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MPRESAS
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Tabla de contenido
1 Sobre Sperantus ... 3
2 ¿Qué es Google Apps? ... 4
3 Beneficios de Google Apps para la empresa... 5
3.1 Sin infraestructura tecnológica que mantener. ... 5
3.2 Sin actualizaciones de software ni parches de seguridad ... 6
3.3 Reducción significativa de costos anuales y de licencias ... 6
3.4 Accesibilidad universal ... 6 3.5 Escalabilidad e innovación ... 7 3.6 Seguridad ... 7 3.7 Personalización e integración ... 8 3.8 Velocidad de implementación ... 8 3.9 Visibilidad y colaboración ... 8
4 Aplicaciones que conforman a Google Apps ... 10
4.1 Correo electrónico ... 10
4.2 Colaboración y comunicación ... 11
4.3 Seguridad ... 11
4.3.1 Postini, Seguridad y Almacenamiento de correos electrónicos ... 12
4.4 Plataforma amigable y poderosa ... 13
5 Google Apps Edición Premier. ... 14
5.1 Límites de almacenamiento en Google Apps Premier ... 14
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1 Sobre Sperantus
Sperantus es una empresa internacional especializada en el análisis de necesidades tecnológicas de las empresas, instituciones gubernamentales y educativas con el fin de ofrecer la implementación de soluciones basadas en tecnologías web accesibles y poderosas. Desde comienzo del año 2009 somos distribuidores autorizados de Google Apps, plataforma en la que tenemos amplia experiencia desde antes de nuestra certificación como distribuidores autorizados.
Tenemos la capacidad y experiencia tanto de realizar implementaciones básicas en menos de 24 horas hasta realizar integraciones complejas a gran escala utilizando las interfaces de programación de Google y servicios de migración desde las tecnologías actuales.
Consideramos que ofrecemos el siguiente valor agregado en nuestras implementaciones:
Estamos presentes en la región: San Diego, Mexicali, Tijuana y Ensenada, pudiendo ofrecer soporte on site de manera sencilla, así como cursos de actualización y apoyo.
Debido a nuestras alianzas y capacidad de adaptación, nuestra velocidad de especialización en diversas áreas de las tecnologías Google nos da un tiempo de adaptación muy rápido de las nuevas tecnologías.
Hemos estado presentes en los talleres y conferencias en las instalaciones de Google en Mountain View, CA.
Para ver más detalles sobre nuestros servicios vaya a http://www.sperantus.com o contáctenos al correo info@sperantus.com.
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2 ¿Qué es Google Apps?
Google Apps es un paquete de aplicaciones web orientadas a la comunicación y colaboración hospedadas en la infraestructura de Google y que son ofrecidas para su utilización a empresas e instituciones que requieren de soluciones eficientes, escalables y accesibles. Las aplicaciones principales de Google Apps son:
Correo electrónico avanzado con anti-spam y anti-virus Comunicación instantánea por texto, voz y video Publicación de páginas web
Repositorio de video
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3 Beneficios de Google Apps para la empresa
3.1 Sin infraestructura tecnológica que mantener.
El correo electrónico se ha convertido en los últimos años en el medio de comunicación por excelencia: proyectos, presupuestos, videos, contacto personal y muchas otras cosas más son intercambiadas a ritmo creciente por este medio.
Con esta comunicación ha aumentado considerablemente el volumen de correo electrónico diario y la enorme problemática del control de la difusión de virus, ataques phishing, spyware y spam1. Los usuarios están constantemente en riesgo de infección y tienen que invertir una fracción de su tiempo diariamente, para filtrar de sus buzones el correo basura o spam. Además de esto los administradores de correo electrónico deben estar constantemente invirtiendo muchas horas en el mantenimiento de los servidores, respaldos y una infraestructura de red que de un alto desempeño durante todo el año.
Al hospedar el correo electrónico en la infraestructura de Google, todos los buzones de los usuarios están protegidos contra virus, spyware y spam, con la mundialmente reconocida calidad de Google en el control de correo, con un acuerdo de nivel de servicio del 99.9% en la Edición Premier, en una red de acceso redundante y rápido accesible desde cualquier dispositivo portátil o computadora y con la absoluta certeza de que ningún correo se perderá por fallo de hardware o almacenamiento.
Aquí podemos ver una gráfica comparativa entre el tiempo de disponibilidad de servicio planeado y no planeado de Google Apps con respecto a otras plataformas2:
Figure 1 - Tiempo de disponibilidad planeado y no planeado del correo electrónico
Al hospedar el correo electrónico y la plataforma de colaboración de la empresa en Google, ésta queda con liberada de todos los costos asociados a mantener una infraestructura de servidores, redes, políticas de seguridad y del tiempo de administradores dedicados al mantenimiento de la misma, pudiendo enfocarse a otras tareas críticas de la empresa.
1
En el 2008, hasta el 95% de todo el correo mundial era spam. (Cf.
http://www.barracudanetworks.com/ns/news_and_events/index.php?nid=232)
2
El grupo consultor independiente Radicati encontró que Microsoft Exchange típicamente tiene 60 minutos en que el servicio no está disponible mensualmente, mientras Google tiene un tiempo de menos de 15 minutos semanales (Cf. http://googleblog.blogspot.com/2008/10/what-we-learned-from-1-million.html)
P á g i n a| 6 3.2 Sin actualizaciones de software ni parches de seguridad
Debido a que Google Apps es una aplicación de Cloud Computing ofrece todos los beneficios de rapidez de implementación, accesibilidad y rápida respuesta a cualquier amenaza de seguridad. Así mismo los usuarios tendrán constantemente nuevas funcionalidades y características mejoradas, todo esto sin actualización alguna de licencias ni software y mucho menos con parches críticos de seguridad y tiempo de mantenimiento de los servidores.
En este gráfico podemos ver las características integradas únicamente durante el año 2008. Hacia finales del año se habían implementado más de 53 nuevas funcionalidades importantes, todo esto sin costo alguno por parte de las instituciones y con disponibilidad inmediata para los usuarios:
Figure 2 – Línea de tiempo de nuevas funcionalidades3
3.3 Reducción significativa de costos anuales y de licencias
Debido a la reducción de costos de licencias, mantenimiento, infraestructura y tiempo de administradores, Google Apps Edición Premier tiene 1/3 del costo de soluciones similares basadas en Microsoft Exchange o Lotus Notes. De igual manera, los buzones de correo con gran capacidad de almacenamiento y búsqueda inmediata permiten ahorrar mucho tiempo a los empleados al ser capaces de encontrar rápidamente sus correos (por fecha, destinatario o palabras clave contenidas en cualquier parte del mensaje) y catalogarlos fácilmente mediante la funcionalidad de etiquetas. En este vínculo podrá encontrar un análisis de costo realizado por la compañía Forrester.
3.4 Accesibilidad universal
Toda la plataforma Google Apps es compatible con los principales navegadores del mercado, como lo son Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera y Safari, además de ser
3
P á g i n a| 7 accesible por medio de todos los dispositivos móviles con acceso a Internet, incluyendo: Blackberry, IPhone, Android, Nokia, Windows Mobile y más.
Si la empresa requiere la migración o integración con sus actuales paquetes de oficina, como Lotus Notes y Outlook, Google Apps ofrece varias formas de sincronización, integración y migración que podrán cubrir sus necesidades.
3.5 Escalabilidad e innovación
Al implementar Google Apps, la empresa estará lista para enfrentar cualquier necesidad de crecimiento, ya que estará respaldada por la infraestructura escalable y redundante de Google. He aquí una gráfica que refleja la capacidad de almacenamiento de Google y su capacidad de crecimiento con el tiempo:
Figure 3 - Capacidad de almacenamiento actual y proyectada de Google
3.6 Seguridad
Los estándares de seguridad son de los más altos del mundo. Para Google la seguridad de la información está en el tope de sus prioridades. Estos estándares de seguridad se reflejan en la disponibilidad inmediata de métodos seguros de encriptación de datos en toda la plataforma Google Apps: desde el acceso de los usuarios y transmisión de la información hasta el almacenamiento de la misma.
Algunos puntos clave de seguridad sobre Google son: Seguridad respaldada por el tiempo
o 4º mayor fabricante de servidores del mundo para consumo propio o Flujo de miles de millones de dólares a través de sistemas
o Millones de números de tarjetas de crédito
o Datos personales de decenas de millones de usuarios Cientos de miles de servidores idénticos
o Conjunto de Linux personalizado y reforzado
o Sin disponibilidad de servicios ni puertos no utilizados o Actualización rápida de todos los sistemas
Distribución de datos y modelo multiempresa o Datos fragmentados entre servidores (GFS) o Ocultación de datos en disco
P á g i n a| 8 3.7 Personalización e integración
Google Apps se ejecuta bajo el dominio de internet de la misma empresa (p.e. correo.empresa.com.mx, calendario.empresa.com.mx, etc.) y puede ser personalizado con el logotipo, nombre y colores de la imagen de la empresa para ofrecer una experiencia transparente al usuario final.
Así mismo, en la edición Premier de Google Apps, se tiene acceso a una serie de interfaces de programación que permiten la integración de los servicios de Google Apps con los sistemas internos de la empresa. En Sperantus también ofrecemos asesoría e implementación de estas integraciones, adaptándolas a sus necesidades.
3.8 Velocidad de implementación
Debido a que la infraestructura de Google Apps está ya preparada y funcionando, la disponibilidad de la misma para la institución es prácticamente inmediata. Dependiendo de la complejidad de la migración y de la duración de los cursos de preparación al personal, la puesta en marcha del sistema puede ser desde una semana hasta seis semanas solamente.
3.9 Visibilidad y colaboración
Las herramientas de colaboración y publicación de contenido ofrecidas por la plataforma ofrecen amplias posibilidades para todas los departamentos de la empresa: publicación de reportes accesibles interna o públicamente, foros de discusión y repositorios de documentos están disponibles para usarse cuando la empresa lo necesite y desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
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4 Aplicaciones que conforman a Google Apps
4.1 Correo electrónico
Liberación de los costos de mantenimiento y de la plataforma tecnológica dedicada a la administración de la plataforma de correo electrónico y colaboración.
La Edición Premier ofrece cuentas ilimitadas de correo de 25 Gb cada una, mientras que la edición estándar ofrece 7 Gb por cuenta con un límite de 50 cuentas como máximo.
P á g i n a| 11 Cuentas de correos libres de SPAM, virus y otros ataques, gracias a la
infraestructura de Google.
información de los correos es guardada de forma redundante y segura, asegurando así la integridad de la información.
Mayor eficiencia de los usuarios en la administración de su correo con la búsqueda inmediata de correo y el uso de etiquetas y filtros.
En la Edición Premier se tiene la posibilidad de activar el monitoreo, filtrado y archivo histórico de todo el tráfico de correo electrónico.
4.2 Colaboración y comunicación
Cada usuario de Google Apps puede crear en Google Sites sitios web fáciles de estructurar y modificar. Estos sitios web son fácilmente integrados con otras herramientas de la infraestructura, como las hojas de cálculo con sus respectivas gráficas como los documentos o el correo electrónico.
Con Google Video (únicamente edición Premier) la empresa podrá publicar conferencias, eventos, tutoriales, campañas o cualquier otro contenido en video de forma inmediata para todos sus empleados.
Google Talk ofrece comunicación inmediata y en tiempo real por texto, voz y video, permitiendo a la empresa ahorrar costos en larga distancia y hacer más eficaz la comunicación a todos los niveles.
Google Calendar permite la creación de calendarios personales y compartidos que pueden ser sincronizados con multitud de dispositivos. Cada usuario y departamento puede crear calendarios que automáticamente son compartidos a todos los niveles que se desee, incluso publicar un calendario para ser accesado por cualquier persona.
Google Docs permite a las empresas tener un repositorio de documentos en línea agregando la posibilidad de editar en tiempo real con varios usuarios a la vez documentos de texto, hoja de cálculo y presentaciones. Adicionalmente es capaz de ser usado como repositorio de archivos PDF que pueden ser visualizados en línea sin ayuda de ningún software adicional instalado en la computadora del usuario.
Google Wave convierte una conversación en un “lienzo” web, dado que permite trabajar con documentos, hojas de cálculo, pdfs, fotos, videos, mapas entre otros. 4.3 Seguridad
Google Apps corre bajo los mismos estándares de seguridad que el resto de Google. De hecho Google mismo usa internamente Google Apps como su herramienta de comunicación y colaboración.
P á g i n a| 12 Google Apps ofrece conexiones SSL en todos sus servicios
La conectividad IMAP/POP3 está encriptada (TLS/SSL) cuando es transferida entre el usuario y Google
4.3.1 Postini, Seguridad y Almacenamiento de correos electrónicos
Protección avanzada contra virus y spam.
Captura e indexa todos los correos electrónicos y los documentos adjuntos de su empresa en un archivo centralizado.
Bloquea el software malintencionado de forma proactiva antes que llegue a su red.
Garantiza la recepción del correo electrónico aun cuando tus servidores colapsen durante el transporte de correo.
Búsqueda rápida y efectiva de toda la información para una toma más rápida de decisiones.
Disponibilidad del 99,999% para el procesamiento de mensajes y capacidad para gestionar miles de millones de transacciones al día.
4.3.1.1 ¿Con qué servicios cuenta Postini?
Seguridad del correo electrónico4: Filtra cualquier tipo de amenaza, incluidos virus y spam antes que estos lleguen a tu red. Al gestionar la entrada y salida de los correos electrónicos, el administrador tiene la posibilidad de poder activar políticas estrictas de seguridad para mantener la organización protegida actuando de conformidad con la normativa vigente.
Archivo de correo electrónico5: Mediante un archivo central donde se pueden encontrar todos los correos y archivos adjuntos almacenados, el administrador puede controlar los correos que han sido enviados y recibidos de cada uno de sus usuarios, implementado con un buscador.
Seguridad Web: Proporciona protección contra software espía antes de que se infiltre en tu red. Todas las solicitudes de los usuarios son analizadas en tiempo real, bloqueando no solo el software espía sino todos sus canales de comunicación. 4 https://docs.google.com/fileview?id=0B7FRq8hUdCNEYzg1MjVjMGEtYThlYi00ZjhiLWJjN2ItNTdiOGZhNTgwNDk3&hl=en 5 https://docs.google.com/fileview?id=0B7FRq8hUdCNEZTg0YWIyN2QtYjE4ZS00NWRjLWI5ZDQtNjRjOTQ2NjlmZGE2&hl=en
P á g i n a| 13 4.3.1.2 ¿Cómo funciona Postini?
4.4 Plataforma amigable y poderosa
Toda esta plataforma tiene interfaces sencillas y poderosas para su administración y de requerirse funciones más avanzadas o personalizadas Google Apps Edición Premier provee varias interfaces de programación (APIs) para la integración de su plataforma con los sistemas internos de la empresa como directorios LDAP y funcionalidad Single Sign On.
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5 Google Apps Edición Premier.
Es la edición destinada a organizaciones de más de 50 usuarios o con necesidades avanzadas de almacenamiento, políticas de correo electrónico y/o integración con sistemas internos como Active Directory o LDAP. El costo anual de esta edición es de USD $50 anuales por usuario.
5.1 Límites de almacenamiento en Google Apps Premier6
Concepto Espacio
Google Video 3Gb
Google Sites 10Gb y 500 MB x usuario premier
Gmail 25 Gb x usuario
Documentos de texto 500Kb por documento +2Mb por imagen anexa y hasta 5000 documentos de texto y presentaciones
Hojas de cálculo 256 columnas o 200,000 celdas o 100 hojas y hasta 1,000 documentos de hoja de cálculo
Presentaciones Hasta 5000 documentos y presentaciones y 5000 imágenes (compartido con documentos). Es posible subir presentaciones de hasta 10Mb de tamaño Otros archivos 1Gb de espacio por usuario
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6 Servicios de Sperantus
Como distribuidores autorizados de Google para la plataforma Google Apps en Sperantus ofrecemos soporte total desde la recopilación y análisis de requerimientos de la empresa a todos los niveles hasta su implementación y adaptación final de acuerdo a esos requerimientos.
Análisis de necesidades de acuerdo al nivel de implementación Propuesta y plan de implementación
Implementación técnica
Capacitación a administradores del departamento de IT y usuarios finales
Asesoría o implementación para opciones avanzadas de integración, ofreciendo la posibilidad de entregar aplicaciones de calidad incluyendo su código fuente. Material y tutoriales para respaldar todo el proceso de migración, adopción y
aprendizaje.
Puede acceder a nuestro sitio web en http://www.sperantus.com para obtener mayores detalles tanto de las herramientas de Google como de nuestros otros servicios o contactarnos directamente al correo electrónico info@sperantus.com.
