DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 19 de enero, 2015 DCA-0151

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Texto completo

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19 de enero, 2015 DCA-0151 Señor

Rodrigo Aguilar S Supervisor

Oficina de Compras y Pago Banco de Costa Rica Fax 2223-1983

Estimado señor:

Asunto: Se aprueba contrato suscrito entre el Banco de Costa Rica (BCR) y la empresa Control Electrónico S.A., ampliación de capacidad de almacenamiento para sistemas modulares Hitachi y su mantenimiento, por un monto de US$1.317.392,20, Contratación Directa No. 2014CD-000252-01.

Nos referimos al oficio OCP-568-2014 del 3 de diciembre del año pasado, mediante el cual remite para refrendo el contrato detallado en el asunto.

Mediante oficios OCP-4-2015, y OCP-7-2015 del 7 y 9 de enero del presente año, se brindó información y documentación adicional, en atención a los requerimientos solicitados por esta División de Contratación Administrativa, según oficios 14619 (DCA-3389) de fecha 18 de diciembre de 2014, y 00222 (DCA-0039) del 08 de enero de 2015.

Por disposición del artículo 8 del Reglamento de Refrendos, se tiene por acreditado lo siguiente:

1. Certificación de contenido presupuestario del año 2015 emitida por el señor Mario Alvarado Arieta, Jefe Oficina de Información Gerencial y Presupuesto; folio 56 del expediente de refrendo.

2. Estudios realizados por la Administración:

a. Estudio Técnico, suscrito por los señores Claudio Breckenridge Lobo, William Gómez Mora, Soporte Administrativo de TI, y División de Tecnología, respectivamente, folios 219 al 256 del expediente administrativo.

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b. Recomendación de adjudicación del 3 de noviembre 2014, suscrita por el señor Rodrigo Aguilar S, Supervisor Oficina de Compras y Pagos, folios 260 al 262 del expediente administrativo.

3. Acto de Adjudicación, Comisión de Contratación Administrativa, Artículo III, Sesión 44-2014 del 04 de noviembre de 2014, recaído a favor de la empresa Control Electrónico S.A., por un monto de US$1.317.292,20, folios 282 al 290 del expediente administrativo. Dicho acuerdo fue comunicado el 21 de noviembre 2014, folio 295 del expediente administrativo.

4. Declaración jurada del régimen de prohibiciones y haciendo constar que la contratista se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales, folios 150, 151 del expediente administrativo.

5. Garantía de cumplimiento, por montos de US$56.100, y US$9.900, vigentes hasta el 25 de marzo de 2015, y 25 de marzo de 2016, folios 303, 304 del expediente administrativo.

6. Mediante consulta realizada a Mer-Link y Compr@Red, no se encuentra la contratista sancionada o inhabilitada a la fecha, folios 35, 36 del expediente de refrendo.

7. La empresa contratista se encuentra al día en el pago de las cuotas obrero-patronales de la CCSS y del FODESAF, folios 152, 153 del expediente administrativo.

8. La empresa contratista se encuentra al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas de la Ley 9024, folios 37, 41, 48, 49 del expediente de refrendo.

9. La contratista canceló por concepto de especies fiscales la suma de ¢1.785.645, folio 305 del expediente administrativo; y el BCR canceló la suma de ¢1.785.641,20, folio 306 del expediente administrativo.

10. Control Electrónico S.A. por medio de su Representante Legal con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma Martín Miller Sanabria, suscribe el contrato respectivo el 03 de diciembre de 2014 (folios 321 al 347 del expediente administrativo). Mediante certificación emitida por el Notario Público Arturo Blanco Páez, a las 16:15 horas del 2 de octubre de 2014, se hace constar que el señor Miller Sanabria es Secretario con facultades apoderado generalísimo sin límite de suma de la empresa Control Electrónico S.A., del 14 de julio de 2003 al 17 de enero de 2172, folios 146 al 149 del expediente de refrendo.

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11. Mediante nota del 15 de julio de 2014, suscrita por el señor Harvey Worthington, Territory Manager, Hitachi Data Systems México, se hace constar que la empresa Control Electrónico S.A. es el único distribuidor autorizado en Costa Rica desde enero del 2003, para comercializar la línea de productos Hitachi y Brocade, folio 144 del expediente administrativo. En virtud de lo cual, se tramitó la Contratación Directa 2014CD-000252-01, por Oferente Único, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 131.a RLCA.

12. El objeto de la contratación es agregar capacidad de almacenamiento adicional para seis sistemas de almacenamiento modulares Hitachi HUS-150 con los que se cuenta en los Centros de Procesamiento de Datos para soportar el retiro programado de plataformas descontinuadas, mejorar el desempeño de los servicios y soportar las necesidades crecientes para ambientes nuevos de bases de datos y servidores virtuales, así como mantener condiciones de servicio sobre los sistemas de almacenamiento modulares Hitachi AMS-2100, Hitachi AMS-500 e Hitachi AMS-1000, actualmente plataformas vigentes en los Centros de Procesamiento de Datos, folio 32 del expediente administrativo.

13. En el oficio sin numerar del 3 de setiembre de 2014, suscrito por los señores Johnny Chavarría Cerdas, Luis Eduardo Masís Carranza, Manuel Méndez Murillo, Gerente de Operación de TI, Gerente de Plataformas de TI, y Gerente de División de Producción, respectivamente, se señala:

"(…) Para este escenario de migración no se considera la adquisición de otro tipo de tecnologías ya que en la plataforma modular Hitachi, además de ser adquisición muy reciente (menor a un año) realizadas mediante la licitación pública 2012LN-000008-01 y la contratación directa 2013CD-000331-01, se cuenta con capacidad de procesamiento, escalabilidad o interconexión suficientes en las controladoras actuales. Actualmente cada uno de los sistemas de almacenamiento Hitachi HUS 150 tiene instalados 50 discos, sin embargo tienen capacidad de crecimiento hasta 960 discos en cada uno de ellos (5.760 en total). Además, de lo anterior, el Banco cuenta con servidores dedicados para la plataforma de administración Hitachi Hi- Command Suite (Device Manager, Tuning Manager, Replication Manager), además de contar con el licenciamiento de software totalmente habilitado en cada uno de los sistemas de almacenamiento Hitachi HUS 150; lo que permite ampliar la capacidad de almacenamiento solamente agregando discos con sus respectivos gabinetes simplificando la atención de necesidades a un costo más bajo que la adquisición de nuevos sistemas de almacenamiento de otros fabricantes ya que no se debe invertir en software o en interconexión adicional de las controladoras a las redes de almacenamiento (…).". (folios 35, 36 del expediente administrativo).

14. En el oficio sin número del 7 de noviembre de 2014, suscrito por los señores William Gómez Mora, Manuel Méndez Murillo, Director a.i. Tecnología de Información, División de Operaciones y Gestión de Cambios, respectivamente, se señala: ¿No se puede definitivamente comprar equipos de almacenamiento de otras marcas? Esta contratación es la ampliación de

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la capacidad de los equipos actuales, mismos que son marca Hitachi y únicamente puede ser ampliado con partes Hitachi y que son distribuidos en Costa Rica por medio de la empresa

CESA (…).” (folio 276 del expediente administrativo).

15. En el oficio sin numerar del 7 de enero de 2015, suscrito por los señores Manuel Méndez Murillo, Luis Eduardo Masís Carranza, Jorge Castro Aguilar, Gerente de Operaciones y Gestión de Cambios, Gerente de Plataformas de TI, y Gerencia de Plataformas de TI, respectivamente, folios 43 al 46 del expediente de refrendo, se explica que debido al riesgo tecnológico que representan los AMS-500 y AMS-1000 con retiro programado, se tiene previsto migrar el contenido de estas plataformas durante el año 2015, período donde se mantendrá un contrato de mantenimiento, tal situación fue prevista al adquirir los cuatro sistemas de almacenamiento modulares mediante la Licitación Pública 2012LN-000008-01, en donde participaron Hitachi, IBM, HP y EMC, en donde tales sistemas de almacenamiento (storagearray) con capacidades de crecimiento modular, incluyendo los Racks requeridos con sus PDUs para permitir una capacidad de crecimiento de hasta 450 discos por sistema, así como la suite de software para administración, monitoreo, replicación y gestión de dispositivos con sus respectivos servidores. Los seis Racks adquiridos con cada uno de los sistemas de almacenamiento Hitachi HUS-150 actualmente con un 26% de uso de espacio físico, y tienen una capacidad de crecimiento de hasta 960 discos y actualmente se tienen 45 discos físicos en cada sistema, con la ampliación pretendida en cada uno de esos seis sistemas de almacenamiento se llegaría a 109 discos físicos, y una vez instalados se tendría un 50% de uso de espacio físico. En cado uno de los sistemas de almacenamiento Hitachi HUS-150 la ampliación de capacidad permitiría agregar hasta 55 TB de almacenamiento adicional a cada sistema que permitirá satisface las necesidades de rendimiento y espacio de almacenamiento para el retiro de los AMS-500 y AMS-1000, así como la atención a nuevos proyectos. Al efecto se valoró que no se cuenta con las capacidades físicas en los centros de datos para alojar nuevos Racks; el espacio físico es crítico en esos centros de datos en donde se debe evitar la proliferación de plataformas; consolidación de almacenamiento en la menor cantidad de plataformas; en la perspectiva financiera el adquirir una nueva plataforma sería desaprovechar las capacidades ya adquiridas tanto en software como procesamiento de los sistemas de almacenamiento Hitachi HUS-150, así como la capacitación; se tiene en los sistemas de almacenamiento una plataforma de software disponible, lo que permite invertir únicamente en hardware.

16. Adicionalmente, en ese oficio del 7 de enero de 2015, se señala: “Se aclara que los equipos actuales Hitachi únicamente pueden ser ampliados con partes Hitachi básicamente por dos

razones principales: / 1. Arquitectura de los Sistemas de Almacenamiento Hitachi. / En

términos generales, los sistemas de almacenamiento modulares (storagearray) de cualquier

fabricante son dispositivos formados principalmente por: Cajas o gabinetes base en los cuales

se alojan procesadores, la memoria principal, la memoria caché, interfaces de administración (LAN), los puertos de interconexión de front-end para servidores, los puertos de interconexión de back-end para gabinetes de discos, controladoras de arreglos y un sistema operativo (firmware). / Cajas o gabinetes de expansión de discos en los cuales se alojan discos duros,

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unidades de estado sólido o tarjetas flash y se encuentran interconectados con los gabinetes base. La cantidad de discos por gabinete de expansión y la cantidad de gabinetes de expansión que pueden ser interconectados determinan la capacidad total de almacenamiento al que puede escalar el sistema de almacenamiento./ Cada fabricante utiliza una arquitectura de sistemas específica con un sistema operativo (firmware) que permite administrar de forma centralizada el almacenamiento que se presenta simultáneamente a múltiples servidores a través de protocolos de comunicaciones para almacenamiento. Hitachi cuenta con un sistema operativo denominado BOS (Basic OperatingSystem) que solamente es desarrollado para equipos producidos por Hitachi y que no puede ser utilizado en sistemas de almacenamiento fabricados por HP, NetApp, EMC, IBM o Dell, entre otros. / Los gabinetes de expansión de discos para los sistemas de almacenamiento modulares Hitachi están diseñados para soportar una arquitectura de interconexión entre los gabinetes base y los gabinetes de expansión mediante enlaces SAS (sas links) propietarios. Esta arquitectura permite que cada una de las controladoras tenga acceso independiente a cada gabinete de discos. (…) los discos están dispuestos en gabinetes de expansión con soporte de 12 discos de 3.5 pulgadas o en 24 discos de 2.5 pulgadas. Los discos están ubicados en cestas específicas que permiten empotrar los discos verticalmente o horizontalmente para conectar los discos a la interfaz SAS dispuesta dentro del gabinete (…). Los gabinetes anteriores no pueden ser utilizados en otros sistemas de almacenamiento, aún del mismo fabricante Hitachi ya que están diseñados para ser utilizados específicamente en plataformas HUS-150. / Ninguno de los principales fabricantes de sistemas de almacenamiento modulares Hitachi, HP, NetApp, EMC, IBM o Dell comercializa componentes para ser utilizados en equipos de terceros. Los componentes únicamente son liberados en el mercado para las líneas de sistemas de almacenamiento compatibles con el software y el hardware

específico indicado por el fabricante en una matriz de soporte. / Dado lo anterior no es factible

técnicamente utilizar componentes de terceros en sistemas de almacenamiento Hitachi ya que los únicos componentes compatibles (discos, gabinetes) son los distribuidos por Hitachi. / 2. Políticas de servicio del Fabricante Hitachi. / En el portal web del fabricante Hitachi Data Systems, en la siguiente ruta es posible obtener las políticas de servicio que indican (en

traducción libre) lo siguiente: http://www.hds.com/support/end-life-policy/?WT.ac=usmg

supeolply / Aviso Legal sobre Políticas / Hitachi Data Systems sólo soporta el software de los sistemas de almacenamiento o el software operativo si Hitachi Data Systems está también manteniendo el hardware en el que se encuentra instalado. / Hitachi Data Systems puede negarse a proporcionar parches y correcciones de software si el problema o defecto se puede resolver con la actualización a la versión actual. / La obligación de Hitachi Data Systems para proporcionar soporte de software al cliente depende de lo siguiente: (a) el software debe estar cubierto por una licencia válida; (b) el Software debe estar cubierto por un contrato de mantenimiento actual; y (c) el Software debe estar operando en una configuración soportada por Hitachi Data Systems. / Esta política aplica a todos los productos de la marca Hitachi a menos que sea especificado de otra manera en nuestras comunicaciones de fin de vida. / De lo anterior se concluye que para mantener las condiciones de servicio propias de un equipo de alta criticidad como los sistemas de almacenamiento, el mismo debe mantenerse bajo una configuración soportada por el fabricante. / Por lo tanto, de instalar componentes que no sean propios de la marca Hitachi, el Banco estaría expuesto a perder condiciones de servicio sobre los sistemas de almacenamiento adquirido y su software; teniendo con ello importantes

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implicaciones en los servicios bancarios y financieros que brinda el Banco de Costa Rica. Al tratarse de datos de transacciones almacenados en bases de datos que se alojan en estos sistemas de almacenamiento, también se expone a riesgos de integridad de información. (…)”.

Bajo ese cuadro fáctico, esta División tiene por acreditado que la contratación se tramitó bajo la figura de oferente único, de conformidad con lo establecido al efecto por la disposición del artículo 131.a RLCA, en virtud de que la empresa Control Electrónico S.A. es el único distribuidor autorizado en Costa Rica desde enero del 2003, para comercializar la línea de productos Hitachi y Brocade.

Además, el BCR ha descartado la adquisición de otro tipo de tecnología para ampliar la capacidad de almacenamiento de los Sistemas Modulares Hitachi y su mantenimiento, debido esencialmente a:

i) La plataforma modular Hitachi es de adquisición muy reciente, menos de un año mediante Licitación Pública 2012LN-000008-01 y Contratación Directa 2013CD-000331-01. Adicionalmente, cuentan con sistemas de almacenamiento de otras marcas, tales como los empresariales EMC VMAX adquiridos durante el año 2014, siendo de mayor precio que los sistemas de almacenamiento modulares Hitachi.

ii) Actualmente cada uno de los sistemas de almacenamiento Hitachi HUS 150 tienen instalados 50 discos, sin embargo tienen capacidad de crecimiento hasta 960 discos en cada uno de ellos, para un total de 5.760 discos, y cuentan con el licenciamiento de software respectivo en cada uno de los sistemas, lo que permite ampliar la capacidad de almacenamiento solamente agregando discos a un costo más bajo que la adquisición de nuevos sistemas.

iii) Instalar componentes que no sean propios de la marca Hitachi, estarían expuestos a perder las condiciones de servicio sobre los sistemas de almacenamiento adquirido y su software. iv) Al tratarse de datos de transacciones almacenados en bases de datos que se alojan en estos

sistemas de almacenamiento se exponen a riesgos de integridad de información.

Como se puede observar, esta División estima que en el caso se ha concluido técnicamente que resulta procedente tramitar la presente contratación bajo la figura de oferente único, toda vez que la solución debe verse en su funcionamiento integral y no atendiendo únicamente a la consideración de los dispositivos. En ese sentido, por motivos de garantía de un equipo recién adquirido, conectividad ycompatibilidad,así como el impacto en el espacio físico en caso de no contratar esa marca se determinó que resultaba necesario realizar la ampliación de los sistemas de almacenamiento Hitachi HUS 150 con partes Hitachi, para lo cual se cuenta con los respectivos análisis técnicos de la Administración.

De esa forma, considerando que esos equipos distribuidas en Costa Rica exclusivamente por la empresa Control Electrónico S.A., en consecuencia, de esta manera se satisface adecuadamente el interés público que se persigue, teniendo en cuenta además que resulta mucho más oneroso adquirir sistemas de almacenamiento de otras marcas, lo que iría en detrimento de las finanzas públicas.

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Así las cosas, una vez efectuado el estudio de rigor, y de conformidad con el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, devolvemos debidamente refrendado el contrato de cita, con las siguientes observaciones:

a. Queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración, contar con el disponible presupuestario necesario para hacer frente a las obligaciones que se deriven de este negocio jurídico, de igual forma deberá verificar que los recursos económicos puedan utilizarse válidamente para el fin propuesto en el contrato.

b. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa entidad la razonabilidad del monto de la contratación. De igual forma resulta de aplicación lo indicado en el citado artículo cuando dispone: “Corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. Por lo tanto, el otorgamiento del refrendo sin que la Contraloría General de la República incluya condicionamientos o recordatorios relativos al tipo de requisitos de ejecución antes señalados, en

modo alguno exime a las partes de su cumplimiento.”

c. Queda bajo la exclusiva responsabilidad la decisión de ampliar la capacidad de almacenamiento de los sistemas Hitachi HUS 150 con partes Hitachi, descartando la adquisición d equipos de almacenamiento de otras marcas.

d. Será responsabilidad de la Administración verificar que la garantía de cumplimiento se mantenga vigente por todo el plazo y por el monto dispuesto en el cartel, conforme con el artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA).

e. Es deber de la Administración Licitante verificar durante la fase de ejecución que la empresa contratista se encuentren al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación.

f. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF.

g. De igual forma, se deja bajo la responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento del pago del impuesto a las personas jurídicas de conformidad con lo señalado por la Ley No. 9024.

h. Las modificaciones contractuales deberán ser acordes con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento.

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i. Será responsabilidad exclusiva de la Administración, verificar y fiscalizar que la contratista cumpla con el plazo establecido en el contrato.

j. En relación con la aplicación de cláusulas penales y multas, se refrenda el contrato bajo el entendido de que si durante la ejecución contractual se amerite la aplicación de esa sanción pecuniaria, deberá respetarse lo señalado por la Sala Constitucional en la resolución No. 6639-2013 del 15 de mayo del 6639-2013.

Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del señor Rodrigo Aguilar, en su condición de Supervisor Oficina de Compras y Presupuesto, o de quién ocupe ese cargo.En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente.

Atentamente,

Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado

Lic. Oscar Castro Ulloa Fiscalizador Expediente administrativo Contratación Directa No. 2014CD-000252-01 (1 tomo)

OCU/chc

Ci: Archivo Central NI: 30106-313-541 G: 20140078876-1

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