manera en la cual, el DNP afrontará el Proceso de Elaboración de Documentos Conpes en aras de lograr acuerdos entre los involucrados que permitan la elaboración de una política articulada, integral, legítima, visible y ejecutable; de manera eficiente y en el marco de horizontes temporales definidos.
• Observaciones: en este aparte se incluirá cualquier aspecto a tener en cuenta en lo que concierne a aspectos no descritos en lo ítems anteriores.
En la casi totalidad de los casos usted deberá considerar dentro de los involucrados a la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – DIFP, así como a las respectivas Oficinas Jurídicas tanto del DNP – OJ como de las entidades externas. Su participación como consultores a todo lo largo del proceso de formulación resulta fundamental en aras de lograr una política jurídica y presupuestalmente fundamentada.
Estrategias de Negociación:
Existen múltiples estrategias a través de las cuales la Dirección responsable de elaborar un Documento Conpes a través del grupo de trabajo definido en la ACTIVIDAD anterior, puede lograr articular las iniciativas formuladas por los distintos involucrados en propuestas consolidadas para las cuales exista consenso:
• Negociación multilateral: este tipo de negociación contempla la conformación de mesas de involucrados convocadas, moderadas y coordinadas por la Dirección responsable del Documento Conpes.
• Negociación Bilateral: este tipo de negociación considera la discusión de propuestas puntuales con uno de los involucrados.
• Negociación Mixta: considera la alternación de las dos posibilidades anteriores.
Es importante anotar que la negociación multilateral debe realizarse sobre propuestas definidas previamente mediante negociación entre instancias cuya importancia sea alta y el DNP3, cualquiera sea la ACTIVIDAD particular en la que se encuentre el proceso.
3 Cualquier propuesta formulada por la entidad debe contar con el consenso de las distintas Direcciones Técnicas involucradas.
El Director Técnico de la Dirección solicitante es el responsable de la realización de esta ACTIVIDAD.
Para efectos de poder articular las diferentes instancias involucradas en el desarrollo de la política y realizar de manera sostenida la ruta de negociación definida, debe establecerse un cronograma de trabajo que considere los tiempos estimados para la elaboración del Documento y que estipule las diferentes ACTIVIDADES que deben surtirse dentro del proceso. Dicho cronograma debe ser concertado con las entidades cuya importancia haya sido definida como alta en la matriz de involucrados.
Este cronograma servirá de guía para establecer entregas parciales a la Subdirección General, reuniones de concertación y demás actividades necesarias para desarrollar el Documento Conpes.
En síntesis, el cronograma en cuestión será entendido como un plan de trabajo con fechas definidas (para conformarlo haga uso de la plantilla de cronograma propuesta por la Subdirección General).
Cuando fije el cronograma tenga en cuenta que:
• Dentro del cronograma se programarán las fechas de presentación al Pre-CONPES y al CONPES.
• Su contenido debe estar plenamente concertado con los involucrados.
• Los tiempos asignados deben considerar aspectos exógenos como demoras y aplazamientos en las reuniones de trabajo.
• No debe haber modificaciones posteriores de las fechas establecidas
• El cronograma describe un conjunto de actividades que deben surtirse de manera estrictamente consecutiva
Es importante anotar que el Director Técnico y el Coordinador del Documento Conpes definido durante la parte inicial del proceso, serán los responsables ante la Subdirección General en lo referente a la entrega de la información solicitada por esta dependencia, la observancia de las ACTIVIDADES establecidas dentro del proceso de elaboración de los Documentos Conpes y el cumplimiento del cronograma fijado.
ACTIVIDAD 4: Definir el cronograma y solicitar autorización para iniciar
la elaboración del Documento
Figura 3 – Plantilla de cronograma para la elaboración de Documentos Conpes
semana 1 semana 2 semana 3 semana 4 semana 5 semana 6 semana 7 semana 8 semana 9 semana 10semana 11semana 12
5.1 Enviar Solicitud de Inicio de Elaboración de Documento
Conpes 5.2 Viabilizar Solicitud de Inicio de Elaboración de Documento
Conpes.
6. Incluir la Iniciativa en el Listado de Documentos Conpes
Programados 7. 1 Elaborar el Árbol de
Problemas 7.2 Elaborar el Borrador de
Diagnóstico 8.1 Elaborar el Árbol de
Objetivos 8.2 Elaborar el Borrador de
Objetivos 9. Identificar Posibles Alternativas de Solución 10. Definir las Alternativas
Óptimas de Solución 11.1 Definir Productos y
Actividades 11.2 Definir indicadores y responsables para los productos
y actividades 12. Diligenciar las Matrices de
Recomendaciones y Tareas
13. Definir el Plan de Inversiones del Documento 14. Validar la Versión Final de
las Matrices 15. Redactar la totalidad del Borrador del Documento Conpes 16. Revisar el contenido técnico, presupuestal y jurídico del
documento 17. Concertar el documento con los titulares de los ministerios y entidades involucradas
18. Presentar el Documento al Pre-CONPES. (Paso 20) 19. Presentar el Documento al
CONPES. (Paso 21)
20. Incluir Comentarios y recomendaciones del CONPES
21. Asignar el número al documento 22. Diligenciar la Hoja
Introductoria 23. Publicar el documento en la
página Web del DNP
Color
FEBRERO MARZO
Dirección Técnica Responsable Convenciones
Actividad
ENERO
SDG
Fuente: Elaboración propia - Subdirección General
De otra parte, El Director Técnico de la Dirección que tiene la iniciativa de hacer el Documento Conpes, debe presentarla formalmente al Subdirector General antes de iniciar su desarrollo, a través del formato F-SDG-02. Dicha solicitud debe estar acompañada del cronograma y del la matriz de involucrados definidos en las ACTIVIDADES anteriores. La presentación de la iniciativa por parte del Director Técnico implica el respaldo del funcionario a la propuesta en cuestión, con el cual compromete al grupo de trabajo conformado para el desarrollo del documento y en general a toda la dependencia bajo su cargo, a afrontar el liderazgo necesario para la coordinación eficiente de todos los recursos internos y externos, para garantizar el logro de una política técnicamente estructurada (concertada, sólida y con compromisos visibles) dentro de los tiempos estipulados.
Figura 4 – Formato de solicitud para iniciar la elaboración de Documentos Conpes - F- SDG-02
DD MM AAAA
MM/AAAA:
Si No
Dirección Técnica Responsable
Fecha estimada de presentación al CONPES
3. Justificación técnica
Observaciones:
1. Tema del documento
5. Solicitud de seguimiento Participantes DNP
FORMATO DE SOLICITUD PARA INICIAR LA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO CONPES
FECHA
Director
2. Nombre preliminar:
4. Función del documento
Entidades Participantes
Vo.Bo. Director General Observaciones:
Política Programa
Aprobación y autorización Proyecto
Consultivo
Vo.Bo. Subdirector General
Fuente: Elaboración propia - Subdirección General
A continuación se expone en detalle la manera en la cual debe ser diligenciado el Formato F- SDG-02 a partir de la información recolectada y generada hasta este punto del proceso:
• Fecha
Llene este espacio con la información de la fecha en la cual es presentado el formato a la Subdirección General. La fecha debe diligenciarse según el formato: DD/MM/AAAA.
• Dirección Técnica responsable
Llene este espacio con el nombre de la Dirección Técnica responsable de la elaboración del Documento Conpes.
• Director
Llene este espacio con el nombre del Director Técnico solicitante.
• Fecha estimada de presentación al CONPES
Llene este espacio con la información de la fecha en la cual el Documento será presentado al CONPES. La fecha debe diligenciarse según el formato: MM/AAAA.
• Participantes DNP
Incluya el listado de todas aquellas Direcciones Técnicas que de acuerdo a su Matriz de Análisis de Involucrados F-SDG-01, participarán en la formulación de la política propuesta en el Documento Conpes. Su nombre debe consignarse completo, omitiendo la reducción a sus siglas.
• Entidades participantes
Incluya el listado de todas aquellas entidades que de acuerdo a su Matriz de Análisis de Involucrados F-SDG-01, participarán en la formulación de la política propuesta en el Documento Conpes. Su nombre debe consignarse completo, omitiendo la reducción a sus siglas.
• Tema del Documento
Describa brevemente la temática que será desarrollada en el Documento Conpes.
• Nombre Preliminar
Defina un nombre con el cual pueda ser identificado el Documento durante el periodo de elaboración.
• Justificación técnica
Procurando no exceder las 200 palabras, diligencie este espacio con la información del concepto técnico definido en la primera ACTIVIDAD.
• Función del Documento y solicitud de seguimiento
Señale mediante una X la totalidad de los recuadros dentro de los cuales encaje la función del Documento de acuerdo a la temática que afrontará y la razón por la cual será presentado al CONPES:
- Política - Programa - Proyecto - Consultivo
- Aprobación y autorización
• Solicitud de seguimiento
Especifique si la Dirección Técnica considera que el Documento necesitará o no seguimiento una vez aprobado, marcando con una X la casilla respectiva. Recuerde que por defecto se realizará seguimiento a los Documentos Conpes en cuyo contenido se formulen: Políticas, Programas y Proyectos. Si se define que el Documento a desarrollar encaja en dicha clasificación4, usted deberá continuar con la ACTIVIDAD siguiente; de lo contrario salte a la ACTIVIDAD 15.
4 Sin embargo, se deja abierta la posibilidad para que el Subdirector General autorice la realización de seguimiento para Documentos Conpes ajenos a esta caracterización
• Vistos Buenos (VoBo) y Observaciones
Mediante las firmas de los titulares de la Dirección y la Subdirección General, se certificará en el formato el visto bueno de la iniciativa. En el espacio de las observaciones, cada una de estas instancias incluirá las recomendaciones que acompañen la aprobación del inicio del proceso para la elaboración del Documento en cuestión.
La decisión de comprometer o no al DNP en el desarrollo de un Documento Conpes es responsabilidad del Director General como cabeza de la entidad y del Subdirector General en su calidad de Secretario Técnico del CONPES. En este sentido, una vez estas instancias den su aprobación formal, la Dirección Técnica responsable podrá dar inicio al desarrollo del Documento.
Para efectos de poder tomar una decisión, el Subdirector General previa consulta con el Director General debe realizar una evaluación detallada de la información contenida en el formato de solicitud para iniciar la elaboración de Documentos Conpes (Formato de Solicitud para Iniciar la Elaboración del Documento Conpes F-SDG-02), con base en criterios relacionados con:
• Horizontes temporales considerados
• Pertinencia de la iniciativa
• Recursos comprometidos en su desarrollo
La decisión tomada con base en dicho análisis debe ser comunicada de manera formal a la Dirección Técnica solicitante y a los involucrados respectivos.
De resultar aprobada la elaboración del Documento Conpes, un Asesor de la Subdirección General designado para estos efectos incluye el Documento en la página “Documentos Conpes Programados” del sitio de red SISCONPES. Es potestad de la Subdirección General y responsabilidad del Asesor designado, la administración pertinente de la página y de la información en ella contenida.
En esta página aparecen la totalidad de los Documentos Conpes que se encuentran en desarrollo dentro del DNP, de tal suerte que cualquier dependencia de la entidad pueda tener información actualizada en lo referente a la naturaleza de las políticas en desarrollo, el estado de avance, los tiempos considerados, el responsable y los involucrados en su formulación. Luego de cargar la iniciativa en el listado, el Asesor designado debe solicitar de manera periódica las actualizaciones respectivas para efectos de mantener vigente el estado de avance del documento.
ACTIVIDAD 5: Viabilizar la solicitud de inicio para la elaboración del Documento Conpes
ACTIVIDAD 6: Incluir la iniciativa en el listado de Documentos Conpes
programados
En general el Asesor en cuestión cargará en la plataforma toda la información allegada por el Director Técnico de la Dirección solicitante de manera que en dicho sitio quedarán publicados:
• La matriz de involucrados y el cronograma
• La información contenida en el formato de solicitud
• La programación del Pre-CONPES de acuerdo a las fechas estipuladas en el cronograma Cualquier modificación de la información programada debe ser solicitada formalmente por el Director Técnico de la Dirección responsable, a la Subdirección General con las justificaciones y aclaraciones respectivas. Una vez sean aprobados dichos cambios por el Subdirector General, el Asesor responsable de la plataforma procederá a realizar las actualizaciones respectivas teniendo cuidado de incluir todas las justificaciones allegadas en el espacio dispuesto para las observaciones.
Es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes, lograr mediante la aplicación de la metodología sugerida por esta guía, la definición de una problemática con la cual los involucrados en el desarrollo del Documento estén de acuerdo.
Resulta fundamental tener claridad con relación a la problemática que espera atacar el Documento, en tanto las políticas formuladas dentro de él, así como los objetivos propuestos para el logro del propósito central, son obtenidos como consecuencia directa de los problemas formulados en esta ACTIVIDAD.
Una problemática puede considerarse como: “una situación no deseada que obstaculiza el desarrollo” (BID, 2004). O “el desfase entre la realidad y una situación deseable”. (CORPOICA, 1995: 37).
En la definición de la problemática es necesario identificar el problema central con sus causas y consecuencias. Para este particular resulta sumamente útil la utilización del árbol de problemas gracias a su valor como herramienta para hacer más expedito el proceso.
Construya el árbol de problemas siguiendo los siguientes pasos. A cada uno de ellos les fue asociado un ejemplo ilustrativo:
1. Establezca el problema central que da origen a la iniciativa de la formulación de la política aplicando criterios de prioridad y selectividad. Recuerde que debe definirse UN sólo problema central:
DET ERIORO DE LA FRUT A EN LA RECOLECCIÓN
ACTIVIDAD 7: Analizar la problemática
2. Defina los efectos más importantes del problema en cuestión. En su mayoría coinciden con los síntomas que condujeron a la identificación del problema central. Es importante anotar que una buena definición de los efectos permite mejorar la definición y delimitación del problema central:
EFECTOS DE PRIM ER NIVEL EFECTOS DE SEGUNDO NIVEL
EFECTOS DE TERCER NIVEL
PÉRDIDA DE FRUTA
M ENOR VALOR DE LA PRODUCCIÓN
DETERIORO AM BIENTAL M ENORES INGRESOS DE LOS
AGRICULTORES
CONTAM INACIÓN POR FRUTA DAÑADA
M AYORES COSTOS POR M ANIPULACIÓN DE DESECHOS PROLIFERACIÓN DE PLAGAS Y
M ALOS OLORES
3. Identifique las causas del problema central definido. En general se encuentran asociadas a las condiciones que fundamentan la existencia de la situación anómala principal. Su importancia radica en que éstas determinan los objetivos y el plan de acción para el logro de la política en actual proceso de formulación
CAUSAS DE SEGUNDO NIVEL CAUSAS DE PRIMER NIVEL
CAUSAS DE PUNTA DE RAÍZ FRUTA MALTRATADA
EN LA RECOLECCIÓN
FRAGILIDAD DE LA FRUTA
ESTÍM ULOS INAPROPIADOS TÉCNICAS
INAPROPIADAS
BAJA CALIFICACIÓN DE LOS RECOLECTORES
ALTA ROTACIÓN DEL PERSONAL
LOS ELEM ENTOS DE RECOLECCIÓN
SON INAPROPIADOS
LOS ESTÁNDARES DE SELECCIÓN SON
BAJOS
NO SE CAPACITA A LOS EMPLEADOS
UNA VEZ INGRESAN
LOS SALARIOS CONSIDERAN CANTIDAD Y NO
CALIDAD
CARACTERÍSTICAS PROPIAS DE LA VARIEDAD
INCIDENCIA DE ENFERMEDADES
El esquema resultante de este análisis de la problemática puede compararse con la estructura de un árbol en la cual el problema se asume como el tronco, sus efectos y las causas se asocian a las ramas y a las raíces respectivamente, como se muestra en la Figura 5.
Figura 5 - Árbol de problemas
DETERIORO DE LA FRUT A EN LA RECOLECCIÓN MAYORES COST OS POR MANIPULACIÓN DE DESECHOS PROLIFERACIÓN DE PLAGAS Y
MALOS OLORES
FRUT A MALT RATADA EN LA RECOLECCIÓN
FRAGILIDAD DE LA FRUT A
EST ÍMULOS INAPROPIADOS TÉCNICAS
INAPROPIADAS
BAJA CALIFICACIÓN DE LOS
ALTA ROT ACIÓN DEL PERSONAL
LOS ELEMENT OS DE RECOLECCIÓN SON INAPROPIADOS
LOS EST ÁNDARES DE SELECCIÓN SON
BAJOS
NO SE CAPACIT A A LOS EMPLEADOS UNA VEZ INGRESAN
LOS SALARIOS CONSIDERAN CANT IDAD Y NO
CALIDAD
CARACT ERÍST ICAS PROPIAS DE LA
INCIDENCIA DE ENFERMEDADES PÉRDIDA DE FRUT A
CONT AMINACIÓN POR FRUT A DAÑADA
MENOR VALOR DE LA PRODUCCIÓN
DET ERIORO AMBIENTAL MENORES INGRESOS DE LOS
AGRICULT ORES
EFECTO S LAS RAMAS DEL ARBOL
PRO BLEMA CENTRAL EL T RONCO DEL ARBOL
CAUSAS LAS RAICES DEL ARBOL
Fuente: Sanín, Héctor. Metodología de Marco Lógico para la formulación de proyecto y elaboración propia
A fin de obtener un buen esquema de la estructura problemática se recomienda:
• Formular el problema central en estado negativo.
• Acotar el análisis de causas y efectos en torno a un solo problema central (Esto le permitirá delimitar el Documento y ser más efectivo durante el proceso de formular soluciones).
• No confundir el problema con la ausencia de una solución. (Ortegón, 2005)
Ejemplos:
Con el fin de que usted pueda identificar las diferencias particulares, a continuación se presentan una serie de problemas redactados de dos maneras distintas.
Problemas redactados de manera incorrecta:
Faltan programas y proyectos en educación.
Se requiere de mayor cobertura de los planes en seguridad alimentaria.
Se necesita una adición presupuestal para la Política de Seguridad Democrática.
Los problemas redactados de esta manera indican una solución y al mismo tiempo tratan de expresar una situación problemática. Por esta razón es necesario redactar los problemas de una manera negativa ajena a una solución implícita.
Problemas redactados de manera correcta5:
5 Los problemas redactados de esta manera expresan una situación problemática descrita de forma negativa y no llevan implícita una solución como los descritos anteriormente.
Los índices de analfabetismo han aumentado.
Los planes sobre seguridad alimentaria no han logrado la cobertura programada.
Los recursos disponibles son insuficientes para ejecutar la Política de Seguridad Democrática.
Es deseable que en todos los casos la Dirección Técnica haga una propuesta inicial del árbol de problemas sobre el cual se dé inicio a la concertación con los involucrados. Para efectos de lograr una aplicación efectiva de la metodología, se recomienda iniciar el proceso de concertación sobre una versión muy sencilla del árbol de problemas, en la cual solamente se defina el problema central y las causas - efectos de primer nivel. Una vez se llegue a un acuerdo en este sentido puede iniciarse la profundización dentro de cada uno de los problemas y efectos definidos.
Revise y modifique el árbol de problemas cuantas veces sea necesario, para que se asegure de que tanto las causas como los efectos que fueron identificados, relacionados con el problema central, sean las correctas. Es importante resaltar que el logro de un árbol de problemas concertado con las entidades involucradas, garantiza la existencia de consenso con relación al diagnóstico que se está formulando.
Una vez haya sido definida una versión final del árbol de problemas proceda a redactar una versión preeliminar del borrador de diagnóstico observando de manera cuidadosa los aspectos definidos en la ACTIVIDAD 15. Este Documento le servirá como elemento explicativo de lo consignado de manera resumida en el árbol de problemas y como un avance substancial en el camino a obtener el borrador final del Documento Conpes. Recuerde que no obstante el árbol de problemas es una valiosa herramienta para identificar la estructura de una problemática, es apenas una primera aproximación al logro de un diagnóstico técnico.
Es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes, lograr mediante la aplicación de la metodología sugerida por esta guía, la definición de una estructura de objetivos de la política con la cual los involucrados en el desarrollo del Documento estén de acuerdo.
Una vez definida la problemática resulta indispensable definir los objetivos inherentes a la solución de la estructura anómala definida. Para construir el árbol de objetivos tome como insumo principal el árbol de problemas obtenido al finalizar la ACTIVIDAD anterior. El esquema así conformado le permitirá identificar el propósito central que se quiere lograr con la formulación de la política a consignar en el Documento Conpes y la estructura de las relaciones medios - fines.
De esta manera, bajo el marco del principio de transformación recíproca de los contrarios, debe definirse un objetivo central directamente asociado al problema central de la política, un objetivo específico directamente asociado a cada una de las causas principales identificadas (medios).
ACTIVIDAD 8: Establecer los objetivos
Cada efecto por su parte, debe asociarse a un objetivo de largo plazo que ayudará a lograr la consecución del propósito del Documento. (Ver la figura 6)
Figura 6 - Árbol de Objetivos
OBJETIVOS DE LARGO PLAZO LAS RAMAS DEL ÁRBOL
OBJETIVO CENTRAL EL TRONCO DEL ÁRBOL
MEDIOS LAS RAÍCES DEL ÁRBOL OBJETIVOS LP DE PRIM ER
NIVEL OBJETIVOS LP DE SEGUNDO
NIVEL OBJETIVOS LP DE TERCER
NIVEL
OBJETIVO CENTRAL
M EDIOS DE PRIM ER NIVEL OBJETIVOS ESPECÍFICOS
M EDIOS DE SEGUNDO NIVEL REDUCIR EL PORCENTAJE DE FRUTA QUE
PRESENTA DETERIORO
REDUCIR EL M ALTRATO DE LA FRUTA DURANTE LA RECOLECCIÓN
INCREM ENTAR LA RESISTENCIA AL DETERIORO DE LA FRUTA
M EJORAR EL ESQUEM A DE ESTÍM ULOS MEJORAR LAS TÉCNICAS DE
RECOLECCIÓN
ELEVAR LA CALIFICACIÓN DE LOS RECOLECTORES
REDUCIR LA ROTACIÓN DEL
PERSONAL
REEMPLAZAR LOS ELEM ENTOS DE RECOLECCIÓN
REALIZAR UN PROCESO DE SELECCIÓN M ÁS
EXIGENTE
CAPACITAR A LOS EM PLEADOS QUE INGRESAN
DISEÑAR UN NUEVO ESQUEM A
DE ESTÍM ULOS
M EJORAR LA VARIEDAD REDUCIR LA INCIDENCIA DE ENFERM EDADES REDUCIR LA PÉRDIDA DE
FRUTA
AUM ENTAR EL VALOR DE LA PRODUCCIÓN REDUCIR EL DETERIORO
AM BIENTAL
AUMENTAR EL INGRESOS DE LOS AGRICULTORES
REDUCIR LA CONTAM INACIÓN POR FRUTA DAÑADA
REDUCIR LOS COSTOS POR M ANIPULACIÓN DE DESECHOS CONTROLAR LAS PLAGAS Y LOS
M ALOS OLORES
Fuente: Sanín, Héctor. Metodología de Marco Lógico para la formulación de proyecto y elaboración propia
Para lograr una buena definición de árbol de objetivos se recomienda que la Dirección Técnica haga la primera propuesta de esta estructura de situaciones deseables, trasformando todas las condiciones negativas del Árbol de Problemas en condiciones positivas (ver la figura 7). Esta versión debe ser sometida a la consideración de los involucrados, de tal manera que sobre ella pueda ser ajustada la redacción de sus postulados, para efectos de que se llegue a la definición concertada de objetivos concretos y realistas sobre los cuales exista acuerdo general.
Figura 7 - Problemas reformulados en objetivos
Problema Objetivo
Empleados conducen mal
Empleados obedecen reglamentación de tránsito El presupuesto del
departamento solo cubre el 80% de los costos
Situación financiera del departamento mejorada Reducción de la demanda de
aguacates
Demanda de aguacates aumenta
Frecuentes demoras de carga
Carga enviada de acuerdo con el horario
Fuente: Curso de Marco Lógico para la formulación de proyectos (BID, 2004).
Dentro de este proceso tenga en cuenta lo siguiente:
• Reformule los objetivos cuando considere que no son lo suficientemente claros
• Agregue nuevos objetivos si considera que son pertinentes y necesarios para lograr un objetivo en el nivel inmediato superior.
• Elimine objetivos que no parecen ser necesarios o que desde el punto de vista técnico no son alcanzables.
Figura 8 – Definición de objetivos
Objetivos
Son No son
Logros Actividades
Éxios Tareas
Metas cumplidas
Adaptación: Curso de Marco Lógico para la formulación de proyectos (BID, 2004).
Revise y modifique el árbol de objetivos cuantas veces sea necesario, para que se asegure de que tanto los medios como los fines que identificó, relacionados con el propósito central, sean los correctos. Es importante resaltar que el logro de un árbol de objetivos concertado con las entidades involucradas, garantiza la existencia de consenso con relación al alcance de la política que se está formulando.
Una vez haya definido el árbol de objetivos proceda a redactar una versión preeliminar del borrador de objetivos observando de manera cuidadosa los aspectos definidos en la ACTIVIDAD 15. Este Documento le servirá como elemento explicativo de lo consignado de manera resumida en el árbol de objetivos y como un avance substancial en el camino a obtener el borrador final del Documento Conpes. Recuerde que no obstante el árbol de objetivos es una valiosa herramienta para identificar la estructura de los compromisos de la política, es apenas una primera aproximación al logro de objetivos delimitados con metas establecidas con criterio técnico.
Una vez realizadas las ACTIVIDADES anteriores identifique las líneas de acción con las que pretende lograr el propósito del Documento. “En este punto [usted] debe formular acciones para solucionar el problema planteado, para esto se debe utilizar como herramienta el árbol de
ACTIVIDAD 10: Identificar las alternativas posibles de solución
objetivos con el fin de buscar de manera creativa, una acción que lo concrete efectivamente en la práctica”. (Ortegón, 2005: Pág. 72).
Es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes, lograr que para cada uno de los objetivos definidos en la ACTIVIDAD previa sean identificadas acciones concretas cuya ejecución garantice de manera certera el avance con relación a las metas que sean definidas.
Establezca con todos los involucrados un abanico de planes de acción posibles, dirigidos al logro de los objetivos definidos durante la elaboración del árbol de objetivos. En esta instancia considere e incluya la totalidad de las alternativas con alguna posibilidad de aplicación desde el punto de vista técnico; con el fin de generar una sociedad de argumentos de la que sea factible seleccionar un conjunto de medidas con las cuales los involucrados en el desarrollo de la política están dispuestos a comprometerse.
Los enunciados de cada una de las acciones propuestas para cada uno de los objetivos deben ser incluidos en la columna 2 de la Matriz de Análisis de Alternativas de Solución F-SDG-03 que aparece a continuación.
Figura 9 – Matriz de análisis de alternativas de solución - F-SDG-03
TÍTULO O TEMA DEL DOCUMENTO:
1. OBJETIVO 2. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
3. VIABILIDAD JURÍDICA
4. VIABILIDAD PRESUPUESTAL
5. VIABILIDAD TÉCNICA
6. VIABILIDAD POLÍTICA
7. ALTERNATIVA
ÓPTIMA 8. OBSERVACIONES
OBJETIVO 6:
OBJETIVO 5:
OBJETIVO 1:
OBJETIVO 2:
OBJETIVO 3:
OBJETIVO 4:
MATRIZ DE ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
Fuente: Elaboración propia - Subdirección General
Una vez definida la totalidad de las alternativas de solución factibles, es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes, concretar la selección de las consideradas óptimas bajo criterios jurídicos, presupuestales, técnicos y políticos.
Mediante la participación activa de la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – DIFP y de la Oficina Asesora Jurídica – OJ y las dependencias competentes de las instancias involucradas, usted debe garantizar que se surta una evaluación cuidadosa bajo criterios financieros, jurídicos y políticos de cada una de las alternativas técnicamente posibles propuestas en la ACTIVIDAD anterior. Basado en las conclusiones de dicho examen llene con una X las casillas de las columnas 3 – 6 de la figura 9 que cumplan con los criterios anotados. Hecho esto proceda a llenar con una X la columna 7 en consideración al contenido de las otras columnas. El plan de acción para el logro de los objetivos propuestos por la política estará conformado por las acciones de todas aquellas filas de la matriz diligenciada con un X en la columna 7.
Una vez haya hecho lo anterior, tome el árbol de objetivos definido hasta este punto y pódelo6 con el fin de consolidar una estructura realista que considere objetivos concretos con los cuales la política puede comprometerse y planes de acción cuya ejecución resulta factible para el logro de tales objetivos, denominado Estructura Analítica del Conpes (EAC) (ver la figura 10).
Figura 10 - Estructura Analítica del Documento Conpes (EAC)
REDUCIR EL PORCENTAJE DE FRUTA QUE PRESENTA DETERIORO
REDUCIR EL M ALTRATO DE LA FRUTA DURANTE LA RECOLECCIÓN
MEJORAR EL ESQUEMA DE ESTÍM ULOS M EJORAR LAS TÉCNICAS DE
RECOLECCIÓN
ELEVAR LA CALIFICACIÓN DE LOS RECOLECTORES
LA CONTRATACIÓN
DE LOS NUEVOS EM PLEADOS SERÁ
A TÉRMINO FIJO
TODOS LOS IM PLEMENTOS QUE SE DAÑEN SE CAM BIARAN POR IM PLEMENTOS
APROPIADOS
SE EXIGIRÁ HOJA DE VIDA Y EXÁMENES PARA
INGRESO A LOS NUEVOS EM PLEADOS
SE REALIZARÁ UNA CAPACITACIÓN DE
3 M ESES AL INGRESAR TODO EM PLEADO NUEVO
DE ACUERDO A LA ESCALA DE CALIDAD SE PAGARÁ UNA BONIFICACIÓN .
REDUCIR LA PÉRDIDA DE FRUTA
AUMENTAR EL VALOR DE LA PRODUCCIÓN REDUCIR EL DETERIORO
AMBIENTAL
AUM ENTAR EL INGRESOS DE LOS AGRICULTORES
REDUCIR LA CONTAM INACIÓN POR FRUTA DAÑADA
REDUCIR LOS COSTOS POR M ANIPULACIÓN DE DESECHOS CONTROLAR LAS PLAGAS Y LOS
MALOS OLORES
OBJETIVO CONSIDERADO NO VIABLE
OBJETIVOS DE LARGO PLAZO
OBJETIVO CENTRAL
OBJETIVOS EPECÍFICOS
PLAN DE ACCIÓN PRODUCTOS
ACTIVIDADES
6 Cuando se habla de podar el árbol, se hace referencia a quitar los “medios” no factibles, es decir, retirar las líneas de acción (objetivos y planes de acción) cuya realización es improbable desde el punto de vista técnico, presupuestal etc.
ACTIVIDAD 11: Definir las alternativas óptimas de solución
Fuente: Sanín, Héctor. Metodología de Marco Lógico para la formulación de proyecto y elaboración propia
La estructura analítica del Documento Conpes es un esquema con cinco niveles jerárquicos (ver la figura 11):
1. Objetivos de largo plazo: impacto al cual contribuirá el Documento Conpes una vez lograda la consecución del objetivo general o propósito planteado en la política.
2. Objetivo central: efecto directo que espera lograrse después de completar la ejecución de la política consignada en el Documento Conpes.
3. Objetivos específicos (Líneas de acción de la política): conjunto de objetivos cuyo cumplimiento es necesario para el desarrollo del objetivo general del Documento.
4. Productos: acciones propuestas para el logro de los objetivos de política planteados.
5. Actividades: actividades específicas determinantes para el logro de cada uno de los productos definidos en el plan de acción.
Los niveles 1, 2 se toman directamente del árbol de objetivos, el nivel 3 se obtiene una vez han sido retirados los objetivos no viables a través de la poda del árbol y por último los niveles 4 y 5 son resultado de estructurar bajo los principios de la lógica vertical las alternativas de solución optimas asociadas al los objetivos que quedaron luego de la poda de los medios.
Figura 11 - Relación vertical entre los elementos de la política
OBJETIVOS DE LARGO PLAZO
OBJETIVO CENTRAL
OBJETIVOS EPECÍFICOS
PLAN DE ACCIÓN PRODUCTOS
ACTIVIDADES
Fuente: Elaboración propia - Subdirección General
Es importante resaltar que la Estructura Analítica del Documento Conpes que se construya debe estar concertada en su totalidad con las entidades involucradas, de tal forma que los objetivos, los
productos y las actividades que se están formulando estén acordados por completo con los funcionarios/individuos/entidades/ que se definirán en las ACTIVIDADES siguientes como responsables de su ejecución.
En general la EAC representa una herramienta valiosa en condición a su capacidad esquemática.
Dada su naturaleza de resumen de la política, tiene la ventaja de proporcionar una visión global con relación a lo que se propone con el Documento Conpes en cuestión.
CONSIGNACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS MATRICES DE SEGUIMIENTO – FORMATOS
La consignación de la información en matrices tiene por objeto facilitar la labor de seguimiento de todos aquellos interesados en realizar algún control sobre las políticas formuladas. En general, es potestad de la Dirección Técnica y responsabilidad del Coordinador del Documento Conpes diligenciar dichas matrices con base en la información levantada en las ACTIVIDADES anteriores.
Se recomienda iniciar la redacción formal del Documento Conpes una vez se obtenga la versión final (corregida) de las matrices la cual contendrá la totalidad de los compromisos necesarios para el logro de la política planteada.
El conjunto de las cinco matrices diligenciadas recogerá un resumen cuidadoso de la política y las acciones necesarias para el logro de sus objetivos: la información general del Documento Conpes, los productos, las actividades asociadas a cada uno de los productos, las recomendaciones formuladas para el mantenimiento de los supuestos y las tareas necesarias para el logro de las recomendaciones.
Algunas de las consideraciones generales que debe tener en cuenta para el llenado de la matriz son:
• La letra que será usada en las matrices será Times New Roman 10.
• El enunciado de los productos, las actividades, las recomendaciones y las tareas debe ser redactados en infinitivo
Determine los productos y las actividades del Documento Conpes
En esta instancia tome las acciones concretas establecidas en la EAC, consígnelas en la matriz de productos y establezca la información relacionada necesaria. Evite definir productos sin actividades. Revise que los enunciados propuestos para los productos contengan una descripción concreta, además asegúrese de que en todos los casos sean asignados responsables, de tal suerte que para la totalidad de los compromisos sea definida una instancia a cargo su realización. Para la formulación de las actividades tenga en cuenta que aquellas están definidas como las acciones
ACTIVIDAD 11: Diligenciar las matrices de productos y actividades
puntuales por medio de las cuales se logrará la ejecución del producto. En general se deben entender como “cuellos de botella” que se presentan durante el proceso que conduce a la entrega del producto, es decir, como acciones determinantes para su ejecución, cuya no realización detendría el avance del indicador.
Los productos y las actividades establecidos, serán la base del plan de acción que afrontará el gobierno nacional para el logro de las políticas propuestas dentro del Documento en desarrollo.
Para facilitar la labor de seguimiento, los productos deben ser por completo mensurables y evaluables por medio de indicadores pertinentes y exactos.
Es importante resaltar que la concertación de lo definido en esta etapa reviste especial importancia por cuanto la responsabilidad de su ejecución puede recaer sobre entidades externas al DNP. Recuerde que en razón a la ausencia de obligatoriedad legal con respecto al cumplimiento de lo consignado al interior del Documento Conpes, el establecimiento sólido de los compromisos generados al interior la política debe entenderse como una labor fundamental.
Defina indicadores y medios de verificación
Cuando tenga definidos y concertados los productos y las actividades que entregará el Documento Conpes, proceda a formular los indicadores para su medición. Posteriormente teniendo como base la valoración técnica de los efectos concretos surgidos de la ejecución de las alternativas de solución escogidas, proceda además a establecer indicadores y medios de verificación para los objetivos de política establecidos en las ACTIVIDADES anteriores.7 Por indicador se entiende: “la representación cuantitativa que sirve para medir el cambio de una variable comparada con otra. Sirve para valorar el resultado medido y para medir el logro de objetivos de políticas, programas y proyectos. Un buen indicador debe ser claro, relevante con el objeto de medición y debe proporcionarse periódicamente”. (SINERGIA, 2003, Pág. 16).
Los indicadores utilizados en el marco de la labor de seguimiento a Documentos Conpes, se clasificarán de la siguiente manera, de acuerdo con la Guía para la elaboración de indicadores8:
• Indicador de gestión: Representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir los procesos, acciones y operaciones adelantados dentro de la etapa de implementación de una Política, Programa o Proyecto.
Ejemplo: Horas de clase dictadas dentro de un programa de alfabetización.
7 Resulta importante anotar que la evaluación posterior de la política formulada solamente será posible si se tienen medidas exactas en relación al avance tanto del plan de acción necesario para el logro de los objetivos como de los objetivo de política mismos. Mediante la comparación entre los registros concernientes a los avances de los indicadores de los objetivos y los productos del plan de acción, será posible para el evaluador determinar la eficiencia de la política formulada.
8 Sinergia (2003)
• Indicador de formulación: Representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir la calidad del diseño o formulación de una política, programa o proyecto.
Ejemplo: Proyectos construidos dentro de un programa de mejoramiento urbano, que contaban con estudios previos de factibilidad.
• Indicador de Insumo: Representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir los recursos financieros, humanos y físicos necesarios para implementar una Política, Programa o Proyecto.
Ejemplo: Número de docentes del programa de alfabetización.
• Indicador de Producto: Representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir los bienes o servicios directamente provistos, por una Política, Programa o Proyecto
Ejemplo: Pacientes atendidos por un hospital
• Indicador de Resultados: Representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir los efectos inmediatos a corto plazo generados por los productos de una política, programa o proyecto sobre la población directamente afectada.
Ejemplo: Aumento del consumo de energía por congelación de tarifas. (Sinergia, Pág.
16)
Es imprescindible que los indicadores que construya sean de carácter cuantitativo y que permitan establecer un resultado del avance en el tiempo9.
Por otra parte, en condición a que no se incluirá información relacionada con metas parciales, los indicadores creados siempre tendrán el carácter de acumulados. En este sentido, en su formulación serán tenidos en cuenta los siguientes factores:
9 En los casos en los cuales el indicador intente recoger la información de un determinado producto sobre el que no exista información numérica disponible, éste se construirá con base en el nivel de ejecución de las actividades necesarias para lograr dicho producto, teniendo en cuenta los siguientes aspectos.
• La línea base del indicador será cero.
• La meta final para el indicador será el total de actividades realizadas.
• El resultado del avance para el indicador será el número de actividades finalizadas.
• Tenga presente que las actividades que determine para la medición del producto sean secuenciales y relevantes.
Ejemplo:
Número de actividades finalizadas para deslindar la propiedad colectiva de los consejos comunitarios de Jiguamiandó y Curvaradó
