MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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OFICINA CENTRAL DE ADMINISTRACION

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

CONTENIDO :



Licitación Pública



Adjudicación Directa Pública



Subasta Inversa Presencial



Adjudicación Directa Selectiva



Adjudicación Directa Pública



Adjudicación de menor cuantía



Concurso público



Contratación por servicios no personales



Acta De Verificación



Adquisición de insumos químicos



Requerimiento de comisión de servicios, subvenciones



Requerimiento de bonificación



Requerimiento de bolsa de trabajo



Captación de ingresos directamente recaudados



Rendición de caja chica



Autorización de bolsa de trabajo

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I. INTRODUCCION

La Oficina Central de Administración de la Universidad Nacional “Pedro Ruiz Gallo”, es un órgano de apoyo del segundo nivel organizacional creado para desarrollar actividades financieras relacionadas a los sistemas de contabilidad, tesorería y abastecimientos.

Siendo necesario que la Oficina cuente con un documento de Gestión que permita orientar a los trabajadores, usuarios y público en general las etapas, requisitos y tiempo de cada uno de los procedimientos Administrativos que se realizan en la Oficina Central de Administración, para ello se ha elaborado el Manual de Procedimientos Administrativos, el mismo que se ha ceñido a la Directiva N° 77-INAP/DNR Y 002-2003-OR-OCPL-UNPRG.

El presente Manual de Procedimientos es un documento de carácter normativo, se ha elaborado con la finalidad de mejorar los servicios que ofrece la Oficina Central de Administración a través de sus cuatro Oficinas: Abastecimiento y control patrimonial, Tesorería, Contabilidad y la Oficina de Administración para lograr que el personal administrativo que labora en la Oficina conozca los procedimientos sustantivos a realizar en un determinado trámite, permitiendo de esta forma dinamizar la gestión administrativa y atender en forma eficiente al usuario.

Cada uno de los procedimientos presenta: Finalidad; Base Legal, que sustenta los requisitos; Etapas de Procedimiento, donde se indica cada paso del trámite desde el inicio hasta el fin; Instrucciones; Flujo gramas y Formularios que se emplearán en el proceso

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II. INDICE

I. INTRODUCCION II. INDICE

III. DATOS GENERALES

3.1.- OBJETIVOS

3.2.- ALCANCE

3.3.- APROBACION Y ACTUALIZACION IV. DATOS DEL PROCEDIMIENTO



Licitación Pública



Adjudicación Directa Pública



Subasta Inversa Presencial



Adjudicación Directa Selectiva



Adjudicación de menor cuantía



Concurso público



Contratación por servicios no personales



Acta De Verificación



Adquisición de insumos químicos



Requerimiento de comisión de servicios, subvenciones



Requerimiento de bonificación



Requerimiento de bolsa de trabajo



Captación de ingresos directamente recaudados



Rendición de caja chica



Autorización de bolsa de trabajo



Pago por servicios no personales y recibo por honorarios

V. GLOSARIO DE TERMINOS

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III. DATOS GENERALES

3.1. OBJETIVO

Sistematizar los procedimientos administrativos de la Oficina Central de Administración de tal manera que se cuenten con procedimientos claros y simplificados que permitan una eficiente administración viabilizando los objetivos y metas propuestas por la Oficina.

3.2. ALCANCE

El presente Manual es de aplicación a todas las Oficinas que integran la Oficina Central de Administración.

3.3.- APROBACION Y ACTUALIZACION

La aprobación del Manual de Procedimientos Administrativos de los Ingresos y Gastos de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo, está sujeto a lo dispuesto en la Directiva Nº 001-2003-PPTO/OCPL, aprobadas por Resolución Nº 618-2003-R y a la Directiva Interna N° 002-2003-OR-OCPL-UNPRG“Formulación del Manual de Procedimientos Administrativos de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo”, aprobada mediante resolución N° 287-2003-R. Se revisará cada año considerando las Leyes Anuales, Directivas u otras Leyes que pudieran haber ocasionado un cambio.

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IV. DATOS DEL PROCEDIMIENTO

A.4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO: “LICITACIÓN PÚBLICA”

4.2. FINALIDAD

Establecer el procedimiento para la adquisición de bienes así como para la contratación de obras dentro de los márgenes que establecen las normas presupuestarias por licitación pública Nacional e Internacional en la Universidad de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y Reglamento.

4.3. BASE LEGAL

- Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.

- Ley del Presupuesto Anual del Sector Público vigente.

- Directiva para la Aprobación, Ejecución del Proceso Presupuestario del Sector Público.

- Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado D.S. Nº 083-2006-PCM

- Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado D.S. Nº 084-2006-PCM

- Decreto Supremo Nº 063-2006-EF

- Normas Generales de Tesorería, aprobadas con Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15.

- Directiva Nº 001-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para el Gobierno Nacional y Regional correspondiente al año Fiscal 2006.

- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto

4.4. REQUISITOS

Para el trámite de requerimientos de bienes el responsable del área usuaria deberá presentar en mesa de partes de la Oficina de Vicerrectorado Administrativo el expediente correspondiente.

Los montos de los bienes deben ser mayores ó iguales a S/450,000

4.5. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

a) El Comité Especial elabora las bases de la Licitación Pública conforme a las especificaciones técnicas preparadas por la Oficina de Abastecimiento.

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b) El área de Abastecimientos gestiona la Publicación de la convocatoria en la pagina de CONSUCODE en el Sistema Electrónico de Adquisición y Contratación del Estado (SEACE)

c) Los interesados comprarán las bases en el lugar establecido en la convocatoria. d) Los adquirientes de las bases podrán formular consultas o solicitar la aclaración de

cualquiera de sus extremos, o plantear solicitudes respecto a ellas.

e) El Comité Especial recibirá consultas por un periodo mínimo de 5 días contados desde el inicio de la venta de bases. El plazo para notificar a los adquirientes de bases, la absolución de consultas y aclaración a las mismas, no podrá exceder de 5 días contados desde el vencimiento del plazo para la recepción de consultas.

f) Los proveedores podrán formular observaciones a las bases, mediante escrito debidamente fundamentado, dentro de los 3 días siguientes de haber finalizado el término para la absolución de consultas.

g) El Comité Especial evaluará las observaciones presentadas por los adquirientes de bases en un plazo máximo de 5 días.

h) Los proveedores realizan la presentación de propuestas en 2 sobres de los cuales el primero contendrá la propuesta técnica y el segundo la propuesta económica. Los actos se llevan a cabo en la fecha y hora señaladas en la convocatoria.

i) El Comité Especial evalúa las propuestas que comprende tanto la referida a la propuesta técnica como a la propuesta económica. Las propuestas técnica y económica se evalúan asignando puntajes de acuerdo a los factores y criterios de evaluación y calificación que se establezca en las bases del proceso. La propuesta evaluada como la mejor será aquella que obtenga el mejor costo total.

j) El Comité Especial anunciará la propuesta ganadora, indicando el orden en que se ha calificado los postores, a través de un cuadro comparativo. Otorgamiento de la Buena Pro.

k) El área de Abastecimiento elabora un contrato para emisión de la orden a la unidad de Compras.

l) La Unidad de Compras prepara la orden de compra y guía de internamiento, y la deriva a Contabilidad.

m) El área de Contabilidad ordena que la orden de compra ingresa al Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF) y al Software “Proceso Presupuestario 2006” y devuelve expediente a Abastecimiento.

n) El área de Abastecimiento distribuye la orden de compra, una copia al Proveedor y original a la Unidad de Almacén.

o) La Unidad de Almacén recibe la Orden de Compra Afectada y recepciona los bienes del proveedor, Guía de internamiento, Factura y Guía de Remisión

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correspondiente. Da su conformidad, si los bienes que le son entregados corresponden a las características especificadas y deriva la copia de Orden de compra más Factura a Contabilidad. Si después de 15 días de recibida la orden compra, no recibe bienes comunica al jefe de Abastecimiento y Oficina Central de Administración.

p) La Unidad de Almacén una vez que da su conformidad de recepción realiza la etapa de devengado envía a Tesorería General copia de la orden de compra y factura para el pago correspondiente.

q) Tesorería General recibe copia de la Orden de Compra guía de internamiento y factura para el pago correspondiente.

r) El área de Tesorería General hace el giro correspondiente, adjunto la documentación sustentatoria, hace visar el comprobante de pago al contador y lo remite a la Oficina Central de Administración.

s) La Oficina Central de Administración da el visto bueno y lo eleva al Vicerrector Administrativo para la firma del cheque.

t) El Vicerrector Administrativo, recibe expediente, firma cheque y remite a Tesorería. u) Tesorería General recibe el expediente, firma el cheque y ordena al pagador de la

Universidad el pago al proveedor finalizando el procedimiento. v) Los proveedores retiran su cheque.

w) El área de Tesorería remite el expediente a Contabilidad.

x) El área de Contabilidad ordena que la orden de compra ingresa al Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF) y al Software “Proceso Presupuestario 2006” y realiza los asientos contables internos.

4.6. INSTRUCCIONES

Las observaciones a las bases de la licitación pública deberán ser presentadas mediante escrito debidamente fundamentado.

4.7. DURACION

La duración del proceso será de acuerdo al cronograma establecido en la convocatoria.

4.8. DIAGRAMACION

Presenta diagrama de flujo SI (X) NO ( )

4.9. FORMULARIOS

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B.4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO “ADJUDICACIÓN DIRECTA PÚBLICA”

4.2. FINALIDAD

Establecer el procedimiento para la adquisición de bienes por Adjudicación Directa Pública en la Universidad de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

4.3. BASE LEGAL

 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.

 Ley del Presupuesto Anual del Sector Público vigente.

 Directiva para la Aprobación, Ejecución del Proceso Presupuestario del Sector Público.

 Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado D.S. Nº 083-2006-PCM

 Normas Generales de Tesorería, aprobadas con Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15.

 Directiva Nº 001-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para el Gobierno Nacional y Regional correspondiente al año Fiscal 2006.

 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto 4.4. REQUISITOS

Para el trámite de requerimientos de bienes el responsable deberá presentar en mesa de partes de la Oficina de Vicerrectorado Administrativo el expediente técnico correspondiente.

Los montos de los bienes deben ser mayor a S/. 225,000 y menor a S/. 450,000.

Los montos de los servicios deben ser mayor ó igual a S/.100,000 menor ó igual S/. 200,000.

4.5. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

a) El Comité Especial elaborará las bases de la Adjudicación Directa conforme a las especificaciones técnicas integradas por el área de Abastecimiento.

b) El área de Abastecimiento realizará la publicación de la convocatoria en las páginas de CONSUCODE en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE).

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c) El proveedor adquiere las bases, formula consultas solicitando aclaraciones sobre las mismas, simultáneamente presenta observaciones

d) El Comité Especial recibirá sus consultas por un período mínimo de 3 días contados desde el inicio de la venta de las bases. El plazo para notificar a los adquirientes de bases la absolución de consultas y aclaraciones a las mismas no podrá exceder de 3 días desde el vencimiento del plazo para la recepción de consultas.

e) El proveedor presenta sus propuestas tanto técnica y económica en presencia del Comité Especial.

f) El Comité Especial evalúa las propuestas en el caso de Adquisición de Bienes y suministros, se considerará los requerimientos técnicos mínimos de modo que los que no cumplan con estos serán desestimados sin evaluar su propuesta económica. La evaluación de propuestas de servicios en general y de consultoría se realizará en dos etapas: la primera es de evaluación técnica cuya finalidad es ratificar la calidad de la propuesta y la segunda es la evaluación económica, la cual tiene por objetivo el monto de la propuesta.

g) El Comité Especial anunciará la propuesta ganadora, indicando el orden en que se ha calificado a los postores, a través de un cuadro comparativo publicándolo en las páginas de CONSUCODE en el SEACE

h) El área de Abastecimiento elabora un contrato para emisión de la orden a la unidad de Compras.

i) La unidad de Compras prepara la orden de compra y la deriva a Contabilidad. j) El área de Contabilidad ordena que la orden de compra ingresa al Sistema Integral

de Administración Financiera (SIAF) y al Software “Proceso Presupuestario 2006” y devuelve expediente a Abastecimiento.

k) El área de Abastecimiento distribuye la orden de compra una copia al Proveedor y original a la Unidad de Almacén.

l) La Unidad de Almacén recibe la Orden de Compra Afectada y recepciona los bienes del proveedor, Guía de internamiento, Factura y Guía de Remisión correspondiente. Da su conformidad, si los bienes que le son entregados corresponden a las características especificadas y deriva la copia de Orden de compra más Factura a Contabilidad. Si después de 15 días de recibida la orden compra, no recibe bienes comunica al jefe de Abastecimiento y Oficina Central de Administración.

m) La Unidad de almacén una vez que da su conformidad realiza la etapa de devengado envía a Tesorería General copia de la orden de compra y factura para el pago correspondiente.

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n) Una vez devengado se envía a Tesorería General copia de la Orden de Compra y factura para el pago correspondiente.

o) El área de Tesorería General hace el giro correspondiente, adjunta a la documentación sustentatoria, hace visar el comprobante de pago al contador y lo remite a la Oficina Central de Administración.

p) La Oficina Central de Administración da el visto bueno y lo eleva al Vicerrector Administrativo para la firma del cheque.

q) El Vicerrector Administrativo, recibe expediente, firma cheque y remite a Tesorería General.

r) Tesorería General recibe el expediente, firma el cheque y ordena al pagador de la Universidad el pago al proveedor finalizando el procedimiento.

s) Los proveedores retiran su cheque.

t) El área de Tesorería remite el expediente a Contabilidad.

u) El área de Contabilidad ordena que la orden de compra ingresa al Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF) y al Software “Proceso Presupuestario 2006” y realiza os asientos.

En el caso de las Adjudicaciones Directas Públicas deberá efectuarse obligatoriamente la correspondiente Publicación en el SEACE (Sistema de Adquisición y Contratación del Estado).

4.7. DURACION

Presenta diagrama de flujo SI (X ) NO ( )

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C 4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO “SUBASTA INVERSA PRESENCIAL”

4.2. FINALIDAD

Establecer el procedimiento para la adquisición de bienes por Subasta Inversa Presencial en la Universidad de acuerdo al CONSUCODE

4.3. BASE LEGAL

 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto

 Reglamento de la Modalidad de Selección por Subasta Inversa Presencial Resolución Nº 200-2005-CONSUCODE/PRE

4.4. REQUISITOS

Los bienes comunes requeridos deben encontrarse en el listado que otorga y aprueba CONSUCODE.

a) El Comité Especial convocará el proceso en las páginas de CONSUCODE, a través del SEACE.

b) Los proveedores compran bases y presentan propuestas tanto técnica como económica.

c) Los proveedores realizan consultas sobre el proceso en general. d) El Comité Especial aclara consultas realizadas por los proveedores.

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f) Los postores envían mensajes verbales o electrónicos, por lo que tendrán como precio base el monto más bajo.

g) El Comité Especial otorga la Buena Pro.

h) El área de Abastecimiento elabora un contrato para emisión de la orden a la unidad de Compras.

i) La unidad de Compras prepara la orden de compra y guía de internamiento la deriva a Contabilidad.

j) El área de Contabilidad ordena que la orden de compra ingresa al Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF) y al Software “Proceso Presupuestario 2006” y devuelve expediente a Abastecimiento.

k) El área de Abastecimiento distribuye la orden de compra las copias al Proveedor y original a la Unidad de Almacén.

l) La Unidad de Almacén recibe la Orden de Compra Afectada y recepciona los bienes del proveedor, Guía de internamiento, Factura y Guía de Remisión correspondiente. Da su conformidad, si los bienes que le son entregados corresponden a las características especificadas y deriva la copia de Orden de compra más Factura a Contabilidad. Si después de 15 días de recibida la orden compra, no recibe bienes comunica al jefe de Abastecimiento y Oficina Central de Administración.

m) La Unidad de almacén una vez que da su conformidad realiza la etapa de devengado envía a Tesorería General copia de la orden de compra y factura para el pago correspondiente.

n) Una vez devengado se envía a Tesorería General copia de la Orden de Compra y factura para el pago correspondiente.

o) El área de Tesorería General hace el giro correspondiente, adjunta a la documentación sustentatoria, hace visar el comprobante de pago al contador y lo remite a la Oficina Central de Administración.

p) La Oficina Central de Administración da el visto bueno y lo eleva al Vicerrector Administrativo para la firma del cheque.

q) El Vicerrector Administrativo, recibe expediente, firma cheque y remite a Tesorería General.

r) Tesorería General recibe el expediente, firma el cheque y ordena al pagador de la Universidad el pago al proveedor finalizando el procedimiento.

s) Los proveedores retiran su cheque.

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u) El área de Contabilidad autoriza que la orden de compra sea ingresado al Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF) y al Software “Proceso Presupuestario 2006” y realiza los asientos.

En el caso de la Subasta Inversa deberá efectuarse obligatoriamente la correspondiente publicación en el SEACE (Sistema de Adquisición y Contratación del Estado)

4.7. DURACION

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D4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO “ADJUDICACIÓN DIRECTA”

4.2. FINALIDAD

Establecer el procedimiento para la adquisición de bienes, contrataciones de servicios y ejecución de obras por Adjudicación Directa Pública en la Universidad de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que puede ser pública o selectiva.

4.3. BASE LEGAL

Para el trámite de requerimientos de bienes el responsable del área usuaria deberá presentar en mesa de partes de la Oficina de Vicerrectorado Administrativo el expediente técnico correspondiente.

Los montos de los bienes deben ser mayor a S/. 45,000 y menor a S/. 225,000.

Los montos de los servicios deben ser mayor ó igual a S/.20, 000 y menor ó igual S/. 100,000.

4.5. ETAPAS D EL PROCEDIMIENTO

a) El comité Especial elaborará las bases de la Adjudicación Directa conforme a las especificaciones técnicas integradas por el área de Abastecimiento.

b) Abastecimiento mediante invitación cursada a no menos de tres proveedores y con la respectiva notificación a la Comisión de Promoción de la Pequeña y

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Microempresa PROMPYME, que se encargará de dar publicidad a dicha convocatoria entre las pequeñas y microempresas.

c) El proveedor adquiere las bases, formula consultas solicitando aclaraciones sobre las mismas. Simultáneamente presenta observaciones

d) El Comité Especial recibirá sus consultas por un período mínimo de 3 días contados desde el inicio de la venta de las bases. El plazo para notificara los adquirientes de bases la absolución de consultas y aclaraciones a las mismas no podrá exceder de 3 días desde el vencimiento del plazo para la recepción de consultas.

e) El proveedor realiza el acto de presentación de sus propuestas tanto técnica y económica en presencia del Comité Especial.

f) El Comité Especial anunciará la propuesta ganadora, indicando el orden en que se ha calificado los postores a través de un cuadro comparativo, los resultados deberán ser notificados a los postores participantes en el proceso.

g) El área de Abastecimiento elabora un contrato para emisión de la orden a la unidad de Compras.

h) La unidad de Compras prepara la orden de compra y la deriva a Contabilidad. i) El área de Contabilidad ingresa la orden de compra al Sistema Integral de

Administración Financiera (SIAF) y al Software “Proceso Presupuestario 2006” y devuelve expediente a Abastecimiento.

j) El área de Abastecimiento distribuye la orden de compra las copias al Proveedor y original a la Unidad de Almacén.

k) La Unidad de Almacén recibe la Orden de Compra Afectada y recepciona los bienes del proveedor, Guía de internamiento, Factura y Guía de Remisión correspondiente. Da su conformidad, si los bienes que le son entregados corresponden a las características especificadas y deriva la copia de Orden de compra más Factura a Contabilidad. Si después de 15 días de recibida la orden compra, no recibe bienes comunica al jefe de Abastecimiento y Oficina Central de Administración.

l) La Unidad de almacén una vez que da su conformidad realiza la etapa de devengado envía a Tesorería General copia de la orden de compra y factura para el pago correspondiente.

m) Una vez devengado se envía a Tesorería General copia de la Orden de Compra y factura para el pago correspondiente.

n) El área de Tesorería General hace el giro correspondiente, adjunta la documentación sustentatoria, hace visar el comprobante de pago al contador y lo remite a la Oficina Central de Administración.

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o) La Oficina Central de Administración da el visto bueno y lo eleva al Vicerrector Administrativo para la firma del cheque.

p) El Vicerrector Administrativo, recibe expediente, firma cheque y remite a Tesorería General.

q) Tesorería General recibe el expediente, firma el cheque y ordena al pagador de la Universidad el pago al proveedor finalizando el procedimiento.

r) Los proveedores retiran su cheque.

s) El área de Tesorería remite el expediente a Contabilidad.

t) El área de Contabilidad ordena que la orden de compra ingresa al Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF) y al Software “Proceso Presupuestario 2006” y realiza os asientos.

En caso de un proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realiza la convocatoria mediante invitación cursada a no menos de tres proveedores y con la respectiva notificación a la Comisión de Promoción de la Pequeña y Microempresa – PROMPYME, la que se encargará de dar publicidad a dicha convocatoria entre las Pequeñas y Microempresas. En el caso de las Adjudicaciones Directivas Selectivas los resultados deberán ser notificados a todos los postores participantes en el proceso.

4.7. DURACION

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E4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO “ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA”

4.2. FINALIDAD

Establecer el procedimiento para la adquisición de bienes por Adjudicación de Menor Cuantía en la Universidad de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

4.3. BASE LEGAL

 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. Nº 083-2006-PCM.

 Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado D.S. Nº 084-2006-PCM.

 Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente. 4.4. REQUISITOS

Para el trámite de requerimientos de bienes el responsable deberá presentar en mesa de partes de la Oficina de Vicerrectorado Administrativo el expediente técnico correspondiente.

a) El Comité Especial Permanente se instalará en forma inmediata, tomará conocimiento de la adjudicación directa y procederá a elaborar las bases, las mismas que elevará al titular del pliego para su aprobación mediante resolución. b) El Comité Especial Permanente realiza la convocatoria mediante invitación que

puede ser a uno o más proveedores, según corresponda en atención a la oportunidad, monto, complejidad, envergadura o sofisticación de la adquisición o contratación.

c) Las Bases de una Adjudicación Directa de Menor Cuantía para la adquisición de bienes o la contratación de servicios contienen las especificaciones técnicas, características, cantidades y/o calidades de los bienes o servicios a adquirirse o

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d) El proveedor presentará sus propuestas dentro del plazo establecido en la convocatoria haciendo uso de cualquier medio de comunicación escrito, incluyendo el facsímil o correo electrónico.

e) El Comité Especial Permanente realiza la evaluación de propuestas, siendo suficiente en cualquier caso, la evaluación favorable de la propuesta sobre el bien o servicio que satisfaga las especificaciones de las bases.

f) El Comité Especial Permanente entrega el otorgamiento de la Buena Pro al postor ganador, podrá efectuarse por el mismo medio por el cual fue cursada la invitación, o con la expedición de la Orden de Compra o de servicios.

g) Abastecimiento elabora un contrato para emisión de la orden a la unidad de Compras.

h) La unidad de Compras prepara la orden de compra y la deriva a Contabilidad. i) El área de Contabilidad autoriza que la orden de compra sea ingresado al Sistema

Integral de Administración Financiera (SIAF) y al Software “Proceso Presupuestario 2006” y devuelve expediente a Abastecimiento.

j) El área de Abastecimiento distribuye la orden de compra las copias al Proveedor y original a la Unidad de Almacén.

k) La Unidad de Almacén recibe la Orden de Compra Afectada y recepciona los bienes del proveedor, Guía de internamiento, Factura y Guía de Remisión correspondiente. Da su conformidad, si los bienes que le son entregados corresponden a las características especificadas y deriva la copia de Orden de compra más Factura a Contabilidad. Si después de 15 días de recibida la orden compra, no recibe bienes comunica al jefe de Abastecimiento y Oficina Central de Administración.

l) La Unidad de almacén una vez que da su conformidad realiza la etapa de devengado envía a Tesorería General copia de la orden de compra y factura para el pago correspondiente.

m) Una vez devengado se envía a Tesorería General copia de la Orden de Compra y factura para el pago correspondiente.

n) El área de Tesorería General hace el giro correspondiente, adjunta a la documentación sustentatoria, hace visar el comprobante de pago al contador y lo remite a la Oficina Central de Administración.

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s) El área de Tesorería remite el expediente a Contabilidad.

t) El área de Contabilidad ordena que la orden de compra ingresa al Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF) y al Software “Proceso Presupuestario 2006” y realiza os asientos.

En caso de un proceso de Adjudicación de Menor Cuantía, se cursara invitación a uno ó más proveedores y con la respectiva notificación a la Comisión de Promoción de la Pequeña y Microempresa – PROMPYME, la que se encargará de dar publicidad a dicha convocatoria entre las Pequeñas y Microempresas, así mismo se hará de conocimiento del CONSUCODE.

4.7. DURACION

Presenta diagrama de flujo SI ( X ) NO ( )

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F. 4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO “CONCURSO PÚBLICO”

4.2. FINALIDAD

Conservar en forma óptima el estado de funcionamiento y operatividad de los bienes de propiedad de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo y cumplir con los compromisos de carácter permanente en forma prioritaria y oportuna.

4.3. BASE LEGAL

 Ley Nº 27209 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.

 Ley Nº 28128 Ley del Presupuesto Anual del Sector Público vigente.

 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. Nº 083-2006-PCM.

 Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado D.S. Nº 084-2006-PCM.

Para el trámite de requerimientos de servicios el responsable deberá presentar en mesa de partes de la Oficina de Vicerrectorado Administrativo su Pedido de Servicio, en el que debe precisar lo siguiente:

- Meta de la Actividad o Proyecto - Unidad Orgánica

- Descripción del servicio solicitado

- Firma del responsable de la Actividad o Proyecto.

a) Abastecimiento realiza la convocatoria en el sistema electrónico de adquisición y contratación del estado (SEACE) de CONSUCODE..

b) El Comité Especial elaborará las bases de los concursos públicos. c) Los postores adquieren las bases.

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e) Los postores realizan las observaciones de las bases, que serán presentadas dentro de los 3 días siguientes de haber finalizado el término para la absolución de consultas

f) Los postores presentan sus propuestas en 2 sobres de los cuales el primero contendrá la propuesta técnica y el segundo la propuesta económica.

g) El Comité Especial Permanente realiza la evaluación de propuestas.

h) El Comité Especial Permanente anuncia la propuesta ganadora, entrega el otorgamiento de la Buena Pro al postor ganador, indicando el orden en que han quedado calificados los postores, a través de un cuadro comparativo.

i) Abastecimiento elabora la orden de servicios.

j) La unidad de Compras prepara la orden de servicio y la deriva a Contabilidad. k) El área de Contabilidad autoriza que la orden de compra sea ingresado al Sistema

Integral de Administración Financiera (SIAF) y al Software “Proceso Presupuestario 2006” y devuelve expediente a Abastecimiento.

l) El área de Abastecimiento ordena a la unidad de compras comunicar al proveedor. Si la reparación ó mantenimiento se realiza fuera de la instalaciones de la Universidad, solicita a Margesí de Bienes la orden de salida del bien, recibe el servicio con el respectivo comprobante de pago da su conformidad y envía el expediente a contabilidad. Así mismo comunica Margesí de Bienes el retorno del bien dado para reparar o mantener.

m) Abastecimiento a la vez que recibe el bien conforme el servicio solicitado, realiza la etapa del devengado y envía a Tesorería General copia de la orden de servicio y factura para el pago.

n) El área de Tesorería General hace el giro correspondiente, adjunto a la documentación sustentatoria, hace visar el comprobante de pago al contador y lo remite a la Oficina Central de Administración.

s) El área de Tesorería remite el expediente a Contabilidad. t) El área de Contabilidad realiza los asientos.

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Llenar la solicitud de requerimientos de servicios..

No se recibirán ni tramitarán las solicitudes de requerimientos que adjunten comprobantes de pago, porque según el Texto Único Ordenado y su Reglamento, las dependencias de Administración, Contabilidad, Presupuesto y Tesorería no darán trámite a las adquisiciones que se ejecuten al margen dela Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.

La Orden de Servicio, deberá contener una nota que señale al proveedor la obligatoriedad de adjuntar la factura o comprobante de pago al momento de entregar el servicio. También indicará el plazo máximo de entrega.

4.7. DURACION

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G4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO

“CONTRATACION POR SERVICIOS NO PERSONALES”

4.2. FINALIDAD

Establecer un adecuado proceso para la contratación de personal por servicios no personales, garantizando el fiel cumplimiento de la normatividad presupuestaria y contando con el personal idóneo para el desempeño de sus funciones.

4.3. BASE LEGAL

 Ley anual de Presupuesto del Sector Público vigente.

 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. Nº 082-2001-PCM, de fecha 13 de Febrero del 2001

 Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado D.S. Nº 083-2001-PCM, de fecha 13 de Febrero del 2001

Se efectuarán contratos por servicios no personales si es que la normatividad presupuestaria así lo autoriza.

Los contratos por servicios no personales estarán sustentados en las correspondientes previsiones presupuestarias de la UNPRG, a fin de garantizar un adecuado financiamiento de los mismos.

a) Las Unidades Orgánicas de la Universidad que requieran una prestación de servicios deberá presentar su requerimiento dirigido al Vicerrectorado Administrativo, debidamente fundamentado señalando funciones o tareas a desarrollar, tiempo estimado de duración del servicio, perfil usuaria.

b) El Vicerrector Administrativo recibe el requerimiento y mediante hoja de trámite, lo deriva a la Oficina Central de Planificación, para su informe.

c) La Oficina Central de Planificación, recibe, registra y toma conocimiento del expediente y lo deriva a las Oficinas de Racionalización y de Presupuesto para el informe correspondiente.

(24)

d) La Oficina de Racionalización, recibe el expediente, lo analiza e informa de acuerdo al Cuadro para Asignación de Personal vigente y lo deriva a la Oficina de Presupuesto.

e) La Oficina de Presupuesto recibe el expediente, analiza e informa de acuerdo al marco presupuestal teniendo en cuenta el informe de la Oficina de Racionalización, elevando a la Oficina Central de Planificación.

f) La Oficina Central de Planificación, recibe el expediente, con los informes correspondientes y lo deriva al Vicerrectorado Administrativo.

g) Si el informe es desfavorable el Vicerrectorado Administrativo comunica a la dependencia solicitante y finaliza el procedimiento.

h) El Vicerrector Administrativo lo deriva a la Oficina Central de Administración mediante hoja de trámite, para el informe sobre retribución a pagar y disponibilidad financiera.

i) La Oficina Central de Administración recibe el expediente, analiza e informa de acuerdo a la disponibilidad financiera al rectorado.

j) Si el informe es desfavorable el Vicerrectorado Administrativo comunica a la dependencia solicitante y finaliza el procedimiento.

k) Si el informe es favorable el rectorado con los informes anteriores, autoriza a la Oficina Central de Administración que efectúe el proceso de contratación y la suscripción del contrato el mismo que es firmado por el Jefe de la Oficina y el interesado.

l) La Oficina Central de Planificación se encargará de remitir copia del contrato al Ministerio de Economía y Finanzas con un mes de anticipación, programando de esta manera la asignación a pagar.

m) Abastecimiento ordena a Compras prepare el contrato, lo formaliza con las firmas respectivas y emite orden de servicio, envía una copia a Personal, otra al interesado y otra a la unidad ejecutora.

n) Contabilidad ingresa la información al SIAF.

En el contrato se precisará adecuadamente el régimen laboral del contratado. 4.7. DURACION

El procedimiento no debe exceder el plazo de quince días útiles. 4.8. DIAGRAMACION

Presenta diagrama de flujo SI ( X ) NO ( ) 4.9. FORMULARIOS

(25)

H4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO “ACTA DE VERIFICACION”

4.2. FINALIDAD

Establecer un adecuado proceso para la adquisición de insumos químicos en la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo, garantizando el fiel cumplimiento de la normatividad.

4.3. BASE LEGAL

 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. Nº 083-2006-PCM

El Acta debe estar debidamente aprobada por la División Nacional de Antidrogas (DINANDRO)

a) La unidad de Almacén presenta una solicitud al Comandante de la Policía de la ciudad de Chiclayo adjuntando los antecedentes penales, judiciales de las personas responsables (Rector, Jefe de Abastecimiento, Jefe de Almacén).

b) El Comandante de la Policía recibe la solicitud y adjunta el informe técnico de cada insumo químico que utiliza el producto.

c) El Comandante dá la conformidad y se realiza el pago en el Banco de la Nación llenando correctamente el formato y la fecha de entrega.

d) La unidad de Almacén realiza la compra de los insumos químicos.

e) La unidad de Almacén registra los insumos químicos tanto en el Sistema como en las notas de entrada.

(26)

En el acta se precisará debidamente los nombres de los insumos químicos a comprarse.

4.7. DURACION

El procedimiento dura 1mes.

(27)

I. 4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO “ADQUISICION DE INSUMOS QUIMICOS”

4.2. FINALIDAD

Establecer un adecuado proceso para la adquisición de insumos químicos en la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo, garantizando el fiel cumplimiento de los insumos en los laboratorios de las Facultades que la requieran.

4.3. BASE LEGAL

 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. Nº 083-2006-PCM

Tener información del consumo y los saldos de los reactivos de Químicos de los laboratorios.

a) Las Facultades envían los saldos de reactivos químicos de sus laboratorios a través de un oficio, detallando el consumo de los mismos y adjuntando la PECOSA.

b) La unidad de almacén realiza el llenado de los formatos de acuerdo al oficio.

c) Se presenta un informe a la Dirección Regional de Producción del gobierno regional para su aprobación.

d) La unidad de Almacén emite la orden de compra de acuerdo al acta de verificación de insumos

e) El proveedor lleva el acta con la Policía para acreditar que los insumos químicos están dentro de lo normado a través de la PECOSA.

f) La unidad de Almacén recibe y registra los insumos químicos tanto en el Sistema como en las notas de entrada.

(28)

g) La unidad de Almacén distribuye los insumos químicos a las Facultades interesadas.

Para la adquisición se precisará debidamente los nombres de los insumos químicos a comprarse.

4.7. DURACION

El procedimiento dura 1mes.

(29)

J4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO

“REQUERIMIENTO DE COMISION DE SERVICIOS, SUBVENCIONES”

4.2. FINALIDAD

Mediante este procedimiento la Universidad otorga a sus miembros comisiones de servicios y subvenciones para realizar acciones pendientes al logro de las metas de las actividades o proyectos

4.3. BASE LEGAL

 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. Nº 083-2006-PC  Decreto Supremo 181-82-EF

 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto  Estatuto de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo 4.4. REQUISITOS

El responsable de la actividad o proyecto presentará a mesa de partes del Vice- Rectorado Administrativo su solicitud de Comisión de Servicios y Subvención y debe contener:

a. Objetivo y meta que logrará b. Duración

c. Especificar el lugar a donde se dirigirá.

a) El Responsable de la actividad ó proyecto, presentará su solicitud de comisión de servicios y subvenciones a mesa de partes del Vice- Rectorado Administrativo. b) El Vice- Rectorado Administrativo verifica si la petición logrará la meta presupuestal

de responsabilidad del solicitante y si hay disponibilidad en el calendario,

c) El Rectorado emite Resolución si la petición es favorable y ordena entregar copia a: Responsable, Contabilidad, Tesorería y Oficina Central de Administración

d) Contabilidad ordena ingresar la información del compromiso al SIAF y al software del MEF, luego el expediente es derivado a Tesorería General

(30)

e) Tesorería emite el comprobante de pago del giro del cheque. Hace visar el comprobante de pago al contador y luego lo remite a la Oficina Central de Administración

f) la Oficina Central de Administración da el visto bueno, si el expediente está conforme eleva al Vice – Rectorado Administrativo.

g) Vice – Rectorado Administrativo firma cheque y lo envía a Tesorería General h) Tesorería General firma cheque y ordena el pago

i) Los beneficiarios retiran sus cheques. j) El pagador eleva expediente a Tesorería.

k) Tesorería recibe expediente revisa y lo deriva a Contabilidad. l) Contabilidad ingresa el pago al SIAF

m) Los beneficiarios deberán presentar juntamente con la documentación sustentatoria un informe con las actividades desarrolladas a Tesorería General en un plazo máximo de 8 días después de haber recibido su cheque.

n) Tesorería General remite el expediente a Contabilidad, eleva un informe mensual al Vice- Rectorado Administrativo de quienes no presentaron oportunamente su rendición de gasto y adjunta los informes de las actividades desarrolladas.

o) Contabilidad ordena el registro del devengado y pago en el SIAF y realiza los asientos contables internos

Los miembros de la Universidad que no son responsables de actividades ó proyectos pueden solicitar la comisión de servicios y subvenciones a través de los responsables.

(31)

K4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO “REQUERIMIENTO DE BONIFICACION”

4.2. FINALIDAD

Mediante este procedimiento la Universidad otorga a sus miembros bonificaciones para realizar acciones pendientes al logro de las metas de las actividades o proyectos

4.3. BASE LEGAL

 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.

 Ley anual de Presupuesto del Sector Público vigente.

 Directiva para la Aprobación, Ejecución del Proceso Presupuestario del Sector Público.

 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. Nº 083-2006-PC  Decreto Supremo 181-82-EF

 Directiva Nº 001-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para el Gobierno Nacional y Regional correspondiente al año Fiscal 2006.

 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto  Estatuto de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo

4.4. REQUISITOS

El responsable de la actividad o proyecto presentará a mesa de partes del Vice- Rectorado Administrativo su solicitud de bonificación y debe contener:

 Objetivo y meta que logrará  Duración

 Especificar el lugar a donde se dirigirá. 4.5. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

a) El Responsable de la actividad ó proyecto, presentará su solicitud de bonificaciones a mesa de partes del Vice- Rectorado Administrativo.

b) El Vice- Rectorado Administrativo verifica si la petición logrará la meta presupuestal de responsabilidad del solicitante y si hay disponibilidad en el calendario,

c) El Rectorado emite Resolución si la petición es favorable y alcanza una copia a la Oficina Central de Personal para la emisión de la planilla correspondiente que derivará a la Oficina Central de Administración.

d) La Oficina Central de Administración recepciona, revisa expediente y lo deriva a Contabilidad.

(32)

e) Contabilidad ingresa la información del compromiso al SIAF y al software del MEF, luego el expediente es derivado a Tesorería General

f) Contabilidad espera conformidad de responsable 5 días antes de cada mes y ordena registrar devengado en el SIAF y deriva expediente a Tesorería.

g) Tesorería General emite el comprobante de pago del giro del cheque. Hace visar el comprobante de pago al contador y luego lo remite a la Oficina Central de Administración

h) la Oficina Central de Administración da el visto bueno, si el expediente está conforme eleva al Vice – Rectorado Administrativo.

i) Vice – Rectorado Administrativo firma cheque y lo envía a Tesorería General j) Tesorería General firma cheque y ordena el pago

k) Pagador efectúa pago el último día hábil del mes ó primer día hábil del siguiente mes

l) El pagador eleva expediente a Tesorería.

m) Tesorería recibe expediente revisa y lo deriva a Contabilidad. n) Contabilidad ingresa el pago en el SIAF

(33)

L4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO “REQUERIMIENTO DE BOLSA DE TRABAJO”

4.2. FINALIDAD

Mediante este procedimiento la Universidad otorga a sus miembros bolsa de trabajo para realizar acciones pendientes al logro de las metas de las actividades o proyectos

4.3. BASE LEGAL

 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. Nº 083-2006-PC  Decreto Supremo 181-82-EF

 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto  Estatuto de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo 4.4. REQUISITOS

El responsable de la actividad o proyecto presentará a mesa de partes del Vice- Rectorado Administrativo su solicitud de bolsa de trabajo para cumplir tareas de apoyo temporal de carácter académico y técnico, a partir del segundo ciclo y son financiados con administrados por la Alta Dirección debidamente autorizados mediante Resolución Rectoral.

Los Decanos de las Facultades autorizan las que son financiadas con sus recursos directamente recaudados y que administran en relación a la asignación presupuestal.

(34)

M4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO

“CAPTACION DE INGRESOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS”

4.2. FINALIDAD

Conocer permanentemente la disponibilidad de los ingresos y cumplir con los plazos establecidos por Ley.

4.3. BASE LEGAL

- Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.

- Ley del Presupuesto Anual del Sector Público vigente. - Ley del Sistema Nacional de Control. Decreto Ley Nº 27785. - Resolución Directoral Nº 043-97- EF/76.0

- Normas Generales de Tesorería, aprobadas con Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15.

- Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente

- Resolución Ministerial Nº 801-81-EFC/76 Normas del Sistema de Contabilidad. - Estatuto de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo.

4.4 REQUISITOS

- Utilizar recibos autorizados por Tesorería General.

- Las tasas educativas a cobrarse deben estar en el Texto Único de Procedimiento Administrativos. Vigente.

- La venta de los bienes o la prestación de servicios de los centros de producción fijarán sus costos.

- La Tesorería General, las Facultades, Escuela de Post-Grado y Centros de Producción o Servicios están autorizados a captar recursos.

a) El usuario abonará el derecho de pago según sea el caso en la Oficina de Tesorería a cada Facultad o Centro de Producción y oficina indicada recabará su recibo correspondiente.

b) El Responsable depositará dentro de las 24 horas de producido el ingreso o al siguiente día hábil, a las cuentas corrientes siguientes:

Cuentas Corrientes N° 0301-000200 y N° 0301-005091 los importes recaudados por la Alta dirección.

Cuenta Corriente N° 0301-004745 los importes recaudados por Facultades, Escuela de Post-Grado, Centro Pre-Universitario y Centros de Producción.

(35)

c) Después de efectuado el depósito al Banco el Responsable de Facultad, Escuela de Post-Grado, Centro Pre-Universitario o Centro de Producción, presentará a Tesorería General la Papeleta de depósito en original visada por el Banco de la Nación, hoja de recaudación, adjuntando los recibos que sustentan el Ingreso del día, indicado el código del clasificador de ingresos y código contable estos documentos serán presentados en original y dos copias.

d) Tesorería registrará en un auxiliar los ingresos por Facultades y Centros de Producción y procesará el ingreso en el registro SIAF de Las fases determinado y recaudado lo correspondiente a la Alta Dirección.

e) Contabilidad registra las fases: ingresa en el SIAF el asiento de los registros contables correspondientes.

La Oficina de Tesorería General y Contabilidad General y el correspondiente asiento contable registra en SIAF y remite vía correo electrónico los ingresos diarios en forma permanente.

4.7. DURACION

 La captación será permanente;

 Los depósitos al Banco e informe correspondiente serán dentro de las 24 horas o al siguiente día hábil.

Presenta flujo grama SI ( X ) NO ( )

Hoja de recaudación, Recibo de ingresos, Papeleta de depósitos, Boleta de Venta, Factura

(36)

N4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO:

“RENDICIÓN DE CAJA CHICA”

4.2. FINALIDAD:

Procedimiento mediante el cual se establece un adecuada rendición del Fondo para Caja Chica, utilizado para gastos menores a fin de garantizar una adecuada rendición y reposición oportuna.

4.3. BASE LEGAL:

 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado y su modificatoria.  Ley de Presupuesto del Sector Público vigente.

 R. M. 801-81-EFC/76 Normas Generales del Sistema de Contabilidad.  R. D. 026-80-EF/77.15 Normas Generales del Sistema de Tesorería.

 Resolución Nº 050-2002-VRADM que aprueba la Directiva de Tesorería del fondo para caja chica

 Resolución Nº 123-2002-R Aprobación la Directiva 001-2002-OCPL Normas Complementarias sobre ejecución presupuestaría en la UNPRG.

 Directivas de Tesorería. 4.4 REQUISITOS:

 Para los efectos de rendición de cuentas se deben cumplir con los siguientes requisitos:

 Los documentos deben estar codificados por la Unidad de Afectación Presupuestal.  Los comprobantes de pago (facturas y boletas de venta) deben estar sin

enmendadura, consignando en forma clara la fecha, el importe y emitidos a nombre de la Universidad seguido de las dependencias que efectúa el gasto.

 En el caso de boleta de venta, ésta debe ser copia que corresponda al USUARIO.  Los recibos por pasajes deben ser llenados en el formato diseñado por la Oficina de

Tesorería, indicando en forma clara y precisa el nombre del usuario, así como el detalle del gasto al reverso del documento.

 Los documentos de rendición se presentan con oficio adjunto a los comprobantes de pago respectivo y el anexo con el detalle correspondiente.

 Los gastos por mantenimiento de vehículos deben estar visados por el Jefe de la Oficina Central de Transportes.

(37)

4.5. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:

4.5.1.- ALTA DIRECCIÓN

a) La Oficina Central o Facultad presenta su rendición de caja chica cumpliendo con los requisitos anteriormente descritos a la Unidad de Control y Afectación Presupuestal de la Oficina de Contabilidad General.

b) El jefe de la Unidad de Control y Afectación Presupuestal recibe la rendición y procede a revisar y codificar según las partidas correspondientes y pasa a la Oficina de Control Previo.

c) La Unidad de Control Previo recibe la rendición y procede a revisar las boletas como: montos establecidos, que sean emitidas a nombre de la Universidad, la numeración, fecha, etc.

d) Si en la rendición se encuentran observaciones, se devuelve a los interesados para que sean levantadas y devueltas a la brevedad posible.

e) Si la rendición se encuentra conforme la jefa de la Unidad procede a visar, dar conformidad y pasa la rendición al Contador General.

f) El Contador General recibe la rendición revisa y si encuentra observaciones devuelve a los interesados para que sean corregidas y devueltas.

g) Si se encuentra conforme, para la rendición a la Oficina Central de Administración para la firma correspondiente.

h) La Oficina Central de Administración recibe la rendición, firma pasa a la Oficina de Tesorería para su reposición.

i) El encargado del manejo de la caja chica de la Oficina de Tesorería General recibe las rendiciones debidamente firmadas y procede a la reposición y finaliza el procedimiento.

4.5.2.- FACULTADES

Las Facultades y Centros de Producción presentan la documentación debidamente autorizada por el Decano o Jefes de Centros de Producción a la Oficina de Contabilidad General para su reposición.

Contabilidad registra en el SIAF y pasa a Tesorería para el respectivo giro.

4.6. INSTRUCCIONES:

a) El costo por pasajes en comisión de servicios Lambayeque - Chiclayo - Lambayeque no excederá a S/. 3.00.

(38)

c) El importe rendido puede ser menor o igual al monto asignado, en ningún caso puede ser mayor.

4.7. DURACION:

El fondo asignado se puede renovar sólo hasta dos veces por mes, siempre que se cuente con el calendario presupuestal y haber cumplido con la rendición de cuentas.

4.8. DIAGRAMACION:

Presenta flujograma SI (X) NO ( )

4.9. FORMULARIOS

(39)

O4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Y CODIGO: AUTORIZACION DE BOLSA DE TRABAJO

4.2. FINALIDAD:

Establecer un adecuado proceso para otorgar a los estudiantes de las diferentes Facultades de la Universidad que cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento General una subvención – Bolsa de Trabajo.

4.3. BASE LEGAL:

 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado y su modificatoria Ley.  Ley Anual del Presupuesto del Sector Público vigente.

 D. L 26162 Ley del Sistema Nacional de Control.

 R. M. 801-81-EFC/76 Normas Generales del Sistema de Contabilidad.  R. D. 026-80-EF/77.15 Normas Generales del Sistema de Tesorería.

 Resolución Nº 123-2002-R Aprobación la Directiva 001-2002-OCPL Normas Complementarias sobre ejecución presupuestaría en la UNPRG.

 R. D.066-2001-EF/77.15 aprueba Directiva de Tesorería Ejercicio Fiscal 2002. 4.4 REQUISITOS:

 Contar con las previsiones presupuestarias correspondientes.  El alumno deberá pertenecer al tercio superior.

 Debe ser de bajos recursos económicos 4.5. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:

a) El jefe inmediato del alumno que solicita la bolsa de trabajo, mediante oficio solicita al Rectorado la autorización de Bolsa de Trabajo, adjuntando los requisitos establecidos.

b) El Rector recibe el documento y mediante hoja de trámite deriva el expediente a la oficina Central de Bienestar Universitarios para informe socioeconómico correspondiente.

c) El jefe de la Oficina Central de Bienestar Universitario recibe el expediente y lo deriva a la Oficina de Servicio Social para la entrevista e informe.

d) La jefa de la Oficina de Servicios Social recibe el expediente realiza la entrevista al interesados, emite informe y lo deriva a la Oficina Central.

e) El jefe de la Oficina Central de Bienestar Universitario, mediante oficio eleva el expediente al Rectorado.

(40)

f) El Rector recibe el expediente con el informe Socioeconómico y deriva el expediente a la Oficina Central de Planificación para los informes correspondientes.

g) La Oficina Central de Planificación recibe el expediente

h) La Oficina Central de Planificación, recibe, registra y toma conocimiento del expediente y lo deriva a las Oficinas de Racionalización y de Presupuesto para el informe correspondiente.

i) La Oficina de Racionalización, recibe el expediente, lo analiza e informa de acuerdo al Reglamento vigente y lo deriva a la Oficina de Presupuesto.

j) La Oficina de Presupuesto recibe el expediente, analiza e informa de acuerdo al marco presupuestal, elevando los informes a la Oficina Central de Planificación. k) La Oficina Central de Planificación, recibe el expediente, con los informes

correspondientes y lo eleva al Titular del Pliego.

l) El Rector recibe los informes por parte de la Oficina Central de Planificación y decide.

m) Si los informes son negativos se comunica al interesado y culmina procedimiento. n) De ser favorable el informe emitido por las Oficinas correspondientes, el Rector

expedirá la respectiva Resolución.

o) El interesado recibe copia de la Resolución y finaliza procedimiento.

4.6. INSTRUCCIONES:

El interesado deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento General.

4.7. DURACION:

El procedimiento no debe exceder el plazo de cinco (05) días útiles.

4.8. DIAGRAMACION:

Presenta flujograma SI (X) NO ( )

4.9. FORMULARIOS

(41)

VI. GLOSARIO DE TERMINOS:

ACTA DE VERIFICACION

Documento por el cual se puede adquirir los insumos químicos de conformidad con la División Nacional de Anti Drogas (DINANDRO).

ACTIVIDAD

Es uno de los niveles programáticos del presupuesto del Sector Público constituido por el conjunto de acciones que realiza una entidad del Estado de modo continuo y permanente, que son necesarias para el mantenimiento y operatividad de la acción de gobierno. Las actividades, a través de sus componentes, financian costos operativos de mantenimiento.

a- Reúne acciones presupuestarias que concurren en la operatividad y mantenimiento de los Servicios Públicos o Administrativos existentes.

b- Representa la producción de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones, dentro de los procesos y tecnologías acostumbrados.

c- Es permanente y continúa en el tiempo.

d- Responde a objetivos que pueden ser medidos cuantitativa o cualitativamente a través de componentes y metas.

ADJUDICACIÓN DIRECTA:

Se aplica para las adquisiciones y contrataciones que realice la entidad dentro de los márgenes que establece la Ley Anual de Presupuesto.

ADJUDICACIÓN DIRECTA PÚBLICA:

Se convoca cuando el monto de la adquisición o contratación es mayor al 50% del límite establecido para la Adjudicación Directa en la Ley Anual de Presupuesto. Requiere de publicación para la convocatoria del proceso y para el otorgamiento de la Buena Pro en el Sistema Electrónica de Adquisición y Contratación del Estado (SEACE).

ADJUDICACIÓN DIRECTA SELECTIVA:

Se convoca cuando el monto de la adquisición o contratación es igual o menor al 50% del límite establecido para la Adjudicación Directa en la Ley Anual de Presupuesto. Se efectúa por invitación debiéndose efectuar a por lo menos tres proveedores y la notificación a PROMPYME.