SECRETARÍA DE SALUD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ALMACÉN

(1)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL ÁREA DE ALMACÉN

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ÍNDICE

HOJA

INTRODUCCIÒN

3 I

OBJETIVO

4 II

MARCO JURÍDICO

6 III

PROCEDIMIENTOS

1 _{Recepción y registro de entrada de materiales e insumos a los}

Almacenes.

14

2 _{Acomodo de materiales e insumos en los Almacenes.}

26

3 _{Recepción de solicitudes de materiales e insumos y registro de}

salida de los Almacenes.

35

4 _{Emisión de Reportes de los Almacenes}

46

5 Toma física de inventarios y determinación de diferencias en

Almacén

55

6 Devolución de materiales e insumos a los Almacenes

70

CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró : Revisó : Autorizó:

Nombre Elizabeth Alonso Díaz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jiménez Sánchez

Firma

(3)

INTRODUCCIÓN

Este documento tiene por objeto definir las actividades necesarias para planear y organizar el control de los procesos relacionados con el aprovisionamiento, almacenaje y distribución de los materiales de consumo y sustancias químicas que requiere el Instituto para su correcta operación; así como aquellas relacionadas con el personal que interviene en dichos procesos.

El presente manual contiene los objetivos específicos, políticas y/o normas de operación, descripción de actividades, diagramas de flujo, así como los formatos e instructivos relativos a la operación que realiza el área de almacén, su correcta aplicación redundará en una adecuada y eficiente operación de las diversas áreas del Instituto.

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I.- OBJETIVO

Normar e integrar en un documento, los procedimientos relativos al manejo de almacenes, basados en los preceptos aplicables de las distintas materias jurídicas y apoyados con información sistematizada que coadyuve al cumplimiento de las funciones encomendadas, que sirva de guia o referencia, tanto para el personal que labora en dicha área como aquel que se desempeñe en otras areas del Instituto.

Firma

(5)

II MARCO JURÍDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

D.O.F. 05-II-1917 y sus reformas.

Leyes

Ley de Planeación.

D. O. F. 05-I-1983 y sus reformas.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

D.O.F. 29-XII-1976 y sus reformas.

Ley Federal de Entidades Paraestatales.

D.O.F. 14-V-1986 y sus reformas.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

D.O.F. 30-III-2006 y sus reformas.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

D. O. F. 11-VI-2002 y sus reformas.

Ley Federal de Protección Civil para el Distrito Federal.

D. O. F 02-II-1996.

Ley Federal de Responsabilidad Patrimonial del Estado.

D. O. F 31-XII-2004.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

D. O. F. 13-III-2002 y sus reformas.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

D. O. F. 31-XII-1982 y sus reformas.

Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

D. O. F. 04-VIII-1994 y sus reformas.

(6)

Distrito Federal.

D.O.F. 26-V-1945 y sus reformas.

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado “B” del

Artículo 123 Constitucional.

D.O.F. 28-XII-1963 y sus reformas.

Ley Federal del Derecho de Autor.

D. O. F. 24-XII-1996 y sus reformas.

Ley Federal del Trabajo.

D. O. F. 01-IV-1970 y sus reformas.

Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público.

D. O. F. 19-XII-2002 y sus reformas.

Ley General de Salud.

D. O. F. 07-II-1984 y sus reformas.

Ley General de Bienes Nacionales.

D. O. F. 20-V-2004 y sus reformas.

Ley General de Protección Civil.

D. O. F 12-V-2000.

Ley de los Institutos Nacionales de Salud.

D. O. F. 26-V-2000 y sus reformas.

Ley de Fiscalización Superior de la Federación.

D. O. F. 29-XII-2000 y sus reformas.

Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2008.

D.O.F. 13-XII-2007.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

D.O.F. 04-I-2000 y sus reformas.

Ley del Impuesto Sobre la Renta.

D. O. F. 01-I-2002.

Firma

(7)

Códigos

Código Civil Federal.

D. O. F. 28-VIII-2005.

Código Penal Federal.

D.O.F. 14-VIII-1931 y sus reformas.

Código Federal de Procedimientos Civiles.

D.O.F. 24-II-1943 y sus reformas.

Código Federal de Procedimientos Penales.

D. O. F. 30-VIII-1934 y sus reformas.

Código Fiscal de la Federación.

D. O. F. 31-XII-1981 y sus reformas.

Estatutos

Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Medicina Genómica.

Autorizado por la Junta de Órgano de Gobierno. 16-III-2007.

Reglamentos

Reglamento de la Ley Federal de Entidades Paraestatales.

D. O. F. 26-I-1990 y sus reformas.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental.

D. O. F. 11-VI-2003.

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

D. O. F. 28-VI-2006 y sus reformas.

Reglamento de la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector

Público.

(8)

Reglamento de la Ley Federal de Derechos de Autor

D. O. F. 22-V-1998 y sus reformas.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud.

D.O.F. 06-I-1987.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Sanidad Internacional.

D.O.F. 18-II-1985.

Fe de erratas 10-VII-1985.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Control Sanitario de la Disposición de

Órganos, Tejidos y Cadáveres de Seres Humanos.

D.O.F. 20-II-1985 y sus reformas.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Control Sanitario de Actividades,

Establecimientos, Productos y Servicios.

D.O.F. 18-I-1988.

Reglamento de Insumos para la Salud.

D.O.F. 04-II-1998 y sus reformas.

Reglamento Interior de la Comisión Interinstitucional del Cuadro Básico de Insumos del

Sector Salud.

D. O. F. 27-V-2003.

Reglamento sobre Consumo de Tabaco.

D.O.F. 27-VII-2000.

Reglamento para la Protección de los No Fumadores en el Distrito Federal.

D. O. F. 06-VIII-1990.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

D.O.F. 20-VIII-2001 y sus reformas.

Reglamento de la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales.

D.O.F. 06-XII-1999.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

D.O.F. 29-II-1984 y sus reformas.

Firma

(9)

Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo.

D. O. F 21-I-1997.

Reglamento de la Ley de Protección Civil para el Distrito Federal.

D. O. F. 21-X-1996.

Reglamento de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente en el Trabajo del Sector Público

Federal.

D. O. F. 29-XI-2006.

Planes y Programas

Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012.

D.O.F. 31-V-2007.

Programa Nacional de Salud 2007-2012.

Última modificación: 16-X-2007.

Programa Sectorial de Salud 2007 – 2012

D.O.F. 14 de diciembre de 2007

Decretos

Decreto por el que se adiciona una fracción V bis al artículo 5, y un artículo 7 bis al Capítulo I

del Título Segundo de la Ley de los Institutos Nacionales de Salud.

D.O.F. 20-VII-2004.

Decreto por el que los titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública

hasta el nivel de Director General en sector centralizado o su equivalente en el sector

paraestatal, deberán rendir al separarse de sus empleos, cargos o comisiones, un informe de

los asuntos de sus competencias y entregar los recursos financieros, humanos y materiales

que tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales a quienes los sustituyan

en sus funciones.

(10)

Servidores Públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de

su empleo, cargo o comisión.

D. O. F. 14-IX-2005.

Decreto por el que se establecen diversas medidas en materia de adquisiciones, uso de

papel y de la certificación de manejo sustentable de bosques de la Administración Pública

Federal.

D. O. F. 05-IX-2007.

Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración

Pública Federal.

D. O. F. 04-XII-2006.

Acuerdos del Ejecutivo

Acuerdo por el que se adicionan o modifican los Lineamientos Específicos para la Aplicación

y Seguimiento de las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración

Pública Federal.

D. O. F. 14-V-2007.

Acuerdo por el que se fijan criterios para la aplicación de la Ley Federal de

Responsabilidades en lo referente a los familiares de los Servidores Públicos.

D.O.F. 11-II-1983

Acuerdo que tiene por objeto crear en forma permanente la Comisión Intersecretarial para el

Desarrollo del Gobierno Electrónico.

D.O.F. 09-XII-2005

Acuerdo por el que se establece que las instituciones públicas del Sistema Nacional de Salud

sólo deberán utilizar los insumos establecidos en el cuadro básico para el primer nivel de

atención médica y, para segundo y tercer nivel, el catálogo de insumos.

D.O.F. 24-XII-2002 y sus modificaciones.

Acuerdo por el que establecen los lineamientos para la accesibilidad de las personas con

discapacidad a inmuebles federales.

D. O. F 12-I-2004

Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el ámbito de

la Administración Pública Federal.

D. O. F. 27-IX-2006.

Firma

(11)

Acuerdo para el uso de medios electrónicos en el envío de propuestas de Licitaciones

Pú-blicas de la Administración Pública Federal e inconformidades.

D. O. F. 09-VIII-2000.

Acuerdo mediante el cual se establecen las disposiciones que se aplicarán en la entrega y

recepción de despacho de los asuntos a cargo de los titulares de las dependencias y

entidades de la Administración Pública Federal y de los servidores públicos hasta el nivel de

Director General en el sector centralizado; Gerente o sus equivalentes en el sector

paraestatal.

D.O.F. 05-IX-1988.

Fe de Erratas D.O.F. 20-IX-1988.

Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepción y disposición de

obsequios, donativos en general que reciban los Servidores Públicos.

D.O.F. 13-XII-2006.

Acuerdo número 88 por el que se restringen áreas para consumo de tabaco en las unidades

médicas de la Secretaría de Salud y en los Institutos Nacionales de Salud.

D.O.F. 17-IV-1990.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la Accesibilidad de las personas

con discapacidad a Inmuebles Federales.

D.O.F. 12-I-2004.

Disposiciones del Consejo de Salubridad General

Acuerdo por el que se emite recomendación a fin de proteger la salud de los no fumadores

por la exposición involuntaria al humo de tabaco.

D.O.F. 28-V-2004.

Normas Oficiales Mexicanas

Norma Oficial Mexicana NOM-166-SSA1-1997, para la organización y funcionamiento de los

laboratorios clínicos.

(12)

Ambiental - Residuos peligrosos, biológicos-infecciosos. Clasificación y especificaciones de

manejo.

D. O. F. 17-II-2003.

Norma Oficial Mexicana NOM-197-SSA1-2000, que establece los requisitos arquitectónicos

para facilitar el acceso, tránsito y permanencia de los discapacitados a los establecimientos

de atención médica del Sistema Nacional de Salud.

D.O.F. 01-XII-1994.

Otros ordenamientos jurídicos

Código de Ética y de Conducta del INMEGEN

II Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica.

16-X-2005.

Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y

disciplina del gasto de la Administración Pública Federal.

D. O. F. 29-XII-2006.

Lineamientos generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y

Enti-dades de la Administración Pública Federal.

D. O. F. 11-XI-2004.

Lineamientos generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

D. O. F. 18-VIII-2003.

Lineamientos internos para la Clasificación y Desclasificación de la Información del

Instituto Nacional de Medicina Genómica.

III Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica.

16-III-2006.

Lineamientos generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las

De-pendencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

D. O. F. 20-II-2004.

Lineamientos de Organización y Conservación de Archivos del Instituto Nacional de

Medicina Genómica.

Firma

(13)

V Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica.

16-III-2007.

Lineamientos para la Protección de Datos Personales.

D. O. F. 30-IX-2005.

Lineamientos para la Protección y Seguridad de los Sistemas de Datos Personales del

Instituto Nacional de Medicina Genómica.

V Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica.

16-III-2007.

Lineamientos relativos a la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales y de

personas que realicen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

D.O.F. 24-X-2003.

Normas para la administración y baja de bienes muebles de la Administración Pública

Federal.

D. O. F. 03-IX-2001.

Oficio Circular por el que se da a conocer el Código de Ética de los Servidores Públicos de

la Administración Pública Federal.

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1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y REGISTRO DE ENTRADAS DE

MATERIALES E INSUMOS A LOS ALMACENES

Firma

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1.0 Propósito

1.0 Establecer un control estricto en la recepción y registro de entrada de materiales e insumos en los almacenes verificando que los mismos cumplan con lo pactado en los pedidos fincados a los proveedores, así como registrar correcta y oportunamente, la entrada de todos y cada uno de los bienes que ingresen a los almacenes del Instituto, con la finalidad de mantener actualizada la información relativa a las existencias bajo el control, custodia y responsabilidad de dicha área.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de almacén. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 El personal auxiliar del área de almacenes, tendrá la responsabilidad de registrar, oportuna y permanentemente, en el sistema “SQL”, todas las entradas de materiales e insumos a los almacenes.

3.2 El personal auxiliar del área de almacenes deberá solicitar a los proveedores que invariablemente entreguen su mercancía presentando: el pedido correspondiente, factura en original y cuatro copias.

3.3 La recepción de materiales e insumos deberá efectuarse previa verificación de que los mismos cumplan con las características señaladas en los pedidos fincados a los proveedores, tales como clase, tipo y calidad requeridas; cantidades solicitadas, en su caso, caducidad de los insumos, etcétera.

3.4 El personal auxiliar deberá revisar la lotificación y caducidad, este última, deberá ser de cuando menos un año a partir de su recepción, salvo en los casos, que por la propia naturaleza del producto se justifique una inferior o esta no sea aplicable. 3.5 El personal auxiliar y/o el responsable del área de almacenes conjuntamente con el

área solicitante, realizará un muestreo de los bienes recepcionados, con la finalidad de verificar la no existencia de defectos o vicios ocultos, en caso detectar alguna de estas situaciones se procederá como indicada en el Punto 9, Capítulo VII, “Lineamientos” de las Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones,

(16)

3.6

Posterior a la recepción física de los bienes, el personal auxiliar del área de almacenes, procederá a registrar la nota de entrada de materiales o insumos al sistema de almacén, utilizando para tal efecto, como documentos fuente la copia del pedido y copia de la factura.

3.7

Elaborado el registro de entrada en el sistema, el personal auxiliar del área y el responsable del almacén deberá verificar y validar la correcta captura de la misma, así como que los registros individuales de los bienes, hayan sido afectados adecuadamente.

3.8 Será responsabilidad del personal auxiliar y del responsable del área de almacenes, el inmediato y debido acomodo de los materiales y bienes recepcionados, así como de su adecuado control, guarda y custodia hasta en tanto dichos bienes, no sean entregados a los usuarios finales.

3.9

Los primeros cinco días de cada inicio de mes, el responsable del área de almacenes, hará entrega mensual de las notas de entrada de materiales e insumos a la Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de Adquisiciones.

Firma

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4.0Descripción del procedimiento Secuencia de

Etapas Actividad Responsable

1.0 Lleva a cabo la elaboración de requisiciones.

1. Lleva a cabo un análisis de consumo y procede a la elaboración de las requisiciones correspondientes y las turna al Departamento de Adquisiciones para que se lleve a cabo la compra.

• Cuadro de análisis de consumo

• Requisiciones de compra Responsable de Almacén. 2.0 Recepción de requisiciones de compra y realización de compra.

2.1 Recibe requisiciones de compra y procede a realizar la compra.

2.2 Posterior a la compra, turna al área de

almacenes, copia del (los) pedido(s) y/o contrato(s) fincados a los proveedores.

• Requisiciones • Pedido y/o contrato

Departamento de adquisiciones.

3.0 Recibe materiales e insumos

3.1 Recibe copia del (los) pedido(s) y/o contrato(s) fincados a proveedores y en las fechas preestablecidas, recibe los bienes relacionados en los pedidos, así como las facturas o remisiones que los amparan.

• Copia de pedido y/o contrato • Factura o remisión

Auxiliar de almacenes

4.0 Verifica

materiales e insumos

4.1 Extrae de archivo el pedido y/o contrato y verifica que los materiales e insumos que le están siendo entregados, sean concordantes a los estipulados en el pedido, facturas o remisiones.

PROCEDE: NO:

Rechaza y no recibe los bienes que incumplan a lo solicitado indicándole al proveedor, las causas que motivaron este hecho. Regresa a la actividad núm.

SI:

Recibe los bienes, sella de recibido en el original de la factura o remisión; se plasma la firma y nombre del personal de almacén que recibe, se obtiene copia de la misma, adjuntando a la copia del pedido y devuelve el original de la factura o remisión al proveedor.

• Factura o remisión

Auxiliar de almacenes

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4.0 Descripción del procedimiento Secuencia de

5.0 Ingresa al

sistema y emite nota de entrada

5.1 Ingresa al sistema “SQL”, captura y hace efectiva la entrada de materiales e insumos y

procede a emitir la nota de entrada al almacén, para trámite de pago al proveedor.

• Nota de entrada 0/3 copias Original al proveedor

1ª. Copia.- para el expediente consecutivo de entradas.

2ª. Copia.- para el expediente de pedidos (departamento de adquisiciones).

3ª. Copia.- para la Subdirección de Recursos Financieros Auxiliar de almacenes 6.0 Verifica la entrega mensual de notas

6.1 Al finalizar el mes elabora memorándum con relación de las notas de entrada al Almacén y verifica la entrega mensual de las copias de dichas notas, a las áreas de adquisiciones y recursos financieros.

• Nota de entrada • Memorándum Responsable de Almacén 7.0 Instruye sobre acomodo de Bienes

7.1 Instruye al personal auxiliar de almacén para clasificar, distribuir y ubicar los materiales e insumos recepcionados, en los lugares que les corresponda.

Responsable de Almacén

8.0 Supervisa periódicamente

8.1 Supervisa el debido control, guarda, custodia y resguardo de los materiales e insumos

recepcionados, hasta en tanto son entregados a los usuarios finales.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Firma

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5.0DiagramadeFlujo

INICIO RECIBE REQUISICIONES REALIZA COMPRA ÁREA DE ALMACENES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES FA C TU R A S - R E MIS ION E S

VERIFICA LOS BIENES VS PEDIDO Y FACTURA

¿P R O C E D E ? N O

RECHAZA / NO RECIBE LOS BIENES

C O P IA P E D ID O RECIBE BIENES PLASMA NOMBRE SELLA Y FIRMA ADJUNTA COPIA DE DOCUMENTOS C O P IA FA C TU R A C OP IA P E D ID O C O P IA FA C TU R A INGRESA AL SISTEMA “SQL” Y LIBERA LA ENTRADA DEL MATERIAL ANALISIS DE EXISTENCIAS Y ELABORACION DE REQUISICIONES. C U A D R O A N A LIS IS RECIBE BIENES Y FACTURAS O REMISIONES QUE LOS AMPARAN

RECIBE COPIA DE LA NOTA DE ENTRADA Y DE FACTURA FIN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS R E Q U IS IC IÓN P E D ID O S 2 S I ¿E S C OR R E C TA LA C A P TU R A ? S I DETECTA ERRORES Y CORRIGUE EMITE AVISO DE ENTRADA ENTREGA AL PROVEEDOR DISTRIBUYE A QUIEN CORREPONDE RECIBE COPIA DE NOTA DE ENTRADA Y DE FACTURA 1 3 4 N O 5

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6.0 Documentos de referencia

Documentos Código (cuando

aplique)

Manual de Organización Específico del INMEGEN

Marzo de 2008 No aplica

Lineamientos generales para la administración de Almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal D.O.F 11-XI-2004

No aplica

Manual del Sistema de Almacén “SQL” No aplica

Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los oficiales mayores de las dependencias de la Administración Pública Federal el método aplicable para la valuación de inventarios

No aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de

conservación Responsable de conservarlo

Código de registro o identificación

única Nota de entrada al

Almacén 5 años Responsable del Área de Almacén No aplica

Requisición de Compra 5 años Responsable del Área de Almacén No aplica

Firma

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8.0 Glosario

8.1 Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición, materiales e insumos con excepción de los servicios relacionados con obra pública.

8.2

Nota de Entrada.- Documento emitido por el sistema de almacén, que ampara la recepción y registro materiales e insumos al área de almacén.

8.3

Sistema “SQL”: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los materiales e insumos adquiridos por el Instituto Nacional de Medicina Genomica.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio

2° versión 02-sep-08 No aplica

10.0 Anexos

10.1 Requisición de compra 10.2 Nota de entrada al Almacén

(22)

Formato “Requisición de Compra”

Firma

(23)

Instructivo del Formato “Requisión de Compra”

No. Concepto Actividad

1 Clasificación del tipo de bien o servicio a adquirir

Señalar el tipo de requisición nacional o de importación

2 Fecha de elaboración de la requisición Anotar la fecha en la que se elabora la requisición 3 Nombre completo del solicitante Anotar el nombre del Servidor Público solicitante 4 Número telefónico o extensión Anotar el número de teléfono o extensión donde

se localiza el Servidor Publico que elaboró la requisición

5 Numero de partidas contenidas en la requisición

Anotar el número consecutivo de partidas 6 Descripción completa del bien o

servicio a solicitar

Anotar la descripción del bien que se adquiere

7 _{Unidad del Bien} Anotar la unidad del bien que se adquiere

8 _{Numero de artículos requeridos por} partidas.

Anotar el número requerido por partida 9 _{Precio unitario del bien o servicio}

descrito.

Anotar el precio unitario de bien

10 _{Importe total por partidas requeridas.} Anotar el importe total por cada partida 11 _{Breve comentario de la solicitud}

requerida.

Descripción breve del uso técnico del bien que se adquiere

12 _{Importe, subtotal y total c/ I.V.A.} Anotar la suma subtotal y total de la requisición

13 _{Tipo de moneda.} Anotar el tipo de moneda con la que se realiza la

adquisición

14 _{Clasificación de documentos anexos.} Anotar los documentos que se anexan a la cotización (justificación técnica, cotización, etc) 15 _{Nombre completo c/firma y proyecto}

del solicitante.

Anotar nombre completo del solicitante, y plasmar firma del jefe o encargado del proyecto para la adquisición de los materiales e insumos

16 _{Nombre completo c/firma y cargo del} que autoriza.

Anotar nombre completo y plasmar firma del Director de Área que autoriza la adquisición

17 _{Numero continuo de control del} departamento de adquisiciones.

Plasmar el sello del número consecutivo de control de recepción de requisiciones por parte del Departamento de Adquisiciones

18 _{Sello c/fecha de recibido de la} requisición del Departamento de Adquisiciones.

Plasmar sello de la fecha de recepción de la requisición por parte del Departamento de adquisiciones.

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Formato “Nota de Entrada al Almacén” 2 3 4 5 6 9 1 7 8 CONTROL DE EMISIÓN

Firma

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Instructivo del Formato “Nota de Entrada”

Concepto Actividad

1 Número consecutivo de entrada al almacén

Anotar el número consecutivo de entrada emitido por el sistema de almacén.

2 Nombre del Proveedor Anotar el Nombre de la Persona Física o Moral.

3 Número de factura Anotar el número de factura del proveedor.

4 Fecha de entrada Anotar la fecha de recepción de los materiales e

insumos.

5 Número de pedido Anotar e número de pedido.

6 Cantidad y descripción de los

materiales e insumos Anotar al la cantidad y descripción de los materiales e insumos recepcionados. 7 Precio unitario Anotar el precio unitario de los materiales e

insumos.

8 Importe total de nota de entrada Anotar el importe total de la nota de entrada. 9 Nombre y firma de recibido del

personal del área de almacén Anotar el nombre y plasmar firma del personal del área de almacén que recibe.

(26)

2.

PROCEDIMIENTO PARA EL ACOMODO DE MATERIALES E INSUMOS EN LOS ALMACENES

Firma

(27)

1.0 Propósito

Desarrollar un sistema de control eficaz y eficiente que permita mantener debida y adecuadamente clasificados los materiales e insumos, que sean recibidos en los almacenes, distribuyéndolos y ubicándolos en lugares idóneos, que faciliten su pronta localización, custodia, resguardo y eviten el deterioro de los mismos.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al Área del Almacén. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable

3.1

El responsable del área de almacenes, deberá mantener permanentemente actualizado el catálogo de bienes.

3.2

La asignación de claves, para la debida identificación de los bienes, deberá llevarse a cabo conforme a lo enmarcado en el catálogo establecido para tal fin.

3.3

El acomodo de los bienes recepcionados de los proveedores, se realizará de manera inmediata posterior a su verificación física y será efectuado, exclusivamente, por el personal auxiliar del área de almacenes.

3.4

Será responsabilidad del personal auxiliar del área de almacenes, cumplir, entre otras, con las siguientes obligaciones:

- Acomodar los bienes, únicamente, en los lugares asignados y no ubicarlos en áreas temporales, provisionales o en los pasillos de los almacenes.

- Respetar las indicaciones del fabricante de los bienes, para llevar a cabo su acomodo (por ejemplo: el número de cajas por estiba, grados de refrigeración, evitando lugares demasiado húmedos o secos, etc.).

- Tener, debida y permanentemente, identificados los estantes o áreas donde se acomodarán los bienes, así como mantenerlos en condiciones óptimas de uso. - Los materiales deberán de ser colocados de la siguiente manera: al frente los

productos más rezagados o con caducidad próxima, bajo llave los artículos más costosos.

(28)

3.5

Se deberá impedir la entrada, a las áreas restringidas de los almacenes, a personas ajenas a las mismas.

3.6

El personal auxiliar y el responsable del área de almacenes deberán identificar los productos de poco movimiento, así como de verificar periódicamente la caducidad y obsolescencia de los productos bajo su resguardo, reportándolo a la Dirección de Administración, con la finalidad de minimizar mermas y pérdidas por estos motivos.

3.7

El encargado del área de almacenes, para el adecuado manejo y control de materiales e insumos, deberá instrumentar los mecanismos que doten a los almacenes de instalaciones en buen estado de conservación y mantenimiento, así como que cuenten con las medidas de seguridad, higiene y vigilancia idóneas.

Firma

(29)

1.0 Actualización del catálogo de bienes en caso de ser necesario.

Como resultado de los pedidos fincados y una vez recibida la copia de los mismos:

Revisa el catálogo de claves de bienes y determina la actualización e ingresa al sistema de Almacenes.

• Catalogó de bienes Responsable de Almacén. 2.0 Acomodo de materiales y bienes recepcionados

Recibe del proveedor los materiales y bienes que le fueron adquiridos los separa y clasifica atendiendo a su tipo y características, procede a efectuar el acomodo de los bienes en los lugares asignados, respetando las indicaciones y especificaciones del fabricante. Auxiliar de Almacén. 3.0 Conservación de los almacenes en buen estado

Instrumenta los mecanismos para mantener las instalaciones de los almacenes en buen estado de conservación y mantenimiento, así como que cuenten con las medidas de seguridad, higiene y vigilancia idóneas.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Responsable de Almacén.

(30)

5.0 Diagrama de Flujo CA TÁ LOGO CA TÁ LOGO INICIO REVISA CATÁLOGO DE CLAVES Y DETERMINA ACTUALIZACIÓN INGRESA AL SISTEMA Y CAPTURA CLAVE DE LOS BIENES. INSTRUMENTA MECANISMOS DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ALMACENES. 1 PROCEDE A EFECTUAR EL ACOMODO DE LOS MATERIALES Y BIENES RECEPCIONADOS.

RESPONSABLE DE ALMACÉN

PERSONAL AUXILIAR DE ALMACÉN

SEPARA Y CLASIFICA LOS BIENES ATENDIENDO CARACTERISTICAS 2 FIN. 3 CONTROL DE EMISIÓN

Firma

(31)

Documentos Código (cuando aplique)

Manual de Organización Específico del INMEGEN Marzo de 2008

No aplica Lineamientos generales para la administración de Almacenes de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal D.O.F 11-XI-2004

No aplica

7.0 Registros

Registros _{conservación}Tiempo de Responsable de conservarlo Código de registro o _{identificación única}

Catalogó de Bienes Permanente Área de Almacén No aplica

8.0 Glosario

8.1 Sistema “SQL”: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los materiales e insumos adquiridos por el Instituto Nacional de Medicina Genómica.

8.2 Catálogo de bienes.- Documento que describe la clasificación de bienes de consumo a través de un código relacionado con la partida presupuesta correspondiente.

(32)

10.0 Anexos

10.1

Catálogo de Bienes

Firma

(33)

Formato “Catálogo de Bienes”

Número consecutivo por partida

Descripción _Cantidad _Unidad _{Precio de Venta} _{Ultimo Costo} _Costo

Promedio

(34)

Instructivo del Formato “Catalogo de bienes”

1 Número consecutivo por partida Anotar el número consecutivo que corresponda por partida

2 Descripción de materiales e insumos Anotar la descripción del material o insumo

3 Cantidad en existencia Anotar la cantidad en existencia

4 Unidad Anotar la unidad de medida de los

materiales e insumos

5 Precio de Venta Anotar el precio por unidad del

material

6 Ultimo Costo Anotar el ultimo costo de adquisición

7 _{Costo Promedio} Anotar el costo promedio del material

Firma

(35)

3.

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE MATERIALES E INSUMOS Y EL REGISTRO DE SALIDA DE LOS ALMACENES

(36)

1.0 Propósito

1.1 Dar a conocer el procedimiento de recepción de solicitudes para el surtimiento y entrega de materiales e insumos requeridos por las áreas solicitantes del Instituto, con la finalidad de que estas cuenten con los insumos necesarios para realizar eficaz y eficientemente las actividades que les han sido encomendadas.

2.1 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área del Almacén. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable.

3.1 Solamente el personal autorizado en el catalogo de firmas correspondiente podrá solicitar materiales e insumos al área del almacén.

3.2 El responsable del área de Almacén actualizará anualmente o cuando se requiera por baja y/o alta de personal el catálogo de firmas del personal autorizado para solicitar materiales e insumos del almacén.

3.3 Las distintas áreas del Instituto, únicamente, podrán solicitar al área de almacenes e inventarios, el surtimiento de bienes, dentro de los horarios establecidos.

3.4 Las solicitudes de papelería se deberán realizar a través del sistema los días lunes, las cuales serán verificadas y atendidas por el personal de almacén.

En lo que se refiere a sustancias químicas y materiales de laboratorio, las solicitudes podrán realizarse de lunes a viernes en horario de 9:00 a 14:00 hrs. y de 15:00 a 16:00hrs, mismas que serán verificadas y atendidas por el personal de almacén.

3.5 La entrega de bienes deberá efectuarse previa verificación de que los mismos cumplen y son coincidentes con las características y cantidades señaladas en la solicitud-vale (nota de salida), así como de que en dicho documento, está plasmada la firma de recibido por parte del jefe de área solicitante, autorizado en el catalogo de firmas elaborado para tal fin.

Firma

(37)

1.0 Solicitud de materiales y bienes.

1.1 Identifica las necesidades de abastecimiento de su área o laboratorio.

1.2 Una vez identificadas las necesidades de abastecimiento, ingresa a la página web al sistema del área de almacén, donde realiza, guarda e imprime su nota de salida. • Nota de Salida Áreas usuarias 2.0 Consulta de solicitudes autorizadas por abastecer.

2.1 Ingresa a la página web al sistema “SQL” de almacén a consultar las notas de salida por

abastecer efectuadas por el personal autorizado en el catalogo de firmas para retirar materiales e insumos del almacén.

2.2 Imprime nota de salida provisional de abastecimiento del sistema “SQL”.

PROCEDE

NO Solicita al área usuaria modifique la nota de salida provisional

SI Instruye al personal auxiliar del área de almacén se prepare lote de materiales e insumos

• Nota de Salida

3.0 Entrega de Materiales.

3.1 Prepara lote de la mercancía solicitada

3.1 Entrega material requerido y solicita firma de la persona autorizada, en la nota de salida definitiva correspondiente.

• Nota de Salida

Auxiliar de Almacén.

(38)

4.0 Recepción de materiales por parte de las áreas usuarias

4.1 Recibe en su totalidad los materiales e insumos y firma de conformidad.

• Nota de Salida Áreas usuarias

5.0 Control de Notas de salida

5.1 Verifica en el sistema “SQL”, el correcto registro de salida y archiva el original de la nota de salida debidamente requisita (firmada), en el expediente correspondiente.

• Nota de Salida

Auxiliar de Almacén

FIN DE PROCEDIMIENTO

Firma

(39)

5.0 Diagrama de Flujo N O T A D E S A L ID A N O TA D E S A L ID A INICIO IDENTIFICA LAS NECESIDADES DE ABASTECIMIENTO DE SU DEPARTAMENTO. INGRESA A PAGINA W EB AL SISTEMA DE ALMACEN

RELIZA , GUARDA EIMPRIME NOTA DE SALIDA

INGRESA AL SISTEMA Y CONSULTA NOTAS DE SALIDA POR

ABASTECER.

IMPRIME NOTA DE SALIDA PROVISIONAL. RECIBE BIENES EN SU TOTALIDAD Y FIRMA DE CONFORMIDAD PREPARA Y ENTREGA MATERIALES E INSUMOS SOLICITA FIRMA DE RECIBIDO N O T A D E S A L ID A ARCHIVA EL ORIGINAL NOTA DE SALIDA REQUISTADA EN EL EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE FIN

USUARIO (S) _ALMACENAREA DE

1 2 3 4 ¿PROCEDE? S I N O SOLICITA AL AREA USUARIA MODIFIQUE NOTA DE SALIDA INSTRUYE AL PERSONAL AUXILIAR PREPARE LOTE DE MERCANCIA 5

(40)

No aplica

7.0 Registros

Registros _{conservación}Tiempo de Responsable de conservarlo Código de registro o _{identificación única}

Nota de salida 5 años Área de Almacén No aplica

8.0 Glosario

8.1 Nota de Salida.- Documento emitido por el sistema de almacén, que ampara la solicitud y recepción de solicitudes de materiales e insumos requeridas por las diferentes áreas del Instituto.

8.2 Catalogo de firmas.- Documento en el cual se encuentra el nombre, puesto y firma autógrafa del personal autorizado por los directores de Área, para retirar materiales e insumos de los almacenes.

8.2 Sistema “SQL”: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los materiales e insumos adquiridos por el Instituto.

Firma

(41)

10.0 Anexos

10.1 Nota de Salida

(42)

Formato “Nota de Salida” 1 2 3 4 7 8 9 5 6 CONTROL DE EMISIÓN

Firma

(43)

Instructivo del Formato“Nota de Salida”

1 Nombre del Solicitante Anotar nombre del Servidor Público que solicita

2 Numero consecutivo de salida de almacén

Anotar el número consecutivo de nota de salida emitida por el sistema de almacenes. 3 Fecha de la nota de salida Anotar la fecha de elaboración de la nota de

salida

4 Cantidad solicitada Anotar la cantidad solicitada por cada uno de los materiales e insumos

5 Descripción de los materiales e insumos

Anotar la descripción incluyendo el catalogo de los materiales e insumos

6 Precio Unitario Anotar el precio unitario de los materiales e insumos

7 _{Nombre y Firma del que recibe} Anotar el nombre y plasmar firma de Servidor Publico que recibe

8 _{Nombre y Firma de quien entrega} Anotar el nombre y plasmar firma del personal que entrega perteneciente al área de almacén 9 Importe total de la nota de salida Anota el importe total de la nota de salida

(44)

Formato “Catálogo de Firmas”

NOMBRE AREA DE ADSCRIPCIÓN FIRMA

Firma

Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008

(45)

Instructivo Formato “Catalogo de Firmas”

1 Nombre del Personal Autorizado Anotar del Servidor Público autorizado.

2 Área de adscripción Anotar el área de adscripción del

personal autorizado

3 Firma del Personal Autorizado Plasmar firma del Servidor Público Autorizado

(46)

4.

PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE REPORTES DE ALMACÉN

Firma

(47)

1.0 Propósito

1.1 Emitir y enviar oportunamente los reportes que genera, mensual o periódicamente, el área de almacenes, a la Dirección de Administración, Subdirección de Recursos Financieros, Departamento de Adquisiciones, en su caso paras áreas fiscalizadoras que los solicitan

2.1 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al Área del almacén. 2.2 A nivel externo no aplica

3.1 El responsable del área de almacenes, en los plazos establecidos y de manera correcta, deberá emitir los reportes que son generados del sistema de almacenes, los cuales se harán llegar a las áreas correspondientes, a través de la Dirección de Administración.

3.2 El responsable del área de almacenes, deberá respaldar, en medios magnéticos, toda la información que se generen del Sistema de Álmacenes e, igualmente, conservar copia de los reportes que emita.

3.3 El responsable del área de almacenes, previo a la emisión de reportes, deberá verificar, comprobar y validar la correcta captura de la información contenida en los documentos fuente, así como de que los registros individuales de los materiales e insumos, hayan sido afectados adecuadamente.

3.4 El responsable del área de almacenes, deberá conciliar mensualmente, las cifras contenidas en sus registros contra las que obren en el departamento de adquisiciones y el departamento de contabilidad y, en su caso, aclarar las posibles diferencias que surjan, resultado de dicha conciliación.

(48)

1.0 Emisión de reportes.

1.1 Emite listados previos de los reportes que son generados de manera permanente o mensualmente, tales como: reporte de movimientos, entradas al almacén, reporte de consumos por partida, artículo y por área etc.

1.2 Envía a la Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de Adquisiciones.

• Listado de Notas de Entrada por partida

• Listado de Notas de Salida por partida

2.0 Elabora de conciliación con adquisiciones

2.1 Conjuntamente con el departamento de adquisiciones, concilian los pedidos formalizados Si existen diferencias:

Aclara las diferencias, determinando su origen y, en su caso, genera los movimientos que correspondan para su corrección

No existen diferencias:

Obtiene Vo. Bo. de conformidad en la conciliación por parte del departamento de adquisiciones.

Emite reportes definitivos, respalda la información de los mismos en medios magnéticos y archiva listados previos.

• Relación de Pedidos

• Conciliación Departamento Adquisiciones 3.0 Elabora de conciliación con contabilidad

3.1 Con el departamento de contabilidad, concilia las cifras contenidas en los reportes contra las

consignadas en los registros contables y, en su caso, determina diferencias.

Si existen diferencias:

Aclara las diferencias, determinando su origen y, en su caso, genera los movimientos que

No existen diferencias:

Obtiene Vo. Bo. de conformidad en la conciliación por parte del departamento de adquisiciones.

Departamento Contabilidad

Firma

(49)

Emite reportes definitivos, respalda la información de de los mismos en medios magnéticos y archiva listados previos.

• Relación de Pedidos

• Listado de Notas de Salida por partida

• Conciliación

(50)

5.0 Diagrama de Flujo

C O N C ILIA C ION C O N TA B IL ID A D C O N C ILIA C ION A D QU IS IC ION E S C ON C IL IA C IÓN A U XIL IA R E S D E C ON TA B ILID A D N OTA S D E S A L ID A N OTA S D E E N TR A D A N O TA S D E E N TR A D A INICIO LIS TA D OS EMITE LISTADOS PREVIOS QUE GENERA MENSUALMENTE

CONCILIA CON ADQUISICIONES Y DETERMINA DIFERENCIAS

ÁREA DE ALMACENES

N O N O

CONCILIA CON CONTABILIDAD Y DETERMINA DIFERENCIAS R E P O R TE S P E D ID OS

E

I

X

E XIS TE D IFE R E N C IA S A C L A R A , D E TE R MIN A OR IG E N , C O R R IG U E N O C O N C IL IA C IÓN O B TIE N E V o B o E N L A C ON C ILIA C IÓ N P OR P A R TE D E A D Q U IS IC IO N E S S I ARCHIVA PAPELES DE TRABAJO Y CONCLIACIONES EN EXPEDIENTE DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD A C L A R A , D E TE R MIN A OR IGE N , C O R R IGU E E XIS TE D IFE R E N C IA S O B TIE N E V oB o E N L A C O N C ILIA C IÓN P O R P A R TE D E C ON TA B ILID A D 1 2 3 FIN 4 CONTROL DE EMISIÓN

Firma

(51)

No aplica

7.0 Registros

Registros Tiempo de conservación Responsable de _conservarlo Código de registro o _{identificación única}

Nota de salida 5 años Área de Almacén No aplica

8.0 Glosario

8.1 Sistema “SQL”: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los materiales e insumos adquiridos por el Instituto Nacional de Medicina Genómica.

8.2 Reportes.- Listados de las notas de entrada al Almacén, listado de notas de salida, listado de existencias, todos estos a una fecha determinada emitidos por el sistema de almacén.

(52)

10.0 Anexos

10.1

Formato de Reporte de Nota de Entrada 10.2 Formato de Reporte de Nota de Salida

Firma

(53)

Formato “Reporte de Notas de Entrada”

10.1 Reporte de Notas de Entrada

No. de

Pedido

Proveedor

No. Nota

de entrada

Fecha de

recepción

Importe

con iva

Partida

Presupuestal

1 2 3 4 5 ₆

(54)

Instructivo del Formato “Reporte Notas de Entrada”

1 Número de pedido Anotar el número de pedido de los materiales e

insumos

2 Nombre del Proveedor Anotar el Nombre de la Persona Física o Moral

3 Número de Nota de Entrada Anotar el número de nota de entrada emitida por el sistema de almacenes

4 Fecha de recepción Anotar la fecha de recepción en el almacén

5 Importe con iva Anotar el importe total con iva de la nota de entrada

6 Partida Presupuestal Anotar la partida presupuestal a la que pertenece la nota de entrada

Firma

(55)

10. 2 Reporte de Notas de Salida

No. Nota de

salida

Presupuestal

Partida

Cantidad

Unidad

_{Precio de}

Venta

Promedio

Costo

1 ₂ ₃

(56)

Instructivo del Formato “Reporte Notas de Salida”

1 Número de nota de salida Anotar el número de nota de salida emitida por el sistema

2 Partida Presupuestal Anotar la partida presupuestal a la que pertenece la nota de salida

3 Unidad Anotar unidad de los materiales e insumos

4 Precio de Venta Anotar el precio de venta de los materiales e

insumos

5 Costo promedio Anotar el consto promedio emitido por el

sistema

Firma

(57)

1. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIÓN DE DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES

(58)

1.0 Propósito

Contar con un documento que sirva de guía para la toma física de los inventarios de materiales e insumos, contenidos en los almacenes del Instituto, y como instrumento para la inducción del personal que interviene en dicho proceso, así como garantizar que los controles y procedimientos utilizados para dicha toma física, sean óptimos, eficaces y eficientes.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al Área del Almacén. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable.

3.1 El responsable del área de almacenes, tendrá la obligación de efectuar, por lo menos una vez al mes, pruebas selectivas de las existencias físicas de bienes en los almacenes, a fin de que, con oportunidad, detecte y corrija las posibles desviaciones que resulten de dichas pruebas.

3.2 El responsable del área de almacenes, deberá coordinar la toma de los inventarios físicos de materiales e insumos ubicados en los almacenes propiedad del Instituto.

3.3 La toma física de inventarios, invariablemente se deberá efectuar en el mes noviembre de cada ejercicio fiscal.

3.4 El área de almacenes, deberá comunicar con anticipación, la fecha programada para la toma física de los inventarios, a las áreas de Órgano Interno de de Control, Contabilidad y, en su caso, a Auditoria Externa, para su intervención y participación; así como a las distintas áreas del Instituto, para que con antelación a dicho evento y acorde a los períodos que tengan establecidos, soliciten los bienes que les sean necesarios, ya que durante la práctica del inventario no serán atendidas las solicitudes de abastecimiento de bienes.

3.5 El personal auxiliar del área de almacenes, deberá tener correctamente acomodados y clasificados los bienes a inventariar; clave y descripción de cada bien, y verificar un día antes de la toma física del inventario, que cada zona, sección, pasillo, anaquel o estante, tenga adherido su respectivo señalamiento, para facilitar su localización.

Firma

(59)

3.6

Para la toma física de los inventarios, se establecerá una mesa de control, la cual estará integrada por personal del área de almacenes e inventarios y del departamento de contabilidad.

3.7

El responsable del área de almacenes, deberá tener en orden los almacenes, así como preparar

la información y documentación que se utilizará para la toma física de los inventarios, con por lo menos dos días hábiles de anticipación.

3.8 Será responsabilidad de la Dirección de Administración realizar un diagnostico de los inmuebles de almacenamiento y establecer las medidas para el aprovechamientos de espacios destinados a los almacenes

3.9 El responsable del área de almacenes, previo a la toma del inventario, deberá verificar que no existan documentos pendientes de elaborar o capturar en lo concerniente a entradas y salidas, y que estén debidamente actualizados los registros de los bienes ubicados en los almacenes.

3.10El responsable del área de almacenes, previo a la práctica del inventario, deberá elaborar relaciones de los bienes que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos y las cuales contendrán el nombre de los mismos, su clave, cantidad de bienes, costo unitario y costo total:

• Por nulo desplazamiento.- se señalará el período a partir del cual no hayan tenido movimiento los bienes que se indiquen.

• Por obsolescencia.

• Por caducidad o mal estado.

• Facturados, entregados y no registrados en sistema.- estarán ubicados en áreas separadas, identificadas y debidamente acordonadas, estos bienes se inventariarán por separado y se les dará seguimiento hasta su inclusión en los registros de los almacenes.

• Recibidos y no facturados por el proveedor o entregados durante la práctica del inventario.- se procederá conforme a lo señalado en el inciso anterior.

• Los bienes de consumo que se determinaron como de bajo o nulo movimiento deberán desincorporarse de inmediato, conforme a las disposiciones aplicables. 3.11 El personal auxiliar de almacenes conjuntamente con el responsable del área de

almacenes, con la debida anticipación a la toma de los inventarios físicos, deberá: 1. Marbetear todos y cada uno de los bienes sujetos a inventario.

2. Elaborar una cédula de control de marbetes que contenga, como mínimo:

El total dispuesto en cada sección, pasillo, etcétera, indicando el número de folio inicial y final.

El total de los que se encuentran en blanco y susceptibles de utilizarse en aquellos bienes que por error u omisión no fueron marbeteados oportunamente, señalando sus números de folio.

(60)

Espacio para anotar el total de marbetes realmente utilizados en el inventario y descritos los números de folio inicial y final.

Obtener del sistema, un listado de los bienes existentes en los almacenes que contenga el nombre de los mismos, su clave y tres columnas que se intitularán 1er. conteo, 2° conteo y aclaración.

Elaborar el catálogo del personal que intervendrá en el inventario, ordenado por parejas y conteniendo el nombre de cada servidor público participante, sus iniciales, su antefirma y su firma.

Al día de inicio del inventario, se deberá contar con un tanto del kardex de bienes actualizado y, previo a la toma física, efectuar el corte documental de formas, conforme a lo siguiente:

Obtener y relacionar el número de folio y fecha de la último aviso de entrada elaborado; la ultima nota de salida surtida; de la última requisición elaborada y, en su caso, de la última nota de salida elaborada.

Obtener, relacionar y cancelar de los documentos anotados anteriormente, el siguiente número de folio útil.

3.12 La mesa de control, durante la toma del inventario físico de bienes, tendrá las siguientes funciones:

• Coordinar y asignar a cada pareja de servidores públicos, los bienes que les correspondan inventariar.

• Determinar las parejas que llevarán a cabo el segundo conteo, mismas que serán distintas a las que realizaron el conteo inicial.

• Controlar, que al concluir el conteo de cada sección o pasillo, la pareja asignada entregue sus marbetes debidamente requisitados.

• Comprobar el número progresivo de los marbetes, tanto del primero como del segundo conteo, verificando que los mismos, previo requisitado, estén encintados y, en su caso, investigará y aclarará los faltantes de marbetes.

• Al término de cada conteo, anotará la información contenida en los marbetes, en el listado obtenido del sistema en la columna que corresponda, así como, previa verificación del correcto vaciado, la encintará.

.3.13 Con la información contenida en el listado, comprobará que sean coincidentes las cifras resultantes del primero y segundo conteos y, para el caso de existir diferencias, conjuntamente con las parejas que realizaron los conteos, llevará a cabo la aclaración y asentará la cifra definitiva en la tercer columna del listado en cita.

Firma

(61)

- Al finalizar el inventario, concluirá el requisitado de la cédula de control de marbetes, verificando que el total de marbetes dispuestos, fueron efectivamente entregados; así como que la totalidad de los bienes en poder de los almacenes fueron inventariados y cuentan con la matriz de su correspondiente marbete.

- El Órgano de Interno de Control en el Inmegen y/o Auditoria Externa, durante el proceso de la toma física de los inventarios, en cualquier momento podrán efectuar las pruebas que consideren pertinentes.

- El responsable del área de almacenes, turnará al departamento de contabilidad, el listado que contiene el resultado del inventario físico de bienes, a fin de que este lleve a cabo el comparativo físico - teórico.

(62)

4 Descripción del procedimiento Secuencia de

1.0 Emite listado para realizar pruebas

1.1 Ingresa al sistema y emite listado, selecciona los bienes sobre los que practicará su verificación física y vacía sus datos en el formato establecido para tal fin.

Responsable del área

2.0 Realiza

Pruebas Selectivas

2.1 Lleva a cabo el conteo de los bienes seleccionados, anota el resultado obtenido en el formato establecido.

Responsable de área

3.0 Determina Diferencias

3.1 Utilizando el formato establecido, realiza el

comparativo de las cifras contenidas en el reporte contra las obtenidas en el conteo físico y determina, en su caso, posibles diferencias.

SI EXISTEN DIFERENCIAS:

Investiga y determina el origen de las posibles diferencias y procede en consecuencia, hasta su total aclaración.

NO EXISTEN DIFERENCIAS:

Valida el formato establecido, lo archiva en expediente y comunica a la Dirección de Administración, el resultado obtenido motivo de las pruebas selectivas practicadas a los bienes contenidos en los almacenes.

Responsable de área 4.0 Determina fecha de toma física de inventarios EN EL MES DE NOVIEMBRE:

4.1 Determina la fecha en que se practicará el inventario físico de bienes, da instrucciones al sistema para que comunique, con 10 días hábiles de anticipación, a las áreas participantes, así como a las distintas áreas del Inmegen, para los efectos procedentes al caso.

Responsable de área

Firma