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Procedimiento para informar Licencia Anual Ordinaria mediante el Sistema de Expediente Electrónico de la UBA

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Procedimiento para informar Licencia Anual Ordinaria

mediante el Sistema de Expediente Electrónico de la UBA

• OBJETIVO:

Describir el procedimiento para informar a la Dirección de Personal y Liquidación de Haberes la Licencia Anual Ordinaria por Repartición1, utilizando el Sistema de Expediente Electrónico de la UBA (SEE).

• ACTORES:

- Productor: usuario SEE, encargado de completar el documento para informar las vacaciones del

personal perteneciente a determinada repartición (puede ser el mismo Firmante o una persona designada por él, por ejemplo, su asistente administrativo/a).

- Firmante: usuario SEE, responsable de la repartición informante y que autoriza con su firma la licencia

de su personal a cargo.

- Destinatarios finales: usuarios del Sistema de Expediente Electrónico pertenecientes a la Dirección de

Personal y Liquidación de Haberes, encargados de recopilar y verificar la correcta elaboración de las comunicaciones de licencia anual ordinaria informada por cada repartición.

• DETALLE DEL PROCEDIMIENTO

1. Publicación del período vacacional

La Dirección de Personal y Liquidación de Haberes publica en LISFAUBA el período de receso anual de actividades de la FAUBA (vacaciones de verano), conteniendo, entre otros, la fecha límite para informar las vacaciones y los nombres de Destinatarios Finales a quienes se les deberá enviar la información por medio del módulo CCOO del Sistema de Expediente Electrónico.

Además, el mail contiene los siguientes archivos adjuntos:

a) Resolución Decano estableciendo el período de receso anual de actividades.

b) Resolución D 2227/2012, que establece el período de usufructo de la licencia ordinaria nodocente.

c) Días de licencia que corresponden, según antigüedad, para personal docente y nodocente.

d) El formulario en formato Word que utilizará cada repartición de la FAUBA para informar la licencia anual ordinaria de su personal (ver modelo en EL Anexo).

2. Producción del Documento

2.1. El Productor de la repartición descarga en su PC el formulario Word adjunto en el mail de LISFAUBA y lo completa con los datos del personal de la repartición y períodos de licencia de cada uno, agregando filas si fuera necesario (se asume que cada empleado ya consensuó previamente con su superior sus vacaciones). Este documento no debe contener la licencia del Firmante.

1 Repartición: denominación utilizada por el Sistema de Expediente Electrónico para identificar cada una de las dependencias académicas, administrativas, de servicio y técnicas de la FAUBA.

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2.2. Guarda el documento como Documento de Word 97-2003 (*.doc)2 con el nombre COMUNICACIÓN

RECESO AÑO 20xx y a continuación el nombre de la repartición que está informando (por ejemplo:

COMUNICACIÓN RECESO AÑO 2021 – Depto. Producción Vegetal – Cát. Cereales).

2.3. El Productor accede al Sistema de Expediente Electrónico (https://cas-prod.ee.uba.ar)3 con su clave

y contraseña y, desde su Escritorio Único (EU), ingresa al Módulo de Comunicaciones Oficiales

(CCOO).

2.4. Desde la solapa Mis Tareas del Módulo CCOO, selecciona Inicio de Documento, selecciona Tipo de

Documento NOTA o bien, en caso de corresponder, NOTA CON FIRMA CONJUNTA (NOTFC) y, a

continuación, acciona el botón Producirlo yo mismo. Se abre la ventana Producir Documento. Verificando que se encuentre pintada la Solapa Producción, se deben seguir los siguientes pasos:

a) Completar el campo Referencia con el mismo nombre del archivo Word guardado previamente.

b) Presionar el botón “Importar Word”, buscar y seleccionar el archivo Word guardado previamente y presionar “Abrir”. De esta manera, el contenido del archivo Word pasará a formar parte del cuerpo principal de la Nota.

c) Agregar, como Destinatarios de la Nota, los nombres de los usuarios de la Dirección de

Personal y Liquidación de Haberes (informados en el mail de LISFAUBA) y, en Copia Oculta, el nombre de propio usuario Productor (esto permitirá que, una vez firmado el documento, el

productor de la nota la reciba en su Bandeja CO de entrada y la pueda descargar en su PC). Si fuera necesario, se puede poner también en copia al superior del firmante (o a su asistente administrativo/a).

2.5. Si el productor de la Nota fuera el mismo Firmante, entonces procede a presionar el botón “Firmar

yo mismo el documento” y sigue las instrucciones a partir del paso 3. De lo contrario, el productor

presiona el botón “Enviar a firmar” (para el caso de 1 sola firma) y el sistema le solicita que ingrese el nombre de usuario del Firmante.

2.6. Si se tratase de una Nota con firma conjunta, el productor debe primero accionar el botón Modificar

lista de firmantes e ingresar los usuarios firmantes en el orden en que deben hacerlo. Una vez

guardada la lista de firmantes, acciona el botón “Enviar a firmar”.

2.7. Si todos los pasos fueron completados correctamente, aparece el mensaje “El proceso de firma del

documento se ha iniciado correctamente”. El productor presiona OK para continuar.

2.8. Si el productor de la Nota se incluyó en destinatarios con copia oculta, una vez firmado el documento ésta le aparece en su Bandeja CO, desde donde podrá descargarla como documento PDF. El sistema

2 Es importante respetar formato .doc, de lo contrario el documento no podrá importarse al Sistema de Expediente Electrónico

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le asigna al archivo PDF el nombre idéntico a la numeración que el sistema SSE le otorga al momento de la firma. Una vez descargado en su PC, el usuario puede renombrarlo según su conveniencia.

3. Firma del Documento

3.1. El Firmante accede al Sistema de Expediente Electrónico con su clave y contraseña y, desde su Escritorio Único (EU), ingresa al Módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO).

3.2. En su Buzón de Tareas Pendientes, le aparece, bajo el nombre de tarea Firmar Documento, el Documento tipo NOTA o NOTFC enviada por el productor, cuya referencia es “COMUNICACIÓN RECESO AÑO… (año y repartición que corresponda)”. Ingresa a éste presionando el botón al final del renglón.

3.3. Se abre la pantalla Firma de Documento. Desde allí el firmante puede previsualizar la Nota y, antes de firmar, proceder con alguna de las siguientes opciones:

a) Descargar el documento a su PC, con el fin de revisarlo o imprimirlo.

b) Modificar el documento presionando el botón Modificar yo mismo el Doc., y hacer las correcciones que sean necesarias antes de firmarlo.

c) Rechazar el pedido de firma, presionando el botón Rechazo firmar el documento. El sistema lo remite nuevamente al productor, previo ingreso de un Motivo de Rechazo.

3.4. Si el firmante considera que el documento está correcto, procede a su firma presionando el botón

Firmar con Certificado o Firmar con Token USB, según le corresponda.

3.5. Si se tratase de una Nota con firma conjunta, esta pasa automáticamente a la Bandeja CO del siguiente firmante, quien deberá realizar los puntos descriptos a partir del 3.1.

3.6. El sistema despliega el mensaje “Se ha generado correctamente el documento y se le ha asignado el

número… “. Este número se compone de 5 Partes:

a) Familia del documento (NO) b) Año de 4 dígitos

c) Número secuencial e incremental de 9 dígitos. d) Instalación (UBA)

e) Repartición

4. Recepción del Documento

4.1. Los usuarios de la Dirección de Personal y Liquidación de Haberes designados como destinatarios del documento acceden al Sistema de Expediente Electrónico con su clave y contraseña y, desde su Escritorio Único (EU), al Módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO).

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4.2. En su Bandeja CO, le aparece el Documento tipo NOTA o NOTFC, con la referencia COMUNICACIÓN RECESO AÑO… (año y repartición que corresponda). A partir de aquí, el receptor puede:

a) Ver el detalle de la nota y descargarlo en su PC en formato PDF.

b) Redirigir la nota a otro usuario del sistema para que la vea y/o descargue. ¡Atención! En este

caso, el usuario que la remite ya deja de verla en su bandeja CO.

c) Continuar la comunicación, para producir una respuesta al mensaje recibido.

• ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO

Informe LO anual con 2 firmas

(*) Destinatario: Dirección de Personal; Copia Oculta: el mismo productor. Informe LO anual con una sola firma

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