A: Promotores y Fuerza de Ventas, Subdirectores y Gerentes Comerciales. Asunto: Mejoras al Proceso para Adjuntar las Fotografías en tu Portal Enlace de FV.
Mejoras al Proceso para adjuntar las
Fotografías en tu Portal Enlace Fuerza de Ventas
Con la finalidad de agilizar el proceso para adjuntar las fotografías a través de tu Portal Enlace Fuerza de Ventas, te informamos que a partir del 22 Junio se modificará este flujo. Esta mejora ayudará a disminuir rechazos por fotografías ilegibles en tus trámites de Traspaso y Registro.
Los Beneficios son los siguientes:
El primer filtro en la validación de las fotografías eres tú, ya que cuentas con un visor que te permitirá revisarlas y en su caso reemplazarlas previo a la entrega del expediente en Sucursal. Tendrás un folio TYS único para todo el trámite: Registro (203), Traspaso Papel (204) y Traspaso SETI (740).
Desde la Solicitud de Constancia de Registro/ Traspaso podrás adjuntar todas las fotografías requeridas (solicitud de constancia, Trabajador, identificación oficial y comprobante de domicilio).
Si tienes rechazos por mal llenado u omisión de datos y el trámite se vuelve a digitalizar, ya no tendrás que volver a adjuntar las fotografías.
Ya no deberás incluir en el expediente que entregas en Sucursal las copias de los siguientes documentos: Identificación oficial, fotografía del Trabajador y comprobante de domicilio, ya que se adjuntarán las fotografías en el proceso y con estás se validarán. Excepto en trámite de Registro de Fallecidos.
Proceso para adjuntar fotografías
Antes:
Primero generabas un folio Tys para obtener la solicitud de constancia y sólo adjuntabas 2 fotografías (solicitud de constancia e identificación oficial) para que le llegara la Contraseña al Trabajador. Con el expediente completo, acudías a la Sucursal para entregarlo y tenias que esperar a que lo registraran para generarte otro folio Tys y posterior tenías que adjuntar nuevamente fotografías (identificación oficial, fotografía del Trabajador y comprobante de domicilio).
Ahora:
Al generar la solicitud de constancia, se generará un folio TYS único, mismo que deberás proporcionar en la Sucursal para la revisión de las fotografías y digitalización de tu trámite. Desde que realizas este paso, podrás adjuntar todas las fotografías requeridas (solicitud de constancia, identificación oficial, fotografías del Trabajador y comprobante de domicilio).
En caso de que no adjuntes todas las fotos desde la primer etapa, lo podrás realizar previo a la entrega del expediente en la Sucursal, de lo contrario, la Sucursal no podrá continuar con el proceso.
Flujo para adjuntar fotografías
El flujo inicia con la captura de la solicitud de constancia de Registro/ Traspaso, en la ruta: Consulta Trámites / Afore / Constancia.
Se ingresa la CURP del Trabajador, para posteriormente realizar la captura de sus datos generales.
Al iniciar la captura de los datos del Trabajador, es importante seleccionar correctamente el tipo de trámite que se va a realizar.
Los campos marcados con un asterisco (*), son de llenado obligatorio.
Nota: Debes tener cuidado al seleccionar el tipo de trámite; de lo contrario el trámite será rechazado y para realizar un trámite nuevo tendrías que esperar su vencimiento para generar un nuevo folio TYS.
La siguiente pantalla mostrará los datos capturados previamente, con la finalidad de que se verifique que éstos sean correctos, teniendo opción a modificar dando clic en el botón Modificar. Si los datos son correctos, se deber dar clic en el botón PDF, para generar el documento para impresión.
El TYS que se genere en el documento, será un Folio único durante todo el proceso.
Si tu solicitud de constancia se encuentra vencida o fue rechazada y requieres generar una nueva solicitud, deberás dar clic en Modificar para que se genere el PDF con un nuevo folio TYS.
Se deberá requisitar el campo “Por medio de la presente yo” con el nombre completo del Trabajador a mano. Recuerda que el Trabajador y tú, deben estampar su firma en el recuadro que corresponda.
Una vez tomada la fotografía al formato y a la identificación del Trabajador, se tendrán que subir las imágenes al Portal, para generar la contraseña.
O bien, puedes ingresar a la ruta: Consulta Trámites / Afore / Adjuntar fotos de Afore.
En donde debes ingresar el folio que se encuentra en la parte superior derecha de la Solicitud de Constancia y dar clic en el botón de Buscar para que se habiliten las opciones de adjuntar las fotos.
a) En este paso se debe seleccionar el tipo de identificación oficial. Aún y cuando aparecen los apartados para adjuntar la foto del trabajador y comprobante de domicilio no son obligatorias en esta etapa, pero en caso de contar con estas fotografías se pueden adjuntar en ese momento.
b) Da clic en examinar para elegir la foto que se subirá. Cerciórate de seleccionar la fotografía correspondiente y dale doble clic a la imagen o da clic en el botón abrir.
c) Ya seleccionados los archivos da clic en el botón Cargar Archivos. Posteriormente aparecerá el siguiente recuadro.
Nota: La foto del Trabajador y del comprobante de domicilio no son obligatorias en esta etapa, pero deben estar cargadas antes de ingresar el trámite a Sucursal.
Ya que anexaron las fotos, podrás validar cada una de ellas mediante un visor que se habilitará en tu pantalla dando clic en el botón ver. En caso de que no cumpla con las características, se podrá reemplazar la foto inconsistente desmarcando la paloma de la foto y posterior dar clic en regresar, el Portal sólo permitirá anexar esa foto.
Si las fotos están correctas, debes dar clic en enviar. El mensaje que aparecerá será el siguiente
Para confirmar si el trámite quedo registrado correctamente, lo podrán validar en la ruta: Consulta trámites/ Trámites ingresados en la Sucursal /Consulta Tys / Opción Folio.
Aparece con el estatus Fotos enviadas.
En caso de presentarse un rechazo por fotos no cumplen con características o en espera de documento legible, se deberán volver a adjuntar las fotos para continuar con el proceso. la ruta en que se deben adjuntar nuevamente las fotografías es:
Si las fotos son correctas, el estatus cambiará a contraseña generada/ en espera de fotografías pendientes adjúntalas en tu Portal, lo que indicará que para continuar con el trámite de Traspaso o Registro, se deberán adjuntar previamente las fotografías que quedaron pendientes.
Desde tu Portal realiza el envío de las fotografías faltantes en la siguiente ruta Consulta Trámites/ Afore/ Adjuntar Fotos de Afore, siguiendo los mismos pasos que realizaste anteriormente para realizar este proceso.
Una vez que se adjuntaron todas las fotografías en tu Portal Enlace Fuerza de Ventas (Solicitud de Constancia, identificación oficial, comprobante de domicilio y fotografía del Trabajador), su estatus cambiará a fotografías completas, el Asesor deberá entregar el expediente en Sucursal.
Una vez que entregues tu expediente completo en Sucursal, ésta debe validar que las fotografías cumplan con las características y que el expediente esté completo y requisitado correctamente, por lo que se vuelve un filtro importante que ayudará a disminuir en gran medida los rechazos.
A continuación te indicamos los rechazos de Sucursal y su acción a seguir:
Rechazo Acción a Seguir
Fotografías rechazadas por la Sucursal, no cumplen con las características
En la consulta del Folio a través de tu Portal Enlace Fuerza de Ventas, en el campo de observaciones la Sucursal especificará cual de las fotografías es incorrecta para que se vuelva a adjuntar en tu Portal.
Expediente rechazado por la Sucursal, no cumple con las características
En la consulta del Folio a través de tu Portal Enlace Fuerza de Ventas, en el campo de Observaciones la Sucursal especificará si fue un rechazo por mal llenado, omisión de datos o documentación incompleta, por lo que será necesario verificar cual fue el rechazo y en su caso corregir el expediente para presentarlo nuevamente en la Sucursal.
Fotografías y expediente rechazado por la Sucursal, no cumple
Este rechazo es una combinación de los dos anteriores, por lo que en el campo de observaciones se especificará el rechazo por fotografías y en el campo de comentarios se indicará los rechazos del expediente. Primero se deberán adjuntar las fotografías que se marcaron como incorrectas y posterior la Sucursal deberá volverá a digitalizar el trámite.
Atentamente,
Afore Inbursa
Una vez que el expediente y las fotografías fueron aceptadas por la Sucursal, éste cambiara de estatus a trámite ingresado por la Sucursal, posteriormente el trámite será digitalizado y continuará con su proceso como hasta hoy se realiza, es decir, continuarán las validaciones de las áreas operativas y no está exento de un rechazo por mal llenado, omisión de datos o fotografías incorrectas.
Resumen de las mejoras en el Proceso para Adjuntar Fotografías
Antes Ahora
Generabas un folio TYS para la Solicitud de Constancia y después acudías a la Sucursal a entregar el expediente. La Sucursal lo digitalizaba y te entrababa otro folio TYS para dar seguimiento al
trámite de Traspaso o Registro.
Con la Solicitud de Constancia se genera un folio TYS único, que te servirá para todo el proceso hasta que se certifique el trámite. Adjuntabas fotos para la generación de la contraseña (Solicitud de
Constancia e identificación oficial). Adjuntas Fotos para generar la Contraseña (Solicitud de
Constancia e Identificación Oficial) y desde ese momento, puedes adjuntar las demás fotografías.
Posterior a la entrega del 2do. Folio TYS por parte de la Sucursal, adjuntabas desde tu Portal las fotos restantes.
Al adjuntar las fotografías en el Portal, no podías validar como eran recibidas por el área operativa y determinar si eran
susceptibles de rechazo.
Con el visor en tu Portal Enlace Fuerza de Ventas, puedes validar previamente las fotografías adjuntadas y si alguna no cumple con
las características o no corresponde, antes de enviarlas podrás reemplazarla por la fotografía correcta.
Entregabas tu expediente en Sucursal, ésta lo digitalizaba y tenías que esperar la validación del área operativa, para saber si el
trámite era aceptado o rechazado.
Al acudir a la Sucursal para entregar el expediente, la persona de atención ingresará al sistema con el folio TYS generado en el Portal
y podrá validar si adjuntaste todas las fotografías con las características requeridas y desde ese momento te indicará si el
trámite está completo y bien requisitado para proceder a digitalizarlo, en caso contrario, podrás atender el rechazo de
manera oportuna. Si la solicitud era rechazada por mal llenado u omisión de datos, al
volver a digitalizarse el expediente, tenías que volver a adjuntar tus fotografías.
En caso de rechazo por omisión de datos, no es necesario volver a adjuntar las fotografías, sólo deberás corregir el rechazo para que
la sucursal digitalice el expediente.
Importante: La Sucursal validará el expediente completo, incluyendo las fotografías; por lo que en caso de rechazo tendrás oportunidad de volver a ingresar tus fotografías correctamente. Con esto, la tendencia será la disminución de rechazos por fotos no cumplen con características y se agilizará el proceso.
A partir del viernes 19 de junio, estará disponible en tu Portal Enlace Fuerza de Ventas, el Manual Único que servirá de apoyo a la Fuerza de Ventas y Sucursales para la validación correcta de los trámites de Traspaso y Registro. Consúltalo en la ruta: Comunicación / Información / Manuales
