Este módulo posee una barra de herramienta que estará distribuida de la siguiente manera:
En este módulo se registrarán la adquisición de Productos y Servicios en la opción Compras; ya que es necesario que se tenga un proveedor registrado previamente. Y en Otros Compromisos se realizan registros de compromiso en el caso que no se tenga proveedor, (Ej. Viáticos y Pasajes, Donaciones, Transferencias, etc.). A continuación se explicará la elaboración de una Orden de Compra.
1. Registro de Solicitud de Cotización
En esta opción se registran las solicitudes de productos o servicios a partir de un Catálogo de productos que se activa cuando se realiza la consulta de Buscar que a continuación se presentará.
1. Seleccione la opción Solicitud de Cotizaciones y se mostrara las siguientes opciones Registro, Consulta, Reporte.
Control de Compras y Registro de Compromisos (Modulo de Ordenes de Compra).
2. Deberá seleccionar la opción Registro en donde le mostrar un menú con la Opción Control de Numero Cotización, presione con un clic y presentara la siguiente ventana.
• Primero se visualiza el año en curso, luego esta la casilla donde esta el ultimo numero de solicitud Cotización,en la siguiente casilla esta desde que numero se puede crear las solicitudes de cotización y en la siguiente casilla hasta que numero llegara las solicitudes cotización activando con el icono de crear.
• Después de general los numero disponibles para las solicitudes de cotización se presentan un cuadro donde se reflejan los números ya utilizados, congelados,emitidos y sin utilizar.
3. Deberá seleccionar la opción Registro en donde le mostrar un menú con la Opción Solicitud de Cotización, presione con un clic y presentara la siguiente ventana.
En la parte inferior se muestran el iconos de consultas y el de continuar si lo que va a realizar es consulta presione en el símbolo de la lupa y se le genera la información y si lo que va a realizar es un registro de solicitud de cotización presione el icono de continuar y se le mostrara la siguiente ventana
• Ingresar la fecha de la Solicitud de Cotización, activando el icono de fecha, el cual muestra un calendario que le permite escoger mes, día y año.
• Seleccione la Dirección Superior, la Coordinación a la cual pertenezca, la Secretaria, Dirección, División y Departamento.
• En la ventana se encuentra una cuadro de texto que a lado tiene la opción buscar allí colocara el nombre del producto a Cotizar luego de tener el producto en el cuadro deberá presionar la tecla Tabular si el producto que busca no se encuentra aparecerá un mensaje que dice: Este producto no esta registrado en el catalogó por favor intente de nuevo.
• Si por el contrario si esta el producto se le desplegara un menú con los artículos que se encuentran con ese nombre seleccione el articulo que esta buscando y se lo mostrara en un cuadro de texto que dice Denominación de los Bienes o Servicios en donde puede agregar la descripción del articulo.
• Después de agregarle la descripción al articulo presione la tecla Tabular, y aparecerá en un cuadro de texto en donde tiene que escribir la cantidad de artículos que solicitara, cuando escriba la cantidad vuelva a presionar la tecla Tabular y se le marcara este botón hace clic en el o presiona la tecla Enter y se bajara para un cuadro donde le dirá el código del articulo, la unidad de medida, la descripción de los Bienes o Servicios y Cantidad.
• Luego de que verifique que tiene los artículos completos, que la descripción este bien escrita o redactada y las cantidades estén correctas, pasara al cuadro de texto que esta de bajo, en donde escribirá el Uso que se le dará a los Bienes o Servicios que este solicitando en ese momento.
• Si esta conforme con todos los pasos que realizo y todo este bien pude guardar la Solicitud de Cotizaciones en el botón Guardar.
• Después de haber realizado la Solicitud de Cotizaciones puede salir del modulo en el icono de Salir.
Nota: Si el producto se le paga Impuesto al Valor Agregado (IVA), lo indica automáticamente, sino elimíneselo. También se debe describir el uso que se le dará a esos productos.
Consulta de Solicitud de Cotizaciones
Seleccione la opción Solicitud de Cotizaciones y se mostrara las siguientes opciones Consulta.
Consultas de Solicitud de Cotizaciones
Para visualizar la consulta de seleccione la opción Código de Producto Presupuestarios. Y se le presentara la siguiente ventana.
Luego de visualizar la pantalla existe un cuadro de texto donde puede escribir el producto que desee consultar presione la tecla tabular y en la barra desplegable le aparecerán los artículos que estén por esa denominación.
Ejemplo.
Reportes de Solicitud de Cotizaciones
Para generar el Reporte de Seleccione la opción Solicitud de Cotizaciones y se mostrara las siguientes opciones Reportes.
1. Seleccione la opción Solicitud de Cotizaciones y presentara un menú.
2. Deberá seleccionar la opción Reporte y mostrara un menú que contiene la opción Emisión de Solicitud en Formato Genérico presione Clic allí y presenta la siguiente ventana:
Se Presentan tres maneras de generar un Reporte:
• Vaciar cola de Impresión (muestra todas las Solicitudes de Cotización que realizo hasta ese momento).
• Por Rango (deberá especificar desde que numero hasta que numero lo quiere generar el Reporte).
• Una Especifica (deberá indicar un numero especifico desea generar). Deberá presionar clic en el botón de selección de su preferencia luego presione la opción Acrobat y aparecerá la siguiente ventana.
Presione clic en el botón Aceptar para generar el reporte y aparecerá esta ventana.
Este seria la pantalla que vería antes de imprimir.
Deberá seleccionar la opción Reporte y mostrara un menú que contiene la opción Relación Solicitud Cotizaciones presione Clic allí y presenta la siguiente ventana:
Se Presentan tres maneras de generar un Reporte:
• Todas (muestra todas las Solicitudes de Cotización realizadas hasta ese momento).
• Con Cotización (Muestra la Solicitud de Cotizaciones con la Cotización del Proveedor).
• Sin Cotización (Muestra la Solicitud de Cotizaciones sin la Cotización del Proveedor).
Deberá presionar clic en el botón de selección de su preferencia y luego presione la opción Acrobat aparecerá la siguiente ventana.
Presione clic en el botón Aceptar para generar el reporte y aparecerá esta ventana.
Este seria la pantalla que vería antes de imprimir.
2. Registro de cotización
Se registra la cotización enviada por el proveedor, tomando como fuente la solicitud de cotización, en este proceso se adiciona el precio a los productos o bienes requeridos en la solicitud. Se busca el número interno que se le coloca al momento de hacer la solicitud y colocamos el número que trae la panilla del proveedor este dígito debe ser diferentes para todos.
Si se decide no comprarle todos los productos que se cotizaron al proveedor, nos devolvemos a la solicitud y eliminamos el producto para que al momento de emitir la orden de entrega no presente problemas.
Pasos para realizar la cotización
1. Seleccione la opción Cotización del Proveedor y aparecerán las siguientes opciones Registro, Reporte.
2. Deberá seleccionar la opción Registro y mostrar un menú con la opción Registro de Cotización presione Clic y presentara la siguiente pantalla.
• En la parte inferior de la ventana visualizada se presenta unos iconos activados como el icono de salir, el icono de buscar que esta representado por la el dibujo de una lupa y esta ventana también se visualiza el icono de continuar presione clic sobre el dibujo de la carpeta con la flecha. Y se le mostrara la siguiente ventana.
• Se le presenta un cuadro con opción Solicitud de Cotizaciones allí deberá escoger el número de la Solicitud a la que le realizara la cotización el sistema automáticamente le arrojara la fecha en que hizo la solicitud.
• Después se encontrara con un cuadro de texto y a lado la opción buscar, dentro del cuadro escriba el nombre del Proveedor a buscar luego de tener al proveedor en el cuadro deberá presionar la Tecla Tabular si la palabra que busca no se encuentra aparecerá un mensaje que dice: No se encontró ningún proveedor registrado.
• Si por el contrario si esta registrado el proveedor se le desplegara un menú con los proveedores que se encuentran registrado con ese nombre seleccione el proveedor que esta buscando y al lado le aparecerá el nombre o razón social del proveedor y la dirección del proveedor.
• Una vez hecho eso aparecerán los artículos que va a Cotizar, se mostrar sin el precio, en el cuadro de texto que esta al lado de cada producto introdúzcale el precio unitario de cada articulo y presione la tecla Tabular, para que le muestre al lado el precio total de los artículos y verifique que los precios coincidan con el de la factura deberá repetir el procedimiento hasta que termine con todos los artículos incluyendo el IVA si lo tiene, al final debajo de todos los productos le dará el total de toda la factura verifíquelo y presione clic en el icono Guardar.
• Después de haber realizado su cotizaciones puede salir del modulo en el icono de Salir.
En la Cotización del Proveedor existe un icono de Buscar que esta identificado con la lupa, Donde podrá visualizar las cotizaciones existentes.
Dicha ventana posee cuatro opciones las cuales son las siguientes • El año del Ejercicio Fiscal que es predeterminado.
• Buscar proveedor a los cuales ya se le realizo la Cotización.
• Rif del proveedor que es donde seleccionamos el que se esta buscando.
• Por ultimo el numero de la cotización allí aparecerán todas las cotizaciones Realizadas.
Pasos para Generar el Reporte de la cotización.
Seleccione la opción Cotización del Proveedor y aparecerá la siguiente opción Reporte.
Deberá seleccionar la opción Reporte y mostrara un menú que contiene la opción Relación de Cotizaciones presione Clic allí y presenta la siguiente ventana:
Se Presentan tres maneras de generar un Reporte:
• Todas (Muestra todas las Cotizaciones realizadas hasta ese momento).
• Con Cotización (Muestra la Cotizaciones con la orden de Compra). • Sin Cotización (Muestra la Cotizaciones sin la Orden de Compra). Deberá presionar clic en el botón de selección de su preferencia y aparecerá la siguiente ventana.
Presione clic en el botón Aceptar para generar el reporte y aparecerá esta ventana.
Este seria la pantalla que vería antes de imprimir.
3. Orden de Compra
Con estos elementos y actuando de manera automática se produce la orden de compra con pequeña participación humana. La orden es actualizada en la ejecución presupuestaria de manera automática, generando además los asientos contables y presupuestarios. Las órdenes anuladas permanecen en el registro.
1. Seleccione la opción Orden de Compra y se desplegara un menú con las siguientes opciones Registro, Consulta, Reporte.
2. Deberá seleccionarla opción Registro y mostrara un menú de con las siguientes opciones Control de Numero, Orden de Compra, Registro de Modificaciones, Orden de Compra, Anticipo, Nota de Entrega, Autorización de Pago.
3. seleccione la opción control de número y mostrara la siguiente ventana.
Para acceder a la opción de Control de Numero debe tener una login y contraseña de acceso asignada por DORSI. Una vez que tenga dicho usuario para acceder se le mostrara la siguiente ventana.
4. Cuando no se a realizado la primera Orden de Compra las casillas de Control de Numero están en blanco y deberá indicarle desde/ hasta donde va a crear los números en Control de numero se presentan varias situaciones:
• Seleccionado, se puede desmarca y queda sin utilizar.
• Anulada, una orden se emite en una nota de anulación, si el asiento se hizo mal se anula y se usa otro número.
Después de creado los números presione clic en el botón Salir y comience a realizar sus Ordenes de Compra realizando el primeros y el segundo pasos.
5. después seleccione la opción Orden de Compra y aparecerá la siguiente ventana.
Si va a realizar una Orden de Compra nueva presione clic en el icono Continuar y presentara la siguiente pantalla.
Para llenar el Registro de Orden de Compra debe seguir los siguientes pasos:
1. Seleccione el Rif del proveedor que se muestra en la parte superior de la ventana de Registro de Orden de Compra y le aparecerá el nombre y la dirección de del proveedor.
2. Seleccione el Numero de la Cotización a la que desea realizarle la Orden de Compra y mostrara en pantalla la fecha que tiene la cotización, luego seleccione el tipo de orden si es de servicio o de bienes y verifique que la fecha sea la que usted desea para esa orden si no es así haga clic en la fecha que tiene al lado de el numero de la orden de compra y podrá cambiar la fecha.
3. Introduzca en las casillas en blanco el lugar de entrega y el plazo de la entrega si es inmediato o de días.
4. el sistema le arroja la Imputación Presupuestaria de los Artículos y la actividad de por la cual estén, menos el del IVA y las partidas que tengan auxiliar porque el sistema les da la opción de introducirles el auxiliar y la actividad, y lo muestra en una tabla debajo de las Imputación Presupuestaria.
5. después de haber realizado todos los pasos anteriores verifique que la fecha y todos los datos que introdujo estén correctos y presione clic en el icono Guardar.
6. En la orden de compra se puede consultar y eliminar con los iconos que están en la parte inferior de la pantalla anteriormente presentada.
4. Después seleccione la opción Registro de Aumento o Disminución y aparecerá la siguiente ventana.
• Si va a realizar una un aumento o disminución en algunas de las ordenes de Compra primero presiones en el menú desplegable que aparece en la opción numero y elija a cual de las ordenes de Compra se le realizara la disminución o aumento de la partida,seguido por la fecha y el tipo de orden si es bienes o servicios.
• En las siguientes casillas deberá ingresar el RIF seguido del nombre o rozan social del proveedor y la dirección.
• Luego mencionara el monto original de la orden de compra, la modificación que se le va a realizar, luego el monto actual,después le permite colocar si se le va a dar anticipo al proveedor y la ultima casilla se coloca el saldo de la orden de compra y finaliza presionando en la parte inferior la opción de guardar el que se visualiza con la figura de un disquete.
5. Después seleccione la opción Registro de anticipo de la Orden de Compra, aparecerá la siguiente ventana.
Una orden de compra, sobre todo aquellas, donde se adquieren productos o servicios de alto costo, son sensibles a recibir un anticipo, amparado por una fianza (Documento Legal) y donde no se permite realizarle retención. Es importante mencionar que si una orden de compra se le realizo un anticipo el año anterior y quedo sin realizarle un pago, se debe incorporar para el presupuesto actual el monto del anticipo para amortizar el proveedor y poder realizar el pago completo de la orden. Se debe seleccionar la opción saldo del Ejercicio Fiscal Anterior.
Al seleccionar el número de la orden compra automáticamente indica la fecha, el tipo de orden si es de servicio o de bienes, el rif del proveedor el nombre y la dirección del mismo y el monto original de la orden . En el anticipo verificamos si incluye IVA (Si: Aparece), (No: Desaparece), se puede modificar y calcular los montos.
En una orden de compra, sobre todo aquellas donde la adquisición es de bienes se realizan notas de entrega para saber si se recibieron los productos completos o no.
La nota de entrega cuando se selecciona aparece todos los detalles de la orden de compra siempre y cuando el usuario seleccione el número de la Orden de Compra y el sistema arroja los datos de esa orden automáticamente. Como se refleja en la siguiente ventana.
Luego aparecerá un cuadro con el detalle de la Nota de Entrega colocara la fecha actual del sistema cambie la fecha si lo requiere y colóquele el numero de la Nota de Entrega.
Seleccione los artículos que le fueron entregados presionado clic a la casilla representada con el símbolo +, si la entrega fue completa y selecciono todos los artículos se reflejara en la Nota de Entrega en cuadro con la opciones entrega completa si o no estará marcado no si la entrega no fue completa de lo contrario estará marcado si.
Aparece un cuadro que para las observaciones deberá indicarles si existe alguna observación para esa nota de Entrega, o escribir por ejemplo: Entrega Completa.
Luego de introducidos los datos verifique la fecha y el numero de la Nota de Entrega si todo esta correctamente presione clic en el icono Guardar.
Nota: No puede dejar ninguna casilla en blanco porque de lo contrario el sistema no guardara los datos introducidos. También se puede eliminar, consulta o buscar una especifica.
7. Autorización de pago de una de Orden de Compra
Se autoriza el pago de manera total o parcial según los productos o servicios entregados o por acuerdo entre las partes. Se selecciona el numero de orden compra automáticamente aparece los datos de la orden y respondemos la pregunta de ¿Asignación Parcial? si no la asignación será en bsf o en %, retenciones correspondientes y luego de seleccionar la opción y verificar que todo este correcto, presionar el botón Guardar.
Esta es la ventana que se vera cuando se seleccione la opción de Autorización de Pago Orden de Compra.
En esta ventana se debe seleccionar la orden de compra a la que se le autorizara el pago se la orden es de bienes debe haberse realizado la nota de entrega sino no se puede realizar la autorización.
Después de seleccionada la orden se muestra los datos de la misma y respondemos la pregunta de ¿Cancelación Parcial? Si o no dependiendo la respuesta se nos presenta esta ventana.
Luego en detalle del pago indíquele la fecha de la autorización del pago y las retenciones correspondientes a esta orden, indique el concepto de la misma
por ultimo presione clic en el icono de Guardar. En esta opción se puede eliminar y Consultar.
Consulta de Orden de Compra
En las consulta se pueden visualizar ordenes de compras, proveedores, artículos suministrados, consumo de productos.
Una vez seleccionada una de la opción de consulta de órdenes de compra se le presentara en pantalla la siguiente ventana.
Se Presentan dos maneras de generar un Reporte:
• Todos (Muestra todas las Ordenes de Compra existentes activas y anuladas).
• Por Razón Social (Debe colocarle el nombre del proveedor a buscar y el le muestras las ordenes de compra que tenga ese proveedor).
• Después de seleccionada la opción debe presionar clic en el icono de la lupa.
Si la opción es toda esta seria la pantalla que se visualizaría para poder consultar el reporte de una orden de compra presione clic en el icono del ojito, que esta en la parte derecha de la pantalla.
Luego de presionar clic en le icono del ojito se reflejara en pantalla la información de la orden de compra que se selecciono con todos su detalles como lo son la fecha de elaboración el año el nombre del proveedor, los artículos cotizados el monto, las partidas que se afectaron, si es una orden de servicio o es una orden de bienes, el operador que realizo dicha orden.
Esta pantalla es la que se visualizara después de seleccionada la orden de
compra.
Consulta de proveedores
• En esta consulta se debe seleccionar la dependencia a la cual se le va a ver el estatus del proveedor.
• Luego escoja el proveedor a consultar y se reflejara toda la información de dicho proveedor.
• Después de ver esa información en pantalla existe un botón en la parte inferior de esa misma ventana que dice VER SITUACION DE LAS ORDENES DE COMPRA.
• Presione dicho botón y debajo de la misma ventana se muestran dos opciones las cuales son todas las ordenes de compras o una en particular.
Consultas de Artículos Suministrados
Una vez seleccionada una de las opciones de consulta de Artículos se le presentara en pantalla la siguiente ventana.
• Para consultar algún artículo suministrado se debe presionar clic en el icono de la lupa.
• Luego presionar clic en la lupa se le presentara la siguiente ventana.
• Una vez presentada esta ventana en donde esta la palabra pista al lado existe un cuadro de texto escriba allí el articulo que desea verificar.
• Una vez escrita dicha palabra aparecerá las los artículos que este por esa misma denominación.
• Seleccione el icono del ojito que aparece al lado del producto que se desea verificar.
• Donde esta la dependencia que realizo la compra el numero de la orden la fecha de la misma, la cantidad, el precio unitario del articulo, el rif y la denominación del proveedor.
• En el icono del ojito presione clic en la orden que desea verificar.
• Y se mostrara la siguiente pantalla con todos los datos del proveedor de la orden de compra y los artículos solicitados en dicha orden.
Consumo de Productos
Una vez seleccionada una de la opción de consulta de Consumo de Productos se le presentara en pantalla la siguiente ventana.
• En esta ventana puede escoger como desea generar la consulta, por institución o por dependencia.
• Si es por institución debe indicarle como desea que este ordenado si alfabéticamente, por código snc, o por código del sistema.
• Si es por dependencia además de indicarle como debe ir ordenado también debe indicarle si desea una dependencia en particular o todas las dependencias.
• Luego de seleccionar las opciones que le muestra el sistema presione clic en el icono de los binoculares. Y mostrara la siguiente ventana.
Reportes:
En los reportes de ordenes de compra se divide en dos parte y se visualizara la unidad de medidas, catalogo de productos y servicios, formatos genéricos, formatos preimpresos relación orden de compra resumida y detallada, deudas con proveedores, consumo de productos por institución y por dependencia, proveedores que suministran artículos y estados de cuentas de proveedores.
Unidad de Medidas
Una vez seleccionada la opción reporte 1er parte unidad de medidas mostrara la siguiente ventana.
• Una vez en esta ventana debe indicarle como desea visualizar el reporte si es ordenado por :
• Código, Expresión o Denominación
• Luego de seleccionado la opción de cómo va a ir ordenado presione clic a el icono de Acrobat.
• Presione clic en el botón Aceptar para generar el reporte y aparecerá esta ventana.
Reporte de catalogo de productos
Este reporte es el que se genera en la siguiente ruta, uso general-parámetro-reporte-Reporte de catalogo de productos, aplique los mismos pasos si desea generar dicho reporte.
Reporte de formato genérico
Este reporte tiene dos opciones de generarse el de Emisión de Ordenes de Compra de Bienes en formatos Genéricos y Emisión de Ordenes de Compra
de Servicios en formatos Genéricos, dependiendo de que orden desea generar si es de servicio o de bienes pero el proceso es el mismo para ambas
• Seleccione si desea vaciar la cola de impresión (Esto solamente se realiza cuando no se han generado ninguna orden de compra)
• Por rango (Debe indicarle desde que numero de orden de compra hasta cual).
• Una especifica (selecciona que orden de compra desea generar y coloca el numero en la casilla que sale debajo de la ventana).
• Y por ultimo presione el icono de Acrobat y se le generara el siguiente ventana. para generar el reporte que se muestra en pantalla.
• Presione clic en el botón Aceptar para generar el reporte y aparecerá esta ventana.
Reporte de formato preimpresos
El reporte de formato preimpresos se realizan los mismo procedimiento que se realizaron en el formato generico.
Acta de recepción de bienes y materiales.
Una vez seleccionada esta opción se muestra la siguiente ventana.
• Esta le permite seleccionar el año en la que se realizo el acta de recepción de bienes y materiales.
• Se le presenta otra casilla donde registrara la orden de compra y por ultimo colocara el numero de la nota de entrega.
• Presione clic en el botón Aceptar para generar el reporte y aparecerá esta ventana.
Proveedores Que Suministran Artículos
Luego de seleccionado esta opción se le presentara esta pantalla.
• Puede seleccionar la opción de su preferencia. • Consolidado por Institución.
• Escriba el producto a consultar y presione clic en la tecla tabular luego • seleccione el producto en la lista desplegable que le aparece debajo de
la denominación del artículo. • Como se refleja en esta ventana.
• Luego de seleccionado el producto presione clic en el icono de Acrobat. Y se presentar la siguiente ventana.
• Presione el botón aceptar y mostrar el siguiente reporte.
• Consolidado por Dependencia
• Escriba el nombre de la dependencia a consultar y presione clic en la tecla tabular luego seleccione el producto en el icono del ojito que aparece al lado de la denominación del la dependencia.
Relación de Orden de Compra – Resumida.
• Puede seleccionar como desea generar el reporte • Todo (muestra todas las ordenes de compra)
• Con ordenes de pago ( muestra la orden de compra con su respectiva orden de pago al lado)
• Sin orden de pago ( muestra la orden de compra sola)
• Todos según el numero (muestra las ordenes de compra correlativamente desde la numero uno hasta el ultimo numero realizado en el sistema)
• Por razón social (muestra el reporte ordenas por el nombre del proveedor)
• Luego de seleccionado las opciones presione el icono del Acrobat y se le presentara la siguiente ventana.
• Presione el botón aceptar y mostrar el siguiente reporte.
Relación de Orden de Compra – Detalladas.
Una vez seleccionada esta opción se muestra la siguiente ventana.
• Puede seleccionar como desea generar el reporte • Rango de número (desde el numero hasta el numero).
• Ordenado por número (debe indicarle si lo desea todas o por rango de fecha).
• Por Proveedor ( deberá buscar el nombre del proveedor )
• Luego de seleccionado la opción de su preferencia presione el icono de Acrobat y se le presentara la siguiente ventana.
• Presione el botón aceptar y mostrar el siguiente reporte.
Nota: al momento de consultar un reporte se le mostrara todas las ordenes de compra que se han realizado hasta el momento en la imagen no se le muestra porque no se habían realizado ordenes de compra.
Estado de Cuenta de Proveedores
• Puede seleccionar la opción de su preferencia. • Consolidado por Institución.
• Deberá indicarle si desea por todos los proveedores o uno especifico. • Una vez seleccionada la opción presione clic en el icono de Acrobat y se
le reflejara la siguiente ventana.
• Cuando visualicé esta ventana presione el botón aceptar para generar el siguiente reporte.
• Consolidado por Dependencia.
• Deberá indicarle si desea por todos los proveedores o uno especifico. • Le mostrara la siguiente ventana.
• Donde deberá escribir el nombre de la dependencia a consultar una vez visualizada presione clic en el icono del ojito y se mostrar la pantalla inicial donde presionara clic a el icono de Acrobat Y se le reflejara la siguiente ventana.
• Cuando visualicé esta ventana presione el botón aceptar para generar el siguiente reporte.
Nota: al momento de consultar un reporte se le mostrara todas las ordenes de compra que se han realizado hasta el momento en la imagen no se le muestra porque no se habían realizado ordenes de compra.
Deuda con Proveedores
• Después de presentada esta ventana presione clic sobre el icono de Acrobat.
• Se presentara la siguiente ventana.
Una vez seleccionada la opción reporte 2da parte consumo de producto por institución mostrara la siguiente ventana.
• Puede seleccionar como desea generar el reporte. • Consolidado por Institución o por Dependencia. • Buscar por Grupo, subgrupo o todos
• Productos ordenados alfabéticamente, código snc o por el código del sistema
• Luego de seleccionado la opción de su preferencia presione el icono de Acrobat se le presentara la siguiente ventana.
Esto en casos de escoger la opción consolidado por Institución.
En el caso de que la consolidación sea por Dependencia, la diferencia esta que cuando se le indica es por dependencia aparece la siguiente ventana y en el cuadro de texto que esta al lado de la denominación indíquele la dependencia que desea verificar, una vez seleccionada se le presenta esta ventana.
Cuando este en esta ventana si es la dependencia que desea verificar su consumo presione clic en el icono del ojito. Le mostrar la pantalla en la cual estaba antes de elegir la opción por dependencia.
Una vez en la ventana de consolidación presione clic en le icono de Acrobat y se le mostrara la siguiente ventana.
• Presione el botón aceptar y se le presentara el reporte.
Consumo de Productos por Dependencias
• Puede seleccionar como desea generar el reporte.
• Permite Buscar por todos los productos, Grupo, Subgrupo o un Producto especifico
• Luego de seleccionado la opción de su preferencia presione el icono de Acrobat para que le genere el documento en pantalla.
• Presione el botón aceptar y se le presentara el reporte
Precio comparativo de producto.
• Puede seleccionar como desea generar el reporte.
• Todos los productos o uno en particular y esta opción le permite visualizar los precios unitarios de los productos y el proveedor que lo despacho.
• Luego de seleccionado la opción de su preferencia presione el icono de Acrobat y se le mostrara la siguiente ventana.
Registro de otros compromisos Compromisos.
A partir de un clasificador de Bienes, Servicios y Obras del Servicio Nacional de Contratista, se elaboró un Catalogo de Bienes y Servicios, al cual se le agrego la partida presupuestaria que le corresponde.
Este documento tiene como finalidad registrar aquellos compromisos que son internos de la Institución o Dependencia, tales como: Gastos de personal, viáticos, también incluye los pagos de facturas por servicio publico, además de los pagos que se realicen por gastos financieros que se cancelen con cheque y no por débito bancario.
Registro de Tipo de otros Compromiso.
En este registro se tiene libertad de crear y clasificar los diferentes compromisos, indicando en aquellos sensibles a retenciones impositivas. Si el
proveedor es ocasional no se incluye en el catálogo ni se trata como orden de compra sino como compromiso.
• Se controla el número que se va a utilizar. • El número es automático.
• El tipo de compromiso se selecciona.
Pasos para realizar otros compromisos Compromiso
1. Seleccione en el menú desplegable la opción de Otros Compromisos y le aparecerá un menú con las siguientes opciones:
2. Presione clic en la opción Control de Números de Compromiso para crear los números del Registro de Compromiso le mostrara la siguiente ventana.
Para acceder a la opción de Control de Numero debe tener una login y contraseña de acceso asignada por DORSI. Una vez que tenga dicho usuario para acceder se le mostrara la siguiente ventana.
• Indique desde/hasta donde se crearan los números del Registro de Compromiso y presione clic en el botón Crear y se crean todos los números automáticos.
3. Luego presione clic en la opción Registro de otros Compromiso y le aparecerá la siguiente ventana.
• Presione continuar para realizar el Registro de Compromiso y se Presentara la siguiente ventana.
• Luego ingrese el tipo de Compromiso por ejemplo si es un viático deberá seleccionar Viáticos y Hospedajes y la Fecha del Documento.
El Rif si es una empresa o persona jurídica. La Cédula si es una persona Natural. El Nombre del Beneficiario.
• Seleccione la dirección superior, coordinación, secretaria, dirección de su dependencia.
• Después en la opción buscar producto escriba lo que esta buscando por ejemplo: Viático, presione Tabular para que el sistema le genere la búsqueda del producto.
• Luego en la opción Catalogó presione clic en el menú desplegable verifique que esta el producto que esta buscando y selecciónelo. • Después escriba el concepto del Registro de Compromiso y
presione clic en el icono Guardar.
• En esta opción se puede eliminar, buscar y consultar presionando clic en los iconos correspondientes.
Consultas de Otros Compromisos.
1. Seleccione la opción Otros Compromisos y se mostrara la siguiente opción Consulta.
2. Consultas de Otros Compromisos.
• Para visualizar la consulta debe seleccionar que opción desea: Todos, Por Beneficiario, Por tipo Compromiso.
• Una vez seleccionada la opción presione clic en el icono de los binoculares presentara la siguiente ventana.
• Si desea verificar un Registro presione clic el icono del ojito y presentara la siguiente ventana.
• Donde podrá visualizar el año, el número, tipo de compromiso, fecha del mismo, ubicación administrativa, rif, o cédula del beneficiario, nombre del mismo, concepto, partidas presupuestarias afectadas y el monto total de ese registro de compromiso.
Reportes de Otros Compromisos.
En los reportes de otros compromisos permite visualizara la Emisión Otros compromiso en formato genérico, emisión otros compromisos en formato preimpreso,relación de otros compromisos.
• Emisión Otros Compromiso en formato Genérico.
• Si los compromisos no fueron realizados por el usuario que desea consultarlos no podrá escoger la opción de vaciar cola de impresión. Por que no vera ningún reporte.
• Pero si puede escoger entre generarlo por Rango (debe indícale desde que numero hasta cual desea generar el reporte).
• una especifica. (indícale que registro de compromiso desea generar). • Luego debe presionar clic en el icono acrobat. y presentara la siguiente
pantalla.
Emisión Otros Compromisos En Formato Preimpreso.
• Para generar el reporte en formato preimpreso de otros compromisos es el mismo procedimiento que el de formato genérico.
• Seguir los pasos del reporte anterior. Relación de Otros Compromisos.
• En este reporte existe varias opciones para generar el reporte • Lo puede generar todos , con orden de pago o sin orden de pago
• A la opción de arriba le puede indicar si son todas, por beneficiario o por tipo de compromiso.
• Si desea solamente las activas, anuladas o todas y le puede indicar si lo va a generar todo o por fecha.
• Una vez indicado esto presione clic en el icono Acrobat. Y se le mostrara la siguiente ventana.