Vinculación de datos (Fórmulas remotas) Contenido. Concepto de fórmula remota Utilidad de las fórmulas remotas Sintaxis para escribir fórmulas remotas

Vinculación de datos (Fórmulas remo- tas)

 Contenido Concepto de fórmula remota Utilidad de las fórmulas remotas Sintaxis para escribir fórmulas remotas

V

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La vinculación de datos es un tema indispensable en el uso de libros de trabajo de Microsoft Excel. Decimos que es indispensable porque si se maneja de una manera adecuada explotaremos al máximo las virtudes y ventajas que tiene Microsoft Excel.

En otras palabras se le dará una gran utilidad al manejo de libros de trabajo para au- tomatizar y facilitar los procesos administrativos de un negocio o empresa.

El termino vinculación de datos lo podemos definir como la unión o liga de dos o mas hojas de cálculo para compartir información entre ellas. Esta unión o liga se es- tablece por medio de fórmulas remotas que nos permiten extraer información de otra hoja diferente a la hoja donde se encuentra la fórmula.

Cuando hablamos de vinculación de datos, empezamos a hacer uso de los términos de hoja primaria y hoja secundaria, en este capítulo reforzaremos los conceptos sobre hoja primaria y secundaria, y mostraremos la utilidad que tienen en un libro de trabajo.

f

.

Es una expresión que contiene una serie de procesos que permiten extraer información de hojas diferentes a la hoja donde se encuentra almacenada la fórmu- la. De esta forma podemos decir que la hoja donde se encuentra la fórmula remo- ta es identificada como hoja secundaria y la hoja de donde se extrae la información es considerada como hoja primaria.

También podemos definir a la fórmula remota como la que permite establecer la liga o unión entre dos o más hojas de un libro de trabajo. La fórmula remota puede hacer referencia a celdas de otras hojas del libro de trabajo activo o libros de trabajo diferentes.

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.

El manejo de las fórmulas remotas nos lleva a realizar libros de trabajo con una capacidad para facilitar y agilizar los procesos administrativos de un negocio o empresa.

A continuación mostraremos una lista de las ventajas que se obtienen al hacer buen uso de las fórmulas remotas en un libro de trabajo:

1) Permite la utilización de Microsoft Excel de una forma integral; esto es, apro- vechar al máximo las características de este software debido a que las utiliza en combinación unas con otras, situación que nos refleja mayor versatilidad

en la utilización de los libros de trabajo.

2) Reduce el margen de error en la captura de datos en una hoja de cálculo.

Esto se da cuando la información de las hojas secundarias es obtenida de las hojas primarias, de esta forma la información origen se captura una sola vez y los procesos se ven reflejados automáticamente en las hojas secundarias que hagan referencia a los datos de esta hoja primaria.

3) Facilita la realización de procesos administrativos de un negocio, por parte de los usuarios finales. Debido a que ellos no tendrán la necesidad de analizar y realizar cálculos de manera manual porque estarán establecidos como fórmulas en las hojas que conforman el libro de trabajo.

4) Automatiza procesos que si se realizaran en un momento dado de forma ma- nual quitaría tiempo a la persona que los este haciendo. Con esto queremos decir que optimiza el tiempo de trabajo de los usuarios.

5) Permite dar una solución automatizada casi al 100% de los procesos admi- nistrativos de un negocio o empresa. Decimos que casi al 100% porque es indispensable en la mayoría de los casos que los usuarios realicen procesos de forma manual (por ejemplo como la captura de los datos en las hojas primarias, clasificar información antes de ser capturada, etc.)

s

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Cuando hablamos de la palabra sintaxis estamos haciendo referencia a la forma correcta de escribir una fórmula, función o palabra dentro de un programa de cómputo.

Para escribir una fórmula remota en Microsoft Excel se puede realizar de 2 maneras distintas.

F

(

).

La sintaxis para escribir fórmulas remotas en un libro de trabajo utilizando referen- cias de celdas es:

Donde:

 Nombre _ archivo. Es el nombre del archivo del cual se desea hacer referen- cia, es utilizado cuando la hoja de cálculo se encuentra en un libro de trabajo diferente al libro de trabajo activo.

 Nombre _ hoja!. Se utiliza para identificar el nombre de la hoja donde se alma- cenan los datos que se desean obtener para ser mostrados en una segunda hoja (hoja secundaria). Después del nombre de la hoja se debe representar un signo de admiración “!” que es el separador del nombre de la hoja con la referencia de la celda.

 Referencia _celda. Es la referencia de la celda o rango de celdas que se desean mostrar en la hoja secundaria.

F

(

).

Microsoft Excel nos permite asignarle un nombre a una celda o rango de celdas, por medio del cual será identificado en todo el libro de trabajo.

El nombre es una palabra o conjunto de caracteres que describen el contenido de la celda o rango de celdas. Por ejemplo: en el rango [Ventas!I9:I25] se almacenan los importes de las ventas individuales realizadas en el día, a este rango se le puede asignar el nombre de “Importes”.

Asignar nombre a este rango nos sirve para realizar las fórmulas de una forma más simple. Siguiendo con el ejemplo anterior, supongamos que se desea sumar todos los importes y almacenar el resultado en la celda [I26]. La fórmula que se debe utilizar sin definir nombre de rangos es:

Utilizando el nombre importes para este mismo rango la fórmula se representaría de la siguiente forma:

Ambas fórmulas realizan el mismo proceso, que es el de obtener la sumatoria del rango de celdas [I9:I25].

m

.

Para asignar nombres a celdas o rangos de celdas debemos hacer uso del comando Nombres del menú Insertar.

comando nombres.

Este comando nos permite manejar los nombres de celdas o rangos de celdas, se compone de una serie de opciones que permiten su manipulación en un libro de trabajo.

Para este capítulo estudiaremos solamente la opción Definir del comando Nombres. Esta opción nos permite definir el nombre de la celda o rango de celdas, cuando se selecciona aparece el siguiente cuadro de dialogo:

El procedimiento para definir nombres es:

1) Seleccione [Menú Insertar | Comando Nombres | Opción Definir].

2) En el cuadro de texto Nombres en el libro escriba la palabra que desea asignarle a la celda o rango.

3) En el cuadro de texto Se refiere a escriba la referencia de la celda o rango al que le quiere asignar el nombre.

4) Seleccione el botón Agregar. Al seleccionar este botón el nombre que se escribió en el cuadro de texto Nombres en el libro se mostrara en la lista de texto que se encuentra en la parte inferior de esta área.

Los nombres de celda o rango hacen referencia a estos de manera absoluta tal como se ve en la imagen anterior

El procedimiento para eliminar nombres es:

1) Seleccione [Menú Insertar | Comando Nombres | Opción Definir].

2) En la lista de texto seleccione el nombre que desea eliminar.

3) Seleccione el botón Eliminar. Al seleccionar este botón el nombre desapare- cerá de la lista de texto de donde lo selecciono.

La sintaxis para escribir fórmulas remotas en un libro de trabajo utilizando nombres de celda es:

Donde:

 Nombre. Es el nombre de la celda o rango que se definió previamente. Una vez definido el nombre Microsoft Excel hace referencia a la celda o rango que tiene asignado el nombre, independientemente de que se encuentre en una hoja diferente del libro de trabajo.

p

a

En esta práctica se realizara un ejercicio donde se desea obtener el total de las ventas mensuales de dos sucursales de un negocio de panadería. Para este caso ha- remos uso de la vinculación de datos manejando nombres de celdas o rangos con la finalidad de que determine la utilidad de la vinculación de datos en los libros de trabajo de Microsoft Excel.

Para realizar esta práctica se considera una panadería denominada “PANADERIA LA DELICIA” que cuenta con 2 sucursales para la venta al público. Se desea registrar las ventas por mes y turno de cada sucursal para que al final se obtenga un concen- trado donde se realizara la sumatoria de ambas sucursales y obtener un total general de las ventas de la panadería.

En la propuesta del libro de trabajo se establecen 2 hojas primarias que contienen los reportes de ventas por mes (abarca solo 3 meses del año), la información de esta hoja esta clasificada por turno (son dos los turnos que maneja cada sucursal).

Por ultimo se determina el uso de 1 hoja secundaria que contiene la sumatoria de cada mes de ambas sucursales y se obtiene un total de las ventas por trimestre.

Una vez que se realizo la estructura de cada hoja de cálculo y se le haya dado una presentación (formato), se procede a asignarle los nombres a las celdas o rangos para la creación de las fórmulas que permitan dar la solución deseada en este libro de trabajo.

Nota. Debe asignar nombre a cada hoja y son sucursal1, sucursal2 y general respectivamente.

H

1 (

).

Para esta hoja debemos definir los siguientes nombres:

Las formulas que se establecerán en esta hoja para obtener los resultados desea- dos son:

H

2 (

).

Para esta hoja debemos definir los siguientes nombres:

Las formulas que se establecerán en esta hoja para obtener los resultados desea- dos son:

H

g

(

).

Para esta hoja debemos definir los siguientes nombres:

Las formulas que se establecerán en esta hoja para obtener los resultados desea- dos son:

Una vez que termine de definir los nombres de las hojas y cree las fórmulas corres- pondientes para cada hoja, capture información en las hojas primarias y observe los cambio que se efectúan tanto en estas hojas, así como también, en la hoja secundaria.

p

b

En esta práctica retomaremos el ejemplo de la tienda de ropa “EL BUEN VESTIR”, con la finalidad de definir nombres de celdas o rangos a las hojas que componen este libro de trabajo.

H

(

).

Para esta hoja se debe definir el siguiente nombre:

H

(

).

Para esta hoja se debe definir el siguiente nombre:

Nota: La definición de los nombres a este libro de trabajo nos servirá para completar nuestra práctica en los capítulos siguientes.

r

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En este capítulo se aplicaron los conceptos de:

 Vinculación de datos (fórmulas remotas).

 Definición de nombre de celdas y rangos.

c

3

d

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bajo

“el buen vestir”.

En este complemento se establecen los nombres de celda o rango que se tienen que manejar en el libro de trabajo “EL BUEN VESTIR”, la manera en que se organizo el anexo fue por hoja de cálculo.

catalogodeartículos (Hojaprimaria).

listadevendedores (Hojaprimaria).

registrodeventasmensuales (porvendedor) delvendedor 1 (Hoja secundaria).

registrodeventasmensuales (porvendedor) delvendedor 2 (Hoja secundaria).

pagodecomisiones (Hojasecundaria).

concentradomensualdeventas (general) (Hojasecundaria).

m

1) Expresión o fórmula que contiene procesos que permiten extraer infor- mación de diferentes hojas de cálculo.

a) Fórmula remota b) Función lógica c) Suma 2) Comando que permite definir nombres a rangos o celdas.

a) Copiar b) Nombres c) Celda