NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE

• NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DISEÑO

SOA

LEY N° 1178 (SAFCO)

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de los siguientes preceptos:

a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas y vigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de los sistemas de administración.

b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de

ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES

El Ministerio de Economía y Finanzas Públicas

(ex-Hacienda) es el Órgano Rector del SOA, sus

atribuciones son ejercidas a través de su unidad

técnica U.N.

Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA

con las siguientes atribuciones:

• Cumplir con las normas.

• Elaborar y aprobar su reglamento específico.

• Solicitar su compatibilización por Órgano Rector

• Implantar el sistema.

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

ADMINISTRATIVA

Es el conjunto ordenado de normas,

criterios y metodologías, que a partir del

marco jurídico administrativo del sector

público, del Plan Estratégico Institucional

y del Programa de Operaciones Anual ,

regulan el proceso de estructuración

organizacional

de

las

entidades

públicas, contribuyendo al logro de los

objetivos institucionales.

Satisfacción del

usuario

Evitar la

duplicación y

dispersión de

funciones

Determinar el

ámbito de

competencia y

autoridad

Optimizar la

comunicación y

coordinación

Simplificar y

dinamizar su

funcionamiento

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA

OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

PRINCIPIOS DEL SOA

ESTRUCTURACION

TECNICA

FLEXIBILIDAD

FORMALIZACION

SERVICIO A LOS

USUARIOS

INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS

SOA

COMPONENTES DEL S.O.A.

ESTAB. DE INSTAN CIAS DE RELACION INTERINSTITUCIONAL. MANUALES PLAN DE IMPLANTACION EJECUCIÓN DEL PLAN SEGUIMIENTO ESTRUCTURA IMPLANTADA

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

ANÁLISIS

RETROSPECTIVO

ANÁLISIS

PROSPECTIVO

FUENTES DE INFORMACIÓN

.

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

¿Problema?

SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

•Investigación

Documental

•Investigación

de Campo

•Doc. legales de creación •Manual de Org. y Funciones •Manual de Procesos

•Inf. de Auditoría

•Diagnóstico y planes de Impl. •Otros Entrevista al Personal-Usuarios Encuesta al Personal-Usuarios Observación Directa RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN ANÁLISIS DE DATOS FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

Registro de hechos en la Entidad: - Área

- Unidad Organizacional - Proceso que se estudia

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

•La calidad de servicios y los bienes proporcionados a los usuarios. •La efectividad de los procesos

•La rapidez de respuesta de la estructura Org. frente a los cambios internos y externos

RESULTADOS DEL ANÁLISIS

ORGANIZACIONAL

Diseñar o rediseñar procesos.

Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura.

Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades.

Redefinir la coordinación interna e interinstitucional.

Otros aspectos específicos de organización.

DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

DIRECTORIO DIRECCIÓN EJECUTIVA DIRECCIÓN _DIRECCIÓN UNIDAD UNIDAD

a)

b)

c)

NIVELES JERÁRQUICOS

NIVEL

DIRECTIVO

NIVEL

EJECUTIVO

NIVEL

OPERATIVO

CLASIFICACIÓN DE UNIDADES

ORGANIZACIONALES

DESCONCENTRACIÓN

LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE

DISPOSICIÓN LEGAL:

•

JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA

•

OBJETIVOS

•

ÁMBITO DE SU COMPETENCIA

•

FUNCIONES ESPECÍFICAS

CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN

INTERNA

CANALES Y MEDIOS DE

COMUNICACIÓN INTERNA

Para definir los canales y medios de comunicación se debe

considerar:



La cadena de mando.



El tipo de información que se transmitirá

regularmente



La frecuencia y fluidez de la información

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E

INTERINSTITUCIONALES

INTERNA:

•CONSEJO

•COMITÉ

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA

Para el tratamiento de asuntos de competencia compartida

entre unidades que no pudieran resolverse directamente, se

crearán

consejos,

comités

o

comisiones

mediante

disposición legal que establecerá:



El objetivo de la instancia



Las funciones específicas



La unidad encargada de la instancia



El carácter temporal o permanente

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E

INTERINSTITUCIONALES

INTERNA:

INTERINSTITUCIONAL

SERVICIO AL USUARIO

FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO

ORGANIZACIONAL

a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

• Disposición legal • Objetivos.

• Organigramas.

- PARA LAS UNIDADES DE NIVEL JERÁRQUICO SUPERIOR

• Objetivos.

• Nivel jerárquico y rel.de depend. • Funciones.

• Relaciones de coordinación.

- PARA OTRAS UNIDADES

• Relación de dependencia. • Funciones. b). MANUAL DE PROCESOS.

• Denominación y objetivo

del proceso.

• Normas de operación.

• Descripción del proceso

y sus procedimientos.

• Diagramas de flujo.

• Formularios y otras

formas utilizadas.

IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

MANUALES

PLAN DE

IMPLANTACIÓN

ESTRUCTURA

IMPLANTADA

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN

 Puesta en marcha del Programa de Operaciones

Anual.

 Disponibilidad de Recursos Humanos y Financieros.

 Participación activa durante todo el proceso del

personal superior y del personal involucrados en los

cambios organizacionales.

PROCESO DE IMPLANTACIÓN

DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, MANUAL DE PROCESOS Y OTRO

MATERIAL PARA TAL FIN

ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTO Y/O CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS

APLICACIÓN DEL PLAN DE ACUERDO CON LA ESTRATEGIA APROBADA SEGUIMIENTO PARA REALIZAR

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN

DE LOS SISTEMAS

LEY N° 1178 (MARCO)

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°

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AR

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LEY N° 1178 (MARCO)