• NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DISEÑO
SOA
LEY N° 1178 (SAFCO)
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de los siguientes preceptos:
a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas y vigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de los sistemas de administración.
b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de
ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES
El Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
(ex-Hacienda) es el Órgano Rector del SOA, sus
atribuciones son ejercidas a través de su unidad
técnica U.N.
Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA
con las siguientes atribuciones:
• Cumplir con las normas.
• Elaborar y aprobar su reglamento específico.
• Solicitar su compatibilización por Órgano Rector
• Implantar el sistema.
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
Es el conjunto ordenado de normas,
criterios y metodologías, que a partir del
marco jurídico administrativo del sector
público, del Plan Estratégico Institucional
y del Programa de Operaciones Anual ,
regulan el proceso de estructuración
organizacional
de
las
entidades
públicas, contribuyendo al logro de los
objetivos institucionales.
Satisfacción del
usuario
Evitar la
duplicación y
dispersión de
funciones
Determinar el
ámbito de
competencia y
autoridad
Optimizar la
comunicación y
coordinación
Simplificar y
dinamizar su
funcionamiento
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA
OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
PRINCIPIOS DEL SOA
ESTRUCTURACION
TECNICA
FLEXIBILIDAD
FORMALIZACION
SERVICIO A LOS
USUARIOS
INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS
SOA
SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTALCOMPONENTES DEL S.O.A.
A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓN PROCESO ANÁLISIS RETROSPECTIVO ANÁLISIS PROSPECTIVO RESULTADOS RECOMENDACIONES DISEÑO DE PROCESOS CONFORMACIÓN DE ÁREAS Y UNIDADES ESTAB. CANALES DE COM. Y COORD. INTESTAB. DE INSTAN CIAS DE RELACION INTERINSTITUCIONAL. MANUALES PLAN DE IMPLANTACION EJECUCIÓN DEL PLAN SEGUIMIENTO ESTRUCTURA IMPLANTADA
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ANÁLISIS
RETROSPECTIVO
ANÁLISIS
PROSPECTIVO
FUENTES DE INFORMACIÓN
.
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
¿Problema?
SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
•Investigación
Documental
•Investigación
de Campo
•Doc. legales de creación •Manual de Org. y Funciones •Manual de Procesos
•Inf. de Auditoría
•Diagnóstico y planes de Impl. •Otros Entrevista al Personal-Usuarios Encuesta al Personal-Usuarios Observación Directa RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN ANÁLISIS DE DATOS FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
Registro de hechos en la Entidad: - Área
- Unidad Organizacional - Proceso que se estudia
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
•La calidad de servicios y los bienes proporcionados a los usuarios. •La efectividad de los procesos
•La rapidez de respuesta de la estructura Org. frente a los cambios internos y externos
RESULTADOS DEL ANÁLISIS
ORGANIZACIONAL
Diseñar o rediseñar procesos.
Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura.
Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades.
Redefinir la coordinación interna e interinstitucional.
Otros aspectos específicos de organización.
DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
DIRECTORIO DIRECCIÓN EJECUTIVA DIRECCIÓN DIRECCIÓN UNIDAD UNIDAD
a)
b)
c)
NIVELES JERÁRQUICOS
NIVEL
DIRECTIVO
NIVEL
EJECUTIVO
NIVEL
OPERATIVO
CLASIFICACIÓN DE UNIDADES
ORGANIZACIONALES
DESCONCENTRACIÓN
LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE
DISPOSICIÓN LEGAL:
•
JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
•
OBJETIVOS
•
ÁMBITO DE SU COMPETENCIA
•
FUNCIONES ESPECÍFICAS
CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN
INTERNA
CANALES Y MEDIOS DE
COMUNICACIÓN INTERNA
Para definir los canales y medios de comunicación se debe
considerar:
La cadena de mando.
El tipo de información que se transmitirá
regularmente
La frecuencia y fluidez de la información
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E
INTERINSTITUCIONALES
INTERNA:
•CONSEJO
•COMITÉ
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA
Para el tratamiento de asuntos de competencia compartida
entre unidades que no pudieran resolverse directamente, se
crearán
consejos,
comités
o
comisiones
mediante
disposición legal que establecerá:
El objetivo de la instancia
Las funciones específicas
La unidad encargada de la instancia
El carácter temporal o permanente
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E
INTERINSTITUCIONALES
INTERNA:
•CONSEJO •COMITÉ •COMISIONESINTERINSTITUCIONAL
•TUICIÓN •RELACIÓN FUNCIONAL •COMPLEMENTACIÓN
SERVICIO AL USUARIO
RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs. PRESTADOS FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL PÚBLICO. CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS
FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL
a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.
• Disposición legal • Objetivos.
• Organigramas.
- PARA LAS UNIDADES DE NIVEL JERÁRQUICO SUPERIOR
• Objetivos.
• Nivel jerárquico y rel.de depend. • Funciones.
• Relaciones de coordinación.
- PARA OTRAS UNIDADES
• Relación de dependencia. • Funciones. b). MANUAL DE PROCESOS.
• Denominación y objetivo
del proceso.
• Normas de operación.
• Descripción del proceso
y sus procedimientos.
• Diagramas de flujo.
• Formularios y otras
formas utilizadas.
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
MANUALES
PLAN DE
IMPLANTACIÓN
ESTRUCTURA
IMPLANTADA
REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN
Puesta en marcha del Programa de Operaciones
Anual.
Disponibilidad de Recursos Humanos y Financieros.
Participación activa durante todo el proceso del
personal superior y del personal involucrados en los
cambios organizacionales.
PROCESO DE IMPLANTACIÓN
DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, MANUAL DE PROCESOS Y OTRO
MATERIAL PARA TAL FIN
ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTO Y/O CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS
APLICACIÓN DEL PLAN DE ACUERDO CON LA ESTRATEGIA APROBADA SEGUIMIENTO PARA REALIZAR