Experiencia de la factura electrónica en el ámbito empresarial

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Experiencia de la factura electrónica

en el ámbito empresarial

Mª Pilar Franquet Rodrigálvarez

Centro de cooperación Interbancaria

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Contenidos

1. Facturación electrónica

2. ¿Por qué ir a la facturación electrónica?

3. Pasos previos a la implementación

4. ¿Adopción de la solución?

5. Pasos para la implementación

6. Tipos de facturación

7. Ejemplos Prácticos

8. Acciones en curso

(3)

El proceso de

facturación convencional

se lleva a cabo según el esquema presentado

a continuación:

La aplicación de gestión del proveedor genera la factura

El receptor introduce los datos de la factura de

forma manual y los archiva

La factura generada se imprime desde el sistema del proveedor se clasifica y

se ensobra

La factura impresa se envía a través de correo

convencional

Facturación electrónica

(4)

1

Emisión

Legalización y

_{conservación}

3

Verificación

4

Integración y

conservación

2

El proceso de

facturación electrónica

se lleva a cabo según el esquema presentado

a continuación:

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Facturación electrónica

TAREA A REALIZAR

Tiempo estimado sin sistemas de gestión documental en minutos

Tiempo estimado con sistemas de gestión documental en minutos Lectura y clasificación de la correspondencia 2 2 Lectura y clasificación de la correspondencia/ digitalización y referenciación 0 2 Distribución a sus destinatarios 2 0 Fotocopia/s 1 0 Archivo 4 0

Búsqueda para consulta

solicitada 4 0,5

Nueva fotocopia 1 0

Rearchivo 2 0

TOTAL 16 4,5

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MI EMPRESA ES

M

Á

S PRODUCTIVA

APORTA M

Á

S VALOR

A MI EMPRESA

GENERA M

Á

S

CONFIANZA EN MI

EMPRESA

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Valoración del volumen y sistema de facturación actual de la empresa

:

Estimación de costes sistema actual.

Programas de gestión y procesos que utilizó (ERP’s, programas

propietarios de gestión de pedidos, aprobación de facturas,

contabilidad,..).

Mi actividad tiene requisitos especiales o personalizados de la

empresa?

Posibles deficiencias en mi sistema actual de facturación? Oportunidad

de mejora.

Tipo/s de facturación: Emisión, Recepción y/o Autofacturación

Analizar tipos de soluciones de facturación electrónica:

cual es la

que mejor se adapta a mi empresa, costes, servicio, funcionalidades

:

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¿Adopción de la solución?

Puntos Fuertes y Débiles de soluciones Factura Electrónica

para grandes clientes

Puntos Débiles

Solución Estándar (ASP)

• Convencer a proveedores o establecer protocolos de

comunicación con otras soluciones. • Integración con sist. Propietarios

Portal de Proveedores

• Coste

• Tiempo puesta en marcha

• Integración con sist. propietarios

Desarrollo propietario

• Coste (programas, hardware, certificado, copias de seguridad,..) • Mayor dedicación de la empresa • Gestión de sistemas

• Mantenimiento Evolución formato • Soporte Fiscal y Jurídico

Puntos Fuertes

Solución Estándar (ASP)

• Coste Bajo • Efecto red

• Gestión sistemas externalizado • Rápida puesta en marcha

• Evolución

Portal de Proveedores/Portal de Emisión

• Fácil adhesión proveedores y clientes • Personalización Imagen corporativa • Gestión sistemas externalizado • Evolución

Desarrollo propietario

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Gestionar el cambio interno

en

3 áreas fundamentales

: organización,

administración y sistemas de información:

Tomar este reto organizativo como

gran oportunidad de mejora

Definición de la nueva

gestión de facturas electrónicas

Impulsar su uso internamente.

Definición de

fases y objetivos alcanzables:

Alcance

, definición de objetivos (hasta donde quiero llegar)

Gradual:

Establecimiento de una fase piloto

.

Facilita la asimilación de

conceptos y procedimientos. Consolida confianza en el nuevo sistema

Comunicación a proveedores y/o clientes,

sensibilizando a todos los

involucrados de los beneficios que les va a aportar

Gestión del Cambio:

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Integración con programas de gestión (ERPs): • Pedidos • Facturación • Stock

¿Tipos de facturación?

Generación de ficheros de Facturas

Debe cubrir todas las necesidades:

• Comunicaciones automáticas de datos y facturas

• Gestión de facturas simple y ágil

• Firma Homologada • Archivo de facturas Factura Electrónica Integración Cliente Tratamiento Manual

Clientes

Solución

Entidad

¾

Emisión (Estándar)

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Tratamiento Manual

Integración Proveedor Canal de emisión de auto-facturas:

La entidad emite una auto-factura proforma a sus proveedores. Requiere acuerdo previo entre el proveedor y cliente Solución

1

Auto-Facturas Proforma

¾

Autofacturación Comercial

Proveedores

Entidad

¿Tipos de facturación?

Fichero de Estados

2

Confirmación datos factura Generación de ficheros de Auto-Facturas Auto-factura electrónica Auto-factura electrónica

3

(12)

¿Tipos de facturación?

Debe cubrir todas las necesidades:

• Mantener imagen corporativa

• Comunicaciones automáticas de los estados y facturas

• Integración con otros procesos de la empresa Factura Electrónica Integración Cliente Tratamiento Manual

Cliente

Solución

Proveedor

¾

Portales Personalizados

Acceso Web Portal Emisión Portal Recepción

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Ejemplo Práctico 1 -

Empresa aseguradora

9

Más de 27.500 millones de gestionados

9

26.300 asegurados

9

Más de 26.000 empresas, con 350 multinacionales y 190 organismos públicos

9

Más de 1,4 millones de asegurados

9

Más de 730.000 hogares cubiertos

9

Más de 30.000 Pólizas

Vida

-

Ahorro y Planes de

Pensiones

Salud

Vida

-

Riesgo

Colectivos y Empresas

Hogar y Accidentes

SegurAuto

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5.670 Ahorro anual 38.000 Ahorro anual 190.000 Ahorro acumulado 630 1 630 0,30 2.100 110.000 Presupuesto Años Coste anual Coste Facturas 20.000 2 10.000 0,50 20.000

Con Factura Electrónica Con Factura Electrónica

90.000 3 30.000 1,50 20.000 Presupuesto Años Coste anual Coste Facturas

Con Intercambio de datos

6.300 1 6.300 3,00 2.100 300.000 5 60.000 3,00 20.000 Presupuesto Años Coste anual Coste Facturas Presupuesto Años Coste anual Coste Facturas

Con sistema tradicional: Con sistema tradicional:

Emisión Auto factura

Estimación Reducción Costes

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• Empresa de Servicios: Colaboración con empresas, asesorándoles, ofreciéndoles una amplia variedad de servicios:

• Gestión de Redes Corporativas y Espacios de Trabajo

• Gestión de Mantenimiento

• Gestión de Compras y Suministros

• Gestión del Proceso de Negociación

• Sistema de actuación:

• Solicitud de servicios a proveedores, en base a pedidos

• Realización de servicios

• Gestión de facturas

• Características:

• Gran volumen de proveedores y facturas

• Proveedores de varios sectores

• Diversidad de facturas recibidas

• Servicios tarificados

Situación

Solución

• Auto-factura comercial: Creación de factura en nombre del proveedor

• Envío de propuesta de factura

• Confirmación on-line por el proveedor

• Generación automática de factura electrónica

Solución Facturae

Unificación sistemas para gestionar el flujo comercial, de pedido a

contabilización de la factura

• Simplificación en la gestión.

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• Mayor eficiencia en nuestros procesos (gestión devolución de facturas)

•Reducción de errores del proveedor: los servicios son tarifados y controlados por nosotros

•Reducción de gestión administrativa, por la reducción de errores al generar auto-facturas y la recepción de confirmaciones/rechazos de forma on-line

•Agilidad en la tramitación de facturas, por la mecanización de procesos (se eliminan reclamaciones sobre facturas enviadas/no recibidas).

•Transparencia del proceso. El proveedor conoce en todo momento el estado de sus facturas.

•Ahorro en la custodia de las facturas en papel.

•Procesos integrados con la facturación electrónica:

•En la Autofactura: Mantenimiento Servicios Recurrentes, Certificaciones de Obra, Compras de material de oficina, Servicios de transporte, Servicios puntuales (mantenimientos correctivos, reparaciones, siniestros)

• En factura: Cualquier tipo de contratación de bienes o servicios

Ventajas

(17)

Aplicación

FAC

Work-flow

aprobación facturas

Aplicación

FAC

Work-flow

aprobación facturas

Validación presupuestaria Pago de facturas Facturas Recepción Electrónica _Estados

Caixa

Factura

Grabación, escaneo y archivo Recepción Papel

Confirmación y

aprobación del pago

Facturas

Ejemplo Práctico 3 – Implantación en ‘la Caixa’

de

sd

e

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• Servicio innovador (resistencia al cambio): empleados, proveedores y clientes

• Selección modelo de servicio: modelo externalizado ASP o integrado en su portal con la imagen del cliente.

• Selección modelo de factura: la entidad requiere intercambio de facturas con los diferentes modelos estándar del mercado (Facturae, UBL, EDI …)

• Normativa de facturación electrónica: reciente y en el corto plazo las administraciones públicas con carácter obligatorio.

• Penetración en el mercado gradual:

• No conocen los costes de la factura en papel y las normativas implicadas

• En grandes empresas, requieren cambios y adaptaciones internas tanto organizativas como de sus sistemas. Implantación lenta.

• Las empresas pequeñas son impulsadas por las empresas grandes o por la Administración Pública.

Dificultades encontradas

(19)

¾Identificar los modelos utilizados en cada país,

reconocimiento del formato de factura electrónica Facturae, divulgación a nivel europeo

¾Conseguir el intercambio de facturas entre las EEFF de la U.E.

¾Asegurar la homogeneidad de los certificados; las

entidades Prestadoras de Servicio, (PSC) están realizando acuerdos a nivel europeo con el fin de fomentar la seguridad del comercio exterior.

¾Realizar análisis proactivo de la normativa legal a nivel nacional e internacional, con el fin de facilitar el intercambio entre los diferentes países

¾Simplificación y automatización de los procesos

orientados a Pedido – Compra - Pago

La Unión Europea

opta por una economía más competitiva y

dinámica

para ello apuesta por el intercambio de documentos de factura

como medio de pago

Acciones en curso

Objetivos a

nivel europeo

(20)

Acciones en curso

Interoperabilidad

Modelos

Factura

Unificación de formatos en

formato normalizado

Creación de

herramientas de conversión

para

interoperabilidad

Estabilización de versiones

Plataforma

Servicios

Financieros

Sistema intercambio

de facturas

Independencia de plataforma

para el envío y

recepción desde cualquier entidad

Uso de

formato normalizado

Facilitar gestión de Tesorería utilizando

factura

como medio de pago

Agilizar y simplificar trámites

, asociados a la

(21)

Ofrecemos confianza EEFF grandes emisores y Receptores de facturas Habituados a tratar grandes volúmenes de información Experiencia conel trato de clientes Servicios relacionados: • Cobro/pago • Factoring • Confirming

Cliente

¾ Ser competitivos ¾ Fidelizar Clientes

¾ Anticiparse a las necesidades del mercado

¾ Dar respuesta a los requisitos de nuestros clientes ¾ Impulsar el uso de nuevas tecnologías a las empresas