Planificación y despliegue estratégico de la Biblioteca y Archivo. UNIVERSIDAD DE CÁDIZ

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Planificación y despliegue estratégico de la Biblioteca y Archivo

Universidad de Cádiz

2012 - 2015

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

1

COMITÉ DE ELABORACIÓN

3

METODOLOGÍA

3

MISIÓN

4

VISIÓN

4

VALORES

5

EJES Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 2012-2015

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LÍNEAS ESTRATÉGICAS Y OBJETIVOS OPERACIONALES

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Línea estratégica 1

11

Línea estratégica 2

11

Línea estratégica 3

12

Línea estratégica 4

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INTRODUCCIÓN

La planificación es el proceso de autoanálisis, siendo éste permanente y dinámico tanto interno como externo, que identifica los puntos fuertes y débiles de una organización y del entorno y a partir de allí desarrolla prioridades teniendo en cuenta sus recursos.

La Educación Universitaria Europea ha experimentado cambios importantes en los últimos treinta años, sobre todo por la aparición de un nuevo entorno social, demográfico, cultural, tecnológico, económico y financiero que está produciendo una transformación profunda en la dirección, organización y gestión de las universidades. La respuesta a tales cambios ha generado, a su vez, sobre todo en la última década, cambios normativos y organizativos muy importantes en la enseñanza universitaria y en la prestación de los servicios, que han afectado al conjunto de las universidades españolas; y, finalmente, han generado nuevas demandas: nueva estructura académica de los estudios; nuevos planes de enseñanza; mayores exigencias en presentación y difusión de resultados, y en rendición de cuentas ante la sociedad; nueva estructura organizativa y política de gestión, insistencia en la movilidad; exigencia de acreditación de la calidad; preocupación por la aplicación de enseñanzas y por la inserción laboral de los graduados; nuevas formas de contratación del profesorado; incremento de la competitividad para la captación de fondos para la I+D+i y utilización intensiva de las nuevas tecnologías de la comunicación y de la información.

En consecuencia, el Área de Biblioteca y Archivo de la Universidad de Cádiz ha elaborado

su planificación estratégica Bibliotec@21 para el periodo 2012-2015 con la vista puesta

en el Espacio Europeo de Educación Superior (EEES), en el que se impulsan una serie de mejoras en los sistemas educativos de los estados de la Unión Europea.

En los últimos años, el Área de Biblioteca y Archivo ha venido experimentando un proceso de adaptación orientado hacia un nuevo modelo de Biblioteca concebida como un Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación (CRAI), que de soporte al aprendizaje, la docencia, la investigación y la innovación docente, dentro del nuevo modelo educativo. y hacia un nuevo modelo de Archivo que asume funciones de gestión documental y de conservación y preservación de documentos electrónicos. Paralelamente, ha llevado a cabo una serie de iniciativas encaminadas a la gestión de la calidad total pasando por diferentes procesos de evaluación tanto interna como externa, que han concluido con la propuesta y puesta en marcha de un plan de mejoras en el ámbito integral de su actividad. Mediante la redacción de su Plan Estratégico, el Área de Biblioteca y Archivo ha definido sus objetivos, basándose en el análisis y visión del futuro que quiere conseguir; ha establecido planes y políticas coherentes; y ha orientado sus recursos humanos,

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económicos y tecnológicos a los objetivos; utilizando un modelo de gestión que establece compromisos de actuación internos y externos, que definen presupuestos rigurosos para administrar adecuadamente los fondos públicos, y que le permitirá profundizar y mejorar su sistema de calidad.

La Biblioteca y el Archivo tienen una larga tradición en apoyo de la docencia y la investigación de la comunidad universitaria de la UCA, así como a su gestión. El plan estratégico que guiará la actividad del Área hasta 2015 estabiliza los objetivos de la biblioteca y archivo presencial con los de la biblioteca y archivo electrónica/digital y aprovecha las mejores oportunidades que se dan en cada de ellas para ofrecer más y mejores servicios a sus usuarios.

La personalización de la atención, la simplificación del acceso a la información, el rediseño y la adaptación de las infraestructuras universitarias a las nuevas necesidades surgidas del Espacio Europeo de Educación Superior, la actualización e innovación tecnológica son algunos de las líneas estratégicas de este plan que introduce la estructura y objetivos de la Biblioteca y el Archivo de la UCA con una perspectiva de futuro.

Bibliotec@21 mantiene una continuidad con las políticas de innovación y mejora continua recogidas en los anteriores ciclos estratégicos:

Programa Impacto (1993 - 1995) para la modernización de los servicios

bibliotecarios

Programa Omega (1996 - 2000)

Programa Omega II (2001 - 2004)

Programa B2010 = mc2 [Mejorar, Consolidar, Crecer] (2004 – 2007)

La Biblioteca, Centro de Conocimiento de la Universidad de Cádiz (2007 – 2010)

Finalmente, queremos que todos los miembros de la comunidad universitaria se identifiquen con nuestro Plan Estratégico y nos ayuden con el uso de los servicios, demandas y sugerencias a llevarlo adelante. Porque nuestro éxito o fracaso es responsabilidad y compromiso de todos.

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COMITÉ DE ELABORACIÓN

• Ricardo Chamorro Rodríguez. Subdirector Área de Biblioteca y Archivo de la UCA

• Aurora Márquez Pérez. Coordinadora Sección de Normalización y Proceso Técnico

• Rosario Gestido del Olmo. Coordinadora Sección de Información y Referencia

• José María Sáez Romero. Coordinador Sección de Administración

• Clemencia de la Cruz Rodríguez. Coordinadora Sección Archivo

• Aurora Estévez Ballester. Directora Biblioteca Humanidades, Campus de Cádiz

• Ana Remón Rodríguez. Directora Biblioteca Ciencias de la Salud, Campus de Cádiz

• Ester Salaverry Baro. Directora Biblioteca Ciencias Sociales y Jurídicas, Campus de Cádiz

• Juan Antonio Domínguez Guillén. Director Biblioteca Campus de Puerto Real

• Rosa Toribio Ruiz. Directora Biblioteca Campus de Jerez

• Miguel Ángel Carmena Escribano. Director Biblioteca Campus de Algeciras

METODOLOGÍA

El Comité de elaboración del PE 2012-2015 ha llevado a cabo las siguientes acciones:

• Hacer un diagnóstico de situación.

• Revisar la vigencia de la Misión, Visión y Valores del ABA.

• Analizar planes estratégicos sobre bibliotecas y archivos universitarios

relevantes y otra documentación de interés.

• Presentar y seleccionar propuestas de líneas estratégicas.

• Desarrollar las líneas estratégicas en Objetivos Generales y Operacionales.

• Recoger y analizar propuestas de líneas de acción.

• Elaborar y redactar el primer borrador del documento.

• Presentar el primer borrador del PE del ABA a toda la plantilla y analizar sus

aportaciones

• Trasladar la propuesta al Equipo de Gobierno de la Universidad para su

revisión y aprobación.

• Elaboración del documento final a presentar a la comunidad universitaria.

Ha de hacerse un esfuerzo importante en comunicar y compartir los objetivos y programas del Plan Estratégico en los distintos ámbitos de nuestra Universidad. En primer lugar, el

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Plan debe favorecer la creación de sinergias con los restantes servicios universitarios. En segundo lugar, debe ser capaz de responder a las expectativas de los protagonistas de la actividad de la biblioteca y archivo: docentes, investigadores y alumnos. Y por último, debe ser conocido y apoyado por nuestras autoridades académicas.

No debemos olvidar que la Biblioteca y el Archivo son miembros de consorcios y redes con los que trabajamos y en los que nos apoyamos (REBIUN, CBUA y CAU), y por tanto debe ser capaz de mantener, mediante el Plan, líneas de trabajo acordes con los objetivos de dichas comunidades.

MISIÓN

Biblioteca

La Biblioteca de la Universidad de Cádiz tiene como misión colaborar en la consecución de los objetivos de la Universidad, contribuyendo a la formación integral de las personas, la creación y difusión de conocimiento y apoyo a la investigación mediante la gestión y difusión de recursos de información y servicios acordes a las necesidades de sus usuarios.

Archivo

El Archivo de la Universidad de Cádiz es la unidad responsable de organizar, custodiar y dar acceso a su patrimonio documental, y su misión es colaborar en la consecución de los objetivos de la Universidad apoyando la gestión administrativa y como fuente de información y creación del conocimiento, mediante una oferta de servicios y recursos

acorde a las necesidades y expectativas de los usuarios.

VISIÓN

Biblioteca

Transformar la Biblioteca de la UCA en un Centro de Recursos de Información para el Aprendizaje y la Investigación con objeto de dar soporte a todos los miembros de la Comunidad Universitaria, en sus actividades docentes, desarrollo curricular y de investigación y contribuir a que puedan solucionar por si mismos sus necesidades informacionales.

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intelectual, a través de la gestión, organización, desarrollo y divulgación del conocimiento. Proporcionar a los profesionales de la Biblioteca de la UCA un entorno de trabajo que contribuya a cumplir estos retos, ofreciendo oportunidades, incentivos y formación que faciliten la creatividad y la exploración de nuevos espacios de organización y el desarrollo de servicios innovadores adecuados a las nuevas demandas de los usuarios.

Archivo

Convertir el Archivo de la UCA en una unidad básica de información que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa, a fin de satisfacer las necesidades informativas para la toma de decisiones.

Transformar el Archivo de la UCA en impulsor de la creatividad y del desarrollo intelectual, a través de la planificación, organización, conservación, difusión y acceso del patrimonio documental, como fuente de la investigación y generación del conocimiento. Proporcionar a los profesionales del Archivo de la UCA un entorno de trabajo que contribuya a cumplir estos retos, ofreciendo oportunidades, incentivos y formación que faciliten la creatividad y la exploración de nuevos espacios de organización y el desarrollo de servicios innovadores adecuados a las nuevas demandas de los usuarios.

VALORES

Los valores constituyen un elemento esencial para el logro de las metas y los objetivos. En el Área de Biblioteca y Archivo de la UCA compartimos los siguientes valores:

Servicio público de calidad, responsable y orientado al usuario, que resuelve de

modo satisfactorio sus necesidades y expectativas:

• Nos esforzamos en conocer y satisfacer las necesidades de nuestros usuarios.

• Buscamos distintos canales de comunicación con nuestros usuarios.

• Buscamos la excelencia en cada una de nuestras actividades y servicios.

• Ofrecemos nuestro servicio en un ambiente de respeto y cordialidad.

• Garantizamos el acceso a la información, la libertad y el respeto a los derechos de

la propiedad intelectual.

Mejora continua, trabajo en equipo y capacidad de aprendizaje, potenciando aspectos

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• Fomentamos el trabajo en equipo donde se valore la singularidad y las

aspiraciones individuales.

• Potenciamos nuestro capital intelectual y tecnológico aplicando creatividad e

innovación en nuestros productos.

• Somos proactivos a cualquier cambio en la sociedad que pueda afectar a la mejora

de nuestros servicios.

Sostenibilidad, solidaridad e impulso de la cooperación, apoyando las políticas

medioambientales fomentadas por la Universidad de Cádiz y potenciando el papel de la Biblioteca y el Archivo de la UCA como lugar de encuentro y conexión entre culturas:

• Trabajamos en forma colaborativa con toda la comunidad universitaria.

• Cooperamos con otras bibliotecas y archivos.

• Respetamos el medio ambiente dando ejemplo mediante el reciclaje y el ahorro de

recursos y energía.

• Velamos por el cumplimiento de las normas de seguridad en el trabajo y por su

aplicación en las instalaciones, equipos y medios con los que desarrollamos nuestra labor y atendemos a nuestros usuarios.

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OPORTUNIDADES

• Implantación del nuevo modelo de investigación y de enseñanzasuperior

• Implantación de la Administración electrónica

• Nuevo rol de la biblioteca como servicio de apoyo al aprendizaje en el Espacio

Europeo del Conocimiento.

• Nueva forma de comunicación científica y acceso a la información

• Desarrollo normativo de la gestión y tramitación electrónica

• Crecimiento de investigación en red

• Necesidad de visibilidad e impacto de la Universidad y sus investigadores en

Internet

• Entorno universitario europeo y universal

• Modelo de enseñanza , basado en el aprendizaje

• Consolidación de redes sociales

FORTALEZAS

• Servicios ofertados de alta calidad

• Fondo bibliográfico acorde con las necesidades de aprendizaje

• Amplia colección digital (bases de datos, e-revistas, e-monografías)

• Espacios renovados conforme a las necesidades del EEES

• Potentes software para gestión de bibliotecas y archivos (Millennium, D-Space,

Innreach, Alfresco, CLARA…)

• Uso de tecnologías innovadoras

• Políticas consorciadas (compras, servicios…)

• Prestigio interno y externo

• Nuevas competencias en el ámbito de la Administración electrónica

• Sistema de Gestión de Calidad altamente implementado

• Implicación del personal en la cultura de la excelencia

• Resultados en áreas clave

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AMENAZAS

• Crisis económica

• Recortes presupuestarios en las Universidades

• Evolución rápida y constante de las Tecnologías de la Información y

Comunicación

• Uso intenso de Internet

• Ritmo lento de adaptación del mundo editorial español al nuevo mercado digital

• Crisis del sector empresarial

• Problemas de adaptación de proveedores de recursos de información a la nueva

situación económica

• Encarecimiento de la educación superior y acceso a la universidad

• Descenso del número de matriculas

DEBILIDADES

• Disminución de presupuesto

• Dependencia de soporte tecnológico externo

• Estructura organizativa rígida

• Ausencia de Plan de comunicación externa

• Dispersión geográfica de las bibliotecas

• Apoyo informático insuficiente al ABA según sus necesidades en TICs

• Escasa integración en los planes de estudios y líneas de investigación

• Falta de cultura institucional de gestión de documentos

• Carencia de objetivos por personas

• Dificultad en acceso a determinados fondos bibliográficos

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EJES Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 2012-2015

EJES

Usuarios

Personalización de la atención y de los servicios

Optimización del acceso a la información

Comunicación y visibilidad de los servicios

Colaboracióncon la formación integral de los alumnos

Apoyo a la labor investigadora de la Universidad

Colección

Gestión del fondo bibliográfico y documental

Conservación y preservación del patrimonio bibliográfico y documental

Infraestructuras

Espacios y equipamientos adaptados a las diversas necesidades

Actualización e innovación tecnológica

Alianzas

Creación de sinergias institucionales

Cooperación para la sostenibilidad de los recursos

Trabajar en colaboración con agentes externos

Rendición de cuentas a la sociedad

Personas

Calidad y mejora continúa

Equipo humano bien preparado

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Líneas estratégicas y objetivos operacionales

Línea estratégica 1

.

Desarrollar la política de gestión de los

recursos de información adaptada a las nuevas necesidades del

EEES, EEI y gestión

Objetivos operacionales

1.1

Dotar a la Biblioteca de los recursos de información adecuados a las necesidades del

nuevo modelo de aprendizaje, docencia e investigación.

1.2

Optimizar el gasto en adquisiciones de recursos de información.

1.3

Promover la conservación y preservación del patrimonio bibliográfico y documental

de la UCA.

Línea estratégica 2

.

Dar soporte a la docencia, aprendizaje e

investigación y gestión de la UCA

Objetivos operacionales

Integrar paulatinamente las Competencias Informáticas e Informacionales (CI2) en los diferentes estudios de la UCA para la formación integral del alumno.

2.1

Promover las políticas institucionales de acceso abierto a la producción científica de

la UCA para incrementar su visibilidad e impacto.

2.2

Impulsar la creatividad y desarrollo intelectual, a través de la gestión, organización,

desarrollo y divulgación del conocimiento.

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Línea estratégica 3

.

Gestionar un catálogo de productos y

servicios acordes a las necesidades de los usuarios

Objetivos operacionales

3.1

Avanzar en el modelo de biblioteca universitaria como Centro de Recursos de

Aprendizaje e Investigación.

3.2

Avanzar en el modelo de archivo universitario como servicio de apoyo a la gestión

administrativa de la UCA.

3.3

Desarrollar estrategias de comunicación y marketing para promocionar los

productos y servicios.

Línea estratégica 4

.

Desarrollar la estrategia y políticas de

apoyo para continuar mejorando los resultados de sus áreas clave

Objetivos operacionales

4.1

Continuar el despliegue del Sistema de Gestión de Calidad como garantía de

obtención de resultados equilibrados y sostenidos.

4.2

Desarrollar Alianzas, tanto internas como externas, que aporten valor a la gestión,

recursos y resultados del ABA.

4.3

Proporcionar al personal del ABA un entorno que facilite la creatividad y la

exploración de nuevos espacios de organización.

4.4

Potenciar los proyectos tecnológicos para la implementación de productos y

servicios, que fomenten el uso y acceso a los recursos de información, así como para la gestión del ABA.

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ABA Área de Biblioteca y Archivo de la Universidad de Cádiz

Alfresco Software de código abierto de gestión de documentos y contenido

web

CAU Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas

CBUA Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Andalucía

CI2 Competencias Informáticas e Informacionales

CLARA Software de gestión de archivos

CRAI Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación

D-Space Software de código abierto para la administración de colecciones

digitales usado habitualmente como soporte de los repositorios institucionales

e-monografías Monografías electrónicas

e-revistas Revistas electrónicas

EEES Espacio Europeo de Enseñanza Superior

EEI Espacio Europeo de Investigación

Innreach Software de la empresa Innovative específico para la gestión de

consorcios bibliotecarios.

Millennium Sistema de Gestión de Bibliotecas de la empresa Innovative

PE Plan Estratégico

PEUCA Plan Estratégico de la Universidad de Cádiz

REBIUN Red Española de Bibliotecas Universitarias

SGC Sistema de Gestión de Calidad

TICs Tecnologías de la información y de la comunicación

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