paso a paso:
MENÚ DE REGISTROS de
CONTABILIDAD de la Versión 3.04 de
Enero – 2009
Le detallamos los pasos que debe efectuar en el momento de proceder a efectuar los registros Contables
Las opciones que componen este menú, corresponden a todos los registros contables manuales del proceso. Cada opción tiene unas cualidades propias para las que han sido creadas
Es importante que el usuario conozca cada una de las opciones para saber los beneficios de cada una de ellas y el modo mas adecuado de uso.
El usuario debe tener presente que todos los códigos de cuentas que se indican, en este manual, son puramente informativos y que cada empresa debe confeccionar su plan contable siguiendo sus propios criterios contables.
En este manual trataremos para mayor referencia a todas las cuentas de conexión como 430 de clientes, sin embargo, cada usuario debe distinguir la cuenta de clientes de cada propietario, con la cuenta de depósitos de cada finca, tanto en alquileres como en comunidades.
NUMERACIONES DE ASIENTOS
Esta opción contiene el contador de los asientos, por meses de los ejercicios contables vigentes
Recomendamos que cuando se crea un nuevo ejercicio la numeración del mes de Enero, se modifique registrando el asiento como hecho, porque cuando se proceda a efectuar el asiento de apertura, modificando nuevamente este dato poniéndolo a 0,previa anotación de la numeración actual, y así de esta forma se puede efectuar el asiento de apertura con el numero 1 y situarlo al inicio del Libro Diario
Una vez efectuado el asiento de apertura debe restaurar la numeración al numero anotado.
REGISTRO ASIENTOS CONTABILIDAD
Esta opción permite el registro de asientos contables SIN ENLACE ALGUNO CON NINGUNO DE LOS OTROS PROCESOS que se dispongan de la aplicación de fincas. Simplemente efectuará los asientos contables que se indiquen SIN NINGÚN AUTOMATISMO.
Esta opción no será utilizada normalmente, si no es en casos muy específicos como por ejemplo:
• Asientos de apertura: Cuando deben Introducir los saldos anteriores de las fincas para comenzar a utilizar la contabilidad, estos asientos solos deben añadirse a contabilidad, y no deben enlazar con ningún módulo de fincas, ya que esta información ya estará grabada en alquileres, comunidades etc... en sus correspondientes fichas de saldos.
• Entrada de información anterior: Cuando por ejemplo la instalación y puesta en marcha de nuestro programa de fincas se realice en los primeros meses de un ejercicio, y si se desea Introducir la información desde Enero, esta será la pantalla para Introducir estos asientos anteriores.
• Si por error en la operatoria, una vez puesta en marcha la contabilidad, se realiza por error algún asiento automático desde fincas, en lugar de desde contabilidad, podrá añadir dicho asiento desde esta pantalla de trabajo. La operatoria es la misma que la de las opciones siguientes, con la única diferencia de que esta opción NO interviene ni modifica los datos de las carteras de las fincas, interviniendo solo a nivel de cuentas contables.
La operatoria será la siguiente:
Al iniciar la opción el cursor se situara en Fecha, deberemos indicar en formato DDMMAAAA, la que corresponda al Asiento que deseamos registrar.
Seguidamente de indicar la fecha, se impresionara el numero de asiento. Este numero será recogido de la opción anterior, Numeración de Asientos. Las cifras de los miles indicaran el mes en que estamos operando y las tres cifras siguientes, el numero de orden de dicho asiento, dentro del mes.
Por ejemplo el asiento 02001, sería el asiento número 001 del mes de Febrero.
El cursor se situara en el campo Cuenta, a la que se efectúa el registro. Si se indica parte del código y se pulsa TAB, la ventana de ayuda enseñara todas cuentas que empiecen por los dígitos introducidos.
Siempre deberá indicarse el código de una subcuenta ya que las de Mayor, no tienen tratamiento directo. Sus campos serán acumulados por el registro de asientos de las fichas de subcuentas. El código de la subcuenta ya se ha comentado que siempre será de 9 dígitos.
Cuando exista la subcuenta indicada, se impresionaran el nombre de la misma.
Si la ficha no existe, aparecerá el mensaje de aviso “No existe cuenta, ¿Desea Crearla?
Si indicamos NO, el cursor volverá a cuenta, a la espera de que se le indique otra cuenta contable. Si le indicamos SI, nos aparecerá ficha de las subcuentas y nos permitirá dar de alta la subcuenta señalada siguiendo la misma operatoria indicada en el Menú Ficheros
Co.Cont
Debe indicarse el código del Concepto Contable que corresponda. Estos conceptos contables son los que están grabados en Procesos Comunes - Tratamiento de Descripciones.
Si deseamos consultarlos en pantalla, bastará `pulsar TAB y nos aparecerá la ventana de ayuda, que enlaza con los mismos.
Cuando ya se ha registrado un concepto, y es preciso que en el siguiente registro, volver a indicar la misma descripción, el usuario, debe pulsar el botón del rotulo Co Cont y sera repetido el ultimo concepto y la ultima descripción.
Es importante que el usuario conozca las ventajas de aplicar un concepto contable u otro, según sea el movimiento a registrar.
Consultar Menú de Procesos Comunes – Tratamiento de Descripciones, en el que encontrara las descripciones de los conceptos contables, entre el 900 al 999, al mismo tiempo que se indica su utilidad.
El empleo de estos conceptos, sera de mucha ayuda y ahorro de tiempo, para tener totalmente automatizados los registros de IVA, IRPF, Impuestos, Obras a repercutir, etc. Según al proceso que van dirigidos.
Esta cualidad es de suma importancia al momento del registro de un movimiento.
Cuando se finaliza el asiento, y los importes de DEBE 0 HABER no son iguales, no se permite cerrar la opción, debiendo comprobar los registros efectuados, ya que debe existir la contrapartida de cada uno de ellos.
Esta opción no tiene ninguna conexión a diferentes procesos de las aplicaciones, ya que estas se contemplan la opción siguiente.
Cuando el borrador de registros de esta opción, contenga mas de 200 movimientos, la opción le indicara mediante un mensaje que es preciso efectuar el listado y eliminar el borrador.
Es conveniente que el usuario siga estas premisas, puesto que la información que figura en esta pantalla, no es mas que un reflejo de “lo que he hecho”, pero que no tiene mas valor que el meramente informativo y de control, pues el registro real ha sido salvado dentro de los ficheros del plan contable, con lo cual el hecho de eliminar el borrador, no elimina ningún registro del Plan de Cuentas.
Cada opción de Registro, tiene su propio listado de Borrador, para poder permitir que cada usuario opere en una opción diferente y no se cruce la información en estos ficheros.
REGISTRO ASIENTOS APLICACIÓN
Esta opción tiene la misma operatoria que la anterior, pero la diferencia estriba en que tiene conexión con
los demás procesos de gestión de nuestra aplicación, de tal forma que permite efectuar un solo pase para
cada documento y este quedara registrado en todos los ficheros se son precisos para su total control.
Cuando se efectúe el registro sobre una cuenta, en la que la cuarta cifra sea distinta 0, se entiende que se
accede a uno de los procesos de gestión que componen la aplicación
Aunque ya se ha explicado anteriormente es conveniente recordar que enlace entre ambos procesos se produce por el cuarto dígito de la subcuenta contable, siendo los enlaces disponibles:
4301 MODULO DE ALQUILERES 4302 MODULO DE COMUNIDADES
4303 MODULO DE GESTIONES /ABOGADOS 4305 MODULO DE SEGUROS
4306 MODULO DE CONTADORES 4309 MODULO DE INMOBILIARIOS
Enlaces del campo de CUENTA:
• COBROS DE RECIBOS ALQUILER Y COMUNIDAD: A pesar de que las subcuentas sean de 9 dígitos, al estar conectada esta opción, al proceso de alquileres u comunidades, este campo admitirá hasta 12 dígitos, para los casos que se traten recibos de alquiler o de Comunidades. Los tres dígitos referentes al código del inquilino o del copropietario, no serán tenidos en cuenta, contablemente, pero enlazaran con las fichas de inquilino o copropietario que corresponda.. Por ejemplo:
430100001001 (Inquilino número 001 de la finca 001 de alquileres) 430200001001 (Propietario número 001 de la finca 001 de comunidades)
• GASTOS DE ALQUILER Y COMUNIDAD: Cuando indicamos una cuenta de nueve cifras, y estamos tratando una cuenta de Alquiler o Comunidad, las tres últimas corresponderán al código de la finca en Alquileres o Comunidades que debe estar dada de Alta en el proceso correspondiente. Por ejemplo:
430100001 (Cargaríamos un gasto en la finca 001 de alquiler) 430200001 (Cargaríamos un gasto en la finca 001 de comunidad)
• CLIENTES DE GESTIONES o ABOGADOS: Para el enlace de clientes de gestiones, las cinco ultimas cifras de la subcuenta contable deben coincidir con el código de cliente en Gestiones o de Abogados, si se trabaja la contabilidad con una cuenta contable por cada cliente. Por ejemplo:
430300001 (Cliente número 00001 ) .
• CLIENTES DE SEGUROS: Para el enlace de clientes de seguros, las cinco ultimas cifras de la subcuenta contable deben coincidir con el código de cliente en seguros, si se trabaja la contabilidad con una cuenta contable por cada cliente. Por ejemplo:
430500001 (Cliente número 00001 de seguros) .
• CONTADORES: Para el enlace con contadores, las tres ultimas cifras de la subcuenta contable deben coincidir con el código de la finca de contadores. Con este enlace contabilizaremos todos los gastos. Por ejemplo:
430600001 (Finca número 001 de contadores) .
Para el pase de cobros de recibos de contadores, tras el código de cuenta contable deberán añadirse los tres dígitos del copropietario que efectúe el pago del recibo. Estos 3 últimos dígitos no tendrán valor para contabilidad, pero si son imprescindibles para el enlace con la ficha de propietarios en contadores. Por ejemplo:
430600001001 (Propietario 001 de la finca 001 de contadores)
• INMOBILIARIOS: Crearemos una sola cuenta contable genérica para los pagos delegados de Impuestos. Por ejemplo:
430900000 (Clientes generales de Inmobiliarios)
En cualquiera de estos casos, al teclear el código de cuenta, se impresionarán en pantalla tanto el nombre de la subcuenta contable, como los datos de la ficha con la que se está enlazando, para confirmar al usuario los datos que está tecleando.
Cuando se indica una cuenta con enlace, se sobrepone una venta que corresponde al proceso que se ha llamado. La operatoria en esta ventana, es exactamente la misma que se efectúa en el Registro de Cobros y pagos, de sus respectivos procesos, por lo que si se aplica el mismo manual que consta en cada aplicación, se obtendrán los resultados completos de esta conexión.
El registro que se efectúa, queda registrado a nivel contable, como en las propias fichas de fincas o clientes, según el proceso llamado.
En el proceso de Comunidades, hay una variante en la aplicación de la fecha, y es que a pesar que al entrar en la pantalla del proceso solicitado, siempre la fecha de registro, es la misma de la del asiento, en este caso si esta fecha se
varia, en el proceso de Comunidades, el registro sera salvado con esta fecha, mientras en el asiento contable, sera con la indicada en la pantalla de contabilidad.
Este permiso, es importante, puesto que es muy frecuente que en el mes de Enero, por ejemplo, se efectúe el pago de gastos que tienen una imputación contable en este propio mes, pero el administrador, precisa que este registro se incluya en la liquidación del ejercicio que acaba de finalizar, para completar la liquidación.
Cuando se efectúe listado de borrador y antes de efectuar su eliminación, el usuario tiene la posibilidad de reclamar todos los recibos de Alquileres y de Comunidades que hayan sido devueltos, se podrá efectuar envío de carta o acuse de recibo de los recibos que han sido cobrado por envío de fondos y que hayan sido registrados en estado 4. También pueden remitir cartas a los propietarios que se les haya efectuado el pago de la liquidación, con el concepto contable 950
Cuando se solicita efectuar el envío de cartas la pantalla solicita el importe de los gastos de devolución para los recibos de Alquiler y para los de Comunidad
En los campos de texto, para indicar la carta que debe remitirse para cada caso, pulsando TAB se accede de forma directa a la selección de textos en el directorio \CETMUE\CARTAS
El usuario debe tener preparados los textos para cada tema, y que han de ser combinados, con los ficheros siguientes que se crearan de forma automática por la opción y que se registran en el directorio \CETMUE\WORD
Para Devoluciones Alquiler DEVOLRPV.DOC Para Recibos Cobrados Alquiler COBRORPV.DOC Para Liquidaciones PV PAGOLQPV.DOC Para Devoluciones Comunidad DEVOLRPH.DOC Para Recibos Cobrados Codad COBRORPH.DOC
Para el usuario no es preciso cumplimentar todos los campos de cartas, si decide no remitir alguna de ellas, no es preciso que cumplimente el campo.
Una vez finalizada la impresión de las cartas se solicita si desea facturar el cargo de las cartas y de las devoluciones. Esta opción esta preparada solamente para <los recibos de Comunidades.
Si la respuesta es afirmativa, debe de indicar los importes y conceptos para minutar estas partidas.
Se efectuara una factura a nombre de la comunidad, en laque se detallan los propietarios que tienen cargo por la carta y por la devolución. Este importe mas el IVA, será cargado en la comunidad al Grupo 10 de individuales, de forma directa. En el Menú de Predefinidos Gastos esta la opción de Registro Gastos de Reclamación, para efectuar el asiento contable que efectúe los movimientos a las subcuentas.
Esta opción de efectuar la reclamación se encuentra en esta opción y en las dos de Diario de Caja, pero con fichero borrador independiente, por lo cual desde cada opción, solamente se gestionaran los recibos registrados en la propia opción.
DIARIO DE CAJA 1 y 2
Esta opción es otro registro de asientos, destinado en este caso a todos las operaciones que se realicen con la cuenta de Caja Efectivo de un despacho. Cualquiera de estos asientos que comentamos, podría realizarse perfectamente por el Registro de Asientos de Aplicación, pero se pretende que su contabilización se realice desde esta opción, que contiene todas las herramientas específicas para este tipo de registros.
La operatoria es exactamente igual que la opción de Registro Asientos Aplicación, y solo se diferencia en que en este registro, la contrapartida es de forma automática la cuenta de Caja que se indica al iniciar la opción.
Esta opción, permite entrar y salir de la misma sin necesidad de cerrar el asiento, hasta que el usuario decida efectuar el arqueo de caja
Lo que no es posible efectuar registros a la cuenta de Caja indicada al incio, ya que con ello se desvirtúa el saldo. Cuando el usuario decida efectuar el cierre de caja, debe pulsar el botón Arqueo, y aparecerá una pantalla, en la se ofrece un desglose d cobros y pagos efectuados, separados para cada proceso de la aplicación, que junto al saldo anterior nos indicara el saldo real de caja en este momento.
El usuario deberá efectuar el arqueo cumplimentando los campos que están preparados para este efecto, y cuando el descuadre sea 0, podrá indicar que se imprima el mismo, con lo cual el asiento de Caja sera cerrado contablemente y se imprimirá el listado de movimientos de Caja y el arqueo del mismo.
Para el cierre del asiento de Caja, los conceptos serán:
921 para los cobros 922 para los pagos
Hay que registrar estos conceptos contables por el Menú de Procesos Comunes, Tratamiento de Descripciones con el texto que crea más conveniente.
Si se efectuara el arqueo de caja sin haber dado de alta dichos conceptos contables, el programa por defecto aplicará el texto:
COBROS DE LA FECHA PAGOS DE LA FECHA.
Al haber cerrado la caja y hecho el arqueo, los acumulados de cobros y gastos desaparecerán, los movimientos contables del día serán borrados de la pantalla de caja, y el saldo anterior será substituido por el saldo actual, quedando lista esta opción para el próximo cuadre.
En el próximo acceso a esta pantalla, debe indicarse la cuenta de caja y la fecha del diario, para que el asiento quede numerado y permita el registro de nuevos movimientos que se irán actualizando sobre el saldo anterior.
El hecho que haya dos opciones de Diario de Caja, no es otro, que permitir en despachos con mucho movimiento que haya dos personas efectuando los cobros y los pagos a clientes, pero la operatoria y resultados son exactamente los mismos, en los dos.
REGISTRO FACTURAS PROVEEDORES
En esta opción serán registradas todas las facturas recibidas y sobre las que se desee controlar el pago, ya sean de la administración o de alguna de las aplicaciones (alquileres, comunidades...). y la conexión con las fichas de proveedores. Estos registros mantendrán la misma operatoria y forma que el registro de Asientos de Aplicación, manteniendo los mismos códigos de conexión para IVA, etc..
Se trata en definitiva de registrar por esta opción las facturas recibidas del Administrador en el Haber de sus cuentas de proveedores y en el debe en las cuentas de gastos e IVA soportado, y en el caso de otras aplicaciones, cargar directamente dichas facturas, descontándolas ya del saldo de la comunidad, o la finca de alquiler.
Por lo tanto las contrapartidas de este registro pueden ser:
A. Cuenta contable alquiler. B. Cuenta contable comunidad.
C. Cuenta contable gastos administrador. Cuenta contable IVA administrador.
Fecha: Indicar la fecha del día del asiento o bien a la fecha de la factura.
Proveedor: Indicar el número del código del proveedor con el que se tenga que registrar la factura. Hemos de tener en
cuenta que los códigos serán de 5 dígitos y deben ser dados de Alta en la opción de Tratamiento de Proveedores
Cuenta: En este campo se registra el HABER en la cuenta contable del proveedor que debe ser de 9 dígitos. Los cinco
últimos dígitos de esta cuenta coincidirán con el código del proveedor dentro de la opción Tratamiento de Proveedores, dónde deberá estar dado de alta.
Por lo que se refiere a la cuarta cifra de la cuenta del proveedor, siempre ha de ser 0. Por ejemplo, al proveedor con código 00001, le va a corresponder la cuenta contable 400000001.
Cuenta : En este campo se registra el DEBE en la cuenta de la finca de alquiler o comunidad, o en la cuenta contable
de gastos de administrador. En el caso de que sea una gasto del propio despacho además del registro en la cuenta de gastos, debemos añadir otro con el IVA soportado si lo hubiere.
El orden para efectuar el asiento es indiferente y sera el que tenga por habitual el propio usuario.
Cada vez que efectúe el registro de una factura en debe y haber, se accede directamente a una ventana auxiliar para desglosar las facturas en los oportunos vencimientos.
Fecha Factura: Indicar la fecha real de la emisión de la factura.
Número: Indicar el número de factura o bien 5 cifras de la misma, si el numero es superior.. Importe Factura: Indicar el importe total de la factura.
Origen y Con Cargo a: Indicar el proceso de Origen de cargo de esta factura. Esta opción tiene ventana de ayuda
pulsando TAB
Vencimiento Recibo: Hay que indicar la fecha en formato DDMMAAAA del vencimiento de recibo que esté registrado. Importe: Hay que indicar el importe del cada uno de los recibos.
Finalizado el proceso, habrá registrado la factura tanto en contabilidad, como directamente en proveedores, pudiendo proceder al registro de otra factura.
Estos registros podrán ser controlados por el proceso de Proveedores, para su liquidación.
CONSULTA Y MODIFICACIÓN DIARIO
Esta opción solo tiene efecto en CONTABILIDAD.Esto es importante que el usuario lo tenga en cuenta, ya que cualquier otra conexión de las que tiene la opción
Asientos Aplicación o Diarios de Caja, aquí están sin efecto. Por ejemplo:
• Si modificamos o anulamos algún registro de una cuenta de fincas, deberá efectuarse la modificación del asiento contable por esta opción, pero posteriormente por el Registro de Cobros y Pagos de su proceso, deberá efectuarse la rectificación correspondiente en la finca.
• Si la modificación correspondiera a algún registro afecto a IVA, una vez modificado por esta opción, debería ser tratado por el Registro de IVA correspondiente para su rectificación en el libro.
La pantalla que se nos mostrará, es igual que la del registro de asientos.
Al solicitar la opción, deberá indicarse la fecha del asiento contable a rectificar o consultar. Al indicar el número de asiento y pulsar TAB, debe aparecer el asiento solicitado
A partir de este momento todas las modificaciones que se realicen de dicho asiento repercutirán en los acumulados, para ayudarnos a comprobar que al abandonar el asiento lo hemos dejado cuadrado.
Esta opción permite, incluir nuevas líneas en el asiento si es preciso, siempre y cuando estén disponibles. Y poder cerrar un asiento que había quedado descuadrado por el un corte en el equipo, mientras se estaba contabilizando.
Para modificar un registro, hacer doble clic en el mismo, para que aparezcan los datos en la línea inferior.
El usuario debe tener en cuenta que si en un registro, modifica el importe o el concepto, quedara salvado con las modificaciones, pero que si el dato a modificar es LA CUENTA, debe de ANULAR esta línea y crear la nueva , a la cuenta correcta.
De no hacerlo así, lo que se esta provocando es que el registro se repita en la nueva cuenta indicada, pero no es anulada de la anterior, porque en ningún momento se esta indicando esta paso.
El campo Cambiar Ejercicio que figura en esta pantalla, tiene utilidad para ciertos errores producidos, por el registro de una siento de un periodo en otro, pero depende de cómo ha quedado registrado el asiento, por lo cual esta opción, antes de usarla, deben de ponerse en contacto con nuestro servicio de mantenimiento, para que se verifique si es de utilidad para el caso que se les presenta.
CONSULTA Y MODIFICACIÓN CTAS CTES
Esta opción solo tiene efecto en CONTABILIDAD y solamente tiene utilidad para aquellas partidas que no aparecen en el Diario, pero si en los extractos de Cuentas Corrientes, porque se han realizado erróneamente por el usuario. Esto es importante que el usuario lo tenga en cuenta, ya que cualquier otra conexión de las que tiene la opción
Asientos Aplicación o Diarios de Caja, aquí están sin efecto. Por ejemplo:
contable por esta opción, siempre que este registro no aparezca en el Diario Contable, pero posteriormente por el Registro de Cobros y Pagos de su proceso, deberá efectuarse la rectificación correspondiente en la finca.
• Si la modificación correspondiera a algún registro afecto a IVA, una vez modificado por esta opción, debería ser tratado por el Registro de IVA correspondiente para su rectificación en el libro.
La pantalla que se nos mostrará, es igual que la del registro de asientos.
Al solicitar la opción, deberá indicarse la fecha del asiento contable a rectificar o consultar.
Al indicar el número de asiento y la línea y seguidamente la Cuenta, al pulsar TAB, debe aparecer el registro solicitado Esta opción permite solamente anular líneas en el asiento si es preciso, siempre y cuando estén estos registros solo aparezcan en el extracto de la cuenta, pero no el Asiento a la que hace referencia
