OJS: Open Journal Systems Manual de Usuario Rol Gestor de Revista Parte 2: Gestión de Usuarios, Anuncios, Secciones de la Revista, Formularios de

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"Implementación de la herramienta Open Journal System - OJS, para la gestión de revistas científicas" Universidad Tecnológica de Pereira - Centro de Recursos Informáticos y Educativos CRIE - Sección de

Desarrollo y Administración Web 2012 – 2013

OJS: Open Journal Systems

Manual de Usuario Rol Gestor de Revista

Parte 2: Gestión de Usuarios, Anuncios, Secciones de la Revista,

Formularios de Revisión, Idiomas, Plantillas de Correo y

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Tabla de Contenido

Pág.

Gestión de Usuarios ... 3

Personas asociadas a esta revista ... 4

Asociar un/a usuario/a del sitio a esta revista ... 6

Mostrar usuarios sin rol ... 7

Crear nueva/o usuaria/o ... 8

Unir usuarios/as ... 9 Anuncios ... 10 Secciones de la Revista ... 12 Formularios de Revisión ... 14 Idiomas ... 19 Plantillas de correos-e ... 20 Herramientas de lectura ... 21

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Gestión de Usuarios

En la página de Gestor, en el apartado Usuarios, visualizará información relacionada con las personas asociadas a la revista, así como diferentes acciones a través de las cuales puede controlar sus roles.

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Esta lista incluye a todas las personas registradas en la revista. El Gestor de la revista tiene la capacidad de iniciar la sesión de cualquier usuario registrado, lo que posibilita la tarea de ayudarlo remotamente, porque le permite obtener información más precisa del problema. Para iniciar sesión como un usuario específico se da clic en el enlace

“IDENTIFIQUESE COMO” situado en la columna “ACCIÓN” frente al usuario como el que desea ingresar.

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El gestor puede administrar a los usuarios existentes en la página de OJS de forma global, desde aquí puede crear nuevos usuarios, asociar y sincronizar usuarios entre las revistas.

“ASOCIAR USUARIO/A EXISTENTE” lo lleva al ítem

“SINCRONIZAR DE ALTA” da la posibilidad de elegir de otras revistas todos los usuarios de un rol específico para ser adicionados a la revista:

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Nota

La parte “Roles” del menú del “Gestor de la Revista” enlaza a cada uno de losfiltros que

se pueden hacer en por lo tanto ofrece las mismas

opciones de gestión de usuarios.

Esta opción muestra todos los usuarios inscriptos en el sitio (plataforma), permitiendo signarle uno o varios roles (sólo el gestor de la revistas tiene privilegios para realizar esta actividad).

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Esta opción proporciona todos aquellos usuarios que aún no tienen un rol asignado.

En este caso no existe usuario que no se le haya asignado un rol.

En el caso de que se tengan usuarios sin un rol asignado, se debe señalar el usuario al cual se le va a asignar, se escoge uno de los roles que se despliegan en la pestaña y por ultimo

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El Gestor de la revista puede usar el enlace Crear un Nuevo Usuario para registrar a alguien y asignarle un rol (desde el de Gestor de la revista hasta el de lector). El usuario, al iniciar sesión, puede completar o cambiar la información del perfil ingresada.

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Desarrollo y Administración Web 2012 – 2013 Se debe tener en cuenta:

• Los datos marcados con asterisco (*) son obligatorios.

• La Filiación se refiere a la Universidad, instituto, facultad o escuela a la que

pertenece el usuario.

• El tratamiento es como debe llamarse: Dr., Sr., Sra., Srta., Lic., etc.

• Si quiere enviarle al nuevo usuario un correo notificándole su inscripción a la

revista, así como su contraseña y nombre de usuario, active la casilla de "enviar un correo de bienvenida...".

• Por último se presiona “Guardar” para finalizar el proceso de registro del usuario.

La característica de unir usuarios, le permite al Gestor de la revista unir dos cuentas de usuarios en una sola, transfiriendo las asignaciones de edición, entregas, y otros varios registros de una cuenta a la otra, eliminando efectivamente la primera. La cuenta elegida primero será borrada y sus registros serán pasados a la segunda cuenta.

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Anuncios

En esta sección el Gestor podrá publicar información referente a eventos relacionados con la publicación o con la dependencia editora. Se incluirá una descripción breve que aparecerá en la página de inicio y una descripción larga, así como la fecha de caducidad.

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Secciones de la Revista

Dentro de las configuraciones que debe realizar el Gestor para una revista está la creación de secciones.

Normalmente una revista puede incluir secciones como Artículos (esta es predeterminada por el sistema), Reseñas, Noticias, Artículos de Revisión, Editorial, etc. Se deben configurar las políticas de la sección tanto editoriales como administrativas. Las políticas de la sección, se refieren a la información que consultará el autor para verificar la pertinencia de un artículo para cada sección. Las políticas administrativas se refiere a las políticas internas de la revista, como ejemplo: si requiere resúmenes, si será revisado por pares, si se omite el nombre de los autores, etc. También se puede elegir un Formulario de revisión que ha sido creado y activado previamente.

Se tiene la opción de añadir los editores de sección, se debe tener en cuenta que cuando una sección tiene editor de sección asignado, los artículos enviados le llegan directamente, sin pasar por el editor. Si desea que todos los artículos lleguen al editor entonces evite elegir un editor para cada sección.

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Formularios de Revisión

Conforme a la configuración predeterminada, los revisores tendrán un formulario de texto en el que escribirán sus comentarios sobre el artículo revisado, con un campo de texto para autores y editores, y un campo separado exclusivo para editores. Sin embargo, al usar los formularios de revisión podrá crear formularios en línea que incluyan diversas preguntas previamente programadas a fin de guiar a sus revisores y obtener comentarios más acordes a determinados elementos.

Para crear un nuevo formulario de revisión seleccione Formularios de revisión en el menú

de las páginas de gestión y pulse en el enlace “CREAR FORMULARIO DE REVISIÓN”.

Escriba el título y la descripción del formulario de revisión, y pulse en el botón Guardar. Recuerde que puede tener muchos formularios de revisión conforme a las necesidades de las distintas secciones o incluso a partir de las características de sus revisores.

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Después de creado el formulario se debe regresar a la página anterior (Formularios Revisión), allí verá el título del formulario de revisión que acaba de crear.

Pulse en el enlace “EDITAR” que se encuentra al lado del título del formulario de revisión,

seleccione “ELEMENTOS DEL FORMULARIO” en la página Formulario Revisión. Para

empezar a redactar las preguntas (Elementos) correspondientes al formulario

seleccione “CREAR UN NUEVO ELEMENTO”.

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Se debe redactar la pregunta en el campo “Elemento”, ésta puede configurarse de

manera que sea obligatoria u opcional para los Evaluadores, además si será mostrada al Autor o no. Por último, elija un tipo de elemento a partir del menú desplegable: caja de texto para una sola palabra, caja de texto para una sola línea, caja de texto extendida (permite una respuesta más amplia), casillas de selección (para que el revisor marque una o más opciones), botón de radio (limita al revisor, pues solo permite elegir una respuesta) o caja desplegable (también limita al permitir elegir una sola respuesta, pero a partir de un menú desplegable en lugar de una lista de botones).

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Si elige “casillas de selección”, “Botones de Radio” o “Caja desplegable” se habilita la

opción “Añadir selección”. Las selecciones son posibles respuestas tipo casilla o botón

para la pregunta en cuestión. Al final debe dar clic en Guardar.

Todos los elementos creados pueden editarse, borrarse o reorganizarse. Los elementos adicionales (es decir, las preguntas) se añaden al pulsar en Crear elemento nuevo. Recuerde que también puede copiar la pregunta en otro formulario de revisión en caso de tener más de uno.

Elegir Vista previa del formulario le permite revisar cómo lucirá antes de activarlo. Por

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Nota

Cuando un formulario de revisión ha sido activado y usado en al menos una revisión será imposible borrarlo, desactivarlo o modificarlo. Esta medida obedece a la importancia de preservar la consistencia de los datos dentro del OJS. En todo caso, puede dejar de usar un formulario o copiar los elementos de un formulario antiguo en un formulario nuevo.

Desde esta página también puede ver rápidamente cuántos formularios están "En revisión" (es decir, parte de la revisión aún en proceso) o "Completados" (se usaron como parte de una revisión ya concluida).

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Idiomas

Como el OJS puede usarse como sistema multilingüe, el Gestor puede seleccionar aquellos idiomas que estén previamente cargados en el sistema y en los que requiere que se presenten las páginas de la revista. Estos funcionan tanto para los elementos de la interfaz como para los idiomas en los que se llenarán los formularios. Si se selecciona más de un idioma, los visitantes podrán pasar de uno a otro a través del menú desplegable en la barra lateral de navegación.

En caso de que el sitio no tenga idiomas adicionales disponibles el Administrador es el responsable de activar en el sitio el listado de idiomas para las diferentes revistas.

Cuando ya se poseen idiomas diferentes al español, tendrá la opción de elegir otros idiomas. Si elige alguno de ellos o varios, deberá llenar las casillas de opciones de idioma para que la imagen del título, el encabezamiento de la página se suban en cada uno de los idiomas. Así mismo, el autor deberá suministrar el título y resumen de artículo en los idiomas alternativos que fueron escogidos. Finalmente, guarde los cambios efectuados.

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El sistema utiliza con frecuencia los correos para realizar la gestión editorial, estos vienen predefinidos en varios idiomas, pero el Gestor puede personalizarlos editando las plantillas.

Cada correo está definido para una acción específica dentro del proceso editorial y es conveniente, en caso de querer modificar el contenido, respetar las plantillas y las etiquetas para el correcto funcionamiento de los mismos, ya que automáticamente recupera la información del correo del destinatario, el nombre del destinatario, el nombre del artículo, la firma, etc.

Estas plantillas pueden ser personalizadas para cada remitente y cada destinatario, facilitando así el envió de correos a cada uno de los usuarios.

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Las herramientas de lectura fueron diseñadas como apoyo para lectores, ofrecen materiales de lectura de fuentes de acceso abierto. Estas herramientas son opcionales y usan palabras clave por autor a fin de buscar automáticamente materiales relacionados en una base de datos de acceso ilimitado.

El gestor de Revista Para activarlas Herramientas de lectura tendrá que configurarlas debido a que están inhabilitadas para esto debe ir a la configuración predeterminada.

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Marque la casilla "Habilitar herramientas de lectura..." a fin de activarlas para la revista. También puede configurar las herramientas que estarán a disposición de sus lectores algunas son: Información de indexación, Ver ficheros complementarios, Versión para Imprimir, Definición de términos, entre otras.

En "Herramientas para elementos relacionados" encontrará un menú desplegable de áreas temáticas. Elija el tema que más se acerca al de su revista para contar con herramientas de lectura propias de la disciplina en cuestión.

Si vuelve al menú de las herramientas de lectura podrá elegir Conjuntos de elementos relacionados y personalizar las herramientas de lectura para su revista.

Aquí verá una lista de áreas temáticas y las opciones de configuración para cada una de ellas.

En la opción de validar URL para las herramientas de lectura se enseñan las URLs no válidas para sitios de búsqueda; Deberá verificar manualmente las URLs marcadas como no válidas.

Por último en la opción de Compartición encontrará la manera de habilitar a los lectores a compartir artículos de la revista.

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Atribución-NoComercial-SinDerivadas 2.5 Colombia (CC BY-NC-ND 2.5 CO)

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