CONSIDERACIONES REQUISICION PLAZA NUEVA CREACIÓN.

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Guía rápida para solicitar una requisición de personal a través del portal BPM | Pág. 1

¿Dudas? Favor de contactar a la oficina de BPM a la extensión 4992

ANTES DE INICIAR

Antes de iniciar con su trámite en el portal, sugerimos consultar los siguientes documentos contenidos en nuestro Manual de Calidad (Qualtrax):

1. Autorización de vacante (ID Qtx: 21455)

2. Procedimiento de promociones internas (ID Qtx: 26468)

3. Procedimiento de requisiciones de personal y promociones (ID Qtx: 21999)

Así como la presente Guía rápida para solicitar una requisición de personal a través del portal BPM, con ello evitará Re trabajos derivados del llenado incorrecto o incompleto de su solicitud.

DESCRIPCIÓN.

En el presente documento se describen los pasos a seguir para la gestión de las siguientes requisiciones de personal, a través del Portal BPM:

Requisición de plaza de nueva creación(surge la necesidad de cubrir una vacante de personal indirecto para la consecución de objetivos (área/compañía) a través de actividades que no pueden ser asignadas o realizadas por algún puesto pre existente.)

Requisición de un Reemplazo(Surge la necesidad de cubrir una vacante de personal indirecto derivado de una promoción interna o por sustitución de un colaborador)

CONSIDERACIONES PROCESO.

1. Los coordinadores de área y departamento son los únicos que pueden realizar la requisición de personal. 2. Se debe generar un caso por cada requisición que se tenga en el área o departamento.

CONSIDERACIONES REQUISICION PLAZA NUEVA CREACIÓN.

1. Para las plazas de nueva creación, se requiere haber validado previamente, el perfil del puesto con la coordinación de compensaciones. Dicho documento debe adjuntarse a su requisición, por lo que debe tenerlo disponible al momento de llenar la solicitud.

2. En caso de que la plaza requiera viajar, establecer un monto total anual estimado para sus viáticos, contemplando hospedaje, alimentación, transporte y otros. (Monto en peso mexicano)

3. Determinar el centro de costos al que se cargará la plaza nueva y si éste cuenta con presupuesto suficiente para cubrir los requerimientos de la plaza nueva. El hecho de NO contar con presupuesto, no es limitante para gestionar la requisición, pero si es un factor a considerar al momento de la aprobación por la coordinación general.

CONSIDERACIONES REEMPLAZO.

1. Al momento de generar la requisición para un reemplazo, debe contar con la siguiente información:

a) Centro de costos al que se carga actualmente la posición a reemplazar. Si cuenta o no con

presupuesto.

b) Número de empleado correspondiente al colaborador a reemplazar. Se utilizará como referencia para obtener el nombre y número de posición asignados en el sistema SAP.

2. Las herramientas de trabajo ingresadas al sistema, serán aquellas con las que actualmente se desempeña el puesto. El alcance del proceso NO contempla la solicitud de nuevas herramientas de trabajo para los casos de reemplazo. Las herramientas actuales son asignan al nuevo colaborador.

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Derivado del grado de confidencialidad del proceso y su información, la opción de registrarse como usuario para este proceso a través del portal, se encuentra deshabilitada.

INICIO DE SESIÓN EN EL PORTAL BPM

Para iniciar sesión en el portal, deberá de tener a la mano, el nombre de usuario y contraseña que le fueron asignados vía correo electrónico. En caso de no contar con dicha información, favor de contactar a la Oficina de BPM a través de la extensión 4992 o al correo electrónico [email protected].

Una vez que ha ingresado al portal, y de acuerdo a su rol en otros procesos gestionados automáticamente, le serán visibles las pestañas correspondientes a las áreas de los procesos en los que participa.

Una vez que se ingresó al proceso, se desplegará en la pantalla el formato de requisición de personal. Antes de comenzar a llenar su solicitud, conozca los tipos de campo que la conforman y su comportamiento:

1. Digite su nombre de usuario aquí 2. Digite su contraseña aquí. 3. De clic en el botón de Entrar

4. De clic en la pestaña: Desarrollo Humano.

5. Una vez que se despliegue el menú, de clic sobre el proceso de Requisición de personal.

Obligatorio: Los campos marcados con un asterisco en color rojo,

deberán de llenarse obligatoriamente. Consultadentro del recuadro y 2) de clic sobre la Lupa. : 1) Ingrese la información requerida

Combo: 1) De clic sobre la flecha y 2) Seleccione la opción deseada del menú que se desplegará

Adjunto: 1) De clic sobre el botón: Seleccionar archivo, 2) Indique la ruta donde se encuentra el documento y 3) Seleccione el documento y oprima abrir

Tabla: Para agregar un registro a la tabla, de clic en: (+) Agregar. Se abrirá una ventana para que ingrese la información.

Si desea eliminar o editar un registro, seleccione la fila donde se encuentre el campo deseado y de clic en la opción deseada: (~) Editar o (-) Eliminar.

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SOLICITUD DE REQUISICIÓN DE PERSONAL

La solicitud de requisición de personal se divide en 5 grupos. A continuación le indicaremos los puntos clave para cada uno de ellos. En caso de dudas, le pedimos contactar al responsable (dueño) del proceso: Guadalupe Elizabeth Rodriguez Muñoz | Coordinador de Compensaciones y Beneficios.

GRUPO 1: INFORMACIÓN DEL CASO

El primer grupo de la solicitud tiene carácter informativo, ya que tiene como objetivo registrar en el sistema, de manera automática la fecha de realización de la requisición.

GRUPO 2: DATOS DEL SOLICITANTE

Registrar la información clave de la coordinación y usuario solicitante.

Se agiliza la captura de la información, a través de una consulta (pág. 2) en base al campo número de empleado.

A

5. Ingrese los 4 dígitos que conforman su número de empleado. Al realizar la consulta, se obtiene los campos de:

Nombre, Correo Electrónico, Departamento, Coordinación, Puesto y Empresa.

B

#### (4)

(4)

B

6. Seleccione el tipo de solicitud que requiere (plaza nueva o reemplazo)

7. Ingrese los 6 dígitos del centro de costos al que se cargarán los gastos de la vacante ###### (6)

GRUPO 3: TIPO DE SOLICITUD

Del tipo de solicitud que seleccione el usuario, dependerá la ruta (flujo) que seguirá el caso. Además de la información que deberá ingresar al sistema.

El primer requerimiento que ofrece el portal, es el de plaza nueva. Si este es su requerimiento, seleccione dando clic al botón: SI. Ingrese los 6 dígitos del centro de costos al que se cargara la nueva plaza.

Si su requerimiento es el de solicitar un reemplazo, de clic en el botón NO. Se habilitará el campo: ¿Habrá un reemplazo de personal?, seleccione el SI e ingrese el centro de costos.

Restricciones de proceso: Sólo puede solicitarse un tipo de requisición por caso generado, por lo que obligatoriamente, en este grupo solo puede haber un campo donde se haya seleccionado el SI.

En caso de presentarse esta situación, será necesario anular el caso y generar uno nuevo (re trabajo).

Debe solicitar la anulación del caso al área de Soporte BPM (ext. 4988 | Sonia Jara), señalando la siguiente información: 1. Nombre del proceso: Requisición de Personal.

2. Número de Caso (referencia): 00000 (5 dígitos)

3. Motivo de la anulación: Falta de información por error en la selección del tipo de solicitud.

A

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GRUPO 4 (A): REQUISICIÓN DE PERSONAL

El grupo requisición de personal se desplegara cuando usted haya seleccionado el SI, del campo: ¿Requiere una plaza nueva? Si usted seleccionó el NO, este grupo permanecerá oculto, ya que la información requerida aplica exclusivamente para las plazas de nueva creación.

Tenga en cuenta las siguientes observaciones:

## (Numérico) ABC (Texto) ABC (Texto) ## (Numérico) ## (Numérico) ABC (Texto)

Al indicar que es una plaza foránea (SI), se desplegará el campo: Ubicación de la Plaza (Estado), para que indique donde se ubicará la plaza.

1 2

Al indicar que la plaza requiere viajar (SI), se desplegará el campo: Presupuesto anual estimado para viajes. Contemple hospedaje, alimentación, transporte y otros. (Monto en peso mexicano)

1

2 _{Al indicar que la plaza es temporal, es decir que}_NO_se

dará una planta, se desplegará el campo: Duración de contrato eventual (meses), para que indique los meses que durará el contrato eventual.

1 2

Si NO cuenta con presupuesto, el campo cambiará de color a Rojo para resaltar dicha información.

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GRUPO 4 (B): SOLICITUD DE REEMPLAZO

El grupo solicitud de reemplazo se desplegara cuando usted haya seleccionado el NO del campo: ¿Requiere una plaza nueva? y el SI del campo: ¿Habrá un reemplazo de personal?

Tabla: Candidatos para el reemplazo

#### (4 Numérico) #### (Numérico) ABC (Texto) ABC (Texto) ABC (Texto) #### (Numérico)

Al indicar que es una plaza foránea (SI), se desplegará el campo: Ubicación de la Plaza (Estado), para que indique donde se ubicará la plaza.

1 2

Al indicar que la plaza es temporal, es decir que NO se dará una planta, se desplegará el campo: Duración de contrato eventual (meses), para que indique los meses que durará el contrato eventual.

1 2

Si NO cuenta con presupuesto, el campo cambiará de color a Rojo para resaltar dicha información.

Ingrese los 4 dígitos que conforman el número de empleado del colaborador a reemplazar. Al realizar la consulta, se obtiene los campos de: Nombre del empleado, Número d posición y Posición.

Al indicar que existen candidatos para ocupar la plaza a reemplazar (SI), se desplegará la tabla:

Candidatos.

De clic en: (+) Agregar y se desplegará la tabla:

Nombre de Candidato. Ingrese el nombre del candidato y de clic en el botón: Aceptar.

Una vez que haya concluido de enlistar a los candidatos, cierre la tabla dando clic en el botón de la cruz.

Para ver más funcionalidades del campo tabla, vaya a la pág. 2 1 2 3 4 ABC (Texto)

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GRUPO 5: HERRAMIENTAS DE TRABAJO

Las herramientas de trabajo se encuentran enlistadas en este grupo, deberá de indicar aquellas que requiere para su vacante dando clic en el botón SI. Todos los campos de este grupo son obligatorios, por lo que en caso de no requerir alguna de ellas (herramientas) deberá de seleccionar el botón NO.

En caso de estar gestionando un reemplazo, deberá de indicar las herramientas que actualmente se tienen asignadas al puesto. El alcance del proceso no incluye la requisición de nuevas herramientas de trabajo cuando se trata de un reemplazo.

GRUPO 6: OBSERVACIONES GENERALES / GENERACIÓN DEL CASO

Por último, encontrará al final de la requisición, un campo para incluir alguna observación que consideré importante para agilizar o asegurar la aprobación de su requerimiento. La fecha y Hora de realización de la solicitud se genera de manera automática

Con respecto al equipo de cómputo, la primera opción que se presenta es la de equipo de escritorio. Si usted requiere un equipo portátil (Laptop), oprima clic en el botón NO del campo:

Equipo de Cómputo (escritorio). Se desplegará el campo:

Equipo de Computo (portátil). Seleccione el botón SI.

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Una vez llenada la requisición de personal,

oprima el botón: Guardar. IMPORTANTE: Si oprime el botón: Regresar, la información ingresada al portal será borrada y volverá al menú principal del portal.

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CONFIRMACIONES

Una vez que finaliza el llenado de la solicitud y guarda la información, el sistema le informará sobre la generación del caso y el número asignado a su requerimiento, a través de un recuadro (Mensaje de página web) en la parte superior de la pantalla.

A la par, recibirá en su bandeja de entrada un correo del administrador BPM ([email protected]), con el nombre de: Confirmación creación del caso 0000 | Proceso: Requisición de personal (Plaza nueva o Reemplazo)