En una sociedad que cambia casi cada día

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n una sociedad que cambia casi cada día y en un mundo cada vez más competi-tivo que obliga a las empresas a adap-tarse de forma constante a nuevas realidades, la formación como elemento de cualificación de los trabajadores es una necesidad latente, a la que debe darse una solución individual, orientada a unos objetivos específicos. Diseñar y desarrollar acciones formativas efi-caces es un proceso largo y complejo en el

que deben conjugarse numerosas variables, como los objetivos de la empresa y los crite-rios pedagógicos más adecuados para cada caso. Esto supone para los Departamentos de Formación un importante esfuerzo, que obliga a estudiar detenidamente las necesi-dades de la organización y las herramientas disponibles. El producto de ese periodo de reflexión es la propia acción formativa, que para ser útil debe haber sido diseñada a me-dida.

Este es el caso de la iniciativa acometida desde Correos y Telégrafos, S.A., sociedad estatal proveedora de servicios postales, te-legráficos y financieros, que ha recurrido a la consultora Doxa Formación para diseñar un curso de formación de acogida que res-ponda a las necesidades de introducir al personal de nuevo ingreso en los procedi-mientos, la estructura y la cultura de la or-ganización.

Tras considerar distintas ofertas, Correos optó por el proyecto que le ofrecía Grupo Doxa, consultora de formación con amplia experiencia en e-learning en España y es-pecializada en outsourcing. A partir de ese momento, comenzó una estrecha colabo-ración en la que Correos expone sus nece-sidades y aporta los contenidos que debe-rá incluir el curso, y Grupo Doxa va

Soluciones formativas para

Correos:

El reto de

acoger a los nuevos trabajadores

En una empresa con más de 63.000 trabajadores repartidos por toda la geografía española y con una planti-lla que sigue creciendo, contar con un curso de acogida para nuevos empleados se ha convertido en una ne-cesidad real. La sociedad estatal Correos y Telégrafos, S.A. ha elegido a Grupo Doxa para desarrollar esta so-lución personalizada, que debe transmitir a los nuevos trabajadores el espíritu de una empresa que, desde hace más de 200 años, presta cada día un servicio público esencial.

UNIDAD DEFORMACIÓN DECORREOSy MARIANACHA, del Departamento de Comunicación de Grupo Doxa.

F

ORMACIÓN

Autor: ACHA, Marian, y Unidad de Formación.

Título: Soluciones formativas para Correos: El reto de acoger a los nuevos trabajadores.

Fuente: Capital Humano, nº 177, pág. 64. Mayo, 2004.

Resumen: Correos y Telégrafos, S.A. tiene una larga experiencia en el diseño de materiales para

la formación presencial y a distancia, y desde el departamento de Recursos Humanos se ha he-cho una apuesta importante por incorporar las nuevas tecnologías a la formación, fruto de lo cual es la creación de un campus virtual y la generación de un catálogo de cursos en formato on-li-ne. Sin embargo, no dispone de los medios ni de la especialización necesaria para desarrollar internamente ese tipo de contenidos, por lo que se decidió contratar una empresa externa que aportara su conocimiento y experiencia. En concreto, para el diseño de una acción formativa de acogida de nuevo personal a recurrido a la consultora Doxa, encargada de desarrollar el pro-yecto a partir de los requerimientos básicos definidos por la entidad: unos contenidos de alto va-lor didáctico con sólidos criterios pedagógicos, y un diseño interactivo que esté basado en las nuevas metodologías aplicables a la formación.

Descriptores: Formación / e-learning / Plan de Acogida.

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diseñando paso a paso, según esas indica-ciones, una herramienta multimedia. La experiencia demuestra que, cuanto ma-yor sea la implicación del cliente en el tra-bajo de la consultora, mejores serán los re-sultados. En este caso, Grupo Doxa ha aportado su conocimiento sobre formación y e-learning, pero sólo Correos ha podido definir el sentido de los mensajes, que de-ben transmitir la filosofía de la empresa, su imagen corporativa y las normas marcadas en su libro de estilo.

1. AASUMIENDO LLAS NNUEVAS NECESIDADES FFORMATIVAS Correos, una de las mayores empresas es-pañolas, cuenta con más de 63.000 traba-jadores, de los que 41.000 son funcionarios y 22.000 empleados laborales. Como socie-dad prestataria de un servicio público esen-cial, el de la comunicación postal y telegrá-fica, tiene en las personas a su principal activo, por lo que la atención a la formación de los trabajadores es una cuestión estraté-gica. Por otra parte, la dispersión de sus em-pleados, que ejercen sus funciones en todo el territorio nacional (desde las grandes ca-pitales hasta los municipios más pequeños), convierte en imprescindibles las acciones for-mativas dirigidas a transmitir a todos los em-pleados los valores de la empresa y a hacer-les partícipes de su historia y de su futuro. Correos es, además, una organización en crecimiento que tiene previsto convertir en fijos a un gran número de trabajadores que hasta ahora han prestado sus servicios co-mo eventuales. Con ese fin, el Departamen-to de Recursos Humanos ha llevado a cabo

un importante proceso de selección de per-sonal a partir del estudio interno de las ne-cesidades de la empresa.

La compañía es consciente del gran reto que supone esta incorporación de empleados. Los nuevos trabajadores tienen que entender la importancia de su función, que no es llevar cartas o paquetes de un lado a otro, sino per-mitir algo tan esencial como la comunicación entre personas. Por otra parte, deben cono-cer los novedosos productos y servicios con los que la organización se ha adaptado a la So-ciedad de la Información, que permiten, por ejemplo, realizar algunos servicios postales, así como gestiones financieras y administrativas mediante el uso de las nuevas tecnologías. Pe-ro, sobre todo, deben asumir el espíritu de la empresa para transmitirlo a los clientes, ya que Correos tiene en sus trabajadores a sus prin-cipales embajadores.

La conclusión lógica de esta reflexión es la necesidad de un curso de acogida. Según el departamento de Formación de Correos, es preciso que la integración de esas personas en la organización sea lo más rápida posible y en las mejores condiciones. El curso de aco-gida, explica el responsable del programa, “debe proporcionar información sobre la compañía y sobre aspectos claves para

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envolverse en el entorno de trabajo. Con ello se pretende fomentar, desde el primer mo-mento, el conocimiento de la organización y la identificación con la compañía”. Según afirma, “Correos tiene una larga ex-periencia en el diseño de materiales para la formación presencial y a distancia, y desde el departamento de Recursos Humanos se ha hecho una apuesta importante por in-corporar las nuevas tecnologías a la forma-ción. Fruto de ello es la creación de un cam-pus virtual y la generación de un catálogo de cursos en formato on-line. Sin embargo –continúa–, no disponemos en este momento de los medios ni la especialización necesaria para desarrollar internamente ese tipo de contenidos, por lo que se decidió contratar una empresa externa que aportara su cono-cimiento y experiencia”. A ella se le expu-sieron los requerimientos básicos de la ac-ción formativa: unos contenidos de alto valor didáctico con sólidos criterios pedagógicos, y un diseño interactivo que esté basado en

las nuevas metodologías aplicables a la for-mación.

2. LLAS VVENTAJAS DDE UUN DDISEÑO A MMEDIDA

Partiendo de esta premisa y del análisis de las necesidades de formación e información de los nuevos empleados, se ha diseñado el curso de acogida, que consta de seis módu-los en módu-los que se recoge toda la información que el nuevo empleado debe manejar des-de el momento des-de su incorporación. Tratándose de un curso de acogida, que de-be suponer una bienvenida a los nuevos tra-bajadores, se optó por un diseño amigable e interactivo, con el que se potencia la par-ticipación del alumno. Incluso se introdujo en las unidades didácticas una mascota que va dirigiendo a los participantes, llamando su atención sobre los contenidos más im-portantes y animándoles a continuar. Este diseño coincide con la orientación del de-partamento de Formación de Correos. “Los contenidos se han diseñado con criterios pe-dagógicos, pero poniendo especial énfasis en que fueran visualmente atractivos y con la inter-actividad necesaria para que el alumno se sien-ta partícipe en todo momento”, explica el res-ponsable del programa. Así mismo –añade–, se han incorporado algunos elementos multi-media como la locución de sonido o el vídeo. También se han teniendo en cuenta criterios de usabilidad, para que moverse por los con-tenidos se haga de una manera muy intuitiva y sea fácil, aunque no se haya realizado nun-ca un curso de estas nun-característinun-cas”. Como decíamos, la información que reciben los participantes en este curso de acogida es-tá agrupada en seis módulos que ofrecen in-formación práctica sobre cuestiones relacio-nadas con la empresa, como su organización interna, el mercado al que se dirige y los ob-jetivos fijados en el Plan Estratégico 2004-2006. De igual manera, y para cumplir con el obje-tivo de transmitir al nuevo empleado los valo-res de la compañía, contiene un repaso de la historia de Correos y de las actividades que la empresa lleva a cabo en beneficio de la socie-dad. Por último, el curso de acogida incluye una lista de los derechos y los deberes de los trabajadores, datos especialmente útiles para los nuevos empleados.

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La mascota del curso presenta a los participantes la primera prueba, un sencillo juego con el que se pretende motivar al alumno y hacer que él mismo compruebe si tiene claros los conceptos

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3. SSELECCIONAR LLOS MMEJORES CONTENIDOS

Según Correos, “los criterios para la elección de los contenidos han surgido del análisis de las necesidades de información que podría tener una persona que se incorpora a la em-presa y de la información que la emem-presa ne-cesita que el empleado conozca para con-seguir su identificación con la estrategia y objetivos corporativos”.

Así, el primer módulo trata sobre la historia del servicio de correos en España y los orí-genes de la empresa, que cuenta con más de 200 años de antigüedad. El objetivo es “trasmitir la idea de una organización con-solidada, con un amplio saber hacer en la la-bor que desarrolla, y de la que los emplea-dos pueden sentirse orgullosos, porque desempeña una función muy importante pa-ra la sociedad”.

Una vez que el nuevo trabajador ha descu-bierto la importancia de su trabajo, se le in-forma sobre la organización interna de la em-presa, sobre las cifras de negocio y sobre los productos y servicios que ofrece Correos. De esta manera, con el segundo módulo se con-sigue que el individuo se sitúe en la organiza-ción en la que va a trabajar.

Pero no basta con conocer la empresa: hay que saber cuáles son los retos para el futu-ro. Por ello, el tercer módulo se centra en las exigencias del mercado, mientras que el cuar-to indica a los trabajadores cuáles son los ob-jetivos de la empresa y les informa sobre el contenido del Plan Estratégico 2004-2006. Estos módulos son fundamentales, ya que “conocer los desafíos y retos que plantea el entorno, así como la manera en que van a ser afrontados, permite al empleado refle-xionar sobre cuál debe ser su contribución en el futuro de la empresa”.

El módulo número cinco recoge algunos de los aspectos más “humanos” de la empre-sa: sus compromisos con la calidad y su pro-grama de acción social, que incluye actua-ciones a favor del medio ambiente, la infancia, las personas con minusvalías, etc. Desde la entidad se explica por qué se ha in-cluido este apartado en el curso de acogida: “Correos ha apostado por la calidad en to-das sus actividades y está haciendo grandes esfuerzos para cumplir con sus

compromi-sos en este sentido. La calidad debe im-pregnar internamente la organización, pero también supone mejorar la imagen que la sociedad tiene de Correos. Los empleados deben ser conscientes de esto y orientar su trabajo en esta dirección.”

Para terminar, los trabajadores tienen la po-sibilidad de consultar en el Manual una in-formación precisa y concreta sobre sus de-rechos y deberes, las condiciones de trabajo, las formas de promoción y las medidas adoptadas para garantizar la salud laboral y la prevención de riesgos, entre otras cues-tiones. “Estos aspectos –se afirma–, son los

Uno de los módulos se plantea como un recorrido por una ciudad con diferentes “paradas” en las que se explican conceptos, hasta llegar al edificio de Correos.

La calidad es un compromiso de todos los trabajadores de Correos, que pueden y deben aportar sugerencias para mejorar el servicio a la sociedad.

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primeros que los empleados demandan al incorporarse a la organización, e influyen de manera importante en la satisfacción la-boral. Por otra parte, en un momento de puesta en marcha de una nueva regulación para los empleados, esta información se convierte en una necesidad para despejar incógnitas y dudas que pudieran generar confusión”.

Los contenidos del curso, en definitiva, tra-tan de cubrir todas las necesidades

infor-mativas que tienen los nuevos trabajado-res para incorporarse plenamente y con ra-pidez a su puesto. Pero el éxito de una ac-ción formativa no consiste sólo en sus contenidos, sino también en su presenta-ción, que debe ser atractiva. Una de las for-mas de conseguir la atención de los alum-nos es incluir, al final de cada módulo, una “prueba” que el trabajador debe afrontar. “El objetivo de los ejercicios y pruebas que aparecen a través de los distintos módulos es añadir un elemento lúdico y de partici-pación que haga más ameno el curso”, ase-gura el responsable de Correos. “No se tra-ta en ningún caso de una evaluación. La resolución de una serie de pruebas pre-tende, de alguna manera, mantener la mo-tivación para terminar el curso”.

4. VVOLUMEN YY DDISPERSIÓN, LAS VVARIABLES DDE UUN CCURSO A MMEDIDA

El desarrollo del curso de acogida marca el final, y no el principio, de un complicado proceso en el que se han debido tener en cuenta criterios tan distintos como los ob-jetivos de la empresa y los valores pedagó-gicos que deben regir todo método de aprendizaje.

En este caso, el curso de acogida a nuevos trabajadores de Correos tiene una duración de dos horas y no requiere un alto grado de tutorización, por lo que los alumnos podrán seguirlo en cualquier momento, indepen-dientemente de cuándo se produzca su in-corporación.

Por otra parte, dada la dispersión de los des-tinatarios del curso y la no coincidencia del momento de su incorporación a la empresa, se ha optado por impartirlo en modalidad presencial, en CD-ROM y a través del cam-pus virtual de Correos. “La intención es cu-brir todo el abanico de posibilidades, para que ningún empleado se quede sin recibir el curso”, se indica desde el departamento de Formación de Correos.

La impresión de los responsables de Corre-os es que el curso de acogida es un instru-mento decisivo para facilitar la incorporación de los nuevos trabajadores, ya que se adap-ta perfecadap-tamente a los valores que la em-presa quiere transmitirles.!

Por cada prueba superada a lo largo del curso, el alumno recibe una estampilla. El curso termina cuando el alumno ha completado su álbum. Eso significa que ha adquirido los conocimientos necesarios para cumplir su trabajo de forma satisfactoria. El curso de acogida plantea el caso de un nuevo trabajador, Francisco, que se incorpora a la empresa y tiene muchas preguntas sobre sus derechos y deberes. De una forma interactiva, el alumno va recibiendo la información que necesita.

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