Revisión 12
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Fecha Inicio 1 DICIEMBRE DE 2016
Proceso REVISIONES DE CALIDAD
CONTROL DE REGISTROS
No. de Control Nombre del Documento Tiempo de retención Disposición (al finalizar la retención) Recuperación (forma de archivo) Lugar de almacenamiento ECO-PA-PR-004-F01
Plan anual de trabajo y revisiones de calidad
Año en curso sustitución por programa anual N/A Oficina de coordinación de calidad ECO-PA-PR-004-F02 Evaluación de auditores
18 meses Reciclaje Por fecha en carpeta auditorias Oficina coordinación de calidad ECO-PA-PR-004-F03 Guía de calidad basada en procesos Permanente (en aDhOC System)
N/A Electrónica por fecha y/o # E.S departamento CPU de auditores de calidad y aDhOC System ECO-PA-PR-004-F04 Notificación de auditoria
18 meses Eliminación Electrónica fecha y/o # E.S.
Sistema electrónico auditores-calidad
ADHOC SYSTEM Administración de incidencias
Permanente en sistema
N/A N/A N/A
ECO-PA-PR-004 Anexo 1
Explicación de diagrama causa-efecto
Permanente N/A Número de
control
aDhOC System
ECO-PA-PR-004 Anexo 2
5 Porqués Permanente N/A Número de control
aDhOC System
Puesto: COORDINADOR DE CALIDAD Puesto: DIRECTOR DE CALIDAD Elaboró: ING. JACOB HERNANDEZ
RUVALCABA Autorizo: LIC. JORGE HUMBERTO SALCIDO
Firma:
AUTORIZACION ELECTRONICA Firma: AUTORIZACION ELECTRONICA
CONTROL DE REVISIONES
Revisión
Descripción
Fecha
12
Se elimina logo ECO de procedimiento y formatos, cambia clausulado de acuerdo a ISO 9001-2015, alcance se generaliza involucrados en SGC, se agrega política 3.3, se elimina representante de la dirección, seguimiento de acciones y hallazgos 4.9.1, 4.9.2 se describen en 4.9, se elimina acciones preventivas y su seguimiento, en el formato guía de calidad se incluye concepto Riesgos y se redefinen conceptos de hallazgos de acuerdo a procedimiento, se agrega 5 Porqués como para solución de problemas.
Diciembre de 2016
1. OBJETIVO.
Determinar la efectividad del sistema de gestión de la calidad (SGC) prevenir las No conformidades y obtener la oportunidad de mejorar en forma continua, al establecer y mantener la información documentada para planear y llevar a cabo revisiones de calidad, así como convertir en acciones correctivas las no conformidades potenciales, evitando que afecten a nuestros productos, y/o partes interesadas, buscando una mejora continua y estandarización en base a la información documentada. 2. ALCANCE. 2.1 Líderes de estacion 2.2 Gerentes de área 2.3 Dirección de calidad 2.4 Auditores 2.5 Partes involucradas en el SGC 3. POLITICAS.
3.1 A toda acción correctiva documentada, se le deberá dar el seguimiento debido hasta su cierre en un lapso no mayor a 20 días.
3.2 Un auditor no podrá auditar su propio proceso.
3.3 El auditor deberá notificar la visita de revisión para disponibilidad de personal a revisar. (ECO-PA-PR-004-F02)
4. PROCEDIMIENTO.
4.1 REVISIONES DE CALIDAD
4.1.1 El titular de la dirección de calidad autoriza el programa anual de las revisiones de calidad, (ECO-PA-PR-004-F01) en donde se visualiza el total de revisiones internas y externas que se realizaran en el año y fechas correspondientes. En este registro, se establece igualmente, para revisiones de la dirección por cada proceso.
4.1.2 El equipo auditor se forma, basándose principalmente en las personas que integran el equipo de implementación del SGC. (Se tendrá que contar con certificado de auditor, para poder llevar a cabo alguna auditoria).
4.1.3 Los auditados deberán conocer con anticipación las fechas programadas y comunicadas para su revisión.
4.1.4 El equipo auditor recibe capacitación como auditor interno y/o auditor líder para realizar correctamente sus funciones, debiendo contar con las evidencias de esta capacitación.
4.2 EQUIPO AUDITOR Y/O REVISOR
4.2.1 La revisión es programada con base al estado e importancia de la actividad a ser auditada, describiendo en la notificación por correo electrónico los puntos a auditar de la norma aplicable, los cuales son definidos por el equipo auditor, con base en las revisiones internas, las derivadas de reclamaciones de las partes interesadas y las originadas por inconformidad en producto o servicio otorgado por un proveedor o la empresa.
Las revisiones no serán limitativas al clausulado originalmente programado para revisar. 4.2.2 Notifica la revisión vía electrónica a través del formato ECO-PA-PR-004-F04, quedando
definido su objetivo, alcance, calendario y su respectiva autorización del coordinador de calidad y/o auditor líder, entendiéndose que todas las revisiones las practicamos en nuestro idioma nativo, español.
4.2.3 Cada responsable informara a las personas propietarias del proceso a ser revisado, y que están mencionados en la notificación de revisiones enviada en la notificación de revisiones. 4.2.4 En la notificación se programaran los auditores que hayan sido asignados para la revisión. 4.3 APERTURA DE REVISION
Los auditores asignados a revisar el área, departamento o negocio seleccionado, deberán enterar al gerente o encargado de área anticipadamente por medio de una notificación a través de correo electrónico, el inicio de la revisión será en acuerdo con supervisor y/o líder de estacion y/o área si existiera cualquier objeción deberá ser resuelta antes de dar inicio de la misma.
4.4 EQUIPO AUDITOR / DESARROLLO DE AUDITORIA
Realiza la revisión de acuerdo a los procesos, normas y/o requerimientos legales y aplicables en los tiempos definidos en la Notificación de Auditoria ECO-PA-PR-004-F04 sin ser esto una restricción de poder ampliar o recortar este calendario.
Como herramienta de apoyo para la revisión, documentación y determinación de hallazgos, se utiliza la guía de calidad basada en procesos ECO-PA-PR-004-F03.
4.5 REPORTE DE REVISIONES
El auditor líder concluye con la revisión y evalúa si proceden los hallazgos detectados por los auditores, posteriormente da a conocer los resultados a los auditados efectuando las aclaraciones pertinentes con la finalidad de obtener sus comentarios y/o plan de seguimiento para corregir la desviación observada en caso de que existiera, el reporte de auditoria (Guía Basada en Procesos ECO-PA-PR-004-F03) será resguardado electrónicamente por el auditor además será enviado electrónicamente a través del aDhOC System para seguimiento de las acciones o tareas asignadas durante la revisión.
Después de dar a conocer los resultados el cierre de la auditoría tendrá que quedar evidenciado por medio de la evaluación de auditores (ECO-PA-PR-004-F02)
4.6 EVALUACION DE AUDITORES
Una vez terminada la revisión el líder de estacion y/o supervisor, deben evaluar a los auditores en su desempeño y ética demostrada durante la revisión a través del formato ECO-PA-PR-004-F02, este documento será firmado como evidencia de revisión del área o departamento.
4.7 CLASIFICACION DE HALLAZGOS 4.7.1 No conformidad
Es un incumplimiento de un requisito de la norma que impacta al sistema de Gestion de calidad (incumplimiento real) en un punto que afecta a una clausula completa de la norma aplicable.
4.7.2 Observación
Es un incumplimiento que puede ya haber ocurrido (Real) o no haber ocurrido aun (potencial) en el sistema de calidad y que solo afecta parcialmente un punto de la norma, es decir es la deficiencia aislada en cuanto al cumplimiento de un requisito de la norma, se caracteriza por casos aislados de debilidades en el sistema de calidad y la necesidad de ajustes en la adecuación o en la implementación del procedimiento.
Ejemplos:
- Ausencia de una firma en un registro. - Deficiente comprensión de un documento.
- Incumplimiento de una actividad dentro de un proceso. 4.7.3 Oportunidades de mejora
Podremos identificar las oportunidades de mejora a través de la Revisión por la Dirección (ECO-PA-PR-003), las revisiones internas (ECO-PA-PR-004) y externas, así como el seguimiento y medición de los procesos y por las sugerencias de cualquiera de las áreas ya sean administrativas y operativas, a través de quejas etc., en cualquier momento pueden ser detonadas dichas mejoras, por lo que se identificaran, se documentaran dando el seguimiento a la misma y se archivaran en su formato electrónico correspondiente.
(ECO-PA-PR-004-F03). 4.8 REPORTE DE REVISIONES
El auditor líder envía resultados de las revisiones internas y externas vía correo electrónico a las áreas correspondientes, Guía de calidad basada en procesos (ECO-PA-PR-004-F03) donde se incluyen los hallazgos detectados para su seguimiento a través del aDhOC System.
4.9 SEGUIMIENTO DE HALLAZGOS
Una vez enterados de los hallazgos, cada uno de los encargados de área se enfocaran a la realización y seguimiento de las acciones correctivas correspondientes (no conformidad y observación), para su cierre a través del aDhOC System. Se deberá concluir con el cierre del hallazgo de acuerdo a lo que se establezca en la política del procedimiento, en dado caso que se requiera más tiempo para dar respuesta al hallazgo se deberá notificar al área de calidad los motivos, mismos que quedaran documentados.
Nota: las oportunidades de mejora se darán a conocer en el informe como recomendaciones, a criterio del área revisada.
4.9.1 Para el caso de no conformidad, se tendrá que llevar a cabo las acciones que permitan corregir el problema o mitigar el riesgo como acción correctiva haciendo un análisis de causa raíz para eliminar el origen del problema y asegurarnos de que la falla no vuelva a ocurrir. Por lo anterior se podrá consultar el Anexo 1, donde se describe la explicación de diagrama causa-efecto, para la solución de las no conformidades detectadas ó Anexo 2 (5 porqués) como herramienta para detectar el origen del problema.
Nota: en el caso de la no conformidad la acción correctiva tendrán que ejecutarse de manera inmediata de acuerdo al compromiso pactado con la parte revisada.
4.10 AUDITOR LIDER
4.10.1 Recibe de la persona responsable de los hallazgos las acciones realizadas y evalúa su efectividad
4.10.2 Los criterios de evaluación de efectividad son el visitar como mínimo una vez si es necesaria el área sujeta a mejora para testificar las mismas, validar las acciones realizadas y la forma de evitar volver a caer en la falla.
4.10.3 Si está convencido: Cierra el hallazgo y emite su declaración de respaldo en cuanto a la evaluación de efectividad.
4.10.4 Si no está convencido: Le informa a los responsables para que realicen las acciones correspondientes.
4.11 Se deberán incluir en Informe de la dirección los resultados obtenido en la aplicación del programa de revisiones. (Ver procedimiento ECO-PA-PR-003)
5. DEFINICIONES.
5.1 Auditor Líder: Persona que obtuvo su certificado como auditor interno o líder y por lo menos ha participado en una auditoria, será quien declare las no conformidades.
5.2 Auditor: persona que lleva a cabo la revisión. 5.3 Auditado: organización o área que es revisada.
5.4 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa raíz de una no conformidad o riesgo detectado.
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.
Quien ejecuta el procedimiento así como el responsable de este deben apoyar su seguimiento, a través de sus respuestas y evidencias en aDhOC System hasta el cierre de dichas acciones de acuerdo a los días establecidos en la política.
7. REFERENCIAS.
7.1 ISO 9001:2015
Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. 7.2 ISO 9000:2015
Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario.
