Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua, Managua
UNAN-Managua
Facultad de Ciencias Económicas
Departamento de Administración de Empresas
Seminario de graduación para optar al título de licenciadas en administración de empresas.
Tema: Auditoría administrativa.
Subtema: Auditoría operacional en las organizaciones.
Autores:
Bra. Alejandra María Pérez Morales
Bra. Paulina María Pérez Morales
Tutor:
MSC. Freddy Fitoria Reyes
Índice
Dedicatoria ... i
Agradecimiento ...ii
Valoración Docente ... iii
Resumen ...iv
Introducción ... 1
Justificación ... 2
Objetivos ... 3
Capítulo I: Generalidades de la auditoría operacional. ... 4
1.1. Origen y antecedentes de la auditoría operacional. ... 4
1.1.1. Orientación de la auditoría operacional. ... 5
1.2. Definición de auditoría operacional. ... 6
1.2.1. Enfoques básicos de la auditoría operacional. ... 8
1.2.1.1. Enfoque de organización. ... 8
1.2.1.2. Enfoque funcional. ... 8
1.2.2. Auditoría operacional como auditoría de las tres E (eficacia, eficiencia y economía). ... 9 1.2.2.1. Eficacia. ... 10 1.2.2.1.1. Metas cuantitativas. ... 11 1.2.2.1.2. Metas cualitativas. ... 11 1.2.2.2. Eficiencia. ... 11 1.2.2.3. Economía. ... 12
1.3. Beneficios de la auditoria operacional ... 12
1.4. Objetivos y alcance de la auditoría operacional. ... 13
1.4.1. Objetivos a corto plazo de la auditoría operacional. ... 14
1.4.2. Objetivos a mediano y largo plazo de la auditoría operacional. ... 14
1.4.3. Alcance de la auditoría operacional. ... 14
1.5. Necesidad de la auditoría operacional. ... 15
1.6. Importancia de la auditoría operacional. ... 16
1.7. Características de la auditoría operacional. ... 17
1.9. Etapas de la auditoría operacional. ... 19
Capítulo II: Rol del auditor operacional dentro de las empresas. ... 19
2.1. Definición del papel del auditor dentro de las empresas. ... 20
2.1.1. Frecuencia de auditoría operacional dentro de las empresas. ... 20
2.1.2. Grado de dificultad de la auditoría operacional. ... 21
2.2. Características del auditor operacional. ... 22
2.3. Funciones del auditor. ... 23
2.4. Perfil del auditor. ... 24
2.5. Grado de independencia del auditor. ... 26
2.6. Tareas del auditor. ... 27
2.7. Riesgos para el auditor. ... 28
2.7.1. Gestión de riesgos. ... 29
2.7.2. Determinación del riesgo en la auditoría. ... 30
2.7.2.1. Riesgo inherente. ... 30
2.7.2.2. Riesgo de control. ... 31
2.7.2.3. Riesgo de detección. ... 33
2.7.3. Evaluación de riesgos... 33
Capítulo III: Normas y herramientas de la auditoría operacional. ... 34
3.1. Normas de la auditoría operacional. ... 34
3.2. Normas de auditoria generalmente aceptadas... 38
3.3. Concepto de principios de la auditoría operacional. ... 39
3.3.1. Clasificación de los principios de la auditoría operacional. ... 40
3.3.1.1. Los principios relativos al sujeto auditor. ... 41
3.3.1.2. Los principios relativos a la realización del trabajo de auditoría. ... 42
3.3.1.3. Los principios relativos para la elaboración del informe de auditoría operacional. ... 43
3.4. Técnicas, procedimientos y programas para una auditoría operacional. ... 47
3.4.1. Tipos de técnicas. ... 48
3.4.2. Procedimientos para una auditoría operacional. ... 49
3.4.3. Programa de una auditoría operacional... 49
3.5. Medición de la auditoría operacional. ... 51
Capítulo IV: El proceso de desarrollo de la auditoría operacional. ... 52
4.1. Pasos para una auditoría operacional. ... 53
4.1.1. Definición del propósito. ... 53
4.1.2. Familiarización. ... 54
4.1.3. Estudios preliminares. ... 54
4.1.4. Desarrollo del programa. ... 55
4.1.5. Trabajo de campo. ... 55
4.1.6. Formulación de un informe acerca de los hallazgos. ... 55
4.1.7. Seguimiento. ... 56
4.2. Etapas del proceso de auditoria ... 56
4.3. Necesidad de información en la auditoria operacional ... 58
4.3.1. Oportunidad de información. ... 58
4.3.2. Características de la información. ... 59
4.3.3. Obtención de evidencias para informe de auditoría operacional. ... 59
4.3.3.1. Evidencia Suficiente. ... 61
4.3.3.2. Evidencia pertinente. ... 61
4.3.3.3. Evidencia válida. ... 61
4.3.4. Papeles de trabajo. ... 62
4.4. El informe de auditoría operacional. ... 62
4.4.1. Aspectos básicos del informe. ... 63
4.4.2. Contenido del informe... 63
4.4.3. Síntesis o informe. ... 65
4.4.4. Objetivos específicos del informe de auditoría operacional. ... ¡Error! Marcador no definido. 4.4.5. Alcance del trabajo de auditoría operacional. ... 65
4.4.6. Metodología de la auditoría operacional. ... 66
4.4.7. Resultados de la auditoría operacional (hallazgos). ... 70
Conclusión ... 70 Bibliografía ... . Anexo 1 ... .
Dedicatoria
Dedicamos este trabajo a primeramente a Dios por guiarnos en nuestros estudios, por brindarnos sabiduría y fuerza para seguir adelante durante este largo proceso de nuestra formación universitaria.
A nuestra familia por el apoyo incondicional quienes por sus palabras de amor nos alentaban a seguir adelante, especialmente a nuestra madre Martha Patricia Morales Calero, por ser nuestra fuente de motivación e inspiración, quien nos animó siempre para que nos esforzáramos y lucháramos día a día por nuestros estudios; por siempre creer en nosotras, por brindarnos todo su apoyo y acompañarnos en todo momento.
A nuestros compañeros, amigos y docentes quienes sin esperar nada a cambio, compartieron sus conocimientos y enseñanzas con nosotras, quienes durante estos años estuvieron a nuestro lado apoyándonos para hacer realidad el sueño de culminar nuestra carrera profesional.
___________________________ ___________________________ Br. Alejandra María Pérez Morales Br. Paulina María Pérez Morales
Agradecimiento
Agradecemos infinitamente a Dios por su amor, por habernos regalado el don de la vida, darnos la fortaleza, inteligencia y acompañarnos a lo largo de nuestro estudio universitario.
A nuestra familia por ayudarnos en todo momento, a nuestra madre Martha Patricia Morales Calero por impulsarnos siempre a terminar nuestra carrera, por su confianza y apoyo incondicional que permitió que llegáramos a este momento especial, brindándonos la oportunidad de estudiar y estar pendiente de cada paso de nuestras vidas tanto personal como profesional.
También a todas y cada una d las personas que son parte de nuestra vida y que de una u otra forma nos apoyaron en cada etapa de nuestros estudios y que queremos con todo el corazón.
Y para finalizar agradecemos a nuestros compañeros de clases y profesores ya que gracias a su compañerismo, amistad y apoyo han aportado un alto porcentaje a nuestras ganas de seguir adelante en nuestra carrera profesional.
___________________________ ___________________________ Br. Alejandra María Pérez Morales Br. Paulina María Pérez Morales
Resumen
En nuestra actualidad las organizaciones están trabajando cada vez en supervisar y evaluar de forma independiente todas las operaciones de una empresa, todo esto se realiza con el objetivo de determinar si se siguen las normas establecidas; si utilizan los recursos de forma eficaz y económica; y si los objetivos de la organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.
En el presente trabajo destacamos la relevancia de realizar periódicamente auditorías operacionales en la administración de las organizaciones, el cual nos conlleva a una serie de aspectos que se deben tomar en cuenta: las generalidades de la auditoría operacional, el rol y las funciones de los auditores dentro de las empresas, normas y herramientas para llevar a cabo una auditoría operacional.
Debido a la gran importancia que tiene la auditoría operacional en las empresas, se procede a analizar y enumerar las normas, técnicas y herramientas usadas para determinar cómo han sido empleados los recursos dentro de las organizaciones de esta manera dar a conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo los cuales obstaculizan el crecimiento de la empresa y a la misma vez proponer soluciones adecuadas e implementarlas para obtener como resultado el alcance de los objetivos propuestos en la compañía.
Dicho trabajo estuvo enmarcado en un tipo de investigación documental, en donde se emplearon una serie de técnicas e instrumentos de recolección de datos; específicamente de fuentes documentales como libros y sitios web.
Introducción
La presente investigación comprende como tema de desarrollo la auditoría operacional que las organizaciones aplican con el fin de realizar un examen crítico, sistemático e imparcial sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos de una entidad y de esta manera sugerir recomendaciones que mejoren la eficacia y competitividad de la empresa dentro del mercado global.
La auditoría es de suma importancia para aquellas empresas que desean mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad en las áreas examinadas y con deficiencias. Ya que esta auditoría identifica las áreas de reducción de Costos, y así mejorar los métodos operativos en la empresa.
Dicha investigación tiene como objetivo identificar la relevancia de la auditoria operacional en la administración de las organizaciones a través de sus principio y características; tomando en cuenta las normas y herramientas de una auditoria operacional.
Este trabajo abordara a través de capítulos las generalidades de la auditoria operacional dentro de las empresas, la importancia del rol del auditor, las normas y herramientas de la auditoria operacional y el proceso del desarrollo de la auditoria.
Justificación
En la actualidad la administración de las organizaciones tanto públicas como privadas requieren de una evaluación o auditoría crítica que les permita detectar los problemas para luego proporcionar bases fundamentales para solucionarlos; siempre y cuando se tengan controles adecuados que permitan ejecutar el trabajo eficientemente para alcanzar las metas establecidas por la organización, y es así como nace la auditoría operacional.
Dado a que el presente trabajo está sujeto a una investigación documental, servirá de guía para todas aquellas personas involucradas en el control y supervisión de las operaciones dentro de una empresa, asimismo tiene un gran valor para la sociedad ya que a medida que las empresas mejoren sus procesos operativos brindaran un mejor servicio u ofrecerán mejores productos, según sea la naturaleza del negocio.
La metodología implementada para la elaboración del presente trabajo está basada en las normas APA sexta edición y el resultado del trabajo elaborado servirá como fuente de investigación para estudiantes de la carrera de administración de empresas, carreras afines, profesores y a todas las personas que consideren que nuestro trabajo les pueda ser de mucha utilidad.
Objetivos
General:
Analizar la relevancia de la auditoría operacional en la administración de las organizaciones a través de sus principios, etapas y características; analizando el rol y perfil de un auditor operacional dentro de las empresas tomando en cuenta las normas, herramientas y pasos de una auditoría operacional.
Específicos:
1. Definir las generalidades de la auditoría operacional en la administración de las organizaciones.
2. Especificar el rol, funciones, perfil, tareas y riesgos que posee un auditor operacional dentro de las empresas.
3. Enumerar las normas, herramientas y técnicas de la auditoría operacional administrativa u operacional.
4. Explicar los pasos, alcance, metodología y resultados de una auditoría operacional en las organizaciones.
Capítulo I: Generalidades de la auditoría operacional.
Una auditoría operacional es una revisión de cualquier parte del proceso y métodos de operación de una compañía con el propósito de evaluar su eficiencia y eficacia. Al término de una auditoría operacional, es común que la administración espere algunas recomendaciones para mejorar sus operaciones. Un ejemplo de una auditoría operacional es evaluar la eficiencia y precisión del procesamiento de una nómina en un sistema de cómputo recién instalado. Otro ejemplo, en donde se sentirían menos capacitados los contadores, seria en evaluar la eficiencia, precisión y satisfacción del cliente en la distribución de cartas y paquetes que hace una compañía como Federal Express. (A. Arens & k. Loebbecke, 2015, pág. 37)
1.1. Origen y antecedentes de la auditoría operacional.
La realización de una auditoría operacional y los resultados informados se definen con menos facilidad que cualquiera de los otros dos tipos de auditoría. La eficiencia y la efectividad de las operaciones son más difíciles de evaluar objetivamente que el cumplimiento o presentación de estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados; y el establecer criterios para evaluar la información cuantificable en una auditoría operacional es un asunto sumamente subjetivo. En este sentido, la auditoría operacional se parece mucho más a la consultoría en administración que a lo que se considera generalmente como auditoría.
La auditoría operacional ha aumento en importancia desde la década pasada. (A. Arens & k. Loebbecke, 2015, pág. 40).
La auditoría operativa consiste en determinar el control interno existente en una sociedad es el mejor que se puede conseguir para garantizar que las diferentes transacciones se están realizando de la forma más ventajosa posible. Se trata de analizar no la operación contable, sino todos los procedimientos relacionados con esta operación.
Este trabajo lo realizan tanto auditores internos como externos. Su objetivo principal es proporcionar eficiencia en la realización del negocia de la sociedad. (Arroyomolinos, 2015). Pág. 16
El término auditoría, en su acepción más amplia, significa verificar que la información financiera, administrativa y operacional que se genera es confiable, veraz y oportuna. (Morales, 2012, pág. 9).
Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma en que fueron planteados, que las políticas y procedimientos establecidos se han observado y respetado. Es evaluar la forma en que se administra y opera para aprovechar al máximo los recursos.
El origen de la auditoría proviene de quien demanda el servicio. El servicio de auditoría lo demanda cualquier persona física o moral que realiza alguna actividad económica. La auditoría le da certeza a esa persona física o moral sobre la forma y el estado que guarda el negocio. (Morales, 2012, pág. 24).
La auditoría operativa nació por la necesidad que tenía la alta dirección o gerencia de estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros. (Revollar, 2013) párr. 70-74
El término “operaciones” surge como la designación de actividades y funciones no financieras que aparecen en la declaración de las responsabilidades de los auditores internos.
La necesidad de la auditoría operacional fue anticipada por William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamérica, quién definió a esta técnica como un “examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa”, o cualquier componente de las mismas, tales como una división o departamento, así como de sus planes y objetivos, sus métodos de operación y la utilización de los recursos físicos y humanos.
Conforme se van creando diversas ciencias, técnicas, métodos, principios, actividades y demás líneas de conocimiento, que sirvan de apoyo la gestión eficaz de las empresas, se da en el país el establecimiento de la auditoría operativa con el propósito de co-activar el logro eficiente de los objetivos que las organizaciones se proponen.
En la auditoría operacional la información está dirigida hacia el aspecto administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano. (Revollar, 2013) párr. 14-18
Al realizar una auditoría operativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razón defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al presente sino también al futuro.
Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y prácticas requiere de cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer cómo funcionan dichos procedimientos y prácticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y utilidad.
Basándose en dichas revisiones es posible identificar asuntos específicos como áreas problema o deficiencias que requieren de más estudio, todo esto obviamente ha dado lugar a profundos reajustes institucionales en la organización de las actividades de los organismos públicos en la planificación, formación de presupuesto, contabilidad y control. Una aplicación más selectiva de los recursos de auditoría se hace necesaria, excepto para cualquier actividad o aspecto que debe ser examinado por un requisito legal, los requisitos de auditoría deben ser normalmente dirigidos a aquellas actividades y aspectos que parecen ofrecer el más grande potencial para el mejoramiento constructivo.
1.2. Definición de auditoría operacional.
La auditoría operacional investiga, revisa y evalúa las áreas funcionales de la empresa con los propósitos de determinar; si se tienen controles adecuados, si los controles permiten realizar las actividades con eficiencia, y si se puede lograr una disminución de costos e incremento de la productividad. (Puerres, SN, págs. 3-4).
La denominada auditoria operacional u operativa consiste en la realización de exámenes estructurados de programas de acción, organizaciones, actividades o segmentos operativos de una entidad pública o privada, con el propósito de evaluar e informar sobre la utilización, de manera económica y eficiente , de sus recursos y el logro de sus objetivos. En pocas palabras la auditoria operativa es el proceso que tiende a
medir el rendimiento real con relación a un rendimiento esperado. Tendera a formular recomendaciones para mejorar el rendimiento real y alcanzar el éxito deseado. (A. Slosse, y otros, 2015, pág. 8)
Este concepto permite analizar que en la auditoría operacional se debe hacer una revisión sistemática de los diferentes programas, procedimientos y controles operativos para detectar fallas en ellos, y proponer soluciones que conlleven al mejoramiento en la eficiencia de sus operaciones.
Es examinar y evaluar sistemáticamente las operaciones de una entidad con el propósito de determinar si está operando en forma efectiva y eficiente, así como establecer el cumplimiento de las políticas, métodos y procedimientos de la entidad efectuando recomendaciones para asegurar la observancia de dichas políticas. (Reyes Mota, 2010, pág. 2).
Es el proceso de valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas; si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.
Se puede afirmar que esta auditoría es la que se encarga de promover y asegurar el mantenimiento de la alta eficiencia en las operaciones de negocio de la empresa, además de evaluar la calidad de sus operaciones.
La auditoría operacional sirve para hacer el análisis de una parte o de toda una organización para evaluar sus sistemas, sus controles y su desempeño, de acuerdo a los objetivos de su administración.
La auditoría operacional es diferente a la auditoría financiera, esta se centra en medir la posición financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo de una compañía para obtener una opinión independiente del auditor externo sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros y también se obtiene un informe sobre las debilidades del control interno, limitado a informar los resultados de la revisión selectiva de la aplicación de los controles contables y operativos que se han revisado. (Asociados, 2013, pág. 53).
La auditoría operacional se centra en medir la eficacia, la eficiencia y la economía de las operaciones. El auditor operacional evalúa los controles operativos y los sistemas sobre la totalidad de las áreas revisadas que pueden ser las compras, la recepción y envío de mercadería, los canales de distribución, la cartera de clientes, el control y administración de los salarios, el control de los gastos operativos, etc.
Las auditorías operacionales normalmente son realizadas por los auditores internos de las compañías, o bien, pueden realizarse por consultores independientes, según las necesidades y los criterios que defina la administración y por el grado de especialidad requerida. Los principales usuarios de los informes de la auditoría operacional son los gerentes de las compañías, incluyendo el consejo de administración o los accionistas.
1.2.1. Enfoques básicos de la auditoría operacional.
La auditoría operacional permite evaluar la calidad de las operaciones enfocando su examen, herramientas y metodología, a la contribución de una mayor eficiencia operativa y a la optimización en el uso de los recursos organizacionales. (Reyes Mota, 2010, pág. 2).
1.2.1.1. Enfoque de organización.
La aplicación de este enfoque está basada en la administración de un departamento u otra unidad de mando.
Examina además de las funciones o actividades dentro de una organización la administración de la misma, considera su sistema, su personal, sus métodos de información, sus métodos de evaluación de personal, sus presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la empresa. (Revollar, 2013) Párr. 40.
Puede también realizar una descripción microscópica de la estructura de la empresa, estudiar su forma desde numerosos ángulos.
Se ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su principio hasta su conclusión; preferencia todas las funciones a través de las unidad implicadas en ellas, están menos pendientes de las actividades de la administración general; dentro de las unidades que de su efecto en las funciones que revisan. (Revollar, 2013) pág. 41.
1.2.2. Auditoría operacional como auditoría de las tres E (eficacia, eficiencia y economía).
Mientras virtualmente todas las auditorías de economía y eficiencia se planifican para ayudar a disminuir los costos o aumentar la producción. Los métodos para la ejecución de la labor varían. Esto es así, sea que la labor se ejecute en el sector público o en el privado, pues es el resultado de la naturaleza muy especial de los proyectos y el amplio rango de temas y áreas que puedan considerarse.
No obstante que los términos de economía y eficiencia están estrechamente ligados, frecuentemente se confunden. Se observan diferencias prácticas en la labor que se dirige hacia el uso económico de recursos en comparación con aquella que se dirige hacia el uso eficiente. Mientras los aspectos de eficiencia tienden a enfocarse alrededor de costos por unidad y la posibilidad de rebajar dichos costos, los aspectos de economía frecuentemente transan el costo agregado o total de un divisible en costos por unidades o si lo fuera no serviría a ningún propósito útil.
Si bien se pueden establecer diferencias entre los términos de economía y eficiencia, frecuentemente se los utiliza indistintamente debido a que ambos tienen a la obtención de suficiente información que permita determinar precios y comparar opciones de costos. Respecto de la eficiencia, el concepto está a menudo vinculado con la productividad puesto que el trabajo podría ser orientado hacia el aumento de la producción en relación con la oportunidad de reducir costos en la adquisición de bienes y servicios y en menor medida, con la productividad. (A. Slosse, y otros, 2015) pág. 60
La auditoría ha evolucionado en las últimas décadas de tal forma que en la actualidad su primordial objetivo es la evaluación de las distintas operaciones de la empresa que
permita aumentar su grado de eficacia, eficiencia y economía; tales criterios son conocidos en la ciencia administrativa como las tres ¨E¨ de la gerencia. (Reyes Mota, 2010, pág. 8).
Estos criterios son los que maneja la auditoría operacional, con el alcance que transciende los propósitos de la auditoría financiera. Es conveniente por tanto, que antes de la ejecución de esta especialidad de la auditoría, el auditor tenga claro el significado de los términos eficacia, eficiencia y economía.
1.2.2.1. Eficacia.
Es la capacidad que tiene un sistema de asegurar razonablemente la consecuencia de objetivos. En términos generales, el índice de eficacia es la relación entre los resultados logrados y el objetivo previsto. (correlativa, 2016) párr. 4
También denominada efectividad, consiste en alcanzar los objetivos propuestos, las metas programadas, o los resultados deseados por la administración del negocio, de tal forma que las actividades, operaciones, proyectos, programas y gestiones, sean efectivas. (Reyes Mota, 2010, pág. 8).
La eficacia es la esencia de cualquier gestión pues su misión es conducir a la empresa hacia el logro de sus objetivos. Por principio no puede concebirse ningún ente sin propósitos, pues no tendría razón de ser.
El logro de los objetivos estratégicos es responsabilidad de la gerencia de la empresa, para lo cual se apoya en el control interno operacional, siendo necesario desarrollar dichos objetivos de la organización, fijando metas a alcanzar, las cuales podrán ser cuantitativas y cualitativas. (Reyes Mota, 2010, pág. 9).
El auditor deberá comprobar el cumplimiento de la producción o el servicio y hacer comparaciones con el plan y los períodos anteriores para determinar progresos o retrocesos. Debe también considerar la durabilidad, belleza, presentación del producto, si fuese el caso y grado de satisfacción de aquellos a quienes está destinado. (Yucra, 2012) párr. 13.
1.2.2.1.1. Metas cuantitativas.
Son aquellas que son medibles y cuantificables para un determinado periodo de tiempo, como por ejemplo el volumen de ventas para un determinado periodo de tiempo. Este tipo de metas debe estar claramente señalado en la programación de operaciones de cada año. (Reyes Mota, 2010, pág. 9)
1.2.2.1.2. Metas cualitativas.
Son metas difíciles de cuantificar porque están influenciadas por la subjetividad, como por ejemplo: mejorar la atención a los clientes, mejorar la calidad de la capacitación, mejorar la calidad de la mercadería, etc. Este tipo de metas corresponde a los objetivos de los diferentes programas que deben desarrollar en la empresa y su medición presenta mayor dificultad, que de las metas cuantitativas. (Reyes Mota, 2010, pág. 9).
1.2.2.2. Eficiencia.
Es la habilidad de alcanzar objetivos empleando la mínima cantidad de recursos posibles (tiempo, humanos, materiales, financieros, etc.) En este sentido, un índice de eficiencia generalmente utilizado es la relación entre los resultados obtenidos y la cantidad de recursos empleados. (correlativa, 2016) párr. 5
La eficiencia es el criterio principal que fundamenta la auditoría operacional, pues relaciona la productividad de las operaciones, con un estándar de desempeño a una medida que se utiliza para criterio de comparación. (Reyes Mota, 2010, pág. 9).
Debe tenerse en cuenta que la eficiencia de una operación se encuentra influenciada no únicamente por la cantidad de producción, sino también por la calidad y otras características del producto o del servicio ofrecido. (Yucra, 2012) párr. 09-10
El resultado del trabajo del auditor será determinar el grado de eficiencia en la utilización de los recursos humanos, financieros materiales y naturales en el desempeño
de las actividades propias de la entidad, basado en consideraciones factibles, de acuerdo con la realidad objetiva del momento en que la entidad realizó su gestión.
1.2.2.3. Economía.
Es la habilidad de minimizar el costo unitario de los recursos empleados en la consecución de objetivos, sin comprometer estos últimos. En este sentido, un índice de economía generalmente empleado es la relación entre los resultados obtenidos y el costo de los mismos. (correlativa, 2016) Párr. 6
Economía desde el punto de vista de la auditoría operacional, consiste en el desarrollo de las operaciones al costo mínimo posible, o sea gastar solamente lo razonablemente necesario o prudente para alcanzar un objetivo, meta o resultado deseado. (Reyes Mota, 2010, pág. 10).
En auditoría operacional lo más económico es no gastar dinero, pero él no gastar impide alcanzar los objetivos y las metas deseadas para la organización, por lo tanto la economía debe visualizarse en función de dichos objetivos y metas optimizando el uso de los recursos disponibles.
La administración financiera, el control interno y la auditoría, tienen como piedra angular suministrar información razonable y oportuna acerca de los costos en el logro de los objetivos, metas y resultados deseados; o en el proceso para lograrlos, por lo tanto la economía de las operaciones en las empresas se expresa en términos monetarios. 1.3. Beneficios de la auditoria operacional
A pesa de la dificultad de enumerar todas las ventajas que puedan derivarse de una auditoria operacional, la siguiente lista presenta una descripción bastante completa de lo que puede lograrse:
1. Identificación de objetivos, políticas y procedimientos organizacionales aun no definidos;
2. Identificación de criterios para la medición del logro de objetivos organizacionales; 3. Evaluación independiente y objetiva de operaciones especificas;
4. Evaluación del cumplimiento de los objetivos, políticas y procedimientos organizacionales.
5. Evaluación de la efectividad de los sistemas de control gerencial; 6. Evaluación de la confiabilidad y utilización de la información gerencial;
7. Identificación de áreas críticas problemáticas y de las causas que las originan; 8. Identificación de áreas que contribuyen a un posible aumento de ganancias o
ingresos y/o reducciones de costos;
9. Identificación de cursos alternativos de acción.
Están ventajas señalan con claridad que la auditoria operacional bien planificada y efectuada puede traducirse en resultados positivos. Dichas ventajas fácilmente exceden los costos de la labor, no obstante el hecho de que los costos de la auditoria puedan ser significativos. (A. Slosse, y otros, 2015, pág. 9)
1.4. Objetivos y alcance de la auditoría operacional.
El alcance de la auditoría deberá de cubrir el examen y evaluación de la adecuación y eficiencia del sistema de control interno con respecto a la organización y calidad de ejecución que se tendrá en relación al desempeño de las responsabilidades que le fueron asignadas. (Morales, 2012, pág. 45).
El alcance también es conocido como objetivo. El objetivo de los procedimientos de auditoría es la conjugación de elementos técnicos cuya aplicación le servirá al auditor de guía u orientación sistemática y ordenada para poder reunir elementos informativos que, al ser examinados, le proporcionarán bases para poder rendir su informe o emitir su opinión.
El alcance es de vital importancia desde la apertura de la auditoría, ya que esto especificará, el tiempo que durará la auditoría, la profundidad y la cantidad de personal requerido.
La auditoría operativa formula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos de la empresa, poniendo énfasis en el grado de
efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros; mediante aplicación de políticas, controles operativos y acciones correctivas, desarrolla la habilidad para identificar las causas de problemas operacionales y explicar los síntomas adversos derivados de la ineficiente administración. (Reyes Mota, 2010, pág. 3).
En ese sentido, el objetivo de la auditoría operacional es identificar las áreas de reducción de costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas, evaluando si la función o actividad bajo examen, podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva.
Uno de sus objetivos es determinar si la producción o distribución de un departamento, cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronósticos, así como también los estados financieros.
1.4.1. Objetivos a corto plazo de la auditoría operacional.
Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos. Este objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional. (SN, Universidaddelcauca, SN).
1.4.2. Objetivos a mediano y largo plazo de la auditoría operacional.
Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de una empresa pública de carácter mercantil se observará en la mejora de los beneficios económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero). (SN, Universidaddelcauca, SN).
El alcance de la auditoría operacional es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoría operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan. (SN, Universidaddelcauca, SN).
Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditoría operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conducción o dirección debe confiarse a contadores públicos, por su estructuración profesional en auditoría.
1.5. Necesidad de la auditoría operacional.
La auditoría operativa es opcional, por ello es la necesidad de hacer una auditoría teniendo en cuenta los siguientes factores: (SN, tuguiacontable, 2012) párr. 16-19.
Por competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el ámbito comercial debe hacerse una auditoría más específica para que pueda ubicar o detectar sus habilidades y amenazas y así estas poderlas superar mediante la información del auditor indicando recomendaciones y así hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades individuales.
Por alta dirección empresarial; teniendo la alta dirección de la empresa la necesidad de determinar áreas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los objetivos empresariales.
La auditoría operativa es en particular aplicable a programas gubernamentales en los cuales no es posible evaluar la eficacia de los programas en términos de utilidades; tienen que evaluarse midiendo elementos tales como el número de familias reubicadas, el número de individuos rehabilitados y la medida del mejoramiento de la condiciones ambientales. Además de los de los auditores internos y gubernamentales, los despachos
contables efectúan auditorías operacionales para clientes a través de sus departamentos de servicios de consultoría.
1.6. Importancia de la auditoría operacional.
La importancia de la auditoría operacional se sustenta en que mediante ella se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. (José, 2008) Párr. 17
Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. El análisis y evaluación de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa.
La auditoría operativa es importante dado que es el instrumento de control posterior sobre la administración en general. Algunas de las circunstancias que indican la necesidad de realizar una auditoría operacional, las cuales los administradores de entidades y los auditores internos deben tomar en cuenta, son las siguientes: (Reyes Mota, 2010, pág. 7).
1. La necesidad de evaluar el desarrollo y funcionamiento de un proceso implementado en la empresa, el cual debe efectuarse de manera periódica. 2. Cuando se presentan indicadores o alarmas de ineficiencia y se desconocen las
causas.
3. Para prevenir ineficiencias y promover el desarrollo de la empresa.
4. Para anticipar cambios de procesos según lo requiere el mercado de la empresa o su sector industrial.
La auditoría operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la Auditoría Operativa en más breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta. (Revollar, 2013) Párr. 62.
1.7. Características de la auditoría operacional.
El objetivo de la auditoría operacional es probar el sistema de medición y evaluación de la gerencia en cuanto a efectividad y eficiencia.
El alcance de la auditoría operacional es variable y pude aplicarse a toda la organización o solamente a algunas de sus reparticiones, actividades o sectores. La auditoría operacional de una organización en su totalidad no es frecuente.
Respecto al periodo de tiempo a ser auditado, la auditoría operacional podría fijar su alcance en un periodo que se extienda en varios años o tan cortó que comprenda solo algunas semanas. Esta característica de la auditoría operacional ha hecho que algunos profesionales describan la disciplina como una “auditoría de alcance variable”. (A. Slosse, y otros, 2015).
Según (Basaes, et al, 2014), las características de la auditoría operacional son las siguientes:
1. Ayudar a reformular los objetivos y políticas de la organización.
2. Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de la organización.
3. Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman las decisiones, así ellos pueden planificar mejor.
4. Puede practicarse en forma parcial, considerando una o más áreas específicas en forma periódica y rotativa.
5. Debe ser hecha por un grupo multidisciplinario, donde cada profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten sus conocimientos.
6. Debe ser preparada, por el auditor operativo, teniendo en cuenta la administración general, teoría de la organización, auditoría, economía, costos, psicología general y social, comercialización, finanzas, administración de personal, producción política y estrategia de empresas entre otras más.
1.8. Funciones de la auditoría operacional.
Entra las principales funciones de la auditoría operacional tenemos las siguientes: (Reyes Mota, 2010, pág. 5).
1. Determinar el cumplimiento, en su ámbito de acción, de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas.
2. Verificar que se establezcan planes, objetivos y metas; y evaluar los procedimientos utilizados por la empresa para controlar su grado de cumplimiento. 3. Examinar el grado de eficiencia y eficacia en la organización y operación de la
empresa.
4. Evaluar el sistema de control interno del área operacional seleccionada, con base en manuales de procedimientos y cuestionarios.
5. Preparar, con base en la investigación inicial, el programa de auditoría dirigido a las áreas críticas.
6. Recopilar la información general del área operacional y documentar el estudio mediante la preparación de papeles de trabajo.
7. Obtener evidencia suficiente y competente sobre los procedimientos y controles establecidos para lograr los objetivos.
8. Dar seguimiento de campo a los informes para comprobar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la auditoría.
9. Atender todas aquellas labores concernientes a la auditoría que le sean encomendadas.
10. Participar en la elaboración del plan de trabajo anual de la auditoría.
11. Asesorar a otros departamentos y a las demás áreas de la auditoría, en materia de su competencia y de legalidad.
12. Preparar el informe anual de labores de la auditoría interna.
13. Realizar el seguimiento de recomendaciones y solicitudes de información que emita la auditoría interna.
1.9. Etapas de la auditoría operacional.
Según (Basaes, Godoy, Reitano, Rojas Gaete, & Rossel Ortega, 2014, pág. 6), las etapas de la auditoría operacional son las siguientes:
1. Planificación:
1.1. Planificación estratégica: esta etapa tiene como objetivo determinar el enfoque de auditoría a emplear y como resultado el memorando de planificación.
1.2. Planificación detallada: esta etapa tiene como objetivo seleccionar los procedimientos a ejecutar, obteniendo como resultado el programa de trabajo.
2. Ejecución: en esta etapa se produce la reunión de los elementos de juicio válidos y suficientes a través de procedimientos planificados en la etapa anterior y cualquier otro procedimiento que se considere oportuno, cuya finalidad es probar la razonabilidad de las afirmaciones para llegar a la formación de un juicio, obteniendo evidencias documentadas en los papeles de trabajo.
3. Conclusión: en esta etapa se emite un juicio basado en la evidencia de auditoría obtenida durante la ejecución. El resultado es el informe del auditor que se traduce en la carta con recomendaciones en el caso de la auditoría operativa.
Capítulo II: Rol del auditor operacional dentro de las empresas.
El auditor desempeña una actividad profesional mediante la aplicación de una serie de conocimientos especializados. En el desarrollo de esta actividad adquiere responsabilidad no solo con la dirección de la sociedad auditada, sino también con todos aquellos terceros que puedan hacer uso del informe de auditoría emitido.
Debido a la importancia de la responsabilidad del auditor ante terceros, las corporaciones profesionales de todos los Estados han optado por definir unas normas de auditoría que regulen las actuaciones profesionales del auditor. (A. Slosse, y otros, 2015) Pág. 11
2.1. Definición del papel del auditor dentro de las empresas.
El auditor es aquella persona que lleva a cabo una auditoría, capacitado con conocimientos necesarios para evaluar la eficacia de una empresa a la vez de poseer una ética profesional y una responsabilidad hacia los clientes y colegas con el fin de prestarle un mejor servicio en el campo en que se desempeña e integridad de la información de los métodos empleados para identificar, medir, clasificar y reportar dicha información. (Jara Neira , 2013) Párr. 1-3
El auditor debe revisar los sistemas establecidos para asegurarse del cumplimiento de las políticas, planes y procedimientos, leyes y reglamentos que pueden tener de impacto significativo en las operaciones e informes y deben determinar si la organización cumple con ellos.
Así mismos son responsables de determinar si los sistemas son adecuados y efectivos y si las actividades auditadas están cumpliendo con los requerimientos apropiados. También deben revisar las operaciones o programas para cerciorarse si los resultados son consistentes con los objetivos y metas establecidas y si las operaciones o programas se llevan a cabo como se planearon.
2.1.1. Frecuencia de auditoría operacional dentro de las empresas.
Una auditoría operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino más bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si las políticas de la organización así lo establecen. (Revollar, 2013) párr. 63-64.
En el caso de existir carencia de políticas o la no-comprensión de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales áreas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las áreas funcionales y de los controles operativos, así como la carencia de controles
administrativos u operativos en áreas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles dan lugar a la realización de una auditoría operativa.
El auditor podrá desarrollar los antecedentes del cliente, las cuales influyen por ejemplo: el historial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las principales clases de producto, los canales usuales de distribución, control de la producción y la política de inventario, así como la inspección de otros servicios o señales de otros problemas.
2.1.2. Grado de dificultad de la auditoría operacional.
En la auditoría operativa durante el desarrollo del examen existen muchas dificultades al redactar el examen de auditoría; por ser cada examen un caso único; cada actividad requiere una clase de explicación distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requiere del auditor elevado criterio, capacidad y competencia; si el informe del auditor va a ser leído también por la dirección general debe ser comprensible para cualquier lector inteligente, sin importar sus conocimientos específicos. (Revollar, 2013) Párr. 27-30
El auditor operativo debe ser por lo tanto un traductor experto del lenguaje técnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtención de resultados efectivos y útiles a la empresa.
Debido a que su trabajo del auditor lo lleva a conocer todas las áreas de una organización debe sentirse cómodo en los distintos entornos, encontrando dificultades en la adopción rápida y fácilmente a las formas y lenguaje de los diferentes departamentos de una organización.
Se considera al auditor operativo como un rival o crítico de aquellos con los que trata, debido a los errores internos en las que pudieran encontrarse las diferentes áreas; siendo su interés del auditor operativo mejorar la operatividad del negocio en lugar de recibir y felicitaciones por descubrir errores considerándose como dueño del negocio.
2.2. Características del auditor operacional.
Los auditores para el ejercicio de sus funciones deberán ser: profesionales en la materia auditen; independientes a la organización que auditan, entendemos por independientes cuando llevan a cabo su trabajo con libertad y objetividad, porque esto les permite ser imparciales en sus juicios. Los auditores podrán ser miembros de un despacho o de una firma de consultoría que se dedique o especialice en llevar a cabo dicho servicio. (Morales, 2012, pág. 37).
En su mayoría el servicio de auditoría es ofrecido por un grupo de auditores que están presididos por un director de auditoría, quien deberá verificar el cumplimiento de las responsabilidades de auditoría que le hayan sido asignadas al grupo; también deberá de estar envestido de la autoridad suficiente con el propósito de promover la independencia del grupo y asegurar el margen de cobertura que tendrá la misma, verificando que la organización adopte las medidas instauradas como producto de esta auditoría. (Morales, 2012, pág. 38).
El auditor siempre deberá de ver el alcance de la revisión, y para esto es preciso que tenga en cuenta hasta los más mínimos detalles y aspectos que lo integran. El auditor deberá ser más eficiente en sus resultados, es decir, tendrá que ampliar el alcance de sus revisiones, y mejorar sus características y calificaciones personales y profesionales; también deberá identificar áreas y aspectos relevantes que merezcan su intervención propiciando una sana relación humana y de interacción con los auditados en la búsqueda de soluciones conjuntas.
El auditor no deberá de concentrase únicamente en la revisión de una actividad determinada, su intervención será más productiva si cubre varias actividades interrelacionadas. Con este enfoque podrá analizar el ciclo de la función y la eficiencia con que ésta es administrada y operada.
El auditor deberá tener un enfoque sinérgico, esto es, que el análisis y evaluación de la forma deberán estar relacionados e interconectados con todos los elementos o factores que llevarán a cabo la consecución de un objetivo o fin determinado; lo anterior
consiste hacer sinergia entre ellos para tener la colaboración de un equipo; esto significa hacer más con menos.
Otra de las características necesarias en un auditor es el enfoque rentable que debe tener respecto a la organización. Esto se traduce en la identificación y evaluación de los mecanismos y apoyos para los tipos de acción que servirán para incrementar y mejorar la marcha o los rendimientos de una organización particular sin importar si esta es lucrativa o no.
A su vez un auditor deberá tener un enfoque relacionado con sus metas y objetivos, esto es que toda meta u objetivo deberá de estar claramente identificado, para ello es preciso definir y precisar hacia donde se quiere llegar disponiendo de los recursos con los que se cuenta.
Esto origina una evaluación de resultados la cual se podrá llevar a cabo a través de un juicio completo sobre la efectividad que se está logrando en relación con la ejecución de una función sujeta a revisión. (Morales, 2012, pág. 39).
Durante el proceso de auditoría el auditor deberá optimizar la eficiencia y al examinar documentos deberá hablar con individuos u observar las actividades que realizan. Se deberá cuestionar aspectos tales como: ¿Qué es lo correcto?, ¿Qué tan responsable se determinó la decisión?, ¿Qué tan válidos son los resultados alcanzados?, ¿Qué más se pudo haber hecho?
Por otro lado el profesional no debe distorsionar la situación actual ni deberá tomar una actitud excesivamente optimista, en la medida de lo posible tendrá que tener un enfoque realista.
2.3. Funciones del auditor.
El auditor es un profesional que debería ceñirse, en todo momento, a códigos de ética y de conducta.
1. Identificar áreas de mejora. El auditor debe recoger datos e información relevante de todos los departamentos de la organización para llegar a conclusiones válidas y fiables sobre su funcionamiento. A partir de los métodos, políticas, procesos, etc. instalados en la empresa, se trata de proponer oportunidades de mejora y mecanismos de control para corregir posibles ineficiencias en el sistema.
2. Priorizar acciones de optimización. Dado que su principal objetivo es la mejora de la productividad en los procesos internos de la empresa, el auditor, con la Dirección General y el CFO (Dirección Financiera) como máximo responsable, impulsa acciones para optimizar la actividad en busca de un producto o servicio competitivo y eficiente (en cuanto al uso de recursos, incluidas también las personas y el tiempo disponible).
3. Establecer políticas y procedimientos. Estas acciones deben encuadrarse en un marco regulado dentro de la organización. Esto conlleva establecer procedimientos, protocolos o políticas internas, dentro de la normativa y legalidad vigente del país, bajo un criterio objetivo, a la vez que aprobado por la Dirección General o Financiera.
4. Implementar y evaluar. El auditor, bajo la supervisión y responsabilidad directa de la dirección general o financiera, supervisa la implementación de estas políticas y procedimientos. De este modo, identifica, en un proceso de evaluación y de mejora continua, los posibles errores y malas prácticas, para actualizar y renovar acciones de mejora.
5. Dotar de visión. El auditor, una vez evaluados los resultados de las políticas, procedimientos y acciones propuestas por él mismo, facilita a la Dirección alternativas de futuro factibles para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.
2.4. Perfil del auditor.
En repuesta a la creciente demanda para la ejecución de las auditorías operacionales y las necesidades del mercado, algunos auditores independientes han desarrollado
capacidad y destrezas para ejecutarlas. Su labor complementa la capacidad vigente de la auditoría interna o, en algunos casos, los auditores independientes efectúan un programa amplio y exclusivo de auditoría operativa. La participación de los auditores externos es un acontecimiento lógico dada su experiencia en el desarrollo de la tecnología de la auditoría y la disponibilidad en firmas en una amplia gama de pericias técnicas en sectores especializados. (A. Slosse, y otros, 2015, pág. 583).
Es el auditor quien, a través de su opinión, determina si la función, actividad o área bajo examen podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva. Para lo cual es de vital importancia que previamente a la formulación de dicha opinión, el auditor tome un acabado conocimiento respecto de cuáles son los objetivos perseguidos, como harán de lograrse y como se determinaran los resultados. (Basaes et al., 2014, págs. 20-22).
Para lo cual realizará un examen detallado de transacciones, las cuales serán seleccionadas en base al criterio del auditor y experiencia del mismo.
Asimismo, deberá contar con un adecuado entrenamiento, el cual le permitirá detectar los síntomas que le adviertan la existencia de problemas.
El contador Jaime Wolinsky, especialista en consultoría y capacitación, sugiere que el profesional que lleve a cabo la tarea, cuente con un determinado perfil, el cual se detalla a continuación:
1. Título profesional en ciencias económicas: Contador Público, Licenciado en Administración o Licencia en Económica. Deben poseer amplios conocimientos en auditoría, operativa o integral.
2. Conocimiento de normas legales: es importante que el auditor tome conocimiento de las normas legales en las que deberá encuadrar su labor. 3. Conocimiento de normas profesionales: su labor se debe ajustar a las normas
que rigen su profesión.
4. Experiencia en el manejo de temas operativos y de gestión
5. Capacidad para dirigir equipos interdisciplinarios: debe conocer el alcance de otras especialidades, de forma de poder recurrir al profesional o técnico adecuado.
6. Conocimiento del contexto y amplitud de criterio: debe tratar los temas con una visión global y no sujetarse a reglas muy rígidas.
7. Capacidad para planear y administrar las tareas de auditoría: de forma tal que pueda cumplir con sus objetivos en tiempo y forma, lo cual ayuda para presentar adecuadamente su informe. Debe tener capacidad de ajustarse a la actual y real necesidad.
8. Condiciones personales del auditor: creatividad, espíritu de observación, sentido común, manejo global de cada situación, capacidad de análisis lógico entre otras.
El auditor, además de contar con las características antes mencionadas, debe realizar su trabajo personalmente como la haría un gerente; en caso que el objeto sujeto a auditoría requiera de conocimientos específicos de otras disciplinas puede pedir colaboración a los profesionales o técnicos que crea conveniente. Debe realizar su trabajo pensando que es el verdadero dueño de la empresa a la cual está auditando.
De esta forma, el auditor antes de recomendar un cambio o criticar una operación, debe preguntarse qué haría si el negocio fuese realmente suyo.
Por lo mencionado anteriormente podemos decir que el rol del auditor interno es cumplir la función de ser un asesor de la dirección superior, apoyando a la conducción del ente para el cumplimiento de sus objetivos.
2.5. Grado de independencia del auditor.
La importancia de la independencia y objetividad de un auditor no pueden ser exageradas. Él debe sentirse libre por poner de manifiesto cualquiera de las conclusiones que sean justificadas. Para que el auditor Operativo obtenga la máxima independencia de llevar a cabo sus revisiones deberá estar situado dentro de la organización de tal modo que pueda informar al nivel real más práctico de la empresa. (Revollar, 2013) Párr. 65-69
Su efectividad se verá disminuida en aquellas áreas de las cuales la responsabilidad operacional es de los funcionarios a cargo del auditor.
Es importante que el auditor operativo proceda con cuidado desarrollando su programa lento y firmemente para así poder evitar serios obstáculos; el desarrollo debe ser gradual y construido sobre la experiencia adquirida.
Para el personal operativo sin historial es difícil distinguir entre el trabajo del auditor interno de operaciones y el del auditor independiente, se aclara que ambos utilizan técnicas similares para aprobar, comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuación de los controles protectores. El auditor es delegado por el consejo de administración como responsable de informar a los accionistas, a la dirección y al público sobre la adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera de los negocios y a los resultados financieros de operaciones de un período específico.
Los auditores internos de operaciones son responsables ante la dirección general de la adecuación y efectividad del sistema de control en toda la organización; se ocupan de los registros financieros y su trabajo está dirigido generalmente hacia la manera en la que estos sirven a la dirección para tener operaciones con beneficios.
2.6. Tareas del auditor.
El auditor operativo cumple una función protagónica en el control de la gestión de una organización, ya que: (Basaes et al., 2014, págs. 22-23)
1. Abarca todas la áreas de la organización; incluyendo la dirección superior, ya que en caso contrario podrían existir errores en la información, que no se tomen en cuenta aspectos fundamentales o se produzcan errores en la toma de decisiones.
2. Tiene un conocimiento acabado de los objetivos, metas y políticas del ente. Previamente a su labor debe obtener de la dirección superior la información básica para poder evaluar las actividades.
3. La relación con los sectores auditados debe ser continua y fluida. Es indispensable un permanente intercambio de información, por parte de la auditoría con lo que respecta al asesoramiento en el cumplimiento de normas o requisitos formales y por parte de los sectores auditados procurar enviar a la auditoría interna información periódica que contribuya a las actividades de control.
4. Su contacto con las autoridades tendrá que ser permanente. Esto permite mantenerse actualizado en el desarrollo de las acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización. En caso contrario la auditoría perdería objetividad.
5. Analiza presupuestos, costos, proyectos y resultados esperados contra resultados obtenidos.
6. Recopila la información necesaria para el control. Se refiere a todos los antecedentes sobre el objeto de la organización sujeto a control como metas, presupuestos, organigramas, manuales de procedimiento, vinculada con la actividad del ente, tanto nacional como internacional.
2.7. Riesgos para el auditor.
La naturaleza y nivel del riesgo de la auditoría influye sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planificados. En la planificación se seleccionan fuentes de satisfacción de auditoría en relación a la naturaleza o nivel de los riesgos.
Esta decisión también debe tomar en cuenta las consideraciones prácticas de la relación costo/beneficio y la disponibilidad y facilidad para obtener evidencia de auditoría.
En la planificación detallada se determinan los factores de riesgo presentes en cada componente. Los procedimientos de auditoría deben estar relacionados con esos factores puesto que deben orientarse a detectar los errores o irregularidades que ellos representan. (A. Slosse, y otros, 2015) pág. 49
El riesgo es la probabilidad de que una o varias amenazas se conviertan en un desastre. La vulnerabilidad o las amenazas, por separado, pueden no representar un peligro. Pero si se juntan, se convierten en un riesgo, o sea, en la probabilidad de que ocurra un desastre. (Cartaya, pág. 30).
Actualmente el auditor fundamenta sus opiniones en base a los datos brindados por el sistema de gestión, éste fue diseñado para optimizar el procesamiento de las operaciones administrativas de la empresa y no para procurar un mejor control y audibilidad de las transacciones y su registro. (Basaes al et., 2014, págs. 23-24)
Los auditores conocen que en los ambientes computarizados hay facilidades mayores que en los ambientes convencionales para preparar la información de acuerdo a la conveniencia del usuario (falseada por quienes la preparan).
Uno de los riesgos asociados con la utilización del computador, desde el punto de vista del auditor que va a emitir su opinión sobre las cifras de un estado financiero, es que la información que le sirve de base puede estar contaminada.
El auditor, entonces, debe estar alerta sobre la fragilidad de la información residente en los medios de almacenamiento digitales y la posibilidad latente de ser alterada sin dejar rastros con la finalidad de ser adecuada a las necesidades del momento.
Muchos profesionales han tomado la política de utilizar productos de software para automatizar reportes y listados a partir de los datos administrados por los aplicativos de gestión (grabados en archivos digitalizados) para realizar sus trabajos de auditoría.
Como mencionamos anteriormente, los sistemas informáticos utilizados por las empresas en la actualidad, son de suma importancia ya que se han convertido en un verdadero activo para las mismas. Esto implica que el rol del auditor interno debe ser proteger a los sistemas informáticos del ente.
2.7.1. Gestión de riesgos.
La Gestión de riesgo supone identificar la probabilidad de que una o varias amenazas se conviertan en desastre o fracasos. (Cartaya, pág. 31)
El riesgo en la auditoria significa que el auditor acepta cierto nivel de incertidumbre al realizar la auditoria. El auditor reconoce, por ejemplo que existe incertidumbre sobre la competencia de las evidencias, incertidumbre sobre la presentación de los estados financieros con imparcialidad cuando se concluye la auditoria.
Un buen auditor reconoce que los riesgos existen y los enfrenta de manera adecuada. La mayoría de los riesgos que enfrentan los auditores son difíciles de medir y requieren atención para responder a ellos de forma adecuada. Por ejemplo, supongamos que el auditor determina que la industria del cliente está sufriendo cambios tecnológicos significativos que afectan tanto al cliente como a los clientes del mismo. Este cambio puede afectar la obsolescencia del inventario del cliente, la capacidad de cobro de cuentas por cobrar o quizás incluso la capacidad de supervivencia del negocio del cliente. El responder a estos riesgos de manera adecuada es decisivo para lograr una auditoria de alta calidad. (A. Arens & k. Loebbecke, 2015, pág. 269)
Supone evaluar la vulnerabilidad de las amenazas o peligros, por separado, y predecir los efectos si se juntan, o sea, la probabilidad de que ocurra un desastre.
2.7.2. Determinación del riesgo en la auditoría.
Un riesgo de auditoría es aquel que existe en todo momento por lo cual genera la posibilidad de que un auditor emita una información errada por el hecho de no haber detectado errores o faltas significativas que podría modificar por completo la opinión dada en un informe. (SN, Tipos de riesgo de auditoría, 2012)
La posibilidad de existencia de errores puede presentarse en distintos niveles, por lo tanto se debe analizar de la forma más apropiada para observar la implicación de cada nivel sobre las auditorías que vayan a ser realizadas.
El riesgo en la auditoría, significa el riesgo de que el auditor de una opinión de auditoría inapropiada cuando la información financiera, administrativa, operacional o de gestión está elaborada en forma errónea de una manera importante.
Es así como se han determinado tres tipos de riesgos los cuales son: Riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.
Este tipo de riesgo tiene que ver exclusivamente con la actividad económica o negocio de la empresa, independientemente de los sistemas de control interno que allí se estén aplicando. (SN, Tipos de riesgo de auditoría, 2012).
Tal y como se manifestó en el capítulo 7, el riesgo inherente es una medida de la evaluación que hace que el auditor de la probabilidad que exista errores importantes en un segmento antes de considerar la eficacia de la estructura de control interno. El riesgo inherente es la susceptibilidad de los estados financieros a errores importantes suponiendo que no existen controles internos. Si el auditor llega a la conclusión que existe una alta probabilidad de errores, al ignorar los controles internos, el auditor llegaría a la conclusión que el riesgo inherente es alto. Los controles internos se ignoran al establecer el riesgo inherente porque se consideran en forma separada en el modelo de riesgo de auditoria, como riesgo de control. (A. Arens & k. Loebbecke, 2015, pág. 269).
Si se trata de una auditoría financiera es la susceptibilidad de los estados financieros a la existencia de errores significativos; este tipo de riesgo está fuera del control de un auditor por lo que difícilmente se puede determinar o tomar decisiones para desaparecer el riesgo ya que es algo innato de la actividad realizada por la empresa.
Entre los factores que llevan a la existencia de este tipo de riesgos esta la naturaleza de las actividades económicas, como también la naturaleza de volumen tanto de transacciones como de productos y/o servicios, además tiene relevancia la parte gerencial y la calidad de recurso humano con que cuenta la entidad.
2.7.2.2. Riesgo de control.
Aquí influye de manera muy importante los sistemas de control interno que estén implementados en la empresa y que en circunstancias lleguen a ser insuficientes o inadecuados para la aplicación y detección oportuna de irregularidades. Es por esto la necesidad y relevancia que una administración tenga en constante revisión, verificación y ajustes los procesos de control interno. (SN, Tipos de riesgo de auditoría, 2012).
Un riesgo de control es una medida de la evaluación que hace el auditor de la probabilidad que errores superiores a un monto tolerable en un segmento no sean
