MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL

(1)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE COMUNICACIÓN SOCIAL

(2)

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.

Av. Javier Barros Sierra No. 515 Col. Lomas de Santa Fe

Ciudad de México, C.P. 01219 Tel. 52-70-12-00

La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección General Adjunta de Administración, otorgándole el crédito correspondiente.

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Aprobado/Autorizado Esta página

Hoja de Autorización

Elaboró

Francisco Tomás Velázquez Reséndiz Subgerente de Comunicación

Rúbrica

Revisó

María Cristina Prado Castañeda Subdirectora de Comunicación

Social

Rúbrica

Saúl Olivares Ortega Director de Contraloría Interna

Rúbrica

Aprobó

Roberto García Requena

Director General Adjunto de Administración

Rúbrica

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Sección de Control de Cambios

Revisión Página (s)

Modificada (s) Descripción del Cambio Fecha de

Emisión 01 Varias Se incluyó el tema de Coordinación para el Diseño y

Difusión de Campañas 23/Ene/2017

02 Varias Modificación en los nombres de la Hoja de Autorización 29/Jun/2018 03 3 Modificaciones varias a la sección Visión General 29/Jun/2018 04 8 Se realizaron cambios al procedimiento Comunicados

y/o Boletines de Prensa

29/Jun/2018 05 11 Se incluyó el procedimiento Gestión de Entrevistas 29/Jun/2018 06 15 Se realizaron cambios al procedimiento de Síntesis de

Prensa

29/Jun/2018 07 18 Se incluyó el procedimiento Análisis de Notas Negativas

con Señalamiento al Banco

29/Jun/2018 08 22 Se sustituyeron las Directrices de Coordinación para el

Diseño y Difusión de Campañas por el procedimiento de Campañas Institucionales y/o Co-Emitidas

29/Jun/2018

09 30 Se incluyó el procedimiento Campañas Internas 29/Jun/2018 10 34 Se incluyó el Anexo 1. Metodología de Semáforo para

el Tratamiento de Notas Negativas con Señalamiento al Banco

29/Jun/2018

11 12 Se incluyó el apartado II. 1.3 Evaluación de acciones 01/Oct/2018 12 35 Se incluyó a la Matriz de evaluación de notas la opción:

Alta-Alta-Baja

01/Oct/2018

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CONTENIDO

SECCIÓN I. VISIÓN GENERAL ... 4

I.1.OBJETIVO ...4

I.2.DE LAS FUNCIONES ...4

A) Monitoreo, Análisis y Manejo de Medios ... 4

B) Producción y Difusión de Contenido ... 4

C) Campañas ... 4

D) Imagen Institucional e Identidad Gráfica ... 4

E) Banco de Imagen... 4

F) Vinculación ... 4

1.3ALCANCE ...5

I.4.RESPONSABILIDADES RESPECTO DEL MANUAL ...5

I.5.MARCO JURÍDICO Y NORMATIVO ...6

I.6.INSTANCIAS DE AUTORIZACIÓN ...6

I.7. DEFINICIONES ...7

SECCIÓN II. PROCEDIMIENTOS ... 9

II.1.COMUNICADOS Y/O BOLETINES DE PRENSA ...9

II.1.1. Diagrama de Flujo ... 9

II.1.2. Descripción de Actividades ... 10

II.1.3. Evaluación de acciones ... 11

II.2.GESTIÓN DE ENTREVISTAS ... 13

II.2.1 Diagrama de flujo ... 13

II.2.2 Descripción de Actividades ... 14

II.3.SÍNTESIS DE PRENSA ... 16

II.3.1. Diagrama de flujo ... 16

II.3.2. Descripción de actividades ... 17

II.4.ANÁLISIS DE NOTAS NEGATIVAS CON SEÑALAMIENTO AL BANCO ... 19

II.4.1. Diagrama de flujo ... 19

II.4.2. Descripción de actividades ... 20

SECCIÓN III. DISEÑO, DIFUSIÓN Y EVALUACIÓN DE CAMPAÑAS ... 23

III.1CAMPAÑAS INSTITUCIONALES Y/O CO-EMITIDAS... 23

III.1.1 Diagrama de flujo ... 23

III.1.2 Descripción de actividades ... 25

III.2CAMPAÑAS INTERNAS ... 30

III.2.1 Diagrama de flujo ... 30

III.2.2 Descripción de actividades ... 31

VI.1. Tabla de Anexos ... 33

ANEXO 1.METODOLOGÍA DE SEMÁFORO PARA EL TRATAMIENTO DE NOTAS NEGATIVAS CON SEÑALAMIENTO AL BANCO 34 Criterios ... 34

Atención ... 34

Matriz de evaluación de notas ... 35

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Sección I. Visión General I.1. Objetivo

El presente Manual tiene como objetivo definir las funciones y detallar procedimientos estratégicos que lleva a cabo la Subdirección de Comunicación Social para contribuir al logro de los objetivos institucionales, de conformidad con los lineamientos e instrumentos normativos establecidos.

I.2. De las Funciones

A) Monitoreo, Análisis y Manejo de Medios

La Subdirección lleva a cabo procesos para asegurar el conocimiento del contexto mediático y la adecuada difusión y cobertura de programas, acciones y eventos:

1. Seguimiento (monitoreo) y análisis de medios 2. Gestión, vinculación y (en su caso) vocería 3. Emisión de comunicados de prensa

B) Producción y Difusión de Contenido

La Subdirección genera contenido sobre los programas y acciones del Banco, y fomenta la disponibilidad de información a través del aprovechamiento de canales tradicionales (radio, televisión, impresos, portales de noticias) y digitales (redes sociales) de comunicación.

C) Campañas

La Subdirección asegura la pertinencia y adecuada implementación de campañas institucionales de comunicación, de conformidad con los lineamientos establecidos en la materia.

D) Imagen Institucional e Identidad Gráfica

La Subdirección promueve la correcta aplicación de la imagen institucional de conformidad con la normativa en la materia.

E) Banco de Imagen

La Subdirección mantiene en resguardo fotografía, material gráfico, audiovisual, multimedia y testigos de entrevistas para consulta y aprovechamiento.

F) Vinculación

La Subdirección lleva a cabo las acciones pertinentes de vinculación y colaboración con las Direcciones Generales Adjuntas para el logro de los objetivos planteados en los programas/estrategias anuales de comunicación.

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1.3 Alcance

Las políticas y procedimientos establecidos en el presente Manual deben ser observados por personal de la Subdirección de Comunicación Social.

I.4. Responsabilidades respecto del manual

Responsable Responsabilidad

Dirección General Adjunta de Administración

 Autorizar y revisar este Manual de Procedimientos de Comunicación Social.

 Proponer mejoras.

Subdirección de

Comunicación Social

 Coordinar la actualización del presente documento cuando se requiera o derivada de:

o Modificaciones al marco jurídico y normativo aplicable;

o Observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias de supervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes;

o Cambios en la estructura organizacional de Banobras o mejoras en el proceso de comunicación social;

o Gestionar la publicación de este documento en la Normateca.

o Enviar el documento a guarda y custodia.

Subgerencia de

Comunicación

 Elaborar este Manual de Procedimientos de Comunicación Social.

 Proponer y coordinar las mejoras.

Director de Contraloría Interna

 Revisar el documento en apego a los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno, así como a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna de Banobras.

Personal facultado de las áreas involucradas

 Aplicar este Manual de Comunicación Social.

 Proponer y ejecutar las mejoras.

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I.5. Marco Jurídico y Normativo

A continuación, se señalan -de manera enunciativa, más no limitativa- los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las acciones de comunicación y los procedimientos del presente manual:

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

 Ley Federal de Telecomunicaciones y Radiodifusión

 Ley de Instituciones de Crédito (Artículo 42, Fracción XVII)

 Ley Orgánica del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos

 Ley General de Comunicación Social

 Reglamento Orgánico del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos

 Lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal

 Criterios Metodológicos para la Evaluación de Campañas

 Acuerdo del Consejo General del INE por el que se emiten Normas Reglamentarias sobre la imparcialidad en el uso de recursos públicos a que se refiere el artículo 449, párrafo 1, inciso c) de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales en relación con el artículo 134, párrafo séptimo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

 Acuerdo del Consejo General del Instituto Nacional Electoral mediante el cual se emiten Normas Reglamentarias sobre la Propaganda Gubernamental a que se refiere el artículo 41, Base III, Apartado C de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, para el Proceso Electoral Federal 2014-2015, los Procesos Electorales Locales Coincidentes con el Federal, así como para los Procesos Locales Ordinarios y Extraordinarios que se celebren en 2015

 Manual General de Organización de Banobras

 Programa Anual de Comunicación de Banobras

 Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito

 Objetivos y lineamientos del Sistema de Control Interno

I.6. Instancias de Autorización

El presente documento debe ser autorizado por la Dirección General Adjunta de Administración, de conformidad con la Guía para la Emisión de la Normativa Interna de Banobras.

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I.7. Definiciones

Concepto Definición

Audiencia Segmento de personas (público objetivo) a las que va dirigido una serie de mensajes específicos.

Boletín de prensa

Documento dirigido a los medios de comunicación con el propósito de anunciar algo de interés periodístico y con el objetivo de atraer su atención y así sea difundido y/o publicado.

Campaña Conjunto de acciones en medios de comunicación para dar a conocer mensajes gubernamentales de interés público.

Lineamientos de Comunicación del Gobierno Federal

Lineamientos que rigen las acciones de comunicación, prensa y relaciones públicas, entre otros, para las áreas de comunicación social de las dependencias y organismos del Gobierno de la República.

Estudio Pre-Campaña Conjunto de entrevistas y/o cuestionarios a un público específico para conocer sus gustos y preferencias sobre uno o varios temas.

Estudio Post-Campaña

Conjunto de entrevistas y/o cuestionarios a un público específico al término de una campaña de difusión en medios de comunicación con el fin de medir su impacto y recordación.

Gira Visita pública o privada a algún destino nacional o internacional por parte de algún directivo del Banco.

Manual de Identidad Institucional Documento que concentra las directrices para el uso correcto de tipografía y materiales gráficos de las instituciones públicas.

Medio de comunicación Radio, televisión, impresos (periódicos y revistas) y portales de noticias en internet, principalmente.

Mensaje Información que se dirige, a través de un canal de comunicación, a un auditorio en específico.

Nota Negativa Información publicada por un medio de comunicación, con señalamiento e impacto negativo al Banco.

Programa Anual de Comunicación de Banobras

Documento que establece la Estrategia Anual de Comunicación del Banco y que se presenta al Consejo Directivo para su aprobación.

Proveedor Empresa que provee de un servicio o insumo para las tareas de comunicación.

Redes Sociales Facebook, Twitter, YouTube e Instagram principalmente.

Reseña Documento de carácter informativo con los datos generales de periodistas y/o medios de comunicación.

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Síntesis Informativa Documento resumen con las notas informativas relacionadas con el Banco o alguno de sus directivos.

Sitio web Portal de internet.

Tiempos Oficiales Tiempo aire en medios de comunicación electrónicos otorgados al Estado Mexicano para difundir sus mensajes.

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Sección II. Procedimientos II.1. Comunicados y/o Boletines de Prensa

El Subdirector de Comunicación Social será el responsable editorial de la redacción de comunicados y/o boletines de prensa, así como de los contenidos de las publicaciones en el portal web y redes sociales del Banco.

A continuación, se describe el procedimiento para la elaboración de un comunicado y/o boletín de prensa y su posterior evaluación.

II.1.1. Diagrama de Flujo

1.0 Solicita la elaboración de un comunicado o boletín de prensa sobre un evento, gira o algún tema en específico.

3.0 Revisa y aprueba versión.

5.0 Valida y autoriza el comunicado o boletín de prensa.

6.0 Recibe boletín y/o comunicado autorizado.

Dirección General

DGA Competente

Director General

Director de Análisis Económico y Sectorial

FIN INICIO

8.0 Compila y genera reporte con las notas generadas por el boletín

Subdirector de Comunicación Social 2.0 Colabora con las DGAs

y elabora el proyecto de comunicado o boletín de prensa.

Subdirector de Comunicación Social

¿Requiere ajustes?

Si

No

¿Requiere ajustes?

Si 4.0 Recibe el documento para su revisión.

Director General Adjunto de Administración

7.0 Recibe el documento y lo sube al sitio web y redes sociales, y lo envía a medios de comunicación

A

NO

(12)

II.1.2. Descripción de Actividades

Responsable No. Actividad Documento

de Trabajo Entregable Tiempo

1.0

Solicita la elaboración de un comunicado o boletín de prensa sobre un evento, gira o un tema en específico.

Dirección General 1.1

Solicita la elaboración de un comunicado o boletín de prensa sobre un evento, gira o un tema en específico

Borrador de Comunicado o Boletín

Inmediato

2.0

Colabora con las DGAs y elabora el proyecto de comunicado o boletín de prensa.

Subdirector de Comunicación

Social

2.1

Colabora con las DGAs y elabora el proyecto de comunicado o boletín de prensa.

Propuesta de

texto 2 hrs.

3.0 Revisa y aprueba versión.

DGA Competente 3.1 DGA revisa y aprueba versión.

Propuesta de texto

4.0 Recibe el documento para su revisión.

Director General Adjunto de Administración

4.1

Recibe el documento para su revisión.

¿Requiere ajustes?

SI: Regresa a paso 2.0 NO: Pasa a paso 5.0

Propuesta de

texto 1 hr.

5.0

Valida y autoriza el comunicado o boletín de prensa.

(13)

Director General 5.1

Valida y autoriza el comunicado o boletín de prensa.

¿Requiere ajustes?

Propuesta de

texto Es variable

6.0 Recibe boletín y/o comunicado autorizado.

Director General Adjunto de

Administración 6.1

Recibe boletín y/o comunicado autorizado.

Envía la versión final a la

Subdirección de

Boletín de

Prensa Es variable

7.0

Recibe el documento y lo sube al sitio web y redes sociales, y lo envía a medios de comunicación.

Social

7.1

Recibe el documento y lo sube al sitio web y redes sociales, y lo envía a medios de comunicación.

Boletín de

Prensa Inmediato

8.0

Compila y genera reporte con las notas generadas por el boletín

Social

8.1

Compila y genera reporte con las notas generadas por el boletín

Reporte Un día después

Fin del procedimiento

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II. 1.3 Evaluación de acciones

La subdirección llevará a cabo las debidas acciones de monitoreo, antes, durante y después de la emisión de comunicados y boletines a fin de documentar el impacto de dichas herramientas de comunicación.

Tanto los comunicados/boletines como el resultado del monitoreo será debidamente resguardado en los archivos electrónicos de la Subdirección y compartidos con las Direcciones Generales Adjuntas competentes y la Dirección General.

Los reportes (de seguimiento por boletín/comunicado y mensuales) que genera la Subdirección incluyen el resultado del monitoreo de medios tradicionales en el que se observa el impacto de comunicados y boletines de prensa.

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II.2. Gestión de Entrevistas

La Subdirección de Comunicación Social debe gestionar las solicitudes de entrevistas, preparar los insumos necesarios sobre el medio y el/los periodistas con que sostendrán entrevistas, así como el seguimiento de sus notas periodísticas relacionadas con dicha interacción.

II.2.1 Diagrama de flujo

1.0 Recibe solicitud de entrevista del medio de comunicación

3.0 Gestiona (acuerda) entrevista incluidos los términos en que se llevará a cabo

5.0 Investiga datos generales del periodista para confirmar la ficha, reseña y seguimiento Subdirector de

Comunicación Social

Subgerente de Comunicación INICIO

2.0 Envía solicitud a la Dirección General para su conocimiento y definición de entrevista

4.0 Instruye al Subgerente de Comunicación para realizar la ficha, reseña y seguimiento en cuestión

¿DG acepta entrevista?

SI Fin de

procedimiento NO

6.0 Revisa el documento y de ser necesario realiza correcciones a éste

¿Requiere correciones?

SI

7.0 Proporciona la ficha y reseña al Director General y/o DGA como material de apoyo para su entrevista

8.0 Reconfirma entrevista con el reportero

9.0 Acompaña al Director General y/o al DGA y graba (testigo) entrevista

10.0 Da Seguimiento con reportero

11.0 Recopila testigo NO

Fin A

A

(16)

II.2.2 Descripción de Actividades

de Trabajo Entregable Tiempo 1.0 Recibe solicitud de entrevista

del medio de comunicación.

Subdirección de Comunicación

Social

1.1

Recibe solicitud de entrevista del medio de comunicación (prensa, radio, tv o sitio web) para el Director General y/o DGAs

Formato de solicitud de

entrevista Inmediato

2.0

Envía solicitud a la Dirección General para su conocimiento y definición de entrevista

2.1

Envía solicitud a la Dirección General para su conocimiento y definición de entrevista.

¿Director General, acepta la entrevista?

SI: Pasa actividad 3.0 NO: Fin de procedimiento

NOTA: En caso de que la entrevista sea de algún tema en específico y no se solicite al Director General, la Dirección General define qué DGA concede la entrevista.

Formato de solicitud de entrevista

3.0

Gestiona (acuerda) entrevista incluidos los términos en que se llevará a cabo.

Social

3.1

Gestiona (acuerda) entrevista incluidos los términos en que se llevará a cabo: presencial, a distancia, on the record, off the record, entre otros

4.0

Instruye al Subgerente de Comunicación para realizar la ficha, reseña y seguimiento en cuestión

Instruye al Subgerente de

(17)

Subgerente de Comunicación 5.1

Investiga datos generales del periodista para confirmar la ficha, reseña y seguimiento

Investigación documental

Documento de

word 2 hrs.

6.0

Revisa el documento y de ser necesario realiza correcciones a éste

Social

6.1

Revisa el documento y de ser necesario realiza correcciones a éste

¿Requiere correcciones?

SI: regresa actividad 5.0 NO: Pasa actividad 7.0

Documento

de Word Inmediato

7.0

Proporciona la ficha y reseña al Director General y/o DGA como material de apoyo para su entrevista

7.1

Proporciona la ficha y reseña al Director General y/o DGA como material de apoyo para su entrevista

Ficha del periodista y

medio de comunicación 8.0 Reconfirma entrevista con el

reportero

8.1 Reconfirma entrevista con el reportero

9.0

Acompaña al Director General y/o al DGA y graba (testigo) entrevista

9.1 Acompaña al Director General y/o al DGA y graba (testigo) entrevista 10.0 Da Seguimiento con reportero 10.1 Da Seguimiento con reportero 11.0 Recopila testigo

11.1 Recopila testigo

Audio, video o transcripción de la entrevista

Después de que la entrevista se transmita o se

publique Fin del procedimiento

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II.3. Síntesis de Prensa

La Síntesis de Prensa es un documento indispensable para la toma de decisiones, identifica menciones del Banco y sus funcionarios en medios de comunicación tradicionales y digitales.

II.3.1. Diagrama de flujo

1.0 Envía por correo electrónico una primera síntesis de prensa

Proveedor

2.0 Revisa ese primer documento

¿ Nota relevante

o negativa? NO

3.0 Informa al DGAA y a las Direcciones Generales Adjuntas competentes

4.0 Envía, después de las 07:00 hrs, una segunda síntesis de prensa

5.0 Revisa, depura y modifica la segunda síntesis de prensa

6.0 Envía a los directivos y personal del Banco, por correo electrónico, la síntesis de prensa del día,

SI

Proveedor

Fin de procedimiento Inicio

Experto Técnico

(19)

II.3.2. Descripción de actividades

de Trabajo Entregable Tiempo 1.0

Envía por correo electrónico una primera síntesis de prensa

Proveedor 1.1 Envía por correo electrónico una primera síntesis de prensa

Periódicos, radio, tv e

internet

Primera síntesis de

prensa

Después de las 05:00 hrs.

2.0 Revisa ese primer documento Subdirector de

2.1

Revisa ese primer documento

¿Nota relevante o negativa?

SI: Pasa a paso 3.0 NO: Fin de procedimiento

Primera síntesis de

prensa

1 hr.

3.0

Informa al Director General Adjunto de Administración y a las Direcciones Generales Adjuntas competentes

3.1

En caso de nota relevante o negativa, informa al Director

General Adjunto de

Administración y a las Direcciones Generales Adjuntas competentes

Nota relevante o

negativa

Inmediato

4.0

Envía, después de las 07:00 hrs, una segunda síntesis de prensa

Proveedor 4.1

Envía, después de las 07:00 hrs, una segunda síntesis de prensa

Periódicos, radio, tv e

internet

Segunda síntesis de

prensa

2 hrs. (Después de las 07:00 hrs.)

5.0 Revisa, depura y modifica la segunda síntesis de prensa Experto Técnico 5.1 Revisa, depura y modifica la

segunda síntesis de prensa

Segunda síntesis de

prensa

1 hr.

6.0

Envía a los directivos y personal del Banco, por correo electrónico, la síntesis de prensa del día, antes de las 09:00 hrs.

(20)

6.1

Envía a los directivos y personal del Banco, por correo electrónico, la síntesis de prensa del día, antes de las 09:00 hrs.

Síntesis de prensa

1 hr. (antes de las 09:00 hrs.)

(21)

II.4. Análisis de notas negativas con señalamiento al Banco

En caso de notas negativas con señalamiento al Banco, la Subdirección de Comunicación Social, en colaboración con la Dirección General Adjunta, la Dirección General y las áreas de competencia analizará y propondrá líneas de acción para dar seguimiento y, en su caso, contener el impacto.

II.4.1. Diagrama de flujo

1.0 Revisa la síntesis informativa y detecta la nota negativa que involucre a Banobras, al Director General o algún directivo del Banco

2.0 Notifica al Director General Adjunto y a las áreas del Banco con competencia en el tema al que hace referencia la nota

3.0 Define el plan de acción en el cual se determina la postura a tomar con el medio de comunicación donde se publicó la nota

4.0 Redacta nota aclaratoria a petición de parte y envía al Director General para su visto bueno, en caso de responder al medio de comunicación

5.0 Recibe el proyecto de nota aclaratoria para su visto bueno.

6.0 Envía al respectivo medio de comunicación la nota y habla con el jefe de información y/o editor para solicitar la aclaración pertinente

Inicio

Director General DG,SCS y personal de las DGAS responsable de los

temas

¿responder al medio de comunicación?

7.0 Monitorean al medio de comunicación para detectar si publica o no la carta aclaratoria

Subdirector de Comunicación Social y

Proveedor

8.0 Mantiene el tema en monitoreo y remite semanalmente, o inmediatamente si fuera necesario.

9.0 Mantiene el tema en monitoreo y remite semanalmente, o inmediatamente SI

NO

¿Proyecto de nota correcto?

NO

Fin

A SI

A

(22)

II.4.2. Descripción de actividades

1.0

Revisa la síntesis informativa y detecta la nota negativa que involucre a Banobras, al Director General o algún directivo del Banco

Social

1.1

Revisa la síntesis informativa y detecta la nota negativa que involucre a Banobras, al Director General o algún directivo del Banco

Clasifica la nota de acuerdo con la metodología de semáforo de evaluación de notas negativas (Anexo)

Síntesis Informativa

1 hr.(Después de las 05:00

hrs.)

2.0

Notifica al Director General Adjunto y a las áreas del Banco con competencia en el tema al que hace referencia la nota

Nota Negativa

2.1

En colaboración con las áreas con competencia en el Banco, prepara tarjeta informativa para la toma de decisiones en comunicación social con propuesta de líneas de acción

Tarjeta

Informativa Inmediato

3.0

Define el plan de acción en el cual se determina la postura a tomar con el medio de comunicación donde se publicó la nota

.

Director General, Subdirector de

Define el plan de acción en el cual se determina la postura a tomar con el medio de comunicación donde se publicó

(23)

4.0

Redacta nota aclaratoria a petición de parte y envía al Director General para su visto bueno, en caso de responder al medio de comunicación

Social

4.1

Redacta nota aclaratoria a petición de parte y envía al Director General para su visto bueno, en caso de responder al medio de comunicación

Nota Negativa

Nota

Aclaratoria 1 hr.

5.0

Recibe el proyecto de nota aclaratoria para su visto bueno.

Director General 5.1

Recibe el proyecto de nota aclaratoria para su visto bueno.

Si por su relevancia, el Director General lo considera necesario, instruirá al personal correspondiente que de aviso a las autoridades y principales contrapartes, agencias calificadoras, clientes, empleados y público en general.

¿Proyecto de nota correcto?

SI: Pasa actividad 6.0 NO: Regresa actividad 4.0

Nota Aclaratoria

6.0

Envía al respectivo medio de comunicación la nota y habla con el jefe de información y/o editor para solicitar la aclaración pertinente

Social

6.1

Envía al respectivo medio de comunicación la nota y habla con el jefe de información y/o editor para solicitar la aclaración pertinente

Nota aclaratoria

para publicación

7.0

Monitorean al medio de comunicación para detectar si publica o no la carta aclaratoria.

(24)

Social y

Proveedor

7.1

Monitorean al medio de comunicación para detectar si publica o no la carta aclaratoria.

NOTA: En caso de haberse realizado el aviso a los destinatarios referidos en el punto 5.0 el Subdirector de Comunicación Social monitorea la respuesta respectiva

8.0

Da seguimiento a la publicación de la nota aclaratoria con el jefe de información y/o editor

Subdirector de Comunicación Social

8.1

Da seguimiento a la publicación de la nota aclaratoria con el jefe de información y/o editor

9.0

Mantiene el tema en monitoreo y remite semanalmente, o inmediatamente si fuera necesario.

9.1

Mantiene el tema en monitoreo y remite semanalmente, o inmediatamente si fuera necesario, a la Gerencia de Riesgos Operativos y Requerimientos de Capital el documento de presencia en medios y, mensualmente, el análisis de notas negativas, incluyendo la información descrita en el anexo 2 relativa al riesgo reputacional.

Documento de presencia en

medios y

clasificación de notas

negativas

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Sección III. Diseño, Difusión y Evaluación de Campañas

III.1 Campañas institucionales y/o co-emitidas

En el diseño, implementación y evaluación de campañas institucionales y/o co-emitidas, a través de las cuales se ejerce el presupuesto de la partida 36101 (Difusión de mensajes sobre programas y actividades gubernamentales), se seguirán las disposiciones establecidas en la Ley General de Comunicación Social y los Lineamientos Generales para las Campañas de Comunicación Social de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal en curso.

III.1.1 Diagrama de flujo

1.0 Elabora Programa Anual de Comunicación Social

3.0 Registra en el Sistema de Información de Normatividad de Comunicación (SINC) la Estrategia Anual de Comunicación Social

4.0 Solicita a SHCP, vía oficio, autorización para el registro de la Estrategia y Programa Anual de Comunicación Social Subdirección de Comunicación

Social Inicio

2.0 Revisa y da visto bueno del Programa Anual de

Comunicación

Consejo Directivo Banobras

5.0 Recibe y notifica la solicitud de registro y autorización de la Estrategia y Programa Anual de Comunicación Social para autorización de la Secretaría de Gobernación (SEGOB).

SHCP

6.0 Emite oficio de autorización del registro de la Estrategia y Programa Anual de Comunicación Social

7.0 Recibe y notifica la autorización del registro

SHCP

Subdirector de Comunicación Social

SEGOB

8.0 Recibe la autorización

9.0 Elabora Plan de Medios (Tradicional y/o Digital) y Plan para diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

Subdirección de Comunicación Social

10.0 Recibe y notifica el Plan de Medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

SHCP

11.0 Autoriza el Plan de Medios, diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

SEGOB y Presidencia

12.0 Recibe y notifica la autorización del Plan de Medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

SHCP

13.0 Recibe autorización del Plan de Medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña (vía correo electrónico)

14.0 Solicita, vía oficio, el registro del gasto y

autorización para difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

¿Requiere modificaciones?

SI

NO

A

B

1

(26)

15.0 Recibe y notifica solicitud, registro del gasto y

autorización para la difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

SHCP

16.0 Emite oficio de autorización del registro del gasto y autorización para la difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

SEGOB

17.0 Recibe y notifica

autorización para la difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

SHCP

18.0 Recibe autorización para difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

19.0 Solicita, vía oficio, el inicio del procedimiento para la contratación de medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

20.0 Integra carpeta del CAAS (Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios)

Dirección de Recursos Materiales

21.0 Convoca a Sesión de Comité

22.0 Se lleva a cabo el Comité para la contratación de medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

23.0 Se notifica a medios la contratación para el inicio de difusión y al proveedor del diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

24.0 Se lleva a cabo la firma de contratos

Fin

C 1

C

(27)

III.1.2. Descripción de actividades

Responsable

No. Actividad Documento

de Trabajo Entregable Tiempo 1.0 Elabora Programa Anual de

Comunicación Social Subdirección de

1.1 Elabora Programa Anual de Comunicación Social

Programa Anual de Comunicación

Social

2.0

Revisa y da visto bueno del

Programa Anual de

Comunicación Consejo Directivo

Banobras 2.1

Revisa y da visto bueno del

Programa Anual de

Comunicación

Acuerdo

3.0

Registra en el Sistema de Información de Normatividad de Comunicación (SINC) la Estrategia Anual de Comunicación Social

Social

3.1

Registra en el Sistema de Información de Normatividad de Comunicación (SINC) la Estrategia Anual de Comunicación Social

Formato SINC

4.0

Solicita a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), vía oficio, autorización para el registro de la Estrategia y Programa Anual de Comunicación Social

4.1

Solicita a la Secretaría de

Hacienda y Crédito

Público(SHCP), vía oficio, autorización para el registro de la Estrategia y Programa Anual de Comunicación Social

Oficio de solicitud

5.0

Recibe y notifica la solicitud de registro y autorización de la Estrategia y Programa Anual de Comunicación

(28)

Social para autorización de la Secretaría de Gobernación (SEGOB).

SHCP 5.1

Recibe y notifica la solicitud de registro y autorización de la Estrategia y Programa Anual de Comunicación Social para autorización de la Secretaría de Gobernación (SEGOB), a través de la Dirección General

de Normatividad de

Comunicación

Estrategia y Programa

Anual de Comunicación

Social

6.0

Emite oficio de autorización del registro de la Estrategia y

Programa Anual de

Comunicación Social

SEGOB 6.1

Emite oficio de autorización del registro de la Estrategia y

Programa Anual de

Oficio de autorización

7.0 Recibe y notifica la autorización del registro SHCP 7.1 Recibe y notifica la autorización

del registro

Oficio de autorización 8.0 Recibe la autorización

Social

8.1 Recibe la autorización Oficio de

autorización

9.0

Elabora Plan de Medios (Tradicional y/o Digital) y Plan para diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

9.1

Elabora Plan de Medios (Tradicional y/o Digital) y Plan para diseño creativo, producción, estudios pre y post

(29)

SHCP 10.1

Recibe y notifica el Plan de Medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

11.0

Autoriza el Plan de Medios, diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña SEGOB y

Presidencia 11.1

Autoriza el Plan de Medios, diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

12.0

Recibe y notifica la autorización del Plan de Medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

SHCP 12.1

Recibe y notifica la autorización del Plan de Medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

13.0

Recibe autorización del Plan de Medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña (vía correo electrónico)

Social

13.1

Recibe autorización del Plan de Medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña (vía correo electrónico)

14.0

Solicita, vía oficio, el registro del gasto y autorización para difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

Social

14.1

Solicita, vía oficio, el registro del gasto y autorización para difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

Anexo al oficio, se integra el

"Formato Único" (Presentación

Oficio de solicitud y Formato Único

(30)

de campaña de Comunicación Social)

15.0

Recibe y notifica solicitud, registro del gasto y autorización para la difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

SHCP 15.1

Recibe y notifica solicitud, registro del gasto y autorización para la difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

16.0

Emite oficio de autorización del registro del gasto y autorización para la difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

SEGOB 16.1

Emite oficio de autorización del registro del gasto y autorización para la difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

Oficio autorización

17.0

Recibe y notifica autorización para la difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

SHCP 17.1

Recibe y notifica autorización para la difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

Oficio autorización

18.0

Recibe autorización para difusión de la campaña y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña Recibe autorización para

(31)

diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

19.1

Solicita, vía oficio, el inicio del procedimiento para la contratación de medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

20.0

Integra carpeta del CAAS (Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios) Dirección de

Recursos Materiales

20.1

Integra carpeta del CAAS (Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios) 21.0 Convoca a Sesión de Comité 21.1 Convoca a Sesión de Comité

22.0

Se lleva a cabo el Comité para la contratación de medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

22.1

Se lleva a cabo el Comité para la contratación de medios y diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

23.0

Se notifica a medios la contratación para el inicio de difusión y al proveedor del diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña

23.1

Se notifica a medios la contratación para el inicio de difusión y al proveedor del diseño creativo, producción, estudios pre y post campaña 24.0 Se lleva a cabo la firma de

contratos

24.1 Se lleva a cabo la firma de contratos

(32)

III.2 Campañas internas

La difusión de las campañas internas estará bajo la responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos a través de la Gerencia de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos y se dirigirán exclusivamente a los empleados del Banco. A solicitud de dicha Dirección, la Subdirección de Comunicación Social podrá apoyar en el diseño de mensaje y materiales.

III.2.1 Diagrama de flujo

1.0 Solicita apoyo de diseño para campaña de difusión interna, vía correo electrónico

3.0 Instruye a Expertos Técnicos del área de diseño para elaboración de materiales

4.0 Elabora y envía propuestas para revisión y visto bueno del Subdirector de Comunicación Social

Gerencia de Organización y Desarrollo de RH

Expertos Técnicos Inicio

2.0 Recibe solicitud y establece tiempos de entrega de acuerdo a carga de trabajo del área de diseño

5.0 Recibe propuestas Subdirector de Comunicación Social

¿Existen modificaciones?

6.0 Envía propuestas a la Gerencia de

Organización y Desarrollo de Recursos Humanos

7.0 Recibe materiales para su visto bueno

Gerencia de Organización y Desarrollo de RH

NO

SI

¿Existen

modificaciones? SI

Fin NO A

B

(33)

III.2.2. Descripción de actividades

Responsable

No. Actividad Documento

1.0

Solicita apoyo de diseño para campaña de difusión interna, vía correo electrónico

Gerencia de Organización y

Desarrollo de Recursos Humanos

1.1

Solicita apoyo de diseño para campaña de difusión interna, vía correo electrónico

Envía insumos, de forma física o electrónica, para elaboración

de materiales

2.0

Recibe solicitud y establece tiempos de entrega de acuerdo a carga de trabajo del área de diseño

Social

2.1

Recibe solicitud y establece tiempos de entrega de acuerdo a carga de trabajo del área de diseño

3.0

Instruye a Expertos Técnicos del área de diseño para elaboración de materiales 3.1

Instruye a Expertos Técnicos del área de diseño para elaboración de materiales

Depende la complejidad del

diseño

4.0

Elabora y envía propuestas para revisión y visto bueno del Subdirector de Comunicación Social

Expertos

Técnicos 4.1

Elabora y envía propuestas para revisión y visto bueno del Subdirector de Comunicación Social

Diseños

5.0 Recibe propuestas

Social

5.1

Recibe propuestas

(34)

6.0

Envía propuestas a la Gerencia de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos

6.1

Envía propuestas a la Gerencia de Organización y Desarrollo de Recursos Humanos

Diseños

7.0

Recibe materiales para su visto bueno y de no realizar modificaciones concluye proceso

Gerencia de Organización y

Desarrollo de Recursos Humanos

7.1

Recibe materiales para su visto bueno y de no realizar modificaciones concluye proceso

SI: Regresa a paso 3.0 NO: Fin de procedimiento

(35)

Sección VI. Anexos

VI.1. Tabla de Anexos

Anexo No. Nombre Pág.

1 Metodología de semáforo para el tratamiento de notas negativas con

señalamiento al Banco 34

(36)

Anexo 1. Metodología de semáforo para el tratamiento de notas negativas con señalamiento al Banco

Criterios

Las notas negativas se califican a partir de los siguientes criterios:

Criterio 1. Nivel de penetración del medio que da difusión a la nota

 Alta: Medios nacionales (periódico, radio, televisión, portales de noticias)

 Media: Medios locales (estatales) con alto nivel de penetración

 Baja: Portales menores y medios locales con bajo nivel de penetración Criterio 2. Mención Vs

Señalamiento

 Alta: Señalamiento directo al Banco o a algún funcionario por acción u omisión

 Media: Mención al Banco o a algún funcionario en el marco de una nota negativa coyuntural

Criterio 3. Solidez del argumento  Alta: Nota con sustento, acompañada de evidencia y/o datos duros y resultado de un trabajo de investigación periodística

 Media: Nota coyuntural; dirigida a algún otro actor y/o con información imprecisa

 Baja: Nota sin sustento (fake news o sin evidencia)

Atención

El tipo de atención que se le da a las notas una vez clasificadas:

TIPO DESCRIPCIÓN

Seguimiento y radar:

Seguimiento al tema. Notas coyunturales relacionadas con proyectos financiados/apoyados por el Banco que enfrenten problemas políticos, sociales o en su implementación para prever una reacción adversa hacia el Banco.

Monitoreo permanente: Monitoreo permanente y, en su caso, elaboración de tarjeta informativa para toma de decisiones. No se emite respuesta.

Amerita Reacción: Elaboración de tarjeta informativa para toma de decisiones y (en su caso) reacción:

 Nota aclaratoria: (a petición de parte) Documento para replicar y/o contestar alguna información incorrecta o imprecisa de algún medio de comunicación impreso o electrónico.

 Cabildeo: Hablar con directivos, jefes de información, editores y/o reporteros

(37)

Matriz de evaluación de notas

Alta Alta Alta Alta Amerita reacción

Alta Media Alta Amerita reacción

Alta Alta Media Amerita reacción

Alta Media Media Monitoreo permanente

Alta Media Baja Monitoreo permanente

Alta Alta Baja Monitoreo permanente

Media Alta Alta Amerita reacción

Media Alta Media Monitoreo permanente

Media Media Media Monitoreo permanente

Media Media Baja Monitoreo permanente

Baja Alta Alta Monitoreo permanente

Baja Alta Media Monitoreo permanente

Baja Alta Baja Seguimiento y radar

Baja Media Alta Seguimiento y radar

Baja Media Media Monitoreo permanente

Baja Media Baja Seguimiento y radar

Alta Media Baja Alta Media Alta Media Baja

Evaluación

Criterio 1 Criterio 2 Criterio 3