SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO INFORME AUDITORÍA INTERNA II CICLO 2015 SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

INFORME AUDITORÍA INTERNA II CICLO 2015

SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Bogotá D.C.

Noviembre 2015

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1.1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos de la norma NTCGP 1000:2009, identificando oportunidades de mejora que agreguen valor a su mantenimiento.

1.2.ALCANCE

 Evaluación y Certificación de Competencias Laborales.  Formación Profesional Integral.

 Gestión para el Empleo.

 Normalización de Competencias Laborales.

1.3. CRITERIOS DE AUDITORÍA

NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 Documentos de los Procesos:

 Direccionamiento Estratégico

 Gestión de Formación Profesional Integral

 Gestión de Instancias de Concertación y Competencias Laborales  Gestión de Certificación de Competencias Laborales

 Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad  Gestión de Infraestructura y Logística

 Gestión Contractual

1.4. FECHA DE EJECUCIÓN

Del 03 al 20 de noviembre de 2015.

1.5.EQUIPO AUDITOR

Auditora Líder: Fabiola Cadena Díaz Equipo Auditor: Auditores – Observadores Auditores

 Astrid Suarez Beltrán  Lina Luz Ramos

 Dubby Solange Angarita Ruiz  Johana Dorado Flórez  Germán Sarmiento Mora  Mayerly Sazipa Vega Observadores

 Estrella Irene Parra Cordero  Nayiber Neira Rubiano

 Julian David Hernández Valencia  Claudia Marcela López

 Felipe Ulloa Suárez  Ernesto Lanos Galeano

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1.6. PUNTOS AUDITADOS

DIRECCIÓN REGIONAL DEPENDENCIA

Regional Antioquia Centro de los Recursos Naturales Renovables -La Salada. Complejo Tecnológico Minero Agroempresarial

Regional Atlántico Despacho Regional

Centro de Comercio y Servicios Regional Boyacá Centro Atención Sector Agropecuario Regional Caldas Centro de Procesos Industriales Regional Casanare Despacho Regional

Centro Agroindustrial y Fortalecimiento Empresarial de Casanare Regional Cesar Despacho Regional

Centro Agroempresarial Regional Distrito Capital Centro Metalmecánico

Centro de Gestión Administrativa Regional Guaviare

Despacho Regional

Centro de Desarrollo Agroindustrial, Turístico y Tecnológico del Guaviare

Regional Huila Centro Agroempresarial y Desarrollo Pecuario del Huila Regional Magdalena Centro de Logística y Promoción Ecoturística del Magdalena Regional Meta Centro de Industria y Servicios del Meta

Regional Nariño Centro Sur Colombiano de Logística Internacional Regional Norte de Santander Centro de Formación para el Desarrollo Rural y Minero Regional Putumayo Despacho Regional

Centro Multisectorial de Puerto Asís. Regional Quindío Centro de Comercio y Turismo

Regional Risaralda Centro de Diseño e Innovación Tecnológica Industrial Regional Santander Centro Industrial de Mantenimiento Integral

Regional Tolima Centro de Comercio y Servicios del Tolima Regional Valle del Cauca Centro Náutico Pesquero de Buenaventura Regional Vaupés Despacho Regional

Centro Agropecuario y de Servicios Ambientales "Jiri-jirimo" Regional Vichada

Despacho Regional

Centro de Producción y Transformación Agroindustrial de la Orinoquia.

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2.

HALLAZGOS

2.1. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y

AUTOCONTROL

La apropiación de los elementos estructurales del sistema. Porque se evidenció en todos los niveles de los puntos auditados el manejo de la Plataforma CompromISO, los elementos estructurales del sistema (los objetivos del sistema, la promesa de valor, el mapa de procesos) y la caracterización de los procesos documentos asociados), mejorando continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema.

La disposición para atender la Auditoría, la actitud propositiva. Porque se demostró conocimiento y liderazgo por parte de los Coordinadores sobre la gestión a cargo.

El documento Guía para Evaluar y Certificar Competencias Laborales GCC-G. Porque se evidenció conciencia sobre su aplicabilidad, los controles definidos y los registros asociados. La organización del archivo del proceso de Certificación de Competencias Laborales. Porque los expedientes de los procesos de evaluación y certificación de competencias laborales se encuentran organizados de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Guía para Evaluar y Certificar Competencias Laborales GCC-G-001

2.2. OPORTUNIDADES DE MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL

Los controles definidos en los procedimientos. Porque se determinan los criterios y métodos necesarios que aseguran que los procesos sean eficaces y eficientes, actuando bajo situaciones controladas.

2.3. OPORTUNIDADES DE MEJORA POR PROCESO

Todos los Procesos Auditados

La identificación del control del Servicio no Conforme a través del "Plan de Control de Calidad del Servicio" y su registro en la Plataforma CompromISO. Para que se asegure el cumplimiento de este requisito obligatorio de la NTC GP 1000, teniendo en cuenta las características / requisitos de calidad, establecidos para los servicios del SENA.

La identificación y utilización de las diferentes fuentes de mejora y su gestión hasta el cierre de los hallazgos en la Plataforma CompromISO: Para que la identificación, análisis y tratamiento de las no conformidades reales o potenciales y las oportunidades de mejora que se presenten por todas las fuentes de mejora, permitan determinar las causas y definir e implementar acciones que eviten la materialización y/o repetición de las no conformidades, al igual que

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mitigar cualquier impacto o riesgo que pueda afectar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema.

La gestión de los riesgos de proceso y de corrupción. Para que se brinde el apoyo a las Regionales y Centros de formación en la identificación, análisis, valoración y tratamiento de los riesgos.

Direccionamiento Estratégico

El uso de una plataforma única para el registro, administración y seguimiento de indicadores de gestión. Para facilitar el análisis, seguimiento y acciones de mejora por parte del gerente público.

La concertación de las metas. Para que se asegure el cumplimiento de las metas y no existan sobre-ejecuciones.

Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad

El uso del formato Lista de Asistencia GD-F-014. Para que sirva como mecanismo de registro ágil para poblaciones vulnerables y zonas carentes de conectividad.

Gestión de Formación Profesional Integral

El uso de una plataforma única para el registro de la información del proceso de Gestión de Formación Profesional Integral. Para que se centralice la información y se evite su duplicidad, tanto en físico como en magnético.

La firma de las actas de concertación y consolidación de la oferta. Para que todos los subdirectores queden enterados y conformes con la oferta presentada a Dirección General. La respuesta de la red de conocimiento y la retroalimentación correspondiente a la(s) oferta(s) presentadas. Para que el centro identifique el o los elementos que debe corregir en la ficha o los motivos por los cuales no ha sido aceptada la oferta de un programa.

Gestión de Infraestructura y Logística

La documentación del proceso. Para que en un solo documento se unifique el flujo de bienes, haciendo más práctico el desarrollo de las actividades.

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Gestión de Infraestructura y Logística No conformidad

Declaración de la no

conformidad real

En el Centro Industrial de Mantenimiento Integral, en el proceso de Infraestructura y Logística se evidenció que los documentos “Guía Mantenimiento Vehículo Parque Automotor” y “Manual Aplicativo Gestión del Parque Automotor”, no cumplen con el control de documentos.

Evidencia Mediante correo electrónico del 12 de agosto de 2015 se

solicitó desde la Dirección General el “DILIGENCIAMIENTO INFORMACIÓN EN LA PLATAFORMA DE ADMINSTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR (11 AL 21 DE AGOSTO)”. En este correo se encuentra como archivo adjunto el “Manual Aplicativo Gestión del Parque Automotor”, con una versión y codificación obsoleta (Versión 1 Código F007-P002-GTI), que no corresponde con el documento controlado que se encuentra en la Plataforma CompromISO. Adicionalmente, la versión de esta guía que se encuentra en la Plataforma CompromISO, tiene en la portada una fecha que no corresponde con la fecha de vigencia de la versión publicada. Requisito de la norma y

numeral incumplido

4.2.3 NTCGP1000:2009

3.

DESPACHOS REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN

3.1.

REGIONAL ANTIOQUIA

3.1.1. CENTRO DE LOS RECURSOS NATURALES RENOVABLES – LA SALADA

Todos los Procesos Auditados

Oportunidad de Mejora

La gestión de los riesgos de proceso y de corrupción. Para que con el apoyo de la Dirección General, se fortalezca el conocimiento y apropiación de la administración de los riesgos.

Direccionamiento Estratégico

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del sistema de gestión

Los lineamientos estratégicos de la entidad. Por la apropiación de los lineamientos para la prestación de los servicios, basado en los requerimientos de los clientes de la Formación Profesional.

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La apropiación del Sistema. Porque se demostraron avances significativos en los subsistemas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente y se evidenció conocimiento de los elementos estructurales del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol, lo anterior como resultado de diferentes actividades de divulgación.

Oportunidades de Mejora

Los soportes de la divulgación y seguimiento al Plan de Acción 2015. Para contar con los registros necesarios y suficientes que proporcionen evidencia documentada de esta gestión, facilitando la trazabilidad y seguimiento (Definición de temas y objetivos, diligenciamiento de fechas, firmas, consistencia en los asistentes registrados en el acta vs formatos de asistencia).

Gestión de Certificación de Competencias Laborales

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del sistema de gestión

El aplicativo de Evaluación y Certificación de Competencias. Porque asegura la implementación de los controles definidos en la Guía para Evaluar y Certificar Competencias Laborales GCC-G-001.

Gestión de Formación Profesional Integral Oportunidades de Mejora

La identificación, control y disposición de las evidencias que soportan la planeación de la oferta. Porque los soportes físicos deben ser coherentes con lo registrado en el aplicativo SOFIA PLUS.

Gestión de Instancias de Concertación y Competencias Laborales Oportunidades de Mejora

Las actas derivadas de la Mesa Sectorial de Agua Potable y Saneamiento Básico. Para que estas contengan el resumen de la sesión, la aprobación de productos de normalización y evidencien el desarrollo de la agenda.

No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia el registro del servicio no conforme derivado de la verificación metodológica del mapa funcional de la Mesa Sectorial de Agua Potable y Saneamiento Básico, incumpliendo lo establecido en el plan de control de calidad del proceso Gestión de Instancias de Concertación y Competencias Laborales.

Evidencia Módulo de Mejoramiento Continuo de la plataforma

CompromISO. Entrevista con el Metodólogo de normalización.

Requisito de la norma y numeral incumplido

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Código del documento y

nombre del documento

incumplido

Procedimiento Control del Servicio no Conforme DE-P-002.

3.1.2. COMPLEJO TECNOLÓGICO MINERO AGROEMPRESARIAL

Todos los Procesos Auditados

Oportunidades de Mejora

La gestión de los hallazgos. Para que se asegure la calificación de la eficacia de las acciones tomadas y por consiguiente el cierre del hallazgo.

La gestión de los riesgos de proceso y de corrupción. Para que con el apoyo de la Dirección General, se fortalezca el conocimiento y apropiación de la administración de los riesgos.

Direccionamiento Estratégico

Aspectos que Apoyan la Conformidad y Eficacia del Sistema de Gestión

La divulgación del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol. El Complejo utiliza diferentes estrategias tales como el BLOG, campañas electrónicas y carteleras, para divulgar todas las actividades del SIGA.

La Estrategia “Red Neuronal”. Porque permite identificar las necesidades de formación y las actividades de promoción de los servicios del centro, asegurando la pertinencia de los programas de formación.

Los planes de mejoramiento identificados a través de la fuente “Autocontrol”. El complejo identifica hallazgos por la fuente de autocontrol, asegurando el mantenimiento y mejoramiento del SIGA.

Gestión de Infraestructura y Logística Oportunidades de Mejora

El control sobre la disposición final de los bienes dados de baja. Para minimizar posibles riesgos por incumplimiento legal que se presenten en el Complejo Tecnológico para la Gestión Agroempresarial frente al manejo y disposición de los bienes.

3.2.

REGIONAL ATLÁNTICO

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Todos los procesos auditados

El registro de la medición de todos los procesos y su respectivo análisis. Para que se evidencie el seguimiento a todos los procesos y sirva como insumo para la toma de decisiones y acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Direccionamiento Estratégico

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del sistema de gestión

Las diferentes estrategias de acercamiento al sector productivo. Porque esto ayuda a la Regional y sus centros a planear y publicar una oferta de formación más pertinente.

Conformación de grupos de investigación con instructores y aprendices por centro. Para realizar proyectos de modernización de ambientes tecnológicos, programas de innovación y proyectos de investigación aplicada.

La generación de convenios para ejecutar programas de formación dual. Porque aumenta la posibilidad de colocación de aprendices en el sector productivo.

La gestión de recursos para invertir en proyectos de infraestructura, actividades de bienestar y de apoyo, Porque de esta forma la regional y sus centros, promueve la atención satisfactoria de sus clientes y da cumplimiento a los objetivos de la entidad y los procesos.

Oportunidades de Mejora

La divulgación del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol SIGA. Para que se fortalezca la cultura del Sistema en todos los colaboradores del Centro, apropiando los elementos estructurales del Sistema y asuman el compromiso para el mantenimiento del mismo

No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia que en el proceso de Direccionamiento Estratégico de la Regional Atlántico, se realice análisis de causa de los hallazgos registrados en la plataforma CompromISO, producto de las auditorias recibidas. Tampoco se evidencia planes de mejoramiento.

Evidencia Módulo Mejoramiento Plataforma CompromISO. No

Conformidad Real No. 1601 Requisito de la norma y

numeral incumplido

8.5.1 - 8.5.2 -8.5.3 NTCGP 1000:2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

DE-P-018 Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

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Oportunidades de Mejora

La completitud de los expedientes contractuales. Porque es necesario incluir en el expediente contractual, los informes de supervisión que indiquen el estado de ejecución de los contratos, guardando su trazabilidad y aplicando los controles a la ejecución real del contrato.

La asignación de evaluadores a los procesos contractuales. Para que cada uno de ellos evalúe los aspectos del proceso de acuerdo con su competencia.

Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia que el proceso de Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad de la Regional Atlántico, identifique, registre y controle los servicios no conformes.

Evidencia Módulo Mejoramiento Plataforma CompromISO

Requisito de la norma y numeral incumplido

8.3 NTCGP 1000:2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

DE-P-002 Procedimiento Control de Servicio No Conforme

3.2.2.

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

Direccionamiento Estratégico

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

Las diferentes estrategias de acercamiento con el sector productivo. Porque permite hacer la identificación de sus necesidades en la Minería de Datos y es una estrategia que ayuda a fortalecer los requisitos de la pertinencia y calidad de la formación.

Oportunidades de Mejora

La divulgación del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol SIGA. Para que se fortalezca la cultura del Sistema en todos los colaboradores del Centro, apropiando los elementos estructurales del Sistema y asuman el compromiso para el mantenimiento del mismo

No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia que el Centro de Comercio y Servicios de la Regional Atlántico, para los procesos auditados establezca controles sobre los riesgos identificados y que realice su respectivo ciclo de administración.

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Evidencia Módulo Administración Riesgos proceso y Riesgos Corrupción Plataforma Compromiso

Requisito de la norma y numeral incumplido

4.1.G NTCGP 1000: 2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

DE-G-001 Guía Administración del Riesgo

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia que el Centro de Comercio y Servicios de la Regional Atlántico, realice análisis de causa de los hallazgos registrados en la plataforma CompromISO, producto de las auditorias recibidas. Tampoco se evidencia planes de mejoramiento.

Evidencia Módulo Mejoramiento Plataforma CompromISO.

Requisito de la norma y numeral incumplido

8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 NTCGP 1000:2009. Código del documento y

nombre del documento

incumplido

DE-P-018 Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Gestión de Certificación de Competencias Laborales

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

La trazabilidad del proceso y la organización de la información en archivo físico y magnético. Demostrando el control sobre la prestación de este servicio

Oportunidades de Mejora

El Registro de servicio no conforme. Porque al no registrar que no se han presentado servicios no conformes, no queda la trazabilidad y la evidencia que se está dando cumplimiento al requisito.

Gestión de Formación Profesional Integral

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

Las reuniones con los empresarios. Porque se determina la necesidad del sector productivo como insumo para construir oferta.

Oportunidades de Mejora

Los registros realizados para presentar la oferta de formación a la regional. Para que se remita a través de correos electrónicos especificando el objeto del envío y su contenido.

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Declaración de la no conformidad real

No se evidencia que el Centro de Comercio y Servicios de la Regional Atlántico, identifique, registre y controle los servicios no conformes del proceso de Formación Profesional Integral

Evidencia Módulo Mejoramiento Plataforma CompromISO

Requisito de la norma y numeral incumplido

8.3 NTCGP 1000:2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

DE-P-002 Procedimiento Control de Servicio No Conforme

Gestión de Instancias de Concertación y Competencias Laborales Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

La organización del archivo físico y magnético. Porque mediante los registros, se evidencia la trazabilidad y conformidad en el cumplimiento de la gestión de las mesas sectoriales y la normalización de competencias laborales.

Oportunidades de Mejora

La identificación del control del Servicio no Conforme a través del "Plan de Control de Calidad del Servicio" y su registro en la Plataforma CompromISO: Para asegurar el cumplimiento de este requisito obligatorio de la NTC GP 1000, teniendo en cuenta las características / requisitos de calidad, establecidos para los servicios del SENA.

Gestión de Infraestructura y Logística

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

Las mejoras que se están realizando a la infraestructura del centro. Porque de esta forma se aseguran mejores condiciones en los ambientes de formación y de trabajo

Oportunidades de Mejora

Plan de mantenimiento de infraestructura física y de vehículos. Para que se tenga control de los trabajos a realizar durante el año y por consiguiente la planeación y ejecución de recursos No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia que el Centro de Comercio y Servicios de la Regional Atlántico, haya realizado el registro de los vehículos, en el aplicativo definido por la Entidad para tal fin.

Evidencia Software Parque Automotor

Requisito de la norma y numeral incumplido

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Código del documento y

nombre del documento

incumplido

GIL-G-002 Guía Mantenimiento Vehículos Parque Automotor

3.3.

REGIONAL BOYACÁ

3.3.1. CENTRO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y AGROINDUSTRIAL

Todos los Procesos Auditados

Oportunidad de Mejora

La gestión de los riesgos de proceso y de corrupción. Para que con el apoyo de la Dirección General, se fortalezca el conocimiento y apropiación de la administración de los riesgos y se gestionen acciones que permitan su mitigación

Direccionamiento Estratégico

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

La gestión para la consecución de recursos. Porque con ellos se han realizado adecuación a los ambientes de aprendizaje y las vías de acceso, mejorando la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio.

No Conformidad

Declaración de la no

conformidad real

No se evidenció el registro del seguimiento que demuestre el estado del desempeño de los procesos.

Evidencia No existe registro

Requisito de la norma y numeral incumplido

8.2.3 Norma NTC GP 1000:2009

Gestión de Formación Profesional Integral

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

La implementación de controles del Centro Agropecuario de la Regional Boyacá para asegurar que aprendices cumplan con todos los requisitos antes de pasar a la etapa productiva (paz y salvo)

No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se evidenció la identificación del servicio no conforme del proceso.

Evidencia No existe registro en CompromISO

Requisito de la norma y numeral incumplido

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Gestión de Infraestructura y Logística No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se encontró acta de entrega de bienes dados de baja, factura, cedula de ciudadanía y demás documentos necesarios del adjudicatario, de los bienes con concepto de chatarrización, desconociéndose su destinación final. Incumpliendo con el procedimiento de baja de bienes dispuesto por la entidad.

Evidencia No existe registro en el expediente de bajas de bienes

Requisito de la norma y numeral incumplido

4.2.4 Norma NTC GP 1000:2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

Procedimiento de Bajas de Bienes GIL-P-005.

3.4.

REGIONAL CALDAS

3.4.1. CENTRO DE PROCESOS INDUSTRIALES

Todos los Procesos Auditados

Oportunidad de Mejora

La gestión de los riesgos de proceso y de corrupción. Para que con el apoyo de la Dirección General, se fortalezca el conocimiento y apropiación de la administración de los riesgos y se gestionen acciones que permitan su mitigación.

Direccionamiento Estratégico

Oportunidad de Mejora

La calificación de la eficacia de las acciones correctivas. Porque se da cumplimiento a los planes de acción pero no se valida correctamente su eficacia, se evidencia persistencia en los hallazgos encontrados.

No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se evidenció el registro del seguimiento que demuestre el estado del desempeño de los procesos.

Evidencia No existe registro

Requisito de la norma y numeral incumplido

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Gestión de Formación Profesional Integral No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

Al solicitar los juicios evaluativos del técnico en seguridad ocupacional con número de ficha 864140, estos mismos no se encontraron evaluados en el aplicativo, a pesar de encontrarse los aprendices en su etapa productiva.

Evidencia Sofía Plus

Requisito de la norma y numeral incumplido

7.5.1 NTCGP 1000:2009

Declaración de la no

conformidad real

Se evidencia que en el programa técnico de seguridad ocupacional, no se utiliza el formato dispuesto para el registro de los materiales utilizados para el desarrollo de la formación. De igual manera, no se evidenció el registro del seguimiento a la etapa lectiva, ni etapa productiva de la aprendiz Luz Daniela Pacho Mejía con T.I No 97021820435.

Evidencia Sofía Plus

Requisito de la norma y numeral incumplido

4.2.4 NTCGP 1000:2009

Gestión de Infraestructura y Logística No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se encontró evidencia de la disposición final de los bienes dados de baja en el año 2014, con concepto de chatarrización definido por el comité de bajas y resolución No 709 de 17 de septiembre de 2014.

Evidencia No existe registro en el expediente de bajas de bienes

Código del documento y

nombre del documento

incumplido

GIL-P-005 Procedimiento Baja de Bienes.

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia la participación del Subdirector del Centro en el ejercicio de revisión por la Dirección en la Regional para el año 2014.

Evidencia Lista de asistencia no registra la firma del subdirector del

centro ni del que lo representó Requisito de la norma y

numeral incumplido

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3.5.

REGIONAL CASANARE

3.5.1. DESPACHO REGIONAL

Todos los Procesos Auditados

Oportunidad de Mejora

La gestión de los riesgos de proceso y de corrupción. Para que con el apoyo de la Dirección General, se fortalezca el conocimiento y apropiación de la administración de los riesgos y se gestionen acciones que permitan su mitigación.

Direccionamiento Estratégico

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

La gestión de recursos. Porque se evidenció que la consecución de recursos para la construcción de una Subsede en Paz de Ariporo, como para la realización de ambientes para el área de hidrocarburos y la modernización de la Agencia Pública de Empleo APE, ayuda al cumplimiento de metas y objetivos.

Oportunidades de Mejora

La presentación del informe de Revisión por la Dirección vigencia 2014. Porque no se documentaron todas de las entradas requeridas por la norma NTCGP1000:2009.

El seguimiento a la implementación del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol. Porque como evidencia se presentaron actas de comité únicamente con los temas propuestos por la Oficina de Control interno, sin contemplar los requisitos de norma y las disposiciones del Sistema.

3.5.2. CENTRO AGROINDUSTRIAL Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE CASANARE

Gestión de Certificación de Competencias Laborales No Conformidad

Declaración de la no

conformidad real

No se evidenció la fecha y envío del kit por parte del banco de pruebas que fueron aplicadas a los aspirantes de la norma de competencia identificada con el código 270101012.

Evidencia Proyecto 35431 Norma de competencia identificada con el

código 270101012. Requisito de la norma y

numeral incumplido

4.2.4. NTC GP 1000:2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

GCC-G-001 Guía para evaluar y certificar competencias laborales.

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Gestión de Formación Profesional Integral No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia la programación específica de ambientes de aprendizaje e instructores de acuerdo con la planeación operativa para la ejecución de la formación.

Evidencia No se tiene registro de la programación de ambientes e

instructores. Requisito de la norma y

numeral incumplido

4.2.4. NTCGP 1000:2009. Código del documento y

nombre del documento

incumplido

Resolución 4016 de 2009 (funciones de la Coordinación académica).

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia el uso de los formatos: Lista de chequeo de ambientes de aprendizaje, formato definición de materiales de formación y lista de verificación a la ejecución de la formación profesional.

Evidencia No existe registro en el portafolio expediente académico

Requisito de la norma y numeral incumplido

4.2.4. NTCGP 1000:2009. Código del documento y

nombre del documento

incumplido

GFPI-P-006 Procedimiento Ejecución de la formación profesional Integral.

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia lista de convocados a pruebas de selección II fase del técnico de mantenimiento de motores Diésel, ni de los respectivos resultados. (Ficha 867182 de la primera oferta de 2015)

Evidencia No existe registro de las pruebas de II fase aplicada a los

aprendices. Requisito de la norma y numeral incumplido 4.2.4. NTCGP 1000:2009. Declaración de la no conformidad real

No se evidenció el registro del servicio no conforme aplicable al proceso.

Evidencia Módulo de Mejora Continua de la Plataforma CompromISO

Requisito de la norma y numeral incumplido

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3.6.

REGIONAL CESAR

3.6.1. DESPACHO DIRECCIÓN

Todos los Procesos Auditados

Oportunidades de Mejora

La gestión de los riesgos de proceso y de corrupción. Para que con el apoyo de la Dirección General, se fortalezca el conocimiento y apropiación de la administración de los riesgos en el proceso.

En el Despacho Regional solo se encuentra identificado un riesgo de los procesos auditados. En el proceso de Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad se identifican muchas causas para una sola acción, pero se define un solo control para todas las causas, lo cual puede indicar que el riesgo no se mitigue adecuadamente.

La identificación y utilización de las diferentes fuentes de mejora y su gestión hasta el cierre de los hallazgos en la Plataforma CompromISO. Porque la identificación, análisis y tratamiento de las no conformidades reales o potenciales y las oportunidades de mejora que se presenten por todas las fuentes de mejora, permitirán determinar las causas y definir e implementar acciones que eviten la materialización y/o repetición de las no conformidades, al igual que mitigar cualquier impacto o riesgo que pueda afectar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema.

Se evidenció una acción por autoevaluación. No hay hallazgos por indicadores ni otras fuentes. No se han gestionado todas las acciones de los planes de mejoramiento resultado de la Contraloría en la Plataforma CompromISO. Aun cuando existen evidencias que permitan dar cumplimiento a las acciones de mejora, las mismas no se han adjuntado como corresponde en la Plataforma Compromiso.

No se ha realizado el cierre de los hallazgos denotando baja comprensión sobre el procedimiento para este fin.

Direccionamiento Estratégico

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

El seguimiento del SIGA en los Comités SIGA y Directivo. Porque se realiza una mirada integral de los cuatro subsistemas.

Oportunidades de Mejora

La apropiación de los elementos estructurales del Sistema y de la utilización de la Plataforma Compromiso. Para que en todos los niveles de la Regional se evidencie que se han apropiado los elementos estructurales del SIGA y se manejan las funcionalidades de la Plataforma Compromiso, según se requiera, incluyendo al Responsable de Proceso en la Dirección Regional.

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Durante el ejercicio de evaluación de auditoría interna, en la interacción con el equipo de colaboradores de la Regional, se evidenció debilidad en el conocimiento y apropiación de los elementos estructurales del SIGA como promesa de valor, objetivos del Sistema, Red de procesos, Caracterización de los Procesos, servicios que presta el SENA, concepto de Servicio No Conforme, así como el manejo de la Plataforma Compromiso en donde se administra el SIGA, incluyendo la base documental de los procesos que los colaboradores deben conocer e implementar, según les corresponda.

Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

El Insumo que da para la planeación de los procesos. Porque se cuenta con un estudio del Departamento del Cesar (Pertinencia-Mercado Laboral), documento de investigación y análisis. Se realiza seguimiento constante al cumplimiento de metas evaluando el comportamiento del indicador y se identifica con claridad la interacción entre los procesos.

Oportunidades de Mejora

La identificación del control del Servicio no Conforme a través del "Plan de Control de Calidad del Servicio" y su registro en la Plataforma CompromISO. Para asegurar el cumplimiento de este requisito obligatorio de la NTC GP 1000, teniendo en cuenta las características / requisitos de calidad, establecidos para los servicios del SENA.

El líder del proceso de Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad y sus colaboradores no definieron claramente el concepto del Servicio no Conforme ni el manejo del PCCS, aunque si tenían identificados los SNC del Proceso en la Plataforma Compromiso.

Gestión de Infraestructura y Logística Oportunidades de Mejora

La identificación y disposición de los registros. Para que los registros proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos del Sistema, deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

La documentación del proceso se encuentra sin archivar.

El Formato Concepto Técnico de Bienes GIL-F-011, del Proceso de Gestión de Infraestructura y Logística no se encuentra completamente diligenciado. Adicionalmente, algunos campos están diligenciados a mano.

No hay existencia de un registro específico de los mantenimientos. No fue posible auditar la Guía Mantenimiento Vehículos Parque Automotor GIL-G-002, debido a que a la fecha solo se cuenta con el registro de los bienes en el aplicativo.

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Todos los Procesos Auditados Oportunidades de Mejora

El manejo, identificación y disposición de los registros. Para que los registros que son responsabilidad del Centro proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos del Sistema. Estos deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Se evidenció su alteración mediante el uso del corrector, tachones, campos diligenciados a mano y casillas sobrantes sin invalidar. Se utilizan formatos que no pertenecen al Sistema con información que lo puede identificar con el mismo. (Acta de Inicio, proceso de Gestión Contractual). La prueba de Oportunidad en el Proceso de Evaluación por Competencias, no cuenta con los campos diligenciados de la fecha de aplicación.

Direccionamiento Estratégico

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

La apropiación de los elementos estructurales del Sistema. Porque se evidenció claridad en los conceptos del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol, acceso y uso de la base documental que se controla en la Plataforma CompromISO, identificación de los procesos, su interacción y documentos asociados, objetivos, promesa de valor, servicios que presta el SENA, entre otros en los diferentes niveles organizacionales.

La administración los riesgos en la Plataforma CompromISO. Porque se cumplió el ciclo de identificación, análisis, valoración y tratamiento de los riesgos en cada uno de los procesos aplicables al centro. (En ambos módulos: Riesgos de Proceso y Riesgos de Corrupción).

Los planes de mejoramiento identificados a través de la fuente “Autocontrol”. Porque el Centro de Formación, tiene 27 hallazgos por autocontrol a los cuales la Líder SIGA les realiza seguimiento y monitoreo permanente de las actividades propuestas, evidenciando mejoras concretas en los Procesos: Gestión Documental (Organización del Archivo, Backup), Gestión de Infraestructura y Logística (Organización del Almacén, Placas de los elementos, Mantenimiento de Vehículos), Gestión de Formación Profesional Integral (Encuesta de Satisfacción del Cliente a la medida de sus necesidades), portafolio de los instructores mediante documentos digitales), Gestión Contractual (Digitalización de los contratos), entre otros.

Gestión Contractual

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

La responsabilidad por la completitud del expediente contractual. Porque está claramente determinada, se cuenta con listas de chequeo que se elaboraron de acuerdo con la necesidad por cada modalidad contractual. Lo anterior asegura el control de registros para este proceso en la parte que maneja el Centro (fase precontractual).

(21)

Oportunidades de Mejora

El control de los documentos asociados al proceso de Gestión Contractual en la fase contractual. Porque el traslado de la información que soporta el proceso de Gestión Contractual entre el Centro de Formación y la Regional puede ocasionar la pérdida, deterioro y/o demora en el trámite, teniendo en cuenta la distancia entre la Regional y el Centro de Formación.

De acuerdo con lineamientos aplicados a partir del mes de agosto de la presente vigencia: la contratación, incluyendo la de por prestación de servicios, debe ser enviada a la Regional para su aprobación y correspondientes trámite. Adicionalmente, los CDPs, deben estar firmados por el Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto, que se encuentra ubicado en las instalaciones de la Regional Cesar lo cual hace demorado y dispendioso el trámite para los contratistas, además del riesgo en la manipulación de los documentos que soportan los procesos contractuales.

Gestión de Certificación de Competencias Laborales Oportunidades de Mejora

La custodia y seguridad de los instrumentos de evaluación. Para asegurar que se mantiene el control sobre el material de la prueba, evitando que sea conocido por los candidatos antes de la aplicación o personas ajenas al proceso, cumpliendo con los principios de confidencialidad, integridad y accesibilidad de la información.

La impresión de la prueba a aplicar: Por falta de recursos (impresoras) se realiza en lugares que no aseguran la seguridad de la custodia de las mismas. La oficina no cuenta con mecanismos de seguridad para la protección de la información, debiendo sacar las pruebas del Centro para sacar las fotocopias en un sitio público del barrio.

No Conformidad

Declaración de la no

conformidad real

Se evidencia que en el Centro Agroempresarial de Aguachica -Regional Cesar, en el proceso Gestión de Certificación de Competencias Laborales no se asegura el correcto manejo de la información y de los archivos. Los registros del proceso, no permiten su fácil identificación y recuperación. Adicionalmente el Centro no cuenta con el espacio adecuado para la seguridad de la información y el manejo del archivo.

Evidencia Proceso de Certificación de Competencias Laborales "Alistar

Vehículos Automotores de Transporte de Pasajeros, Categoría C2. Código: 280601073": Archivos en sobres de manila, evidencias de la auditoría por fuera del paquete de evidencias del proceso. Durante la auditoría se presentó dificultad para hacer trazabilidad en el proceso por el manejo de los soportes.

Requisito de la norma

incumplido

(22)

Gestión de Infraestructura y Logística

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

La organización del archivo. Porque se evidenciaron carpetas organizadas, foliadas, con la rotulación correspondiente. Se evidenció en el proceso de Gestión de Infraestructura y Logística un anexo detallado de los documentos que hacen parte de toda la sub serie, especificando los folios y la ubicación de la carpeta, facilitando su consulta.

El primer lugar que ocupó el Centro a Nivel Nacional en la toma física de inventarios. Porque demuestra compromiso y diligencia frente a los lineamientos y solicitudes institucionales.

3.7.

REGIONAL DISTRITO CAPITAL

3.7.1. CENTRO METALMECÁNICO

Todos los Procesos Auditados

Oportunidad de Mejora

La gestión de los riesgos de proceso y de corrupción. Para que con el apoyo de la Dirección General, se fortalezca el conocimiento y apropiación de la administración de los riesgos en los procesos.

Direccionamiento Estratégico

Oportunidad de Mejora

La conservación de las solicitudes de necesidades de servicios que llegan al Centro a través de los diferentes canales de comunicación. Para asegurar la respuesta de las mismas conforme al procedimiento de REGC-P-004 Procedimiento Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).

No Conformidad

Declaración de la no

conformidad potencial

No se evidencia implementación del control del servicio no conforme para los procesos misionales del Centro Metalmecánico de Distrito Capital.

Evidencia Plataforma CompromISO

Requisito de la norma y numeral incumplido

Numeral 8.3 de la norma NTCGP 1000: 2009. Código del documento y

nombre del documento

incumplido

(23)

Gestión de Instancias De Concertación Y Competencias Laborales Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

Conformidad en el cumplimiento de la gestión de las mesas sectoriales y la normalización de competencias laborales. Se destaca la organización documental de los soportes y registros derivados del proceso tanto físico como magnético

3.7.2. CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Gestión de Certificación de Competencias Laborales

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

La aplicación de la Guía para Evaluar y Certificar Competencias Laborales GCC-G-001 y la organización del archivo del proceso. Porque se evidencia conciencia sobre los controles aplicados y los registros asociados.

Gestión de Instancias de Concertación y Competencias Laborales Oportunidades de Mejora

Las actas derivadas de la Mesa Sectorial de Recursos Humanos. Porque es necesario que este documento contenga el resumen de la sesión, la aprobación de productos de normalización y su contenido debe ser coherente con las conclusiones de la reunión del Consejo Ejecutivo.

3.8.

REGIONAL GUAVIARE

3.8.1. DESPACHO DIRECCIÓN

Todos los Procesos Auditados

Oportunidades de Mejora

La identificación y utilización de las diferentes fuentes de mejora y su gestión hasta el cierre de los hallazgos en la Plataforma CompromISO. Para que se realice la identificación, análisis y tratamiento de las no conformidades reales o potenciales y las oportunidades de mejora que se identifiquen por todas las fuentes de mejora, permitiendo determinar las causas y definir e implementar acciones que eviten la materialización y/o repetición de las no conformidades, al igual que mitigar cualquier impacto o riesgo que pueda afectar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema.

La gestión de los riesgos de proceso y de corrupción. Para que con el apoyo de la Dirección General, se fortalezca el conocimiento y apropiación de la administración de los riesgos en los procesos.

(24)

Contractual se replique la práctica de uso e implementación de las tablas de retención documental.

El registro del análisis de datos de los procesos. Para que sirvan como insumo apropiado en la toma de decisiones, especialmente en lo relacionado con los procesos misionales y como soporte al seguimiento realizado en el aplicativo plan de acción.

Direccionamiento Estratégico

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión

La apropiación de los elementos estructurales del Sistema. Porque se evidenció conocimiento de la misión institucional, promesa de valor y coherencia con los Principios de Gestión de la Calidad de la NTCGP 1000:2009 como enfoque hacia el cliente, liderazgo, enfoque basado en procesos, entre otros y los lineamientos impartidos por la Dirección General con relación al Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol.

Oportunidades de Mejora

La conciencia sobre el manejo y utilidad de la Plataforma CompromISO. Para que se asegure el uso de la Plataforma Compromiso como la herramienta determinada por la Entidad para el registro de la gestión de los procesos, teniendo como referente el trabajo realizado por los procesos Gestión Contractual y Gestión Certificación por Competencias.

No Conformidad

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia que en los procesos misionales se registre y de tratamiento al Servicio No Conforme, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento DE-P-002 Control de Servicio No Conforme y lo establecido en el numeral 8.3 de la norma NTCGP 1000:2009

Evidencia No se encontraron en el Centro de Desarrollo Agroindustria,

Turístico y Tecnológico del Guaviare, registros de identificación de Servicio No Conforme en la Plataforma Compromiso, en los procesos misionales de Gestión de Formación Profesional Integral, gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad y Gestión de Instancias de Concertación y Certificación de Competencias laborales. Requisito de la norma y

numeral incumplido

8.3 de la norma GP 1000 : 2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

(25)

Gestión de Empleo, Análisis Ocupacional y Empleabilidad Oportunidades de Mejora

El soporte de las evidencias que validan la gestión del proceso. Para que se asegure la correcta implementación de la Guía de Orientación Ocupacional GEOOE-G-001 y el Procedimiento Gestión para el Empleo y la Empleabilidad GEOOE-P-001.

Gestión de Infraestructura y Logística Oportunidades de Mejora

La aplicación del procedimiento Baja de Bienes GIL-P-005. Para garantizar la efectividad del procedimiento en la etapa final de los bienes y asegurar el control de inventarios

3.8.2. CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL, TURÍSTICO Y TECNOLÓGICO DEL

GUAVIARE

Gestión de Certificación de Competencias Laborales

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema De Gestión

El cumplimiento de lo dispuesto en la Guía para Evaluar y Certificar Competencias Laborales GCC-G-001 y el aplicativo de Certificación de Competencias Laborales. Porque se evidencia conciencia sobre los controles aplicados, los registros asociados y la trazabilidad en la información que se registra en el aplicativo, el cual asegura el cumplimiento de las etapas del servicio.

Gestión de Formación Profesional Integral

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema De Gestión

Trazabilidad del proceso. Porque se pudo constatar a través de la evidencia objetiva la gestión del proceso en sus diferentes etapas, teniendo como fuente de registro SOFIA PLUS

3.9.REGIONAL HUILA

3.9.1. CENTRO EMPRESARIAL Y DESARROLLO PECUARIO

Todos los Procesos Auditados

Incluir en la plataforma CompromISO todas las acciones de mejora producto de diferentes fuentes. Para facilitar la consulta de las acciones de mejora y su respectivo tratamiento, realizando de forma completa el análisis de causas de acuerdo a la metodología de los 5 por qué?

Fortalecer la apropiación de las tablas de retención documental. Para que el Centro realice la disposición adecuada de los documentos y facilite la consulta de la información

(26)

Direccionamiento Estratégico Oportunidades de Mejora

Divulgación y apropiación del Sistema. Para que todos los colaboradores del centro hagan uso de los documentos formalizados en la plataforma CompromISO.

Gestión Contractual

Oportunidades de Mejora

El informe de supervisión de los contratos de prestación de servicios. Para que se refleje en estos el seguimiento a cada una de las obligaciones contractuales.

Gestión de Formación Profesional Integral Oportunidades de Mejora

Mantener el registro en SOFIA de las novedades generadas en comité de evaluación y seguimiento para los aprendices del centro. Para que se pueda realizar la trazabilidad y el seguimiento a los compromisos de acuerdo con el acto administrativo generado

Gestión de Infraestructura y Logística

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema De Gestión

El control y mantenimiento de equipos e infraestructura. Porque cuentan con un desarrollo realizado por un grupo de Técnico de Análisis y desarrollo de sistemas de información, que permite un adecuado seguimiento para mantenimiento de equipos del Centro.

Oportunidades de Mejora

Fortalecer el seguimiento al procedimiento para la Toma Física de Inventarios GIL-P-008. Para que haga uso de las herramientas dispuestas para tal fin, facilitando al seguimiento a los elementos en inventario y su disposición

3.10.REGIONAL MAGDALENA

3.10.1. CENTRO DE LOGÍSTICA Y PROMOCION ECOTURÍSTICA DEL MAGDALENA

Todos los Procesos Auditados

Los registros de seguimiento que demuestren el estado del desempeño de los procesos. . Para

que tengan insumos suficientes para la toma de decisiones y generación de planes de mejoramiento.

Direccionamiento Estratégico

(27)

La divulgación de los procedimientos obligatorios de la norma NTCGP 1000:2009. Porque en los colaboradores que están relacionados procesos misionales, se observa desconocimiento de los procedimientos relacionados con el servicio no conforme, acciones correctivas, preventivas y de mejora.

No conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia que el Centro para los procesos auditados establezca controles sobre los riesgos identificados y que realice su respectivo ciclo de administración como lo tiene establecido la entidad.

Evidencia Módulo Administración Riesgos proceso y Riesgos

Corrupción Plataforma Compromiso Requisito de la norma y

numeral incumplido

4.1.G NTCGP 1000: 2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

DE-G-001 Guía Administración del Riesgo

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia que el Centro, realice análisis de causa de los hallazgos registrados en la plataforma CompromISO, producto de las auditorias recibidas. Tampoco se evidencia planes de mejoramiento.

Evidencia Módulo Mejoramiento Plataforma CompromISO.

Requisito de la norma y numeral incumplido

8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 NTCGP 1000:2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

DE-P-018 Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia que el Centro de Logística y Promoción Ecoturística del Magdalena, identifique, registre y controle los servicios no conformes en los procesos de Gestión de Formación Profesional Integral y Gestión de Instancias de Concertación y Competencias Laborales.

Evidencia Módulo Mejoramiento Plataforma CompromISO

Requisito de la norma y numeral incumplido

8.3 NTCGP 1000:2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

(28)

Oportunidades de Mejora

Los informes de supervisión. Para que en ellos se refleje el estado del contrato, en cuanto a ejecución de las obligaciones contractuales y la ejecución presupuestal, asegurando el cumplimiento del objeto contractual. (Contrato de Mantenimiento de vehículos)

Gestión de Formación Profesional Integral

Aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema De Gestión

Las charlas informativas previas a la planeación y publicación de la oferta que se realizan en barrios y municipios. Porque permite asegurar el conocimiento de los programas por parte de los aspirantes y en consecuencia la inscripción a estos

El ejercicio de búsqueda de aprendices que tienen pendiente la certificación. Porque este ejercicio permite concluir todas las etapas del proceso de formación y disminuir el represamiento que se presenta en las certificación de los programas.

Gestión de Infraestructura y Logística Oportunidades de Mejora

Planes de mantenimiento de vehículos. Porque no se tiene determinada una programación para mantenimiento del parque automotor, ni su seguimiento. Este se realiza contra las facturas que presenta el contratista sin verificar el trabajo realizado.

La disponibilidad de espacios para la prestación de servicios. Porque el Centro tiene habilitados espacios como el auditorio, para la ejecución de actividades administrativas tanto del centro como del despacho regional.

Las condiciones de ambientes de formación, trabajo y bienestar. Para que se retiren muebles y objetos en mal estado y se asegure el funcionamiento de aires acondicionados y baños, a fin que no se dificulte la prestación del servicio y el desempeño de las áreas administrativas.

Gestión de Instancias de Concertación y Competencias Laborales No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia que el Centro de Logística y Promoción Ecoturística del Magdalena, mantengan los registros correspondientes a la mesa de transporte férreo.

Evidencia En el expediente no se observan las actas consecutivas del

consejo la Mesa de Transporte Férreo acuerdos de voluntades, actas de consejo ejecutivo y operativo.

Requisito de la norma y numeral incumplido

(29)

Código del documento y

nombre del documento

incumplido

GICL-G-001 Guía de funcionamiento de instancias de concertación

Declaración de la no

conformidad real

No se evidencia la conformación, organización y funcionamiento de la mesa sectorial de transporte férreo y los equipos técnicos.

Evidencia En el expediente de actas de la Mesa de Transporte Férreo

no se observan las actas consecutivas del consejo general de mesa, ni del consejo ejecutivo, tampoco se encuentran actualizados los acuerdos de voluntades.

Código del documento y

nombre del documento

incumplido

GICL - G – 001 Guía de Funcionamiento de Instancias de Concertación

3.11.REGIONAL META

3.11.1. CENTRO DE INDUSTRIA Y SERVICIOS

Todos los Procesos Auditados

Oportunidades de Mejora

La identificación y utilización de las diferentes fuentes de mejora y su gestión hasta el cierre de los hallazgos en la Plataforma CompromISO. Porque la identificación, análisis y tratamiento de las no conformidades reales o potenciales y las oportunidades de mejora que se presenten por todas las fuentes de mejora, permiten determinar las causas y definir e implementar acciones en términos inferiores a un año, que eviten la materialización y/o repetición de las no conformidades, al igual que mitigar cualquier impacto o riesgo que pueda afectar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema.

Los registros que soportan los resultados de la ejecución de los procesos y su actualización periódica. Para garantizar la recopilación y análisis de datos reales y confiables, que permitan la toma de decisiones en pro de la mejora de los procesos desarrollados en el Centro de Formación de Industria y Servicios del Meta.

Direccionamiento Estratégico

Oportunidades de Mejora

El seguimiento a los compromisos establecidos en las actas de reunión desarrolladas durante la planeación, ejecución y evaluación de los procesos desarrollados por el Centro de Formación. Para que se evidencie la trazabilidad del seguimiento de los compromisos en búsqueda del logro de los resultados planificados y el manejo de los recursos.

(30)

No Conformidades

Declaración de la no

conformidad real

En el Centro de Industria y Servicios del Meta en el Proceso de Gestión de la Formación Profesional Integral y en el Proceso de Gestión contractual se evidencia la utilización de copias no controladas

Evidencia Proceso Gestión de Formación Profesional Integral, se

evidencio el envío del correo electrónico del 27/10/2015, donde se adjunta el formato "Procedimiento: Planeación y publicación de la Oferta Educativa Registro de asistencia a las charlas Informativas", configurándose este en una copia no controlada.

Proceso Gestión Contractual, se evidencio en el Contrato 541 de 2015 la documentación del Comité de Contratación del 5/08/2015, en un formato diferente al Formato Acta GD-F-007 V01.

Requisito de la norma y numeral incumplido

4.2.3. NTCGP 1000:2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

Procedimiento Elaboración y Control de Documentos DE-P-001

Declaración de la no

conformidad real

En el Centro de Industria y Servicios del Meta no se evidencia la identificación y control del Servicio No Conforme para prevenir su uso o entrega no intencional.

Evidencia No se evidencia registro del Servicio No Conforme durante la

vigencia 2015. Requisito de la norma y numeral incumplido 8.3. NTCGP 1000:2009  Gestión Contractual Oportunidades de Mejora

La completitud de los expedientes contractuales. Porque es necesario incluir en el expediente contractual, los informes de supervisión que indiquen el estado de ejecución de los contratos, guardando su trazabilidad y aplicando los controles a la ejecución real del contrato.

No Conformidad

Declaración de la no

conformidad real

En el Centro de Formación de Industria y Servicios del Meta - Proceso de Gestión Contractual, no se evidencia el

(31)

seguimiento al cumplimiento de las obligaciones contractuales suscritas.

Evidencia En el Contrato 541 suscrito en la vigencia 2015 no

evidencia soporte del pago de seguridad social (Agosto - Septiembre de 2015)

Requisito de la norma y numeral incumplido

7.4.3. Verificación de los productos y/o servicios adquiridos NTCGP 1000:2009

Gestión de Certificación de Competencias Laborales Oportunidades de Mejora

El seguimiento consolidado de las solicitudes recibidas por demanda social y alianzas, relacionadas con la Certificación de Competencias Laborales. Para realizar seguimiento al cumplimiento de los requisitos de la entidad, a través de la respuesta efectiva dada a los solicitantes, siendo este, un insumo para retroalimentar la planeación del Proceso Gestión de Certificación de Competencias Laborales.

No Conformidad

Declaración de la no

conformidad real

En el Centro de Formación de Centro de Industria y Servicios del Meta - Proceso Gestión de Certificación de Competencias Laborales, no se evidencia seguimiento del plan de acción establecido con base en los hallazgos generados en la auditoría desarrollada a la ficha CL 23010210.

Evidencia Auditoría realizada a la ficha CL 23010210, el cual tenía

fecha prevista de ejecución de actividades el 19 de octubre de 2015.

Requisito de la norma y numeral incumplido

4.2.4, 7.5.2. - NTCGP 1000:2009 Código del documento y

nombre del documento

incumplido

Guía para evaluar y certificar competencias laborales. Numeral 2.3.3. Informe de Auditoria

Gestión de Formación Profesional Integral Oportunidades de Mejora

El impacto en términos de eficiencia, eficacia y efectividad, frente a las estrategias de divulgación (Charlas informativas, divulgación en medios masivos, etc.) de los programas que se establecen en la oferta educativa. Para realizar seguimiento a los resultados de divulgación e identificar las necesidades y oportunidades de mejora frente al impacto de las estrategias desarrolladas.

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