CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECO-28-01

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Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

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CÓDIGO: RECO-28-01

ESTUDIO DE NECESIDAD, OPORTUNIDAD

Y CONVENIENCIA

OFICINA DE ASESORES /CONTRATACIÓN Y COMPRAS

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ESTUDIO DE NECESIDAD, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CELEBRACION DE UN CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS POR

LA MODALIDAD DE SELECCION DE MINIMA CUANTIA

Dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 94 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, reglamentada por el Decreto 734 del 13 de Abril de 2012, se elabora el presente estudio previo, para “CONTRATAR EL OPERADOR

LOGISTICO DE UNA ACTIVIDAD DE INTEGRACION Y RECREATIVA PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER QUE SE REALIZARA EL DIA 07 DE DICIEMBRE DE 2012 DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN EL PLAN ANUAL DE BIENESTAR SOCIAL”.

1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION: (Numeral 1 del Artículo 3.5.2. Decreto 734 de 2012)

La Contraloría General de Santander es un órgano de control del Departamento, de carácter técnico, con Autonomía Contractual, Administrativa y Presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y las Leyes.

De acuerdo a la Ordenanza No. 035 del 05 de Diciembre de 2008, que ajustó la Planta de Empleos y Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la Contraloría General de Santander, se determinó como propósito estratégico del Secretario General administrar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de la Contraloría, en cuanto al desarrollo integral, coordinación, supervisión y control de talento humano de la entidad, la custodia y conservación de los documentos y bienes y los servicios de apoyo a la administración, como también el desarrollo de políticas, planes, programas y proyectos inherentes a la misma, así como la modernización tecnológica de los sistemas.

El Decreto Reglamentario No. 1227 de 2005 en el Artículo 69, establece que las entidades deberán organizar programas de estímulos con el fin de motivar el desempeño eficaz y el compromiso de sus empleados.

En igual sentido, el Artículo 70 preceptúa que “Las entidades públicas, en

coordinación con los organismos de seguridad y previsión social, podrán ofrecer a todos los empleados y sus familias los programas de protección y servicios sociales que se relacionan a continuación:

70.1. Deportivos, recreativos y vacacionales (...)”.

Los programas de bienestar social que formulen las entidades deben cumplir entre otros, con el fin de contribuir, a través de acciones participativas basadas en promoción y la prevención, la construcción de un mejor nivel educativo, recreativo y de salud de los empleados.

La Ordenanza No. 032 del 21 de Julio de 2004 creó el Fondo de Bienestar Social de los Empleados Públicos de la Contraloría General de Santander como una cuenta especial integral al presupuesto general de la entidad con autonomía administrativa, contable y financiera pero sin personería jurídica.

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Así mismo, mediante la Resolución No. 491 del 03 de Septiembre de 2004 se reglamentó el Fondo de Bienestar Social dentro de la cual se estableció dentro de sus funciones celebrar convenios con empresas del sector público o privado, tendientes a brindar recreación, cultura, capacitación y en general bienestar al empleado publico de la entidad.

La entidad debe diseñar y atender las políticas encaminadas a promover actividades de acuerdo con las funciones asignadas al área de Bienestar, razón por la cual es indispensable adelantar acciones y actividades tendientes a promover una mejor calidad de vida y ambiente laboral para los funcionarios de la Contraloría General de Santander. Dentro de este marco surge la necesidad de contratar la realización de una jornada recreativa que permita desarrollar el programa de Bienestar para fin de año.

Para tal fin se presenta el presente Estudio Previo, con el objeto de sustentar la conveniencia y oportunidad de contratar el apoyo requerido para adelantar actividades culturales y lúdicas encaminadas a este proyecto, toda vez que este ente de control no cuenta ni con las ayudas logísticas requeridas, ni con el personal especializado, es por esto que se realizó un análisis para determinar las condiciones de una eventual contratación que permitan llevar a cabo las actividades de apoyo logístico que se indican a continuación.

De acuerdo con lo anterior, para la Contraloría General de Santander es necesario iniciar las acciones que le permitan seleccionar legalmente el proveedor de este servicio, mediante el proceso contractual pertinente señalado en la Ley 1150 de 2007, adicionada por la Ley 1474 del 2011, y reglamentado por el Decreto 734 del 13 de Abril de 2012. En concordancia con el Plan de Compras aprobado para la Vigencia 2012, en el cual el servicio solicitado se encuentra definido en el Código: 0.3.32.23.03.04. Fomento a Recreación y Deportes.

2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR: (Numeral 2 del Artículo 3.5.2. Decreto 734 de 2012)

El objeto del presente contrato de Mínima Cuantía es: “CONTRATAR EL

OPERADOR LOGISTICO DE UNA ACTIVIDAD DE INTEGRACION Y RECREATIVA PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER QUE SE REALIZARA EL DIA 07 DE DICIEMBRE DE 2012 DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN EL PLAN ANUAL DE BIENESTAR SOCIAL”.

3. CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS: (Numeral 3 del Artículo 3.5.2. Decreto 734 de 2012)

Se seleccionará una Persona Natural o Jurídica legalmente constituida, domiciliada en Colombia que ofrezca todos y cada uno de los ítems requeridos por la Entidad, las mejores condiciones en cuanto a calidad así como que se acoja al presupuesto de la misma y cuyas características esenciales se describen a continuación:

 ALIMENTACION (Refrigerios, Almuerzos y Bebidas)

 SALON DE EVENTOS Y DECORACION (Mesas, Sillas, Mantelería,

Menaje, Centros de Mesa, Moños, Servilletas etc.)

 MUSICA, SONIDO Y ENTRETENIMIENTO (Actividades lúdicas y

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3.1. ESPECIFICACIONESTECNICAS:

3.1.1. ALIMENTACIÓN: (Refrigerios, Almuerzos y Bebidas) Condiciones Mínimas para los insumos Alimenticios:

El proponente deberá garantizar que los insumos alimenticios ofertados cuenten con las condiciones de almacenamiento, transporte y manipulación óptimas, así como los registros sanitarios correspondientes, cuando a ello hubiere lugar. Con relación a los alimentos empacados, el proponente, así mismo, deberá garantizar que los mismos han sido empacados, almacenados, envasados y transportados, con total observancia de la normatividad vigente para ésta materia. Ningún alimento empacado o envasado deberá contar con fechas de vencimiento anteriores a la realización del evento, ni aún el mismo día de su realización. Todo alimento empacado o envasado deberá contar, además del registro sanitario correspondiente, como mínimo, con una fecha de vencimiento posterior a tres meses a la de la realización del evento para la cual se hubiese requerido.

En relación con los alimentos que deban ser servidos en su estado natural, como verduras, frutas etc se deberá garantizar que los mismos son correctamente manipulados, transportados y servidos; deben ser frescos y aptos para el consumo humano.

ALIMENTACION

ITEMS MENUS

DESCRIPCION ( A título de ejemplo se sugieren sean consideradas las siguientes variables según

el tipo de actividad y la jornada que requiere la

entidad) VALOR UNITARIO VALOR TOTAL REFRIGERIOS

Refrigerio 1 Sándwich Especial de Pollo y

Jamón + Gaseosa

Refrigerio 2 Trío de empanadas (carne,

queso y pollo) + Gaseosa

ALMUERZOS

Almuerzo 1

Carne de Res y Cerdo acompañado con papa, yuca,

chimichurri, hogao, Postre

Almuerzo 2

Churrasquito, Pollo al horno, Chunchulla, Pepitoria, Maduro

con queso, papa salada, ensalada del día, Postre

BEBIDAS

Bebidas 1 Jugos Naturales

Bebidas 2 Gaseosas

Bebidas 3 Estaciones de Tinto, Agua y

Aromáticas

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Disponer de un Salón Social que reúna como mínimo las siguientes condiciones:

Capacidad: Para 120 personas, aproximadamente

Ubicación: Sector Campestre Vía a Piedecuesta cercano al Zoológico de Aves Fantasía al cual se puede llegar a través de cualquier medio de transporte público y que se encuentra en una zona considerada de eventos, segura y con vigilancia.

Dotación: El salón debe contar con ventilación (ventanas y/o ventilación con aire acondicionado) servicios básicos de agua y electricidad, sillas con un número suficiente para todos los asistentes, mesas, sonido, luces, tarima para los músicos.

Seguridad: El salón que se ofrece debe contar cuando menos con una salida de emergencia, o una puerta que permita la evacuación rápida de todos los asistentes, en caso de ser necesario un extintor para todo tipo de incendio, un botiquín de primeros auxilios y una camilla debidamente identificados.

Servicios Sanitarios: Mínimo un baño para Hombres y otro para Mujeres con papel higiénico y/o toallas para manos, jabón líquido antibacterial y papeleras.

Parqueadero: Parqueadero con capacidad para 20 carros como mínimo

DECORACION:

El proponente debe poner a disposición del salón de eventos un exclusivo servicio de decoración y ambientación del mismo teniendo en cuenta lo siguiente:

Centros de Mesa: elaborados con flores silvestres y/o rosas para cada mesa y para la mesa principal

Arreglos florales: para ser distribuidos en el salón de eventos

Mesas y Sillas: deben estar vestidas con mantelería acorde a la decoración

Alquiler de Menaje: los utensilios necesarios para el evento tales como cubiertos, copas y vasos en cristal, servilletas, bandejas, etc.

Meseros y demás personal: Mínimo cinco (05) meseros y personal de apoyo para la realización del evento.

SALON DE EVENTOS Y DECORACION

ITEMS SERVICIO

DESCRIPCION ( A título de ejemplo se sugieren sean consideradas

las siguientes variables según el tipo de actividad y la

jornada que requiere la entidad) VALOR UNITARIO VALOR TOTAL SALON DE EVENTOS Capacidad 120 personas Ubicación

Sector Campestre Vía a Piedecuesta cercano al Zoológico de Aves Fantasía

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Dotación

Ventilación, mesas, sillas, sonido, luces, tarima para

músicos

Seguridad Salida de emergencia

Servicios sanitarios

Mínimo un baño para hombre y otro para mujer

Parqueaderos Mínimo para 20 carros

DECORACION

Centros de Mesa

Para cada mesa y mesa principal elaborados en flores

silvestres

Arreglos

Florales Para el Salón

Mesas y Sillas Vestidos con mantelería

Alquiler de Menaje

Cubiertos, Copas, Vasos, Servilletas, bandejas

Meseros y Personal de

Apoyo

Mínimo cinco

3.1.3. MUSICA, SONIDO Y ENTRETENIMIENTO

El proponente debe garantizar la idoneidad de su personal y deberá ejecutar las actividades con personal experimentado y especializado en el día y sitio indicado por la Contraloría General de Santander:

Música: Orquesta o Grupo de Música Internacional, Instrumental y Tropical

Sonido: Alquiler de luces y sonido profesional, iluminación led y audio rítmica y maestro de ceremonias para el evento.

Entretenimiento: El objetivo es combinar un día de integración con retos, juegos, dinámicas de grupo y experiencias inolvidables que incrementan la motivación y el entusiasmo de los funcionarios para enfrentar con el máximo de energía y compromiso el nuevo año.

MUSICA, SONIDO Y ENTRETENIMIENTO

ITEMS SERVICIO DESCRIPCION ( A título de ejemplo se sugieren sean consideradas las siguientes variables según el tipo de actividad

y la jornada que requiere la entidad) VALOR UNITARIO VALOR TOTAL MUSICA Grupo Musical Orquesta SONIDO Alquiler luces

y sonido ENTRETENIMIENTO Juegos Dinámicas de grupo Bingo

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3.2. Documentos que debe entregar el proponente:

3.2.1. Carta de la presentación de la propuesta

3.2.2. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal (si es persona jurídica)

3.2.3. Fotocopia del R.U.T.

3.2.4. Certificado de la Cámara de Comercio (Vigencia 30 días)

3.2.5. Los proponentes deberán acreditar la celebración, ejecución y liquidación de un (01) contrato cuyo objeto sea de la misma naturaleza del objeto que pretende adquirir la Contraloría General de Santander y cuyo monto sea igual o superior al valor del presupuesto asignado para el proceso.

3.2.6. Certificación del cumplimiento de sus obligaciones con el Sistema Integral de Seguridad Social y Aportes Parafiscales.

3.2.7. Manifestación por escrito donde conste que no se encuentra inhabilitado conforme a lo previsto en los Artículos 8° y 9° de la Ley 80 de 1993.

3.2.8. Certificado de no inclusión en el Boletín de Responsables Fiscales. 3.2.9. Certificación de no reporte en el Sistema de Información de Registro

de Sanciones e Inhabilidades de la Procuraduría General de la Nación.

3.3. Lugar de ejecución: El evento se realizará en la Casa de Campo

“LOS TRINITARIOS” ubicada por la vía a Piedecuesta al lado derecho del retorno La Españolita junto al Zoológico de Aves Fantasía del Municipio de Piedecuesta (Santander).

3.4. Supervisor:

La vigilancia de la ejecución del contrato será ejercida por la Contraloría General de Santander a través de la Doctora ANGELICA YADIRA BARROSO

SARMIENTO Profesional Universitario o quien en un futuro haga sus veces. El supervisor está autorizado para impartir instrucciones y órdenes al contratista sobre asuntos de su responsabilidad siempre y cuando las mismas estén sujetas a lo estipulado en el contrato.

Todas las comunicaciones u órdenes destinadas al contratista serán expedidas o ratificadas por escrito y formarán parte de los documentos del contrato.

Serán funciones de quienes ejerzan el control de ejecución, las tendientes a asegurar que las partes cumplan con las obligaciones pactadas en el contrato, en el pliego de condiciones y en la ley, para la correcta ejecución de su objeto. El supervisor y/o interventor de conformidad con lo dispuesto en el Numeral 1 del Artículo 26 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con los Artículos 4, 14 y 53 de la misma norma.

4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y EL PLAZO DE EJECUCION: (Numeral 4 del Artículo 3.5.2. Decreto 734 de 2012) 4.1. Valor del contrato:

El presupuesto oficial para el presente proceso de selección es de QUINCE

MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($15.500.000) MCTE., incluyendo IVA y

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perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido por la Subdirección Financiera.

4.2. Forma de Pago:

La Contraloría General de Santander pagará al Contratista el valor estipulado en el contrato posterior a la realización de la jornada, previa presentación de la factura, dentro de los cinco (05) días siguientes a la presentación de la misma por el valor del servicio, debidamente acompañada de la certificación a entera satisfacción expedida por el supervisor del contrato, además, la Certificación del pago de los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Aportes Parafiscales, certificados por parte del Revisor Fiscal o Representante Legal del Contratista, procediendo la Subdirección Financiera una vez compruebe la existencia de dichos documentos al pago, de conformidad con la situación de fondos y el PAC para la Vigencia 2012.

4.3. Plazo de ejecución del contrato:

El plazo de ejecución del contrato es el día 07 de Diciembre de 2012. Dicho plazo empezará a contarse a partir del día hábil siguiente a la fecha en que se le comunique al contratista el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización, circunstancias éstas que se entienden cumplidas con la comunicación de aceptación de la oferta, expedición del Registro Presupuestal por parte de la Contraloría General de Santander. La vigencia general del contrato será por el término de ejecución del contrato y hasta la liquidación del mismo.

5. EL CORRESPONDIENTE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACION. (Numeral 5 del Artículo 3.5.2. Decreto 734 de 2012)

Para respaldar el compromiso que resulte de este proceso se cuenta con el siguiente certificado:

Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 00000939 del 26 de Noviembre

de 2012, por valor de QUINCE MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS MCTE. ($15.500.000.00), expedido por la Subdirección Financiera de la Contraloría

General de Santander. Código: 0.3.32.23.03.04 Rubro: Recreación y Deportes. Éste valor incluye todos los gastos o costos en que deba incurrir el contratista para el cumplimiento del objeto del presente proceso selectivo y el pago de los impuestos y descuentos de Ley a que haya lugar.

(ORIGINAL FIRMADO)

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Secretario General

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