MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

(1)

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

Y FUNCIONES.

(MOF OFICINA

DE SECRETARIA

GENERAL)

RESOLUCION N° 740-2012-UNAM/R

(2)

PRESENTACIÓN

El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaria General, es un documento técnico normativo que contiene disposiciones básicas que regulan y fijan la estructura orgánica, funciones y relaciones de la Oficina y sus unidades ejecutivas hasta el nivel de los cargos.

El Manual de Organización y Funciones es importante por cuanto es un instrumento de gestión institucional, en el cual proporciona información a los Órganos de Gobierno, funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como las interrelaciones formales que corresponda. Asimismo facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones.

(3)

INDICE

Pág. I.-GENERALIDADES: 1.1 FINALIDAD 04 1.2 BASE LEGAL 04 1.3 AMBITO 04

II.- DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL 05

III.- CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS 08

DEL ORGANO DE DIRECCCION 08

DEL ORGANO DE APOYO 10

DEL ORGANO DE LINEA 12

(4)

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA SECRETARIA GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL SAN MARTIN - TARAPOTO

TITULO I GENERALIDADES 1.1.-

FINALIDAD.-El presente Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaria General de la Universidad Nacional de San Martín - Tarapoto, tiene por finalidad, precisar su estructura orgánica, líneas de autoridad, responsabilidad, coordinación, funciones de cada una de las unidades e instruir al trabajador respecto a los deberes y responsabilidades del cargo que le ha sido asignado.

1.2.-BASE LEGAL

Su base legal es:

a).- Ley Universitaria Nº 23733; b).- Ley de presupuesto sector Publico

c).- Norma de la Presidencia del Consejo de Ministros.

d).- Resolución Jefatural N° 003-94-INAP/DNR, que aprueba la Directiva N° 002.94-INAP/DNR

1.3.-AMBITO

El ámbito de aplicación del presente Manual de Organización y Funciones comprende a toda la Oficina Secretaria General, incluyendo sus unidades de trabajo.

1.4.-APROBACION

(5)

5

TITULO II

DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL 2. 1.- Son Acciones de Secretaria General:

a) Supervisar los trámites y procedimientos académicos administrativos de la Universidad.

b) Supervisar las etapas de Proyectar, transcribir, publicar y distribuir las Resoluciones Rectorales, de Consejo Universitario, así como de Asamblea Universitaria y tramitarlas a las instancias correspondientes.

c) Verificar que las indicadas resoluciones se emitan sustentadas en informes técnicos y legales.

d) Sistematizar la información derivada de los trámites gestionados ante la dependencia generando las acciones para la emisión de las resoluciones, informes, actas y otros que oportunamente se demanden.

e) Llevar el Registro de Grados y Títulos que otorga la Universidad.

f) Organizar, Mantener y conservar los documentos, registros, actas y archivos de la Universidad.

g) Coordinar y apoyar la elaboración y revisión permanente del manual de procedimientos con la oficina de Racionalización.

h) Actúa como fedatario de la UNSM – T y con su firma certifica la autenticad de los documentos oficiales emitidos por la UNSM – T.

i) Administra el Archivo Central de UNSM – T.

j) Supervisar, coordinar y controlar el normal funcionamiento de las unidades a su cargo.

(6)

6

2.2.

- La Estructura Orgánica de la Oficina de Secretaria General es la siguiente: ÓRGANO DE DIRECCION: Secretario General

ÓRGANO DE APOYO : Secretaria.

ÓRGANO DE LINEA : Unidad de Proyección y Tramite Documentario

Área de Trámite y Transcripción Área de Grados y Titulos

Area de Archivo

Area de Coordinación Lima

3.-ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OFICINA DE SECRETARIA GENERAL

RECTOR SECRETARIA GENERAL SECRETARIA UNIDAD DE PROYECCION Y TRAMITE DOCUMENTARIO ÁREA DE TRAMITE Y TRANSCRIPCION ÁREA DE ARCHIVOS ÁREA DE COORDINACION LIMA ÁREA DE GRADOS Y TITULOS

(7)

7

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS

CARGO CLASIFICADO TOTAL SITUACION OBSERVACIONES

O P DIRECCION • Secretario General • Secretaria 01 01 01 01 CARGO DE CONFIANZA

UNIDAD DE PROYECCION Y TRAMITE DOCUMENTARIO

• Jefe

• Auxiliar Administrativo 01

01 01 01

ÁREA DE COORDINACION LIMA

• Jefe • Secretaria • conserje 01 01 01 01 01 01 ÁREA DE ARCHIVOS • Jefe • Técnico Administrativo 01 02 01 01 ₀₁

AREA DE GRADOS Y TITULOS

§ Técnico Administrativo ₀₁ ₀₁

ÁREA DE TRAMITE Y TRANSCRIPCION

• Jefe • Técnico Administrativo 01 03 01 03 TOTAL 15 12 3

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TITULO III

CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS CAPITULO I

DEL ORGANO DE DIRECCION 1.-

CARGO.-Secretario General

2.-UNIDAD

ORGANICA.-Oficina de Secretaria General

3.- FUNCION

Actuar como fedatario de la Universidad Nacional del San Martín -Tarapoto

4.-

FUNCIONES.-a) Actuar como secretario del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria. b) Comunicar los Acuerdos y disposiciones del rectorado, Consejo Universitario y

Asamblea Universitaria.

c) Procesar las Resoluciones Rectorales de Consejo Universitario y Asamblea Universitaria.

d) Llevar los libros de actas del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria. e) Llevar y archivar la documentación y correspondencia oficial general de la

Universidad.

f) Mantener, custodiar y emitir los documentos oficiales de la Universidad. g) Refrendar los documentos oficiales de la Universidad.

h) Asesorar a las diferentes reparticiones de la Universidad, esclareciendo los alcances del Estatuto y Reglamento vigentes

i) Colaborar con las distintas unidades de la Universidad, tanto académicas como administrativas, a fin de coordinar sus funciones de acuerdo con la política general de la Universidad.

(9)

k) Elaborar el Plan Operativo de la Secretaría General.

l) Refrendar, junto con el Rector, la documentación emanada de los Acuerdos de Asamblea Universitaria y Consejo Universitario.

m) Redactar las Actas de Sesiones de la Asamblea Universitaria y Consejo Universitario y mantener la custodia de las mismas.

n) Refrendar los títulos, grados y otros documentos oficiales, expedidos por la Universidad.

o) Organizar, custodiar y controlar el archivo central e histórico de la Universidad. p) Cumplir las demás funciones encomendadas por el Rector, el Consejo

Universitario o la Asamblea Universitaria, en el área de su competencia.

JERARQUIA, AUTORIDAD Y

COORDINACION.-• Depende jerárquica mente del Rector.

• Tiene autoridad sobre las oficinas ejecutivas, las unidades y áreas componentes de la oficina a su cargo.

• Coordina con el Rector y con Directivos de otras dependencias de la Universidad, asimismo con las dependencias de la Asamblea Nacional de Rectores y de otras Universidades en asuntos relacionados con las funciones de la Oficina a su cargo.

6.-

Tiene responsabilidad directa en cuanto al cumplimiento de las normas y procedimientos de las Oficinas y unidades que tiene a su cargo.

7.-EXIGENCIAS PARA EL

CARGO.-El Jefe de la Oficina de Secretaría General será designado por el Consejo Universitario, a propuesta por el Rector. Debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Ser profesor principal o asociado a dedicación exclusiva o a tiempo completo.

• Tener por lo menos cuatro (4) años en la docencia en la Universidad Nacional del San Martín Tarapoto.

(10)

CAPITULO II

DEL ÓRGANO DE APOYO 1.-

Secretaria II.

2.-UNIDAD

Secretaria General

3.-FUNCION GENERAL

Ejecutar los procesos de recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento, archivo y conservación de la documentación que ingresa y/o egresa de la Oficina;

4.-

FUNCIONES.-a) Ejecutar los procesos de recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento, archivo y conservación de la documentación que ingresa y/o egresa de la Dirección.

b) Registrar, archivar y efectuar el seguimiento de los documentos emitidos por la Oficina de Secretaría General, el Consejo Universitario y la Asamblea Universitaria.

c) Revisar la documentación recibida y la que se genera en la Jefatura preparándola para el despacho.

d) Proyectar y digitar la documentación que le encomiende su Jefe, de acuerdo a instrucciones generales y con criterio propio según sea el caso.

e) Realizar el seguimiento de trámites y expedientes ingresados, hasta su dictamen definitivo, informando periódicamente al secretario General sobre el estado en que se encuentran.

f) Recopilar y consolidar la información sobre el cumplimiento de las tareas encomendadas a las comisiones de Consejo Universitario y de Asamblea Universitaria.

g) Operar los equipos de oficina y comunicaciones.

h) Elaborar las citaciones para las sesiones de Consejo Universitario y Asamblea Universitaria.

(11)

i) Preparar la agenda diaria del Secretario General.

j) Elaborar los resúmenes de los Acuerdos de los Órganos de Gobierno.

k) Solicitar y mantener la existencia de un stock mínimo necesario de útiles de escritorio.

l) Velar por la seguridad y mantenimiento de los bienes asignados para el cumplimiento de sus labores.

m) Llevar y mantener actualizado el inventario Físico de los bienes asignados a la Oficina Central.

n) Proporcionar información a los interesados, sobre trámite y expedientes; salvo los que tengan carácter de confidencialidad.

o) Evaluar y seleccionar documentos proponiendo al Secretario General su eliminación o transferencia al archivo pasivo.

p) Otras funciones de su competencia que le asigne la Secretaria General.

5.-JERARQUIA, AUTORIDAD Y

COORDINACION.-• Depende directamente del Secretario General.

• No ejerce autoridad sobre personal.

• Coordina con las Oficinas y Unidades Ejecutivas, en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.

6.-

RESPONSABILIDAD.-Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones asignadas y de la conservación e integridad de los documentos de la Oficina.

CARGO.-• Título de Secretaria Ejecutiva u otro similar.

• Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point ).

• Experiencia laboral de 02 años de Secretariado, preferentemente en la Administración Pública.

(12)

CAPITULO III

DE LOS ORGANOS DE LINEA

UNIDAD DE PROYECCIÓN Y TRÁMITE ADMINISTRATIVO 1.-

Jefe

2.-UNIDAD

ORGANICA.-Unidad de Proyección y Trámite Documentario.

Programar, dirigir y coordinar las actividades de recepción, verificación y clasificación de los tramites documentarios y archivo.

4.-FUNCIONES

a) Dirigir en forma oportuna la distribución de toda la correspondencia recepcionada.

b) Coordinar la entrega de las resoluciones y/o informes una vez concluido el tramite.

c) Coordinar el trámite de la documentación y legalización de los documentos emitidos por la Universidad.

d) Coordinar la revisión y visación de las copias de los documentos expedidos por la Secretaria General.

e) Formular el Plan de trabajo Anual de todas las Áreas.

f) Dirigir los procedimientos técnicos en concordancia con los criterios modernos en archivo.

g) Evaluar la actividades de la Oficina y determinar las medidas correctivas para el buen funcionamiento de la misma.

h) Controlar el cumplimiento de Disposiciones Administrativas. i) Verificar los diplomas de Grados y Títulos que expide la UNSM-T.

j) Realizar otras funciones que le asigne el Secretario General en el ámbito de su competencia.

k) Formular y evaluar los procedimientos en el marco de la normatividad vigente sobre los Procedimientos Administrativos.

(13)

COORDINACION.-• Depende jerárquica mente del Secretario General.

• Si Tiene autoridad sobre el personal.

• Coordina permanentemente con el Secretario General, con las áreas de la Oficina, siempre que el desempeño de las funciones a su cargo, así lo requieran.

6.-

RESPONSABILIDAD.-Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la Unidad a su cargo.

CARGO.-• Título Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con la Especialidad de Administración Documentaría.

• Amplia experiencia en dirección de programas administrativos.

• Capacitación certificada referente al cargo

• Acreditar tres años como mínimo de experiencia relacionados con las Funciones inherentes al cargo.

• Haber elaborado documentos técnicos, funcionales y de gestión Institucional.

• Amplia experiencia en conducción de persona

1.-

CARGO.-Auxiliar Administrativo

2.-UNIDAD

ORGANICA.-Unidad de Trámite Documentario.

(14)

4.-

FUNCIONES.-a) Controlar y hacer seguimiento del movimiento documentario a través del registro y cargos respectivos.

b) Informar a los usuario sobre el estado del trámite de sus expedientes así mismo de las diferencias documentarías que impiden continuar.

c) Coordina y controla las Acciones del tramite documentario de las diferentes dependencias.

d) Llenar un archivo de cargos de la documentación entregada.

e) Entregar bajo cargo cualquier documento oficial solicitado del archivo de cargos, previa autorización del Secretario General.

f) Elaborar, la estadística de los expedientes que ingresan a la Universidad. g) Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Tramite Documentario.

COORDINACION.-• Depende jerárquica mente del Jefe de la Unidad de Proyeccion y Tramite Documentario

• NO Tiene autoridad sobre el personal .

• Coordina permanentemente con el Jefe de la Unidad, siempre que el desempeño de las funciones a su cargo, así lo requieran.

6.-

RESPONSABILIDAD.-Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a su cargo.

CARGO.-• Título de Técnico en Computación e Informática otorgado por una Institución autorizada por el Ministerio de Educación.

• Capacitación certificada en archivo y trámite documentario y otros inherentes al cargo.

• Acreditar experiencia mínima de dos años en actividades inherentes al cargo.

(15)

AREA DE PROYECCION Y

TRANSCRIPCION DE RESOLUCIONES 1.-

CARGO.-JEFE

2.-UNIDAD ORGANICA.

Área de Tramite y Transcripción.

3.-FUNCION

GENERAL.-Planificar y dirigir la programación, ejecución y evaluación de las actividades propias del Área de Resoluciones.

4.-

FUNCIONES.-a) Organizar, dirigir, coordinar y responsabilizarse por el Funcionamiento eficaz del Área.

b) Coordina con Asesoría Jurídica, las Unidades, el secretario general y El Rectorado, a fin de ejecutar las normas vigentes sobre la Formulación de Resoluciones.

c) Recopilar, organizar y analizar la documentación sustentatoria que formaran los expedientes que sustente los proyectos de resolución.

d) Elabora la fundamentación de los proyectos de resolución en base a la revisión de normas y dispositivos legales internos y externos y el análisis de los expedientes que lo generan.

e) Coordinar la visación con Asesoría Jurídica, para la formulación y emisión de Resoluciones Rectorales.

f) Formular el Plan de trabajo Anual del Área.

g) Proponer ante la Secretaria General los procedimientos y políticas para una mejor aplicación y cumplimiento de las disposiciones emanadas por la Rectoría, el Consejo Universitario y la Asamblea Universitaria.

h) Organizar el Centro Bibliográfico de Jurisprudencia, Normas varias vigentes que estén directamente relacionadas a la gestión Universitaria. i) Llevar y Sistematizar la estadísticas sobre la emisión de las Resoluciones.

(16)

j) Transcribir, codificar , registrar y custodiar los documentos de carácter normativo y legal que se emita a nivel institucional desde el Rectorado. k) Resoluciones Rectorales, Directivas, Manuales, Reglamentos, Políticas de

Gestión y otras normas especificas.

l) Otras que le sean asignadas por el Secretario General.

COORDINACION.-• Depende jerárquica mente de la Unidad de Proyección y Tramite Documentario

• Ejerce autoridad sobre personal a su cargo.

• Coordina, con conocimiento de la Unidad de Proyección y Tramite Documentario, con las unidades académicas y/o administrativas en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones.

6.-

RESPONSABILIDAD.-Es responsable del cumplimiento de las funciones encomendadas.

7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.

• Título Profesional de Abogado.

• Amplia experiencia en la conducción de programas de la especialidad.

• Amplia experiencia en la conducción de personal.

• Capacitación especializada en el área

1.-

CARGO.-Técnico Administrativo II

2.-UNIDAD

Área de Tramite y Transcripción.

3.-FUNCION

Estudiar y participar en la elaboración de normas, procedimientos y Propias del área.

4.-

FUNCIONES.-a) Analizar y proyectar los documentos solicitados, previa verificación minuciosa de los antecedentes y anexos de la documentación sustentatoria.

(17)

b) Ubicar la fundamentación legal y técnica para los proyectos de resolución.

c) Elaborar Resoluciones en borrador de acuerdo a las normas establecidas. d) Recopilar información para la fundamentación legal sustentatoria a los

proyectos de resolución.

e) Verificar los informes antes de la proyección de las Resoluciones de Responsabilidad.

f) Participar en la elaboración de normas y procedimientos administrativos en el área.

g) Absolver consultas de carácter técnico administrativo en el área de su competencia y emitir los informes correspondientes.

h) Entregar a los interesados las Resoluciones Rectorales y otros documentos oficiales aprobados, previa presentación de recibo de caja u otro requisito dispuesto.

i) Otras que le sean asignadas por el Jefe del área.

COORDINACION.-• Depende jerárquica mente del jefe de Área.

• Coordina, con conocimiento de su jefe, con las unidades académicas y/o administrativas en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones.

6.-

CARGO.-• Estudios universitarios que incluyan materias relacionados con el área.

• Amplia experiencia en labores técnicas del área.

(18)

1.-

CARGO.-Técnico Administrativa I

2.-UNIDAD

Área de Tramite y Transcripción

3.-FUNCION

GENERAL.-Ejecutar y coordinar actividades relacionadas en el registro, procesamiento, Clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario de la Unidad

4.-

FUNCIONES.-a) Recepcionar, clasificar, registrar los documentos que ingresan al Área y que son materia de Resolución.

b) Mantener organizado el Archivo de Resoluciones. c) Mantener actualizado el Fichero de Resoluciones. d) Registrar y controlar las Visaciones de las Resoluciones.

e) Distribuir las Resoluciones y Transcripciones de Acuerdo con la Naturaleza y contenido de las mismas, a las oficinas competentes.

f) Participar en la programación de actividades técnico administrativas

g) Solicitar, Tramitar, recepcionar, distribuir y controlar los materiales asignados al área.

COORDINACION.-• Depende jerárquica mente del Jefe del área.

• Coordina, con conocimiento de su jefe, con las unidades académicas y/o administrativas en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones.

6.-

CARGO.-• Estudios universitarios que incluyan materias relacionados con el área.

• Amplia experiencia en labores técnicas del área.

(19)

AREA DE GRADOS Y TITULOS 1.-

Técnico Administrativo

2.-UNIDAD

Área de Grados y Títulos

Vela por el cumplimiento del Reglamento de Grados y Títulos de la Universidad

4.-

FUNCIONES.-a) Planificar, organizar, dirigir, supervisar, controlar las actividades de la oficina a su cargo.

b) Disponer el caligrafiado de los diplomas de grados y títulos y distinciones honoríficas aprobadas por el Consejo Universitario.

c) Efectuar los asientos correspondientes en los libros de registro con las firmas de Ley.

d) Conducir el proceso de implementación y actualización de la Base de Datos de los Grados y Títulos conferidos por la institución.

e) Elaborar los Planes de Funcionamiento y de Desarrollo de la a su cargo. f) Cumplir y hacer cumplir la normas y disposiciones legales en el ámbito de

su competencia.

g) Disponer la impresión y caligrafiado de los diplomas correspondientes. h) Supervisar el registro de Grados y Títulos y los asientos correspondientes

en los Libros de Grados y Títulos.

i) Coordinar el firmado de las Diplomas por el Rector, Decanos, Secretario General e Interesados.

j) Emitir informes relacionados con las funciones de su competencia y los que le sean solicitados por la Unidad de Proyección y Tramite Documentario

k) Formular las constancias de Medidas Disciplinarias a los Alumnos.

l) Mantener informado al jefe de la Unidad de Proyección y Tramite Documentario, sobre las actividades que desarrolla la oficina a su cargo.

(20)

m) Mantener en custodia los sellos oficiales que figuran en las diplomas que expide la Universidad.

n) Procesar la información de los grados académicos y títulos profesionales que confiere la Universidad para su registro en la Asamblea Nacional de Rectores, en cumplimiento de la Ley Universitaria.

o) Otras que le asigne el jefe la Unidad de Proyección y Tramite Documentario y las que le corresponda de conformidad con los dispositivos legales vigentes.

COORDINACION.-• Depende jerárquica mente del Jefe de la Unidad de Proyección y Tramite Documentario

• No Tiene autoridad sobre el personal

• Coordina permanentemente con el jefe la Unidad de Proyección y Tramite Documentario, con los Decanos, Secretarios de Facultades, así como de otras dependencias de la Universidad, en asuntos relacionados con las atribuciones de la Oficina

6.-

RESPONSABILIDAD.-Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la Oficina a su cargo.

CARGO.-• Título Técnico y/o Universitario de Sistema e Informática o Lic. en Estadística, Ing. Industrial

• Experiencia en el cargo no menor de 03 años en la Administración Pública, preferentemente en Universidades públicas.

• Conocimientos de las normas vigentes referentes a todo lo que concierne a Grados y Títulos otorgados por las Universidad

(21)

ÁREA DE COORDINACION LIMA 1.-

CARGO.-Jefe

2.-UNIDAD

ORGANICA.-Área de Coordinación Lima

Apoyar y contribuir al logro de los objetivos y metas de la UNSM-T, mediante la ejecución de acciones en la capital de la ciudad de Lima.

4.-

FUNCIONES.-a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades de la oficina a su cargo.

b) Llevar un control estadístico de las gestiones realizadas y presentar un informe mensual de las actividades realizadas al Jefe de la unidad de Proyeccion y Tramite Documentario.

c) Representar a la UNSM-T en los tramites y gestiones administrativas que se requiera efectuar en la Capital de la República.

d) Coordinar con las Instituciones que brindan Cooperación técnica, con sede en Lima.

e) Coordinar con las dependencias competentes de Estado, en apoyo a la oportuna atención de los requerimientos de la sede central de la UNSM-T. f) Mantener informado al Jefe de la unidad de Proyección y Tramite

Documentario, acerca de los pronunciamientos y acontecimientos del entorno de la UNSM-T, así como de innovaciones en la investigación científica, que se presenta en diversos fórum en la capital de la República. g) Mantener estrecha relación y coordinación con la entidades Públicas y

Privadas de la capital de la República, en apoyo a la gestión de la UNSM-T.

h) Coordinar y gestionar ante organismos Internacionales y ONGS para apoyo en proyectos de inversión y otros que solicite la UNSM-T.

i) Otras que le asigne el jefe de la Unidad de Proyección y Tramite Documentario y las que le corresponda de conformidad con los

(22)

COORDINACION.-• Depende jerárquica mente del jefe de la Unidad de Proyección y Tramite Documentario

• Si tiene autoridad sobre el personal a su cargo.

• Coordina permanentemente con el jefe de la Unidad de Proyección y Tramite Documentario , con Ministerio de Economía y Finanzas, Tesoro Público, Dirección Nacional de Presupuesto Público, Contaduría Pública, Superintendencia de Bienes Nacionales, INABEC , LIBUN CONCYTEC, CONSUCODE, Editora Perú, Ministerio de Educación, Universidades Públicas y Privadas, Biblioteca Nacional, en asuntos relacionados con las atribuciones de la Oficina

6.-

RESPONSABILIDAD.-Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a su cargo.

CARGO.-• Título Universitario en Administración o carreras afines a las Actividades de la UNSM-T.

• Experiencia en el cargo no menor de 03 años en la Administración Pública, preferentemente en Universidades públicas.

• Dominio del idioma Ingles.

• Conocimientos sólidos de Computación.

1.- CARGO.-Secretaria

2.-UNIDAD

ORGANICA.-Área Coordinación Lima

Ejecutar los procesos de recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento, archivo y conservación de la documentación que ingresa y/o egresa de la Oficina;

(23)

4.-

FUNCIONES.-a) Seleccionar y ordenar la correspondencia recepcionada vía Email o por cualquier vía de comunicación, distribuida oportunamente.

b) Verificar que los documentos sean debidamente distribuidos tanto en Lima como a la sede Central de Tarapoto.

c) Operar los equipos de oficina y comunicaciones.

d) Solicitar y mantener la existencia de un stock mínimo necesario de útiles de escritorio.

e) Velar por la seguridad y mantenimiento de los bienes asignados para el cumplimiento de sus labores.

f) Llevar y mantener actualizado el inventario Físico de los bienes asignados a la Oficina Central.

g) Otras funciones de su competencia que le asigne el jefe de unidad.

COORDINACION.-• Depende directamente de la Unidad de Coordinación Lima.

6.-

CARGO.-• Título de Secretaria Ejecutiva u otro similar..

• Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point ).

• Experiencia laboral de 02 años de Secretariado, preferentemente en la Administración Pública.

(24)

1.- Conserje

2.-UNIDAD

ORGANICA.-Área Coordinación Lima

Brinda apoyo Administrativo al Área de Coordinación Lima en los encargos que le asigne.

4.-

FUNCIONES.-a) Ejecutar encargos y trámites administrativos que le asigne el jefe de Unidad.

b) Recoger, trasladar, ordenar, seleccionar y distribuir la documentación propia de la área de Coordinación Lima.

c) Atender los encargos urgentes o trámites externos que por necesidad de trabajo surjan.

d) Apoyar en la obtención de fotocopias, así como en su compaginado o encuadernación de documentos del área.

e) Apoyar en el transporte de volúmenes documentales, de acuerdo a instrucciones previas por el jefe del área.

f) Mantener la confidencialidad de los documentos que traslada la UNSM-T. g) Otras funciones de su competencia que le asigne el jefe del área..

COORDINACION.-• Depende directamente del Área de Coordinación Lima.

6.-

CARGO.-• Secundaria Completa.

• Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point ) 24

(25)

ÁREA DE ARCHICO CENTRAL

1.-

CARGO.-Jefe

2.-UNIDAD

ORGANICA.-Área de Archivo Central

3.-FUNCION

Sistematizar la Unidad de Archivo Central.

4.-

FUNCIONES.-a) Organizar, dirigir y coordinar las labores del la Unidad a su cargo.

b) Coordinar con el Secretario General las acciones y actividades inherentes a la oficina.

c) Verificar, supervisar y controlar la labor de archivo de la documentación recepcionada, procurando dar seguridad y protección al patrimonio documental de la Institución.

d) Elaborar el Proyecto del Plan Anual del Archivo Central, emitir directivas y normas correspondientes para la mejor labor de la oficina y de la UNSM-T. e) Coordinar con la secretaria del Secretario General, sobre el trámite,

recepción, archivo y entrega de documentos que le competen a su Área. f) Otras funciones que le asigne el Secretario General

COORDINACION.-• Depende jerárquica mente de la Oficina de Secretaria General.

• Ejerce autoridad sobre personal.

• Coordina, con conocimiento de su jefe de la Unidad de proyección y Tramite Documentario, con las unidades académicas y/o administrativas en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones.

6.-

RESPONSABILIDAD.-Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones encomendadas.

CARGO.-• Título Profesional de Archivística, o Administración

• Experiencia en la conducción de programas administrativas relacionados con Archivos Universitarios.

(26)

1.-

CARGO.-Técnico Administrativo II

2.-UNIDAD

Área de Archivo – Sección Acopio Servicio y Mantenimiento

Supervisar y participar en los procesos de acopio, registro, inventario, clasificación, catalogación y automatización de fondos documentales, estableciendo criterios y métodos de trabajo.

4.-

FUNCIONES.-a) Supervisar y controlar la organización y administración de fondos y/o patrimonio documental de la Universidad.

b) Proponer con proyectos racionales, programas de restauración y micro filmación de documentos.

c) Absolver consultas especializadas y evacuar informes respecto al acervo archivístico.

d) Realizar el control cuantitativo de la transferencia de la documentación académica y administrativa.

e) Apoyar en la elaboración de normas y procedimientos archivísticos.

f) Analizar y proponer medidas correctivas para mejorar el sistema de archivo de la Universidad.

g) Verificar la conservación y transferencia del patrimonio documental, que remiten las Unidades Orgánicas de la UNSM-T.

h) Participar en la programación y evaluación de actividades y proponer normas y procedimientos técnicos.

i) Participar en la depuración e incineración de documentos de acuerdo a disposiciones establecidas.

j) Ejecutar programas de restauración de documentos. k) Asesorar en la organización de archivos.

l) Las demás que le asigne el jefe del área. 26

(27)

COORDINACION.-• Depende jerárquica mente del Jefe del Área de Archivo Central

• No ejerce autoridad sobre el personal.

• Coordina con el Jefe del Área de Archivo en asuntos de su competencia.

6.-

RESPONSABILIDAD.-Es responsable del cumplimiento o no de las funciones encomendadas.

CARGO.-• Técnico de Archivística , Administración o carera a fin.

• Conocimientos de Computación.

1.-

CARGO.-Técnico Administrativo I

2.-UNIDAD

ORGANICA.-Área de Archivos- Sección de Organización.

Analizar y clasificar información así como, apoyar la ejecución de actividades de un sistema administrativo, siguiendo instrucciones generales.

4.- FUNCIONES

a) Pre clasificar y archivar documentación variada según sistemas y códigos establecidos.

b) Inventariar la documentación archivada.

c) Controlar la salida o devolución de documentos. d) Ejecutar el servicio de préstamo de documentos. e) Orientar a los usuarios en la utilización de los archivos.

f) Coordinar y verificar la limpieza y conservación de fondos documentales, ambientes, equipos y mobiliario.

(28)

h) Elaborar auxiliares descriptivos tales como: índices, catálogos, fichas y guías.

i) Mantener agrupados los documentos por materias y formas correspondientes a las actividades de cada órgano de la UNSM-T. j) Clasificar, legajar, rotular fondos documentales, codificar y organizar

fichas.

k) Las demás que le asigne el jefe de Unidad.

COORDINACION.-• Depende jerárquica mente del Jefe del área de Archivo.

• .No ejerce autoridad sobre el personal.

• Coordina con el jefe del Área de Archivos de su competencia.

6,-

RESPONSABILIDAD.-Es responsable del cumplimiento o no de las funciones encomendadas.

CARGO.-• Técnico de Archivística, Administración o a fines

• Conocimientos de Computación.

(29)

TITULO IV

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERA.- El cumplimiento del presente Manual de Organización y Funciones, es de responsabilidad de todo el personal que integra la Oficina de Secretaria General.

SEGUNDA.- El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaria General puede ser reestructurado por necesidad institucional o por disposición superior, enmarcándose dentro de las normas legales pertinentes.