CAPÍTULO II FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
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FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Para el desarrollo de esta investigación, se necesitó la consulta de otros estudios referentes a la evaluación del sistema de control interno de los rubros de inventario del material médico quirúrgico y bienes públicos, los cuales fundamentaron el soporte teórico y metodológico.
Como primera investigación se consideró la realizada por Padilla (2014), titulada “Control de gestión administrativo departamento de Bienes Nacionales de la dirección de Finanzas de la Universidad Simón Bolívar”, l esta estuvo fundamentada en los postulados de Catácora (1996) y Chiavenato (1999).
De acuerdo con el análisis los investigadores determinaron la falta de control y normas de las operaciones administrativas, dando como conclusión que el sistema de control de bienes existente no estaba en capacidad de procesar y articular información ni proporcionar informes que requiera la Institución en su día a día. Se recomendó crear un proceso de mejoramiento continuo en materia de control de los bienes públicos en Venezuela que permita dar comienzo a un programa de culturización a toda la comunidad
universitaria, esta investigación permitió conocer la normativa legal vigente en Venezuela relacionada al sistema de control interno y sus estatutos a fin de desarrollar la base teórica para sustentar el estudio.
Como segunda investigación se consideró la realizada por Tirado (2013), titulada “Lineamientos para optimizar el control interno de los inventarios en el departamento de almacén del Ministerio del Poder Popular para el Ambiente (MINAMB), Dirección Estadal Ambiental Monagas” se fundamentó en Catácora (1996) y García (1991).
Se realizó una investigación de campo, con modalidad descriptiva. Con una población de 8 personas a las cuales se les aplicó un cuestionario, integrado por 15 ítems, obteniendo de resultado que el departamento de almacén no cumplió con lo establecido en los manuales vigentes, como lo es el registro de las entradas y salidas de los bienes del almacén.
Tirado (2013) concluyó que el control interno de los inventarios en el Departamento de Almacén tuvo deficiencias, por cuanto toda la información es llevada a través de un sistema computarizado, no quedó respaldo alguno de los materiales en existencia. Debido a esta problemática, se recomendó se apliquen registros de entradas y salidas de los productos.
El aporte de este estudio fue teórico en virtud de que permitió desarrollar las bases teóricas en cuanto a los inventarios; igualmente, desde el punto de vista metodológico de gran importancia para el desarrollo de los instrumentos de recolección de datos.
Como tercera investigación, se consultó el trabajo realizado por Gámez (2013). "Lineamientos de control interno para el área de Bienes Nacionales del Instituto Autónomo Consejo Nacional de Derechos de Niños, Niñas y Adolescentes (Idena) región Zulia”, Este se fundamentó en los postulados de Blanco (2009), Arens y otros (2007), Whinttington y otros (2005), Estupiñan (2006) y Tellez (2004) entre otros.
La investigación fue de tipo proyectiva; con diseño de campo. Para la recolección de datos se utilizó como técnica la encuesta y como instrumento un cuestionario conformado por 40 ítems, validado por expertos. Los datos se analizaron con la estadística descriptiva, con valores de frecuencia absoluta y relativa.
Los resultados obtenidos permitieron detectar algunas debilidades en el control interno de los bienes nacionales, en cuanto a la falta de establecimiento formal de las normas y los procedimientos, el incumplimiento de algunas regulaciones en la materia, la inexistencia de un órgano de control interno y la identificación y respuesta de los riesgos asociados a la operaciones, lo que originó la propuesta de lineamientos de control interno para el área de bienes nacionales.
En cuanto a los aportes de esta investigación fueron teóricos y prácticos puesto que se pudo conocer autores de las variables de investigación como lo son los sistemas de control interno y bienes públicos, así como la relación directa con el objeto de estudio.
Como cuarta investigación consultada se tomó la realizada por Ferrer (2013), titulada “Lineamientos de Control Interno para los Inventarios de mercancía de la empresa (VYF distribuidor, C.A) periodo 2011 2012”. Estuvo sustentada bajo Estupiñán (2006), Mantilla (2003), Pany; Whittington. (2005), entre otros.
La investigación fue de tipo descriptiva bajo la modalidad de campo, transeccional y univariable (centrado en un evento único). La población se eligió en su totalidad, constituida por ocho (8) unidades informantes, que laboran en las distintas áreas operativas para el manejo de los inventarios de mercancía. Se aplicó un instrumento tipo cuestionario constituido por cuarenta y ocho (48) ítems, con una escala de respuesta dicotómicas cerradas, presentando dos (02) alternativas, validado por tres (3) expertos, de confiabilidad 0,60 por el método de Alpha Cronbach.
Los resultados evidenciaron que tras la aplicación de las dimensiones de Componentes del sistema de control interno, controles internos contables y factores de riesgo la empresa presenta debilidades notorias en la asignación de autoridad y responsabilidad motivo por el cual existió un mal registro en los procesos de inventario, acarreando problemas de almacenamiento obsolescencia; por tal motivo se hace necesario la aplicación de Lineamientos de Control Interno.
Este estudio realizado por Ferrer (2013), tiene relación con esta investigación en cuanto al control interno puesto que define sus componentes, de igual forma permitió conocer la metodología aplicada en
estructura del instrumento de evaluación, lo que servirá de referencia para esta investigación.
Finalmente, se consultó la investigación de Hidalgo (2013) titulada “control interno como herramienta para mejorar la gestión de los inventarios e la empresa Ciudad Digital, c.a. (PC ACTUAL), ubicada en valencia, estado Carabobo, fundamentada con los postulados de Catácora (2007) y Cepeda (2013).
La investigación se enmarco en la modalidad de proyecto factible con un diseño de campo, apoyada en una revisión documental. Se empleó la encuesta y como instrumento el cuestionario, el cual se aplicó a la población objeto de estudio, estuvo conformada por 10 trabajadores que laboran en el área de Almacén y Compras, se concluye que la empresa no cuenta con procedimientos para el manejo de inventarios, dado que no posee documentos que reflejen la recepción y despacho de la mercancía.
En consecuencia se recomendó diseñar los controles internos como herramienta que mejore la gestión de los inventarios en la en la empresa Ciudad Digital, C.A. la propuesta proporcionó eficiencia y eficacia en las operaciones llevadas en el manejo de los inventarios.
Este estudio se relacionó con esta investigación puesto que en las bases se desarrolló puntos fundamentales del inventario, permitiendo así conocer los diferentes autores utilizados por Hidalgo (2013), entre los que destacan, Catácora (2007) y Cepeda (2013).
2. BASES TEÓRICAS
A continuación, se presentan las bases teóricas que son de importancia para la investigación, para lo cual se han considerado lo establecido por distintos autores que permiten el desarrollo y estudio de esta investigación de acuerdo los objetivos específicos establecidos para cada una de las variables.
2.1. SISTEMA
En toda organización los sistemas son una herramienta que garantiza que sus procesos puedan ser ejecutados de manera eficiente a través del engranaje de todos sus componentes a fin de facilitar la tarea de mantener en funcionamiento óptimo la organización.
2.2. DEFINICIÓN
Según Horton (2010, p. 10), afirma que un sistema es una serie estructurada o integrada de procesos para manejar información o datos caracterizados por un procedimiento repetitivo de inputs, actualización de datos y generación de outputs.
Por otra parte, Catacora (2009, p. 25) indica que un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo en común.
Las semejanzas que poseen ambos autores en cuanto a la definición de sistema radica en que ambos lo conciben como un conjunto de elementos estructurados que permiten el manejo de información y se caracterizan por poseer ciertos atributos que los identifican.
De tal modo, los sistemas son conjunto de partes que interaccionan entre ellas mismas de forma organizada con el fin de cumplir un objetivo común, el cual ayuda al fortalecimiento del sistema; también son catalogados como series estructuradas que permiten manejar la información de distintas maneras de acuerdo con las partes que poseen sus características propias.
Basándose en las definiciones de los autores consultados, se toma como base la definición de establecida por Catacora (2009) puesto que fundamenta el sistema en atributos que los identifican entre si y que funcionan con un objetivo en común.
2.3. CONTROL INTERNO
Según el Manual de normas de control interno sobre el modelo genérico de la administración central y descentralizada funcionalmente (2015, p. 19) es un sistema que debe estar adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización y ser establecido en cada organismo o ente. Dicho sistema incluirá los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización, en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u órgano, así como la auditoría interna.
Según COSO (2013, p. 5), el control interno es un proceso llevado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento.
Tomando en cuenta los criterios de los autores seleccionados, ambos coinciden que el control interno es un conjunto de políticas, normas y procedimientos que las organizaciones aplican para salvaguardar sus activos, de esta manera el control interno permite establecer la confiabilidad en la información contable, permitiendo corregir errores o irregularidades que puedan afectar a la organización en el cumplimiento de sus objetivos.
Así pues, dentro de este marco de investigación se define el control interno como un proceso diseñado por el consejo de administración, dirección y el resto de la entidad con el objetivo de lograr una seguridad en cuanto a lo relacionado con operaciones, información y cumplimiento.
Para esta investigación se toma como base el Manual de normas de control interno sobre el modelo genérico de la administración central y descentralizada funcionalmente, debido a que explica el control interno como un proceso que se lleva a cabo por un departamento de la entidad para cumplir objetivos planteados por parte de la organización en cuanto a efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
2.3.1. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
COSO (2013, p. 3) establece tres categorías de objetivos, que permiten a las organizaciones centrarse en diferentes aspectos del control interno, los operativos, de información y los de cumplimiento, la consecución de los objetivos de control interno permitirá que la organización asegure todas sus operaciones que han sido registradas en el ejercicio económico correspondiente, a su vez los objetivos exigen que ser registradas las cantidades exactas permitiendo que los estados financieros sean presentados de una manera razonable.
Por otro lado, las Normas generales de control interno (2015 p. 4) el sistema de control interno de cada órgano o ente tiene como objeto asegurar el acatamiento de las normas, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público; preservar la exactitud y veracidad la información financiera, contable y administrativa, a fin de hacerla útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones; promover la eficiencia, eficacia y legalización de las operaciones; garantizar el acatamiento de las decisiones adoptadas y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas; así como garantizar razonablemente la rendición de la cuenta.
Se toma en cuenta los criterios expuestos por los autores, ambos coinciden en que el objetivo del control interno posee como finalidad
asegurar el cumplimiento de las normativas presentes en una organización, salvaguardar los recursos y bienes que se encuentran presentes en el patrimonio público; de este modo busca una amplia cobertura de la información financiera, contable y administrativa. De tal modo que los objetivos buscan demostrar que pueden ser eficientes, eficaces en cada una de sus operaciones en cuento a las decisiones que son tomadas en el cumplimiento de sus planes, programas y presupuestos.
De tal modo que los objetivos del control interno transmiten a la entidad u organización confiabilidad debido a que estos objetivos buscan brindarle confianza en cuento a la eficiencia, eficacia de sus operaciones, reguardo y confiabilidad de la información financiera y patrimonio de la organización.
Se toma como base el criterio expuesto por las Normas generales de control interno (2015), la cual señala los objetivos del control interno como un acatamiento a la normas que permite salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público con la finalidad de promover la eficiencia y eficacia de sus operaciones debido a la exactitud de la información financiera; preservar la exactitud y veracidad la información financiera, contable y administrativa, a fin de hacerla útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones; promover la eficiencia, eficacia y legalización de las operaciones.
2.3.2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Según las Normas Generales de Control Interno (2015, p. 4), el sistema de control interno de cada organismo de la administración central y descentralizada funcionalmente comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección física de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad.
Asimismo el Manual de Normas de Control Interno Sobre el Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente (2005, p. 15) en cuanto al sistema de control interno establece cada organismo o entidad tiene por objeto promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y oportuna; promover la eficiencia de las operaciones, estimular el acatamiento de las decisiones adoptadas y lograr el cumplimiento de sus planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas, los objetivos y metas propuestas.
En relación con lo anteriormente planteado por los autores, se puntualiza que el sistema de control interno como un plan de organización que posee por objeto promover el acatamiento de las normas legales que permitan la
seguridad y protección física de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad.
Asimismo, el sistema de control interno abarcará los aspectos presupuestarios, económicos, financieros, patrimoniales, normativos, y de gestión, así como la evaluación de programas, proyectos y estará fundado en criterios de eficiencia, eficacia y economía.
En consecuencia, para la investigación se toma en cuenta el punto planteado por las Normas Generales de Control Interno (2015) puesto que señala que el sistema de control interno es un plan organizado en cuanto a políticas, normas, métodos y procedimientos que son autorizados para el procesamiento, evaluación, verificación, registro y seguridad de los activos de la entidad.
2.3.3. ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTROL INTERNO
Para las Normas generales de control interno (2015, p. 6) determinan que el sistema de control interno comprende los siguientes componentes, ambiente de control, valoración de riesgo, actividades de control, sistema de información y comunicación y monitoreo.
Por otra parte, el modelo de control interno COSO (2013, p. 4) actualizado indica que esta estructura está compuesta por cinco (05) componentes, entre los que pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el Control Interno y determinar su efectividad.
Ambos autores coinciden en que la estructura del control interno se encuentra conformada por componentes que son considerados como un conjunto de normas que facilitan el desempeño de una entidad u organización en cuanto a sus operaciones, de tal modo que les permita aplicar un sistema de control interno para mejorar sus procesos haciéndolos más eficientes.
De este modo se puede decir que la estructura del sistema de control interno es un conjunto de normas que permiten hacer eficiente y eficaz a un entre u organización en torno a sus operaciones administrativa, brindándole un área de confort en torno al área de control interno.
De acuerdo con las definiciones de los autores consultados se toma como base la definición de las Normas Generales de Control Interno (2015) la cual señala que la estructura del control interno se encuentra conformada por cinco (05) componentes que comprenden la estructura del control interno.
2.3.3.1. AMBIENTE DE CONTROL
En este aspecto, las Normas generales de control interno (2015, p. 6) el ambiente de control es un conjunto de factores del entorno organizacional que estimulan e incentivan a los servidores públicos sobre el control, los cuales deben establecer y mantener las máximas autoridades jerárquicas, gerentes, jefes y autoridades administrativas de cada órgano o ente. Son elementos del ambiente de control, entre otros la integridad y valores éticos,
las políticas, la planificación, la estructura organizativa, la asignación y responsabilidad, y las políticas para administración del personal.
Para COSO (2013, p .4), este componente es definido como entorno de control definiéndolo como normas, procesos y estructuras que constituye la base sobre la que desarrollar el control interno de la organización. El consejo y alta dirección son quienes marcan el “tone at the top” con respecto a la importancia del control interno y los estándares de conducta esperados dentro de la entidad.
Se puede decir que ambos autores consultados definen al ambiente de control como un conjunto de factores o estructuras del entorno organizacional que ayudan al desarrollo o desempeño de sus empleados.
Asimismo se puede identificar el ambiente de control interno esta conformado por un conjunto de normas y procesos en él queda reflejada la importancia o la dirección al Control Interno y la incidencia de esta actitud tiene sobre las actividades y los resultados de la entidad; para esto el ambiente de control se encuentra integrado por elementos como lo son la dirección de un plan organizacional, reglamentos y manuales de control interno que le permite un amplio desarrollo de sus operaciones.
Se ha fijado posición con las Normas generales de control interno (2015) ya que define el ambiente de control como factores del entorno organizacional que motivan a los integrantes del entorno al desarrollo del control, estableciendo y manteniendo una autoridad jerárquica. Estas autoridades son quienes se encargan de incentivar a los servidores a llevar a
cabo el desarrollo del control y designaciones de responsabilidades para cumplimiento del mismo.
2.3.3.2. EVALUACIÓN DE RIESGOS
Según las Normas Generales de Control Interno (2015, p. 9), la evaluación del riesgo consiste en la identificación y análisis de los riesgos relevantes que podrían afectar el cumplimiento de la misión y logro de los objetivos institucionales de la organización.
Por otro lado, COSO (2013, p. 4) indica que cada entidad se enfrenta a una gana de riesgos procedentes de fuentes externas e internas. El riesgo se define como la posibilidad de que un acontecimiento ocurra y afecte negativamente a la consecución de los objetivos. La evaluación del riesgo implica un proceso dinámico e interactivo para identificar y evaluar los riesgos cara a la consecución de los objetivos.
Entre las semejanzas encontradas entre ambos conceptos sobre evolución de riesgo, los autores coinciden en que consiste en la identificación realizando un análisis y evaluación para determinar la existente posibilidad de un riesgo que afecte de manera negativa el cumplimiento de los objetivos.
De tal modo, podemos definir la evaluación de riesgo como una actividad que deberá llevarse a cabo cuando se efectúen cambios dentro de la organización, para poder detectar o identificar los riesgos existentes que puedan afectar a la seguridad y cumplimiento de los objetivos.
Basándose en las definiciones expuestas por ambos autores, se ha fijado posición con las Normas Generales de Control Interno (2015) debido a que su definición explica de manera precisa la evaluación de riesgos como la identificación y análisis de los riesgos que ponen en peligro el cumplimiento de los objetivos institucionales de la organización.
2.3.3.3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Las Normas Generales de Control Interno (2015, p. 9-10) conceptualizan las actividades de control como aquellas que comprenden los métodos, políticas y procedimientos establecidos y ejecutados para el manejo minimización de los riesgos, así como para lograr los objetivos institucionales. Deben ser apropiadas y consistentes con un plan a largo plazo; tener un costo adecuado no mayor a los beneficios, ser razonables y estar integradas a la naturaleza y objetivos de la institución.
Por otro lado, COSO (2013, p. 4) estas actividades son las acciones establecidas a través de políticas y procedimientos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos con impacto potencial en los objetivos. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad, las diferentes etapas de los procesos de negocio, y en el entorno tecnológico. Según su naturaleza, pueden ser preventivas o de detección y pueden abarcar una amplia gama de actividades manuales y automatizadas, tales como autorizaciones, verificaciones, conciliaciones y revisiones del desempeño empresarial.
Según las semejanzas presentes en las definiciones expuestas por ambos autores se puede decir que las actividades de control son acciones establecidas por medio de métodos, políticas y procedimientos ejecutados para el manejo minimización de los riesgos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos con impacto potencial en los objetivos; y así lograr los objetivos institucionales.
De tal modo, se puede definir que las actividades de control son las acciones realizadas medio de métodos, políticas y procedimientos ejecutados para el manejo minimización de los riesgos para lograr los objetivos institucionales. La actividad de control cuenta con elementos como segregaciones de funciones; controles sobre acceso a los recursos, información y archivos; verificaciones; aprobaciones; autorizaciones;
conciliaciones; revisión de operaciones, procesos y actividades y supervisión.
Considerando la definición expuesta por las Normas generales de control interno (2015) define las actividades de control la implementación de métodos, políticas y procedimientos que se implementan a través de la ejecución de actividades para minimizar los riesgos y así lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales.
2.3.3.4. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Según las Normas generales de control interno (2015, p. 14), la información y comunicación es la máxima autoridad jerárquica, los gerentes, jefes o autoridades administrativas deberán disponer los elementos y
condiciones necesarias para que de manera organizada, informe, consistente y oportuna se ejecuten actividades relativas a obtener, procesar, generar y comunica, en forma eficaz, eficiente y económica la información de la gestión institucional y cualquier otra que sea de interés para la consecución de los objetos institucionales.
Con respecto a este punto, COSO (2013, p. 5) expresa que la información es necesaria para que la entidad pueda llevar a cabo sus responsabilidades de control interno y soportar el logro de sus objetivos. La dirección necesita información relevante y de calidad, tanto de fuentes internas como externas, para apoyar el funcionamiento de los otros componentes de control interno.
La comunicación es el proceso continuo e iterativo de proporcionar, compartir y obtener la información necesaria.
Tomando en cuenta ambos criterios expuestos por los autores, ambos coinciden en que la información y comunicación es una actividad realizada por las máximas autoridades jerárquicas de una organización la cual es necesaria para que la entidad pueda llevar sus responsabilidades de control interno y soportar el logro de sus objetivos.
De este modo, podemos decir que la información y comunicación es una actividad llevado a cabo por parte de una autoridad de la entidad mediante un proceso continuo e iterativo en el cual se deberá disponer los elementos y condiciones necesarias para que, de manera organizada, informe, consistente y oportuna se ejecuten actividades institucionales.
Se ha tomado como base el criterio expuesto por las Normas Generales de Control Interno (2015), ya que señala a la información y comunicación como la máxima autoridad jerárquica que dispone de los elementos y condiciones necesarios para llevar a cabo la ejecución de actividades de interés institucional.
2.3.3.5. MONITOREO
Según las Normas Generales de Control Interno (2013, p. 15), el sistema de control interno debe ser objeto de monitoreo o seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos de dicho sistema en el tiempo, a través de actividades rutinarias, evaluaciones puntuales o combinación de ambas. Las deficiencias encontradas deben ser comunicadas a la autoridad que tenga competencia para tomar decisiones de modo efectivo.
Mientras que COSO (2013, p. 5) visualiza este componente del sistema de control interno como supervisión y monitoreo indicando que las evaluaciones continuas, las evaluaciones independientes o una combinación se utilizan para determinar si cada uno de los cinco componentes de control interno, incluidos los controles para cumplir los principios de cada componente, están presentes y funcionan adecuadamente. Las evaluaciones continuas, que están integradas en los procesos de negocio en los diferentes niveles de entidad, suministran información oportuna. Las evaluaciones independientes, que se ejecutan periódicamente, pueden variar en el alcance y frecuencia
dependiendo de las evaluaciones de riesgos, la efectividad de las evaluaciones continuas y consideraciones de la dirección.
En consecuencia, las semejanzas presentes en la definición expuesta por ambos autores señalan que el monitoreo es el seguimiento que permite valorar el funcionamiento de los elementos presentes en el sistema a través de evaluaciones que les permitan detectar alguna falla o calidad del desempeño.
Asimismo, se puede definir el monitoreo como las actividades de evaluaciones continuas, independientes o combinadas que se implementan para determinar cada uno de los cinco componentes de control interno, permitiendo valorar la calidad del funcionamiento de los elementos de dicho sistema en el tiempo, a través de actividades rutinarias, evaluaciones puntuales o combinación de ambas.
Se ha tomado como base el criterio expuesto por las Normas Generales de Control Interno (2015), ya que señala a la información y comunicación como la máxima autoridad jerárquica que dispone de los elementos y condiciones necesarios para llevar a cabo la ejecución de actividades de interés institucional.
2.4. INVENTARIO
Según Catacora (2012, p. 148), el inventario representa las partidas del activo, son generadoras de ingresos para varios tipos de empresas, entre las
cuales se encuentra las que tienen una actividad de transformación y las dedicadas a la compra y venta o comercialización.
La fundación IASC de formación sobre las Niif para Pymes en el módulo 13 de inventario (2010, p. 3) son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones en proceso de producción con vista a esa venta o en forma de material o suministros, que se consumirán en el proceso de producción o en la prestación de servicios.
Las ideas expuestas por los autores en cuanto al inventario los definen como activos que son generadoras de ingresos mediante actividades de compras, venta o comercialización, en un curso normal que se consumirán en un proceso de producción.
En relación con lo antes dicho, se puede concluir que el inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comercializar, permitiendo la compra y venta o la fabricación de un activo que puede ser transformado en un proceso productivo o será para la presentación de un servicio.
Se fijó posición con la fundación IASC de formación sobre las NIIF para PYMES en el módulo 13 de inventario (2010) considerando que su concepto define los inventarios como activos que posee la organización para ser vendidos en el curso normal de las operaciones.
2.4.1. CONCEPTOS DE MOVIMIENTO
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República de Venezuela (1969, p. 7-8) vigente, la presente publicación se imparten instrucciones En ellos se establece algunas convenciones sobre la terminología a utilizarse para las proveedurías y almacenes propiamente dichos, entre los que se señalan los conceptos de movimientos de materias de los almacenes como lo son entradas o incorporaciones y de salidas o desincorporaciones.
Por otro lado, para Catacora (2012, p. 32) el concepto de movimiento de un inventario debe permitir controlar todos los materiales, productos, repuestos y suministros que mantienen y maneja una empresa, un sistema de inventario conceptualmente maneja dos tipos de movimientos de entradas y salidas.
En consideración con los autores los conceptos de movimientos permite controlar todos los materiales o productos de una empresa permitiendo así tener un mejor control de los conceptos de entradas o incorporaciones y de salidas o desincorporaciones, la cual es controlado mediante un sistema de inventario.
En consecuencia, para concluir podemos definir el concepto de movimiento de materias como instrucciones que se imparten para controlar todos los materiales, productos, repuestos y suministros implementado dentro una empresa donde se ven reflejadas las entradas y salidas.
Se ha tomado como base la definición expuesta Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969) debido a que señala al movimiento instrucciones aplicables para las proveedurías y almacenes señalando bajo una terminología apropiada para aplicar los conceptos de entradas o incorporaciones y de salidas o desincorporaciones
2.4.1.1. ENTRADA O INCORPORACIÓN DE MATERIAS
Según la Contraloría General de la República Bolivariana, Publicación 15 (1969, p. 10) establece las instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal de las proveedurías y almacenes nacionales. Son los asientos mediante los cuales se registran en la contabilidad de los almacenes los ingresos de materias las cuales son: inventario inicial, entradas por traspasos de otros almacenes, compras, suministros de otras entidades, reintegros o devoluciones, reconstrucción de equipos, entradas por donación, entradas por permuta, omisión en inventarios y sobrantes, incorporación para corregir registros anteriores, entradas o incorporaciones por otros conceptos.
Según Catacora (2009, p. 32), las entradas o incorporaciones son las todas aquellas compras de materia prima, materiales y suministros, como también las Transferencias de productos entren almacenes, terminación de fabricación de productos y por ultimo las Devoluciones de producto
Con relación en ambos autores están de acuerdo a la definición de entradas o incorporaciones, la cual deben de llevar un registro contable sobre los almacenes en cuantos a los asientos de compras de materiales,
suministros, reintegro o devoluciones, producción y transformación de materiales, devolución del producto, Entradas por traspasos de otros almacenes para así llevar un control sobre los ingresos de los materiales
De tal modo, los antes mencionado se puede definir las entradas o incorporaciones son los asientos la cual se registra los ingresos de materiales de los inventarios, y van en los libros de contabilidad permitiendo saber cuáles fueron las compras, devoluciones, inventario inicial, entradas por donación y terminación de fabricación del producto
Se fijó posición según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969) debido que permite registrar la contabilidad mediante asientos la cual puedan darle ingresos a los materiales mediantes, compras, devoluciones de productos entre otros.
2.4.1.2. SALIDA O DESINCORPORACIÓN DE MATERIAS
La Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969, p. 11) establece que son los asientos mediante los cuales se registran en la contabilidad de almacenes los egresos de materiales las cuales son: salidas por traspasos a otros almacenes, ventas, entrega de bienes muebles en depósito, suministro de materiales de consumo, desarme, desincorporación por inservibilidad, desincorporación por deterioro, desincorporación por mermas, faltantes por investigar, salidas por permuta, salidas por donación, préstamos autorizados, desincorporación para corregir registros anteriores, salidas o desincorporaciones por otros conceptos.
En este aspecto Catacora (2009 p. 32) define las salidas y desincorporaciones como aquel servicio que se da por medio de la facturación o venta de productos, que pueden ser mediante transferencias de productos entre almacenes evitando la destrucción de productos o incineración de consumos internos para la empresa.
Ambos autores están de acuerdo con la definición de salida o desincorporación de inventario lo cual pueden ser por medio de facturas de venta, consumo interno para la empresa, transferencia de productos entre almacene debido que puedan reflejar un sistema la salida del producto tanto en el inventario físico como en el sistema.
De tal modo se llegó a la conclusión que las salidas o desincorporaciones, es todo aquel material que tenga una empresa debe de llevar el control del producto por medio de un sistema, es decir todo lo que salga en el inventario físico hay que darle salida en el sistema mediante una factura de clientes o por otros conceptos.
En cuanto a la definición expuesta por la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969) se ha fijado posición con la misma ya que define a las salidas y desincorporaciones como instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal de las proveedurías y almacenes nacionales.
2.4.2. OBJETIVOS DE INVENTARIO
Según Coalla (2013, p. 13), el objetivo del inventario es confirmar o verificar el tipo de existencia de que disponemos en la empresa, mediante un
recuento físico de los materiales existentes. Es necesario realizar inventarios para confrontar los datos anotados en nuestra base de datos con la existencia reales disponibles en el almacén.
Mientras tanto, Escudero (2010, p. 250) autoargumenta que el objetivo de un inventario es conocer la situación exacta de los materiales para comprobar si coinciden las unidades físicas como las unidades contables, localizar materiales obsoletos o deteriorados concretar las necesidades de espacio e instalación de los materiales
Vinculados a los conceptos que desarrollaron los autores el objetivo del inventario es conocer la situación exacta de los materiales de una empresa, mediante un conteo de verificación e identificación de cada uno de los materiales, la cual se debe mostrar en una base de datos tanto físico como contable.
De tal modo, el objetivo del inventario es llevar un control de los materiales que se encuentran existentes dentro de una empresa mediante actividades, los resultados arrojados deberán llevarse a una base de datos que permitirá un control en el momento de la verificación de la existencia de los materiales.
Se fijó posición con Coalla (2017) de acuerdo con la definición del objetivo de inventario sirve para llevar el control de la mercancía mediante la verificación de la existencia de materiales que dispone la empresa y un recuento físico de la misma, para saber cuáles son las cifras reales del inventario.
2.4.3. CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS
Según Catacora (2009 p. 281), el autor indica que el control interno sobre los inventarios deben entregarse o recibirse inventarios con base en autorizaciones por funcionarios que garanticen su resguardo, todas las transacciones de inventario deben ser hechas tomando y midiendo las cantidades entregadas o recibidas.
Según Gonzales y Quijada (2007 p. 48), es poner en proceso un sistema para que determine la cantidad de la mercancía comprado. El inventario controla los movimientos de mercancía mediante cotizaciones de proveedores, condiciones de pago, entrega y documento, como otro aspecto del control es el conteo físico de la existencia
En relación con los autores Catacora (2009) debe entregarse o recibirse inventarios con base en autorizaciones por funcionamiento que garantice se resguardo en cuanto Gonzales y Quijada (2007), es poner un sistema para que determine la cantidad de mercancía que sale por cotizaciones de proveedores, facturas o documento de entrega
En cuanto a lo antes mencionado se puede definir por los investigadores que el control interno de los inventarios se debe llevar un registro de toda la mercancía existencial que garantice las transacciones por medio de las cantidades entregadas y recibidas mediante facturas, cotización o notas de entregas
Se fijó posición con Catacora (2009) por la cual se ha considerado que es el concepto de control interno sobre los inventarios, todas las transacciones de inventario deben ser realizadas tomando en cuenta las cantidades entregadas o recibidas.
2.4.4. INSTRUCCIONES PARA EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969, p. 41) El presente aneo tiene por objeto desarrollar las instrucciones referentes al levantamiento del inventario físico, impartidas en esta Publicación. Para facilitar su consulta, se ha estructurado en tres partes, a saber: Instrucciones para el levantamiento del inventario físico en las proveedurías y almacenes nacionales, unidades de medida y clasificación de las materias.
Según Ferraez (2015, p. 6), para el levantamiento del inventario físico se elaborara calendario para el levantamiento físico de los viene en el almacén como también se comunica por escrito a todos las áreas, la fecha establecida. Se recibe instrucción y se revisa el estado actual del registro del sistema y se imprimir las etiquetas como la clave del artículo, descripción del artículo y localización. Por último, se verifica que los bienes estén ordenados etiquetados para el levantamiento del inventario físico, se entregas las tarjetas de toda la mercancía existente y pasa a incluir al personal para que efectué el primer conteo de bienes.
En relación con los autores, el levantamiento del inventario físico es comprobar la existencia física de los bienes o materiales almacenados la cual esta ordenados y etiquetados donde especifica la descripción de cada bien, así como verificar que ese encuentres debidamente ordenados.
Basado con las ideas expuestas por los autores, se puede definir que el levantamiento de inventarios físico permite saber todas las entradas y salidas del inventario médiate un stock que está establecido en un sistema y la cual debe de estar lo mismo en físico
Se fijó posición Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969), debido al objeto que desarrolla las instrucciones referentes al levantamiento del inventario físico la cual esta estructuradas en las proveedurías y almacenes nacionales, unidades de medida y clasificación de las materias.
2.4.4.1. PROGRAMACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969, p. 42), la dirección de administración de cada ministerio deberá adoptar las medidas que aseguren el cada cumplimiento de las instrucciones contenidas en el anexo 1 de la publicación 15 de la Contraloría General de la República, así como la correcta programación y realización del inventario físico de materias en los diferentes almacenes.
Por otro lado, Arias y Ruiz (2014, p. 4) contempla una serie de pasos que incluya desde la recepción de bienes en el almacén, registro, acomodo,
hasta la protección, conservación de despacho a las diferentes dependencia de las unidades la cual permita hacer más eficiente los procesos y registros, el personal que tiene que tiene a su cargo la ejecución del proceso de control de los inventarios son los jefes administrativos y el responsable del almacén a través del personal de apoyo.
En este aspecto, los autores están de acuerdo ya que ambos establecen que es la dirección administrativa la que deberá adoptar las medidas que aseguren el cumplimiento del mismo, así como realización del inventario físico de materias en los diferentes almacenes la cual permita más eficiencia en los procesos de ejecución del levantamiento del inventario físico .
De tal modo, es necesario definir la programación del inventario físico, la cual es aquel cronograma que realiza el departamento de administración para llevar acabo el cumplimiento del inventario de una empresa mediante una serie de medidas y procedimiento realizadas por el personal encargado del almacén.
Se ha fijado posición basándonos en el concepto expuesto por la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969), debido a que explica de manera precisa lo referente al proceso que deben efectuar los encargados de los almacenes en cuanto a las programaciones del inventario físico a fin de adoptar medidas que aseguren el cumplimiento de las instrucciones contenidas en los anexos de la mencionada publicación.
2.4.4.2. TRÁMITES PREVIOS AL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE MATERIAS
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969, p. 42-43) el funcionario responsable del levantamiento del inventario antes de prácticas el inventario físico de materias, tendrá a su cargo el cumplimiento de arreglo físico de los almacenes con la debida antelación, las existencias de bienes muebles en depósito y materiales de consumo, separación de materias inservibles y asignación de labores para el levantamiento del inventario físico.
Solari (2003, p. 65) sentencia que se deben mantener en forma permanente estando preparada para el proceso de inventario. Preparar la documentación correspondiente, dotar al comité de inventarios los medios, instrumentos y material de trabajo, el Departamento de abastecimiento convocará a reuniones a los comités de inventarios para las respectivas instrucciones y coordinaciones, el departamento de abastecimiento se encargará de remitir toda la documentación a las Gerencias zonales con la debida anticipación.
En cuanto a lo antes mencionado por los autores, el previo levantamiento del inventario físico debe de cumplir con el arreglo físico del almacén, para que las personas encargadas puedan preparar todos los documentos y dar instrucciones para el levantamiento de inventario.
En relación con lo antes mencionado los trámites previos al levantamiento de inventario se realizan forman parte para el levantamiento la cual se realiza para saber cuál son los bienes muebles en depósito y materiales de consumo en existencia y separación de materias inservibles, la cual es supervisado por el personal encargado del área.
Se fijó posición con la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969), debido a que se ha considerado que el tratamiento de previo al levantamiento del inventario físico de materias ya que el personal responsable tendrá a su cargo el cumplimiento de arreglo físico de los almacenes con la debida antelación.
2.4.4.3. IDENTIFICACIÓN DE LAS MATERIAS
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969, p. 43-44), las correctas nomenclaturas de las materias en depósito deberán denominarse con el nombre correcto que le corresponda y la especificación de las materias cuando se de bienes muebles, se hará mención de las respectivas especificaciones como: marcas, modelos, seriales, tipos, usos, materiales de que están elaborados previstas en el respectivo catálogo guía.
Para Manene (2012, p. 10), la identificación de las materias es el método más simple pero también el que demanda más tiempo para determinar el costo de los materiales utilizados y el costo del inventario final. Este método requiere mantener un registro del precio de compra de cada unidad específica y de la cantidad de unidades específicas usadas. El costo de los
materiales utilizados se calcula multiplicando la cantidad usada por el precio específico de cada material.
Dentro de este marco los autores no concuerdan ya que en Publicación 15, cuando se trate de materiales en depósito deben identificar el nombre de la materia igualmente para bienes muebles, a su vez Manene (2012), determina cual sería el precio de la compara en unidades de cada material.
Entorno a lo antes mencionado se puede concluir que la identificación de las materias es importante para aquella persona que obtenga un bien la cual tendrá que ser identificado con el nombre del bien, marca, modelo y cuál es su uso bien sea un material en consumo o bienes en muebles.
Se fijó posición con la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969) debido a que se ha considerado que el concepto de identificación de las materias es el que se da mediante nomenclaturas que deberán dominarse con su nombre correcto.
2.4.4.4. BIENES EN DEPÓSITO PROPIEDAD DE TERCEROS
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969, p. 43), los bienes propiedad de terceras personas o de otros organismos, que se mantengan almacenados, bien sea en préstamo o en custodia, se relacionarán por separado, con indicación de los propietarios. No se incluirán en las cuentas oficiales de los almacenes, pero de ellos se mantendrá registro extracontable.
Por otra parte, Arino (2012, p. 42) define los bienes en depósitos propiedad de terceros son modelo de contrato de depósito en virtud del cual el depositante entrega ciertos bienes muebles al depositario para que éste se encargue de custodiarlos.
En relación con lo antes dicho por los autores la Publicación 15 es aquel bien de propiedad de otras personas que serán prestado por los propietarios para Sánchez es aquel contrato la cual se depositara la entrega que aquellos bienes muebles ambos autores están en concordancia.
Asimismo, se puede concluir que bienes en depósito propiedad de terceros son aquellos que se encuentran en custodia de otra personas, de igual manera se debe de mantener un registro contables sobre la existencia de esos bienes para llevar un control de lo mismo sin que afecte los bienes propios de la empresa.
Basándonos en el criterio expuesto por la Publicación 15 de la Contraloría General de la República. Se ha fijado con la debido a que considera que el concepto de bienes en depósito propiedad de terceros son aquellos bienes propiedad de terceras personas o de otros organismos.
2.4.4.5. BIENES MUEBLES AL SERVICIO DEL ALMACÉN
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969 p. 43), los bienes muebles que se encuentren al servicio del almacén, continuarán registrándose separadamente de los que estén en depósito.
Según Arias y Ruiz (2018, p. 4), los bienes muebles que se ingresan al sistema de control activo, según su origen, puede ser por adquisiciones, transferencias de proyectos y donación, la cual son recibidos en la dependencia previa notificación de acuerdo con la naturaleza.
En este sentido, los autores coinciden pues para ambos los bienes muebles que se encuentra destinado al servicio del almacén aun cuando no sean de consumo pero son de uso prolongado por una institución deben continuar registrándose separadamente.
En consecuencia como la definición de los bienes muebles no es más que aquel bien o material para ser usados por personas autorizadas dentro de una institución ya sean equipos médicos, computadoras o planta eléctrica con la finalidad de prestar un buen servicio.
Se fijó posición según la Contraloría General de la República Bolivariana, Publicación 15 (1969) por la cual se ha considerado que el concepto de bienes muebles al servicio del almacén son todos aquellos bienes muebles que se encuentren al servicio del almacén.
2.4.4.6. TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE MATERIAS
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969, p. 44), para efectuar la toma del inventario físico de materias de deberá atender a las siguientes normas:
Para los encargados de esta fase del inventario, al recibir las “Tarjetas de Estante con Talón”, efectuarán el recuento de los artículos que le sean asignados.
Procederán a contar, medir o pesar las existencias, y a anotar los resultados obtenidos en la columna “Existencias” de la “Tarjeta de Estante con Talón”, tanto en el cuerpo principal como en el talón adicional de la misma.
Fijarán las tarjetas de estante en el sitio donde estén ubicadas las materias inventariadas.
Si durante el período comprendido entre la fecha del recuento y la de finalización de la toma del inventario, se produjere algún movimiento en las materias inventariadas, los recibidores o despachadores de materias adscritos al almacén, anotarán el movimiento habido en los espacios destinados al efecto, tanto en el cuerpo principal como en el talón adicional de la “Tarjeta de Estante con Talón”, determinando, en cada caso, el saldo de las existencias, y firmando en la casilla respectiva del talón.
El funcionario responsable del levantamiento del inventario, al finalizar el mismo, efectuará una revisión general del almacén, a fin de verificar si todas las materias han sido inventariadas y si fueron colocadas las correspondientes “Tarjetas de Estante con Talón”.
De acuerdo con Herrera (2013, p. 26), para realizar una toma de inventario físico de manera eficiente será necesario que la organización consideré una
metodología clara y precisa, especificando cada una de las actividades a desarrollar, una toma de inventario físico deberá comprender las siguientes etapas y acciones: etapa de planificación, ejecución y verificación
En este aspecto ambos autores están de acuerdo con la verificación, planificación y ejecución para la toma del inventario fisco teniendo en cuenta una seria de norma o procesos para la ejecución de las actividades establecidas.
En consideración a lo expuesto por los investigadores la toma del inventario físico son aquellas actividades que se realizan en un tiempo estimado teniendo al respecto una dirección, control, planificación y revisión de todos los materiales que han vayan hacer inventariado con el objetivo de ser eficaz.
Se fijó posición según Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969) debido a que se ha considerado que el concepto de la toma del inventario físico e materias la cual se registrará mediante normas que será regida por el encargado.
2.4.4.7. TRÁMITES POSTERIORES A LA TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE MATERIAS
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1996, p. 45) una vez efectuadas las tareas descritas en los numerales precedentes, deberán cumplirse los siguientes pasos:
Se desprenderán los talones de las tarjetas de estante de todos los artículos depositados en el almacén dejando en el mismo lugar donde se encuentran las materias, el cuerpo principal de las tarjetas, el cual se continuará empleando como registro permanente, de acuerdo a las instrucciones contenidas en el Capítulo IV de esta Publicación; luego, se entregarán los talones al funcionario responsable de la toma del inventario físico.
El funcionario responsable del levantamiento del inventario, recibirá los talones de las tarjetas de estante utilizadas para la toma del inventario físico, asegurándose de que no ha ocurrido extravío de alguno de ellos. Asimismo, procederá a indicar en el espacio previsto en los talones de las referidas tarjetas, el valor unitario de cada uno de los artículos, mediante aplicación de uno de los métodos de valoración que se prescriben en el Capítulo IV de esta Publicación. Concluida tal labor,
Adelantará las diligencias pertinentes para presentar los resultados del inventario en el formulario “Inventario General de Almacén”, cuyo diseño podrá ser similar al modelo 1, que aparece en el Anexo 3 de esta Publicación, el cual deberá ser enviado a la sección o departamento ministerial encargado de la contabilidad de almacenes, dentro de los treinta (30) días siguientes a la tomo del inventario. la información también será utilizada a los fines de abrir las “Tarjetas de Inventario Permanente” que
deben llevarse en el almacén, para todo lo cual deberán considerarse las instrucciones contenidas en el Capítulo IV de la Publicación.
Solari (2003, p. 5) establece la obligatoriedad de llevar una vez al año el Inventario Físico General, es decir, el inventario anual debe realizarse al 31 de Diciembre de cada año, los Inventarios deberán ser realizados por equipos especiales conformados por personal debidamente capacitado, designados por la Oficina de Administración y Finanzas en coordinación con el Departamento de Contabilidad. Contabilidad, proporcionará información sobre bienes registrados para verificación en unidades físicas.
Por otra parte, en relación con los autores indica que el personal responsable del levantamiento del inventario tendrá que verificar los bienes o materia que se encuentra en el almacén para así asegurarse que no haya ocurrido ningún error o extravió de algún bien o material para eso se debe concilian lo que se tiene en el registro contable y lo que está en físico.
En efecto, el trámite posterior a la toma del inventario como primer paso es conciliar lo que se encuentra en el sistema contable con el físico del almacén, en este sentido, tendrá que haber una planificación y verificación de los artículos, con el fin de asegurar la existencia de la materia y por lo tanto no haya faltante.
Se fijó posición según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969) por la cual se ha considerado que es el concepto de trámites posteriores a la toma del inventario físico de materias dependerá de talones para un mejor manejo de los materiales.
2.4.4.8. UNIDADES DE MEDIDAS
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969, p. 47) para los efectos del levantamiento del inventario y formación de las cuentas que deben llevar y rendir los almacenes, se utilizarán las siguientes unidades la cuales son las unidades de cuenta, medida de longitud, medida de volumen, medidas de capacidad y medidas de peso.
Por otro lado, para Juran (1990, p. 64) son las características de la calidad, tiene que servir un amplio aspecto de necesidades de la calidad como tecnológica, departamentales y de gestión. A su vez, esa misma variedad exige que establezcamos un amplio aspecto de unidades de medida, cada una adecuada a la correspondiente necesidad de la calidad basadas en distancias, peso, gramos, onzas entre otros.
En relación con los autores las unidades de medida forman parte del levantamiento del inventario la cual los bienes o materiales se pueden medir por su calidad como también por medidas, volumen peso y gramos, basada en la necesidad.
De esta manera, los investigadores definen la unidad de medida como aquella capacidad que debe de tener un persona para controla y verificar cada uno de los artículos, material o bien estableciendo así cuál es su peso, cuantas cajas se encuentras, el volumen la función o para que sirve cada uno de los artículos para lograr obtener un control que tendrá el inventario
Se fijó posición según la Contraloría General de la República Bolivariana, Publicación 15 (1969) por la cual se ha considerado que es el concepto unidades de medida nos permite identificar el promedio de peso, longitud, volumen y capacidades de los materiales.
2.4.4.9. CLASIFICACIÓN DE LAS MATERIA
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969, p. 12-13) las materias existentes en los almacenes oficiales se clasifican en dos grandes grupos:
Bienes Muebles en Depósito: son aquellos que se encuentran almacenados, y que por su naturaleza, uso o destino son permanentes o semidurables, es decir, que no desaparecen rápidamente con su uso.
Materiales de Consumo son aquellos artículos que se encuentran depositados en los almacenes y que reúnen una o más de las siguientes condiciones: desaparecen al primer uso, son de escasa duración, pierden sus características de identidad al ser aplicados o transformados en otros;
asimismo, los de naturaleza durable pero que, por su valor unitario relativamente bajo, no requieren ser registrados como bienes muebles.
Según Sánchez, González y Hernández (2014, p. 3-5), la clasificación de materiales en cuánto a instrumentos quirúrgicos es el conjunto de elementos utilizados en los procedimientos quirúrgicos, en el presente material se señalarán las diferentes clasificaciones:
Según su composición: como lo son acero inoxidable la cual es una aleación de hierro, cromo y carbón, la cual son sometidos a un proceso de descontaminación.
Según su forma: que consta de un solo cuerpo como el mango de bisturí, dilatadores, pinzas y tijeras.
Según su función: Se clasifican en instrumentos para diéresis o corte, separación.
De esta manera, los autores no están de acuerdo con la clasificación de los materiales dado que para Publicación 15 se clasifican en bienes muebles de depósito por su naturaleza son permanentes o semidurables, y Materiales de Consumo que son de escasa duración mientras que para el Manual de instrumental quirúrgico se clasifican mediante su composición, forma y función utilizados para el procedimiento quirúrgico.
De tal manera, se llegó a la conclusión en cuanto a la definición de clasificación de las materias como todos aquellos materiales que según su naturaleza puede ser permanentes o semidurables y no desaparecen, como también son de escasa duración y puede perder su identificad
Se fijó posición según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969) por la cual se ha considerado que precisa a profundidad lo concerniente a la clasificación de las materias, fundamental para el desarrollo de esta investigación.
2.4.5. NORMAS DE VALORACIÓN DE LAS MATERIA
Según la Contraloría General de la Republica en sus Publicación 15 (1969, p. 17) Para la valoración de las materias deberán seguirse una serie de instrucciones la cual serán valoradas para el inventario inicial, de tal modo se podría evaluar sobre la base del precio de mercado para la fecha en que se levante el inventario.
En este caso, es necesario, según los autores Duque, Osorio, Agudelo (2010 p. 9), la valuación de inventario fueron diseñados para el valor de las unidades de materiales que hacen parte de un inventario mientras estén en el o para su salida. Este método indica los resultados financieros del ente económico, en el valor de los inventarios, en los costos de producción, en los costos de venta y por ende en las utilidades registradas en un periodo especifico.
Dado a lo antes mencionado por los autores, la Publicación 15 para la valoración de la materia del inventario inicial será el precio que venían figurando de la contrario el feje de almacén podrá evaluar la base del precio mientras que Duque, Osorio, Agudelo la valuación de inventario fueron diseñados para el valor de las unidades que forman parte del inventario
En cuanto a esto, la valoración de materias se utiliza para calcular el valor de las unidades que hacen parte de los inventarios mediante un sistema contable que efectúa todas las entradas y salidas calculando así el promedio
que se costea para la valuación del inventario allí la importancia de escoger el método adecuado que se acomode a la dinámica del negocio
Se fijó posición con Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969), por la cual se ha considerado que es el concepto de valoración de las meterías es el más pertinente, ya que deberán seguir instrucciones para el inventario inicial, valorando así su precio inicial.
2.4.5.1. PARA EL INVENTARIO INICIAL
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la Republica en sus (1969, p. 17) las materias en almacén serán valoradas al precio con el que venían figurando en los cuentas respectivas, si éste no difiere notablemente del real y actual. Si no fuere posible aplicar este método, se considerarán los precios de adquisición según las facturas más recientes y, en última instancia, el jefe de almacén podría practicar avalúo de las materias, sobre la base del precio de mercado para la fecha en que se levante el inventario.
Alizon, Avila, Duran y Silvia (2011, p. 24) definen la inventario inicial como aquel que se realiza al dar comienzo a las operaciones, es decir, representa el valor de las mercancía en existencia y disponible para la venta al principio del periodo contable.
En relación con ambos autores están en desacuerdo, ya que para la Publicación 15 es el precio base o inicial que tiene un bien para el levantamiento de un inventario mientras que para Alizon, Avila, Duran y Silvia
(2014) es el valor de mercancía en existencia y la cual se dispone para un periodo contable
En este aspecto la valoración de materias para el inventario inicial es el conteo de mercancía o materia prima para dar inicio a un nuevo periodo de venta para una organización. El inventario inicial se realiza con el fin de obtener información antes de iniciar con las ventas así al final obtener una información detallada y clara sobre ganancias o pérdidas.
Se fijó posición con la Publicación 15 de la Contraloría General de la Republica (1969) ya que define la manera precisa de la valoración de las materias para el inventario inicial la cuales serán valoradas al precio con el que venían figurando para el levantamiento del inventario
2.4.5.2. PARA EL REGISTRO PERMANENTE DEL MOVIMIENTO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MATERIAS
Según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969, p. 17), se utilizará el método del promedio móvil, el cual consiste en: sumar las cantidades de materia en existencia con las cantidades que entran, sumar el valor total de las materias en existencia con el valor de las materias que entra; dividir la suma de los valores entre la suma de las cantidades. El precio promedio permanecerá vigente hasta tanto se produzcan entradas de materias a precios unitarios que difieran del último promedio establecido.
Para Alizo, Avila, Duran, Silva (2011, p. 42) en el registro permanente del movimiento de entradas y salidas de materias es utilizado el costo total de las
compras más el costo del inventario inicial, se divide por el número de unidades compradas incluyendo las del inventario inicial. Este método tiene por efecto amortiguar las variables en los precios sobre todas las existencia.
En relación con los autores están de acuerdo con los conceptos, ya que se deben de sumar la cantidad que entra con el inventario inicial y se dividen por la suma de los valores entre la suma de las cantidades, la cual se amortiguar las variables en los precios sobre todas las existencia.
En este sentido, para los investigadores el registro permanente del movimiento de entradas y salidas de materias es visto como el proceso utilizado para la entrada y salida de materias en un almacén, la cual se debe valorar la mercancía con un precio unitario que se le dará entrada la ese bien, la cual será vendido por un costo de producción.
Se fijó posición según la Publicación 15 de la Contraloría General de la República (1969), por la cual se ha considerado que es el concepto para el registro permanente del movimiento de entradas y salidas de materias es el más adecuado ya que este utiliza el promedio móvil.
2.4.6. MATERIAL MÉDICO QUIRÚRGICO
Según Buñay, Lema, Quezada, (2014, p. 45) es considerado material médico quirúrgico la serie de sustancias, elementos o productos que se utilizan para diversos fines son concebidos para entrar en contacto con tejidos o fluidos orgánicos, como suturas.