Ficha Informativa de Proyecto 2018

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MCEI - Ministerio de Comercio Exterior e Inversiones

Coordinación General Administrativa Financiera

Dirección Administrativa

PROYECTO:

I007 MCE-Implementación de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo

Líder del Proyecto: Santos Perez, Angela Jacqueline ([email protected]) Patrocinador Ejecutivo: Guerra Cartagena, Wilma

Natalia

Programas Relacionados:

Titular: Illingworth Gutiérrez, Xavier Francisco

Prioridad: 0

Tipo de Proyecto: Organización / Cultura Retorno Económico: 0.00

CUP: TIR: 0.00 %

Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00

Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil

Tipo de Ppto. Externo: Fecha de Inicio - Fecha de Fin: 06/02/2017 - 20/04/2018 Fecha de última actualización: 04/04/2018 Fecha de Fin Base: 05/12/2017

Modificado por: Quintong Santana, Fernando Miguel

Fecha del siguiente Hito: 06/04/2018

DATOS GENERALES

Descripción

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

La implementación de la norma técnica de gestión documental y archivo, nos permitirá regular el proceso de organización y

administración de la documentación y de los archivos, cuya aplicación es obligatoria para todas las unidades del ministerio de comercio exterior y personal encargado del manejo de los archivos de gestión, quienes serán los responsables de dar cumplimiento a estas disposiciones.

OBJETIVO GENERAL O PROPÓSITO

Suministrar las pautas y directrices que regulen la función archivística para la organización, consulta, conservación, depuración y eliminación de documentos del ministerio de comercio exterior, de manera tal que los servidores y funcionarios tengan presente las funciones y responsabilidades frente al manejo de los documentos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la gestión documental a través de lineamientos, políticas y directrices claras y precisas que garanticen la gestión y conservación del patrimonio documental.

Establecer los procedimientos que permitan la organización, conservación, difusión y acceso a la información que genere la institución, siguiendo parámetros y lineamientos archivísticos emitidos por la secretaria nacional de la administración pública.

PRODUCTO / SERVICIO

Al finalizar el proyecto, se van a tener como producto los siguientes:

Política institucional en materia de gestión documental y archivo; la misma que establecerá y difundirá el compromiso de organizar, gestionar, conservar y resguardar los documentos de archivo que se generan o reciban.

Reglamento interno de gestión documental y archivo; la misma que constituye el instrumento de trabajo que orienta su función archivista a toda la gestión documental.

JUSTIFICACIÓN

La norma técnica de gestión documental y archivo en su capítulo 1, el artículo 1 tiene como objeto normar la gestión documental y archivo para cada una de las fases del ciclo vital del documentos así como la preservación del patrimonio documental de la nación con base en las buenas prácticas internacionales, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo, en beneficio de una gestión pública eficiente, eficaz y transparente.

Beneficios Cualitativos

Garantizar la fluidez y la agilidad de los trámites que debe atenderse en la difusión e información que el usuario requiera. Eficiente control de la correspondencia que se genere y se reciba en la institución.

Normalización de las políticas y de los procedimientos de la gestión de documentos, asegurando la adecuada atención y protección de los mismos.

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Tipo de Beneficiario

Beneficiario interno: Funcionarios y servidores del MCE. Beneficiario externo: Ciudadanía.

Restricciones RESTRICCIONES

TIEMPO: el proyecto tendrá una duración de 11 meses. COSTO: el proyecto no cuenta con presupuesto asignado.

ALCANCE: el proyecto está enfocado en lograr una eficiente gestión del archivo del MCE. RECURSOS: el proyecto contará con el apoyo del recurso humano de la dirección administrativa.

SUPUESTOS

Permanencia de los servidores de la unidad de gestión documental y archivo.

Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado

AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO

% TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL

Transcurrido: 97.27 %

Fecha de Inicio: 06/02/2017 Fecha de Fin: 20/04/2018

Porcentaje de Avance

Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Avance programado acumulado

100 % 100 % 100 % 100 % 0 % Avance real acumulado

70 % Estado 2018

RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES)

Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización MARZO 2018:

1. En el mes de marzo no se pudo cumplir con lo programado por lo cual de acuerdo al Memorando Nro. MCEI-CGAF-2018-0107-M se solicitó cambio de fecha fin y reprogramación de los hitos 10-11-12 y 13 del proyecto, sin embrago se han realizado los cambios de las observaciones que emitió el área de asesoría jurídica, por lo cual se espera la aprobación del Reglamento Interno de Gestión Documental y Archivo para el mes de abril.

Santos Perez, Angela Jacqueline 02/04/2018 -05:03 PM FEBRERO 2018:

1. En el mes de febrero no se pudo cumplir con los hitos programados y por ende con el fin del proyecto debido a que el comité de gestión documental nuevamente no aprobó en las fechas establecidas el Reglamento Interno de Gestión Documental y Archivo, sin embargo, se realizaron acercamientos con el área de asesoría jurídica los cuales han realizado observaciones, por lo cual en el mes de marzo se solicitará nuevamente el cambio de fecha fin y reprogramación de los hitos del proyecto (HITO No. 10-11-12-13).

Santos Perez, Angela Jacqueline

05/03/2018 -05:15 PM

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Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización ENERO 2018:

1. En el mes de enero no se pudo cumplir con los hitos programados y por ende con el fin del proyecto debido a que el comité de gestión documental no aprobó en las fechas establecidas el Reglamento Interno de Gestión Documental y Archivo, por lo cual en el mes de febrero se solicitará el cambio de fecha fin y reprogramación de los hitos del proyecto (HITO No. 10-11-12-13). Santos Perez, Angela Jacqueline 05/02/2018 -11:16 AM DICIEMBRE 2017:

1. En el mes de diciembre mediante Memorando Nro. MCE-CGAF-2017-0324-M se solicitó el cambio de fecha fin y reprogramación de los hitos del proyecto debido a que existió retraso en la aprobación de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo, el cual fue aprobado mediante Memorando Nro. MCE-CGP-2018-0005-M.

Santos Perez, Angela Jacqueline 04/01/2018 -03:39 PM NOVIEMBRE 2017:

1. Una vez corregidas las observaciones respectivas al borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y archivo, fue remitido a la Coordinación General de Asesoría Jurídica-CGAJ para su visto bueno, sin embargo aún estamos a espera una respuesta. (HITO No. 7-8-9-10). Santos Perez, Angela Jacqueline 05/12/2017 -08:26 AM OCTUBRE 2017

1.De acuerdo al compromiso asumido en la reunión la Dirección de Administración por Procesos-DAP, realizo la revisión del borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y archivo, efectuando observaciones al documento mismas que fueron subsanadas, para su posterior envió a la Coordinación General de Asesoría Jurídica-CGAJ, para su visto bueno. (HITO No. 7-8-9-10). Santos Perez, Angela Jacqueline 06/11/2017 -12:10 PM SEPTIEMBRE 2017

1.Se mantuvo reunión con los integrantes de la comisión documental acordando que la Dirección de Administración por Procesos-DAP debe revisar el borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo, antes del visto bueno de la Coordinación General de Asesoría Jurídica-CGAJ, para posterior elaboración del Acuerdo Ministerial de la Política Institucional. (HITO No. 7-8-9-10).

Santos Perez, Angela Jacqueline 02/10/2017 -04:15 PM AGOSTO 2017

1. Durante el mes de agosto se realizaron las gestiones con las Autoridades para el cumplimiento de los hitos pendientes; finalmente por parte del delegado de la máxima Autoridad se designa a un funcionario del Área Administrativa para la revisión del borrador de la Política de Gerstión Documental y Archivo en el mes de septiembre para su posterior socialización. (HITO No. 7 y 8).

2. Además se avanzó en la elaboración del borrador del Reglamento Interno de Gestion Documental y Archivo. (HITO No. 9).

Santos Perez, Angela Jacqueline 04/09/2017 -12:06 PM JULIO 2017

1. Se realizó la revisión del "Borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo" por parte del titular del área para posterior envió a los integrantes de la comisión de gestión documental para la respectiva revisión, corrección y sugerencias. (HITO No.6, CUMPLIDO).

2. Durante el presente mes no se cumplió el hito # 7 planificado borrador de la "Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo, aprobada", porque no fue posible coordinar la reunión con los integrantes de la Comisión de Gestión Documental y Archivo. (HITO No. 7). Santos Perez, Angela Jacqueline 02/08/2017 -04:43 PM JUNIO 2017

1. Durante el presente mes no se cumplió el hito # 6 programado "Revisión del Borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo, por atención de diversas actividades institucionales del titular del área. (HITO No. 6).

Santos Perez, Angela Jacqueline 05/07/2017 -04:39 PM MAYO 2017

1. Se elaboró el borrador de las políticas institucionales que busca establecer las regulaciones generales para administrar la gestión documental institucional por medio de lineamientos que normalicen el ciclo de vida de los documentos, evidencien las funciones y actividades realizadas, garanticen la eficiencia de la gestión institucional y la conservación del patrimonio documental

31/05/2017 -03:18 PM

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Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización cualquiera que sea su soporte, garantizando el acceso ágil y oportuno a la información requerida

por los usuarios tanto internos como externos así como la adecuada conservación de los documentos institucionales. (HITO No.5, CUMPLIDO).

ABRIL 2017

1.- El dia viernes 28 de abril del 2017 con la presencia de todos los convocados, y en base a la Norma de Gestión Documental y Archivo, en su Capítulo II Artículo 15, se realizó la reunión para la conformación de la Comisión de Gestión Documental y Archivo, en la cual se le expuso las responsabilidades de cada uno de los miembros de la Comisión (HITO No.4, CUMPLIDO).

Santos Perez, Angela Jacqueline 02/05/2017 -04:36 PM MARZO 2017

1. Se efectuó la Convocatoria para la creación de la Comisión de Gestión documental y archivo para el dia viernes 28 de abril de 2017, en base a las atribuciones concedidas a través de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo emitida por la Secretaria Nacional de la Administración Pública, en el Capítulo II Artículo 15. (HITO No.3, CUMPLIDO).

Santos Perez, Angela Jacqueline 17/03/2017 -05:25 PM FEBRERO 2017:

1.- Se elaboró el Acta de Constitución del Proyecto, definiendo el equipo de trabajo del Proyecto y sus entregables. (HITO No.1, CUMPLIDO).

2. Se definió la Hoja de Ruta con sus respectivas actividades para la Implementación de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo del MCE. (HITO No.2, CUMPLIDO).

01/03/2017 -03:43 PM

Problemas cerrados: 1, Abiertos: 0

RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo Fecha de

última actualización

Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas /

Totales 5- PROYECTO. * General.

Falta de Compromiso por parte del comité CAUSARÍA retraso en la finalización del proyecto

16/03/2018 Angela Jacqueline Santos Perez

30 % 60 18 0/1

Riesgos cerrados: 1, Abiertos: 1

LOCALIDADES

Localidad de Impacto 1 Zona 6 - Austro > Azuay > Cuenca

2 Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil 3 Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito

HITOS

Hito Categoría Fecha

Comprometida Fecha Estimada Fecha Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 1 DEFINICIÓN: Acta de

constitución del proyecto, firmada.

4-Inicio de Trabajo 06/02/2017 06/02/2017 Sí 10.0

2 PLANEACIÓN: Hoja de Ruta, aprobada.

5-Entregables Intermedios

28/02/2017 28/02/2017 Sí 10.0

3 EJECUCIÓN: Convocatoria para la creación de la Comisión de Gestión documental y archivo, enviada. 5-Entregables Intermedios 13/03/2017 17/03/2017 Sí 5.0 4 EJECUCIÓN: Comisión de Gestión Documental y Archivo, conformada.

28/04/2017 28/04/2017 Sí 5.0

5 EJECUCIÓN: Borrador de la Política Institucional en materia

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HITOS

Hito Categoría Fecha

Comprometida Fecha Estimada Fecha Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico de Gestión Documental y Archivo, elaborado. 6 EJECUCIÓN: Borrador de la

Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo, revisado. 5-Entregables Intermedios 16/06/2017 06/07/2017 Sí 5.0 7 EJECUCIÓN: Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo, aprobada.

9-Entregables Formales

31/07/2017 08/01/2018 Sí 20.0

8 EJECUCIÓN: Socialización del Acuerdo de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo, realizada.

11/08/2017 24/01/2018 Sí 5.0

9 EJECUCIÓN: Borrador del Reglamento Interno de Gestión Documental y Archivo, elaborado.

31/08/2017 12/01/2018 Sí 5.0

10 EJECUCIÓN: Reglamento Interno de Gestión Documental y Archivo, aprobado.

29/09/2017 06/04/2018 No 15.0

11 EJECUCIÓN: Socialización del Acuerdo del Reglamento Interno de Gestión Documental y Archivo, realizada.

22/12/2017 13/04/2018 No 5.0

12 CIERRE: Informe final, elaborado.

31/01/2018 20/04/2018 No 5.0

13 CIERRE: Acta de Cierre del proyecto, firmada.

31/01/2018 20/04/2018 No 5.0

INDICADORES DEL PROYECTO

Indicador Estado Avance al Período Meta Resultado del Período Fecha de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible

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AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO

COSTO TOTAL % COSTO TOTAL DEVENGADO Anticipo Desembolsado: 0.00

Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 **

Costo Total: 1.00

Total Devengado: 0.00

% Costo Total Devengado: 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros.

% Costo Total Devengado: 0.00 %

Perfil Económico 2018

Años Previos Año Actual (2018) Años Futuros Total

Ppto. Planeado 0.00 0.00 0.00 0.00

Ppto. Externo Planeado 0.00 0.00 0.00 0.00

Ppto. Aprobado Inicial 0.00 0.00 0.00 0.00

Ppto. Codificado 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Comprometido 0.00 0.00 0.00 0.00 Planeado - Codificado (2018) 0.00 Programado a Devengar 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Devengado 0.00 0.00 0.00 0.00 Pagado Real 0.00 0.00 0.00 0.00

Estimado a fin de año * 0.00 0.00 0.00 0.00

Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) 0.00 0.00 0.00 0.00 % de Programado a Devengar vs. Devengado * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado 998 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Devengado 998 0.00 0.00 0.00 0.00 * Ppto. Devengado OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos

2 Incrementar la eficacia en la contratación pública y atención a servicios generales MEDIANTE la implementación del manual de procedimientos, la difusión, su uso y correcta aplicación.

ARCHIVOS DEL PROYECTO

Descripción de Archivo Archivo Fecha

de Alta 1 Aprobación Reprogramacion de Hitos y Cambio de fecha

fin del proyecto

Aprobacion_Reprogramacion_de_Hitos_y_cambio_de_fecha_fin_de_proyecto.pdf16/03/2018

2 Aprobación Reprogramación de Hitos y Cambio de fecha fin del proyecto

Aprobación.zip 04/01/2018

3 Aprobación Reprogramación de Hitos y Cambio de fecha fin del proyecto

Aprobación.pdf 21/02/2018

4 ASOCIACIÓN HITO No. 01. Acta de Constitución del Proyecto

A1.pdf 06/02/2017

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ARCHIVOS DEL PROYECTO

Descripción de Archivo Archivo Fecha

de Alta 6 ASOCIACIÓN HITO No. 03. Convocatoria para la

creación de la Comisión de Gestión documental y archivo

A3.pdf 17/03/2017

7 ASOCIACIÓN HITO No. 04. Comisión de Gestión Documental y Archivo, conformada.

A4.pdf 28/04/2017

8 ASOCIACIÓN HITO No. 05 Borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo

A5.pdf 19/05/2017

9 ASOCIACIÓN HITO No. 06 Borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo revisado

A6.pdf 14/07/2017

10 ASOCIACIÓN HITO No. 07 Política Institucional de Gestión Documental Aprobada

A7.pdf 08/01/2018

11 ASOCIACIÓN HITO No. 08 Socialización de la Política de Gestión Documental y Archivo

A8.pdf 25/01/2018

12 ASOCIACIÓN HITO No. 09 Borrador del Reglamento Interno de Gestión Documental y Archivo

A9.pdf 19/01/2018

EQUIPO DEL PROYECTO

Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s)

Guerra Cartagena, Wilma Natalia

Patrocinador Ejecutivo Coordinadora General Administrativa Fianciera wilma.guerra@comercioe xterior.gob.ec 02-3835460 Ext Illingworth Gutiérrez, Xavier Francisco

Titular de la Unidad Director Administrativo francisco.illingwort@c omercioexterior.gob.ec

04-2591370 Ext. 1006

Líder del Proyecto Analista de Gestión Documental y Archivo 3

angela.santos@comercio exterior.gob.ec