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AUDITORÍAS INTERNAS S.G.A.

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HOJA 1

DE 18

AUDITORÍAS INTERNAS

S.G.A.

Julio 2014.

TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO

1 AÑO FECHA DE ELABORACIÓN 8 DE JULIO DE 2014. FECHA DE REVISIÓN 11 DE JULIO DE 2014. DEPARTAMENTO DE CALIDAD ELABORÓ SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN REVISÓ

(2)

AUDITORÍAS INTERNAS

P SGA3

HOJA 2

DE 18

1.- OBJETIVO

1. Determinar el estado del Sistema de Gestión Ambiental del ITSA con relación a los

requisitos del sistema de la norma ISO 14001:2004.

2.- NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN

a) Normas

1. ISO 14001:2004.

b) Políticas

El Representante de la Dirección del Sistema de Gestión Ambiental es responsable de:

a) Determinar quien asumirá el rol de líder del equipo auditor

b) Determinar fechas o periodos de auditoria.

c) Establecer el objetivo y alcance de la auditoria, en coordinación con el líder del equipo

auditor elegido

d) Recibir el informe de la auditoria y someterlo a revisión por la dirección

e) Resguardar los registros de las auditorias.

f) Evaluar a los auditores internos.

g) Intervenir para resolver situaciones conflictivas.

El líder del equipo auditor que se haya determinado para la auditoria es responsable

de:

a) Coordinarse con el representante de la dirección para determinar objetivo y alcance de

la auditoria

b) Determinar cuáles auditores participarán en la auditoria

c) Distribuir las actividades de auditoría entre todos los auditores participantes

d) Preparar el plan de la auditoria y darlo a conocer a los auditores, a los responsables de

área y de proceso dentro del alcance de la auditoria.

e) Avalar el contenido del informe y entregarlo al Representante de la Dirección del Sistema

de Gestión Ambiental

Los auditores son responsables de:

a) Revisar el plan de auditoría y preparar las listas de verificación

b) Realizar la auditoria con objetividad, imparcialidad y cortesía

c) Contribuir en la preparación del informe y demás actividades que les requiera el líder del

equipo auditor

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AUDITORÍAS INTERNAS P HOJA SGA3 3

DE 18

3.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

FORMATO O DOCUMENTO

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN

Cada año asigna al responsable LEA y determina fechas o periodos de auditoria.

Asignación de auditores. Programa de auditorías. Plan de auditoría. REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN

Asigna junto con el LEA a los responsables auditores internos.

Asignación de auditores.

LÍDER DEL EQUIPO

AUDITOR (LEA)

Prepara el programa de auditorías y plan de auditoría.

Programa de auditorías Plan de auditoría.

LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR (LEA)

Notifica el plan de auditoría a los auditados. Plan de auditoría.

AUDITORES INTERNOS

Revisan el plan de auditoría y si fuera necesario solicitan los cambios al LEA.

Plan de auditoría.

LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR (LEA)

Hace los cambios pertinentes al plan de auditoría a petición de los auditores internos.

Plan de auditoría.

AUDITORES INTERNOS

Preparan las listas de verificación de auditorías. Lista de verificación de auditoría.

AUDITORES INTERNOS

Ejecutan la auditoría Lista de verificación de auditoría.

LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR (LEA)

Coordina el informe de la auditoría y lo informa al Representante de la Ata Dirección.

Informe de la Auditoría.

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN

Somete el informe a Revisión por la Dirección y activa el procedimiento de acciones correctivas, correctivas y de mejora.

Informe de la Auditoría.

AUDITADOS Reciben informe de las no conformidades u

oportunidades de mejora.

Informe de la Auditoría.

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN

Evalúa a los auditores internos. Evaluación de auditores internos. Evaluación del desempeño del auditor.

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN

Actualiza la calificación de auditores internos. Calificación de auditores internos.

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AUDITORÍAS INTERNAS P SGA3 HOJA 4 DE 18

4.- DIAGRAMA DE FLUJO

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN (RAD)

AUDITOR LIDER (LEA) AUDITORES INTERNOS AUDITADOS

INICIO

1

Cada año asigna al responsable LEA y determinan el Programa y Plan de auditoría. Asignación de auditores. 2 P/P de auditoría.

Asigna junto con el LAE a los responsables auditores internos. Asignación de auditores. 3 Prepara el plan de auditoría Plan de auditoría. 4 Notifica el plan de auditoría a los auditados. Plan de auditoría. 6

Hace los cambios pertinentes al plan de auditoría a petición de los auditores internos. Plan de auditoria. A . 5 Revisan el plan de auditoría y si fuera necesario solicitan los cambios al LEA.

(5)

AUDITORÍAS INTERNAS P SGA3 HOJA 5 DE 18 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN (RAD)

AUDITOR LIDER (LEA) AUDITORES AUDITADOS

A 7

Preparan las listas de verificación de auditorías. 10 9 Lista de verificación Somete el informe a Revisión y activa el 8 de auditoría. procedimiento de acciones correctivas, correctivas y de mejora. Evaluación del desempeño del auditor. Coordina el informe de la auditoría y lo informa al RAD. Informe de la Auditoría. Ejecutan la auditoría Lista de verificación de auditoría. 12 11

Evalúa a los auditores internos. Evaluación de auditores internos. Reciben informe de las no conformidades u oportunidades de mejora. Evaluación del desempeño del 13 auditor. . Actualiza la calificación de auditores internos. Calificación de auditores internos. FIN

(6)

FORMATOS E INSTRUCCIONES

P SGA3

HOJA 6

DE 18

5.- ANEXOS

Instructivo de llenado “Asignación de Auditores”.

NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR

1 Nombre completo Nombre completo del responsable asignado por el RAD.

2 Cargo Cargo del responsable asignado por el

RAD.

3 Nombre completo Nombre completo del responsable asignado por el RAD.

4 Cargo Cargo del responsable asignado por el RAD.

“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado” R00/14

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FORMATOS E INSTRUCCIONES

P SGA3

HOJA 7

DE 18

PROGRAMA DE AUDITORÍAS

Instructivo de llenado “Programa de Auditoría”.

NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR

1 Periodo Periodo que comprende la programación de

auditorías.

2 Objetivo Se describe el objetivo de la programación de las auditorías.

3 Fecha de elaboración Fecha en que se elabora el programa.

4 Alcance Alcance de la programación de auditorías.

5 Auditor Líder Nombre completo del Auditor líder (persona que elabora el programa).

6 Tipo Auditoría interna o externa.

7 Proceso Se escribe el nombre del proceso ambiental de importancia.

8 Áreas Se escribe el área de importancia a programar. 9 Fecha programada Fecha en la que se realizará la auditoría. 10 Fecha realizada Fecha en la que se realiza la auditoría. 11 Observaciones Las que se consideren opertinentes.

“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado” R00/14

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FORMATOS E INSTRUCCIONES

P SGA3

HOJA 8

DE 18

Instructivo de llenado “Plan de Auditoría”.

NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR

1 Fecha o periodo de la auditoría Fecha en que se planea la auditoría.

2 Objetivo Objetivo concreto.

3 Alcance Hasta donde abarca la auditoría.

4 Criterios de Auditoría Bajo qué criterios se va a evaluar. 5 Líder del equipo auditor LEA, Nombre del personal responsable

asignado por el RAD.

6 Fecha Fecha en que se realiza la auditoría

7 Hora Hora programada.

8 Proceso/actividad Proceso/actividad planeada. 9 Criterios de auditoría Bajo qué criterios se va a evaluar.

10 Auditor Auditor seleccionado por el RAD.

11 Auditado(s) Área(s) Auditado(s) Área(s) planeadas.

“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado” R00/14

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FORMATOS E INSTRUCCIONES

P SGA3

HOJA 9

DE 18

Instructivo de llenado “Lista de verificación de Auditoría”.

NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR

1 Fecha. Fecha en que se verifica.

2 Objetivo. Objetivo de la verificación.

3 Área a auditar. Área a auditar.

4 Clausula ISO 14001:2004. Clausula ISO 9001 que se va a auditar. 5 Pregunta, aspecto, tema. Que se va a tratar.

6 Cumple (si). Si cumple con el requisito de la norma ISO9001.

7 Cumple (no). Si no cumple con el requisito de la norma ISO9001.

8 Evidencias. Las evidencias que se encuentran en la verificación.

9 Observaciones. Observaciones que se consideren pertinentes.

10 Auditor. Nombre completo del auditor.

“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado” R00/14

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FORMATOS E INSTRUCCIONES

P SGA3

HOJA 10

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“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado” R00/14

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FORMATOS E INSTRUCCIONES

P SGA3

HOJA 11

DE 18

Instructivo de llenado “Informe de Auditoría”.

NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR

1 Fecha o periodo de auditoría. Fecha en que se realiza la auditoría.

2 Objetivo. Objetivo de la auditoría.

3 Alcance. Alcance que abarca la auditoría.

4 Criterios de auditoría. Criterios evaluados.

5 Auditores participantes: Nombre completo de los participantes en la auditoria.

6 Hallazgos: Hallazgos en encontrados en la auditoria. 7 Conclusiones: Conclusiones de la auditoría.

8 Fecha del informe: Fecha en que se redacta el informe. 9 Nombre del líder del equipo auditor. Nombre completo del auditor líder. 10 Firma del auditor. Firma del auditor.

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FORMATOS E INSTRUCCIONES

P SGA3

HOJA 12

DE 18

“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado” R00/14

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FORMATOS E INSTRUCCIONES

P SGA3

HOJA 13

DE 18

Instructivo de llenado “Evaluación de Auditores Internos”.

NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR

1 Nombre de quién evalúa:

Nombre de la persona evaluadora.

2 No.

Número consecutivo.

3 Nombre del integrante del equipo.

Nombre de los integrantes del equipo

evaluador.

4 Ético.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima. Ético: imparcial, sincero, honesto y

discreto.

5 Mentalidad abierta.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima. De mentalidad abierta: dispuesto a

considerar ideas o puntos de vista alternativos.

6 Diplomático.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima. Diplomático: con tacto en las

relaciones con las personas.

7 Observador.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima. Observador: es decir, activamente

consciente de su entorno físico y las

actividades.

8 Perceptivo.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima. Perceptivo: instintivamente

consciente y capaz de entender las situaciones.

9 Versátil.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima. Versátil: se adapta fácilmente a

diferentes situaciones.

10 Tenaz.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima. Tenaz: persistente orientado hacia el

logro de los objetivos.

11 Decidido.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima. Decidido: alcanza conclusiones

oportunas basadas en el análisis y

razonamiento lógicos.

12 Seguro de si mismo.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima. Seguro de sí mismo: actúa y funciona

en forma independiente, a la vez que se

relaciona eficazmente con otros.

13 Examen.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima.

14 Revisión después de la auditoría.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima.

15 Calificación promedio.

Número de 1 al 10, el 10 es la calificación

máxima.

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FORMATOS E INSTRUCCIONES

P SGA3

HOJA 14

DE 18

Instructivo de llenado “Evaluación del desempeño del auditor”.

NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR

1 Fecha: Fecha en que se realiza la evaluación del

desempeño del auditor.

2 Realizó: Nombre de quien realiza la evaluación.

3 Auditor evaluador: Nombre del evaluado.

4 Cumplió Marque con una X si cumplió.

5 No cumplió Marque con una X si no cumplió.

6 Observaciones Lo que considere relevante de la evaluación.

“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado” R00/14

(15)

FORMATOS E INSTRUCCIONES

P SGA3

HOJA 15

DE 18

“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado” R00/14

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FORMATOS E INSTRUCCIONES

P SGA3

HOJA 16

DE 18

Instructivo de llenado “Calificación de auditores internos”.

NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE

ESCRIBIR

1 Auditor, Auditor líder, Auditor de ambas disciplinas.

Cruce con una x si está siendo evaluado como Auditor Interno, Auditor Líder o auditor en Ambas Disciplinas. 2 Nombre Escriba el nombre completo del aspirante a auditor. 3 Fecha Anotar la fecha de presentación de la solicitud día,

mes y año. 4 Máximo nivel académico

alcanzado.

Anotar el grado máximo de estudios alcanzados. 5 Institución. Anotar el nombre de la institución donde realizo el

último grado de estudios.

6 Fecha. Fecha de la obtención del último grado de estudios. 7 Puntaje Educación Anotar por curso formación de auditores 2, cualquier otro

relacionado tiene un valor de 1.

7 Puntaje Formación como auditor Anotar (1) Licenciatura,(2) Posgrado, (3) Doctorado. 7 Puntaje Experiencia Anotar (1) un año de experiencia relacionadas con el

tema de calidad, (1) por pada auditoría interna, (0.5) para el caso de que haya sido observador.

8 Nombre del curso. Anotar el nombre de los cursos recibidos relacionados con el SGA y capacitación como Auditor.

9 Fecha. Anotar la Fecha de realización de los cursos.

10 Organización. Anotar el nombre de la organización donde haya participado en la realización de auditorías y /o en la implementación de Sistemas de Gestión Ambiental. 11 Cargo/Función. Anotar el cargo o función desempeñada en la

organización donde trabajó y trabaja.

12 Periodo. Anotar el periodo en el cual desarrollo actividades de auditoría.

13 Fecha Anotar la suma de los puntajes solo podrán ser

auditores aquellos que la suma total de puntajes sea al menos de 5 y para auditor líder deberá de ser de 7. 14, 15 Calificado por: Fecha: Estos espacios serán llenados por el RAD, en los

cuales colocará el nombre de quién califico, y la fecha en que se hiso.

16 Puntaje total Anotar el periodo de vigencia (la vigencia máxima de la evaluación será por un año

*Nota: Podrán Insertarse tantas filas como sean necesaria

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DEFINICIONES P SGA3

HOJA 17

DE 18

RAD: Representante de la Dirección, para el ITSA es el Director de Planeación y

Administración.

Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de

manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoria.

Criterios de auditoria: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

Nota.- Los criterios de auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de

la auditoria.

Evidencia de la auditoria: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son

pertinentes para los criterios de auditoria.

Hallazgo de la auditoria: resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los

criterios de auditoria. Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los

criterios de auditoria.

Programa de auditoria: conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo determinado y

dirigidas hacia un propósito específico.

Plan de auditoria: descripción de las actividades y de los preparativos de una auditoria.

Alcance de la auditoria: ex te n si ó n y límites de una auditoria. El alcance de la auditoria

incluye generalmente una descripción de los lugares, las unidades organizativas, las actividades y los

procesos, así como el periodo cubierto.

Conclusiones de la auditoria: resultado de una auditoria proporcionado por el equipo auditor tras

considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma.

No conformidad: incumplimiento de un requisito.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.

Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación

potencialmente indeseable.

Acción correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación

indeseable.

Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

(18)

DEFINICIONES

P SGA3

HOJA 18

DE 18

Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo auditorias.

Competencia: cualidades personales y capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

Objetivo de la auditoría

:

Información que se pretende obtener al llevar a cabo la auditoria. Por ejemplo:

Cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 14001:2004

Áreas, procesos y productos donde se pueden llevar a cabo mejoras

Grado de madurez del sistema

Aplicación de un reglamento.

LEA: Líder del Equipo Auditor

Referencias

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