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ADMINISTRACION DE
OPERACIONES II
Tema 1
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Todo tipo de organización está consciente del
impacto ejercido por la actividad de compras y el
apoyo de las funciones de materiales en sus
respectivas operaciones.
La eficiencia de cualquier organización depende
de la disponibilidad de partes componentes y
materiales con la cantidad, calidad, y rango de
precio adecuados. El fracaso en cualquiera de estas
áreas incrementa los costos y disminuye las
utilidades de una manera tan segura como lo
harían tanto los métodos de producción obsoletos,
como las técnicas ineficaces de venta.
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Las compras son una actividad administrativa que
abarca un amplio rango de actividades como:
Investigación y desarrollo requeridos para la selección adecuada
de los materiales y de las fuentes de abastecimiento;
Certeza de la entrega;
Inspección de los embarques que llegan con objeto de asegurar
que su calidad y cantidad sean las adecuadas;
Desarrollo de procedimientos para implantar políticas de compra;
Coordinación de las actividades de compras con otras divisiones
internas
relacionadas
tales
como
ingeniería,
producción
y
contabilidad; y
Desarrollo de comunicaciones efectivas con la alta gerencia con el
fin de asegurarse una evaluación completa del rendimiento de la
función de compras.
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De una forma general, la responsabilidad del departamento
de compras consiste en comprar materiales de la
calidad
adecuada, en la cantidad necesaria, en la fecha oportuna,
al
precio correcto, de la fuente adecuada, con la entrega en el
lugar
apropiado.
Objetivos:
Que haya continuidad de las operaciones.
Asegurar el mantenimiento o conservación de la calidad adecuada. Evaluar los servicios ofrecidos por los proveedores.
Evitar la duplicación, el desperdicio, y la obsolescencia con respecto a los diversos artículos comprados.
Sostener la posición competitiva de la compañía.
Velar por la imagen que el proveedor tenga de la compañía.
Desarrollar las relaciones internas que conduzcan a la comprensión y armonía entre las diversas unidades organizativas dentro de la empresa.
OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
6 Reconocimiento de la
necesidad
Descripcion del requerimiento
Seleccion de las fuentes posibles de suministro
Descripcion del precio y la disponibilidad
Colocacion del pedido
Seguimiento y activacion del pedido
Verificacion de la factura
Discrepancias de
procesamientos y rechazos
Cierre de los pedidos completados
Mantenimiento de los registros y archivos
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
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La gerencia espera habilidad en las compras básicas, experiencia y
capacidad.. Algunas habilidades importantes:
Negociación
Antes que todo, el departamento de compras debe ser capaz de negociar
efectivamente con los proveedores en todos los niveles de la administración,
mientras que al mismo tiempo debe animar su respeto y confianza. Este arte
requiere que el agente de compras sepa cuándo detenerse durante un
intercambio en el cual entran en conflicto los objetivos de ambas partes.
El arte de la negociación también se extiende naturalmente a las otras
variables de compras y ventas, tales como fecha de entrega, condiciones, etc.
Formulación del contrato
Habilidad
en
los
procedimientos
de
formulación
de
contratos,
particularmente en la creación de contratos generales y en su adaptación a
situaciones de diferentes proveedores.
EXPECTATIVAS DE LA
GERENCIA
18 PED
Entre las necesidades técnicas del departamento de compras está la habilidad de utilizar el equipo de procesamiento electrónico de datos, incluyendo el conocimiento de cómo y cuándo una computadora puede asumir cargas administrativas y maximizar la recuperación de la información.
Compras a futuro y cobertura
El departamento de compras debe conocer todas las posibilidades que puedan evitar riesgos, incluyendo solicitudes para compras de artículos a futuro. Utilizando las técnicas de cobertura, los costos se pueden predeterminar y proteger los precios de venta mucho antes de que se reciban las existencias físicas. Además, las compras internacionales pueden ser salvaguardadas en contra de las fluctuaciones monetarias por medio de coberturas monetarias internacionales.
EXPECTATIVAS DE LA
GERENCIA
19 Profesionalismo
Que el candidato dé muestras de profesionalismo ante la gerencia. Participación en aquellas actividades dirigidas hacia la mejora de las capacidades personales tales como comunicación y comprensión. Además también espera habilidades administrativas en su personal de compras. Esto implica la capacidad organizativa para reclutar, dirigir, y motivar al personal tanto a su nivel como subordinado.
Apariencia
Tener una buena presentación personal. Motivación
Otras consideraciones personales incluyen la automotivación del candidato. Ética
Un punto muy importante en los requisitos para el trabajo gerencial, lo constituye una elevada ética por parte del personal de compras.
EXPECTATIVAS DE LA
GERENCIA
20 El procedimiento usual consiste en asignar un artículo o un grupo de artículos a un comprador al que se hace responsable de todas las compras y actividades relacionadas. Este procedimiento permite que el comprador se convierta en un especialista en un área limitada.
Se utilizan bases diferentes al agrupar los artículos con el objeto de asignarlas a los compradores:
Una base común es la similitud de propiedades físicas.
Otra es la semejanza en el uso que se les dará a los artículos y Una tercera base es la semejanza en las fuentes de suministro.
Conforme una firma crece en tamaño, cambia la estructura de su operación de compras; al departamento se incorporan especialistas en tráfico, pronósticos económicos, expeditación, desarrollo de especificaciones, y recuperación de desechos, según corresponda.
ORGANIZACION INTERNA DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
21 El dpto. de compras trabaja constantemente con los otros dptos., por tanto debe existir confianza y cooperación mutua con el fin de fomentar la eficiencia.
Producción
Producción y compras tienen la meta común de lograr operaciones eficientes y lucrativas; sin embargo sus filosofías difieren.
Producción se concentrará en lograr que todos los materiales que necesita sean del mejor material. Mientras que compras generalmente insiste en una cantidad razonable de la calidad adecuada.
Producción tiene la obligación de mantener informado a compras, acerca de los planes y programas de producción, para programar sus adquisiciones.
Por otro lado, el departamento de compras informara al departamento de producción sobre las llegadas esperadas, y sobre cualquier demora para que se pueda volver a programar sin parar la planta.
El departamento de compras tiene la responsabilidad de informar a producción acerca de los nuevos materiales, tecnología, y procesos. Algunas veces el comprador solicita muestras para que las pruebe el departamento de producción.
RELACIONES
22 Ingeniería
El dpto. de ingeniería es el principal responsable del diseño y especificaciones de los productos que hace la compañía y de los procesos que utiliza, por tanto, conocen las propiedades físicas y químicas requeridas y saben cuales son los materiales que tienen las propiedades deseadas.
Debido a que con frecuencia existen varias alternativas para los materiales, es necesario determinar cuáles son los que tienen una mayor ventaja en la compra. Esta es una responsabilidad esencial del departamento de compras.
Es necesario que haya colaboración estrecha entre ambos departamentos. Ingeniería no debe ser tan exigente que sus demandas dominen las consideraciones de precio y de mercado, y el dpto. de compras no debe forzar el precio hasta el punto en donde interfiera con los requerimientos de ingeniería.
Ventas
El dpto. de compras puede ayudar a ventas comprando de una manera eficiente y minimizando los costos de manera que los precios de venta de la compañía sean competitivos.
Ventas ayuda al programa de compras en sus adquisiciones manteniéndolos notificados de cuotas de ventas y de pronóstico.
RELACIONES
23 Contabilidad
Cada transacción de compras inicia una serie de transacciones de contabilidad. Es esencial una coordinación estrecha, entre compras y contabilidad ya que están involucradas cantidades sustanciales y descuentos significativos.
Es un procedimiento rutinario que todas las solicitudes de compras sean revisadas por el departamento de contabilidad con el fin de que el saldo no comprometido de la cuenta adecuada sea igual a la compra en perspectiva.
Control de inventarios
Las solicitudes de compras para todos los artículos en existencia, son iniciadas por el departamento de control de inventarios y el comprador hace lo necesario. La decisión del comprador toma en cuenta factores tales como las existencias, empleo que se espera, y las tendencias en su uso. Esta información se asegura con más facilidad a través de los registros del departamento de control de inventarios. El comprador mantendrá informado a control de inventarios acerca de los tiempos de entrega actuales, existencias mínimas, y puntos de reorden con el fin de ayudar a conservar los inventarios en los niveles adecuados.
RELACIONES
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La selección inadecuada de un proveedor puede generar artículos y
servicios inferiores, lo que puede ocasionar fricciones con el
departamento usuario. Los pasos son los siguientes:
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
1. Preparación de una lista de posibles proveedores
• Las fuentes mas importantes con las cuales el comprador prepara una lista de proveedores en prospecto son:
Experiencia
Entrevista con los vendedores Catálogos
Directorios comerciales e industriales
Periódicos industriales y comerciales (publicaciones especializadas) Exhibiciones y convenciones comerciales e industriales
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2. Factores a considerar en la evaluación del proveedor
Este proceso compara a los proveedores en términos de su capacidad para proporcionar la calidad deseada, cantidad, precio y servicio.
Calidad: Se refiere a lo apropiado que un artículo pueda ser para el propósito a que se destina.
Cantidad: Se refiere no solo a la cantidad total requerida sino también al programa de acuerdo con el cual se requerirá los artículos.
Precio: Un precio es bueno solo cuando se lo considera respecto a la calidad y a la cantidad deseadas y cuando viene acompañada de suficientes servicios útiles.
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
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2. Factores a considerar en la evaluación del proveedor
Servicio: Se incluye problemas como:
Localización: Los embarques que se hacen a proveedores distantes están sujetos a mas y mayores riesgos de interrupción resultantes de accidentes, huelgas y hechos naturales.
Capacidad de aprovisionar: Es de suma importancia durante los periodos en que existe gran actividad en los negocios. Un proveedor con reserva adecuada, puede responder mejor a los requerimientos incrementados en los clientes.
Servicios internos y procedimientos de control de calidad: La habilidad tecnológica concede al proveedor mayor alcance de investigación y desarrollo. Por otro lado, un proveedor descuidado en lo que se refiere a la inspección, embarcara muchos artículos que serán rechazados y regresados debido a que no cumplen las estipulaciones del comprador. Otro aspecto a considerar son los estándares de mantenimiento de su planta y como la dirige.
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
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2. Factores a considerar en la evaluación del proveedor
Servicio: Se incluye problemas como:
Garantías: Se toma en cuenta la capacidad del proveedor para proporcionar la instalación en donde sea necesaria y tener disponibles las refacciones según se las necesita. Seguridad de que el producto será útil a lo largo de su vida normal.
Fuentes de proveedores: Las relaciones de los proveedores también influencian la tasa de servicios de dichos proveedores. Un buen proveedor tiene fuentes bien desarrolladas de materias primas y componentes que aseguraran la continuidad de la producción.
Visitas a la planta: Es deseable que en tales visitas acompañen al comprador un representante del dpto. de producción o de ingeniería, en especial si se trata de productos de alta tecnología. Las principales áreas que deben ser observadas y examinadas son: servicios, personal, administración interna del mantenimiento de la planta, procedimientos, especialización de la producción.
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
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2. Factores a considerar en la evaluación del proveedor
Servicio: Se incluye problemas como:
Análisis financiero y de crédito: El funcionario de compras obtiene información con respecto a la estabilidad financiera, margen de seguridad en los precios y eficiencia general de operación aplicando el recurso del análisis de relaciones al balance y a la hoja de resultados del proveedor.
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
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3. Planes de evaluación de proveedores
Es la determinación de estándares y procedimientos objetivos para evaluar y comparar a los proveedores. Se utiliza tres técnicas:
Método categórico: Confía en la experiencia y capacidad del comprador individual; el cual lleva un registro de todos los proveedores y sus productos para asignarle una calificación que indica el desempeño en cada área.
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
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3. Planes de evaluación de proveedores
Método del punto ponderado: Proporciona un criterio cuantitativo de evaluación. Se puede incluir cualquier numero de factores de evaluación y sus pesos relativos se expresan en términos numéricos, de manera que se determina un índice de desempeño y se puede hacer una comparación entre los proveedores.
Método de la tasa de costo: Relaciona a todos los costos identificables de compra con el valor de los embarques recibidos de los proveedores respectivos.
PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN DE FUENTE
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Método del punto ponderado
FACTOR PONDERA CION A B C CALIDAD 0.3 100 30 100 30 100 30 PRECIO 0.3 100 30 50 15 100 30 CANTIDA D 0.3 0 0 100 30 100 30 CREDITO 0.1 0 0 100 10 0 0 60 85 90
