PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
CONTRATO DE GESTIÓN Y MANTENIMIENTO
CON GARANTÍA TOTAL DE LAS
INSTALACIONES DE ALARMAS EN LOS
EDIFICIOS MUNICIPALES DEL
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS CONTRATO DE GESTIÓN Y MANTENIMIENTO CON GARANTÍA TOTAL DE LAS INSTALACIONES DE ALARMAS EN LOS EDIFICIOS MUNICIPALES DEL AYUNTAMIENTO DE VITORIA-GASTEIZ
Nº EXPTE.: 2013-CONASP 003 REF.:O.C.
ÍNDICE
PÁG.
ARTÍCULOS
I. OBJETO DEL CONTRATO 2
II. ALCANCE 3
III. ACTUACIONES 4
IV. OBLIGACIONES GENÉRICAS DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA 7
V. CONDICIONES TÉCNICAS ESPECÍFICAS 9
5.1
.
CUMPLIMIENTO DE LA REGLAMENTACIÓN
9
5.2
.
MEDIOS ADSCRITOS AL CONTRATO
10
5.2.1. Medios Humanos
10
5.2.2. Medios Materiales
12
5.2.3. Medios Informáticos
14
5.3
.
DESARROLLO DE LOS TRABAJOS.
15
5.3.1. Mantenimiento Preventivo Sistemático
15
5.3.2. Mantenimiento Preventivo Condicional
17
5.3.3. Mantenimiento Correctivo. GARANTIA TOTAL
17
5.3.4. Atención de Avisos
19
5.4
.
DOCUMENTACIÓN DE MANTENIMIENTO Y DOCUMENTACIÓN
TÉCNICA.
22
5.5
.
INSPECCIONES REGLAMENTARIAS.
24
VI. DISPOSICIONES PARTICULARES 25
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ARTÍCULO I. OBJETO DEL CONTRATO
El objeto del presente Pliego, es definir y regular el alcance y condiciones de las prestaciones que habrán de regir el Contrato de los SERVICIOS DE GESTIÓN Y
MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES DE ALARMA ANTI-INTRUSIÓN,
DETECCIÓN Y SISTEMAS DE EXTINCIÓN AUTOMÁTICA DE INCENDIOS, BAJO LA MODALIDAD DE GARANTÍA TOTAL Y ASISTENCIA 24 HORAS 365 DÍAS AL AÑO, EN LOS EDIFICIOS MUNICIPALES.
El cumplimiento de este Pliego de Condiciones y toda la Normativa vigente de
aplicación1, se entiende como una exigencia de mínimos. El Adjudicatario actuará para
mantener en perfecto estado de funcionamiento, y seguridad para los usuarios, el total de las instalaciones y equipos que se le encomiendan.
Los sistemas de seguridad objeto de Contrato, quedan definidos de la siguiente forma:
• Sistemas anti-intrusión y central receptora de alarmas.
• Sistemas de protección contraincendios: Instalaciones de detección
automática y de alarma de incendios.
• Sistemas de extinción automática de incendios.
• Sistemas de evacuación: centrales de control de puertas cortafuegos,
módulos, baterías, fuentes de alimentación, compuertas electromagnéticas, electroimanes de retención, contactos de puerta, mecanismos varios de apertura, cierre, retención, mecánicos y/o eléctricos en salidas de evacuación/emergencia, pequeño material…
1
CTE-DB-SI4, R.D. 194/1993, R.D. 2364/1994, R.D. 1720/2007, Ley 15/2003, Ley Orgánica 4/1997, Ley Orgánica 15/1999, Decreto 168/1998, Instrucción 1/2006, INT/316/2011, Reglamento ARCO, REBT, Normas UNE y otrasDirectivas, R.D., Órdenes, Resoluciones, Leyes, ITC´s.
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ARTÍCULO II. ALCANCE
El ámbito de actuación se extiende a todo sistema de alarma de robo, incendio o sistema de extinción automática que se describen en el ANEXO 1 de este Pliego, así como los sistemas de evacuación. Quedan incluidas además todas las instalaciones anejas relacionadas con su funcionamiento y seguridad así como todos los elementos vinculados a los sistemas de alarma que incidan directa-indirectamente en ellos.
El alcance de las prestaciones, desarrollado en otros puntos de este documento, comprende la realización de todos los mantenimientos necesarios para garantizar el correcto estado de las instalaciones conforme a las disposiciones que marque la Normativa de aplicación en todo momento.
Los equipos y elementos, se relacionan en el ANEXO 2.
Las empresas Adjudicatarias asumirán las instalaciones en el estado en el que se encuentren previamente al inicio de la ejecución del Contrato. Los listados que aparecen en los inventarios, han sido extraídos de los actuales Contratos de mantenimiento.
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ARTÍCULO III. ACTUACIONES
Dentro de los trabajos se incluyen, además de los mantenimientos preventivo y correctivo, mantenimiento de central receptora de alarmas a petición de Policía, custodia de llaves e intervención y aquellos otros trabajos especiales que no se detallen en el presente documento y que sean necesarios para el cumplimiento de la Normativa vigente.
Se incluyen asimismo los trabajos necesarios de desconexión, y posterior puesta en marcha de equipos y centralitas, tras paradas por obras u otros motivos.
Se atenderán correctamente y sin coste alguno los simulacros de emergencia marcados por la propiedad, realizando los correspondientes trabajos implicados de puesta a punto y rearmado de todas las instalaciones afectadas.
Igualmente quedan incluidos los trabajos de información-formación de los usuarios Municipales de los centros, quedando a criterio del Departamento Municipal de Mantenimiento el número y forma de realizarse dichos cursos informativos.
Las reparaciones o sustituciones de piezas o elementos deteriorados
accidentalmente, por negligencia, acto vandálico o mal uso hasta un máximo anual del 5% de los elementos censados en la lista total del Ayuntamiento (ANEXO 2) salvo las centrales en las que el porcentaje de reparación o sustitución será hasta un máximo del 3% anual.
Se revisará la instalación eléctrica en equipos en funcionamiento y se identificará, etiquetando correctamente el magnetotérmico de protección de los equipos de alarma tanto sean de robo, detección de incendios, etc.
Se informará a este Departamento si fuera necesario realizar modificaciones para adaptar a Normativa cualquiera de los edificios incluidos en el Contrato, sin ninguna repercusión económica por ello.
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Queda incluida la ampliación (al alza del nº de elementos) de las instalaciones de un edificio hasta un 10% de los diferentes elementos o equipos que lo componen, por variaciones a lo largo del Contrato.
En circunstancias que así lo requieran, como por ejemplo cambio de uso de los Edificios, el Adjudicatario quedará obligado a realizar el mantenimiento de aquellas instalaciones que puedan ser modificadas.
El Adjudicatario ejercerá labor de guardia y custodia de las instalaciones objeto de Contrato. Para ello colocará en las centralitas de todos los edificios municipales y las carcasas de las sirenas exteriores de los edificios una identificación que incluya los datos de empresa y el teléfono de urgencias disponible y operativo 24 horas.
El Adjudicatario, a solicitud del Ayuntamiento deberá prestar asistencia en caso de realización de obras por terceros en los edificios e instalaciones objeto del presente Contrato.
Dicha asistencia podrá consistir en labores previas, como asesoramiento técnico sobre los sistemas de seguridad, compatibilidades, posibles mejoras, etc, y también en control y supervisión de los equipos y elementos tras la ejecución de los trabajos, debiendo emitir en el plazo de 5 días informe sobre su correcto funcionamiento o anomalías detectadas.
Asimismo, asesorará a este Departamento, cuando lo solicite y sin coste económico alguno, en cuestiones relacionadas tanto con los elementos incluidos en este Contrato como sobre otras unidades nuevas que sean de interés incluir a lo largo de la vigencia del mismo. Supervisará siempre que se le solicite las nuevas instalaciones con personal Técnico del Ayuntamiento, para dar su valoración sobre la misma, indicando las correcciones necesarias.
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En representación de la Propiedad, realizará las gestiones y documentos legales oportunos ante los Organismos Competentes que corresponda en el ámbito de aplicación. Se encargará de realizar los trámites para dar de alta o baja instalaciones, modificaciones en las ya existentes, y notificación de corrección de incidencias ante el Organismo Territorial competente.
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ARTÍCULO IV. OBLIGACIONES GENÉRICAS DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA
La Empresa Adjudicataria acepta las instalaciones actuales contempladas en el ANEXO 1, así como los sistemas de evacuación correspondientes y asume el pleno conocimiento de:
• La naturaleza de los edificios.
• Estado de todos los equipos e instalaciones cuya gestión le es encomendada.
• Las condiciones particulares de acceso, ligadas a la seguridad y uso de los
edificios y sus instalaciones.
Los datos que aporta el Ayuntamiento en los ANEXOS, son orientativos. En ningún caso las empresas Adjudicatarias podrán prevalerse de las diferencias que pudiese haber en las instalaciones para pretender un cambio en el precio contractual.
La empresa Adjudicataria contará con establecimiento en la provincia de Álava y personal suficiente en número y cualificación para desarrollar las prestaciones del Contrato. Se pretende con ello dar cumplimiento a los tiempos y plazos que se estipulan en este documento, y garantizar la atención a cuantos requerimientos se hagan por parte del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz.
El Adjudicatario iniciará el Contrato con un stock de consumibles, pequeños suministros mecánicos y eléctricos, repuestos y fungibles que detallará en un listado. Será de su entera responsabilidad la gestión de los mismos, su almacenamiento, su mantenimiento, su custodia, así como la reposición de los materiales consumidos para asegurar, que en todo momento, se cumplen las disponibilidades exigidas.
La empresa Adjudicataria gestionará adecuadamente todos los residuos originados sin cargo alguno.
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Será responsable de las averías que por falta de material no se puedan resolver dentro de los plazos estipulados en el punto 5.3 de este Pliego. A criterio del Ayuntamiento se aplicarán las sanciones que correspondan. El Ayuntamiento se reserva el derecho a realizar las consultas que considere necesarias para garantizar el cumplimiento de estas condiciones, y el Adjudicatario estará obligado a dar respuesta a cada una de ellas.
El personal y los medios asignados al Contrato deberán guardar siempre relación directa con el número de instalaciones. Debido a que éstas pueden sufrir variaciones durante el plazo de ejecución, se establecerá a partir de la relación inicial una proporcionalidad según el número de instalaciones a mantener en cada momento. Cualquier variación deberá ser aprobada previamente por este Departamento.
La relación de los medios materiales y humanos destinados a la ejecución del Contrato, estarán durante toda la duración del mismo a disposición del Ayuntamiento para su consulta.
La empresa Adjudicataria dotará al personal destinado al mantenimiento, de una indumentaria adecuada de trabajo y de los equipos de protección individual correspondientes. Cada operario dispondrá de una identificación clara y visible que llevará siempre a la vista.
Al inicio del Contrato se instaurará un código ético entre las partes que regule, entre otras consideraciones, el trato del personal de la Empresa con el personal de los Centros Municipales y usuarios, y la información que se transmita a los mismos.
Una vez finalizado el Contrato objeto del presente pliego, se establece un periodo de transición de un mes, durante el cual el Adjudicatario estará a disposición de los Servicios Técnicos del Ayuntamiento y del nuevo Adjudicatario para resolver las dudas que puedan surgir en la prestación del servicio. La empresa Adjudicataria facilitará el traspaso de competencias, también hará entrega de las copias de las llaves de los centros de los que realiza el servicio de custodia.
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ARTÍCULO V. CONDICIONES TÉCNICAS ESPECÍFICAS
5.1. CUMPLIMIENTO DE LA REGLAMENTACIÓN.
En el desarrollo de todas las prestaciones derivadas de los trabajos objeto de la presente licitación, será de obligado cumplimiento toda la actual Normativa y las posibles modificaciones de carácter técnico, técnico-legal y de Seguridad y Salud en el trabajo, así como aquellas de aplicación por las características de los edificios e instalaciones a lo largo de la duración del Contrato.
Con el fin de dar cumplimiento a las especificaciones del párrafo anterior, correrá a cargo del Adjudicatario la instalación y mantenimiento en las zonas responsabilidad del mismo, de todos los medios necesarios para el seguimiento y control en materia de:
• Señalización.
• Desarrollo de los planes de Seguridad y Salud necesarios en cada caso.
La empresa Adjudicataria aportará la ingeniería necesaria, para llevar a cabo todos los trámites oportunos o proyectos de reforma, incluso la elaboración de los Estudios y Planes de Seguridad, si así fuera necesario, con el fin de mantener en todo momento las instalaciones completamente legalizadas. Todo ello no repercutirá ningún costo
adicional para el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz.
Esta ingeniería deberá realizar un informe sobre el cumplimiento de la Normativa de incendios, evacuación, etc. en los edificios de más de 700 personas de aforo, (indicados en el ANEXO 3) a fin de que el Ayuntamiento pueda tomar las medidas oportunas. De igual manera asesorará a la hora de responder a los informes de las inspecciones reglamentarias que el Gobierno Vasco realice a estos edificios anualmente.
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Prestará especial importancia a la documentación sobre las instalaciones objeto del Contrato ante los Organismos Territoriales, que permita a la autoridad competente autorizar o no la celebración de un evento en alguno de los edificios incluidos en este Contrato.
5.2. MEDIOS ADSCRITOS AL CONTRATO.
5.2.1 Medios humanos
Con carácter general el Adjudicatario aportará a su cargo, todos los medios humanos necesarios para cumplir con las especificaciones del Contrato. En ningún caso se podrá alegar la falta de personal como justificación de la suspensión o retraso en los servicios a prestar. En caso de huelga, vacaciones, etc., la empresa estará obligada a disponer de los servicios mínimos necesarios.
Será condición indispensable tener la cualificación requerida, y experiencia acreditada, para llevar a cabo los trabajos que se precisan en este Pliego. A este fin, el Ayuntamiento se reserva el derecho a realizar cuantas comprobaciones estime oportunas durante la duración de este Contrato. El Ayuntamiento podrá impedir el acceso de cualquier empleado de la empresa Adjudicataria a las instalaciones, que no cumpla alguno de los requisitos laborales indicados anteriormente o que no observe las Normas de Seguridad y Salud, y las particulares establecidas por la Propiedad.
La empresa Adjudicataria estará obligada a:
1. Presentar la relación nominal del equipo asignado al Contrato en el plazo de una semana desde su firma. Se indicará expresamente la especialidad, cualificación técnica, experiencia y el puesto a que se destinará cada operario. Esta plantilla y cualquier modificación de la misma deberá ser notificada y aceptada por los Responsables Técnicos Municipales.
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Para el trabajo de mantenimiento específico de las instalaciones dispondrá de un equipo de Técnicos cuyo número y cualificación sea el necesario y suficiente para cumplir con los objetivos del presente Pliego. Dicho personal pertenecerá a la plantilla de la empresa Adjudicataria, salvo en trabajos puntuales en los que el Adjudicatario podrá subcontratarlos, con la aprobación previa del Ayuntamiento. En todo caso, cualquier persona que se asigne al Contrato cumplirá con todas las disposiciones legales relacionadas con su contratación, y dispondrá de toda la documentación en vigor.
2. Disponer de un Ingeniero/a Superior al servicio de este Contrato, con experiencia acreditada en este tipo de instalaciones y su mantenimiento. Su nombramiento deberá ser comunicado y aceptado por este Departamento. Sus principales funciones serán las siguientes:
- Será responsable de forma directa del buen funcionamiento de las
instalaciones.
- Representará a la Empresa Adjudicataria y será el interlocutor con los
Técnicos que este Departamento designe.
- Planificará y controlará todas las prestaciones contractuales, reflejando
los resultados en los registros de mantenimiento y en los informes oportunos.
- Supervisará, gestionará y controlará el trabajo de los equipos humanos y
técnicos que realizarán el mantenimiento preventivo, planificando las gamas de revisión que se prevean.
- Supervisará, gestionará y controlará el trabajo de los equipos humanos y
técnicos destinados a realizar el mantenimiento correctivo, minimizando tanto los tiempos de desplazamiento y asistencia como los de parada tras avería.
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- Podrá proponer a este Departamento la disposición de equipamientos y/o
servicios que supongan una mejora.
- Asistirá técnicamente sin costo alguno a los responsables municipales
cuando estos lo estimen necesario.
- Tomará todo tipo de decisiones y disposiciones para la consecución de
las prestaciones contratadas, bajo la tutela de los Responsables Técnicos del Ayuntamiento.
La Propiedad podrá recusar al Técnico responsable asignado por la Empresa, por razones de falta de competencia, dedicación, diligencia en la dirección de los trabajos, así como por falta de atención a los requerimientos que les sean formulados por la Propiedad. En este caso, el Mantenedor estará obligado a sustituirlo en el plazo de quince días, después de haber recibido notificación escrita por parte de este Departamento.
5.2.2 Medios materiales
El Adjudicatario aportará los medios materiales necesarios para la prestación del Contrato. Deberá presentar en el plazo de 15 días contados a partir de la firma, un listado con el stock de equipos, herramientas y materiales necesarios para cumplir con las obligaciones contractuales. Este stock estará en su almacén, y a disposición de los Técnicos Municipales para su comprobación, cuando éstos lo estimen oportuno.
Todo el material, vehículos, maquinaria y herramienta que se asigne a este Contrato se hallarán en perfecto estado de uso, conservación y homologación, pudiendo ser rechazado por los Técnicos Municipales cuando no reúna estas condiciones. En estos casos el Adjudicatario deberá sustituirlo por otro que sea el adecuado. Los distintos elementos (recambios, piezas, etc.) acreditarán haber pasado los controles de calidad que le sean exigibles según Normativas de aplicación, marcado CE, etc.
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Los repuestos serán siempre originales y específicamente destinados a la instalación, elemento o maquinaria que sea objeto de reparación. En el caso de que un repuesto concreto no se encontrase en el mercado, el utilizado deberá tener unas características equivalentes al original. El Adjudicatario en el plazo máximo de 24 horas deberá disponer de las piezas cuya sustitución sea imprescindible para mantener un adecuado funcionamiento de las instalaciones.
Los detectores de presencia que sea necesario sustituir por garantía total se colocarán de doble tecnología, a no ser que por cuestiones técnicas el Departamento Técnico del Ayuntamiento tome otra decisión. En el caso de los detectores de incendio éstos serán óptico-térmicos.
Cuando se cambien las baterías se identificarán las nuevas con una etiqueta adhesiva indicando fecha de colocación/fabricación, nº, etc…, para valorar la duración de las mismas.
Se procederá a colocar un detector en todos los locales de riesgo especial que no lo tengan, según lo establece la Normativa correspondiente.
Equipos NAS: Se realizará como mínimo una limpieza al año completa y exhaustiva del sistema y una limpieza trimestral de los filtros así como todas las limpiezas generales del sistema que sean solicitadas por el personal de Mantenimiento. En todo caso se cumplirá como mínimo con lo establecido en su correspondiente Normativa, siempre que ésta marque periodos inferiores.
Las centrales que sea preciso cambiar por garantía total serán de características comerciales similares o superiores a las actualmente instaladas, y se ajustarán a las especificaciones del ANEXO 4.
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La empresa deberá disponer de una base con instalaciones fijas para el parque de vehículos, otros medios mecánicos, etc., en el territorio de Álava. Los vehículos estarán identificados con el logotipo de la Empresa.
5.2.3 Medios informáticos
Entre el Adjudicatario y el Ayuntamiento, se deberá establecer un protocolo de comunicación, rápido, fiable y seguro para facilitar el intercambio de información entre ambas partes en todo aquello que se refiera a las instalaciones y equipos objeto de este Servicio, a través de una aplicación informática, que como mínimo deberá cumplir los siguientes requisitos:
• Facilitar el acceso a la información a los Técnicos Municipales a través de
Internet.
• Planificar de manera eficiente los servicios a realizar de acuerdo a la
Legislación vigente.
• Capacidad para gestionar el servicio cumpliendo los requisitos definidos en el
presente Pliego.
• Poder realizar un aviso de avería o parte de trabajo a través de esta
aplicación.
• Emitir los informes diarios que recojan todas las incidencias producidas en las
instalaciones, si las hubiere.
• Elaborar los históricos que registren el seguimiento continuo de todas las
instalaciones objeto del Contrato, a solicitud de los Técnicos Municipales.
• Creación de un inventario actualizado de todos los edificios con sus
correspondientes instalaciones y equipos en servicio.
• Garantizar que los datos introducidos en el programa se podrán migrar a
otros programas, en el formato digital solicitado por los Técnicos del Ayuntamiento.
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Diariamente, se enviará mediante correo electrónico los informes diarios que recojan todas las incidencias producidas en las instalaciones, si las hubiere, e informará de la situación de las mismas y de la programación de los trabajos para su corrección.
Se dispondrá del equipo informático suficiente para gestionar las incidencias, tanto en el local como fuera de la oficina.
5.3. DESARROLLO DE LOS TRABAJOS.
El Adjudicatario es responsable de la conducción, custodia, vigilancia y control de las instalaciones, incluyendo todo el conjunto de tareas que permitan el perfecto funcionamiento y control de las mismas.
Se cumplirá en todo momento con la Reglamentación en vigor y las modificaciones posteriores que afecten a todas las instalaciones de este Contrato y sus futuras inclusiones.
5.3.1. Mantenimiento Preventivo Sistemático
El Adjudicatario deberá realizar todas las prestaciones correspondientes al
mantenimiento preventivo que sean necesarias. Obligará, como mínimo, las
comprobaciones, verificaciones y frecuencias que indican las disposiciones legales. Notificará al Departamento de Mantenimiento, con la antelación suficiente, la fecha en la que corresponde realizar dichos trabajos.
Comprobará que las llaves existentes para acceder a los edificios y poder mantener las instalaciones son las correctas.
Elaborará un listado con todos los componentes de cada una de las instalaciones, y su situación exacta, que servirá para ubicar el elemento inspeccionado y el tipo de verificación realizada (visual, accionamiento, funcionamiento, etc.).
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Se tendrán en cuenta las especificaciones de los fabricantes de los distintos equipos, materiales y usos.
Los criterios y soluciones a adoptar en cada caso, son responsabilidad e iniciativa del Adjudicatario y quedarán debidamente registradas en el Programa de Mantenimiento. Se tomarán las medidas para que dichas operaciones afecten lo mínimo posible al funcionamiento normal de los edificios y usuarios. Cuando el cumplimiento de esta condición lo requiera, se podrá exigir al Adjudicatario la realización de trabajos fuera del horario laboral.
Justificará la revisión efectuada con la entrega de los albaranes correspondientes: un albarán indicando hora de llegada y hora de salida y sellado en el centro se dejará en el propio edificio inspeccionado remitiendo una copia de forma inmediata a las oficinas del Departamento de Mantenimiento según el procedimiento establecido por los Técnicos Municipales.
Todos los trabajos terminados se deberán facturar en un plazo máximo de 30/45 días, para evitar demoras en pagos y en la actualización del gasto corriente del Ayuntamiento.
El Adjudicatario elaborará un certificado del correcto funcionamiento de las instalaciones de cada edificio, después de cada revisión preventiva así como por peticiones puntuales del Ayuntamiento o cualquier otro Organismo Competente.
Las operaciones a realizar serán, en todo caso y como mínimo, las indicadas en la Normativa, vigente o futura, correspondiente a cada tipo de instalación. Serán adecuadas para asegurar que el funcionamiento, a lo largo de su vida útil, se realice con la máxima eficacia, garantizando un uso seguro, la durabilidad de la instalación, la protección del medio ambiente y las exigencias que permitan mantener en todo momento en marcha las instalaciones objeto de Contrato. En todo momento se garantizará la seguridad de las personas y bienes de los Edificios Municipales y las
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instalaciones permanecerán plenamente operativas para que funcionen cuando la situación así lo requiera.
5.3.2. Mantenimiento Preventivo Condicional
El Mantenimiento Preventivo Condicional se efectúa principalmente a partir de la aparición de averías originadas en las instalaciones o de observaciones derivadas de la conducción y vigilancia de las mismas. La frecuencia y naturaleza de las anomalías observadas, supondrá el ajuste de los diferentes parámetros, así como la toma de decisiones sobre los criterios de corrección más adecuados a iniciativa y entera responsabilidad del Adjudicatario, quien deberá notificar al Ayuntamiento las decisiones adoptadas.
5.3.3. Mantenimiento Correctivo. GARANTIA TOTAL
El Adjudicatario se compromete a realizar los trabajos de reparación y/o sustitución necesarios para garantizar el correcto y seguro funcionamiento del conjunto de las instalaciones con todos sus componentes y equipos relacionados en el ANEXO 2 del Pliego de Condiciones Técnicas, bajo la modalidad de GARANTÍA TOTAL, es decir, sin repercutir ningún coste adicional al Contrato de mantenimiento. En cualquier caso, los equipos, sistemas o instalaciones deberán quedar operativos lo antes posible y reparados en su totalidad sin superar el plazo de 48 horas desde el aviso.
La detección de averías o la necesidad de sustituir determinados elementos pueden surgir por diferentes vías:
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• Avisos de los usuarios o de personal del Ayuntamiento por averías de los
equipos.
• Revisiones periódicas, sistema preventivo.
Dada la singularidad y diversidad de las instalaciones objeto del presente Contrato, el Adjudicatario tiene la obligación y el deber de atender cualquier aviso que tenga vinculación directa o indirecta con los sistemas de alarmas. Si fuese necesario, o se requiriese por parte de la propiedad, acudirá a las instalaciones para atender el problema. En caso de que tal incidencia no tenga vinculación alguna con el buen funcionamiento del sistema, la empresa Adjudicataria informará a los Técnicos Municipales del Departamento de Mantenimiento de EEMM de lo ocurrido quienes, en base a dicha información, tomarán las medidas oportunas. Este servicio de respuesta-atención-información para incidencias que ocasionan alarmas derivadas de otras instalaciones no ocasionará gasto económico alguno para el Ayuntamiento.
Cuando la causa de la avería sea accidental, por negligencia o por un mal uso de la instalación, y siempre que se superen los porcentajes indicados en el ARTICULO VII, antes de realizar la reparación se informará al Técnico responsable del Departamento de Mantenimiento de la valoración de los trabajos, para que éste autorice su realización mediante un pedido de trabajo.
Junto con las incidencias estarán incluidas aquellas que hacen referencia a las líneas telefónicas asociadas a las alarmas. El Adjudicatario dispondrá del inventario completo de líneas telefónicas con los datos de identificación: número de teléfono, ubicación del cajetín de conexión, titular de la línea y empresa suministradora del servicio. Cuando se detecte una avería de la línea, el Adjudicatario será responsable de comunicarlo al titular de la línea, si así lo estiman los Técnicos Municipales, gestionar la resolución de la incidencia con la empresa de comunicaciones correspondiente, incluso localizar la avería si fuera preciso y
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mantener informados a los Técnicos del Departamento de Mantenimiento de todas las gestiones realizadas. Todo ello sin cargo económico.
Se garantizará el correcto funcionamiento de los equipos al mismo tiempo que la seguridad de los usuarios. Queda incluida la mano de obra, los desplazamientos, piezas de recambio, material electrónico, todos los trabajos de herrería, albañilería, electricidad, mecanismos, revestimientos y cualquier material no contemplado anteriormente que forme parte de la instalación.
La empresa asume la total responsabilidad para la consecución del buen estado en el funcionamiento de las instalaciones, efectuando las reparaciones y reposiciones precisas de todo tipo de componentes, así como todos los daños y perjuicios que se deriven por
el mal funcionamiento de los sistemas de seguridad y detección, ante el incumplimiento de sus obligaciones.
Los gastos que se deriven de esta prestación, tanto en concepto de reparación como de reposición, incluida la mano de obra, el desmontaje y montaje, el transporte y los costes de materiales y consumibles, serán por cuenta del Adjudicatario, incluso si fuera preciso elaborar estudios, proyectos o certificados.
Cualquier modificación en las características de las instalaciones, si así fuese exigido por la Normativa de aplicación, será notificada al Departamento de Industria de la Comunidad Autónoma por parte de la empresa Adjudicataria.
5.3.4. Atención de avisos
El Adjudicatario garantizará la asistencia mediante un servicio 24 horas 365 días al
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• Atención permanente e inmediata ante la generación de alarmas de
incendio-robo, falsas alarmas e incidencias. Con servicio de custodia de llaves y acuda. • Avería o funcionamiento incorrecto de los componentes de las instalaciones.
El Adjudicatario debe asegurar las intervenciones en el plazo máximo de 1 hora desde la notificación del aviso.
• Se atenderán las llamadas de otros Organismos de asistencia en urgencias
(policía municipal, bomberos, Ertzaintza,…), para facilitar el acceso a los centros, la desactivación de las alarmas y el completo restablecimiento del sistema para que éste quede completamente operativo.
Para cumplir las prestaciones contratadas, el Adjudicatario aportará los medios de comunicación exclusivos, así como la maquinaria y el transporte adecuado para este Contrato con el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz.
La empresa dispondrá de medios de comunicación, que garanticen que la transmisión de aquellas incidencias que sean calificadas como urgentes, se reciban en este Departamento con la rapidez y eficacia que requieran. La falta de comunicación de una línea telefónica será, además de notificada por escrito, comunicada de forma inmediata al responsable de este Departamento.
Las incidencias acontecidas en las instalaciones así como la situación de las mismas y trabajos a realizar se comunicarán diariamente mediante informe. Estos informes deberán indicar el concepto de Disponibilidad y discriminarán las averías o intervenciones, en función de su repetición, carácter programado o pautado y tipo de Centro, entre otras cuestiones.
El Adjudicatario dejará constancia escrita de cuantas operaciones realice en cumplimiento del Contrato. Para ello deberá disponer de una base de datos de mantenimiento, perfectamente actualizada, dentro de la aplicación informática referida en el
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apartado 5.2.3., donde registre los datos de las reparaciones efectuadas, entre los que se encontrarán:
• Fecha y hora de comunicación de la incidencia.
• Fecha y hora de comienzo de reparación.
• Avería.
• Causa de la avería.
• Descripción de la reparación.
• Mano de obra empleada.
• Materiales utilizados.
• Tiempo de resolución de la avería.
• Partes de revisión y reparación firmados por la propiedad.
• Nº averías del equipo en el año.
• Observaciones.
• Cualquier otra información que el Adjudicatario y/o el Ayuntamiento
consideren de interés.
En la oferta presentada, se entenderá que están incluidos todos los gastos derivados de las intervenciones necesarias, con independencia de los medios aportados, la duración y el momento de la incidencia, no dando lugar a ningún cargo adicional por este concepto.
Igualmente el Adjudicatario asignará un número de teléfono, disponible las 24 horas, exclusivo para la atención de este Contrato.
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5.4. DOCUMENTACIÓN DE MANTENIMIENTO Y DOCUMENTACIÓN TÉCNICA.
Estarán a disposición de las empresas licitadoras en el Departamento de Mantenimiento de EE.MM., los certificados vigentes de las instalaciones.
En caso de que las empresas licitadoras quieran conocer alguna o varias instalaciones, contrastar datos, estado, etc., deberán presentar por escrito su consulta en este Departamento hasta 10 días antes de la fecha de finalización de entrega de ofertas.
Cumpliendo con el alcance del Contrato, el Adjudicatario realizará en los primeros 15 días desde la formalización del Contrato, una inspección detallada que incluirá el listado de todos los componentes y el estado actual de las instalaciones y equipos, elaborando un informe que remitirá a la Dirección del Departamento de Mantenimiento de EE.MM.
Las posibles deficiencias detectadas y reflejadas en dicho informe serán subsanadas por la empresa Adjudicataria sin repercutir coste alguno al Ayuntamiento.
Igualmente dotará a cada instalación de toda la información legal y técnica necesaria según la Normativa de aplicación, actualizándola o complementándola si fuera preciso. El Adjudicatario tendrá la obligación de establecer e implantar los documentos y protocolos necesarios para el desarrollo y gestión de las labores encomendadas.
El Adjudicatario facilitará al Ayuntamiento y a CRA el Código instalador y Código de mantenimiento en centrales de robo e incendios.
Aplicará un código estándar acordado con CRA según protocolo de seguridad, para evitar continuos cambios y dificultades a la hora de realizar mejoras o ampliaciones de los sistemas.
El Adjudicatario colocará una placa identificativa en las centralitas de todos los edificios municipales y en las carcasas de las sirenas exteriores de los edificios:
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• Empresa responsable del Mantenimiento.
• Teléfono de urgencia para averías.
Así mismo en la centralita, junto a estas placas, adjuntará la siguiente información:
• Indicaciones en caso de emergencia.
• Funcionamiento básico de los sistemas.
• Cualquier otra información que se considere de interés.
Además el Adjudicatario, elaborará y pondrá al día la documentación necesaria que incluya entre otra información la siguiente:
• Inventario completamente actualizado de las instalaciones y equipos, con
descripción de las características más importantes de los mismos y su ubicación exacta dentro del edificio correspondiente.
• Fichas técnicas e históricos sobre el seguimiento a cada instalación.
• Planos.
• Esquemas de funcionamiento.
• Visitas de mantenimiento preventivo sistemático.
• Intervenciones de mantenimiento correctivo, causas, medidas correctoras
efectuadas y/o propuestas.
• Modificaciones y trabajos realizados por iniciativa propia, por la del
Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz (sea cual fuere el Departamento responsable), o por obras de terceros.
• Resultados de mediciones y seguimientos realizados.
• Elaboración y registro de documentación legal de la instalación.
• Y todos aquellos registros que el Mantenedor y/o el Ayuntamiento consideren
necesarias reflejar.
Toda la información relativa a cada instalación deberá tratarse individualmente, informando de cualquier cambio que se produzca en la misma, haciendo llegar a este Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz la documentación actualizada que incluya la variación
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experimentada, en un plazo no superior a un mes desde que se produzca un cambio en la misma.
Anualmente se entregará al Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz la documentación relacionada, en el soporte electrónico determinado por los Técnicos Municipales.
Todos los gastos derivados de estos trabajos de elaboración, complementación, recopilación de la documentación técnica correrán a cargo del Adjudicatario.
5.5. INSPECCIONES REGLAMENTARIAS.
Cada vez que el Departamento de Juegos y Espectáculos del Gobierno Vasco, u otros Organismos de Control Autorizado nos informe de la realización de una inspección a uno de estos edificios, el Adjudicatario podrá ser reclamado por parte del Ayuntamiento para que acompañe en la visita a los responsables municipales del edificio para asistencia técnica. Una vez emitido el correspondiente informe por parte del Gobierno Vasco, el Adjudicatario estudiará este documento, asesorando a los distintos Departamentos Municipales de cara a la presentación de las alegaciones que correspondan.
La subsanación de las incidencias que resulte necesario efectuar para conseguir el Certificado de la instalación tras los informes correspondiente, serán ejecutadas por el Adjudicatario, sin repercutir ningún coste adicional y notificando previamente el plazo de ejecución previsto.
Todos los costes derivados de los controles reglamentarios se entenderán por cuenta del Adjudicatario, así como las gestiones y gastos para cumplimentar y presentar documentación administrativa ante los Organismos Oficiales y/o Colegios Profesionales, derivados del mantenimiento, reparación y puesta en marcha de las instalaciones.
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ARTÍCULO VI. DISPOSICIONES PARTICULARES
La Empresa Adjudicataria será la responsable del perfecto funcionamiento de las instalaciones y equipos que las integran, del control y funcionamiento de las mismas, de la conservación de todos y cada uno de sus componentes y de la calidad de los materiales y elementos empleados, así como de todas las inspecciones y trabajos que se realicen, además de la comprobación, seguimiento y denuncia de las obras de terceros que pudieran afectar al normal funcionamiento de los equipos. Incluso de todos los daños y perjuicios
que se deriven por mal funcionamiento de los sistemas de seguridad y detección, ante el incumplimiento de sus obligaciones.
Cuando se produzcan daños motivados por accidentes ó por manipulación defectuosa de los usuarios ó provocados por causas de fuerza mayor ajenas a las instalaciones, el Adjudicatario estará obligado a dar cuenta inmediata al Ayuntamiento, analizando las causas y localizando los puntos de avería, sin repercutir coste alguno por estas labores y las salidas necesarias, a presupuestar los trabajos necesarios y a repararlos en el momento en que se le dé la orden de trabajo correspondiente. Será responsable de la subsanación de todos los daños y desperfectos ó roturas en las instalaciones, cualquiera que sea la causa que lo motive, a excepción de las exclusiones reflejadas en el Artículo VII.
Si una instalación se viese afectada por obras de reforma o necesidades propias del Ayuntamiento, o bien formara parte de un Edificio que se cierra al uso, el importe de mantenimiento durante los meses afectados no será facturado, fijando esta reducción a partir de la comunicación fehaciente de los responsables Técnicos Municipales. Se avisará al Adjudicatario tanto para anular el servicio de dicha instalación total o parcialmente, así como para la puesta en marcha de los equipos o instalación con la antelación necesaria.
Será responsable de la reprogramación de todas las instalaciones afectadas por los cambios de hora.
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El Adjudicatario estará obligado a aportar, toda la información requerida desde el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, los equipos y medios empleados para el cumplimiento del Contrato, adjuntando toda la documentación necesaria.
Todas aquellas gestiones y gastos que hayan de realizarse ante los Organismos Oficiales y/o Entidades de Inspección y Control, derivadas de la adjudicación de este Contrato, y que sean resultantes en el cambio de mantenedor, serán por cuenta de la Empresa Adjudicataria.
Los gastos derivados de la adaptación de las instalaciones que se deriven del cambio de mantenedor, y que sean imprescindibles para un correcto cumplimiento de este Contrato, serán por cuenta del Adjudicatario.
El Ayuntamiento se compromete a facilitar el acceso a las instalaciones para que el Adjudicatario pueda cumplir con sus obligaciones contractuales. Igualmente los Responsables Técnicos Municipales fomentarán la coordinación entre el personal responsable de los Edificios y el Adjudicatario con el objetivo de mejorar la rapidez y calidad de la prestación de los servicios, facilitando en la medida de lo posible el trabajo de la Empresa.
Cualquier gestión presente o futura que la Empresa Adjudicataria deba efectuar en relación con el presente Contrato ante este Ayuntamiento será realizada a través del Departamento de Mantenimiento de Edificios Municipales.
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ARTÍCULO VII. EXCLUSIONES
En las prestaciones descritas anteriormente a cargo del Adjudicatario, no se incluyen:
• Las reparaciones o sustituciones de piezas o elementos deteriorados
accidentalmente, por negligencia, acto vandálico o mal uso por encima del 5% anual de los elementos censados en la lista total del Ayuntamiento (ANEXO 2), salvo las centrales en las que el porcentaje de exclusión será por encima del 3% anual.
• Los trabajos de modernización y de adecuación de las instalaciones o
equipos no incluidos en el programa de mejora de las instalaciones de la oferta del Adjudicatario, ni aquellas cuya realización venga impuesta por la entrada en vigor de una nueva Normativa o provengan de nuevas necesidades planteadas en los Edificios Municipales.
El Ayuntamiento se reserva la facultad en estos casos de contratar la reparación y sustitución con quien más convenga o bien realizarla con sus propios medios sin que ello pueda ser causa de variación alguna en las condiciones y objeto del Contrato de mantenimiento firmado.
Vitoria-Gasteiz, a 21 de Enero de 2013
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS MUNICIPALES
Anexos
ANEXO 1. Relación de instalaciones.
ANEXO 2. Elementos por instalación. Anexo 2- Anti-intrusión.
Anexo 2- Detección de incendios. Anexo 2- Extinción Automática.
ANEXO 3. Aforo superior a 700.
ANEXO 4. Especificaciones del Departamento de Seguridad Ciudadana.
NOTA.- Los anteriores Anexos, podrán retirarse en las dependencias del Departamento de Mantenimiento de EEMM (C/ Oreitiasolo nº 5-7 Pol. Ind. Oreitiasolo 01006 Vitoria-Gasteiz), en horario de atención al público, de 8.30 a 14.00 horas, hasta tres días antes al de finalización del plazo para presentar las proposiciones.
La retirada de dicha documentación requerirá la previa identificación de las empresas interesadas, y su acreditación como Empresas de Seguridad autorizadas.
