Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP Script

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(1)Oscar Del Hoyo Gutiérrez. OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACION EN LA GESTIÓN DE PROCESOS CON VBA Y SAP SCRIPT. JUNIO 2017. TRABAJO FIN DE GRADO PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE GRADUADO EN INGENIERÍA EN TECNOLOGÍAS INDUSTRIALES. Oscar Del Hoyo Gutiérrez DIRECTOR DEL TRABAJO FIN DE GRADO:. Ángel García Beltran. 1.

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(3) AGRADECIMIENTOS A mi tutor Ángel García Beltran, por su predisposición y sabios consejos durante el desarrollo de este proyecto. A mi Padre, Madre y Hermano, por su apoyo y su cariño incondicional durante toda mi vida. A mis compañeros Alejandro Remiro, Ivan Lavin, María José Valero, Carlos Jimeno, Carlos Gutiérrez y José Luis De Juanes, por enseñarme siempre con una sonrisa y darme la oportunidad que hoy estoy disfrutando. A mis amigos del alma Marta, Lara y Álvaro, simplemente por hacerme feliz. A mis amigos y compañeros del Marlins Triatlón Madrid, por darme una nueva forma de vivir y entender la vida. A todos mis compañeros de la Escuela Superior de Ingenieros Industriales de Madrid, porque sin vosotros nada de esto habría sido posible. Y por último, a mi yo del pasado, por decidir luchar y no rendirse nunca.. A todos ellos, gracias de corazón.. I.

(4) RESUMEN El proyecto aquí descrito coincide en marco espacio-temporal con el periodo de prácticas laborales realizadas en el Departamento de Calidad de Proyectos de la empresa multinacional del sector ferroviario Knorr-Bremse S.A. La actividad industrial desarrollada en el centro situado en Getafe se divide en dos grandes grupos de trabajo. El primero de ellos se encarga del diseño, fabricación y comercialización de equipos de climatización (o HVAC) a nivel mundial y el segundo se encarga del suministro de sistemas de frenado, siendo la compañía líder en el mercado español. El volumen de procesos y recursos que intervienen en la producción de cualquiera de las soluciones comercializadas por la compañía genera una gran cantidad de información y datos que necesita ser gestionada de la manera más eficiente posible. Para ello, la compañía cuenta con el software comercial SAP que está enfocado a la optimización de la gestión de procesos en diferentes ámbitos de la empresa como la gestión de inventarios, compras, mantenimiento, calidad, etc. El sistema actúa por tanto como una base de datos centralizada que favorece la consistencia de la información y que, además, favorece la interacción entre las diferentes áreas de la empresa, convirtiendo a la compañía que lo integra en una especie de “organismo vivo”. Pese a las facilidades descritas, existen en la actualidad numerosos procesos tramitados a través de dicha herramienta que mantienen un componente común de repetitividad en el tiempo, siendo necesario realizar gran cantidad de operaciones puramente mecánicas que no aportan ningún valor añadido y ralentizan la actividad laboral. De igual manera, en muchas ocasiones la disposición de los datos almacenados en SAP, o en las diferentes bases de datos internas de la compañía, no es la más óptima para su procesamiento posterior. Consecuencia de lo anteriormente descrito, nace la necesidad de optimizar y automatizar tanto la gestión de la información como la gestión de procesos, con el objetivo de mejorar la eficiencia de los recursos empleados durante la actividad laboral. La programación en el entorno Visual Basic Application (o VBA), junto al entorno de SAP Script, permite la creación de algoritmos y códigos que actúan como intermediarios entre el usuario y los datos o procesos gestionados a través de los elementos software. En este proyecto se describen dos grandes líneas de desarrollo dentro del área de la Calidad de Proyectos. La primera de ellas está orientada a la automatización y optimización de los diferentes procesos gestionados dentro del Complaint Management a través de la herramienta SAP. Algunos de los objetivos específicos de este área son la confirmación y cierre de reclamaciones por parte de cliente, la confirmación y envío del informe de decisión final, la confirmación de la fecha comprometida para la resolución de una reclamación, la gestión de la documentación o el cálculo de la tasa de fallo de los equipos y componentes.. II.

(5) La segunda línea de desarrollo está orientada a la automatización y optimización de todos aquellos procesos o tareas que se desarrollan en el entorno de trabajo de Microsoft Office, siendo Excel y Outlook los programas más empleados. Algunos de los objetivos específicos de esta área son la gestión de la información obtenida de las inspecciones de calidad, la creación del informe mensual del estado de la producción, la automatización del envío de documentación por email o la optimización de la creación de documentos de inspección. Teniendo en cuenta la experiencia laboral adquirida y los resultados obtenidos provenientes de encuestas internas para la valoración del proyecto desarrollado, el resultado obtenido ha superado ampliamente las expectativas iniciales y ha supuesto la introducción a nivel corporativo de un nuevo método de trabajo que actualmente se encuentra en fase de desarrollo e implantación en otros departamentos como el de Producción, After Market y en la División de Frenos de la compañía.. Códigos UNESCO 120302. Lenguajes Algorítmicos.. 120306. Sistemas Automatizados De Control de Calidad.. 120308. Código y Sistemas de Codificación.. 120312. Bancos De Datos.. Palabras Clave Automatización y Optimización. Gestión de la Calidad. Visual Basic Application y SAP Script. Programación.. III.

(6) ÍNDICE AGRADECIMIENTOS .............................................................................................................................I RESUMEN .............................................................................................................................................II ÍNDICE ................................................................................................................................................. IV 1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................................1 1.1. ANTECEDENTES .......................................................................................................................2 1.1.1. EL SOFTWARE DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAP ..........................................................2 1.1.2. EXCEL Y EL ENTORNO VBA (VISUAL BASIC APLICATION) ...........................................5 1.2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO .............................................................................................9 1.3. OBJETIVOS DEL PROYECTO..................................................................................................10 2. METODOLOGÍA ..............................................................................................................................11 2.1. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO .............................................................................................11 2.2. METODOLOGÍA TÉCNICA APLICADA .....................................................................................14 2.3. PUESTA EN MARCHA Y VALIDACIÓN ....................................................................................17 3. DISEÑO DE ALGORITMOS Y DESARROLLO DE CÓDIGOS .......................................................18 3.1. INTEGRACIÓN DE SAP CON EL ENTORNO DE TRABAJO MICROSOFT EXCEL .................18 3.1.1. CONFIRMACIÓN Y ENVÍO DE FECHA DE COMPROMETIDA (MEDIDA QR20) ............18 3.1.2. CONFIRMACIÓN DE NO CONFORMIDAD (AVISO Q1) ..................................................21 3.1.3. CONFIRMACIÓN Y ENVÍO DEL INFORME DE DECISIÓN FINAL (MEDIDA D6) ............27 3.1.4. CIERRE DE LA RECLAMACIÓN O NO CONFORMIDAD (AVISO Q1) ............................33 3.1.5. CREACIÓN E IMPRESIÓN DE CERTIFICADOS ..............................................................39 3.1.6. CÁLCULO DE LA TASA DE FALLOS ................................................................................41 3.1.7. GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN SAP ......................................................................43 3.2. OPTIMIZACIÓN EN EL ENTORNO DE TRABAJO EXCEL .......................................................45 3.2.1. GESTIÓN DE LOS DEFECTOS ENCONTRADOS DURANTE LA PRODUCCIÓN ..........45 3.2.2. INFORME MENSUAL DE LA EVOLUCIÓN DE CALIDAD EN LA PRODUCCIÓN............50 3.2.3. FORMULARIO USEFORM PARA LA CREACIÓN DE DOCUMENTOS DE INSPECCIÓN .....................................................................................................................................................54 3.2.4. GESTIÓN DEL ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN A CLIENTE ............................................57 4. RESULTADOS .................................................................................................................................61 4.1. LINEAS DE CÓDIGO PROGRAMADAS....................................................................................61 4.2. ANÁLISIS DE LA GANANCIA TEMPORAL ...............................................................................62 4.2.1. GANANCIA INDIVIDUAL ...................................................................................................62 4.2.2. GANANCIA GLOBAL .........................................................................................................66 4.3. IMPACTOS SOBRE LA SOSTENIBILIDAD ...............................................................................68 4.3.1. REDUCCION DE LAS EMISIONES ...................................................................................68 4.3.2. CONCILIACIÓN FAMILIAR ...............................................................................................70 4.3.3. CALIDAD DE LA ACTIVIDAD LABORAL ..........................................................................71 4.4. IMPACTO ECONÓMICO ...........................................................................................................72 4.5. OPINIONES DE LOS USUARIOS .............................................................................................73 4.5.1. ENCUESTA A LOS USUARIOS ........................................................................................73 4.5.2. VALORACIONES, OPINIONES Y SUGERENCIAS .........................................................76 4.5.3. ANÁLISIS DE RESULTADOS............................................................................................77 5. CONCLUSIONES.............................................................................................................................78 6. LÍNEAS FUTURAS DE TRABAJO ..................................................................................................79. IV.

(7) 7. PRESUPUESTO DEL PROYECTO .................................................................................................80 8. PLANIFICACIÓN TEMPORAL Y EDP.............................................................................................81 8.1. PLANIFICACIÓN TEMPORAL ..................................................................................................81 8.2. EDP ...........................................................................................................................................84 9. ÍNDICE DE FIGURAS ......................................................................................................................85 10. ÍNDICE DE TABLAS ......................................................................................................................88 11. BIBLIOGRAFÍA..............................................................................................................................89 12. ANEXOS ........................................................................................................................................90 ANEXO 1. CARTA DE VALORACIÓN DEL PROYECTO .................................................................90 ANEXO 2. CD CON ALGORITMOS Y CÓDIGOS.............................................................................91. V.

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(9) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 1. INTRODUCCIÓN En este capítulo se lleva a cabo una introducción y justificación del Trabajo de Fin de Grado titulado “Optimización y Automatización en la Gestión de Procesos con VBA y SAP Script”, desarrollado por el alumno Oscar Del Hoyo Gutiérrez, estudiante de la Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid, y tutelado por Don Ángel García Beltran, Doctor Ingeniero Industrial por la Universidad Politécnica de Madrid. La realización del proyecto aquí descrito coincide con el periodo de prácticas laborales realizadas en la empresa multinacional Knorr-Bremse S.A, cuya División de Vehículos Ferroviarios está situada en Getafe, Madrid. Las dos principales áreas de negocio del grupo Knorr-Bremse en España son las siguientes: a) División de Frenos Se establece como la compañía líder en el mercado español y de influencia española para el suministro de sistemas de frenado y puertas automáticas de acceso IFE para todos los segmentos de vehículos ferroviarios, así como puertas de andén WESTINGHOUSE. b) División de HVAC - (Merak) Centro de Competencia del Grupo, está dedicado a diseñar, fabricar y comercializar sistemas de climatización exclusivamente para vehículos ferroviarios de todo el mundo, contando con sus propias filiales en Norte América y China. Se trata de una empresa de tecnología española, líder internacional en su sector, que ha equipado desde trenes de muy alta velocidad en España, Francia, Corea, China y próximamente Rusia (sistema que tendrá que trabajará a temperaturas ambiente extremas, de -50º C a +50º C), pasando por los más importantes metros del mundo (todos los españoles, Nueva York, Washington, Chicago, Río, Sao Paulo, Paris, Lisboa, Honk Kong, Singapur, Shangai, Guangzhou, etc.), tranvías y todo tipo de vehículos ferroviarios. Por tanto, la actividad industrial congregada en el centro de producción de Getafe tiene alcance a nivel mundial. El volumen de procesos e información gestionados a nivel interno y externo necesarios para poder llevar a cabo el diseño, fabricación, envío y reparación de los equipos, requiere del empleo de una gran cantidad de recursos, tanto humanos como tecnológicos. Consecuencia de ello, nace la necesidad de eliminar de la actividad laboral aquellas tareas que no aportan ningún tipo de valor añadido, tratando de realizar una gestión mucho más eficiente de los recursos disponibles.. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 1.

(10) Introducción. 1.1. ANTECEDENTES Como antecedentes se describen las características y funcionalidades de las herramientas y tecnologías empleadas hasta la fecha para llevar a cabo la gestión de los diversos procesos y la gestión de la información dentro de la compañía. En concreto, el software para la gestión SAP y el software Microsoft Excel.. 1.1.1. EL SOFTWARE DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAP Hoy en día, el volumen de datos e información disponible para las pequeñas y grandes empresas, ha crecido de manera exponencial debido al desarrollo de las tecnologías de la información y a la globalización. Esto ha supuesto una revolución en la manera de dirigir y gestionar las compañías a nivel mundial, naciendo la necesidad de realizar de la manera más eficiente el tratamiento de la información, y naciendo también la oportunidad de analizar y estudiar los datos internos de las compañías, permitiendo obtener conclusiones que aporten ventajas competitivas a las mismas. En este contexto, la multinacional alemana SAP SE destaca como una de las compañías referentes a nivel mundial a la hora de dar soporte a la gestión de los distintos departamentos de una empresa. Ejemplos de ellos son los sistemas de ventas, finanzas, compras, operaciones bancarias, fabricación, inventarios etc. En el año 2013, las soluciones desarrolladas por la compañía estaban presentes en el 80% de las empresas con presencia en el Índice de Sostenibilidad Dow Jones, y en el 85% de las 100 marcas de mayor valor en el planeta. En ese mismo año se estimaba que los productos de la multinacional se encontraban presentes en 24 tipos de industrias diferentes repartidas en 130 países, teniendo más de 200,000 clientes entre pequeñas, medianas y grandes empresas [1]. Las soluciones comercializadas se engloban en las siguientes áreas [2]: a) ERP and Digital Core b) Nube y Plataforma de Datos c) Compras y Redes d) Analítica e) Cadena de Suministro Digital f) Recursos Humanos e) Finanzas Los productos ERP (Enterprise Resource Planning), actúan como corazón de gestión de las empresas, pudiendo llevar a cabo diferentes tareas y procesos como los siguientes: a) Planificación de compras. b) Planificación de la producción. c) Fabricación y logística. d) Marketing y ventas. e) Gestión de materiales. f) Gestión del inventario. g) Envío y pagos.. 2. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(11) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. h) Finanzas. El sistema SAP (Systeme Anwendungen und Produkte) es el sistema ERP de la compañía alemana y rivaliza con otros sistemas ERP como Microsoft Dynamics de Microsoft y JD Edwards de Oracle. SAP por tanto, es un sistema informático integrado de gestión empresarial diseñado para modelar y automatizar las diferentes áreas de la empresa y la administración de sus recursos. El sistema actúa como una base de datos centralizada, favoreciendo la consistencia de los datos de la empresa y, además, permite la interacción entre los diferentes módulos, lo que ayuda a la interacción de las diferentes áreas de la empresa como un “organismo vivo”. SAP está compuesto por diferentes módulos para la administración de los recursos de cada área de la empresa. El acceso a los datos almacenados dentro de los diferentes módulos de SAP se realiza a través de transacciones como la mostrada en la Figura 1, que presentan una interfaz gráfica que facilita el acceso y modificación de los diversos campos.. Figura 1. Ejemplo de interfaz gráfica de una transacción empleada en SAP. Las transacciones representan un conjunto de acciones u operaciones que se llevan a cabo para crear, consultar o modificar cualquier elemento o entidad de la base de datos gestionada por el software. Dichas transacciones son fijas dentro de cada módulo, y se ejecutan siempre de la misma manera, teniendo en cuenta que cada transacción presenta unos campos propios que sirven para el filtrado y selección de la información a la que se desea acceder.. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 3.

(12) Introducción. Dada la repetitividad de muchas de las operaciones que son tramitadas con SAP, el software presenta una grabadora de Scripts (Figura 2) que genera códigos propios que representan la secuencia de operaciones seguidas durante la grabación.. Figura 2. Grabadora de SAP Script. Los Scripts permiten recrear en cualquier momento del tiempo la misma secuencia de pasos almacenada dentro del código. El acceso al documento de producción de cada equipo es un claro ejemplo de un proceso en el que los pasos empleados para la obtención del documento no difieren en la ejecución más que en el número de referencia del proyecto a consultar. Un ejemplo del código obtenido a través de la herramienta de SAP Script se muestra en la Figura 3.. Figura 3. Ejemplo de código obtenido con la grabadora de SAP Script. 4. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(13) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 1.1.2. EXCEL Y EL ENTORNO VBA (VISUAL BASIC APLICATION) Microsoft Excel es un software perteneciente al paquete Microsoft Office. Nació como un programa de hojas de cálculo orientado al sector financiero. En 1985 Microsoft publicó su primera versión de Excel para Mac y en 1987 lanzó su primera versión para el entorno de Windows. Desde entonces, 13 nuevas versiones han sido lanzadas al mercado para Windows, con una periodicidad aproximada de 2 años, siendo la última versión la lanzada en 2016 [3]. Excel actualmente destaca como uno de los software más empleados en pequeñas y medianas empresas para llevar a cabo tareas de contabilidad, finanzas, inventarios, ventas, producción, calidad, suministros entre otras áreas de la organización, todo a través de su arsenal de funcionalidades (Formulas, Tablas, Gráficos, etc.). Sin embargo, actualmente una de las funcionalidades más potentes es la creación de macros utilizando programación en VBA. La programación en VBA (Visual Basic for Applications) deriva de la programación realizada en Visual Basic 5.0 y 6.0, y permite la creación de aplicaciones ejecutables en el entorno de Microsoft Office, tanto en Word, Excel como Power Point [4]. Las macros permiten generar procedimientos con las operaciones disponibles dentro de los programas del entorno Office, que pueden ser replicados idénticamente en cualquier momento en el tiempo. Una de las mayores desventajas respecto a otro tipo de aplicaciones, es que las macros creadas no pueden compilarse separadamente del documento, hoja o base de datos en el que fue creado. Para la creación de dichas macros se puede emplear la grabadora de macros (Figura 4), incluida en el propio programa, la cual, guarda los procesos o pasos ejecutados desde el inicio de la grabación y los convierte al lenguaje de programación propio de VBA.. Figura 4. Grabadora de Macros de Excel. La utilización de la grabadora de macros simplifica el proceso de creación de la macro, siendo un buen punto de inicio para la creación de macros que representan procesos fijos que no van a tener variación en los pasos seguidos en su ejecución.. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 5.

(14) Introducción. Sin embargo, el gran potencial de las mismas reside en la programación “manual” en el entorno de VBA como se observa en la Figura 5, ya que esto permite la creación de códigos variables que se pueden adaptar diferentes requisitos dentro del mismo proceso.. Figura 5. Entorno de programación de Visual Basic Applicatio n. Las instrucciones del código se ejecutan de manera lineal, teniendo un principio y un fin determinado. Esto provoca que durante la ejecución puedan aparecer errores de diversa naturaleza. El primer tipo de error es el de sintaxis, el cual se produce por un fallo en la estructura de la orden a ejecutar. Este tipo de error bloquea la compilación del código al no ser capaz de traducir la orden a código máquina. El segundo grupo de errores son los que aparecen durante la ejecución. Estos se producen ya que no es posible continuar con la ejecución normal del código.. 6. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(15) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. Figura 6. Mensaje de error durante la ejecución. Algunos ejemplos de los errores durante la ejecución son los siguientes: a) Realizar una operación no permitida por el ordenador. Por ejemplo una división entre cero o intentar sumar una cadena de texto y un valor Double (Figura 6). b) Utilizar una librería de código que no está accesible en ese momento. c) Utilizar un bucle con una condición que nunca se cumple. d) Tratar de asignar un valor que está fuera de los límites de una variable. La detección de dichos errores no es sencilla y requiere del empleo de un proceso de depuración en el que la ejecución del código se realiza paso a paso, analizando el valor de las diferentes variables con el fin de encontrar el punto de fallo. Otra de las funcionalidades de la programación en VBA es la creación de elementos “Useform”. Un elemento “Useform” es una pequeña aplicación gráfica creada en el entorno de Visual Basic que permite generar un entorno de trabajo personalizado para la gestión de información de una manera mucho eficiente. Los campos utilizados funcionan a modo de variables que pueden ser de entrada o de salida, y son gestionadas desde el propio entorno de Visual Basic o desde macros creadas para controlar y ejecutar acciones con las mismas.. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 7.

(16) Introducción. Fundamentalmente son utilizados para la gestión de bases de datos como se puede observar en la Figura 7.. Figura 7. Ejemplo de Useform para la creación de base de dato s. 8. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(17) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 1.2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO El Departamento de Calidad de Proyectos de la empresa Knorr-Bremse España es el encargado de garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad desde el inicio del proyecto (Kickoff), hasta la finalización del periodo de garantía del mismo. Entre las actividades desarrolladas por el Departamento actualmente se encuentran la serialización de componentes, realización de pruebas FAI (First Article Inspection), validación de pruebas serie, gestión de la documentación con cliente, inspección de calidad, gestión del Complaint Management, análisis y resolución rápida de problemas (QRQC) etc. Procesos como la serialización, el envío de documentación o la validación de pruebas serie, consumen una gran cantidad de recursos ya que se llevan a cabo para cada unidad fabricada en la planta. La gestión del Complaint Management genera aproximadamente una media de 450 procesos o tareas al mes, lo que supone también un importante consumo de recursos. Hasta el inicio del desarrollo de este proyecto la realización de las tareas descritas anteriormente se ha realizado de manera “manual” con la ayuda de herramientas software como Excel y SAP. Fruto de la actividad laboral, se han encontrado patrones y estructuras repetitivas en la realización de muchos de los procesos, lo cual ha generado la oportunidad y la necesidad de encontrar métodos alternativos para la gestión de los mismos. El empleo de programación en VBA y programación con SAP Script permite desarrollar códigos y algoritmos que consiguen eliminar todos aquellos pasos o tareas que se ejecutan de manera puramente mecánica, dejando solamente aquellos en el que la decisión del trabajador adquiere un papel clave. Es por ello que la optimización y automatización ofrece la posibilidad de mejorar la gestión de los recursos, en términos temporales, humanos, económicos y ecológicos, suponiendo una gran oportunidad para crear un nuevo modo de gestión de la información mucho más eficiente y sostenible.. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 9.

(18) Introducción. 1.3. OBJETIVOS DEL PROYECTO Los objetivos desarrollados en este trabajo están enfocados a la mejora de diferentes procesos relacionados con el área de Calidad, teniendo dos líneas o áreas de desarrollo:. El primer objetivo general está enfocado a optimizar y automatizar el tratamiento de documentación e información en el entorno de trabajo de Excel gracias a la programación en VBA. Los objetivos específicos dentro del anterior objetivo general se detallan a continuación: a) Automatizar el envío a cliente de documentación relacionada con la serialización y pruebas serie de los equipos fabricados así como de sus componentes. b) Realizar un entorno de trabajo que optimice la creación de documentos de Autocontrol e Inspección (Checklists) necesarios durante la producción e inspección final de los equipos. c) Crear un documento de inspección (Checklist) que permita agilizar y reducir los tiempos de inspección por equipo, y automatice el procesamiento de la información obtenida. d) Optimizar el tratamiento de la información almacenada en las bases de datos de inspección para la creación de un informe mensual del estado de la calidad de la producción. El segundo objetivo general está enfocado a optimizar y automatizar la gestión de reclamaciones dentro del área del Complaint Management mediante la integración del software de gestión SAP con el entorno de trabajo de Excel gracias a la programación en VBA. Los objetivos específicos dentro del anterior objetivo general se detallan a continuación: e) Optimizar la confirmación de los avisos. f) Automatizar la confirmación de fecha. g) Optimizar el tratamiento de los informes de decisión final. h) Optimizar el cierre de los avisos. i) Optimizar la gestión de documentación. j) Automatizar la obtención de la tasa de fallo de los componentes. k) Automatizar la creación e impresión de certificados.. 10. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(19) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 2. METODOLOGÍA En este capítulo se define el procedimiento empleado para el desarrollo ordenado y estructurado y de los diferentes algoritmos y códigos que dan respuesta a los objetivos planteados en el anterior capítulo. De igual manera, se enumeran los elementos técnicos fundamentales empleados durante la fase de programación para la creación de las distintas soluciones.. 2.1. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO El procedimiento de trabajo empleado consta de un conjunto de etapas o pasos perfectamente definidos: Primer paso: Análisis del problema u objetivo La primera etapa del proceso debe definir claramente cuál es el objetivo o fin del código a desarrollar, diferenciando claramente las variables principales (tanto de entrada como de salida) que se pretenden procesar, así como los condicionantes y requisitos que deben cumplir las mismas. Segundo paso: Realizar hoja de trabajo en Excel Conocidos los campos y variables que nos van a proporcionar la información necesaria para la toma decisiones y aquellas sobre las vamos a realizar cambios, se realiza la hoja de trabajo en Excel donde se organizan todos estos de una manera óptima para su posterior procesamiento. Tercer paso: Diagrama de flujo/Esquema Una vez entendido el problema y las variables y condicionantes claves, se realiza un diagrama de flujo donde se especifican los grupos principales de operaciones a realizar. La estructura del código es lineal, por lo que es muy importante considerar que variables van a ser utilizadas localmente y cuáles van a ser empleadas a lo largo de todo el código. Cuarto paso: Codificación Definidas los principales grupos de operaciones y las variables, se desarrolla el código propio de cada etapa. Como ayuda al desarrollo, es muy importante incluir en el código comentarios y anotaciones que permitan, en un primer lugar al desarrollador, y en un segundo lugar a cualquier futuro usuario, entender y poder seguir la lógica y estructura más fácilmente. Como elementos de ayuda a la codificación están la Grabadora de Macros de Excel y la Grabadora de SAP Script. Ambas permiten crear un código de ejemplo o “padre” que sirve como base para obtener la estructura principal o los nombres de los campos que van a ser utilizados en el desarrollo del código.. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 11.

(20) Metodología. Quinto paso: Prueba 1 Realizada la primera versión del código, se pasa a realizar la primera prueba del mismo. El primer paso consiste en controlar que el código no presenta ningún error de sintaxis o de estructura (bucles no cerrados, errores en la declaración de variables etc.) Una vez el código ha sido verificado, este se compila y se comienza la ejecución. Dada la complejidad del mismo debido a la gran cantidad de condiciones que son tratadas, este paso se convierte en uno de los más importantes del proceso de creación del código, ya que es la primera vez se ve claramente el funcionamiento del mismo, y se comprueba que el desarrollo lineal planteado es el correcto. Para realizar este proceso, se utilizan dos elementos indispensables presentes en cualquier lenguaje de programación como son la ejecución “Paso a Paso” y el Debugger. Como se muestra en la Figura 8, el Debugger (Punto Rojo), permite la detención de la ejecución del código en una orden o línea determinada. De esta manera, posicionándose sobre las variables se puede observar la evolución temporal de sus valores en cada momento. Gracias a esto se puede realizar una ejecución controlada (modo interrupción), que en la programación en VBA se controla mediante la tecla F8 (ejecución de un paso) y la tecla F5 (ejecución continua). De igual manera, la ejecución del código durante el modo interrupción puede ser bidireccional (Flecha Amarilla), permitiendo así avanzar o retroceder en el código para entender mejor su funcionamiento.. Figura 8. Depuración paso a paso del código. 12. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(21) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. Sexto paso: Depuración Tras la primera prueba se procede a depurar el código con los errores y fallos detectados. Algunos de los fallos detectados más típicos son los siguientes: a) Error en el anidamiento de bucles (For y Do While). b) Error en la evolución de las variables globales. c) Bucles infinitos por incumplimiento de condiciones. d) Error al interpretar el código proporcionado por SAP Script. e) Variables locales y globales no reiniciadas dentro de los bucles. f) Error en el cambio de Hoja de trabajo del documento Excel. Séptimo paso: Prueba 2 Tras la depuración del código se procede a realizar la segunda prueba del mismo. La ejecución se realiza de forma análoga a la primera prueba, prestando especial atención a los puntos donde se encontró algún tipo de error y verificando que los mismos han sido corregidos. Octavo paso: Depuración y Pruebas Sucesivas En caso de encontrar errores en la segunda prueba o en pruebas sucesivas, se volvería a repetir el proceso de depuración y prueba hasta alcanzar una ejecución correcta del mismo. Noveno paso: Validación Tras los sucesivos pasos de prueba y depuración, una vez verificado el funcionamiento del mismo, se procede a la validación del código. Para ello es necesario realizar varias pruebas ejecutando el código sin interrupciones y comprobar posteriormente, que el resultado obtenido cumple con todos los criterios y condiciones especificadas en el análisis del problema. Décimo paso: Lanzamiento Verificado el correcto funcionamiento del código, en primer lugar se incluye en el documento general del departamento y posteriormente se distribuye la nueva actualización a las personas que pueden beneficiarse de su uso.. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 13.

(22) Metodología. 2.2. METODOLOGÍA TÉCNICA APLICADA Actualmente existen gran cantidad de entornos de programación. Algunos de ellos soportan la programación en diferentes lenguajes como C, C++, Java, Android, etc. y otros son específicos para cada lenguaje [5]. Para el desarrollo de los diferentes códigos propios descritos en este trabajo se ha empleado el entorno de programación de Visual Basic Application, integrado en Microsoft Excel. La motivación para la utilización de este entorno y no otro radica en la facilidad de su uso, ya que no requiere de la instalación de ningún software adicional, y permite una depuración óptima ya que se está trabajando con el mismo software en todo momento. Cada código desarrollado ha sido creado como una subrutina propia única, sin la utilización de funciones comunes, ya que pese a la similitud de muchos de los procesos, cada uno de ellos tiene una serie de peculiaridades que los diferencian de los demás. La característica fundamental común a todos ellos es la utilización de bucles como parte fundamental de la estructura, aprovechando así el potencial que presenta Excel para trabajar con los datos por filas y columnas [6]. La referencia a las celdas dentro del entorno VBA puede realizarse a través de su referencia directa, por ejemplo, Range (“A1”), o a través de su referencia en filas y columnas. Esta última es la gran ventaja y la principal razón de la utilización de bucles en la estructura de los códigos, ya que empleando un variable de control en las filas o las columnas, se pueden recorrer fácilmente los diferentes campos establecidos en las páginas de procesamiento de Excel. Un ejemplo de su empleo sería la referencia Cells (i,1), que dentro de una estructura de tipo bucle, el incremento de la variable de control “i” permitiría recorrer todos los valores asociados a la primera columna de la hoja de trabajo. Los principales bucles empleados son los mostrados en la Figura 9.. Figura 9. Estructuras de los bucles For y Do While. 14. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(23) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. Bucle Do While: En este tipo de bucle las sentencias se ejecutan mientras la condición expresada en la cabecera sea verdadera, saliendo del mismo cuando esta es falsa. Este tipo de bucle es muy útil de cara a la automatización de procesos ya que permite realizar una serie de operaciones hasta que no existan más operaciones a gestionar. Por ejemplo, como se verá más adelante, en el caso de tener que cerrar una cantidad determinada de reclamaciones, especificadas en una lista, estás pueden gestionarse de manera automática, realizando las mismas operaciones en cada una de ellas hasta que no existan más a tratar. Figura 10. Estructura del bucle Do While en VBA. En este tipo de bucle, y a diferencia de lo que sucede con el bucle For, como se muestra en la Figura 10, es necesario incrementar la variable de control antes de terminar cada ciclo del bucle para evitar que el código quede bloqueado en el mismo al no cumplirse nunca la condición de control.. Bucle For: Este tipo de bucle realiza una serie de operaciones tantas veces como la variable de control mostrada en su cabecera lo especifica. A diferencia de lo que sucede con el bucle Do While, éste no puede nunca bloquear el código ya que, como se muestra en la Figura 11, la variable de control se incrementa automáticamente cada vez que un ciclo del bucle es realizado. En los códigos desarrollados para la optimización y automatización de diferentes procesos de en SAP, este tipo de bucle es fundamentalmente utilizado para recorrer las diferentes posiciones y medidas que tiene una reclamación ya que se puede conocer su cantidad de antemano mediante un par de sentencias de código.. Figura 11. Estructura del bucle For en VBA. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 15.

(24) Metodología. Otra estructura empleada que no presenta las características de los bucles pero que es ampliamente utilizada en programación son los condicionales If.. Figura 12. Estructura de la sentencia condicional If. La importancia de su uso en el desarrollo de cualquier tipo de códigos es vital ya que este tipo de estructura es la encargada de gestionar y controlar las condiciones y las acciones asociadas a cada una de ellas en función del cumplimiento de las condiciones como puede verse en la Figura 12. Una de las principales utilidades de este tipo de estructuras en los códigos desarrollados es la creación de variables booleanas auxiliares que controlan la ejecución o no de diferentes bloques de instrucciones que representan acciones concretas, en función del cumplimiento de una serie de condiciones.. 16. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(25) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 2.3. PUESTA EN MARCHA Y VALIDACIÓN INSTALACIÓN Realizado el desarrollo del código, es necesario realizar la distribución del mismo a los potenciales usuarios. La distribución se lleva a cabo a través de un archivo Excel especialmente creado para el departamento de Calidad, que recoge todos los procesos optimizados, siendo accesibles para todos los miembros del departamento. La ejecución de las diversas tareas optimizadas se realiza a través de elementos gráficos en forma de “botones”, actuando la plantilla como un sistema Interfaz Hombre-Máquina. VALIDACIÓN EN MODO REAL Finalizadas las pruebas de funcionamiento paso a paso con la herramienta Debugger incluida en el entorno de programación, se procede a la validación del procedimiento en modo real. Este tipo de validación ejecuta el algoritmo sin ningún tipo de interrupción, permitiendo observar el comportamiento real del proceso. Es importante destacar que la validación paso a paso y en tiempo real pueden arrojar resultados totalmente opuestos ya que el factor temporal adquiere una vital importancia. Un ejemplo concreto de este fenómeno se presenta en aquellas acciones que requieren de la detención parcial de la ejecución a la espera de algún tipo de respuesta por parte del usuario o del sistema. ANÁLISIS DE RESULTADOS Superada la fase de validación en modo real, no obteniendo ningún tipo de error durante la ejecución, es necesario ejecutar de manera automática y en repetidas ocasiones los diversos procesos optimizados, analizando los resultados obtenidos. El análisis de los resultados debe ser minucioso y tiene que comprobar que las acciones realizadas por parte de los algoritmos son correctas teniendo en cuenta las condiciones impuestas en el desarrollo de los mismos y los valores iniciales de las variables. Esta fase del proceso es sin duda una de las etapas más importantes ya que la fiabilidad de la solución creada depende totalmente del resultado de esta etapa. En caso de encontrar algún tipo de discrepancia en los resultados obtenidos es necesario realizar una revisión completa del código, entendiendo en primer lugar el motivo o naturaleza del error, para posteriormente modificarlo y realizar de nuevo todo el proceso de validación anteriormente descrito.. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 17.

(26) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. 3. DISEÑO DE ALGORITMOS DESARROLLO DE CÓDIGOS. Y. En este capítulo se detalla la labor de análisis y desarrollo realizada sobre los diferentes procesos o tareas planteados en los objetivos iniciales. Por un lado se describe el trabajo orientado a la integración del software SAP con el entorno de trabajo Excel, y por otro, la optimización de procesos dentro del entorno de Excel.. 3.1. INTEGRACIÓN DE SAP CON EL ENTORNO DE TRABAJO MICROSOFT EXCEL En este apartado se desarrollan los diferentes objetivos específicos englobados en la integración del software SAP con el entorno de trabajo de Excel.. 3.1.1. CONFIRMACIÓN Y ENVÍO DE FECHA DE COMPROMETIDA (MEDIDA QR20) Problema: Uno de pasos a seguir durante el proceso de gestión de una reclamación de cliente es la confirmación y el envío de la fecha de comprometida, reflejada en SAP con la medida QR20. Dicha medida, confirma al cliente la fecha futura (fecha de comprometida o ZUSA) en la que la reclamación será tratada y solventada. Por tanto, la confirmación o no de la fecha establecida solo depende de que la misma sea posterior al día en el que se tramita la confirmación, ya que el valor de la misma viene impuesto por parte de otro departamento. Esto convierte al tratamiento de la medida QR20 en un claro proceso automatizable que no depende en ningún momento de la intervención o decisión del ingeniero. Variables clave: Fecha de comprometida (ZUSA). Diagrama de flujo: En la Figura 13 se muestra el diagrama de flujo de la solución planteada.. 18. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(27) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. Figura 13. Diagrama de flujo para la confirmación de la fecha de comprometida. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 19.

(28) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. Implementación: Código incluido en el CD adjunto. Líneas de código programadas: 303 líneas. Resultado/Aspecto Gráfico: Como se puede apreciar en la Figura 14, una vez tramitadas las medidas, el algoritmo devuelve la cantidad de medidas procesadas, teniendo así la garantía de que el proceso ha sido correcto o que no ha cumplido los requisitos especificados.. Figura 14. Resultado g ráfico en Excel del tratamiento de la medida QR20. 20. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(29) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 3.1.2. CONFIRMACIÓN DE NO CONFORMIDAD (AVISO Q1) PRIMER PASO. IMPORTAR INFORMACIÓN PARA LA CONFIRMACIÓN Problema: Cuando un material o componente falla, presentando algún tipo de problema de funcionamiento, el cliente procede a crear una reclamación o NCR (Non Conformity Report). Dicho material es enviado a la fábrica y una vez allí se registra en la base de datos del software SAP a través de un aviso Q1. Posteriormente se llevan a cabo las investigaciones pertinentes para encontrar la causa raíz del fallo y tomar las acciones y decisiones pertinentes para tramitar dicha reclamación. Desde la llegada del material hasta la confirmación a cliente de que la reclamación está siendo gestionada, solamente pueden pasar tres días. En caso contrario, penalizará negativamente a los indicadores de la empresa. De ahí la necesidad de poder tramitar dichas reclamaciones de manera eficiente. Para ayudar a gestionar la reclamación, el algoritmo planteado extrae la información clave necesaria para su procesamiento (variables de la parte inferior), obviando aquellas que no aportan ningún valor añadido al proceso. Variables clave: a) Código del material. b) S/N. c) Descripción del material. d) Cantidad. e) Código del fallo. f) Descripción corta y larga del fallo de la reclamación. g) Descripción de la reclamación. h) Fecha.. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 21.

(30) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. Diagrama de flujo: En la Figura 15 se muestra el diagrama de flujo de la solución planteada.. Figura 15. Diagrama de flujo para importar la información clave para la confirmación de una reclamación. 22. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(31) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. Implementación: Código incluido en el CD adjunto. Líneas de código programadas: 77 líneas. Resultado/Aspecto Gráfico: Como se puede observar en la Figura 16, los parámetros extraídos desde SAP se posicionan en las celdas correspondientes a la espera de su revisión para llevar a cabo la confirmación de la reclamación.. Figura 16. Resultado gráfico en Excel d e la importación de información para la confirmación de la reclamación. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 23.

(32) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. SEGUNDO PASO. CONFIRMAR LA RECLAMACIÓN Problema: Una vez extraída la información estrictamente necesaria para procesar la reclamación, se dispone a tomar decisión sobre las variables indicadas en la parte inferior. Una de las grandes ventajas de la optimización del proceso de confirmación de una reclamación, es que los campos asociados a cada cliente son constantes. Por ello adquiere gran importancia la creación de una base de datos de clientes como la mostrada en la Figura 17, que permite eliminar el tiempo de búsqueda de dichos campos en reclamaciones anteriores, proceso que anteriormente se realizaba de manera manual. Variables clave: a) Cliente. b) Criterio de decisión. c) Medidas a adoptar. d) Datos del cliente y proyecto (Oficina,Grupo,Canal,Proyecto,Division,Destino Mercancia…). Figura 17. Base de datos de clientes. Diagrama de flujo: En la Figura 18 se muestra el diagrama de flujo de la solución planteada.. 24. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(33) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. A001. R002, C005. Figura 18. Diagrama de flujo para la confirmación de la reclamación. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 25.

(34) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. Implementación: Código incluido en el CD adjunto. Líneas de código programadas: 400 líneas. Resultado/Aspecto Gráfico: Como se aprecia en la Figura 19, una vez rellenados todos los campos, la posición queda totalmente cubierta y solo es necesario pulsar “CONFIRMAR Q1” para llevar a cabo el proceso.. Figura 19. Ejemplo de posición completa para la confirmación de la reclamación. 26. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(35) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 3.1.3. CONFIRMACIÓN Y ENVÍO DEL INFORME DE DECISIÓN FINAL (MEDIDA D6) PRIMER PASO. IMPORTAR INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIÓN Problema: Dentro de la gestión de una reclamación de cliente, el informe de decisión final (medida D6 en el software SAP) supone el penúltimo paso del proceso. En él, se toma la decisión sobre si la reclamación es aceptada o rechazada, teniendo en cuenta la causa raíz de fallo y confirmando que el componente está dentro del periodo de garantía acordado en el contrato del proyecto. Por tanto, para su tramitación es necesario extraer de la reclamación la información clave reflejada en las variables de la parte inferior. Variables clave: a) Número de aviso. b) Tipo de decisión. c) Código de material. d) S/N. e) Cantidad. f) Fecha de comprometida. g) Texto de la investigación. h) Texto del informe de decisión final. i) Cantidad en Garantía/No Garantía. j) Código Causa.. Diagrama de flujo: En la Figura 20 se muestra el diagrama de flujo de la solución planteada.. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 27.

(36) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. SI. Figura 20. Diagrama de flujo para importar información de la reclamación para el informe de decisión final. 28. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(37) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. Implementación: Código incluido en el CD adjunto. Líneas de código: 206 líneas. Resultado/Aspecto Gráfico: Como se muestra en la Figura 21, la información exportada desde SAP se almacena en los campos correspondientes a la espera de ser validada.. Figura 21. Resultado gráfico en Excel de la información importada para la toma de decisión. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 29.

(38) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. SEGUNDO PASO. CONFIRMAR Y ENVIAR EL INFORME DE DECISIÓN FINAL Problema: Para la toma de la decisión final sobre la reclamación, es necesario revisar la información almacenada dentro de la reclamación y confirmar que los datos son correctos. En caso contrario se realizan las modificaciones pertinentes de los diferentes campos especificados en las variables de la parte inferior. Para especificar que existen modificaciones en la posición es necesario poner un valor distinto de “” en la casilla correspondiente a la columna MOD (en rojo) (Figura 21). Tras realizar las modificaciones, en caso de ser necesarias, se procede a verificar si el resto de medidas asociadas a dicha reclamación están completas. En ese caso se puede abrir la última medida que permite cerrar el aviso y dar por terminada la reclamación. Antes de salir de la reclamación en necesario enviar al cliente el informe de decisión final, donde se establece si la misma ha sido aceptada o no y lo motivos y justificaciones de la misma. Variables clave: a) Criterio de decisión. b) Texto de investigación. c) Texto D6. d) Código Causa. e) Cantidad G/NG. Diagrama de flujo: En la Figura 22 se muestra el diagrama de flujo de la solución planteada.. 30. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(39) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. SI. SI. SI. Figura 22. Diagrama de flujo para la confirmación y envío del informe de decisión final. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 31.

(40) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. Implementación: Código incluido en el CD adjunto. Líneas de código: 390 líneas. Resultado/Aspecto Gráfico: Como se puede observar en la Figura 23, el algoritmo devuelve como resultado la cantidad de informes confirmados, permitiendo así conocer si el proceso ha sido correcto o erróneo.. Figura 23. Representación gráfica en Excel de la confirmación del informe de decisión final. 32. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(41) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 3.1.4. CIERRE DE LA RECLAMACIÓN O NO CONFORMIDAD (AVISO Q1) PRIMER PASO. IMPORTAR INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE LA RECLAMACIÓN Problema: Para poder finalizar una reclamación es necesario que se hayan cumplido una serie de requisitos intermedios (medidas gestionadas en SAP) que garantizan que la misma ha sido gestionada correctamente. Entre ellos está encontrar la causa raíz del problema, analizar la responsabilidad de la reclamación, la reparación y reposición del componente en caso de ser necesario etc. Por tanto, las variables a controlar para el cierre de la reclamación o no conformidad pueden diferenciarse en dos grandes grupos. El primero de ellos consta de aquellas variables sobre las que el ingeniero tiene poder de decisión, siendo estás las que se van a importar de SAP como se observa en la Figura 25 para poder realizar las modificaciones pertinentes en caso de ser necesario. El segundo grupo consta de aquellas variables que su existencia o no, así como sus valores, son elementos condicionantes para la finalización de la reclamación, pero sobre las que el ingeniero no tiene opción de decisión. Se puede decir que son variables de decisión “automática”. Variables clave: a) Tipo de defecto. b) Criterio de decisión. c) Descripción del artículo. d) Cantidad. e) Descripción del fallo. f) Texto de la investigación. g) Texto del informe de decisión final. h) Código causa. i) Cantidad Garantía/No Garantía. j) Planta causante, reparadora y oficina. Diagrama de flujo: En la Figura 24 se muestra el diagrama de flujo de la solución planteada.. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 33.

(42) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. Figura 24. Diagrama de flujo para importar información para el cierre de la reclamación. 34. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(43) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. Implementación: Código incluido en el CD adjunto. Líneas de código programadas: 195 líneas. Resultado/Aspecto Gráfico: Como se observa en la Figura 25, la información importada se posiciona en sus correspondientes campos a la espera de su revisión para la confirmación de la reclamación. Como ayuda a la visualización, la línea negra actúa como separador diferenciando las distintas reclamaciones a revisar. De igual manera el color azul indica cuáles son las posiciones sobre las que se tiene capacidad de decisión, siendo las blancas las posiciones gestionadas por otras plantas dentro del mismo grupo de la compañía.. Figura 25. Resultado gráfico en Ex cel de la importación de datos para el cierre de la reclamación. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 35.

(44) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. SEGUNDO PASO. FINALIZAR LA RECLAMACIÓN Problema: Una vez importada la información sobre la que se tiene capacidad de decisión, el proceso de cierre de la reclamación puede llevarse a cabo. En primer lugar es necesario confirmar que todos los datos o campos registrados en el aviso son correctos, siendo fundamentales la decisión tomada sobre la reclamación y el código que clasifica la familia a la que pertenece la misma. La importancia de las decisiones tomadas sobre estos campos reside en la presencia de indicadores y registros que controlan la evolución de las reclamaciones, permitiendo así tomar acciones para mejorar todo el proceso productivo. En este caso, la mayoría de las variables clave son aquellas sobre las que el ingeniero no tiene poder de decisión y su tratamiento puede ser automatizado, siendo el cumplimiento o no de unas condiciones las que decide sobre ellas. Variables Clave: a) Tipo de decisión sobre la reclamación. b) Código Causa. c) Organización. d) Variable auxiliar para cerrar la reclamación. e) Variable auxiliar para cerrar “Ticks” del responsable de la reclamación. f) Tipo de medidas intermedias procesadas (0002, 0004, 0006, QR11, QR17). g) Conclusión de las medidas adoptadas. Diagrama de flujo: En la Figura 26 se muestra el diagrama de flujo de la solución planteada.. 36. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(45) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 12 3. 12 3. 4 5 6. 4 5 6 Figura 26. Diagrama de flujo para el cierre de la reclamación. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 37.

(46) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. Implementación: Código incluido en el CD adjunto. Líneas de código programadas: 394 líneas. Resultado/Aspecto Visual: Como se observa en la Figura 27, una vez finalizadas las reclamaciones se devuelve el resultado del proceso, pudiendo ser: a) Cerrado si el proceso ha sido correcto y la reclamación ha sido finalizada. b) No cerrado si el proceso ha sido correcto pero las condiciones para el cierre de la reclamación no se han cumplido. c) Erróneo si se ha presentado algún problema durante el proceso.. Figura 27. Resultado gráfico en Excel tras la finalización de las reclamaciones. 38. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(47) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 3.1.5. CREACIÓN E IMPRESIÓN DE CERTIFICADOS Problema: Uno de los requisitos documentales común a todos los proyectos es el envío de certificados de conformidad de los equipos fabricados. El proceso de gestión de los certificados tiene dos etapas. La primera requiere acceder a SAP y comprobar cuáles han sido las últimas salidas de material a cliente. Como se observa en la Figura 30, es a través de la transacción MB51 como se obtienen los números de albaranes asociados a dicho material. La segunda etapa, como se indica en la Figura 31, consiste en acceder a la transacción VL71 con los números de albaranes anteriormente obtenidos para la creación e impresión de los certificados. Pese a parecer un proceso sencillo, requiere varios procesos totalmente “mecánicos”, que no aportan ningún tipo de valor añadido, y que, dado el alto volumen de certificados gestionados, hace de esta tarea una perfecta candidata para la automatización. Gracias al código desarrollado, se pueden obtener de manera automática los certificados posteriores a una cierta fecha dada como se observa en la Figura 29. Diagrama de flujo: En la Figura 28 se muestra el diagrama de flujo de la solución planteada.. FECHA ALBARAN < FECHA ELEGIDA. Figura 28. Diagrama de flujo para la impresión de certificados. Implementación:. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 39.

(48) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. Código incluido en el CD adjunto. Líneas de código programadas: 180 líneas. Resultado/Aspecto Gráfico:. Figura 29. Representación gráfic a en Excel de la impresión de certificados. Figura 30. Ejemplo de la transacción MB51 (Salidas de material). 40. Figura 31. Ejemplo de la transacción VL71 (Impresión de certificados). Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(49) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 3.1.6. CÁLCULO DE LA TASA DE FALLOS Problema: Poder acceder de manera rápida a la tasa de fallo de los diferentes componentes utilizados en los equipos fabricados supone una gran oportunidad para los departamentos de calidad e ingeniería. Esto permite comprobar la fiabilidad de los componentes comprados a los diferentes proveedores y facilita la elección de los elementos presentes en futuros diseños. La realización del cálculo requiere revisar la cantidad materiales registrados como salidas del almacén a través de la transacción MB51, así como la base de datos de fallos o no conformidades registradas por cliente mediante la transacción ZS_AVL2D. Variables clave: Código del material. Diagrama de flujo: En la Figura 32 se muestra el diagrama de flujo de la solución planteada.. Figura 32. Diagrama de flujo para el cálculo de la tasa de fallos. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 41.

(50) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. Implementación: Código incluido en el CD adjunto. Líneas de código programadas: 119 líneas. Resultado/Aspecto Gráfico: Como se observa en la Figura 33, el resultado mostrado por pantalla muestra el cálculo de la tasa de fallos para una lista de componentes.. Figura 33. Resultado gráfico del cálculo de la tasa de fallos por componente. 42. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(51) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 3.1.7. GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN SAP Problema: La creación y actualización de documentos en SAP son procesos frecuentes en diferentes departamentos como el de Calidad (Checklist, Autocontroles, Planes de Calidad etc), Ingeniería (Planos, Esquemas, Documentación Técnica etc), SQA (Certificados de Conformidad, Certificados de Proveedor etc.) entre otros. Es por ello que la optimización en la gestión, eliminando los procesos puramente “mecánicos”, ofrece una gran ventaja en la actividad laboral de cualquier miembro de la empresa. Por ello se desarrollan dos algoritmos propios, uno para subir documentación nueva y otro para actualizar un documento ya existente. Variables clave: a) Nombre del documento. b) Referencia del proyecto. c) Ubicación del archivo. d) Versión y modelo del archivo. Diagrama de flujo: En la Figura 34 se muestra el diagrama de flujo de la solución planteada.. Figura 34. Diagrama de flujo para crear y actualizar documentación en SAP. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 43.

(52) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. Implementación: Código incluido en el CD adjunto. Líneas de código: 121 líneas (Nueva versión de documento) y 102 líneas (Nuevo documento). Resultado/Aspecto Gráfico: El proceso de creación o actualización de documentos necesita en un primer paso que los campos mostrados en la Figura 35 sean completados. Tras iniciarse el proceso, el algoritmo solicita el documento a procesar mediante un desplegable de directorios de Windows, y solicita el nombre del documento así como su proyecto de referencia. El algoritmo devuelve por pantalla el resultado del proceso, pudiendo ser correcto u erróneo.. Figura 35. Resultado gráfico en Excel de la creación o actualizac ión de documentos. 44. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(53) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. 3.2. OPTIMIZACIÓN TRABAJO EXCEL. EN. EL. ENTORNO. DE. En este apartado se desarrollan los diferentes objetivos específicos englobados en la optimización en el entorno de trabajo de Excel.. 3.2.1. GESTIÓN DE LOS DEFECTOS ENCONTRADOS DURANTE LA PRODUCCIÓN Problema: La fabricación de los distintos equipos se realiza siguiendo las indicaciones del documento PR (Production Report) de cada proyecto. En él se establecen los distintos pasos que los operarios deben ejecutar para integrar los diferentes elementos que conforman la unidad. Dado que se trata de un proceso manual, la fabricación no está exenta de que aparezcan defectos en el producto final. Esto es debido la rotación de los equipos de montaje, tiempos de fabricación ajustados, inexperiencia de los operarios, Production Report poco conciso, defectos de diseño etc. Es por ello que es necesario, una vez terminada la fabricación, realizar una inspección de los equipos antes de su entrega a cliente. Los puntos inspeccionados se caracterizan por ser puntos críticos relacionados con el funcionamiento de los equipos, evitando así incidencias futuras o perdidas de rendimiento de los equipos. También existen puntos de inspección que responden a criterios y requisitos impuestos por el cliente. Dicha inspección se realiza a través de unos documentos llamados “Inspection Checklist” que sirven como guía a los inspectores de calidad, y determinan los puntos de inspección. Dichos defectos, como muestra la Tabla 1 están categorizados en 32 grupos o familias, designados desde la “A” a la “Z” y del 1 al 5, y engloban los procedimientos empleados durante la fabricación. Tabla 1. Categorización de los defectos durante inspección final. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 45.

(54) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. De igual manera, cada punto está categorizado por la zona del equipo donde se encuentra el posible defecto, permitiendo así realizar la inspección por zonas, reduciendo el tiempo de inspección de la unidad. La información contenida en estas inspecciones adquiere una gran importancia, ya que proporciona información sobre el estado de la producción, permitiendo así tomar acciones y medidas en los campos necesarios para su mejora. Dicha información es útil si el acceso a la misma es ágil y óptimo, es por ello que la creación de un algoritmo para el guardado de los defectos en una base de datos propia de cada proyecto, y el guardado del documento de inspección en un directorio común, adquiere una vital importancia. Variables clave: a) Planta de fabricación. b) Proyecto. c) S/N de la unidad fabricada. d) Inspector. e) Fecha de inspección. f) Defectos y Categoría. Diagrama de flujo: En la Figura 36 se muestra el diagrama de flujo de la solución planteada.. DATOS NO COMPLETADOS. Figura 36. Diagrama de flujo para el almacenamiento de los defectos en producción. 46. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(55) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. Implementación: Código incluido en el CD adjunto. Líneas de código programadas: 50 líneas. Resultado/Aspecto Gráfico: La Figura 37 muestra un ejemplo de una “Checklist” o documento de inspección. En ella se pueden ver el parámetro de control y el criterio de aceptación de cada punto de inspección, especificando el resultado de la inspección en el desplegable de la celdilla roja de calidad, estando referenciado este desplegable a la tipología de defectos anteriormente descritos. En la parte superior se encuentran los controles que permiten realizar la inspección por zonas en el equipo. Una vez finalizada la inspección, los defectos encontrados se contabilizan según su categoría como puede observarse en la Figura 38, tan solo quedando el guardado de la información pulsando el botón de “FINALIZAR INSPECCIÓN”.. Figura 37. Ejemplo de documentos Checklist. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 47.

(56) Diseño de algoritmos y desarrollo de códigos. Figura 38. Defectos encontrados durante la inspección de un equipo. El almacenamiento del documento de inspección se realiza de manera automática en el directorio correspondiente del proyecto como se observa en la Figura 39. De manera también automática se almacena la información de los defectos encontrados en la base de datos del proyecto como se puede observar en la Figura 40.. Figura 39. Guardado automático de la documentación de inspección. 48. Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de Madrid (UPM).

(57) Optimización y automatización en la gestión de procesos con VBA Y SAP SCRIPT. Figura 40. Base de datos de defectos por proyecto. Oscar Del Hoyo Gutiérrez. 49.