Paso 4.1. Conocer la estructura y terminología de la cuenta

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Tema 4: Teoría de las cuentas

Isabel ya domina los conceptos de patrimonio y resultado y conoce perfectamente los estados contables a través de los que se representan: inventario y balance para representar el patrimonio y cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias para representar el resultado de la empresa (ya sea beneficio o pérdida).

Isabel recuerda un concepto muy importante en el manejo de las cuentas, el convenio de cargo y abono, que también debe repasar.

Para ello deberá dar los siguientes pasos:

Paso 1. Conocer la estructura y terminología de la cuenta. Paso 2. Conocer las propiedades de las cuentas.

Paso 3. Conocer la clasificación de las cuentas.

Paso 4. Conocer el convenio de cargo y abono de las cuentas

Paso 4.1. Conocer la estructura y terminología de la cuenta

En temas anteriores habíamos avanzado el concepto de cuenta como un elemento conceptual a través del cual se representa un conjunto homogéneo de objetos económicos: elementos patrimoniales o conceptos de ingresos y gastos. En este tema vamos a desarrollar ampliamente dicho concepto de cuenta comenzando por su estructura.

La cuenta presenta esquemáticamente la siguiente estructura:

De la que se desprende que los elementos esenciales que la componen son:

- El título de la cuenta: sirve para identificar al elemento(s) patrimonial(es), o al concepto de

ingreso o gasto que representa. Así la cuenta Banco del Norte, c/c 123 es una cuenta auxiliar o subcuenta, y reflejará el movimiento de la cuenta correspondiente que la empresa tiene abierta en esa entidad financiera; mientras que la cuenta bancos c/c es una cuenta de mayor, representará el movimiento conjunto que tengan las cuentas corrientes que la empresa mantenga en los distintos bancos e instituciones de crédito. De la misma forma la cuenta de ventas, como cuenta de mayor, registrará el importe de todas las ventas que ha realizado durante el periodo correspondiente, mientras que la cuenta ventas del producto A es una subcuenta que se referirá exclusivamente a las realizadas del producto que figura en el título de la cuenta.

- El debe de la cuenta: se denomina así a la parte izquierda de la misma. - El haber de la cuenta: se denomina así a la parte derecha de la misma.

Como observamos, las cuentas tienen una estructura antitética ya que se encuentra dividida en dos partes distintas: una destinada a recoger los aumentos de valor del elemento o concepto objeto de representación y otra sus disminuciones.

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Dentro del lenguaje contable se utilizan los siguientes tecnicismos referidos a las cuentas y a las anotaciones que se realizan en las mismas:

- Se denomina abrir una cuenta a asignar un título a una cuenta nueva y realizar en ella la primera anotación.

- Se denomina cargar, debitar o adeudar a escribir o anotar una cantidad en el debe de una cuenta.

- Se denomina abonar, acreditar o descargar a anotar una cantidad en el haber de una cuenta. Siguiendo con la terminología contable:

- Se denomina débito a la suma de todos los cargos que hay en el debe de una cuenta. - Se denomina crédito a la suma de todos los abonos que hay en el haber de una cuenta.

- Denominaremos saldo a la diferencia entre la suma de las cantidades anotadas en el debe de una cuenta (débito) y las anotadas en el haber de la misma (crédito).

A su vez, el saldo puede ser:

- Deudor, si la suma de las cantidades deudoras es mayor que la suma de las cantidades acreedoras (débito > crédito).

- Será acreedor en el caso contrario, es decir, cuando el crédito es mayor que el débito.

- Será cero en el caso de que las sumas de las cantidades anotadas a ambos lados de la cuenta sean iguales. En este supuesto se dice que la cuenta está saldada.

Cargar Debitar Adeudar Debe Haber Abonar Acreditar Descargar

Saldo = Débito – Crédito Cargo 1 Cargo 2 Cargo n Debe Haber Abono 1 Abono 2 Abono n Terminología II

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- Cuenta acreedora es aquella que presenta saldo acreedor

- Liquidar una cuenta consiste en realizar las operaciones necesarias para conocer su saldo, es decir sumar las cantidades anotadas en el debe y en el haber de la misma y restarlas.

- Saldar una cuenta es realizar las operaciones necesarias para hacer que su saldo sea "cero", para lo que sumaremos el saldo en el lado de la cuenta que sume menos.

- Cerrar una cuenta significa realizar una anotación en la propia cuenta después de haber sido saldada (generalmente una doble barra debajo de la misma) para indicar que se han terminado de anotar todas las operaciones correspondientes a un periodo contable.

- Abrir o reabrir una cuenta es anotar el saldo en la parte opuesta donde se inscribió para saldarla, generalmente para iniciar las anotaciones que corresponden a un nuevo periodo contable.

∞ Cargar

Paso 4.2. Conocer las propiedades de las cuentas

Una vez que Isabel ya conoce la terminología de las cuentas, el siguiente paso es conocer sus propiedades. Estas dos propiedades son:

- Propiedad disociativa. - Propiedad asociativa.

Las dos propiedades anteriores nos van a servir para compaginar las necesidades de información que las empresas tienen para realizar su gestión diaria, para lo que precisan un gran detalle de cuentas, con las necesidades informativas de los usuarios externos de la información contable que necesitan una información mucho más sintética o agregada, para lo que basta con integrar las cuentas correspondientes en otras de contenido más amplio.

Propiedad disociativa

También denominada propiedad de desglose de las cuentas, por la que cualquier cuenta puede ser dividida o desglosada en tantas cuentas como se desee.

Así, por ejemplo, la cuenta de Clientes (cuenta de mayor), que refleja el importe de los derechos de cobro de la empresa frente a aquellas personas que han adquirido mercancías o servicios que no han liquidado (pagado), puede ser interesante desglosarla por personas, y si la empresa tiene tres clientes que le adeudan dinero abrir una cuenta a cada uno de ellos (cuentas auxiliares).

En el ejemplo utilizado en el esquema, la cuenta de clientes indicaba que estos debían 1.000 u.m. a la empresa, ahora bien, si esta desea conocer con exactitud cuanto le adeuda cada cliente de forma individualizada puede desglosar la cuenta original de clientes en tres nuevas cuentas, una para cada cliente, cuya suma coincide con aquella. Cada una de las cuentas desglosadas tiene la misma naturaleza (cuenta de activo) y el mismo funcionamiento contable que la original.

∞ Desglose de cuentas Cargo 1 Cargo 2 Cargo n ∑cargos=Debito Debe Haber Abono 1 Abono 2 Abono n ∑Abonos =Créditos 1 000 Debe Haber

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Propiedad asociativa

Es la propiedad recíproca de la disociativa y permite que la información que ha sido registrada por varias cuentas pueda ser integrada o agregada en una cuenta única para facilitar el proceso de elaboración de los estados financieros.

En el ejemplo anterior, una vez desglosada la cuenta de Clientes por clientes (en las que, como hemos expuesto anteriormente, se deberán haber ido registrando las operaciones realizadas durante el periodo contable considerado), estas se pueden volver a agrupar por áreas geográficas, así, si el Sr. Pérez y el Sr. García tienen su domicilio en la zona norte donde actúa la empresa, mientras que el Sr. López tiene su empresa radicada en el sur, podría ser interesante agrupar los saldos de estos clientes en función del área geográfica con el fin de obtener una visión de las zonas de influencia de ventas de la empresa, agrupando los saldos como se observa en el esquema adjunto.

Si, además la empresa desea sintetizar más aún la información puede agregar el contenido de los saldos de las cuentas anteriores en una cuenta de Clientes única.

Paso 4.3. Conocer la clasificación de las cuentas

Una primera gran clasificación de las cuentas que se puede realizar es aquella que diferencia entre: - Cuentas de balance o patrimoniales.

- Cuentas de gestión.

Cuentas de balance

Son cuentas patrimoniales (de balance, integrales o de valores) aquellas que utilizamos para representar los distintos elementos patrimoniales (bienes, derechos y obligaciones). La denominación de cuentas de balance que también reciben estas cuentas se justifica porque con el saldo de las mismas se forma el balance de situación de una empresa en una fecha determinada.

- Cuentas de activo: son aquellas que representan los bienes y derechos propiedad de la empresa. Es decir, reflejan las inversiones o las aplicaciones de recursos efectuadas por la empresa (caja, maquinaria y clientes son cuentas de activo); es decir representan la estructura económica de la misma.

- Cuentas de pasivo y de patrimonio neto: reflejan las deudas contraídas por la empresa tanto con sus propietarios (patrimonio neto o neto patrimonial), como con terceras personas no propietarios (pasivo); es decir indican las fuentes de financiación de la empresa o, lo que es lo mismo, representa su estructura financiera.

Cuentas de patrimonio neto. Representan las deudas contraídas por la empresa con sus propietarios, o lo que es lo mismo, reflejan el importe de las aportaciones directas (capital) o indirectas (reservas) realizadas por los dueños de las empresas.

Cuentas de pasivo. Son aquellas que reflejan las deudas que la empresa mantiene con terceras personas que no son propietarios de la misma (proveedores y deudas con entidades de crédito son cuentas de pasivo).

∞ Cuentas patrimoniales

Son ejemplos de cuentas patrimoniales las de:

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ƒ Maquinaria: representa el valor de la maquinaria propiedad de la empresa.

ƒ Clientes: representa el valor de los derechos de cobro que tiene la empresa frente a aquellas personas que han adquirido los productos y servicios producidos por la empresa que no ha satisfecho el importe de su compra.

ƒ Proveedores: refleja el importe de las deudas contraídas por la empresa por compras de materiales que todavía no ha pagado.

ƒ Deudas con entidades de crédito: refleja el importe que la empresa debe a los bancos y demás entidades de crédito por préstamos y créditos recibidos de las mismas todavía no reintegrados.

ƒ Capital Social: refleja el importe que la empresa debe a sus propietarios por las aportaciones dinerarias o en especie que estos han realizado a su empresa.

ƒ Reservas: representa el importe que la empresa debe a sus propietarios por no haber retirado estos el importe de los beneficios que aquella ha obtenido, etcétera.

Todas las cuentas anteriores representan bienes derechos y obligaciones de las que la empresa es titular.

Cuentas de gestión

Son cuentas de gestión (o diferenciales) aquellas que representan los flujos de ingresos y gastos que han ocurrido en una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Reciben este nombre porque por diferencia entre los ingresos y los gastos se obtiene el resultado de la gestión de la empresa. Es decir, a partir de sus saldos se obtiene la cuenta de resultados (cuenta de pérdidas y ganancias) del periodo.

- Cuentas de ingresos: son aquellas que reflejan el importe de las ventas de bienes y servicios realizadas por la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones (ingresos de explotación), así como todos aquellos ingresos que las empresas obtienen originados por sus operaciones financieras (ingresos financieros).

- Cuentas de gastos: son aquellas que registran los consumos de bienes y servicios realizados por la empresa en el transcurso de sus operaciones habituales (gastos de explotación), los gastos ocasionados por las operaciones financieras realizadas (gastos financieros).

- El siguiente cuadro resume la clasificación de las cuentas expuesta anteriormente:

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El convenio de cargo y abono nos permite identificar el lado de cada cuenta (debe o haber) donde procede realizar la anotación en función de la operación que se desee registrar y de su repercusión sobre las cuentas a las que el mismo afecta.

Para establecer dicho convenio nos fijaremos de nuevo en la naturaleza económica de la contabilidad, naturaleza que implica considerar que en todo hecho contable se da la dualidad inversión/financiación, es decir, que para cada uno de ellos siempre existirá un "origen" de fondos (una fuente de financiación), que se valorará en una unidad monetaria, y una "aplicación" de los mismos (una inversión). Partiendo de esta consideración vamos a analizar las repercusiones que sobre dichos orígenes y aplicaciones tienen las variaciones, incrementos o disminuciones, de los distintos elementos patrimoniales y conceptos de ingresos y gastos.

- Cuentas de pasivo. Registran las deudas contraídas por la empresa con terceras personas. Así un incremento en estas cuentas supone un origen de fondos para la misma, de esta manera la obtención de un préstamo de una entidad financiera o la adquisición de mercancías a crédito de sus proveedores supone una entrada en la misma de recursos, monetarios en el primer caso y aprovisionamientos en el segundo. Contrariamente una disminución de estas cuentas, bien porque se haya amortizado total o parcialmente el préstamo o porque se haya satisfecho la deuda con los proveedores supone para la empresa una aplicación de fondos.

ƒ Aumento ⎯⎯⎯→ Origen de fondos ƒ Disminución ⎯⎯⎯→ Aplicación de fondos

- Cuentas de patrimonio neto. Representan deudas contraídas por la empresas con sus propietarios por las aportaciones de fondos que estos han efectuado a la misma, y que, a diferencia de las cuentas de pasivo no van a ser exigibles en principio, salvo casos excepcionales tales como la disolución de la compañía, la reducción de su capital etc. También representan los fondos generados por la propia empresa y no distribuidos entre sus propietarios, formando un fondo de reserva. Así como las subvenciones, que son transferencias de recursos realizadas por las Administraciones Públicas u otras entidades privadas a una empresa, sin contrapartida directa por parte de ésta. De manera análoga a las cuentas de pasivo un incremento en estas cuentas, bien porque se hayan producido nuevas aportaciones por parte de los dueños de la empresa mediante una ampliación de su capital o porque la misma haya obtenidos beneficios que no ha revertido a aquellos y que han quedado en ella en forma de reservas, ha supuesto para la empresa un origen de fondos. Una disminución de los mismos originada, por ejemplo, por una devolución parcial de las aportaciones efectuadas por los socios o por la distribución de entre los mismos de beneficios obtenidos, supondrá una aplicación de fondos.

ƒ Aumento ⎯⎯⎯→ Origen de fondos ƒ Disminución ⎯⎯⎯→ Aplicación de fondos

- Cuentas de activo. Dado que en estas cuentas se materializan (se invierten) los recursos económicos obtenidos por la empresa en forma de bienes y derechos, un incremento en las mismas supondrá una aplicación de fondos, así la adquisición de maquinaria para la cadena productiva o la concesión de crédito comercial a los clientes supone una aplicación de recursos por parte de la empresa. De manera inversa una disminución de las cuentas de activo supondrá una liberalización de recursos, es decir un origen de fondos, de esta manera la venta de un edificio o el cobro de facturas a clientes suponen disminuciones de activos y simultáneamente origen de fondos.

ƒ Aumento ⎯⎯⎯→ Aplicación de fondos ƒ Disminución ⎯⎯⎯→ Origen de fondos En el caso de los flujos de ingresos y gastos tendremos:

- Cuentas de ingresos. Representan los recursos generados por la propia empresa (orígenes) en el transcurso de su actividad económica a lo largo del ejercicio, obtenidos mediante las ventas de bienes elaborados por la propia empresa, de mercaderías, prestación de servicios, etc. Mientras que las cuentas de pasivo y de neto representan deudas contraídas por la empresa, sea con sus dueños o con terceros, las cuentas de ingresos no registran deudas sino la generación de riqueza por parte de la propia empresa.

ƒ Aumento ⎯⎯⎯→ Origen de fondos ƒ Disminución ⎯⎯⎯→ Aplicación de fondos

- Cuentas de gastos. Representan empleos de recursos económicos (aplicaciones) en bienes y servicios consumidos durante el ejercicio (gastos) necesarios para obtener los ingresos.

ƒ Aumento ⎯⎯⎯→ Aplicación de fondos ƒ Disminución ⎯⎯⎯→ Origen de fondos

Una vez realizadas las consideraciones anteriores vamos a convenir anotar en el DEBE de las cuentas representativas de los distintos elementos patrimoniales y de los flujos de ingresos y gastos, las

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aplicaciones de recursos y en el HABER los orígenes de los mismos, obteniendo el siguiente esquema

general de cuenta:

Lo que nos lleva a establecer el siguiente convenio de cargo y abono de las distintas clases de cuentas: - Cuentas de balance o patrimoniales.

o Cuentas de activo

Nacen por el DEBE, aumentan de valor por el DEBE y disminuyen por el HABER. Presentan normalmente saldo deudor o cero.

o Cuentas de pasivo

Nacen generalmente por el HABER, incrementan su valor por el HABER, y disminuyen por el DEBE. Generalmente su saldo es acreedor o cero.

o Cuentas de patrimonio neto

El criterio de cargo y abono de estas cuentas es idéntico al de las cuentas de PASIVO - Cuentas diferenciales o de gestión.

o Cuentas de gastos

Nacen por el DEBE, aumentan de valor por el DEBE y disminuyen por el HABER. Presentan saldo deudor o cero.

o Cuentas de ingresos

Nacen por el HABER, incrementan su valor por el HABER, y disminuyen por el DEBE. Presentan saldo acreedor o cero.

∞ Cuenta de activo

Saldo deudor cero

∞ Cuenta de pasivo y patrimonio neto Aplicaciones de fondos (Inversiones) Debe Haber Orígenes de los fondos (financiación) Nacen Incrementos de valor

Debe Caja Haber

Disminuciones de valor

Disminuciones de valor

Debe proveedores Haber

Nacen

Incrementos de valor

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∞ Cuenta de gasto

Saldo deudor cero

∞ Cuenta de ingreso

Saldo acreedor cero

Nacen

Incrementos de valor

Debe Compra de mercaderías Haber

Disminuciones de valor

Disminuciones de valor

Debe venta de mercaderías Haber

Nacen

Incrementos de valor

Distinción entre gasto y pago, y entre ingreso y cobro

En las transacciones económicas no tiene por qué coincidir el momento en que se efectúa una compra o se tiene un gasto (momento a partir del cual se originan las obligaciones de pago) con el momento en el que realmente se efectúa el pago.

Eso significa que una empresa puede efectuar una compra o incurrir en un gasto cuyo pago se realizará en el momento (operación con pago al contado), o bien diferido en el tiempo (operación a crédito).

Exactamente igual ocurre con las ventas e ingresos. Su cobro correspondiente puede hacerse en el momento mismo de la venta o en otro diferente. En contabilidad el criterio que se sigue es el de

contabilizar las operaciones en el momento que se realizan, es decir cuando nacen los correspondientes

derechos y obligaciones, independientemente del momento en que se efectúe el cobro o el pago de las mismas. Este criterio se denomina Principio de devengo.

1.- Operaciones al contado

Son las operaciones cuyo pago o cobro se efectúa en el momento de realizarse la operación Estas operaciones pueden pagarse o cobrarse de dos maneras distintas:

- En efectivo: con billetes y monedas, variará el elemento patrimonial de Caja.

- Por banco, con dinero que la empresa tiene en una cuenta bancaria a su nombre. Los medios más habituales son:

o Cheque

o Tarjetas bancarias o Domiciliación bancaria o Transferencia bancaria

2.- Operaciones a crédito. Las operaciones a crédito o con pago o cobro aplazado pueden documentarse en la misma factura de la operación, o como en muchas ocasiones, utilizando el soporte documental de las

letras de cambio, que es un título o documento de crédito formal (debe cumplir unos requisitos de

contenido y forma) que obliga a una persona, empresa o entidad a pagar una cantidad de dinero en una fecha y lugar determinados.

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- El librador, persona, empresa o entidad que emite o gira la letra de cambio. Se corresponde con el vendedor.

- El librado, quien ha de pagar la letra de cambio. Se corresponde con el comprador.

- El banco o tenedor, sólo interviene cuando la letra está domiciliada en una cuenta bancaria, es decir, cuando se establece que la pague el banco a su presentación.

Es muy habitual que la letra presente una fórmula llamada de aceptación, por la cual el librado acepta las obligaciones especificadas en la letra. En ocasiones, puede pedirle al librado que la letra esté garantizada por otra persona, es decir, que otra persona avale el pago de la misma, de manera que si el librado no atiende el pago, el librador recurrirá hacia el avalista que será quien asume todas las obligaciones de la letra.

La letra de cambio es un título o documento transmisible. El librador puede pagar una obligación a un tercero mediante el traspaso de la letra que posee. De esta forma, el librado le pagará al nuevo propietario en su momento. Esta operación se llama endoso y transmite todos los derechos d la letra.

Evaluación 1 Evaluación 2

Descarga el caso que se plantea en el documento adjunto: Ingenio SA Ingenio, s.a.

Ingenio, s.a. es una empresa que se dedica a realizar proyectos de ingeniería. Su patrimonio el día 1/1/20XX se encuentra reflejado en el siguiente balance de situación:

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Activo no corriente • Mobiliario 500 Patrimonio neto • Capital social 2500 Pasivo no corriente • Deudas a L/P con entidades de crédito 800 Activo corriente • Clientes • Bancos 2000 1500 Pasivo corriente • Deudas a C/P con entidades de crédito • Acreedores por prestación de servicios 200 500 Total 4000 Total 4000

Durante el año 20XX Ingenio, s.a. ha realizado las siguientes operaciones por orden cronológico: a) Ha vendido el mobiliario que poseía en 300 u.m., que ha percibido a través del banco.

b) Ha comprado muebles nuevos para sus oficinas por importe de 600 u.m., que ha dejado a deber a sus proveedores de inmovilizado durante 90 días.

c) Ha cobrado 1.800 u.m. a sus clientes a través del banco.

d) Ha facturado 3.000 u.m. por proyectos de ingeniería de los que 2.500 ha cobrado a través del banco y el resto se lo han dejado sus clientes a deber.

e) Ha pagado a través del banco 200 u.m. en concepto de devolución del préstamo bancario que tiene concedido. f) Ha pagado a través del banco 20 u.m. en concepto de intereses del mismo préstamo.

g) El banco le ha ingresado en su cuenta bancaria 10 u.m. de intereses producidos por el saldo de la misma. h) Ha pagado a sus trabajadores, a través del banco, 500 u.m. en concepto de sueldos.

i) Ha pagado a través de la c/c bancaria 400 u.m. a sus acreedores.

j) Ha pagado a través de la cuenta bancaria 100 u.m. a una compañía de seguros para cubrirse de los riesgos de incendio y robo en sus oficinas.

Con la información anterior se pide:

1. Representa a través de cuentas el patrimonio anterior, abriendo todas las que figuran en el balance, anotando su importe correspondiente en el debe o en el haber de cada cuenta en función del convenio de cargo y abono que hemos establecido.

2. Identifica para cada operación:

• Qué cuentas se encuentran implicadas y si las mismas son de activo, pasivo, neto, de ingresos o de gastos. • Identifica para cada operación cuales de ellas suponen un origen de fondos y cuales una aplicación de los mismos.

• Anota, para cada operación, en el debe o haber de las cuentas que han intervenido en la misma en función del convenio de cargo y abono establecido en esta unidad de trabajo para cada una de ellas.

3. Liquida todas las cuentas después de haber registrado las operaciones anteriores.

4. Confecciona la cuenta de pérdidas y ganancias de 20XX a partir de los saldos de las cuentas de ingresos y gastos que has abierto al contabilizar las operaciones anteriores y calcula el resultado del ejercicio sin considerar el impuesto sobre beneficios.

5. Confecciona el balance de situación de esta empresa después de haber contabilizado las operaciones anteriores a partir de los saldos de las cuentas patrimoniales.

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