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GUÍA DE ÉTICA
EMPRESARIAL DE GN
GRUPO GN STORE NORD
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Tabla de contenido
Introducción ... 4
Responsabilidades ... 4
Para obtener ayuda o informar sobre un problema ... 5
Toma de decisiones ética ... 5
Preguntas que debe hacerse ... 6
Revise las directrices y políticas ... 6
Hable con su supervisor ... 6
Asistencia ... 6
Whistleblower Hotline ... 6
Prácticas y conductas empresariales ... 7
Conformidad con las leyes ... 7
Derechos de propiedad ajenos ... 7
Registros de empresa e integridad financiera ... 7
Soborno y cohecho ... 8
Trato justo ... 9
Trato con los proveedores ... 9
Contactos empresariales con los competidores ... 9
Propiedad de la Compañía ...10
Información confidencial y abuso de información privilegiada ...10
Confidencialidad de la información ...10
Abuso de información privilegiada ...11
Prácticas en el trabajo ...12
Discriminación y acoso ...12
Salud y seguridad ...12
Trabajo infantil y trabajo forzoso...12
Actividades políticas ...12
Libertad de asociación ...12
Datos personales ...13
Conflicto de intereses ...13
Regalos y beneficios ...13
Relaciones con un proveedor o fabricante ...14
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Como empresa internacional, GN Store Nord A/S (GN) tiene como objetivo generar un rendimiento competitivo para sus accionistas mediante el desarrollo, fabricación y comercialización de soluciones innovadoras en el sector de auriculares e instrumentos de audición, y ayudar a que nuestros empleados respondan ante los retos y actúen con responsabilidad en un entorno que combina la tecnología avanzada y las ventas a nivel global.
Esta misión se basa en lo que hacemos, en las actividades en las que nos centramos y, de forma primordial, en las ideas que compartimos como organización. Uno de los principales elementos para llevar a cabo nuestra misión es asegurarnos de que, tanto a nivel individual como colectivo, nuestra reputación sea intachable. Nuestra meta es mostrar el nivel más alto de ética e integridad empresarial en nuestros negocios. Esta es una prioridad de la empresa y una responsabilidad compartida por todos los empleados de GN, ya que todas nuestras acciones y decisiones afectan a nuestra Compañía y a su reputación.
Esta Guía de Ética Empresarial ofrece una visión general de las responsabilidades y directrices que conforman el estándar ético para todos los empleados. Además, ofrece un proceso de toma de decisiones útil para la resolución de problemas éticos e identifica a los empleados de GN que pueden ofrecer ayuda y asesoramiento. También incluye casos prácticos que ilustran la aplicación de las responsabilidades y directrices éticas en situaciones cotidianas.
Revise este documento con atención y conviértalo en parte integral del trabajo que realiza en GN. Usted juega un papel muy importante como representante de nuestra organización. Estos estándares de ética empresarial nos ayudarán a establecer relaciones de confianza con nuestros clientes, accionistas, proveedores, colegas y con la comunidad en general.
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Introducción
Esta Guía se aplica a todas las empresas, empleados, agentes y directivos de GN. Exclusivamente a efectos de esta guía, “empleados de GN” o “empleados” alude a todos los empleados, agentes y directivos, incluidos los miembros del Consejo de Administración, agentes y empleados de GN Corporation y sus filiales.
De forma general, esta Guía no considera exenciones. En el improbable caso de que se considere y otorgue alguna exención, ésta no será válida a menos que haya sido aprobada por escrito por el Consejo de Administración.
Se recuerda a los empleados de GN que, al revisar esta Guía, GN se reserva el derecho de modificar, revocar o corregir cualquier término de la Guía si las necesidades empresariales así lo requieren. GN notificará a los empleados sobre cualquier enmienda en la Guía de Ética Empresarial antes de que estos cambios se conviertan en vinculantes. No obstante, se recomienda a los empleados que revisen periódicamente esta Guía (al menos, una vez al año) para familiarizarse con los términos que incluye. Esta Guía está disponible en la intranet, en “Shared Functions/Corporate Legal/Guidelines”.
Responsabilidades
Todos los empleados deberán actuar con honestidad en todas las transacciones, cumplir con las leyes y las normas que regulan nuestro negocio, y mantener un entorno de trabajo ético. Este estándar requiere que todos los empleados conozcan y apliquen esta Guía en sus actividades y decisiones diarias.
Todas las actividades empresariales deben tener la capacidad de superar un posible escrutinio público y las investigaciones que fuesen necesarias. Estas directrices se basan en estándares de conducta ética empresarial generalmente aceptados y en la legislación civil y penal vigente. La ausencia de una directriz que trate una situación particular no exime a ningún empleado de la responsabilidad de actuar de forma ética.
Se prohíbe a los empleados realizar acciones que, de forma directa o indirecta, pueda influenciar, coaccionar, manipular o inducir a error a los auditores externos o internos de la Compañía o a sus representantes.
Además de las responsabilidades antes mencionadas, los directivos de GN tienen la especial obligación de familiarizarse con la Guía de Ética Empresarial de GN. Los directivos deben fomentar y mantener un clima donde la norma sea una conducta empresarial honesta, ética y apegada a la ley, y comunicar a todos los empleados el compromiso de GN con esta conducta. Además, los directivos deben aceptar e investigar los informes sobre posibles faltas de ética profesional y mantener, sin hacer concesiones, nuestros estándares éticos en el logro de metas y objetivos, independientemente de la importancia que puedan tener estas metas u objetivos. Los directivos deben revisar la Guía de Ética Empresarial con sus equipo y colegas de forma periódica (al menos una vez al año) y darla a conocer a los nuevos empleados.
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Para obtener ayuda o informar sobre un problema
En situaciones donde no esté claro qué comportamiento ético adecuado se debe adoptar, o cuando existe la apariencia de una infracción con respecto a estas directrices, debe buscar consejo y esclarecimiento. En primer lugar, debe dirigir sus preguntas a su supervisor inmediato. En la mayoría de los casos, su supervisor inmediato tendrá una perspectiva más amplia y valorará que se le ponga al corriente del proceso de toma de decisiones antes de que sea demasiado tarde. En el improbable caso de que no resulte apropiado discutir un asunto con su superior inmediato, diríjase primero al Director de Recursos Humanos local y, si esto aún no le satisface, al Director General de la empresa del grupo. Si los contactos mencionados tampoco resultan apropiados, puede ponerse en contacto con el Departamento Jurídico de la empresa o hacer uso de la Línea directa de Información sobre prácticas ilegales de GN, que se ha establecido para la gestión de información anónima. Para obtener más información sobre la Línea directa de Información sobre prácticas ilegales, visite www.gn.com, o la intranet en la sección “Shared Functions/
Corporate Legal/WhistleblowerHotline”.
Todas las preguntas e informes se gestionan con la máxima confidencialidad posible de acuerdo con las circunstancias. Si la ley así lo permite, los empleados pueden optar por el anonimato, aunque en algunos casos esto puede dificultar el seguimiento y la resolución de una investigación. Si se opta por el anonimato, debe comunicarlo al Departamento Jurídico o de Recursos Humanos local en su mensaje de correo electrónico o llamada, o bien hacer uso de la Línea directa de Información sobre prácticas ilegales.
No actuar de acuerdo con estas directrices puede tener consecuencias para las
personas, crear daños potenciales para la reputación y la marca de GN, y poner a GN en riesgo de sanción legal. Las consecuencias personales pueden incluir desde acción disciplinaria hasta el despido. Las consecuencias corporativas pueden incluir sanciones civiles y penales. Por lo tanto, tenga en cuenta que conocer y actuar de acuerdo con la Guía de Ética Empresarial de GN es un asunto de máxima importancia.
Toma de decisiones ética
Esta Guía refleja el compromiso de GN con los estándares más altos de conducta ética en nuestras transacciones profesionales y empresariales. Esta Guía de Ética Empresarial está pensada como un documento en evolución constante que respalda el debate franco y abierto y la resolución satisfactoria de los dilemas éticos.
Cada uno de nosotros tiene la responsabilidad de esforzarse por mantener una conducta ética y llevar a cabo los pasos adecuados para resolver los dilemas éticos. Estas directrices le ayudarán a tomar decisiones de forma ética. Los negocios se hacen cada vez más complejos; por esta razón, la Guía no puede ofrecer asistencia para todas las situaciones posibles. En estas circunstancias, comunique la situación a su supervisor o a sus colegas para obtener ayuda y determinar la línea de actuación ética apropiada.
Si desea tratar en profundidad un asunto de conducta ética o tiene un dilema para el cual necesitaría ayuda, siga el proceso siguiente, deteniéndose en el punto donde la situación se haya resuelto.
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Preguntas que debe hacerse
Reúna la información y determine si la situación que enfrenta es un dilema ético. Las siguientes preguntas le pueden ayudar a esclarecer su situación y la acción ética.
¿Cuál es mi sentimiento inmediato sobre este tema?
¿Forma esto parte de mi trabajo?
¿Cómo percibirían esta acción las demás personas? ¿Cuál sería mi acción si mis empleados, colegas o supervisores estuviesen presentes?
¿Sería incómodo para GN o para mí si esta situación saliese en los periódicos?
¿Estaría poniendo en un riesgo innecesario a GN o a mí mismo?
¿Mi acción tendría implicaciones legales adversas?
¿Significaría una pérdida de ingresos o de clientes para GN, a corto o largo plazo? ¿Esto tenía o tiene como fin influenciar mis decisiones?Revise las directrices y políticas
Revise las directrices y los casos prácticos de esta Guía. Si necesita ayuda adicional, tenga en cuenta las siguientes políticas relacionadas ya que podrían aplicarse a su situación.
Normas internas que rigen las transacciones de valores en GN Store Nord
Normas internas para impedir la divulgación no autorizada de información confidencial Manual Financiero
Política de redes sociales
Hable con su supervisor
A menudo, su supervisor está en la mejor posición para ayudarle a resolver un dilema. Su supervisor tiene la responsabilidad de apoyar los debates abiertos, asumir las preguntas éticas que pueda tener, y orientarle si necesita asistencia adicional. En situaciones en las que resulte incómodo hablar con su supervisor, o cuando éste no tenga la capacidad de ayudarle, debe dirigirse al siguiente nivel de dirección o buscar la ayuda de un experto, tal como se detalla en la sección siguiente.
Asistencia
Si ha acudido a las referencias anteriores, pero aún tiene preguntas, dispone de asistencia a través de su Departamento Jurídico o de Recursos Humanos local.
Whistleblower Hotline
GN ha implementado una Línea directa de Información llamada “Whistleblower Hotline” sobre prácticas ilegales durante el primer semestre del 2010. La Línea directa permite que los empleados y partes interesadas informen sobre sus reclamaciones de forma anónima a un tercero independiente, incluidas las reclamaciones relacionadas con presuntas
irregularidades de naturaleza general, operativa, legal, ética y/o financiera en GN. Los directivos tienen la responsabilidad de implementar esta Línea directa e informar sobre ella a todos los empleados.
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obligada a readquirir productos, o exceso de ventas frente a los requerimientos razonables de un cliente), y la aceleración, aplazamiento o reconocimiento de gastos o ingresos no apropiados, son ejemplos de prácticas de información prohibidas. También se prohíben los pagos hechos con el conocimiento positivo de que estos pagos se usarán para fines ilegales. La responsabilidad del cumplimiento de estas directrices recae sobre todos los empleados, y no únicamente sobre el personal de los departamentos financieros y contables de la Compañía. Todos los empleados deben estar familiarizados y cumplir con los controles internos y los controles de información relacionados con su trabajo. Todos los empleados deben tener una actitud abierta y sincera frente a los auditores internos o independientes de la Compañía. Los empleados no pueden realizar ninguna acción que, de forma directa o indirecta, pueda influir, coaccionar, inducir a error o manipular a los auditores internos o independientes de la Compañía.
Soborno y cohecho
Las investigaciones realizadas por la ONU han revelado ejemplos de amplio alcance de soborno y cohecho relacionados con el programa Petróleo por alimentos en Irak, y que implicaban a prestigiosas corporaciones, incluidas corporaciones danesas. Por lo tanto, no resulta raro encontrar casos de soborno y cohecho cuando se realizan negocios a escala global, sobre todo en los mercados emergentes y en desarrollo. Los empleados que trabajan en estos mercados deben ser especialmente cautelosos ya que el soborno y el cohecho son delitos muy serios.
En pocas palabras, el soborno es un delito donde se promete u ofrece dinero, favores u objetos de valor a una persona o empresa para conseguir un favor o un beneficio, especialmente si es injusto o ilegal, o para que no cumpla con una determinada obligación. El cohecho es un pago u oferta de servicios que alguien recibe a cambio de la recomendación de un cliente o negocio. No se permite cohecho que se dirija a socios empresariales si esto es ilegal. No se debe aceptar nunca cohecho que se dirija a empleados de GN. Las formas que adopta el soborno son variadas. Por ejemplo, un motorista puede sobornar a un oficial de policía para que no le imponga una multa por exceso de velocidad; un empleado que quiere tramitar la documentación relacionada con la apertura de un centro de investigación puede sobornar a un funcionario público para que haga estos trámites con mayor rapidez. El soborno también puede tomar la forma de una comisión secreta; un beneficio que se otorga al agente en el curso de su trabajo, sin conocimiento de sus superiores. Quienes ejercen un soborno y quienes lo reciben son igualmente numerosos, pero los primeros tienen un denominador común: la capacidad financiera para sobornar. Ante un caso de soborno y/o cohecho, los empleados deben informar de inmediato a su supervisor o al Departamento Legal. También es posible realizar informes de forma anónima haciendo uso de la Línea directa de Información sobre prácticas ilegales. La responsabilidad del cumplimiento de esta norma recae sobre todos los empleados. Bajo ninguna circunstancia, los empleados pueden realizar acciones que, de forma directa o indirecta, ejerzan una influencia no apropiada sobre funcionarios públicos o socios empresariales.
No actuar de acuerdo con estas directrices puede tener consecuencias para las
personas, crear daños potenciales para la reputación y la marca de GN, y poner a GN en riesgo de sanción legal. Las consecuencias personales pueden incluir desde acción disciplinaria hasta el despido. Las consecuencias corporativas pueden incluir sanciones
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Datos personales
GN dispone de información personal relacionada con sus empleados. Esto incluye información sensible protegida por ley. La política de GN es no divulgar esta información, a menos que sea para fines legítimos y en conformidad con todos los procedimientos legales. Todos los empleados que tengan acceso a tal información deben atenerse a esta política. Antes de divulgar cualquier información, un empleado debe consultar con el departamento Legal o de Recursos Humanos.
Conflicto de intereses
Un conflicto de intereses tiene lugar cuando los intereses personales de un empleado interfieren (o parece que interfieren) de alguna forma material con los intereses de la Compañía. Puede surgir una situación de conflicto de intereses cuando un empleado lleva a cabo acciones o tiene intereses que pueden dificultar la realización objetiva y eficiente de su trabajo. Los conflictos de intereses también surgen cuando un empleado, o sus parientes cercanos, reciben beneficios personales inapropiados como resultado de su posición en la Compañía. Los empleados tienen el deber de evitar situaciones en que puedan surgir conflictos de intereses, así como de comunicar a la dirección los potenciales conflictos de intereses.
Regalos y beneficios
Los empleados de GN no deben aceptar, de forma directa o indirecta, regalos,
gratificaciones, recompensas, favores o beneficios de organizaciones o personas que hagan negocios con GN, diferentes a los que se dan en el curso normal de los mismos. Los empleados
de GN no deben proporcionar ni ofrecer regalos, gratificaciones, recompensas, favores o beneficios a los empleados de otras compañías para asegurarse o mantener negocios, diferentes a los que se dan en el curso normal de los mismos.
No es un conflicto de intereses aceptar la hospitalidad o actividades sociales, siempre que sea en un grado razonable y que se encuentren dentro de los límites de las prácticas empresariales responsables y generalmente aceptadas.
No obstante, los empleados no deben aceptar regalos que tengan como fin ejercer influencia (o que aparenten ejercerla) sobre una decisión empresarial determinada.
Los beneficios aceptables en el curso normal de los negocios para los empleados de GN nunca deben superar los USD 100 o su equivalente aproximado en otras divisas. Los beneficios aceptables en el curso normal de los negocios incluyen:
Transporte hacia o desde el lugar de trabajo del cliente o proveedor Alojamiento pagado en un hotel de primera categoría en relación con actividades empresariales
Asistencia a eventos deportivos o culturales (dentro de unos límites razonables) Comidas o cenas de negocios
